Проектирование информационной системы для менеджера турфирмы

Рисунок 25. Диалоговое окно с выбором типа Базы Данных

Далее следует создать связи, физической модели через панель навигации file -> connections. В появившимся окне видим какую базу данных будет использовать программное обеспечение. В главной части окна выбираем из папки нашу базу данных и нажимаем connect (соединится).

Далее нажимаем Reverse Engineering, для выбора каких таблиц будет создана физическая модель.

Примечание: на момент написания выпускной квалификационной работы, в Toad Data Modeler не присутствовал Microsoft Access 2013 и не видел родительской (ключевой) строки, несмотря на её присутствие в базе.

После проведения всех манипуляций, программа автоматически создает структуру физической модели.

Рисунок 26. Диалоговое окно создания съедения базы данных

Рисунок 27. Вывод Физической модели

Логическая модель

Логическая модель данных рассматривается как система общих понятий, необходимых для разработки базы данных.Что избежать излишнего текста, приведу пример, по аналогии с первыми шагами в построении физической модели. Вместо физической модели, будем использовать логическую.

Рисунок 28. Вывод Логической модели

Таким же образом получаем готовую логическую модель, которая понадобится для детального рассмотрения в будущих доработках базы данных.

Выводы по второму разделу

Турфирма, это не большой аппарат в сфере туризма, обрабатывающая ежедневного относительно небольшое количество туристов, и имеющая неопределенную структуру. В данном разделе были рассмотрены основные функции деятельности менеджера турфирмы.

Для понимания структуры деятельности, построена модель бизнес-процессов в нотации IDEF0. Данная модель не является комплексной и не охватывает все аспекты работ и взаимодействий между туристом и менеджером, так как это уводит от обучения выделенного объекта исследования.

Основным объектом исследования стал менеджер турфирмы и его деятельность внутри фирмы. Чтобы осознать в каком направлении нужно проектировать базу данных и в целом информационную систему, были рассмотрены основные виды работы менеджера, с которыми он сталкивается каждый день, а именно оформление путевок, а так же проведена декомпозиция процесса «копии» для побелее детального рассмотрения процессов на начальном этапе при оформлении туриста. Хочу подчеркнуть, что модель бизнес-процессов упускает некоторые нюансы, в работе с которыми сталкивается менеджер турфирмы, такие как сторонние задания малым образом относящиеся к его работе, а так же нюансы связанные с документами, так как необходимость в определенных типах документах ежедневно может изменяться, так же необходимо понимать, что сейчас идет переход паспортов граждан на пластиковые карточки, которые в последствии заменять в целом паспорт, и вопрос в надобности документов при наличии данной карты, пока не известен.

Проанализируем смоделированную диаграмму, чтобы понять, что нужно автоматизировать в деятельности менеджера, на период оформления туриста. На схемах видно, что среднестатистический менеджер имеет небольшую загруженность, но для увеличения пропускной способности, его рабочее место необходимо автоматизировать, для более комфортабельной работы.

В каждой турфирме, закупка компьютеров для их деятельность, идет через официальные источники, а значит, что компьютеры идут с предустановленным программным обеспечением и в корне может изменить затраты на докупку, дополнительных программ для последующей оптимизации работы менеджера.

Рассмотрим среднестатистические данные компьютеров закупаемые турфирмой:

Таблица 1

Процессор	Intel Core i3 ->
Оперативная память	4 GB Ram ->
Установленная ОС	MS Windows 7
Предустановленное ПО	MS Office
Наличие органов управления/ монитор	Комплект (мышь, клавиатура), монитор в наличии

Как мы можем видеть в таблице, установленное программное обеспечение включает в себя компоненты Microsoft Office, а это значит, что туда входят главным образом Microsoft Excel и Microsoft Access, что значительно упрощает задачу для автоматизации рабочего места менеджера.

