Автоматизированная информационная система учета экономической деятельности производственного предприятия

3. Принцип периодической отчетности материально ответственных лиц обусловлен периодичностью бухгалтерской отчетности и необходимостью своевременной обработки и обобщения текущих данных по движению товаров и тары с целью получения информации о товарных запасах, об их реализации, выявления валового дохода от реализации товаров. Отчетность материально ответственных лиц должна обеспечить ритмичную работу бухгалтерии. Ее формы и сроки устанавливает администрация предприятия в зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета, технической оснащенности; документооборота и других условий.

4. Принцип использования в учете денежного и натуральных измерителей определяет ведение натурально-стоимостного и стоимостного учета в натуральных единицах и национальной денежной единице независимо от валюты контрактов.

5. Выбор учетной цены (покупная или продажная) должен обеспечить удобную схему учета реализации товаров.

На предприятиях розничной торговли товары учитывают по розничным ценам, включая налог на добавленную стоимость и налог на продажу отдельных товаров.

6. Принцип соответствия в учете товарных операций требует отражения в учете поступления, выбытия, внутреннего перемещения товаров и тары, результатов их инвентаризации в том отчетном периоде, в котором совершены хозяйственные операции, проведена инвентаризация; единства оценки поступивших и выбывших товаров, что обуславливает списание с материально ответственных лиц выбывших товаров и тары по тем же ценам, по которым они были оприходованы под отчет; тождества оприходованных товарно-материальных ценностей одним и списанных в расход другим материально ответственным лицом при их внутреннем перемещении, что достигается встречной проверкой этих данных по товарным, товарно-транспортным накладным по отдельным операциям и в регистрах бухгалтерского учета за отчетный месяц; соответствия учетных и отчетных данных фактическому наличию товаров и тары, что обеспечивается их инвентаризацией и отражением в учете выявленных отклонений: оприходованием излишков и списанием (возмещением) недостач и потерь товаров и тары; тождества данных натурально-стоимостного и стоимостного учета, аналитического и синтетического учета товаров и тары, что обусловлено отражением одной и той же информации на счетах бухгалтерского учета и обеспечено сверкой соответствующих учетных данных в регистрах бухгалтерского учета.

Реализация данного принципа позволяет своевременно отразить в учете хозяйственные операции, выявить арифметические ошибки, предупредить случаи злоупотреблений и недостач ценностей, получить объективную и достоверную информацию.

7. Оценка реализованных товаров и отражение товаров в отчетности по себестоимости. В себестоимость реализованных товаров (товаров в остатке) включают их покупную стоимость с налогом на добавленную стоимость и издержки обращения на реализованные товары (на остаток товаров). На оптовых торговых предприятиях и оптово-розничных объединениях учет товаров под отчетом материально ответственных лиц осуществляют на счете 41 «Товары», субсчете 1 «Товары на складах» по отпускным ценам (без налога на добавленную стоимость).

Входной налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам учитывают на счете 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». При реализации товаров выходной налог на добавленную стоимость рассчитывают со стоимости отпущенных товаров по отпускным ценам с оптовой надбавкой и включают в сумму выручки. Издержки обращения на предприятиях оптовой торговли учитывают на счете 44 «Издержки обращения». Фактическую себестоимость реализованных товаров (остатка товаров) на предприятиях оптовой торговли определяют суммированием соответствующих данных по указанным балансовым счетам (статьям баланса).

8. Определение момента реализации (учета выручки) позволяет обеспечить единые методические основы учета выручки, валового дохода и прибыли, контролировать уплату налоговых и неналоговых платежей в бюджет. В бухгалтерском учете реализацию товаров отражают: по оплате расчетных документов покупателями (по дате перевода долга, уступки требования); по моменту отпуска товаров и перехода права собственности на них покупателям.

