Экономическая деятельность и ее информационное обеспечение

Эволюция информационных технологий

К настоящему времени информационная технология прошла несколько эволюционных этапов. Мощным толчком к развитию информационных технологий явилось книгопечатание, позволившее тиражировать информацию и открывшее эру бумажной информационной технологии, занимающей и в настоящее время значительное место. Вторым переломом было изобретение ЭВМ.

В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определил новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение в названии за счет присоединения одного из синонимов: "новая ", "компьютерная", "современная".

Новая информационная технология - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления:

Вид задач и процессов обработки информации.

1 этап (60-70-е годы) - обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация операционных рутинных действий человека.

2 этап (с 80-х годов) - создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач.

Проблемы, стоящие на пути информатизации общества.

1 этап (до конца 60-го года) - проблема обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2 этап (70-е годы) - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.

3 этап компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

4 этап (с начала 90-х годов) - создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем.

Проблемы: выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи; организация доступа к стратегической информации; организация защиты и безопасности информации.

Преимущество, которое приносит компьютерная технология.

1 этап (с начала 60-х годов) - довольно эффективная обработка информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Проблемы - создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

2 этап (с середины 70-х годов) - появление персональных компьютеров. Ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений.

3 этап (90-е годы) - стратегические преимущества в бизнесе, основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.

Виды инструментария технологии.

1 этап (до второй половины 19 века) - "ручная" ИТ, инструментарий : перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш. Основная цель технологии - представление информации в нужной форме.

2 этап (с конца 19 века) - "механическая " технология. Инструментарий: пишущая машинка, телефон, диктофон. Цель технологии - представление информации в нужной форме более удобными способами.

3 этап(40-60-у годы 20 века) - "электрическая" технология. Инструментарий: большие ЭВМ и соответствующие программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны. Изменяется цель технологии - формирование содержания информации.

4 этап (с начала 70-х годов) - "электронная" технология. Инструменты: большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и программные средства (ПС). Цель - формирование содержательной сторонней информации для управленческой среды различных сфер общественной жизни.

5 этап (с середины 80-х годов) - "компьютерная" технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения.

Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

Технология общения с компьютером.

Пользовательский интерфейс включает в себя три понятия:

· общение приложения с пользователем;

· общение пользователя с приложением;

· язык общения.

Свойствами интерфейса являются: конкретность и наглядность. Одной из важных функций интерфейса является формирование у пользователя одинаковой реакции на одинаковые действия приложений, их согласованность. Согласование должно быть выполнено в трёх аспектах:

· физическом, который относится к техническим средствам;

· синтаксическом, который определяет последовательность и порядок появления элементов на экране (язык общения) и последовательность запросов (язык действий);

· семантическом, который обусловлен значениями элементов, составляющих интерфейс.

Согласованность интерфейса экономит время пользователя и разработчика. Для пользователя уменьшается время изучения, а затем использования системы, сокращается число ошибок, появляется чувство комфортности и уверенности. Разработчику согласованный интерфейс позволяет выделить общие блоки интерфейса, стандартизировать отдельные элементы и правила взаимодействия с ними, сократить время проектирования новой системы.

Разработка пользовательского интерфейса состоит из проектирования панелей диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

Преимущество использования меню действий (и выпадающего меню) заключается в том, что эти действия наглядны и могут быть запрошены пользователем установкой курсора, функциональной клавишей, вводом команды, либо каким-то другим простым способом. На цветном экране меню действий обычно имеет другой цвет по отношению к цвету панели. На монохромном экране используется сплошная линия для его отделения. Меню действий содержит объекты, состоящие из одного или нескольких слов. Два последних из них резервируются для действий "выход" и "справка". Размещаются объекты слева направо по мере убывания частоты их использования. Возможны системы с многоуровневой системой выпадающих меню, но оптимальное число уровней - три, так как иначе могут появиться трудности в понимании многоуровневых меню.

Тело панели содержит следующие элементы:

· разделители областей;

· индетификатор и заголовок панели;

· инструкцию;

· заголовки столбца, группы, поля;

· указатель протяжки;

· области сообщений и команд;

· поля ввода выбора.

Область функциональных клавиш - необязательная часть, показывающая соответствие клавиш и действий, которые выполняются при их нажатии. В области функциональных клавиш отображаются только те действия, которые доступны на текущей панели.

Для указания текущей позиции на панели используется курсор выбора. Для более быстрого взаимодействия можно предусмотреть функциональные клавиши, номер объекта выбора, команду или мнемонику.

