Информационно вычислительная работа

Кроме журналов документов по назначению существует Общий журнал документов, в котором отражаются все введенные документы. Общий журнал можно открыть с помощью кнопки на ПИ. Для вызова остальных журналов используется меню Журналы или команда Операции/Журналы документов.

Журналы документов используются для:

· Ввода новых документов

· Работы с ранее введенными документами

При большом количестве документов, находящихся в журналах, поиск нужной записи может занять очень много времени. Для ограничения объема используется интервал видимости. В журналах отображаются только те записи, которые попадают в интервал видимости. По умолчанию интервал видимости - текущий квартал (квартал, в который попадает дата, считанная при старте программы из системных часов компьютера).

Интервал видимости может быть установлен двумя способами: автоматически и и вручную.

Когда журнал вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройках : меню Сервис/параметры/Журналы. Настройку можно изменить (действия/Интервал или кнопка Интервал на ПИ окна Настройка действует только для текущего журнала и не сохраняется при закрытии окна).

Изменение рабочей даты не влияет на интервал видимости.

При работе с журналами можно:

· Вводить новые документы

· Вводить новый документ на основании существующего

· Копировать

· Удалять

· Искать

Установка отбора в журнале. Быстрый поиск по журналу.

Программа позволяет пользователю просматривать в журналах записи, отобранные по какому-либо признаку (Действия/Отбор по значению/Отобрать или кнопка отбор по значению на ПИ окна). В возникшем экране диалога укажите вид отбора, отбираемое значение, нажмите кнопку установить отбор, для перехода к общему списку нажмите кнопку отключить отбор.

Если Журнал проводок разделен по номерам журналов, функция отбора не работает.

В Журнале операций и в Журнале проводок можно произвести отбор по значению некоторых реквизитов операции или проводки выделив ее и нажав кнопку Отобрать по колонке.

Для быстрого ввода использованного ранее критерия отбора воспользуйтесь кнопкой История отбора.

Для быстрого поиска встаньте в ту графу, в которой необходимо осуществить быстрый поиск и набирайте на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в этой графе журнала. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

31. Составление бухгалтерской отчетности. Виды отчетов

В типовую конфигурацию включен набор стандартных отчетов для получения данных по бухгалтерским итогам и проводкам. Стандартные отчеты могут применяться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам БУ. Форма стандартных отчетов не подлежит изменению.

Во всех отчетах необходимо указывать период. Наиболее часто используемые периоды (месяц, квартал, полугодие) удобно задавать в специальном диалоге, который вызывается через кнопку Календарь. Чтобы период подставлялся автоматически Сервис - Параметры - бухгалтерские итоги - галка С начала года - позволяет формировать отчет с начала года по определенный период.

Иногда отчетность не может быть сформирована, так как не рассчитаны бухгалтерские итоги за требуемый период. Расчет производится при запуске программы в монопольном режиме (если сетевая бухгалтерия) Действия - Управление бухгалтерскими итогами - выбрать период и рассчитать итоги.

В состав стандартных отчетов включены:

· ОСВ - содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и по кредиту за установленный период. Этот отчет (в просторечии - «оборотка») является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике;

· Шахматка - содержит табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Часто используется бухгалтерами, так как дает наглядное представление о движении средств и обязательств организации;

· Главная книга - используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц;

· Кассовая книга - предназначен для формирования отчетов по кассовым операциям. Формируется на основании кассовых документов;

· Книга продаж;

· Книга покупок;

· Курсы валют.

Конкретный отчет выбирается из меню Отчеты (или Операции - Отчеты). Многие отчеты имеют кнопки на панели инструментов.

Во время выбора отчета в нижнем правом углу окна программы появляется комментарий к выделенному в данный момент отчету.

Экранная форма отчета позволяет настраивать не только период построения отчета, но и многие другие параметры отчета (счет, вид субконто, значение субконто и др.)

Количество, вид и правила заполнения реквизитов настройки целиком зависят от конкретного отчета.

Печатная форма отчета появляется после того, как нажата кнопка Сформировать (окно настройки остается открытым) или OK (окно настройки закрывается).

