Сохранность электронных документов - дело сравнительно новое не только в нашей стране, но и во всем мире. Естественно, что необходимый для этого кадровый научный потенциал еще предстоит создать. Предполагается, что документы при передаче будут конвертироваться на носители архива - магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Условия доступа пользователей к информации определяются с учетом интересов создателей документов.

Помимо обеспечения сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности архивистов является внедрение современных технологий доступа к традиционным бумажным документам³⁷. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении.

Заключение

Современный офис -- это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы. В зависимости от специфики работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису.

К основным техническим устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера. Это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной.

Программное обеспечение -- наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации.

К печатному оборудованию можно относятся принтеры различного вида. Копировальный аппарат -- устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах. К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры -- это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

К средствам обработки документов относятся: машины для переплетно-брошюровочных работ, машины для оформительских работ, машины для защиты документов от небрежного хранения, бумагорезательное оборудование.

В последнее время модемы становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров.

Телефонная сеть -- это самый распространенный тип оперативной связи. Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Факсимильная связь -- это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.

Цифровая видеокамера предназначена для записи изображения и звука на стандартные видеокассеты или компакт-диски. Цифровые фотокамеры по сравнению с обычными фотоаппаратами обладают рядом новых возможностей: не требуется фотопленки и проявки, если есть цветной принтер, то результат можно получить мгновенно; неудачные кадры удаляются прямо в процессе съемки, что значительно снижает расходы. Системы видеоконференций обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности.

Примечания

1. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007

2. Арустамов, Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование. - М.: Маркетинг, 2005

3. Соев, Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003

4. Козлов, С.Б. Защита программного обеспечения. - М.: МарТ, 2003. - С. 152

5. Яковлев Н.Н. Оргтехника. - Минск: Харвест, 2000. - С. 142

6. Каймин, В.А. Техника в современном обществе. - М.: Олма-Пресс, 2001. - С. 201

7. Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 108

8. Ламекин, В.Ф. Организационная техника. - М.: 1997. - С. 76

9. Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии. - М.: Просвещение, 1996. - С. 241

10. Топорков И.В. История развития оргтехники. - М.: Информсервис, 1999. - С. 138

11. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. - М.: МарТ, 2003. - С. 127

12. Охотчиков, К.Г. Информатизация общества: шаги к осуществлению. - М.: Высшая школа, 1999. - С. 174

13. Кошелев, Г.И. Организационная техника. - М.: МарТ, 1999. - С. 48

14. Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы. - С-Пб.: Феникс, 2001. - С. 121

15. Афанасьев, В.Г. Человек в управлении обществом. - М.: МарТ, 2003. - С. 51

16. Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 111

17. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. - М.: Высшая школа, 1996. - С. 98

18. Алферов, А.В. Средства тиражирования документов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. - С. 279

19. Сапков, В.В. Указ. соч. С. 78

20. Стенюков, М.В.Делопроизводство. - М.: Приор-издат, 2004. - С. 100

21. Печников, А.В. Средства передачи и отображения информации. - М.: Академия, 2005. - С. 278

22. Рожнов, В.С. Автоматизированные системы обработки информации. - М.: ИНФРА-М, 2004. - С. 164

23. Ветич, Е.Н. Малая оргтехника. - М.: МарТ, 2000. - С. 84

24. Морозевич, А.Н. Компьютерные информационные технологии. - М.: Просвещение, 2003. - С. 230

25. Свиреденко, С.С. Современные информационные технологии. - М.: Информсервис, 2003. - С. 302

26. Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места. - М.: Просвещение, 1999. - С. 230

27. Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 200

28. Луковинов Г.Л. Электронный документооборот: понятия и аспекты. - М.: Просвещение, 2005. - С. 172

29. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления /. - М.: Высшая школа, 1998. - С. 204

30. Сапков, В.В. Указ. соч. С. 69

31. Назарова, С.В. Компьютерные технологии обработки информации. - М.: Просвещение, 2004. - С. 103

32. Сапков, В.В. Указ. соч. С. 161

33. Платонов О.А. Техника и бизнес. - М.: Родник, 1998. - С. 176

34. Качалова, Л.Н. Оргтехника в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 195

35. Уфинов С.С. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2000. - С. 73

36. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

37. Андреев Д.А. Офисная техника. - М.: Новая Волна, 1993. - С. 180

Библиографический список

1. Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии / О.А. Агеева. - М.: Просвещение, 1996. - 314 с.

2. Алферов, А.В. Средства тиражирования документов / А.В. Алферов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. - 520 с.

3. Андреев Д.А. Офисная техника / Д.А. Андреев. - М.: Новая Волна, 1993. - 450 с.

4. Арустамов, Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование / Э.А. Арустамов. - М.: Маркетинг, 2005. - 216 с.

5. Афанасьев, В.Г. Человек в управлении обществом / В.Г. Афанасьев. - М.: МарТ, 2003. - 304 с.

6. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления / В.Л. Бройдо. - М.: Высшая школа, 1998. - 401 с.

7. Ветич, Е.Н. Малая оргтехника / Е.Н. Ветич. - М.: МарТ, 2000. - 290 с.

8. Каймин, В.А. Техника в современном обществе / В.А. Каймин. - М.: Олма-Пресс, 2001. - 279 с.

9. Качалова, Л.Н. Оргтехника в управлении / Л. Н. Качалова. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 347 с.

10. Козлов, С.Б. Защита программного обеспечения / С.Б. Козлов. - М.: МарТ, 2003. - 304 с.

11. Кошелев, Г.И. Организационная техника / Г.И. Кошелев. - М.: МарТ, 1999. - 285 с.

12. Ламекин, В.Ф. Организационная техника / В.Ф. Ламекин. - М.: 1997. - 347 с.

13. Луковинов Г.Л. Электронный документооборот: понятия и аспекты / Г.Л. Луковинов. - М.: Просвещение, 2005. - 381 с.

14. Морозевич, А.Н. Компьютерные информационные технологии / В.С. Морозевич. - М.: Просвещение, 2003. - 340 с.

15. Назарова, С.В. Компьютерные технологии обработки информации / С.В. Назарова. - М.: Просвещение, 2004. - 259 с.

16. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников. - М.: МарТ, 2003. - 304 с.

17. Охотчиков, К.Г. Информатизация общества: шаги к осуществлению / К.Г. Охотчиков. - М.: Высшая школа, 1999. - 350 с.

18. Печников, А.В. Средства передачи и отображения информации / А.В. Печников. - М.: академия, 2005. - 329 с.

19. Платонов О.А. Техника и бизнес / О.А. Платонов. - М.: Родник, 1998. - 458 с.

20. Рожнов, В.С. Автоматизированные системы обработки информации / В.С. Рожнов. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 311 с.

21. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. - М.: Академия, 2007. - 288 с.

22. Свиреденко, С.С. Современные информационные технологии / С.С. Свириденко. - М.: Информсервис, 2003. - 375 с.

23. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. - М.: Высшая школа, 1996. - 239 с.

24. Соев, Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве / Е.В. Соев. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 371 с.

25. Стенюков, М.В.Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор-издат, 2004. - 128 с.

26. Топорков И.В. История развития оргтехники / И.В. Топорков. - М.: Информсервис, 1999. 328 с.

27. Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места / А.Г. Турьянский. - М.: Просвещение, 1999. - 302 с.

28. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. - М.: Высшая школа, 2000. - 260 с.

29. Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы / И.Г. Финдель. - С-Пб.: Феникс, 2001. - 288 с.

30. Яковлев Н.Н. Оргтехника / Н.Н. Яковлев. - Минск: Харвест, 2000. - 368 с.

31. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

Размещено на Allbest.ru