Проектирование информационно-справочной системы ГОУ НПО ПУ №33

- добровольные пожертвования и целевые взносы физических и (или) юридических лиц, в том числе иностранных граждан и (или) иностранных юридических лиц;

- доходы, полученные от оказания платных дополнительных образовательных и иных, предусмотренных Уставом Учреждения услуг;

- иные, не запрещенные законодательством Российской Федерации, источники.

ГОУ НПО ПУ № 33 использует выделяемые финансовые средства строго в соответствии с их целевым назначением. Учреждение вправе оказывать населению, предприятиям, учреждениям и организациям платные дополнительные образовательные услуги (обучение по дополнительным образовательным программам, преподавание специальных курсов и циклов дисциплин, репетиторство, углублённое изучение предметов и др.), не предусмотренные соответствующими образовательными программами и федеральными государственными образовательными стандартами.

Перечень платных услуг:

- Подготовка, переподготовка и повышение квалификации механизаторских кадров и водителей самоходных машин, в том числе:

- подготовка водителей категории «В»,»С»;

Доход от указанной деятельности используется Учреждением в соответствии с уставными целями и сметой.

Учреждение вправе вести предпринимательскую и иную приносящую доход деятельность, предусмотренную Уставом.

Учредитель вправе приостановить предпринимательскую деятельность образовательного учреждения, если она идет в ущерб образовательной деятельности, предусмотренной Уставом, до решения суда по этому вопросу.

Средства, полученные от оказания платных образовательных услуг, а также предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, учитываются на лицевых счетах, открытых в органах казначейства, и расходуются в соответствии со сметами по приносящей доход деятельности, утвержденными в установленном порядке.

Учёт и отчётность Учреждение осуществляет в соответствии с действующим законодательством.

Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При недостаточности у Учреждения средств ответственность по его обязательствам несет собственник имущества, закрепленного за Учреждением, в порядке, определяемом законодательством.

Контроль деятельности Учреждения осуществляется в пределах своей компетенции Учредителем, а также налоговыми, правоохранительными и другими органами, на которые в соответствии с действующим законодательством и законодательными актами Российской Федерации возложена проверка государственных учреждений.

Управление Учреждением осуществляется в соответствии с действующим законодательством и Уставом.

Управление Учреждением строится на принципах единоначалия и самоуправления.

Формами самоуправления Учреждения являются: Общее собрание работников Учреждения (далее по тексту Устава - Общее собрание), Совет Учреждения (далее по тексту Устава - Совет), Педагогический совет Учреждения (далее по тексту-Педагогический совет).

К компетенции Общего собрания работников Учреждения относится:

- рассмотрение проекта новой редакции Устава Учреждения, проектов изменений и дополнений, вносимых в Устав;

- обсуждение проектов локальных актов Учреждения;

-рассмотрение и обсуждение вопросов материально-технического обеспечения и оснащения образовательного процесса;

- заслушивание отчетов администрации и органов самоуправления Учреждения по вопросам их деятельности;

- рассмотрение иных вопросов деятельности Учреждения, вынесенных на рассмотрение директором Учреждения, его органом самоуправления.

В заседании Общего собрания работников Учреждения могут принимать участие все работники Учреждения. Общее собрание собирается директором Учреждения не реже одного раза в четыре месяца. Общее собрание считается собранным, если на его заседании присутствует 50% и более от числа работников Учреждения. На заседании Общего собрания избирается председатель и секретарь собрания.

Решения на Общем собрании принимаются большинством голосов от числа присутствующих членов Общего собрания.

Общее руководство Учреждением осуществляет Совет Учреждения, который принимает участие в комплектовании обучающимися и инженерно-педагогическими кадрами, в рассмотрении расходования средств на содержание.

Учреждения, рассматривает все случаи отчисления и перевода в другое образовательное учреждение обучающихся, осуществляет другие полномочия, предусмотренные Уставом Учреждения.

Деятельность Совета Учреждения должна быть направлена на расширение коллегиальных, демократических форм в управлении Учреждением, развитие инициативы инженерно-педагогических работников.

Совет Учреждения выбирается на собрании трудового коллектива в количестве 11 человек сроком на один год. Совет собирается не реже одного раза в три месяца. Совет считается собранным, если на его заседании присутствует не менее 7 членов Совета. Директор Учреждения является членом Совета по должности, его председателем.

Решения на Совете принимаются большинством голосов от присутствующих членов Совета. Председатель имеет право решающего голоса при равенстве голосов в Совете. О решениях, принятых Советом, ставятся в известность все участники образовательного процесса.

В Учреждении создается и действует в качестве органа самоуправления Педагогический Совет Учреждения (далее - Педагогический Совет). В Педагогический Совет входят все педагогические работники, состоящие в трудовых отношениях с Учреждением (в том числе работающие по совместительству и на условиях почасовой оплаты). В Педагогический Совет также входят следующие работники Учреждения: руководитель, все его заместители. Педагогический Совет принимает решения открытым голосованием. Решение Педагогического Совета считается принятым, если за него подано большинство голосов присутствующих членов Педагогического Совета. Педагогический Совет в целях организации своей деятельности избирает секретаря, который ведет протоколы заседаний. Председателем Педагогического Совета является директор Учреждения. Педагогический Совет собирается на свои заседания не реже одного раза в четыре месяца. Педагогический Совет считается собранным, если на его заседании присутствуют более 50 % от общего числа членов Педагогического Совета.