Созданный отчет можно просматривать с помощью линейки прокрутки и клавиш управления курсором, при этом на экране всегда будут видны шапка и «боковик» отчета.

Если в ходе просмотра отчета выяснилось, что некоторые настройки надо поменять, надо дважды щелкнуть кнопку Настройка в верхнем левом углу окна, изменить настройки и еще раз сформировать отчет.

При формировании отчета с помощью кнопок на панели инструментов экранная форма возникает только в тех случаях, когда требуется уточняющая информация.

Набор параметров, который используется для формирования отчета можно сохранить, чтобы в будущем быстро строить тот же отчет. Для сохранения настройки на панели инструментов окна отчета надо нажать кнопку Сохранить настройку и задать ей имя. Для загрузки этой настройки надо нажать кнопку Открыть настройку.

Для анализа отчета, поиска и исправления ошибок удобно пользоваться детализацией (расшифровкой) данных отчета.

Под детализацией понимается автоматическое построение новых отчетов, «раскрывающих» какой - либо параметр текущего отчета.

Признак возможности детализации параметра отчета - изменение формы курсора на лупу. Двойной щелчок «лупой» позволяет получить более детальную информацию о параметре отчета.

Если детализировать параметр можно разными способами, на экране возникает меню для выбора способа детализации:

· Журнал - ордер - представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям);

· Карточка счета - в данный отчет включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета - наименованию материала, организации - поставщику и т. д. Кроме того, карточка счета показывает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки;

· Анализ счета - содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и конец периода;

· Обороты счета;

· Ведомость по субконто;

· Отчет по проводкам.

Конечный пункт детализации - операция или экранная форма документа. Если в реквизитах операции обнаружена ошибка, то ее можно исправить.

Для завершения детализации надо закрыть все открытые окна, кроме окна с нужным отчетом, и, если вносили изменения в операции, надо дважды щелкнуть на кнопке Обновить, чтобы изменения отразились в отчете.

Регламентированные отчеты - набор отчетов, которые бухгалтер готовит для формирования итоговой бухгалтерской отчетности.

Набор отчетов ежеквартально обновляется 1С и бесплатно распространяется между зарегистрированными пользователями программы.

Владельцам дисков ИТС возможно получать обновление отчетов по Интернету.

Регламентированные отчеты поставляются в виде отдельных файлов - внешних отчетов с расширением ert. Данные файлы находятся в файле самораспакующегося архива *exe. После установки они будут располагаться в каталоге ExtForms подчиненном каталогу ИБ.

Внутри папки ExtForms отчеты будут сгруппированы в каталоги, имена которых задают год и номер квартала.

Регламентированные отчеты сопровождаются текстовыми файлами Rplist.txt (перечень всех отчетов), 1sbinstr.txt (инструкция по обновлению квартальной отчетности), release.txt (номер программы), update.txt (обновление конфигурации).

Для обновления регламентированных отчетов Отчеты/Регламентированные/Обновить/путь к файлу самораспакующегося архива.

Специализированные отчеты: данные расчета ЗП, начисленные налоги с ФОТ, отчет по группам ОС, отчет по группам НМА, список контрагентов, список номенклатуры.

32. Обеспечение безопасности и сохранение информации программы

ИБ, с которой вы работаете, может быть случайно повреждена в результате поломок оборудования, воздействия вируса или ошибок пользователя. Избежать потери данных позволяет ежедневное сохранение накопленной информации в сжатом виде - создание архивной копии БД. Архив можно размещать на жестком диске или/и на дискетах. Размер файла архива зависит от объема ИБ.

Для создания архивной копии:

7) подготовьте место для записи архива (чистые, отформатированные дискеты или свободное место на жестком диске)

8) завершите работу со всеми компонентами системы 1С: Предприятие

9) запустите систему в режиме Конфигуратор

10) выберите команду Администрирование/Сохранить данные

11) в открывшемся окне укажите расположение и имя архива

12) нажмите кнопку Сохранить - архив будет записан и система сообщит об этом на табло.