9. Выбор метода определения валового дохода на реализованные товары обусловлен выбором учетной цены и момента реализации товаров:

- методом разниц оптовые предприятия определяют реализованные оптовые надбавки по данным счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)», субсчета 2 «Реализация товаров в розницу» при учете товаров по покупным ценам, а выручки по отгрузке: выручка от реализации товаров по отпускным ценам минус покупная стоимость реализованных товаров с налогом на добавленную стоимость;

- методом балансовой увязки показателей оптовые предприятия определяют реализованные оптовые надбавки при учете товаров по покупным ценам, а выручки по оплате--на основании аналитических данных по счету 42 «Торговая наценка», субсчета 1 «Торговая наценка (скидка, надбавка)»: к остатку оптовых надбавок по предъявленным покупателям и неоплаченным счетам на начало месяца прибавляют оптовые надбавки, включенные в счета покупателей по отгруженным им товарам. За месяц, вычитают остаток оптовых надбавок по предъявленным покупателям и не оплаченным счетам на конец месяца;

- методом среднего процента по расчету установленной формы оптовые предприятия определяют валовой доход на реализованные товары, учитываемые по продажным ценам независимо от определения момента реализации.

Современные системы автоматизации учета товарных ресурсов

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой [33].

Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги «Журнал-главная», составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и другие задачи.

Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы:

1. Аппаратные средства.

Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

6. Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки [33, с. 23].

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.

Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. В данном тексте будет рассмотрен такой элемент компьютерной системы, как прикладные программные средства [14, с. 167]

На рынке САБУ имеется более двух десятков тиражируемых систем + огромное количество продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя. Каждая из них в той или иной мере оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного круга пользователей. Тем не менее, общее представление о современных направлениях развития рынка автоматизированных систем учёта можно получить, рассмотрев несколько самых распространённых систем.

Опыт стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о том, что благодаря выбору методического обеспечения (технологий) бухгалтерского учета у организаций появляется возможность значительно влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения своего имущественного и финансового положения. В результате учетная политика как совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учета - способов группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способов применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иных соответствующих способов и приемов - может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в одной сфере деятельности. Реформирование и либерализация бухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов, методов и форм учетной работы, внедрение в практику интерактивных технологий обработки информации, переход к распределенной обработке, уникальность пользовательских требований к функциональному наполнению бухгалтерской системы - все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построения автоматизированных систем бухгалтерского учета (САБУ), выдвигая на первый план проблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ.

Типовая конфигурация - готовое решение.

Для многих малых и средних предприятий бухгалтерский комплекс может быть построен с использованием возможностей типовой конфигурации. Основными принципами, положенными в основу разработки типовой конфигурации, являются:

- ведение бухгалтерского учета "от документа";

- интеграция систем налогового и бухгалтерского учета в рамках единой информационной базы;

- обеспечение гибкой настройки аналитики под конкретную предметную область;

- возможность учета новаций в законодательстве без внесения изменений в конфигурацию;

- создание автономных методически выверенных технологических циклов учета отдельных видов имущества.

Типовую конфигурацию следует рассматривать как универсальный многофункциональный комплекс готовых решений для поддержки автоматизированного учета на тех участках, которые чаще всего встречаются в практике хозяйствующих субъектов. В ней предусмотрен учет расчетов с контрагентами, работниками и подотчетными лицами; учет расчетов по налогам и взносам во внебюджетные социальные фонды; учет операций по кассе и банку: учет основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, готовой продукции и товаров; учет затрат; учет реализации товаров, продукции, работ, услуг и т.д. Особого внимания заслуживает тот факт, что в конфигурации поддерживается стандартная методология бухгалтерского учета имущества, обязательств и операций в соответствии с текущим законодательством для коммерческих предприятий и организаций, использующих для ведения учета План счетов, утвержденный приказом Минфина от 01 января 2002г.