Разбивка панели на области основана на принципе "объект - действие". Этот принцип разрешает пользователю сначала выбрать обект, затем произвести действия с этим объектом, что минимизирует число режимов, упрощает и ускоряет обучение работе с приложениеями и создает для пользователя комфорт. Если панель располагается в отдельной ограниченной части экрана, то она называется окном, которое может быть первичным или вторичным. В первичном окне начинается диалог, и если в приложение не нужно создавать другие окна, окном считается весь экран. Первичное окно может содержать столько панелей, сколько нужно для ведения диалога. Вторичные же окна вызываются из первичных. В них пользователь ведет диалог параллельно с первичным окном. Часто вторичные окна используются для подсказки. Первичные и вторичные окна имеют заголовок в верхней части окна. Пользователь может переключиться из первичного окна во вторичное и наоборот. Существует также понятие "всплывающие окна", которые позволяют улучшить диалог пользователя с приложением, ведущийся из первичного или вторичного окна.

При общении пользователя и компьютера, пользователь перемещается по приложению, выполняя конкретные действия. При этом действие не обязательно требует от компьютера обработки информации. Он может обеспечить переход от одной панели к другой, от одного приложения к другому. Если пользователь перешел к другой панели и его действия привели к потере информации, рекомендуется требовать подтверждения того, следует ли ее сохранить. При этом пользователю предоставляется шанс сохранить информацию, отменит последний запрос, вернуться на один шаг назад.

Путь, по которому движется диалог, называют навигацией. Он может быть изображен в виде графа, где узлы - действия, дуги - переходы. Диалог состоит из двух частей: запросов на обработку и навигацию. Унифицированные действия диалога - это действия, имеющие одинаковый смысл во всех приложениях. Некоторые унифицированные действия могут быть запрошены из выпадающего меню посредством действия "команда" функциональной клавишей. К унифицированным действиям диалога относятся: "отказ", справка", "ввод", "выход", "подсказка", "регенерация", "извлечение", "индетефикаторы", "команда", "клавиши".

Виды пользовательского интерфейса.

Пользовательский интерфейс представляет средство взаимодействия пользователя с персональным компьютером (ПК). В силу большого разнообразия пользователей и видов ПК существует множество различных стилей пользовательских интерфейсов, но все они должны отвечать следующим принципам:

· пользовательский интерфейс базируется на терминах и понятиях, знакомых пользователю;

· пользовательский интерфейс всегда единообразен;

· пользовательский интерфейс позволяет пользователю исправлять собственные ошибки;

· пользовательский интерфейс позволяет получать справочную информацию, как по запросу пользователя, так и генерируемую программным средством (ПС).

В настоящее время широко распространены командные и графические пользовательские интерфейсы.

Командный пользовательский интерфейс предоставляет пользователю возможность обращаться к ПС с некоторым заданием (запросом), представляемым некоторым текстом (командой) на специальном командном языке (языке заданий). Достоинствами такого интерфейса является возможность его реализации на дешевых алфавитно-цифровых терминалах и возможность минимизации требуемого от пользователя ввода с клавиатуры. Недостатками такого интерфейса являются необходимость изучения командного языка и достаточно большая вероятность ошибки пользователя при задании команды. В связи с этим командный пользовательский интерфейс обычно выбирают только опытные пользователи. Такой интерфейс позволяет им осуществлять быстрое взаимодействие с компьютером и предоставляет возможность объединять команды в процедуры и программы.

Графический пользовательский интерфейс предоставляет пользователю возможности:

· обращаться к ПС путем выбора на экране подходящего графического или текстового объекта;

· получать от ПС информацию на экране в виде графических и текстовых объектов;

· осуществлять прямые манипуляции с графическими и текстовыми объектами, представленными на экране.

Графический пользовательский интерфейс позволяет:

· размещать на экране множество различных окон, в которые можно выводить информацию независимо;

· использовать графические объекты, называемые пиктограммами (или иконами), для обозначения различных информационных объектов или процессов;

· использовать экранный указатель для выбора объектов (или их элементов), размещенных на экране. Экранный указатель управляется (перемещается) с помощью клавиатуры или мыши.

Достоинством графического пользовательского интерфейса является возможность создания удобной и понятной пользователю модели взаимодействия с ПС (панель управления, рабочий стол и т.п.) без необходимости изучения какого-либо специального языка. Графический пользовательский интерфейс обобщает такие виды пользовательского интерфейса, как интерфейс типа меню и интерфейс прямого манипулирования.

Технологии обработки данных

Различаются следующие способы обработки данных:

централизованный

Централизованная организация данных является самой простой для реализации. На одном сервере находится единственная копия базы данных. Все операции с базой данных (БД) обеспечиваются этим сервером. Доступ к данным выполняется с помощью удаленного запроса или удаленной транзакции.

Достоинство:

· легкая поддержка базы данных в актуальном состоянии.

Недостатки:

· размер базы ограничен размером внешней памяти;

· все запросы направляются к единственному серверу с соответствующими затратами на стоимость связи и временную задержку.

· база может быть недоступной для удаленных пользователей при появлении ошибок связи и полностью выходит из строя при отказе центральнoго сервера.