Педагогический Совет собирается на свои заседания его Председателем. Педагогический совет может быть собран по инициативе его Председателя, по решению Совета Учреждения, по инициативе двух третей членов Педагогического Совета.

На заседаниях Педагогического Совета могут присутствовать:

- работники Учреждения, не являющиеся членами Педагогического Совета;

- родители (законные представители) обучающихся, при наличии согласия Педагогического совета.

Попечительский совет Учреждения (далее именуется - Попечительский совет) является в соответствии с пунктом 2 статьи 35 Закона Российской Федерации"Об образовании" формой самоуправления Учреждения.

В состав Попечительского совета могут входить участники образовательного процесса и иные лица, заинтересованные в совершенствовании деятельности и развития.

Осуществление членами Попечительского совета своих функций производится на безвозмездной основе

Попечительский совет:

1) содействует привлечению дополнительных источников финансирования для обеспечения деятельности и развития Учреждения;

2) содействует организации и улучшению условий труда педагогических и других работников Учреждения;

3) содействует организации конкурсов, соревнований и других массовых внешкольных мероприятий Учреждения;

4) содействует совершенствованию материально-технической базы Учреждения, благоустройству его помещений и территории;

5) рассматривает другие вопросы, отнесенные к компетенции Попечительского совета.

Непосредственное управление Учреждением осуществляет прошедший соответствующую аттестацию директор, назначенный Учредителем.

Совмещение должности директора (руководителя) Учреждения с другими руководящими должностями (кроме научного и научно-методического руководства) внутри и вне Учреждения не разрешается.

Директор Учреждения:

- представляет интересы Учреждения, действует от его имени без доверенности;

- распоряжается средствами и имуществом Учреждения в порядке и пределах, определенных настоящим Уставом, законодательством Российской Федерации и Белгородской области;

- заключает договоры, выдает доверенности;

- в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, заключает договоры;

- утверждает штатное расписание в пределах выделенных средств фонда оплаты труда и распределяет должностные обязанности;

- осуществляет подбор, прием на работу и расстановку работников Учреждения и несет ответственность за уровень их квалификации;

- увольняет, поощряет и налагает взыскания на работников Учреждения;

- организует проведение тарификации и аттестации работников Учреждения;

- по результатам тарификации и аттестации работников Учреждения устанавливает размер заработной платы и оклады работникам в пределах фонда оплаты труда в соответствии с законодательством Российской Федерации и Белгородской области;

- устанавливает надбавки и доплаты в соответствии с законодательством и положением, утвержденным Учреждением, осуществляет премирование, оказание материальной помощи работникам и обучающимся;

- в установленном порядке представляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в соответствующие органы, определенные законодательством;

- составляет и представляет на утверждение органу управления Учреждения ежегодные отчеты о поступлении и расходовании средств;

- непосредственно обеспечивает осуществление образовательного процесса в соответствии с настоящим Уставом, лицензией и свидетельством о государственной аккредитации;

- несет персональную ответственность за деятельность Учреждения перед Учредителем, государственными органами и общественностью;

- несет персональную ответственность за не целевое использование бюджетных средств, выполнения обязательств как получателя бюджетных средств;

- обеспечивает необходимые условия для работы подразделений общественного питания и медицинских учреждений;

- осуществляет иные функции, вытекающие из целей и задач Учреждения и решение иных вопросов, относящихся к своей компетенции.

ГОУ НПО ПУ № 33 создает условия, гарантирующие охрану и укрепление здоровья обучающихся. Медицинское обслуживание обучающихся обеспечивают органы здравоохранения. Учреждение вправе самостоятельно осуществлять медицинскую деятельность с момента выдачи ему лицензии на медицинскую деятельность. Учреждение реализует основные и дополнительные профессиональные программы начального профессионального образования, профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

ГОУ НПО ПУ № 33 по договорам с органами по труду и службами занятости, производственными объединениями, предприятиями, учреждениями, фирмами и другими организациями может осуществлять профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих (служащих), которая имеет целью ускоренное приобретение обучающимися трудовых навыков выполнения определенной работы или группы работ и не сопровождается повышением образовательного уровня. При Учреждении могут быть организованы курсы (группы) профессиональной подготовки отдельных лиц за счет их средств или средств объединений, предприятий, учреждений, фирм и других организаций, направивших их на обучение.

ГОУ НПО ПУ № 33 в соответствии со своими уставными целями и задачами может реализовывать дополнительные профессиональные образовательные программы и оказывать дополнительные образовательные услуги (на договорной основе) за пределами определяющих его статус основных образовательных программ. Содержание образования в Учреждении определяется образовательными программами, утверждаемыми и реализуемыми Учреждением самостоятельно, регламентируется учебными (тематическим) планами. Организация образовательного процесса регламентируется образовательной программой (образовательными программами) и расписанием занятий.

Образовательные программы Учреждения осваиваются в следующих формах: в - очной, очно-заочной (вечерней), экстерната.

Учебная нагрузка, в том числе внеучебная нагрузка и режим занятий в Учреждении устанавливается в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами и правилами, а также с учетом рекомендаций органов здравоохранения.

Обучение по образовательным программам осуществляется в форме теоретических занятий (уроков, семинаров, лекций и иных) и практических занятий (лабораторных, практических и иных).

При обучении по образовательным программам начального профессионального образования, программам профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов организуется производственная практика.

Производственное обучение осуществляется в учебно-производственных мастерских, лабораториях, на полигонах ГОУ НПО ПУ № 33, а также в цехах предприятий, на учебных участках, строительных и других объектах. Производственная практика, как правило, проводится на предприятиях, в организациях, для которых осуществляется подготовка рабочих кадров и специалистов, на самостоятельных рабочих местах и штатных должностях. Порядок организации практики и условия прохождения определяются двусторонним договором между Учреждением и предприятием (организацией, учреждением).