В конфигурации предусмотрены удобные для бухгалтера средства описания элементов учетной политики и настройки на отраслевые особенности. Она позволяет получать большинство форм первичной учетной документации по унифицированным типовым формам, поддерживает автоматическое формирование регистров учета и автоматизированную подготовку регламентированной отчетности (бухгалтерской, налоговой, во внебюджетные социальные фонды, статистической) по актуальным типовым формам. Принцип ведения бухгалтерского учета "от документа" в типовой конфигурации занимает центральное место. Он означает, что факты хозяйственной деятельности отражаются в информационной базе, как правило, с помощью документов типовой конфигурации, которые, в свою очередь, могут автоматически формировать проводки исходя из существа регистрируемой финансово-хозяйственной операции. Экранные формы документов максимально приближены к типовым унифицированным формам, с которыми привык работать бухгалтер. Для всех "исходящих" первичных документов предусмотрена возможность получения "твердых" копий на бумажном носителе. С любым документом в процессе его подготовки можно работать многократно, сохраняя промежуточную информацию. Реквизиты многих документов могут быть заполнены автоматически на основании других документов, ранее введенных в информационную базу (используются функции копирования или "ввод на основании"). Например, на основании счета можно заполнить накладную на реализацию продукции, которая, в свою очередь, является основанием для заполнения счета-фактуры. Принцип интеграции в типовой конфигурации систем налогового и бухгалтерского учета в рамках единой информационной базы можно проиллюстрировать на примере организации аналитического учета на счете 90 "прибыль/убыток от продаж". Учет выручки и затрат на этом счете ведется по видам деятельности и вариантам реализации. Первый разрез обеспечивает выполнение требований Инструкции к Плану счетов по раздельному учету выручки по видам деятельности. Перечень осуществляемых видов деятельности пользователь самостоятельно определяет в справочнике "Виды деятельности". Второй разрез введен для обеспечения требований налоговых органов по раздельному учету выручки с разными ставками налогов. Варианты реализации описываются в справочнике "Варианты реализации". Наименование каждого элемента справочника представляет собой сочетание четырех реквизитов: тип реализации, ставка налога на добавленную стоимость (НДС), ставка налога на реализацию горюче-смазочных материалов (НГСМ), благодаря тому, что ставки каждого вида налогов хранятся в отдельных справочниках, существует возможность задавать любые комбинации вариантов реализации, как с действующими ставками налогов, так и вновь вводимыми, без внесения изменений в конфигурацию.

В типовой конфигурации предусмотрена гибкая параметрическая настройка отдельных элементов учетной политики организации. В частности, можно установить метод определения выручки для целей налогообложения; выбрать способ начисления амортизации основных средств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов; определить, на какой счет относятся курсовые разницы, и т.д. Введенные в систему элементы учетной политики хранятся в константах и реквизитах объектов учета и используются "по умолчанию" при формировании проводок по регистрируемым первичным документам. В конфигурации предусмотрена также гибкая настройка аналитического учета под конкретную предметную область. В частности, пользователь может самостоятельно определить перечень статей расходов, по которым он хочет (или должен) вести аналитический учет издержек производства и обращения (счета 20, 26, 44 и т.д.). Перечень статей описывается в справочниках "Статьи затрат" и "Издержки обращения". Каждая статья расходов в справочниках имеет наименование и ссылку на принадлежность к конкретной группе элементов по экономическому содержанию. Для того чтобы эффективно использовать типовую конфигурацию, нужно знать ее функциональные возможности, назначение используемых справочников и документов, понимать бизнес-логику формируемых проводок и т.д. Традиционно этим целям служила документация, поставляемая вместе с программой, в частности "Руководство пользователя" и "Описание типовой конфигурации". Однако в силу того, что многие справочники, документы, обработки и отчеты носят универсальный характер (используются на различных участках учета), в документации работа с ними описывается один раз безотносительно к конкретному участку учета, что вполне оправданно [33, с. 24].

Основная задача Путеводителя состоит в том, чтобы упростить работу с конфигурацией, сделать понятными и прозрачными ее возможности, помочь начать ведение учета в программе, даже если бухгалтер еще не освоил меню команд индивидуального пользовательского интерфейса и основные возможности программы.

Путеводитель знакомит бухгалтера с особенностями применения типовой конфигурации для ведения учета на различных участках, поясняет порядок заполнения экранных форм документов и технологическую последовательность их ввода в информационную базу, объясняет способы получения исходной информации и порядок выполнения регламентных работ, предусмотренных методологией компьютерного учета. В "учетных" разделах Путеводителя описана последовательность действий бухгалтера по отражению хозяйственных операций, относящихся к конкретному участку. Например, для приема на работу нового сотрудника нужно открыть раздел "Учет кадров", выбрать пункт "Прием сотрудника на работу" и дважды щелкнуть на пиктограмме. Открывается экранная форма документа "Приказ о приеме на работу", которую необходимо заполнить. После завершения работы с документом происходит возврат в Путеводитель. Путеводитель позволяет не только отражать хозяйственные операции, но и формировать различные отчеты, непосредственно относящиеся к участку учета. Важно, что для обращения к справочникам, документам, журналам, отчетам не обязательно знать их наименования. Это существенно облегчает освоение программы, поскольку общение пользователя с конфигурацией в этом случае осуществляется на семантическом уровне. В отличие от традиционного построения меню типовой конфигурации по объектному признаку (меню "Справочники", меню "Документы", меню "Журналы" и т.д.) каждый "учетный" раздел Путеводителя построен по принципу полной технологической поддержки учетной задачи. Это означает, что в пределах раздела можно обращаться ко всем объектам, которые имеют прямое или косвенное отношение к участку учета. Так, в разделе "Учет основных средств" можно вызвать справочник "Основные средства", отразить весь комплекс хозяйственных операций по основным средствам: поступление в организацию, ввод в эксплуатацию, перемещение, списание или выбытие, а также начислить амортизацию и получить отчетность (специализированную и стандартную).