децентрализованный

Децентрализованная организация данных предполагает разбиение информационной базы на несколько физически распределенных. Каждый клиент пользуется своей базой данных, которая может быть либо частью общей информационной базы, либо копией информационной базы в целом, что приводит к ее дублированию для каждого клиента. При распределении данных на основе разбиения базы данных размещается на нескольких серверах. Существование копий отдельных частей недопустимо.

Достоинства:

· большинство запросов удовлетворяются локальными базами, что сокращает время ответа;

· увеличиваются доступность данных и надежность их хранения;

· стоимость запросов на выборку и обновление снижается по сравнению с централизованным распределением;

· система останется частично работоспособной, если выйдет из строя один сервер.

Недостатки:

· часть удаленных запросов или транзакций может потребовать доступ ко всем серверам, что увеличивает время ожидания и цену обслуживания;

· необходимо иметь сведения о размещении данных в различных БД.

распределенный

Распределенный способ обработки данных основан на распределении функций обработки между различными ЭВМ, включенными в сеть.

Этот способ может быть реализован двумя путями:

· первый предполагает установку ЭВМ в каждом узле сети (или на каждом уровне системы), при этом обработка данных осуществляется одной или несколькими ЭВМ в зависимости от реальных возможностей системы и ее потребностей на текущий момент времени.

· второй путь - размещение большого числа различных процессоров внутри одной системы. Такой путь применяется в системах обработки банковской и финансовой информации, там, где необходима сеть обработки данных (филиалы, отделения и т.д.).

Распределенная обработка данных позволила повысить эффективность удовлетворения изменяющейся информационной потребности информационного работника и тем самым обеспечить гибкость принимаемых им решений.

Преимущества:

· возможность обрабатывать в заданные сроки любой объем данных;

· высокая степень надежности, так как при отказе одного технического средства есть возможность моментальной замены его на другой;

· сокращение времени и затрат на передачу данных;

· повышение гибкости систем, упрощение разработки и эксплуатации программного обеспечения и т.д.;

· большое число взаимодействующих между собой пользователей, выполняющих функции сбора, регистрации, хранения, передачи и выдачи информации;

· снятие пиковых нагрузок с централизованной базы путем распределения обработки и хранения локальных баз данных на разных ЭВМ;

· обеспечение доступа информационного работника к вычислительным ресурсам сети ЭВМ;

· обеспечение симметричного обмена данными между удаленными пользователями.

Недостатки технологии клиент-сервер заключаются:

· в повышении требований к производительности ЭВМ-сервера;

· в усложнении управления вычислительной сетью;

· в сложности организации (при отсутствии сетевой СУБД распределенной обработки).

интегрированный

Интегрированный способ обработки информации он предусматривает создание информационной модели управляемого объекта, то есть создание распределенной базы данных.

Такой способ обеспечивает максимальное удобство для пользователя. С одной стороны, базы данных предусматривают коллективное пользование и централизованное управление. С другой стороны, объем информации, разнообразие решаемых задач требуют распределения базы данных. Технология интегрированной обработки информации позволяет улучшить качество, достоверность и скорость обработки, т.к. обработка производится на основе единого информационного массива, однократно введенного в ЭВМ. Особенностью этого способа является отделение технологически и по времени процедуры обработки от процедур сбора, подготовки и ввода данных.

Информационные системы, организации и бизнес-процессы. Характеристика организаций. Общие и отличительные черты организаций. Типы организаций.

Организации -- это совокупность людей и групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе правил и процедур, разделения труда и обязанностей. К основным переменным внутренней среды организации относятся структура, цели, задачи, технология и люди.

Все организации, за исключением самых маленьких, разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации.

Задача -- это работа или ее часть, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период. Задачи можно классифицировать как работу с предметами, людьми, информацией. Вследствие тесных связей между задачей и технологией, существует тенденция со времен промышленной революции делать все задачи как можно более специализированными.

Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания.

Руководители занимаются вопросами поведения людей как отдельных личностей, как групп и как людей, выступающих в качестве лидеров. Аспектами индивидуального поведения, которые имеют наибольшее значение для руководителя, являются способности, одаренность, отношения, потребности, ценности, ожидания и восприятие. Среда, которую создает руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Следовательно, руководители должны стараться сделать эту среду способствующей достижению целей организации.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

Таблица 2 Сравнение старой и современной организации

Старая организация	Современная организация
Малое количество крупных организаций, отсутствие гигантских организаций	Большое количество чрезвычайно мощных крупных организаций, как коммерческих, так и не коммерческих
Относительно небольшое количество руководителей, практическое отсутствие руководителей среднего звена	Большое количество руководителей, большое количество руководителей среднего звена
Управленческая работа зачастую не выделялась и не отделялась от неуправленческой деятельности	Четко очерчены управленческие группы, управленческая работа четко воспринимается и отделяется от неуправленческой деятельности
Занятие руководящих постов в организации и чаще всего по праву рождения или путем захвата силой	Занятие руководящих постов в организации чаще всего по праву компетентности с соблюдением законности и порядка
Малое количество людей, способных принимать важные для организации решения	Большое количество людей, способных принимать важные для организации решения
Упор на приказ и интуицию	Упор на коллективную работу и рациональность

Общими характеристиками для всех организаций являются:

четкое разделение труда;

иерархия;

ясные правила и процедуры;

беспристрастные суждения;

техническая квалификация;

максимальная организационная эффективность.