Прием на обучение в ГОУ НПО ПУ № 33 осуществляется по заявлениям от поступающих в порядке, установленном Учредителем и Уставом. Порядок приема в Учреждение в части, не отрегулированной законодательством Российской Федерации, определяется Учредителем и закрепляется в Уставе.

При приеме на обучение по программам профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации между Учреждением, обучающимся и лицом, оплачивающим образовательные услуги, заключается договор, содержащий взаимные права и обязанности сторон, в том числе обязанности по оплате предоставляемых образовательных услуг.

Таким образом, ГОУ НПО ПУ № 33 ведет свою деятельность в соответствии с миссией и на основании устава. Деятельность учебного заведения регулируется нормативно-правовыми актами федерального, регионального, отраслевого уровней и осуществляется строго на правовой основе.

Система управления является частью организационной структуры профессионального училища и призвана осуществлять руководство всеми процессами в рамках основной и дополнительной деятельности ГОУ НПО ПУ № 33.

Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов образовательного учреждения являются бюджетные и внебюджетные средства, переданное имущество, добровольные пожертвования и целевые взносы физических и (или) юридических лиц, в том числе иностранных граждан и (или) иностранных юридических лиц, доходы от оказания платных дополнительных образовательных услуг и иные, не запрещенные законодательством Российской Федерации, источники. Непосредственное управление осуществляет директор ГОУ НПО ПУ № 33.

2.2 Анализ информационной системы и требований пользователей к информационно-справочной системе ГОУ НПО ПУ №33

Информационная система ГОУ НПО ПУ № 33 предназначена для автоматизации различных функций персонала и учебно-воспитательного процесса. Структура и состав информационной системы достаточно просты, но ее возможностей чаще всего хватает для выполнения повседневных рутинных информационных операций. В ГОУ НПО ПУ № 33 имеется (см. Приложения Б, В, Г):

6 автоматизированных рабочих мест управленческого персонала;

3 автоматизированных рабочих места бухгалтера;

2 автоматизированных рабочих места в библиотеке;

4 компьютерных класса для обучения.

Все компьютеры объединены в локальную сеть смешанной топологии на базе технологий интранет. На всех рабочих станциях имеется возможность выхода в Интернет.

Перечень программного обеспечения, устанавливаемого на персональные компьютеры сотрудникам ГОУ НПО ПУ № 33

· операционные системы: Windows XP или Windows 2000,

· офисные приложения: MS Office,

Минимальная комплектация: Word, Excel, OutLook Express.

Полная комплектация: Word, Excel, PowerPoint, Access, OutLook, FrontPage.

Полная расширенная: Полная комплектация + MS Project.

1) БД «Архив документов»,

2) программа для просмотра файлов формата pdf: Acrobat Reader,

3) антивирусное обеспечение: Антивирус Касперского 6.0 для рабочих станций,

4) архиватор: WinRar,

5) программа 1С (без подключенных баз)

6) виртуальный CD-Rom: Daemon Manager,

7) NERO Burning ROM.

Перечень программного обеспечения, которое может быть установлено на ПК сотрудника при необходимости

1) телефонный справочник,

2) проигрыватель audio файлов: Winamp,

3) media компонент: DivX,

4) переводчик: Lingvo,

5) программа для общения через Интернет: ICQLite, qip или Miranda,

6) автоматический переключатель раскладки клавиатуры: Punto Switcher,

7) распознаватель документов: FineReader,

8) Microsoft Office Visio,

9) Браузер: Opera, Mozilla firefox, Internet Explorer,

10) Специализированное ПО для различных дисциплин (обучающие и тестирующие программы).

Как видно из представленного перечня, в ГОУ НПО ПУ № 33 имеется достаточно широкий выбор программного обеспечения и неплохо обстоят дела с набором аппаратных средств. Однако, в процессе анализа, нами была выявлена необходимость дополнения указанного перечня программных средств специализированной базой данных, содержащей информацию обо всех сотрудниках и учащихся ГОУ НПО ПУ № 33.

С необходимостью разработки подобной базы данных согласны также руководители учреждения. Кроме того ими были высказаны пожелания создания не просто базы данных, а модели информационно-справочной системы с возможностями информационного поиска по имеющимся информационным ресурсам.

Таким образом, анализ деятельности Государственного образовательного учреждения «Профессиональное училище № 33 г. Белгорода» показал, что:

-учреждение является перспективным и динамично развивающимся;

-свою деятельность ГОУ НПО ПУ № 33 осуществляет в соответствии с нормативно-правовыми актами различных уровней;

-главной задачей является создание необходимых условий для удовлетворения потребности личности в получении начального профессионального образования, конкретной профессии, соответствующего уровня квалификации, с возможностью повышения общего образовательного уровня обучающихся, не имеющих среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения трудовых навыков для выполнения определенной работы;

-решению задач в рамках достижения указанной цели способствует, в том числе, и развитие информационной системы ГОУ НПО ПУ № 33, которую в свою очередь можно оценить как удовлетворительную;

-была выявлена необходимость проектирования информационно-справочной системы для повышения эффективности управления ГОУ НПО ПУ № 33.

Проектированию информационно-справочной системы предшествует анализ требований пользователей, который реализуется на основе двух шагов.