Важное место в автоматизации бухгалтерского учета занимает консультационная, технологическая и методическая поддержка пользователей "1С: Бухгалтерии 7.7". Для этого:

- организована линия консультаций по телефону;

- предусмотрено бесплатное обновление типовой конфигурации по мере добавления в нее новых учетных функций и внесения изменений, связанных с новациями в области бухгалтерского учета и налогообложения;

- выпускается учебная и методическая литература;

- проводятся обучающие семинары;

- бесплатно ежеквартально обновляются типовые формы регламентированной отчетности;

- организовано регулярное комплексное информационно-технологическое сопровождение (проект "ИТС").

Таким образом, формируется новый подход к автоматизации бухгалтерского учета.

1С: Бухгалтерия. /Компонента "Бухгалтерский учет" системы 1С: Предприятие/ Универсальная бухгалтерская программа, подходящая для ведения как простого, так и сложного учета на предприятиях различных направлений деятельности и форм собственности

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. На основании введенных проводок производится расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость;

3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;

6. анализ счета (аналог главной книги);

7. анализ счета по датам;

8. анализ счета по объектам аналитического учета;

9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке, который использует программа, описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. Программа содержит более 30 регламентированных форм отчётности в налоговые органы и внебюджетные фонды; кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Программа имеет развитые функции сохранения резервных копий баз данных и режим сохранения в архиве текстовых документов. Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д.

Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием "1С: Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система "1С: Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С: Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С: Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С: Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С: Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С: Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

САБУ от "1С" реализованы для разных программных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.). Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны 1996 г. реализована технология клиент/сервер). Наиболее распространенная современная версия "1С: Бухгалтерия Проф. 8.0" под Windows является, на наш взгляд, лучшей из представленных на рынке. В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь 3 - 5 Мбайт свободного места на диске. Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д. Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием "1С: Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов. Система "1С: Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С: Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С: Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С: Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С: Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С: Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232). Система "1С: Предприятие" выполняется под управлением ОС Windows 95 и Windows NT. Сетевая версия может устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнем случае рабочие станции должны иметь процессор класса 486DX и выше и оперативную память объемом не менее 8 Мбайт, а сервер - оперативную память не менее 16 Мбайт и процессор Pentium/75 и выше.

“АУБИ” - это зарегистрированное название интегрированной программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета' малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ” построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом, сделана попытка отразить истинное предназначение программы. «АУБИ” может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУБИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

- учет материалов (склад);

- основные средства; учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги; учет банковских операций - платежных поручений, требований и реестров; учет счетов; ведение журнала хозяйственных операций; ведение главной бухгалтерской книги; формирование шахматной и оборотной ведомостей; формирование различных ведомостей аналитического учета.

2. Описание программы

2.1 Анализ существующих ИС

Существуют некоторые ИС позволяющие автоматизировать основную часть работы персонала. Например, программа 1С.Бугалтерия, созданную в РФ, она позволяет создать электронные журнал, базу счетов, товаров и т.д., то есть 1С.Бугалтерия позволяет автоматизировать экономическое хозяйство в целом.

Таким образом, существуют множество различных программ, которые обеспечивают бесперебойную работу фирм и предприятий.

Проанализировав работу программ, я сделал вывод, что моя программа должна быть простой и быстрой, обладающей дружественным интерфейсом, простой в обращении и не перегруженной ненужными компонентами и операциями. Она должна обеспечивать беспрепятственный доступ к базе данных, то есть приспособить ее к небольшим экономическим организация.