Теперь перейдем к схеме бизнес-процессов, на которой представлено оформление менеджером туриста. Процесс имеет не большой вид, и чаще всего менеджеры используют веб интерфейс с доступом в систему туроператора предлагающего путевки. Таким образом встает вопрос «а как приобрести собственную клиентскую базу». Для этих задач на компьютере менеджера уже приобретено программное обеспечение в виде Microsoft Office. Задача становится проще при наличии данного пакета.

Плюсы данного пакета в том:

1. Имеет низкую цену.

2. Огромное количества обучающего материала на сайте разработчика.

3. Прост в эксплуатации.

4. Последние версии кроссплатформенны и могут использоваться при удаленном доступе.

5. Имеет знакомый для современного человека рабочее пространство.

6. Возможность создавать формы прямиком в acess для быстрого пополнения информационной системы.

7. Занимает небольшое место в памяти компьютера и на жестком диске.

8. Техническая поддержка Microsoft, это грамотные специалисты в вопросах по продукции фирмы.

9. Лицензия одного пакета распространяется на несколько компьютеров (от 3 до 5).

Рабочее пространство менеджера для пополнения клиентской базы при оформлении туристов, будет формироваться в Microsoft Access, используя формы с основными данными, что данным с практической точки зрения ускоряет работу всего предприятия и не требует огромного времени для обучения менеджера в данной рабочей среде.

Существует множество видов турфирм, которые некачественно выполняют свою работу и приобретают нелицензированные продукты Microsoft, и из-за чего могут столкнутся с некоторыми нюансами, такие как отказ работы, постоянные зависания программ, некорректная работа и потеря данных. Такой вид турфирмы приведен как пример, и хочу отметить, что разработанная система использует полную фирменную лицензию компании и будет установлена на компьютер с лицензионной копией.

3. Разработка информационной системы

Информационная система это неотъемлемая часть жизни, любого предприятия, на котором происходят производственные процессы, однако недобросовестные руководители, полагаются на такие кадры как «безотказный работки», который будет выполнять всю работу какую вздумается дать руководитель человеку. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, даже просто плана как потеря номера клиента, следует установить разработать информационную систему средствами Microsoft Access, с которой в последствии будет работать менеджер турфирмы.

3.1 Установка необходимого программного обеспечения для разработки и внедрения системы

Установка для разработки, была выбрана online, а именно программные продукты которые распространяются через интернет. В нашем случае это решения Microsoft Office 2013, и Toad Process Modeler.

Установка Microsoft Office.

Первичным этапом установки программного обеспечения для разработки, является регистрация id в системе Microsoft live. Это сделано для того чтобы пользователь мог синхронизировать свои файлы не только между продуктами, но и для хранения и учета их в аккаунте live. При регистрации аккаунта получаем полный комплект услуг от Microsoft начиная с простой почты, до облачного хранения SkyDrive, а так же online аналоги основных программ Excel, Word и другие, в которых так же можно производить редактуру, но только в режиме ограниченной функциональности. Такой метод предоставления сервисов очень практичен, и в последние годы набирает популярность, не только в Microsoft, но в первую очередь в компании Google которые так же дают пользователю забыть об offline рабочей среде.

Подключившись к аккаунту, следует перейти в раздел продуктов и скачать те пакеты которые требуются для разработки, а именно пакет Microsoft Office Home Premium, к который входят компоненты Word, Excel, Outlook и Access. Мастер установки сам установит все необходимые компоненты для корректной работы пакета.

Первый запуск осуществляется с ярлыков созданных на рабочем столе компьютера. В появившимся окне появляется форма регистрации или авторизации пользователя, вводим свой live id (он же имеет название почтового ящика), и далее появляется форма для ввода лицензионного ключа который обычно пишется на коробке с продуктом. Установленная мною версия имеет электронный вид и распространяется по сети, значит нужно выбрать меню «получение ключа через интернет». Выпадает окно со всеми необходимыми данными, а именно:

1. Почта

2. ФИО

3. Место жительства

4. Код города

5. Номера телефонов

6. Логин/пароль

7. Ключевые вопросы

8. Оплата

В поле «оплата указываем», способ оплаты пластиковой карточкой Visa. Данный вид оплаты очень удобен, для исключения хранения бумажных и пластиковых коробок. Имея в наличии онлайн сертификат на приобретения продуктов Microsoft по специальной цене, я приобрел данный пакет за невысокую стоимость равную 675 рублям для 3 копий. В способе оплаты можно было указать количество копий, но на турагентство не понадобится более 3 копий.