Классификационные характеристики организаций:

Предпринимательство: начинающие, небольшие фирмы;

Производственная организация: производственная фирма среднего размера;

Комбинированное производство: общая форма для большинства
наиболее благосостоятельных фирм;

Профессиональные организации: юридические фирмы, больницы;

Исследовательские организации: консультационная фирма. Отличительные особенности организаций:

Тип организации;

Окружения, цели, мощности;

Сферы влияния, функции;

Лидерство, задачи;

Технология;

Уровни.

Предприятие -- это устойчивая формальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды, обрабатывает их и производит продукцию.

Таблица 3

Использование информационных технологий для поддержки рабочих групп в организациях

Рабочие группы	Проблемы	Информационные технологии для поддержки
Проектные группы	Ежедневные взаимодействия, расписание встреч	Планировщик встреч, электронная почта, связь, Интранет
Комитеты	Высокая загруженность, неустойчивая связь	Электронные доски объявлений, видео/компьютерная конференц-связь, электронная почта
Другие рабочие группы	Принятие мер, посещение встреч, длинная повестка дня, стоимость встреч, деятельность между встречами	Планировщик встреч, электронная почта, связь, Интранет Специальные пакеты программ

Для достижения своих целей организации используют информационные системы. Например, благодаря Интернет-технологиям они могут иметь больше информации, в любом месте, в любое время. Расширяется диапазон знаний, поскольку Интернет -- это глобальная энциклопедия. Снижается стоимость получения информации, улучшается качество распределения информации. Интернет расширяет границы для продавцов, клиентов, служащих.

Влияние ИС на организации с точки зрения различных экономических теорий

Различные экономические теории признают значимость и необходимость применения ИС. В табл.4 приведены точки зрения различных экономических теорий.

Таблица 4

Влияние ИС на организацию с точки зрения различных экономических теорий

Экономическая теория	Точка зрения на ИТ и ИС
Микроэкономика	Информационные технологии -- такой же ресурс производства как капитал и рабочая сила.
Теория транзакционных издержек	За счет информационных систем фирмы стремятся минимизировать внешние и внутренние транзакционные издержки.
Теория агентства	Фирма рассматривается как совокупность контрактов между агентами, принимающими решения. Информационные системы используются с целью сокращения числа агентов и снижения стоимости.
Поведенческие теории (социология, психология, политические науки)	Организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга.
Теория решений и контроля	Решения принимаются в условиях риска и неуверенности. Информационные системы позволяют уменьшить неуверенность.
Социологическая теория	Бюрократия и стандартные процедуры действий, присущие информационным системам, помогают стабилизировать организацию, но замедляют способность к изменению.
Постиндустриальная теория	Информационные системы способствуют децентрализации, децентрализованному принятию решений, преобладает число рабочих, занятых в области создания знаний.
Культурная теория	Информационная технология должна соответствовать культуре организации.
Политическая теория	Информационные системы -- результат политического соревнования за политику, ресурсы, процедуры.

Управление на основе бизнес-процессов и цепочка наращивания потребительской стоимости.

Экономическая ситуация в России и складывающиеся рыночные отношения требуют пересмотра принципов и механизмов управления на уровне каждого предприятия. Сегодня система управления практически всех предприятий имеет ярко выраженную функциональную (иерархическую) направленность.

Функционально-ориентированная организация не стимулирует заинтересованность работающих в конечном результате, поскольку системы оценки их деятельности оторваны от результативности работы предприятия в целом.

При функциональном подходе главным потребителем результатов труда работника является его вышестоящий начальник. Это означает, что каждый сознательно или подсознательно старается удовлетворить (или угодить) начальнику, а не коллеге из соседнего подразделения, а тем более клиенту. При современных тенденциях клиентной ориентации, когда удовлетворение потребностей клиента -- первоочередная задача, такой подход сразу отбрасывает предприятие на последние роли в конкурентной борьбе за доли рынка.

Вместе с тем, деятельность, приносящая дополнительное качество не осуществляется вдоль линейно-функциональной иерархии, т.к. здесь имеют место только разрешения и приказы. Она пронизывает предприятие в виде набора бизнес-процессов, которые в большинстве своем никем не управляются и никто за них не отвечает, потому что бизнес-процессы не описаны и не документированы.

Бизнес-процессы -- это связанный набор повторяемых действий (функций), котоые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами.