2.2 Выявление основных задач возложенных на базу данных

База данных предназначена для хранения данных о товаре. База данных несомненно носит характер фактографической информационной системы и должна выдавать однозначные сведения на поставленные запросы. Конечными пользователями базы данных являются работники компьютерной фирмы, которые относятся к категории пользователей не искушенных в вопросах ведения, администрирования баз данных и поддержании их в актуальном состоянии. Это накладывает определенные требования на разработку системы управления базой данных, при которой все методы доступа, поиска и большинство функций администрирования скрыты внутри программы и прозрачны при работе что, несомненно, скажется на разработке программного интерфейса.

Основные задачи базы данных:

Предоставление информации о наличие товара, его реализации и списания.

Поиск информации о товаре.

Полное редактирование всех записей в базе данных.

Вывод на печать.

Получение информации о операциях проводимых на фирме.

Для дальнейшего построения необходимо выявить основные объекты базы данных.

2.3 Определение объектов базы данных

Анализ определенных выше задач позволяет выделить сущности (объекты) проектируемой базы данных и, построить ее инфологическую модель на языке «Таблицы-связи». В результате анализа были определены следующие объекты базы данных:

Основные объектами являются:

1. Номенклатура (Счет, Склад, Отчество, Номенклатура, Наименование материала, Номер №, Дата, Единица измерения, Остаток на начало периода: Учетная цена, Количество, Сумма, Итого приход: Количество, Сумма, Итого расход: Количество, Сумма, Остаток на конец периода: Учетная цена, Количество, Сумма).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о расходе и приходе товара. Сведения могут быть как неизменяемые, так и изменяемые один раз или многократно. Для идентификации введён атрибут Code - уникальный числовой идентификатор присваиваемый каждому товару. В принципе этот идентификатор нет необходимости знать для работы с базой данных и он может быть скрыт от пользователей, он служит только для внутренних целей.

2. Персонал (ФИО, Домашний адрес, Должность, Домашний телефон, РНН, СИК, Дата рождения, Дополнительно).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о персонале фирмы. Сведения могут быть как неизменяемые, так и изменяемые один раз или многократно.

3. Склад (Подразделение, Склад, Наименование, Номенклатура, Количество, Себестоимость, Дата, Сумма без налогов, Сумма с налогами, Profit).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о расходе и приходе товара на склад.

4. Реализованный товар (Подразделение, Склад, Вид деятельности, Наименование, Номенклатура, Количество, Себестоимость, Дата, Сумма без налогов, Сумма с налогами, Profit).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о реализации товара.

5. Списанный товар (Счет, Номер документа, Дата составления, Ном. №, Наименование, Ед. изм., Количество, Себестоимость единицы, Сумма, Счет списания, Куда израсходовано, Примечание).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о списанном товаре.

6. Прайс (Комплектующие, Описание комплектующей, Цена).

Эта сущность отводится для хранения основных сведений о расходе и приходе товара.

Авторизация (Имя и Пароль).

Данная сущность служит для авторизированного доступа к программе.

Второстепенными объектами являются:

Подразделения (Название). Данная сущность представляет собой справочник подразделений.

Вид деятельности (Название). Данная сущность представляет собой справочник видов деятельности.

Контрагенты (Название). Данная сущность представляет собой справочник контрагентов.

Склад (Название). Данная сущность представляет собой справочник складов.

Счет (Название). Данная сущность представляет собой справочник счетов.

Комплектующие (Название). Данная сущность представляет собой справочник комплектующих.

Номенклатура (Название). Данная сущность представляет собой справочник номенклатур.

Каждая таблица имеет идентификационный номер, при помощи которого можно идентифицировать каждую запись.

2.4 Разработка приложения

Основные функции приложения

Приложение работает в нескольких режимах:

1. добавление и удаление записей в таблицах содержащих дополнительную информацию.

2. добавление, удаление, редактирование и поиск необходимых записей в основных таблицах.

3. расширенный поиск информации.

4. печать отчетов.

5. авторизация.

Этапы разработки приложения

Авторизация.

При запуске программы появляется окно Авторизация, которая обеспечивает ограниченный доступ к базе данных. Форма имеет вид:



Рисунок 1 - Форма Авторизация

Подключение к серверу.

По средствам модуля приложения, при загрузки главной формы происходит подключение к серверу. По средствам следующего кода:

procedure TForm18.FormShow(Sender: TObject);

var S:string;

begin

S:=ExtractFilepath(Application.ExeName);

S:='File Name='+S+'data\1.udl';

ADOConnection1.ConnectionString:=S;

end;

При загрузки формы переменной S присваивают строковый тип. Дальше этой же переменной присваивают путь к Exe файлу и прибавляют имя найденного файла и название базы. Дальше эту переменную присваивает компоненту ADOConnection1, то есть прописывает путь к базе. Для связи с базой компонентов ADOQuery в свойстве Connection прописываем подсоединение к ADOConnection1.