Всё продукт активирован и теперь переходим к настройке всего пакета. Имея на рука ранние версии MS Office, Office 365 импортирует уже основные настройки для удобной работы пользователя установки, такие как стили текста, основные использовавшиеся шрифты, интервалы и отступы. Чтобы в дальнейшем избежать потери данных следует авторизоваться в меню «файл» и ввести логин и пароль live id. Теперь в случае сбоя операционной системы, Office 365 автоматически создает резервные копии на сервере облачного хранения SkyDrive. Все эти действия не занимают и 10 минут, что значительно сокращает время установки в отличии от других версий продукта.

Среда работы, отличается более лаконичным дизайном и имеет локальные цвета, что значительно упрощает восприятие и облегчает работу в новом Office. Плавность работы не требует доработки со стороны пользователя, так как разработчики позаботились об этой проблеме и новый продукт работает исходя из конфигурации компьютера, а значит не придётся использовать файл подкачки виртуальной памяти, чтобы соответствовать техническим характеристикам программы.

Крайне простая настройка, не потребует от пользователя новых навыков, а так же не создаст проблем с потерей данных. К о всему прочему, такая система позаимствованная у корпорации Google позволяет делится своими наработками через социальные сети. Стоит отметить, что Microsoft Office не устанавливает дополнительного программного обеспечения, так как в системе Microsoft Windows, уже предусмотрены все необходимые компоненты для корректной работоспособности обеспечения

Следующий этап, этап установки Toad Process Modeler, для структурирования, созданной концептуальной базы данных. Потребуется доступ в интернет. Зайдя на сайт разработчика, скачиваем установочный пакет программы, который является бесплатным и не потребует лишних затрат. После скачивания программы, стоит просто запустить установщик и указать место для установки программного обеспечения. Довольно несложная манипуляция, и не займет более 3-5 минут в зависимости от скорости интернета. Все нужные библиотеки dll Toad Proces Modeler устанавливает по ходу всей установки продукта и обращается к ним, только когда того требует процесс.

На данном этапе процесс установки и настройки среды разработки программного обеспечения завершается и можно переходить к самой разработке использовав установленные компоненты

3.2 Разработка концептуальной модели базы данных в Microsoft Access

Отвечая на вопрос «Что такое концептуальная база данных», можно найти множество ответов, но в случае с разработкой базы данных для менеджера турфирмы, важным аспектов является сохранение всех данных о клиенте и дальнейшая связь с ним. Так же современная база данных включается в себя не только таблицы и множество информации, а так же пользовательский интерфейс, созданный для того чтобы автоматизировать пополнения базы всеми нужными данными.

В первую очередь следует понимать, какие данные будет будут записываться в базу данных при её наполнении и необходимые для полной деятельности менеджера турфирмы, а именно это:

1. Фамилия, имя, отчество туриста

2. Место жительства

3. Данные паспорта

4. Телефон для связи с клиентом

Такова будет структура первой таблицы для клиентов, в которую будет записывается вся информация.

Следующей таблицей станет таблица «менеджеров», в которой менеджеры осуществившие продажу тура будут пополнять базу для последующего анализа продаж, и выплат премиальных средств менеджеру.

Такая таблица должна иметь следующий вид:

1. Фамилия, имя отчество менеджера, продавшего турпакет.

2. Фамилию, имя отчество туриста.

3. Страна в которую отправился турист, так же возможно использовать этот блок для последующего анализа в предоставлении информации туристу о часто посещаемых странах.

4. Стоимость проданного тура, исчисляемого в рублях.

5. Название отеля, так же можно будет использовать для анализа.

6. Количество мест, оформленных туристом для проживания в отеле.