Для восстановления данных:

4) запустите Конфигуратор стой базой, которую надо восстановить

5) выберите команду Администрирование/Восстановить данные

6) Укажите архив и нажмите Восстановить.

33. Работа в режиме конфигуратора.

Конфигурацией в системе 1С называется совокупность 3 составных частей: структуры метаданных, набора пользовательских интерфейсов, набора прав.

Каждый объект метаданных имеет набор свойств, который определяется на уровне системы и не может быть изменен в процессе настройки конфигурации.

Для редактирования свойств используются диалоги двух топив:

1) палитра свойств, которая представляет собой окно с закладками (открывается для констант, реквизитов и т.д.)

2) окно редактирования, которое служит для редактирования свойств справочников, документов, журналов

Все свойства объектов сгруппированы на палитре по различным закладкам. На закладке Общие присутствуют свойства:

· идентификатор - краткое название объекта метаданных для использования его в программных модулях, диалогах, списках (не более 128 символов: буквы, цифры, знаки подчеркивания, не содержит пробелов, всегда начинается с буквы)

· синоним - выдается во всех диалогах и списках вместо идентификатора, не имеет ограничений на использование символов

· комментарий - служит для расшифровки идентификатора, выдается в скобках вслед за идентификатором или синонимом объекта.

Типы объектов метаданных:

· независимые (константа)

· подчиненные (единицы измерения)

Объект может принимать следующие типы значений: неопределенный тип, число, строка, дата, справочник, документ, перечисления, счет и т. п.

Типизированные объекты метаданных - объекты, для которых может быть указан тип информации, содержащейся в объекте.

Типообразующие объекты метаданных (агрегатные) - объекты (справочники, документы, перечисления), которые образуют типы значений других объектов метаданных.

Объекты метаданных, которые могут иметь в своем составе объекты называются агрегатными объектами метаданных.

Свойства объекта Конфигурация: задача, автор, заставка, основной язык, логотип, установить пароль для открытия, установить правила округления числовых результатов, включение механизма контроля ссылочной целостности (разрешать непосредственно удалять объекты или только помечать их на удаление).

Настройка параметров конфигуратора производится в диалоге Настройка параметров системы (Сервис/Параметры).

Закладки диалога:

Модули - позволяет настроить параметры редактора текста, используемых при редактировании модулей.

Текст - позволяет настроить параметры редактора текста, используемых при редактировании текстовых документов.

Интерфейс - позволяет настроить используемые шрифты и управляет показом пиктограмм в меню.

Также можно, вызвав дерево метаданных настроить константы, справочники, документы, журналы документов, перечисления, отчеты, планы счетов, виды субконто и т. п.

34 Задачи администрирования Пользователи, права, интерфейсы

Функции администрирования программ: сохранение, восстановление, загрузка, выгрузка данных, настройка журнала регистраций, тестирование и исправление ИБ.

Для того, чтобы создать пользователя необходимо нажать кнопку с человечком на ПИ или Администрирование/Пользователи.

Далее необходимо нажать Ins, после чего появится диалоговое окно Свойства пользователя, в котором необходимо задать имя пользователя, полное имя, рабочий каталог на закладке Атрибуты, а на закладке Роль задать права и интерфейс, и если необходимо установить флажок Отключить контроль прав.

Для установки пароля необходимо нажать замочек на ПИ окна диалога.

Пункт «Монитор пользователей» в меню «Сервис» главного меню Конфигуратора или кнопка панели инструментов «Конфигурация» так же позволяют запустить Монитор, минуя процедуру выбора информационной базы. Перед запуском Монитора будет выдан запрос о необходимости сохранения изменений.

35.36. Состав типовой конфигурации 1С ЗП и кадры

Порядок выполнения расчета зп

Типовая конфигурация компоненты расчет устанавливается в виде 3 папок: PRBASIC (новая чистая ИБ), PRBudg (ИБ для бюджетных организаций), PRDEMO (ИБ с демонстрирующим примером).