Главная форма.

На главной форме при помощи Menu Editor было создано меню состоящую из: Файл, Правка, Просмотр, Справочники, Операции, Отчеты, Справка.



Рисунок 2 - Главная форма

Эта форма позволяет открыть все второстепенные формы, так как она является Главной, а остальные дочерними. При создании меню каждой меню и подменю присваивается Name, посредства которых осуществляется загрузка второстепенных форм.

procedure TForm1.N2Click(Sender: TObject);

begin

Form2.ShowModal;

end;

Основная работа приложения

В главной форме в меню Файл существуют 2 элемента: Авторизация и Выход. При выборе элемента Авторизация открывается соответствующая форма:

Рисунок 3 - Форма Авторизация

При загрузки данной формы выполняется одна единственная процедура запроса:

procedure TForm2.FormShow(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery1.Close;

DM.ADOQuery1.SQL.Clear;

DM.ADOQuery1.SQL.Add('Select * from Avtor');

DM.ADOQuery1.Open;

end;

Следующий элемент меню Правка, позволяет открыть следующие формы: Номенклатура, Персонал, Прайс, Реализованный товар, Списанный товар, Склад.

Номенклатура - данный элемент открывает форму, которая имеет вид:

Рисунок 4 - Форма Номенклатура: Редактирование

При загрузки формы выполняется следующая процедура:

procedure TForm3.FormShow(Sender: TObject);

begin

if Unit7.Form7.P<>1 then begin

DM.ADOQuery2.Close;

DM.ADOQuery2.SQL.Clear;

DM.ADOQuery2.SQL.Add('select * from Nomenklatur');

DM.ADOQuery2.Open;

End else begin Unit7.Form7.P:=0; Form7.Close;

end;

end;

Данная процедура загружает запрос.

На форме находятся кнопки: Добавить, Удалить, Обновить, Редактировать, Сохранить, Отменить, Выход. Данные кнопки позволяют выполнить соответствующие процедуры:

Добавить - выполняет добавление, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton1Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Append;

PDJXPEditDate1.EditText:=datetostr(sDBDateEdit1.date);

sDBDateEdit1.ReadOnly:=False; sDBEdit1.ReadOnly:=False;

sDBEdit2.ReadOnly:=False; sDBEdit3.ReadOnly:=False;

sDBEdit4.ReadOnly:=False; sDBEdit5.ReadOnly:=False;

sDBEdit6.ReadOnly:=False; sDBEdit7.ReadOnly:=False;

sDBEdit8.ReadOnly:=False; sDBEdit9.ReadOnly:=False;

sDBEdit10.ReadOnly:=False; sDBEdit11.ReadOnly:=False;

sDBEdit12.ReadOnly:=False; sDBEdit13.ReadOnly:=False;

sDBEdit14.ReadOnly:=False; sDBEdit15.ReadOnly:=False;

sDBEdit16.ReadOnly:=False; sButton1.Enabled:=False;

sButton2.Enabled:=False; sButton3.Enabled:=False;

sButton4.Enabled:=False; sDBNavigator1.Enabled:=False;

sButton5.Enabled:=True; sButton6.Enabled:=True;

sComboBox1.ReadOnly:=False; sComboBox2.ReadOnly:=False;

sComboBox3.ReadOnly:=False;

end;

Данная процедура добавляет запись в базу данных и присваивает параметры.

Удалить - удаляет запись, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton2Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Delete;

end;

Обновить - обновляет запрос, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton3Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Close;

DM.ADOQuery2.SQL.Clear;

DM.ADOQuery2.SQL.Add('select * from Nomenklatur');

DM.ADOQuery2.Open;

end;

Редактировать - переводит записи в режим редактирования:

procedure TForm3.sButton4Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Edit;