7. Пакет: трансфер, отель, экскурсии, питание

Такой вид предусматривает простое заполнения без излишней информации которая в конечном итоге может просто мешаться для получения данных о клиенте.

Далее следует создать таблицу с уже существующими, турами и их ценами в виде страны и стоимости посещения, данными которыми будет руководствоваться менеджер для предоставления информации клиенту.

Важным фактором, является тот момент, что менеджеры турфирмы, используют системы бронирования туроператоров, которые расположены на их сайте, и подключится к такой системе можно только в том случае если менеджер имеет пароль, от системы. Этот пароль чаще всего выдается руководителем и имеет статус «общий», чтобы избежать лишнего времени затраты при подсчете. Поэтому наша система будет создана для дублирующей информации, которой может использовать менеджер для уточнения.

Разработка создания базы данных начинается с нового проекта, пустой таблицы имеющее только под собой бумажное основание.

Так выглядит новая таблица менеджеров, интересным фактором и преимущество среди старых версий Access, выставляет ключевое поле автоматически. Ввод полей в таблицу предоставляется путем создания текстовых полей для столбцов «менеджер», «покупатель», «тур», «пакет». Для столбца «дата отправления» и «дата прибытия», задается тип дата. Для столбца «стоимость», нужно задать тип денежный, и по умолчанию в установках записаны рубли, что облегчает выполнение задачи.



Рисунок 29. Таблица1. Загатовка для таблицы менеджеров

Следующим шагом создаем и дополняем все необходимые столбцы информацией, а именно отель и количество мест оформленных туристом.

Для столбца «отель» задается тип значения «текстовой» для последующей обработки текстовыми данными. И для более полной картины дополняем информацию в других столбца информации, чтобы в будущем было с чем работать на примере.

Рисунок 30. Дополнения полей в таблицу 1

Рисунок 31. Выбор числового типа для поля

Следующий тип столбца «числовой», для указания количества мест оформленных туристом в номере отеля.

Таким образом получаем следующую таблицу (рисунок 32), почти готовую для эксплуатации.

Рисунок 32. Готовая таблица менеджеров

Далее производим полное дополнения основной таблицы менеджеров и сохраняем полученные наработки для продолжения проектирования.

Рисунок 33. Сохранение таблицы

Важно указать название таблицы, чтобы в последующих шагах при создании форм не путаться, и была возможность установить связи между таблицами.

Следующим шагом, станет создание таблицы «туры», для создания базы существующих в наличии у туроператоров доступных туров. Представленные на рисунке 30, таблицы будут заполнятся при обновлении базы менеджеров, что является очень удобным инструментом для предоставлении информации туристам интересующихся, в какую страну можно отправится с помощью данных услуг турфирмы.

Рисунок 34. Создание таблицы «ТУРЫ»

В следующем шаге необходимо создать базу данных, о клиентах где будут указываться все необходимые данные и пополнятся за счёт таблицы менеджеров.

.

Рисунок 35. Создание таблицы «Клиенты»

Все делается по аналогии с другими таблицами, где поля имеют значения числовых показателей, там выставляется тип числовой, где поля текстовые носят значения там типы значений текстовые.

Теперь можно провести первичную взаимосвязь с таблицами, используя мастер-связей, для проверки работоспособности табличных данных и выявления недочетов.

На рисунке 32 показано, что таблицы работают исправно имея между собой связи. В конечном итоге данные связи могут изменится из-за внесения коррективов в табличные данные.

Следующий этап, в создании информационной системы менеджера турфирмы будет, будет создание необходимых фор для автоматизации заполнения контента таблиц средствами access.

Для этого нам понадобится использовать мастер создания форм и как конструктор собирать поля с данными из таблиц на холсте.

Рисунок 36. Первичная проверка связей.

Рисунок 37. Создание диалогового окна «Оформление Тура»

На форме дублируются названия столбцов взятые из первой таблицы, таблицы «менеджеров», это потребуется для того чтобы правильно, заносить информацию в поля. Поля имеют следующую структуру: менеджер, покупатель, стоимость, пакет, отель, количество мест, дата отправления и дата прибытия.