Различают основные и вспомогательные бизнес-процессы. Основные, процессы -- это те, которые добавляют качество, вспомогательные процессы формируют инфраструктуру организации. Примерами процессов могут быть процессы сбыта и снабжения, процесс разработки нового изделия и вывода его на рынок, процесс обслуживания клиентов. Лозунг нефтяных компаний "от скважины до бензозаправки" означает ничто иное как бизнес-процесс макро-уровня, охватывающий весь технологический цикл.

Элементы бизнес-процесса:

Показатель эффективности: величины, используемые для количественной оценки результатов процесса, обычно выражаются в единицах стоимости, времени и качества

Выход: результат выполнения процесса, предоставляемый "получателю" процесса (вне/внутри организации)

Процесс: действия, работы или процедуры, которые необходимо предпринять для превращения "входа" в "выход"

Вход: информация, данные, материалы и т.д., используемые процессом для формирования "выхода"

Владелец процесса: организационная единица, которая отвечает за результаты Приведем примеры элементов бизнес-процесса. Вход: данные, информация, знания, материалы.

Процесс: выставление счетов, выполнение заказа, доставка продукции. Выход: данные, информация, знания, продукты, услуги. Владелец процесса: отделы, руководитель.

Показатели эффективности: стоимость продукта, производительность, процент брака, время предоставления счета-фактуры.

Бизнес-функция -- это элемент бизнес-процесса.

Идея представления организации в виде набора бизнес-процессов, а управления ее деятельностью -- как управление бизнес-процессами стала распространяться в конце 80-х годов. Лучшие компании мира начали решать для себя эти задачи и на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прогрессивность перехода на клиенто-ориентированное производство и процессно-ориентированную структуру управления производством. Эта тенденция привела к включению управления процессами в критерий для получения самых престижных наград в области управления бизнесом. Пятьдесят лет назад и ранее, когда вычислительные средства поддержки информационной деятельности не были доступны, существование функционально-ориентированного подхода к управлению было не только оправдано, но и единственно возможным решением в управлении сложными объектами. Подобный подход позволяет декомпозировать деятельность по функциональному принципу и обеспечив согласование между функциями соответствующими стандартами осуществлять осознанное управление. Проблемой, не всегда видимой, здесь является наличие в исполнительных механизмах человека, скрытого иерархией структуры и спинами начальников.

С другой стороны, при использовании информационных систем возникает возможность охватить всю систему целиком, рассмотрев составляющие ее процессы как единое целое.

В этом случае, человек как исполнительный ресурс системы оказывается непосредственно вовлечен в процесс, подчиняясь его законам и логике, и отчитываясь не конкретному человеку со своими слабостями и проблемами, а процессу, наполненному равнозначными и равноответственными элементами -- людьми-исполнителями.

Основные бизнес-процессы преобразуются в цепочку наращивания потребительской стоимости. Цепочка добавленной стоимости образуется из основных бизнес-процессов путем исключения обеспечивающих шагов из основной деятельности.

Выделение бизнес-процессов, их анализ и последующее совершенствование -- колоссальный резерв для повышения конкурентоспособности компании и эффективности ее работы. Среди основных преимуществ такого подхода можно выделить простоту проведения оптимизации как самих процессов, с точки зрения их организации, синхронизации, согласованности, так и ресурсов, потребляемых процессами, особенно это касается человеческих ресурсов. Кроме того, становится очевидной необходимость управления, управления, нацеленного на конечный результат, который оценивается потребителем -- клиентом процесса.

В качестве примеров направлений работ по совершенствованию процессов можно назвать:

Сокращение сроков освоения новых видов продукции и вывода ее на
рынок.

Сокращение цикла обслуживания клиентов.

Информация, управление и принятие решений.

Практика управления имеет такую же древнюю историю, как и сами организации, но управление стало признанной и широко распространенной научной дисциплиной только начиная с 1910 г.

Подходы к управлению. К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления.

Подход с позиций выделения различных школ в управлении заключает в себе фактически четыре разных подхода. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, то не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

Научное управление сконцентрировало внимание на изменении организации работ для повышения эффективности на неуправленческом уровне.

Классическая школа попыталась определить более широкие универсальные принципы административного управления организацией.

Точка зрения бихевиористской школы заключалась в том, что понимание человеческих потребностей и социального взаимодействия имело ключевое значение для достижения успеха организацией. Все эти школы внесли важный и ощутимый вклад в управление, но, поскольку они выступали в защиту «единственного лучшего способа», рассматривали только часть внутренней среды организации или игнорировали внешнюю среду, ни одна из них не гарантировала полного успеха во всех ситуациях.

Школа науки управления использует количественные методики, такие как построение моделей и исследование операций, чтобы помочь в принятии решений и повысить эффективность. Ее влияние растет, поскольку она рассматривается как дополнение к существующей и широко применяемой концептуальной основе процессного, системного и ситуационного подходов.