PDJXPEditDate1.EditText:=datetostr(sDBDateEdit1.date);

sDBDateEdit1.ReadOnly:=False; sDBEdit1.ReadOnly:=False;

sDBEdit2.ReadOnly:=False; sDBEdit3.ReadOnly:=False;

sDBEdit4.ReadOnly:=False; sDBEdit5.ReadOnly:=False;

sDBEdit6.ReadOnly:=False; sDBEdit7.ReadOnly:=False;

sDBEdit8.ReadOnly:=False; sDBEdit9.ReadOnly:=False;

sDBEdit10.ReadOnly:=False; sDBEdit11.ReadOnly:=False;

sDBEdit12.ReadOnly:=False; sDBEdit13.ReadOnly:=False;

sDBEdit14.ReadOnly:=False; sDBEdit15.ReadOnly:=False;

sDBEdit16.ReadOnly:=False; sButton1.Enabled:=False;

sButton2.Enabled:=False; sButton3.Enabled:=False;

sButton4.Enabled:=False; sDBNavigator1.Enabled:=False;

sButton5.Enabled:=True; sButton6.Enabled:=True;

sComboBox1.ReadOnly:=False; sComboBox2.ReadOnly:=False;

sComboBox3.ReadOnly:=False;

end;

Сохранить - сохраняет запись, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton5Click(Sender: TObject);

var S:string;

begin

S:=inttostr(PDJXPEditDate1.Month)+'.'+inttostr(PDJXPEditDate1.Year);

DM.ADOQuery2.FieldValues['Data0']:=S; DM.ADOQuery2.Post;

sDBDateEdit1.ReadOnly:=True; sDBEdit1.ReadOnly:=True;

sDBEdit2.ReadOnly:=True; sDBEdit3.ReadOnly:=True;

sDBEdit4.ReadOnly:=True; sDBEdit5.ReadOnly:=True;

sDBEdit6.ReadOnly:=True; sDBEdit7.ReadOnly:=True;

sDBEdit8.ReadOnly:=True; sDBEdit9.ReadOnly:=True;

sDBEdit10.ReadOnly:=True; sDBEdit11.ReadOnly:=True;

sDBEdit12.ReadOnly:=True; sDBEdit13.ReadOnly:=True;

sDBEdit14.ReadOnly:=True; sDBEdit15.ReadOnly:=True;

sDBEdit16.ReadOnly:=True; sButton1.Enabled:=True;

sButton2.Enabled:=True; sButton3.Enabled:=True;

sButton4.Enabled:=True; sDBNavigator1.Enabled:=True;

sButton5.Enabled:=False; sButton6.Enabled:=False;

sComboBox1.ReadOnly:=True; sComboBox2.ReadOnly:=True;

sComboBox3.ReadOnly:=True; ShowMessage('Запись сохранена');

end;

Данная процедура посылает запрос в базу данных и сохраняет ее, а также присваивает параметры.

Отменить - отменяет изменения в таблице, посредствам следующего кода:

procedure TForm3.sButton6Click(Sender: TObject);

begin

DM.ADOQuery2.Cancel; sDBDateEdit1.ReadOnly:=True;

sDBEdit1.ReadOnly:=True; sDBEdit2.ReadOnly:=True;

sDBEdit3.ReadOnly:=True; sDBEdit4.ReadOnly:=True;

sDBEdit5.ReadOnly:=True; sDBEdit6.ReadOnly:=True;

sDBEdit7.ReadOnly:=True; sDBEdit8.ReadOnly:=True;

sDBEdit9.ReadOnly:=True; sDBEdit10.ReadOnly:=True;

sDBEdit11.ReadOnly:=True; sDBEdit12.ReadOnly:=True;

sDBEdit13.ReadOnly:=True; sDBEdit14.ReadOnly:=True;

sDBEdit15.ReadOnly:=True; sDBEdit16.ReadOnly:=True;

sButton1.Enabled:=True; sButton2.Enabled:=True;

sButton3.Enabled:=True; sButton4.Enabled:=True;

sDBNavigator1.Enabled:=True; sButton5.Enabled:=False;

sButton6.Enabled:=False; sComboBox1.ReadOnly:=True;

sComboBox2.ReadOnly:=True; sComboBox3.ReadOnly:=True;

end;

Данная процедура отменяет изменения и изменяет параметры.