Для проверки работоспособности нужно вывести форму, в отдельное окно, и проверить заполняемость таблицы как показано на рисунке 34.

Рисунок 38. Вывод формы в как внешний элемент.

Продолжая создавать формы регистраций, приступим к формам пополнения базы данных о клиентах, куда будет вносится вся основная информация. Продолжая использование конструктора форм, поля берем с ранее созданной таблицы «клиенты», это поможет ускорить процесс добавления информации и упростить систему регистрации клиентов в базе.

Фон всех форм, будет использоваться белый для более чёткого восприятия основных полей заполнения. Таким образом создадим минималистический стиль системы и в то же время очень практичный.

Рисунок 39. Создание формы для «Клиентской Базы»

Рисунок 35, наглядно показывает форму со следующими полями: покупатель, номер телефона, данные паспорта, место жительства. Эти поля взяты из таблиц клиентской базы, а так же добавлена функция автонабора номера телефона, для быстрой связи средствами Skype.

Для проверки работоспособности впишем несколько имен и данных о клиентах и попробуем добавить их в базу данных о клиентах.

Рисунок 40. Тест таблицы

Рисунок 40, показывает, что использовав данные с рисунка 39, у нас получилось создать форму добавления данных о клиенте в соответствующую базу, путем простого нажатия на кнопку «добавить».

Рисунок 41.Проверка работоспособности

Проверяя завершенность работоспособности всех форм, не маловажны фактором является их оформление, поэтому средствами Adobe Photoshop, был создан простой логотип на основе шрифтов Helvetic Normal и Helvetic Bold в чёрных тонах. Остальной вид формы был доработан более правильным размещением элементов добавления информации и настройки органов управления приятным, локальным синим цветом.

Для наглядного примера приведу, получившуюся в конечном итоге связь (рисунок 38), которая в последствии всех манипуляций видоизменилась и получила более продуктивный вид.

Рисунок 42. Конечные связи таблиц

На этом этапе завершается разработка базы данных и проектирование информационной системы для менеджера турфирмы. Работоспособность данной системы проверена в полной мере и её внедрение не потребует огромных затрат, так как достаточно скопировать имеющийся файл информационной системы с компьютера на котором она была разработана и оставить на компьютере менеджера, который в последствии будет работать с этой системой.

Совместимость разработанной базы данных в Microsoft Access не выдаст ошибок с программным обеспечением Microsoft более ранних версии, а значит проблем при внедрении дело должно произойти, так как последние версии очень хорошо сочетаются между собой за исключением давних версий.

Следующий этап разработки, является моделирование логической и физической модели баз данных.

Microsoft Access не позволяет создать такие модели, поэтому было принято решение создать данные модели средствами Toad Data Modeler 4.3.

Toad Data Modeler 4.3. Бесплатный и имеющий аналоговые возможности Erwin продукт. С полным набором всех существующих баз данных начиная от Microsoft Access заканчивая форматами баз данных Oracle и MySql. Данный продукт позволяет структурировать, описывать и анализировать базу данных, как в физической так и в логической модели.

Выводы по третьему разделу

На ранее, выбранной платформе Microsoft Access, была разработана информационная система для менеджера турфирмы.

Спроектированы логическая и физическая модели базы данных. Созданные формы управления помогут менеджеру не самолично прописывать каждую строку базы данных, а в автоматическом порядке формировать в один клик.

Так же детально была рассмотрена установка и настройка программного обеспечения для решения поставленной задачи на платформах Microsoft.

Ориентируясь на социальные online сервисы, был создан аккаунт в котором с легкостью и безопасностью можно хранить фирменные наработки. А также дистанционно редактировать и вносить коррективы созданные ранее базы данных.

В конечном итоге мы получили полнофункциональную небольшую, информационную систему для менеджера турфирмы, которая поможет на начальном этапе увеличить пропускную способность туристов и повысит эффективность работы предприятия за счёт сохранения бюджетных средств, малого объема и легкого управления.