I. Первый шаг состоял в определении информационных потребностей будущих пользователей информационно-справочной системы. Он включал в себя опрос будущих пользователей для того, чтобы понять и задокументировать их требования. Были выяснены следующие вопросы:

А) Достаточно ли будет для информационно-справочной системы одной базы или потребуется несколько баз данных с различными структурами.

В первую очередь, путем интервьюирования руководителя организации нами были выявлены наиболее важные направления деятельности, по которым необходимы сведения в составе информационно-справочной системы. Таким образом, была получена общая структура информационно-справочной системы, в составе которой имеется четыре базы данных, характеризующих предметные области деятельности ПУ №33. Это такие направления как:

· Сведения об абитуриентах,

· Сведения о студентах,

· Сведения о преподавателях,

· Сведения о библиотечных фондах.

B) Сможет ли новая система объединить существующие программные продукты и приложения или их необходимо будет кардинально переделывать для работы с новой системой или она будет работать автономно.

В данном случае предполагается автономная работа системы.

C) Какие данные будут использоваться разными приложениями; смогут ли приложения совместно использовать информацию баз данных.

Для разрабатываемой информационно-справочной системы предполагается отдельная работа каждого пользователя с конкретной базой данных.

D) Кто будет вводить информацию в базу данных и в какой форме; как часто будут изменяться данные.

Для ввода предполагается наличие специальных форм, а производить ввод будет сотрудник, ответственный за конкретную базу.

Общие требования ко всем базам данных информационно-справочной системы были нами проанализированы и были сформулированы основные задачи проектирования информационно-справочной системы:

· Возможность внесения в БД новых данных, наращивание массива записей в объектах базы данных.

· Удобство и наглядность использования объектов баз данных.

· Обеспечение эффективного выполнения запросов к содержимому БД для поиска нужных данных и информации.

· Формирование полноценных отчетов по результатам выполнения запросов.

II. Следующий шаг включает в себя выявление мнений пользователей и их анализ с целью упорядочения объектов предметной области, которые впоследствии необходимо смоделировать в базах данных.

A) Сведения об абитуриентах.

Идентификация требований пользователей показала необходимость ведения учета документов лиц, поступающих в училище, сведений о родителях будущих студентов, набора специальностей, результатов вступительных экзаменов, фамилий экзаменаторов и дат их проведения.

B) Сведения о студентах.

По результатам опроса в распоряжении сотрудников училища должны иметься сведения о результатах ЕГЭ и вступительных экзаменов, о родителях и об оконченном учебном заведении, паспортные данные (данные свидетельства о рождении), информация о месте жительства, медицинские данные (по факту прохождения комиссии), данные о воинском учете, о принадлежности к группе, о хобби и увлечениях, о поощрениях и наказаниях, результатах сессий и промежуточных аттестаций и т.д..

C) Сведения о преподавателях.

Сведения о преподавателях необходимы как отделу кадров, так и руководителю училища и его помощнику для формирования наиболее полной картины о кадровом составе. Следовательно, указанная база данных должна содержать информацию о профессиональных параметрах преподавателя (стаж работы, образование, повышение квалификации, преподаваемые дисциплины и т.д.), личные данные сотрудника (паспортные данные, место жительства, увлечения, дети и т.д.), сведения о дополнительных обязанностях и общественной нагрузке.

D) Сведения о библиотечных фондах.

Эта база данных должна содержать структурированную информацию о библиотечных фондах по различным направлениям: книги по разделам, периодические издания, тематические сборники, пользователи библиотеки по категориям (преподаватели и студенты), архив видео и аудиоматериалов.

Таким образом, в результате проведения общего анализа деятельности ГОУ НПО ПУ №33, а также анализа информационной системы ГОУ НПО ПУ №33 были выявлены следующие недостатки:

· Отсутствие единого для учреждения доступа к информационным ресурсам (отсутствует единая база данных) по студентам, по учебным группам, по дисциплинам и т.д., что затрудняет управление образовательным процессом.

· Отсутствие единого информационного ресурса в электронном виде по кадровому обеспечению деятельности ГОУ НПО ПУ №33 (преподавательский состава), что снижает эффективность управления учреждением.

· Отсутствует структурированная информация об абитуриентах учебного заведения, что снижает эффективность реализации управленческих функций на входе учебного процесса.

· Отсутствует информационный ресурс библиотечного фонда в электронном виде, что затрудняет управление информационными ресурсами учебного процесса.

Кроме того, было проведено исследование пожеланий пользователей будущей информационно-справочной системы по таким направлениям: информация о студентах, информация о преподавателях и информация об абитуриентах и о библиотечном фонде. Это исследование дает возможность разработать концептуальные модели баз данных по указанным направлениям в составе информационно-справочной системы.

Следует учесть, что в перспективе развития данного образовательного учреждения имеется возможность создания на его основе образовательного комплекса, содержащего в своем составе профессионально-техническое училище и высшее учебное заведение, предоставляющее возможность получения высшего профессионального образования выпускникам ПТУ по родственным специальностям. Для формирования полноценной системы управления учреждением высшего профессионального образования тем более необходима структурированная информация, которая может быть представлена на основе запросов к базам данных.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ ГОУ НПО ПУ №33

3.1 Разработка концептуальной и инфологической модели информационно-справочной системы ГОУ НПО ПУ №33

На основе внешнего представления данных, то есть требований к данным со стороны пользователей, реализующих конкретную функцию, нами спроектирована полная совокупность всех требований к данным в виде концептуальной модели данных. Концептуальный уровень соответствует логическому аспекту представления данных определенного направления деятельности образовательного учреждения в интегрированном виде. Концептуальная модель состоит из множества экземпляров различных типов данных, структурированных в соответствии с требованиями к логической структуре базы данных в рамках информационно-справочной системы.