Концепция управленческого процесса, применимая ко всем типам организаций, возникла в рамках классической школы. В теории управления основными функциями считаются функции планирования, организации, мотивации и контроля. Коммуникации и принятие решений считаются связующими процессами, поскольку они требуются для реализации всех основных четырех функций.

Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду. Теория систем помогает руководителям понять взаимозависимость между отдельными частями организации и между организацией и средой, окружающей ее.

Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организацию. Поскольку в соответствии с этим подходом методики и концепция должны быть применимы к конкретным ситуациям, ситуационный подход часто называют ситуационным мышлением. С точки зрения ситуации «лучшего способа» управления не существует.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Неудивительно поэтому, что процесс принятия решений -- центральный пункт теории управления.

Уровни управления: эксплуатационный, тактический, стратегический.

Стадии принятия решения: диагностика проблемы, формулировка ограничений и критериев принятия решения, определение альтернатив, оценка альтернатив, выбор альтернативы, реализация, обратная связь.

Обратная связь или система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь -- т. е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения - позволяет руководителю скорректировать его, пока организации не нанесено значительного ущерба. Оценка решения руководством осуществляется прежде всего с помощью функции контроля.

Внутри каждого из уровней принятия решений выделяют структурированные и неструктурированные решения.

Неструктурированные решения, -- в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку, и анализ предметной области.

Каждое из этих решений оригинально, важно отметить, что нет установившейся практики и проработанной процедуры для их принятия.

Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными, и реализуют повторяющуюся процедуру.

Некоторые решения слабоструктурированы, в таких случаях, только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

Этапы рационального разрешения проблем -- диагноз, формулировка ограничений и критериев принятия решений, выявление альтернатив, их оценка, окончательный выбор. Процесс не является завершенным, пока через систему обратной связи не будет засвидетельствован факт реального решения проблемы благодаря сделанному выбору.

Среда принятия решений варьируется в зависимости от степени риска. Условия определенности существуют, когда руководитель точно знает результат, который будет иметь каждый выбор. В условиях риска вероятность результата каждого решения можно определить с известной достоверностью. Если информации недостаточно для прогнозирования уровня вероятности результатов в зависимости от выбора, условия принятия решения являются неопределенными. В условиях неопределенности руководитель на основе собственного суждения должен установить вероятность возможных последствий.

Информационные системы помогают уменьшить, а в некоторых случаях и снять неопределенность.

Рис. 2. Различные виды ИС поддерживают разные типы решений

ТЕМА 3

Основы автоматизации экономической деятельности предприятий

Существенная роль информационных технологий в развитии общества состоит в ускорении процессов получения, распространения и использования обществом новых знаний.

Определим содержание понятия автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия или корпоративной информационной системы.

Корпоративная информационная система - это информационная система, поддерживающая оперативный и управленческий учет на предприятии и представляющая информацию для оперативного принятия управленческих решений.

Планирование внедрения компьютерных информационных систем, по сути, является реформированием системы управления предприятием. Изменение системы управления, в первую очередь, связано с применением новейших методов работы с информацией. Реформирование касается процессов управления бизнес-процессами, планирования, бюджетирования, контроля.

Применение корпоративной информационной системы в определенной степени меняет роль финансовых функциональных подразделений, повышая роль ответственности их подразделений.

С изменением сущности информационных потоков происходит также снижение трудоемкости выполнения стандартных операций.

Наряду с положительными изменениями, вносимыми компьютерной информационной системой, существуют и ряд подводных камней. Изменение информационных потоков приведет к сопротивлению некоторых категорий работников необходимости повышения их квалификации наряду с выполнением основных обязанностей, к проблемам поиска квалифицированных специалистов по информационных технологиям.

На предприятии необходимо создать автоматизированную информационную систему, которая состоит из взаимосвязанных функциональных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. Основные функциональные подсистемы обеспечивают решение задач:

§ технической подготовки производства,

§ перспективного планирования и прогнозирования развития производства,

§ маркетинговых исследований,

§ оперативного управления материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами,

§ сбыта и реализации готовой продукции,

§ бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности предприятия.

По набору решаемых задач современные АИС предприятия похожи на автоматизированные системы управления предприятиями (АСУП) 80-х годов, но на качественно иной идеологической и технической базе. В АИС выделяются подсистемы, или «бизнес-процессы», каждый из которых имеет сугубо специфические структурные особенности обрабатываемых данных. АИС должна оперативно отражать состояние экономических объектов с целью принятия своевременных решений о внесении изменений в бизнес-процессы, прогнозировать эффективность бизнес-процессов и давать рекомендации по их реорганизации.

Характерная особенность современных АИС -- использование взаимосвязанных баз данных и знаний единой информационной системы предприятия.

АИС предприятия технически представляет собой совокупность связанных локальных вычислительных сетей (ЛВС). Для крупных корпораций, объединений, холдингов создаются большие корпоративные сети, насчитывающие тысячи ЭВМ и имеющие сложную структуру. Корпоративные сети включают ЛВС и глобальные вычислительные сети (ГВС).