После запуска программы появляется стартовый помощник ( кнопка на ПИ S со звездочками), с помощью которого вводится следующая информация:

· Период, с которого начнется расчет ЗП

· Название предприятия

· Источник финансирования (бюджет или хоз. расчет)

· Указывается программа, которая будет использоваться для передачи проводок (например, из ЗП в бухгалтерию)

· Будут ли использоваться расширенные возможности программы

· Указать будет ли считаться ЗП «от обратного»

· Будет ли считаться ЗП в валюте

· Открыть форму настройки конфигурации

· Вести контроль штатного расписания

Дальнейшую настройку можно выполнить с помощью команды Сервис/настройки и Сервис/настройки пользователя.

Редкоизменяемая (условнопостоянная) информация об организации хранится системой 1С: Предприятие в виде констант. Открыть константы можно с помощью команды Справочники/Константы. Константы могут быть периодическими, т. е. зависеть от даты. Кнопка F5 или команда История отображает все значения периодических констант в виде таблицы: Дата и Значение.

В своей работе пользователь может использовать ряд справочников. Некоторые из них одноуровневые (например, Перечень всех должностей), а некоторые многоуровневые (например, список подразделений предприятия). Если справочник многоуровневый, то он является иерархическим списком, в окне справочника отображается дерево уровней (структура списка).

Удаление: Del + Регламенты/Удаление помеченных объектов/кнопка контроль.

Уволенные сотрудники никогда не удаляются из базы, поэтому их рекомендуется переместить в папку Уволенные.

Документ Штатное расписание предназначен для ввода информации о количестве ставок, типе и размере должностных надбавок.

Все кадровые приказы можно ввести с помощью команды Документы/Прочие кадровые приказы/Журнал приказов.

Кадровые документы: Изменение в штатном расписании, Кадровое перемещение, Перерасчет окладов по предприятию, приказ об увольнении, Прием на работу, Приказ по отпуску, Приказ по предприятию.

Прием на работу новых сотрудников можно организовать с помощью помощника или без него (Сервис/Настройки пользователя).

Тип сотрудника может быть: штатник или договорник, выполняющий работу по договору гражданско-правового характера. Место работы может быть: основное и неосновное (по совместительству).

В зависимости от типа сотрудника оформляется документ Приказ о приеме на работу или Договор гражданско-правового характера.

Кадровые данные хранятся в унифицированной форме № Т2 (Справочники/Сотрудники/Ввод данных).

В справочник Сотрудники вводится и другая информация, характеризующая работника.

В системе 1С используется 2 способа поиска нужной информации: быстрый поиск и произвольный поиск.

В некоторых журналах можно производить отбор по значению.

В окне отбора устанавливается вид отбора, интервал и список сотрудников.

Расчет ЗП

Учет рабочего времени ведется с помощью календарей. Настройка выполняется, как правило, в начале календарного года и включает несколько операций: ввод сведений о праздничных днях (Регламенты/Календари/Ввод праздничных дней), заполнить календарь (Регламенты/Календари) можно вручную или с помощью кнопки Автозаполнение.

При составлении приказа о приеме на работу работнику устанавливается календарь (например, сменный календарь №1).

Расчет ЗП ведется 1 раз в месяц, при этом последовательность действий повторяется.

Программа использует 2 временных периода: налоговый (1 год) и расчетный (соответствует периодичности выплаты ЗП на предприятии).

В типовой конфигурации расчетный период 1 месяц.

Если ЗП выплачивается с другой периодичностью (ежемесячно) или начало расчетного месяца сдвинуто (начинается не с 1 числа), то расчетный период изменяется в конфигураторе.

Расчет ЗП Регламенты/Расчет ЗП. После этого расчетный период изменяется (выплата ЗП произведена за отчетный месяц). Смена периода Регламенты/Изменить расчетный период.

Не рекомендуется возвращаться к прошедшему расчетному периоду, т. к. после этого может потребоваться полный перерасчет ЗП.

Последовательность действий по расчету повторяется из месяца в месяц.

Ввод информации для расчета выполняется следующим образом: вводятся кадровые приказы за месяц, вводятся различные начисления (премия), вводятся различные удержания (ссуды, алименты), вводятся отклонения (отпуск, больничный лист, невыходы на работу, командировка и т. д.), вводятся межрасчетные выплаты (внеочередные выплаты).