В ходе анализа информационной системы и требований пользователей к информационно-справочной системе ГОУ НПО ПУ №33 нами были выявлены четыре основных направления, по которым необходимо систематизировать информационную работу и разработать базы данных, для решения практических задач управления образовательным заведением. Базы данных будут содержать информацию по следующим направлениям:

1) Сведения об абитуриентах и вступительных экзаменах. Необходимы для использования информации и данных в работе приемной комиссии. Пользователем базы данных будет секретарь приемной комиссии. Потребность в отчетной информации испытывает председатель приемной комиссии, а также директор ГОУ НПО ПУ №33.

2) Сведения о студентах, обучающихся в ГОУ НПО ПУ №33. Необходима база данных для использования в работе учебно-методической части. Информация будет поступать из отдела кадров, из приемной комиссии, от классных руководителей. Пользователем будет методист учебного отдела. Отчетные сведения будут получать завуч, директор, классные руководители, заместитель директора по воспитательной работе.

3) Сведения о преподавателях ГОУ НПО ПУ №33. База данных будет использована в отделе кадров, пользователь - методист отдела кадров. Отчетная информация потребуется директору, начальнику отдела кадров и сотрудникам, организующим культурно-массовые мероприятия.

4) Сведения о библиотечных фондах образовательного учреждения. Информация базы данных необходима для упорядочивания информационных процессов в библиотеке. Пользователь - библиотекарь. Информация отчетного характера необходима главному бухгалтеру, директору, преподавателям.

Каждое из направлений будет использоваться для решения задач управления в определенной функциональной области. Структура бизнес процессов ГОУ НПО ПУ №3 такова, что каждая база данных предназначена для работы одного сотрудника (пользователя), а результаты его работы могут быть полезны высшему руководству (директору и др.). Следовательно, на данный момент и в ближайшей перспективе нет необходимости разрабатывать сложные структуры данных с возможностью распределенной обработки данных.

Однако, при необходимости должна предоставляться возможность преобразования базы данных, разработанной в конкретной СУБД в новую или существующую базу данных путем переноса данных и определений данных в новый формат и переноса объектов базы данных в структуру новой базы данных.

Рассмотрим более подробно каждую из баз данных.

База данных «Вступительные экзамены»

Определим первоначальные данные:

Абитуриенты - сведения об абитуриентах;

Дисциплины - сведения о дисциплинах, по которым сдаются вступительные экзамены;

Преподаватели - сведения о преподавателях, принимающих экзамены;

Экзамены - сведения о вступительных экзаменах на различные специальности;

Специальности - перечень специальностей, по которым ведется подготовка в образовательном учреждении;

Определение взаимосвязей.

Взаимосвязь выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим».

Например, один Абитуриент сдает много Экзаменов, один Преподаватель принимает несколько Дисциплин, один Экзамен связан с несколькими Дисциплинами, на одну Специальность поступает много Абитуриентов, а также на одну специальность много Экзаменов.

Таким образом, в базе данных Вступительные экзамены связи между всеми объектами будут «один ко многим». Это можно представить графически.

Рис.3.1 Связи «один ко многим» между объектами в базе данных Вступительные экзамены

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.1 Структура объектов базы данных «Вступительные экзамены»

№ объекта	Объект БД	Поля	Ключевое поле
1	2	3	4
Продолжение табл. 3.1
1	Экзамены	Код экзамена Код абитуриента Шифр специальности Код дисциплины Код преподавателя Результат контроля Дата экзамена № аудитории	Код экзамена
2	Дисциплины	Код дисциплины Название дисциплины	Код дисциплины
3	Преподаватели	Код преподавателя ФИО преподавателя Должность	Код преподавателя
4	Специальности	Код специальности Название специальности Шифр специальности Стоимость обучения Отделение	Код специальности
5	Абитуриенты	Код абитуриента ФИО абитуриента Документ об образовании Дата рождения Адрес Телефон Код специальности	Код абитуриента

База данных «Преподаватели»

Определим первоначальные данные:

Личные данные - сведения о сотруднике (ФИО, телефоны для связи, дата рождения, семейное положение);

Квалификация - сведения о повышении квалификации, выданных по ее итогам документах, имеющемся разряде и преподаваемых дисциплинах учебного плана;

Паспортные данные - сведения о регистрационном номере паспорта, месте рождения, количестве детей и т.д;

Работа - сведения о дате приема на работу, поощрениях и взысканиях, занимаемой должности и т.д.;

Дисциплины - сведения о посеместровом (почетвертном) плане проведения дисциплин, закрепленных за преподавателем.

Определение взаимосвязей.

Сотрудник (Личные данные) связан с одной Работой в одной должности, один Сотрудник имеет один вариант Паспортных данных, один Сотрудник проходит в год не более одного повышения Квалификации, а одна Дисциплина соответствует многим повышениям Квалификаций. Графически это будет выглядеть следующим образом.