Заключение

В результате выполнения выпускной квалификационной работы спроектирована информационная система средствами Microsoft Access и Toad Data Modeler, для менеджера турфирмы.

При написании выпускной квалификационной работы были решены следующие задачи.

Рассмотрены информационные системы, различных туроператоров и всевозможных представленных на рынке, на основе которых и создавалась ИС.

Проанализирована работа менеджера турфирмы, в частности процесс подбора тура и документооборота, где были выявлены на практике моменты которые нужно автоматизировать для создания полной и классической базы данных для турагентств.

Средством для моделирования и документирования бизнес-процессов - All Fusion Process Modeler 7 были спроектированы бизнес-процесс в нотации idef0 и dfd, отражающие в целом взаимодействие менеджера турфирмы с туристами.

Данная система уникальна и подойдет для любого турагентства на начально этапе своего развития и поможет ускорить становления предприятия на рынке турбизнеса используя минимальные средства как с финансовой точки зрения так и программно-технической, ведь скорость, а именно время оформления документов в современном мире ценится дороже любого золота и делая выводы на полученных данных главным образом разработка имеет социально-культурную значимость так как имеет дело обращение граждан в турфирмы которые предоставляют досуг культурного и просветительного характера.

Для улучшения работы самой информационной системы и создание её на мобильных устройствах потребуется дополнительное программное обеспечение и изучения языков программирования, а так же дополнительные финансовые ресурсы и опытные специалисты для портирование данной системы на разные платформы помимо Microsoft Windows.

Список использованных источников

Литература:

1. Гвоздева Т. В. Баллод Б. А., Проектирование информационных систем [Книга]. - Ростов н/д : Феникс, 2009.

2. Голицына О.Л. Максимов Н.В., Информационные системы [Книга]. - Москва : ММИЭИФП, 2004.

3. Дубейковский В. И. Практика функционального моделирования с AllFusion Process Modeler 4.1. Где? Зачем? Как? [Книга]. - Москва : Диалог-МИФИ, 2004.

4. Запесоцкий А. С. Стратегический маркетинг в туризме. Теория и практика [Книга]. - СПб : СПбГУП, 2003.

5. Петров В. Н. Информационные системы [Книга]. - СПб : Питер, 2006.

6. Путькина Л.В. Пискунова Т.Г., Интеллектуальные информационные системы [Книга]. - СПб : СПбГУП, 2008.

7. Рыбина Г.В. Основы построения интеллектуальных систем: учебное пособие [Книга]. - Москва : ИНФРА-М, 2010.

8. Lambert M Surhone Mariam T Tennoe,Susan F Henssonow «Toad Data Modeler» 2010 год Google Play Toad Data Modeler [Книга]. - [б.м.] : Google Play, 2010.

9. McLaughlin Michael MySQL Workbench: Data Modeling & Development [Book]. - [s.l.] : e-books, 2013.

10. Roger Jennings Access 2013 In Depth [Книга]. - [б.м.] : Google Play, 2012.

Нормативная документация:

11. Федеральный закон Российской Федерации от 24 ноября 1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов РФ от 10.01.2003 № 15-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 05.02.2007 № 12-ФЗ)

12. Федеральный закон Российской Федерации от 5 февраля 2007 г. № 12-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об основах туристской деятельности в Российской Федерации “»

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 18 июля 2007 г. № 452 «Об утверждении правил оказания услуг по реализации туристского продукта»

Стандарты

14. ISO 9000 - требования к системе менеджмента качества организаций и предприятий.

Интернет ресурсы:

15. Официальный сайт Miscrosoft [Пакет установки Microsoft Office 365] // URL: http://office.microsoft.com/ru-RU

16. Официальное сообщество ToadWorld [Пакет установки Toad Data Modeler] //URL: http://www.toadworld.com/

17. Офицальный представитель в России CA Allfusion [Пакет установки] //URL: http://www.interface.ru/home.asp?artId=102

Размещено на Allbest.ru