Формирование внутрифирменной информационной сети

3. Формирование внутрифирменной информационной сети

3.1 Описание коммуникаций и информационных потоков организации

В результате применения информационных систем и информационных технологий автоматизируются системы получения, систематизации информации, обеспечивается чистота информационных каналов, исключается дублирование, достигается адресность поступления информации.

Вся информация делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация состоит из информации о клиентах; об экономической ситуации в стране, городе; открытии новых предприятий, организаций; появлении инноваций в сфере рекламы; различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и т.п.

Внутренняя информация состоит из баз данных по клиентам, внутренней документации, распоряжений руководства, рабочей информации.

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными и точными; прозрачными, а сообщаемые сведения - основанными на достоверных фактах; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель.

Однако нередко внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это происходит по нескольким причинам, среди которых - нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т.д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз.

Коммуникации с клиентами происходят, в основном, через менеджеров по работе с клиентами. Они происходят в форме диалога «живого» или же по средствам электронной почты и программ быстрого обмена сообщениями. Златоуст - сравнительно крупный город, и очень часто через РА «Red Cat» проходят региональные акции, заказчиками которых являются фирмы, находящиеся за пределами города и области.

Работа происходит по договорной форме. Опишем процесс заключения договора. Менеджер со своей стороны составляет договор, по форме, утвержденной законодательством, затем отправляет клиенту для ознакомления. Клиент принимает договор, или же вносит свои изменения. После согласования условий договор подписывается обеими сторонами. В случае, если стороны договора находятся в разных населенных пунктах менеджер(исполнитель) отправляет по почте 2 подписанных со своей стороны экземпляра договора заказчику. Заказчик, получив договор подписывает его со своей стороны и отправляет подписанный уже обеими сторонами договор обратно заказчиками.

3.2 Рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы

В средних предприятиях большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес - процессам. Для таких организаций характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организации автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации возможностей поиска. Производится наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, классификации и т.п.

Для улучшения деятельности предприятия необходимо полное обновление технической базы предприятия. Компьютеры на предприятии давно устарели, их мощностей не хватает для нормальной работы на предприятии. Качество работы на предприятии напрямую зависит от работы технической базы. Устаревшее программное обеспечение у дизайнера создает массу дополнительных проблем, а маленькая скорость обработки данных замедляет процессы в организации, что порой приводит к потере выгодных контрактов (когда необходимо в определенное время выслать смету для тендера).

Первый шаг к созданию эффективной информационной системы - повышение грамотности персонала. От любой, даже самой современной автоматизированной системы не будет толку, если персонал фирмы не умеет с ней работать.

Сфера коммуникаций в рекламном агентстве давно вышла за пределы города и даже области. Для эффективной работы в этом направлении необходимо заявить о себе в более широких кругах, сделать так, чтобы о предприятии узнало как можно больше людей не только в области, но и по стране. Для достижения этой цели можно использовать сайт компании - www.ar-redcat.narod.ru. Его разработка велась ещё в первые годы создания фирмы и внешний вид оставляет желать лучшего. При грамотной разработке и продвижении сайта компании количество клиентов увеличится в разы, т.к. в современном мире сайт - это лицо компании, тем более рекламного агентства, по нему можно судить и о качестве предоставляемых услуг. В рамках сайта также необходимо разработать структурированную базу данных в по внешней рекламе. В неё должен входить перечень всех билбордов, фасадных щитов, рекламных растяжек компании с указанием адреса рекламного места, фотографии, особых указаний (наличие детских учреждений в близи объекта, количество сторон и т.п.). Такая база существует у крупных компаний, специализирующихся на наружной рекламе (Карус, Армада). Это значительно облегчило бы процесс представления услуги для клиентов, и позволило бы привлечь новых клиентов.

Базу такого типа необходимо создать и внутри самого предприятия, с указанием занятых, забронированных и свободных мест для более удобной и быстрой работы менеджеров. Внутренняя отчетность в компании ведется по средствам постепенного заполнения таблиц MS excel и последующего вывода диаграмм. Этот способ не является эффективным и полным для отображения продаж предприятия, а прогнозирование не ведется вовсе. Сейчас разработано множество программных средств для обеспечения обработки, систематизирования информации, прогнозирования продаж. Например линейка решений Галактика Business Intelligence (Галактика BI) - комплекс приложений, позволяющих максимально полно использовать имеющиеся на предприятии системы управления с целью достижения качественных изменений в повышении эффективности бизнес-процессов (бизнес-анализ) в различных сферах деятельности компании. Галактика BI относится к классу систем поддержки принятия решений (DSS) и предназначена прежде всего для руководителей направлений, аналитических служб. Она позволяет управлять продажами: анализировать тенденции спроса на продукцию, управлять взаимоотношениями с клиентами, контролировать и анализировать эффективности работы подразделений, прогнозировать спрос. Так же программа позволяет управлять ассортиментом и товарооборотом компании, управлять задолженностью компании, производить интерактивный анализ и т.д. Использование этого программного обеспечения позволило бы значительно улучшить работу компании.

Заключение

Основная цель информационной технологии - получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Использование новейших информационных технологий имеет большое значение в развитии и функционировании предприятий, фирм и т.д. Информационные технологии являются неотъемлемой частью работы коллектива организации.

Что касается конкретной организации, рассмотренной в данной работе, использование информационных технологий управления позволяет:

- повысить скорость обработки информации;

- упростить работу сотрудников с помощью использования программного обеспечения 1С: «Предприятие», Консультант плюс;

- работать с клиентами по всей территории России;

В конечном итоге, использование информационных технологий управления ведет к повышению качества и производительности труда, снижению издержек производства и, как следствие, к снижению себестоимости и увеличению прибыли. Для этого необходимо совершенствовать информационную систему предприятия: обучать сотрудников, внедрять новые автоматизированные системы контроля, разрабатывать более приспособленные к современным условиям методы продвижения предприятия.

Список использованной литературы

1. Менеджмент: Учебник / под ред. В.В. Томилова - М.: Дека, 2006

2. Бронникова Т.С., Чернявский А.Г. Маркетинг: учебник / Т.С. Бронникова, А.Г. Чернявский. - М.: Издательство ПРИОР, 2005

3. Тагаданов Д.Н. Информация как основной фактор формирования конкурентной стратегии / Менеджмент. - 2005

4. Основы менеджмента: Учебное пособие / Под ред. проф. И.Ю. Соядатовой, проф. М.А. Чернышева. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: Наука-Пресс, 2007 г.

5. Суетенкова Е.Н., Пасько Н.И. Основы менеджмента. - М.:Форум-Инфрам, 20005.

6. Васильев Г.А. Основы маркетинга: учебник / Г.А. Васильев. - М.: ЮНИТИ, 2005.

7. Васильев Г.А., Поляков В.А. Основы рекламной деятельности: учебник / Г.А. Васильев, В.А. Поляков. - М.: ЮНИТИ, 2004

8. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. Ч. 1. Методология создания: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006.

9. Коротков Э.М. Исследование систем управления: Учебник. - М.: Дека, 2006

10. Степанова Е.Е. Хмелевская Н.В. «Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие». - М.: Инфра-М, 2007

11. Информационные технологии управления: Учеб. пособие

для вузов /Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008

Официальные документы

12. Конституция Российской Федерации, 12.12.1993 г.

Размещено на Allbest.ru