Рис. 3.2 Связи между объектами в базе данных «Преподаватели»

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.2 Структура объектов базы данных «Вступительные экзамены»

№ объекта	Объект БД	Поля	Ключевое поле
1	2	3	4
1	Личные данные	Код сотрудника Фамилия Имя Отчество Дата рождения Адрес проживания Пол Телефон домашний Телефон мобильный	Код сотрудника
2	Паспортные данные	№ Паспорта ФИО Место рождения Кем выдан Дата выдачи Адрес прописки Код сотрудника Кол-во детей Семейное положение	№ Паспорта Код сотрудника
Продолжение табл. 3.2
3	Дисциплины	Код дисциплины Название дисциплины Семестр ФИО сотрудника Кол-во часов	Код дисциплины
4	Работа	Код сотрудника ФИО сотрудника Дата приема на работу Должность Поощрения Взыскания Разряд Рабочая неделя	Код сотрудника
5	Квалификация	Код сотрудника ФИО преподавателя Дата повышения квалификации Квалификация по диплому № диплома Название оконченного учебного заведения Разряд Код дисциплины	Код сотрудника

База данных «Студенты»

Определим первоначальные данные:

Студенты - сведения о студентах и группах, в которых они обучаются;

Награждения - сведения о награжденных студентах;

Личная карточка - сведения из личного дела студентов;

Дисциплины - сведения о дисциплинах;

Специальность - сведения о специальностях.

Определение взаимосвязей.

Таблица Студенты связана с таблицами Дисциплины и Награждения связями один ко многим, а с таблицей Личные карточки связью один к одному и с таблицей Специальности связью многие к одному. Таблицы Личная карточка и Специальность связаны с таблицами Награды и Дисциплины соответственно связью один ко многим. Это можно представить графически.

Рис. 3.3 Связи между объектами в базе данных Студенты

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.3 Структура объектов базы данных «Вступительные экзамены»

№ объекта	Объект БД	Поля	Ключевое поле
1	2	3	4
1	Студенты	Шифр студента ФИО Курс Шифр специальности № группы	Шифр студента
2	Дисциплины	Код дисциплины Название дисциплины Количество часов Курс Шифр специальности	Код дисциплины
3	Награды	Код награды Дата выдачи Шифр студента Грамоты Денежное вознаграждение	Код награды
4	Специальности	Название специальности Шифр специальности	Шифр специальности
5	Личные карточки	Шифр студента ФИО Оконченное учебное заведение Дата рождения Адрес Телефон Код специальности	Шифр студента

База данных «Библиотека»

Определим первоначальные данные:

Библиотечная карточка - содержит сведения о библиотечных фондах;

Вид авторства - сведения о видах авторства;

Место издания - сведения о месте издания;

Место хранения - содержит сведения о местах хранения книг, периодики, видеоматериалов;

Сигла хранения - информация о видах сигл хранения;

Город - сведения о кодах городов издания;

Тематика - перечень тематических разделов книг и других фондов;

Экземпляры - сведения об инвентарных номерах.

Определение взаимосвязей.

Основной таблицей является Библиотечная карточка, которая связана с Видом авторства, Сиглой хранения, Тематикой, Местом хранения связями типа многие к одному, а таблица Экземпляры связана с Библиотечной карточкой связью типа многие к одному. Кроме этого таблица Сигла хранения связана с Местом хранения, а таблица Место издания с Городом связями типа многие к одному. Это можно представить графически.

Рис. 3.4 Связи «многие к одному» между объектами в базе данных Библиотечные фонды

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.4 Структура объектов базы данных «Библиотечные фонды»

№ объекта	Объект БД	Поля	Ключевое поле
1	Библиотечная карточка	Шифр книги Название Код вида авторства Автор Код тематики Сигла хранения Код места издания	Шифр книги
2	Вид авторства	Код вида авторства Наименование вида авторства	Код вида авторства
3	Место издания	Код места издания Издательство Код города	Код места издания
4	Место хранения	Код места хранения Место хранения	Код места хранения
5	Сигла хранения	Сигла хранения Код места хранения	Сигла хранения
6	Город	Код города Наименование города	Код города
7	Тематика	Код тематики Наименование тематики	Код тематики
8	Экземпляры	Шифр книги Инвентаризационный номер	Шифр книги

3.2 Разработка баз данных и инструкций пользователям информационно-справочной системы

Опишем состав объектов БД «Вступительные экзамены» и порядок работы с БД.

Объекты БД - это таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули и страницы. Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Абитуриенты, Дисциплины, Преподаватели, Экзамены и Специальности.

Формы, входящие в состав БД: Кнопочная форма, Абитуриенты, Специальности, Экзамены, Преподаватели, Автоформа Экзамены, Дисциплины.

Запросы: запрос с параметром по должности, запрос по двоечникам, запрос по отличникам, запрос с параметром по специальностям.

Отчеты, входящие в состав БД, формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: форму Абитуриенты, форму Специальности, форму Преподаватели, автоформу Экзамены, форму Дисциплины, отчеты по четырем запросам и кнопку выхода из БД.

Рис. 3.5 Окно изменения страницы кнопочной формы БД «Вступительные экзамены»

Основные элементы (объекты) базы данных представлены на следующих рисунках.

Рис. 3.6 Основные объекты БД «Вступительные экзамены»

Форма Дисциплины, также как и другие формы предназначены для добавления и редактирования записей.

Форма Экзамены позволяет редактировать сведения, относящиеся к вступительным экзаменам.

Рис 3.7 Форма Экзамен БД «Вступительные экзамены»

Таблица Абитуриенты содержит сведения об абитуриентах. Как и форма, она предназначена для редактирования записей и хранения информации об абитуриентах

Рис. 3.8 Вид таблицы Абитуриенты в БД «Вступительные экзамены»

Запросы реализуют наиболее важные функции БД, а именно выбор информации, удовлетворяющей каким-либо условиям. Например, запрос по отличникам, запрос по двоечникам.