Порядок ввода документов не имеет значения.

На предприятии могут быть работники, которым ЗП начисляется согласно табеля: проводим начисление ЗП и осуществляем выплату ЗП.

Если не все работники получили ЗП производим депонирование (формируется карточка депонента с помощью кнопки Депонирование).

Далее производим перерасчет НДФЛ.

После этого рекомендуется сохранить ИБ (Конфигуратор/Администрирование/Сохранить данные).

После этого можно сменить расчетный период и глубину просмотра архива (кнопка на ПИ в журнале Расчетов скрывает расчетные записи по отработанному месяцу). После смены периода пиктограммы окрашиваются в голубой цвет.

Виды начислений:

1) комиссионная выручка - используется для расчета ЗП сотрудников, имеющих форму оплаты труда на комиссионной основе (% от заработанного). По данным справочника Сотрудники будет взят причитающийся ему % от выручки.

2) индивидуальный наряд - используется для расчета оплаты труда работников по простой индивидуально сдельной системе. В данном документе регистрируется количество произведенной продукции (работ, услуг). Расценки на сдельную работу хранятся в специальном справочнике.

3) бригадный наряд - используется для расчета ЗП в бригаде. В данном документе вводится общая сумма заработка бригады, а также, для каждого члена бригады - коэффициент трудового участия (КТУ) и отработанные часы. В бригадном наряде можно использовать следующие варианты расчетов: учитывать КТУ, учитывать тариф, учитывать отработанные часы, распределять приработок.

Если флажки не установлены, то сумма заработка распределяется поровну.

После ввода всех первичных документов по начислениям и удержаниям составляется документ Начисление ЗП, который хранится в журнале расчета ЗП.

Существует 3 способа начисления:

1) ввод всех начислений и удержаний по сотрудникам

2) переначисление ЗП по документу - каждому сотруднику можно оформить за месяц только одно начисление по каждому основанию

3) переначисление ЗП за прошлый период - позволяет сторнировать записи прошлого отчетного периода.

С помощью команды Регламенты можно рассчитать ЗП. В окне диалога 4 закладки: расчет, выплата и формирование выходных документов, НДФЛ, ЕСН.

Если в журнале расчетов уже есть рассчитанные записи, то их можно повторно не пересчитывать, а поставить галку Рассчитать только недосчитанные ранее записи.

Любая форма выплаты оформляется документом Выплата ЗП, в котором указывается за какой период выплачивается ЗП и вид выплаты (полная, неполная, по одному виду начислений, аванс). Чтобы получить печатную форму документа его необходимо провести.

В программе имеется справочник Расчет ЗП виды расчетов - используется для проведения расчетов и может быть дополнен новыми видами расчетов, а также можно изменить свойства предопределенных программой видов расчетов.

Заполнение справочника ведется с помощью помощника. На первом шаге необходимо указать какой расчет (удержание или начисление) требуется создать. Далее вводится название расчета и способ его расчета (фиксированные суммы, процентом от базы, пропорционально отработанному времени и т. д.).

Новый вид расчетов будет занесен на вкладку Дополнительные.

Отклонения:

Отклонениями от нормального графика работы считаются: невыходы на работу, очередной отпуск, оплата больничного листа.

Если средний заработок следует уменьшить, необходимо установить галку Ограничивать размер пособия.

Оплата по среднему заработку (командировка, исполнение гос. обязанностей, льготные дни родителей детей инвалидов, выходное пособие, дни доноров и т. п.).

37. Формирование различных отчетов «З и К»

На основе введенных данным можно сформировать различные виды отчетов: стандартные или произвольной формы.

При формировании произвольных отчетов запускается помощник печати.

Сначала необходимо выбрать по каким данным строится отчет: по кадровым данным или по данным журнала отчетов.

Далее вводится название отчета и дата.

После этого вводятся разрезы отчета, в которых указывается по какому параметру сортировать данные.

На следующем шаге настраиваются графы отчета по каждому из введенных разрезов.

На следующем шаге вводятся условие отбора (может быть одно или несколько), при этом используются ключевые слова И и ИЛИ.

Сконструированный отчет можно вывести на печать или сохранить в виде внешнего файла.

Сведения для ГНИ:

Предприятия обязаны подавать сведения о двух налогах НДФЛ и ЕСН 1 раз в год.

Отчеты для передачи в налоговые органы формируются командой Отчеты/Налоговая отчетность.

Программа автоматически формирует сведения и подготавливает файл на магнитном носителе, который должны предоставить в ГНИ.

В ПФР требуется сдавать индивидуальные сведения о стаже и заработке.

38.Состав типовой конфигурации 1С торговля и склад

Компонента «Оперативный учет»

Регистры

Для анализа остатков и движений средств в системе 1С:Предприятие используются регистры.

Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков или оборотов. Каждый регистр на этапе конфигурации описывается набором измерений и ресурсов.

Под измерением понимается набор значений, которые детализируют движения средств, и в разрезе которых хранятся остатки; под ресурсом -- числовая величина, которая является количественным или суммовым значением, отражающим размер движения (остатка). Например, для складского запаса товаров может быть создан регистр «Товарный запас» с двумя измерениями -- «Товар» и «Склад» и одним ресурсом -- «Количество». В этом случае система будет поддерживать остатки товаров в разрезе складов в количественном выражении.

Изменение остатков и оборотов по регистрам производится движениями регистров. Движения регистров записываются документами в момент проведения и имеют четко определенное место на оси времени, определяемое датой и временем документа. Каждый документ может порождать неограниченное количество движений по регистрам любых видов. Движения, записанные документом, принадлежат ему и будут автоматически удаляться или изменяться при удалении или перепроведении документа.

Для работы в реальном времени система поддерживает точку актуальности итогов. Она может быть установлена принудительно, но ее могут изменять проводимые в потоке документы.

Проводимые в потоке документы получают мгновенный доступ к актуальным итогам по всем регистрам, например, для контроля складских остатков. Хотя, разумеется, существует возможность проведения документа задним числом, с одной стороны, и получения итогов на любой момент -- с другой.

Итоги по регистрам могут быть построены с любым набором разрезов исходя из измерений регистра. Так, в приведенном примере можно построить отчет о движении по товарам в разрезе складов или по складам в разрезе товаров.

40. Информационно-технологическое сопровождение (ИТС)

Ежемесячно фирма 1С выпускает компакт-диск информационно-технологического сопровождения, который содержит:

· Технологическую информацию и материалы для пользователей

· Актуальные типовые формы бухгалтерской отчетности, ежеквартально выпускаемые фирмой "1С" в соответствии с инструкциями Министерства по налогам и сборам и Минфина РФ.

· Ответы линии консультаций на типовые вопросы пользователей.

· Новые релизы (в пределах той же версии) компонент системы "1С:Предприятие".

· Ежемесячно обновляемые списки сертифицированных партнеров, к которым фирма "1С" рекомендует обращаться.

· Методики, консультации, руководства, практические рекомендации

· Учебные и методические материалы по эксплуатации, настройке и конфигурированию системы, подготовленные сотрудниками фирмы "1С" и специалистами Финансовой Академии при Правительстве РФ.

· Ежеквартальные практические рекомендации по ведению учета и составлению отчетности известных аудиторов.

· Консультации по бухучету и налогообложению от АКДИ "Экономика и Жизнь" и других экономических издательств и агентств.

· Систему правовой поддержки, интегрированную с программами семейства "1С:Предприятие"

Квалифицированные сервис-партнеры фирмы "1С":

Доставляют компакт-диск ИТС в офис пользователя программ системы "1С:Предприятия".

Знакомят клиента с новыми информационно-технологическими компонентами, устанавливают их на компьютер.

Помогают освоить новые возможности программ семейства "1С:Предприятие". Проводят профилактику компьютерных систем, помогают предотвратить сбойные ситуации и обеспечить постоянную, надежную и эффективную работу системы.