Выход - закрывает форму:

procedure TForm3.sButton7Click(Sender: TObject);

begin

Close;

end;

При закрытии формы выполняется следующая процедура:

procedure TForm3.FormClose(Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

begin

DM.ADOQuery2.Cancel; sDBDateEdit1.ReadOnly:=True;

sDBEdit1.ReadOnly:=True; sDBEdit2.ReadOnly:=True;

sDBEdit3.ReadOnly:=True; sDBEdit4.ReadOnly:=True;

sDBEdit5.ReadOnly:=True; sDBEdit6.ReadOnly:=True;

sDBEdit7.ReadOnly:=True; sDBEdit8.ReadOnly:=True;

sDBEdit9.ReadOnly:=True; sDBEdit10.ReadOnly:=True;

sDBEdit11.ReadOnly:=True; sDBEdit12.ReadOnly:=True;

sDBEdit13.ReadOnly:=True; sDBEdit14.ReadOnly:=True;

sDBEdit15.ReadOnly:=True; sDBEdit16.ReadOnly:=True;

sButton1.Enabled:=True; sButton2.Enabled:=True;

sButton3.Enabled:=True; sButton4.Enabled:=True;

sDBNavigator1.Enabled:=True; sButton5.Enabled:=False;

sButton6.Enabled:=False; sComboBox1.ReadOnly:=True;

sComboBox2.ReadOnly:=True; sComboBox3.ReadOnly:=True;

end;

Данная процедура отменяет изменения, если они не сохранены и задает первоначальные параметры формы. Остальные формы данного пункта меню идентичны по функциональности и похожи по внешнему виду, поэтому мы не будем рассматривать их. Данные формы представлены в приложении А.

Следующий пункт меню Просмотр, позволяет открыть следующие формы: Номенклатура, Персонал, Прайс, Реализованный товар, Списанный товар, Склад. Номенклатура - данная форма позволяет просмотреть записи в базе данных. Данная форма имеет вид:

Рисунок 5 - Форма Номенклатура: Просмотр

На данной форме находятся две кнопки и навигатор. Навигатор позволяет переходить по записям. Кнопка Обновить обновляет запрос к базе данных, данный код мы рассматривали выше.

Кнопка Поиск открывает форму Поиска, которая имеет вид:

Рисунок 6 - Форма Поиск

На данной форме находятся кнопки Найти и Выход. Выход выполняет стандартную процедуру закрытия формы. Кнопка Найти выполняет следующую процедуру:

procedure TForm23.sButton1Click(Sender: TObject);

begin

if (sEdit1.Text='') and (sEdit2.Text='') and (sEdit3.Text='') and (sEdit4.Text='') and (sEdit5.Text='') then

ShowMessage('Укажите параметры поиска')

else begin

DM.ADOQuery2.Close;

DM.ADOQuery2.SQL.Clear;

DM.ADOQuery2.SQL.Add('select * from Nomenklatur');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('where Code=Code and');

if (sEdit1.Text<>'') then

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Sthet Like "'+sEdit1.Text+ '%"');

if (sEdit2.Text<>'') then begin

if (sEdit1.Text<>'') then DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Sklad Like "'+sEdit2.Text+'%"');

end;

if (sEdit3.Text<>'') then begin if (sEdit1.Text<>'') or (sEdit2.Text<>'') then

DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Nom Like "'+sEdit3.Text+'%"');

end;

if (sEdit4.Text<>'') then begin if (sEdit1.Text<>'') or (sEdit2.Text<>'') or (sEdit3.Text<>'') then DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Name Like "'+sEdit4.Text+'%"');

end;

if (sEdit5.Text<>'') then begin if (sEdit1.Text<>'') or (sEdit2.Text<>'') or (sEdit3.Text<>'') or (sEdit4.Text<>'') then DM.ADOQuery2.SQL.Add('and');

DM.ADOQuery2.SQL.Add('Nambor Like "'+sEdit5.Text+'%"');

end;

DM.ADOQuery2.Open;

ShowMessage ('Количество отобранных записей '+inttostr (DM.ADOQuery2.RecordCount)); Close;

end; end;

Данная процедура позволяет найти запись в базе данных по любому критерию. В начале процедуры проверяется заполненность полей, ели поля пустые выводится сообщение о пустых полях. При нормальном выполнение запроса, выводится сообщение о количестве выбранных записей.

Осталась последняя процедура, вызываемая при двойном щелчке по таблице:

procedure TForm7.PDJXPDBGrid1CellClick(Column: TColumn);

begin

P:=1; Form3.ShowModal;

end;

Данная процедура присваивает переменой значение и открывает форму редактирования.

Остальные формы, также как и в предыдущем случае похожи, мы их описывать не будем. Они представлены в приложении А.