Рис. 3.9 результат обработки информации запросом по двоечникам БД «Вступительные экзамены»

Еще один запрос - запрос по специальностям - работает следующим образом: после его активации возникает окно Введите параметр (введите специальность), в котором надо набрать название специальности, после чего появится результат обработки данных БД.

Рис. 3.10 Окно ввода параметра специальность для работы запроса по специальностям

Рис 3.11 Результат работы запроса по специальностям

Опишем состав объектов БД «Преподаватели».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Личные данные, Паспортные данные, Работа, Квалификация, Дисциплины.

Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма, Сводная таблица, Личные данные, Паспортные данные, Работа, Квалификация, Дисциплины.

Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы с параметрами о сотрудниках по номеру телефона, по количеству детей, по дате рождения и по квалификации, запрос дисциплины по семестрам.

Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: форму Сводная таблица, форму Личные данные, форму Паспортные данные, форму Работа, форму Квалификация, форму Дисциплины, отчеты по шести запросам и кнопку выхода из БД.

Рис. 3.12 Кнопочная форма БД «Преподаватели»

Основные элементы (объекты) базы данных представлены на следующих рисунках. Вносить изменения в структуру таблиц можно открыв любую из них в режиме конструктора.

Рис. 3.13 Режим конструктора таблицы Дисциплины

Формы БД предназначены для внесения и редактирования записей.

Рис. 3.14 Форма Паспортные данные БД «Преподаватели»

Все запросы в БД с параметром, то есть при активации запроса необходимо ввести параметр, например, количество детей, после чего будет получен результат обработки сведений в БД.

Рис. 3.15 Запрос по количеству детей БД «Преподаватели»

Кроме того в БД есть сводная таблица, открывающаяся со страницы Кнопочной формы. Она предназначена для ввода наиболее значительных данных по преподавателям.



Рис. 3.16 Сводная таблица по преподавателям БД «Преподаватели»

Опишем состав объектов БД «Студенты».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Дисциплины, Личная карточка, Награжденные студенты, Специальность, Студенты.

Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма, Награжденные студенты, Студенты, Специальность, Дисциплины.

Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы о количестве награжденных студентов, запрос о дисциплинах, запрос о специальностях и о студентах, получивших награду.

Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: редактирование формы Студенты, отчеты по ранее перечисленным запросам, печать отчетов и выход из БД.

Рис. 3.17 Кнопочная форма БД «Студенты»

Например, отчет по награжденным студентам выглядит следующим образом:

Рис. 3.18 Отчет по награжденным студентам БД «Студенты»

Таблица Студенты содержит наиболее полную информацию о студентах.

Рис. 3.19 Таблица Студенты БД «Студенты»

Все объекты БД призваны для упорядочивания информации, касающейся студентов ПУ №33.

Опишем состав объектов и указания пользователям БД «Библиотека».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Библиотечная карточка, Вид авторства, Место издания, Место хранения, Сигла хранения, Город, Тематика, Экземпляры. Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма и формы по всем перечисленным таблицам. Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы по месту издания, запрос по тематике, запрос по количеству книг с определенным годом издания. Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании сведений в библиотечной карточке.



Рис. 3.20 Библиотечная карточка БД «Библиотека»

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: Библиотечная карточка, информация по запросам, отчет по карточке и выход из БД.

Рис. 3.21 Кнопочная форма БД «Библиотека»

После открытия объекта Информация по запросам, осуществляется переход на новую страницу кнопочной формы, представляющую доступ к открытию запросов.

Рис 3.22 Страница Кнопочной формы Информация о книгах в библиотеке

Объект кнопочной формы Библиотечная карточка открывает доступ ко всем формам БД.

Таким образом, нами была разработана информационно-справочная система, состоящая из четырех БД для разграничения доступа к информации и удобства использования в различных подразделениях ГОУ НПО ПУ № 33.

РАЗДЕЛ 4. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ

Эффективность любого вида деятельности, любого процесса, системы, в том числе социальной и хозяйственной, отдельного действия/операции, является его главной характеристикой, определяющей целесообразность их существования и применения См.: Грищенко О.В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия// Административно-управленческий портал. - Режим доступа http://www.aup.ru/books/m67/1.htm.

Определение эффективности - ключевая проблема, решение которой в обобщенном виде продолжается уже несколько столетий и лежит в поле зрения философских, экономических, технических и социальных наук.

В большинстве случаев эффективность увязывает качественные характеристики процесса с его целью, силами/ средствами ее достижения и полученным результатом. Информация же о деятельности, процессе или системе является неотъемлемой частью управления.

Эти логические построения приводят к тому, что вопрос эффективности информационно-аналитической или же информационно-поисковой деятельности неразрывно связан с эффективностью управления. При этом связь эта носит неоднозначный характер: высокая эффективность информационно-поисковой деятельности может повысить эффективность управления. Но эффективность управления может достигаться и без эффективности информационно-поисковой деятельности вовсе, например, базируясь на опыте и интуиции субъекта управления и удачном построении структуры деятельности без использования банков и баз данных на базе современных информационных технологий.

Если говорить об эффективности информационно-аналитической работы на конкретном хозяйствующем субъекте, то стоит заметить, что она зависит не столько от технического обеспечения и масштаба обрабатываемых информационных потоков, сколько от четкой постановки задач и непосредственного взаимодействия с потребителями аналитических материалов См.: Доронин А. Информационно-аналитическая работа: основные принципы. //Психология для руководителя [Электронный ресурс]. - Режим доступа http://www.inter-press.ru/articles/detail/237.