В зависимости от масштаба различают сети отделов и сети рабочих групп. Сеть рабочих групп обычно включает от 10 до 20 ПЭВМ. Для такой сети характерна простота и однородность. Сеть отделов охватывает 100--150 ПЭВМ. ПЭВМ устанавливается на рабочих местах управленческого персонала и используется для автоматизации их деятельности и обеспечения им оперативного доступа к обширной информационной базе предприятия. Такое рабочее место называется автоматизированным и является элементом АИС предприятия.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность инструментальных средств конечного пользователя, включающая техническое и организационно-методическое обеспечение решения задач его профессиональной деятельности на основе ЭВМ, установленной на его рабочем месте, работающей как автономно, так и в составе вычислительной сети. В зависимости от реализуемых функций выделяют три класса АРМ:

· АРМ руководителя;

· АРМ специалиста;

· АРМ технического и вспомогательного персонала.

К АРМ руководителя предъявляются следующие требования:

· наличие распределенных баз данных и знаний, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией;

· к отдельным базам данных и знаний или их фрагментам может иметь доступ только ограниченный круг лиц, а к отдельным элементам -- только руководитель;

· наглядность представления информации в форме, адаптивной к психологическим характеристикам руководителя;

· обеспечение оперативного поиска информации;

· наличие программных средств обеспечения принятия управленческого решения;

· простота работы;

· обеспечение возможности накопления опыта в выработке управленческих решений;

· обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в пределах организационной структуры предприятия или его подразделения.

АРМ специалиста (плановика, финансиста, нормировщика, технолога, маркетолога, бухгалтера и т.д.) обеспечивает решение задач профессиональной деятельности на основе как локальных (организуемых на ПЭВМ АРМ) баз данных и знаний, так и распределенных баз данных и прикладного программного обеспечения.

АРМ технического работника реализует функции:

· ввод информации;

· ведение баз данных;

· обработка входящей и исходящей документации;

· контроль исполнительской деятельности.

Обмен информацией между отдельными АРМ осуществляется по каналам связи вычислительной сети.

Использование сети приводит к улучшению процесса обмена информацией и взаимодействия между управленческими работниками предприятия. Сеть снижает потребность в других средствах телекоммуникации. Корпоративная сеть может быть использована для организации аудио- и видеоконференций.

Обработка данных на АРМ имеет свои особенности

Характерные особенности технологии обработки данных на АРМ:

работа пользователя в режиме манипулирования данными. Пользователь должен «видеть» и «действовать», а не «знать» и «помнить»;

сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе распределения баз данных;

безбумажный процесс отработки документа;

интерактивный (диалоговый) режим решения задач с широкими возможностями для пользователя;

возможность коллективного оформления документов на группе ПЭВМ, взаимосвязанных средствами коммуникации.

Использование такой технологии в несколько раз снижает затраты на документооборот, повышает скорость и качество подготовки документов, упорядочивает организационную структуру документооборота и тем самым повышает эффективность управления.

Инструментальные средства АРМ

Информационным фундаментом АРМ являются базы данных и знаний, а технология поддерживается следующим набором программных средств:

· текстовыми процессорами;

· табличными процессорами;

· системами управления базами данных;

· графическими процессорами;

· системами управления телекоммуникациями;

· программным обеспечением оперативной деятельности руководителя,

· системами моделирования управленческих и экономических процессов, включающих реализацию экономико-математических моделей и поддержку принятия управленческих решений;

· программным обеспечением решения задач обработки экономической информации.

Текстовые редакторы (процессоры) обеспечивают ввод в ПЭВМ текста, его хранение в памяти ПЭВМ, просмотр, редактирование и корректировку. В большинстве процессоров реализованы функции проверки орфографии, выбора шрифтов, центровки заголовков, постраничной печати, вставки в текст таблиц и рисунков, изменения структуры документов, нумерации страниц, работа с блоками текста.

С помощью средств форматирования можно создать внешний вид документа, изменить стиль, подчеркнуть, выделить курсивом, изменить размеры символов, выделить абзацы и т.д. Повторяющиеся участки текста можно помечать именем и в дальнейшем, указав имя, вставлять в соответствующие фрагменты текста.

Документы табличного вида широко распространены на предприятиях. Поэтому табличные процессоры (ТП) являются обязательным инструментарием АРМ. В случае использования ТП входные и выходные данные, нормативно-справочная информация представляются в форме элементов таблицы, а алгоритмизация сводится к построению модели расчета показателей выходных документов.

Электронная таблица (ЭТ) представляет собой двумерный массив строк и столбцов, размещенный в памяти ПЭВМ. Широко распространены такие табличные процессоры, как SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quatro Pro, Excel.

Основной единицей ЭТ является рабочий лист, имеющий идентификатор. Место пересечения строки со столбцом называется ячейкой. Существует два варианта адресации ячеек: абсолютная и относительная. При абсолютной адресации адрес ячейки определяется буквой, указывающей столбец, и цифрой, устанавливающей номер строки. При относительной адресации в верхней строке состояния указывается приращение со знаком от начала искомой ячейки. В нижней строке рабочего листа делается расшифровка выбранного действия меню. В верхней части располагается меню действий, панель инструментов и строка сумматора, где отражаются все воспроизводимые действия. Имеется возможность форматирования ячейки, столбца, строки, листа. Данные в виде чисел, текста, формул вводятся в ту ячейку, которая отмечена курсором. Для указания блока ячеек достаточно обозначить адрес левой верхней ячейки диагонали блока, адрес правой нижней ячейки диагонали. Можно задать блок выделением.

Редактирование таблиц позволяет копировать, удалять, очищать ячейку, блок, лист и выполнять многие другие функции. В таблицу можно вставить графики, диаграммы, рисунки, подготовленные другими программными средствами. В табличных процессорах имеется большое число встроенных функций -- математических, статистических, календарных дней, финансовых, специальных. Все табличные процессоры позволяют создавать базы данных и осуществлять поиск в них.

Таблицы имеют разную размерность. В некоторых табличных процессорах используются трехмерные таблицы. Динамизм таблицы делает ее полезным средством не только для проведения текущих расчетов, но и при решении задач планирования, т.е. обеспечивается инструментарий, отвечающий на запросы «что, если...?».

Одной из современных форм организации информации являются банки данных.

Банк данных -- это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных.

Совокупность БД представляет собой информационную модель системы управления предприятия. БД организуется для обеспечения: безопасности и целостности данных, минимизации избыточности хранимых данных для эффективного использования имеющихся ресурсов памяти, предоставления для принятия решений непротиворечивой информации, оптимизации времени актуализации и поиска информации. Выбор системы управления базами данных (СУБД) при проектировании автоматизированной информационной системы является важной задачей и основан на сравнении и анализе следующих характеристик: программно-технического окружения (тип и модель ЭВМ, конфигурация ЭВМ, используемые средства поддержки вычислительной сети), категорий пользователей, требуемых средств общения пользователей с БД основных характеристик информационной структуры баз данных, уровня обеспечения целостности и безопасности баз данных, временных характеристик актуализации и поиска данных.

Широкое распространение получили СУБД семейства dBASE (dBASE IV, FoxPro, Clipper), Paradox, Clarion, Oracle, Ingress. Современные СУБД - мощные высокоэффективные средства организации и использования информационной системы предприятия. Основные тенденции их развития:

· расширение функциональных возможностей;

· совершенствование интерфейса с пользователем;

· адаптация существующих СУБД, применяемых на больших и малых ЭВМ;

· встраивание гибких средств поиска и обработки данных;

· повышение надежности и целостности баз данных,

· создание средств автоматизации проектирования прикладных систем.

СУБД -- один из основных элементов программного обеспечения АИС предприятий. Их применение позволяет существенно упорядочить работу с данными в системе, обеспечить защиту и целостность данных, резко сократить трудоемкость разработки АИС.

В большинстве СУБД реализованы функции создания и актуализации описаний структур данных, загрузки и поддержки в актуальном состоянии БД; организации хранения данных с минимальной избыточностью с использованием средств быстрого поиска данных, обеспечение защиты от несанкционированного доступа; целостности баз данных, поддержки логической структуры данных; возможности обработки данных, подготовленных другими инструментальными средствами.

Во многих СУБД имеются программы быстрой разработки прикладных систем, которые предусматривают чаще всего какой-либо из следующих подходов к созданию БД. В простейшем случае БД формируется непосредственно по спецификациям пользователя Она может генерироваться также средствами автоматизации проектирования БД. Наконец, известны подходы, когда фрагменты структуры БД формируются автоматически в соответствии с заданными формами ввода--вывода данных.

Традиционное построение приложения предусматривает выполнение некоторых типовых функций: ввод данных в БД с верификацией их по заданным простым ограничениям целостности, просмотр, редактирование и удаление записей, а также поиск записей по заданным критериям. К числу типовых функций относится также вывод отчета по форме, известной системе, на экран и в БД. Экранные формы и отчеты могут не только стать строительными блоками прикладной системы, но и обеспечить более высокий уровень комфорта пользователя при работе с СУБД.

Средства быстрой разработки приложений пользователя имеются в СУБД dBASE III PLUS, dBASE IV, Clipper В СУБД Paradox входит комплексный генератор приложений. Он обеспечивает возможность формирования всех типов комплексных приложений -- меню, экранных форм ввода-вывода, форм отчетов, генерацию программ типовых процедур обработки данных, экранных форм вывода и отчетов.

Современные СУБД имеют средства графического представления данных, могут поддерживать базы видеоданных, графические БД и картографические БД.