В целом, по отношению к такому сложному и неоднозначному виду деятельности, как информационно-аналитическая работа применение понятия «эффективности» представляет особую сложность, продиктованную, кроме всего, еще и пониманием цели, субъекта/ объекта деятельности и подходом к определению эффективности информационно-справочных систем, а также ее местом в системе управления.

Расчет эффективности по указанной методике применим к любой информационной деятельности, в том числе и к информационно-поисковой. Однако, разработана она была для оценки результативности информационно-аналитических систем. Данная схема (см. Приложение Д) и попытка численного выражения эффективности ИАД характерна для увязки цели, объектов и субъектов деятельности через единый управляющий деятельностью субъект оперативного управления.

В данном случае мнимый характер оценки эффективности объясняется неизбежной субъективностью оценки внутреннего оперативного управляющего и его зависимостью от конечного результата (т.е. также от объективной и субъективных оценок его управленческой деятельности в целом). При этом вводится коэффициент мнимой эффективности, рассчитываемый по формуле:

К эф.мн. = К пси. * С выд. /С затрат(4.1)

Где: С выд - выделенные на информационно-справочную систему ресурсы, С затрат - себестоимость применяемых методов и средств, К пси. - субъективно оцениваемый психологический эффект меры достижения цели оперативного управления с использованием информационно-справочной системы.

Кроме этого, можно рассчитать коэффициент заданной эффективности, по формуле:

К эф.задан. = К общ. * С выд. /С затрат(4.2)

Где: К общ. - субъективно оцениваемый эффект комфортности среды.

Рассчитаем оба коэффициента.

К эф. мн.= 0,7*1=0,7 К эф. задан.=0,6*1=0,6

Внедрение в организации информационно-справочной системы может принести ряд преимуществ, а именно:

· обеспечение качественной, достоверной, своевременной учётной информации, а также механизмов поддержания её в актуальном состоянии;

· кроме того, осуществление непрерывного разнопланового мониторинга ситуации по предметным областям, что обеспечит отслеживание состояния и выявление новых проблем в этих сферах деятельности образовательного учреждения;

· повышение эффективности принимаемых решений, за счет предоставления оперативной информации;

· использование системы приведет к увеличению массивов обрабатываемой информации;

· кроме того, интерфейс системы достаточно прост, а следовательно, пользователи смогут приступить к работе сразу, то есть экономия времени на обучение сотрудников системе.

Таким образом, мы рассчитали коэффициенты мнимой и заданной эффективности, учитывающие не только количественные (стоимостные) показатели информационно-справочной системы, но качественные параметры оперативного управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вопрос систематизации информации является одним из актуальнейших вопросов управления. Наличие в рамках корпоративной информационной системы информационно-справочного компонента дает возможность использовать еще один инструмент, позволяющий повысить эффективность управления организацией. Информационно-справочная система предоставляет оперативный доступ к информации, помогает в создании единого информационного пространства для всех уровней управления, упрощает регистрацию данных и их обработку, позволяет регистрировать информацию в режиме реального времени в том месте, где она появилась, способствует снижению трудозатрат и распределению их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.

В ходе работы над данным проектом нами были проанализированы теоретические основы проектирования информационно-справочных систем. В результате анализа было определено значение информационно-справочных компонент в корпоративных информационных системах и рассмотрены этапы проектирования информационно-справочных систем.

Далее в процессе решения задач проектирования была дана характеристика информационной системе ГОУ НПО ПУ №33. Анализ деятельности Государственного образовательного учреждения «Профессиональное училище № 33 г. Белгорода» показал, что: учреждение является перспективным и динамично развивающимся; свою деятельность осуществляет в соответствии с нормативно-правовыми актами различных уровней; главной задачей является создание необходимых условий для удовлетворения потребности личности в получении начального профессионального образования, конкретной профессии, соответствующего уровня квалификации, с возможностью повышения общего образовательного уровня обучающихся, не имеющих среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения трудовых навыков для выполнения определенной работы; решению задач в рамках достижения указанной цели способствует, в том числе, и развитие информационной системы ГОУ НПО ПУ № 33, которую в свою очередь можно оценить как удовлетворительную; -была выявлена необходимость проектирования информационно-справочной системы для повышения эффективности управления ГОУ НПО ПУ № 33.

Путем интервьюирования руководителя организации нами были выявлены наиболее важные направления деятельности, по которым необходимы сведения в составе информационно-справочной системы. Таким образом, была получена общая структура информационно-справочной системы, в составе которой имеется четыре базы данных, характеризующих предметные области деятельности ПУ №33. Это такие направления как: сведения об абитуриентах, сведения о студентах, сведения о преподавателях, сведения о библиотечных фондах.

Для разрабатываемой информационно-справочной системы предполагается отдельная работа каждого пользователя с конкретной базой данных. Для ввода предполагается наличие специальных форм, а производить ввод будет сотрудник, ответственный за конкретную базу.

Общие требования ко всем базам данных информационно-справочной системы были нами проанализированы и были сформулированы основные задачи проектирования информационно-справочной системы:

1. Возможность внесения в БД новых данных, наращивание массива записей в объектах базы данных.

2. Удобство и наглядность использования объектов баз данных.

3. Обеспечение эффективного выполнения запросов к содержимому БД для поиска нужных данных и информации.

4. Формирование полноценных отчетов по результатам выполнения запросов.

Далее мы спроектировали и создали базы данных, которые содержат информацию по следующим направлениям: