Информационные процессы в управлении организацией

списание документов в дело;

передача дел в архив предприятия и ведение архива;

рассылка исходящей корреспонденции;

подготовка проектов документов и поручений и проведение процедур их согласования и утверждения;

поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе продукта следует детально и тщательно рассматривать возможности каждого из них.

Поскольку требования к свойствам системы при решении сходных задач в тех или иных подразделениях одной и той же организации могут значительно разниться, важным качеством АИС ДОУ является ее функциональная полнота.

При анализе функциональности надо отделить первостепенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных и порожденных в основном боязнью изменений и другими психологическими причинами. Практика показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Эксплуатационные характеристики АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев ее выбора, и оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы:

простоту ввода в действие;

масштабируемость;

разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;

важность протоколирования работы;

адаптируемость;

наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АИС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная АИС ДОУ должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Так как во многих случаях внедряемая АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.

Масштабируемость. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно автоматизируются различные подразделения. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы. АИС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их карточкам, так и ко всем этапам документооборота, включая наложение резолюций руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать, и прочих), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае, если АИС ДОУ является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФАПСИ средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежности. Средства администрирования АИС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АИС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ (таблица 3):

Таблица 3

Сравнительные характеристики АИС ДОУ

Примечания:

+- высокая степень выражения данного свойства.

>+/- - средняя степень выражения данного свойства.

- - низкая степень выражения данного свойства.

Н/д. - нет данных (автору не удалось найти какую-либо информацию в опубликованных фирмами-производителями материалах).

* По прейскурантам производителей.

** Без опций сервера документов, полнотекстового поиска и электронной почты.

6. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста. Каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и напечатан. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в среду другого существует особый вид программного обеспечения -- конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора -- получателя документа. Программа-конвертер на входе получает информацию в одном файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате. Усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня программы текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе наибольшее распространение получила текстовый редактор Word из пакета Microsoft Office 2010 for Windows.

Возможности приложения Microsoft Word 2010 уникальны: расширенные функции создания документов профессионального качества, упрощенные средства совместной работы с другими пользователями и доступ к файлам практически откуда угодно. Объединяя в себе лучшие средства форматирования текста, приложение Word 2010 также помогает легко создавать документы и систематизировать их, при этом документы всегда остаются под рукой, что позволяет фиксировать возникшие идеи в любое время в любом месте. Поэтому эта программа с успехом используется в качестве основной для подготовки текстовых документов в организации.

7. Обработка экономической информации на основе электронных таблиц

В настоящее время анализ источников, стоимости и структуры капитала предприятия в МУТП «РиО» проводится вручную с использованием стандартных компонентов MS Office, что приводит к дублированию работы, увеличению затрат времени и потере оперативности. Для решения указанной задачи в МУТП «РиО» используется табличный редактор MS Excel.

После заполнения исходных форм программы (Бухгалтерский баланс (форма 1), Отчет о прибылях и убытках (форма 2) и Приложение к бухгалтерскому балансу (форма 5) рассчитывается ряд таблиц, в которых производится оценка финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Таблица «Финансовый анализ» в МУТП «РиО» состоит из 20 листов. Листы защищены от случайных изменений, а проще говоря - от порчи формул. Не защищенные ячейки, предназначенные для ввода чисел, залиты зеленоватым фоном, выделяющим их на листе.

Далее полностью показаны расчетные листы.

В исходном состоянии таблица содержит данные 4-х балансов за 2008, 2009, 2010, 2011 годы.

Лист «Баланс-11» - горизонтальный и вертикальный анализ баланса представлен на рис. 15:

автоматизированный информационный документооборот таблица

Рис. 15. Лист «Баланс-11» - горизонтальный и вертикальный анализ баланса

На этом листе вводятся данные баланса за 5 периодов (лет, кварталов, месяцев). Числа вводятся в ячейки залитые фоном. Промежуточные и общие итоги, горизонтальный и вертикальный анализ баланса рассчитывает таблица.

Лист «ОПУ-11» - горизонтальный анализ отчета о прибылях и убытках представлен на рис. 16:

Рис. 16. Лист «ОПУ-11» - горизонтальный анализ
отчета о прибылях и убытках

На этом листе вводятся данные отчета о прибылях и убытках за 5 периодов (лет, кварталов, месяцев). Числа вводятся в ячейки залитые фоном. Итоги и горизонтальный анализ ОПУ рассчитывает таблица.

Потребуется ввести еще 6 чисел: 5 сумм уплаченных налогов и длину отчетного периода (на нужных листах будет предупреждение). Дальше 7 листов с анализом финансового состояния, включающих расчет 70 коэффициентов и 50 графиков.

Лист «Активы-11» структура и динамика активов представлен на рис. 17.

На этом листе ничего не вводится, таблица рассчитывает результаты по данным листов «Баланс» и «ОПУ».

Рис. 17. Динамика общей суммы активов и групп активов (А1, А2, А3, А4) в абсолютных числах и в процентах.

Лист «Пассивы-11» - структура и динамика пассивов представлен на рис. 18.

На этом листе ничего не вводится, таблица рассчитывает результаты по данным листов «Баланс» и «ОПУ».

Рис. 18. Динамика общей суммы пассивов и групп пассивов (П1, П2, П3, П4) в абсолютных числах и в процентах.

Таким образом, на основании введенных данных баланса и отчета о прибылях и убытках рассчитываются показатели финансового состояния МУТП «РиО».

8. Компьютерные сети и гипертекстовые технологии

Обычный текст представляется как одна длинная строка символов, которая читается в одном направлении. Гипертекстовая технология заключается в том, что текст представляется как многомерный с иерархической структурой.

Одно из основных применений гипертекстовых технологий -- разработка Web-документов для публикации в компьютерных сетях, в первую очередь в Internet. Далее будем рассматривать технологию создания гипертекста именно с точки зрения Web-документа.

Под разметкой гипертекста подразумевается использование специальных кодов, легко отделяемых от содержания документа и используемых для реализации гипертекста. Применение этих кодов подчиняется строгим правилам, определяемым спецификацией языка HTML (Hyper Text Markup Language).

Особенность описания документа средствами языка HTML связана с принципиальной невозможностью достижения абсолютной точности воспроизведения исходного документа. Предполагается, что документ будет широко доступен в Интернете, и поэтому неизвестно, как будет организовано его воспроизведение. Документ может быть представлен на графическом экране, выведен в чисто текстовом виде или прочитан программой синтеза речи. Поэтому язык HTML предназначен не для форматирования документа, а для его функциональной разметки.

Освоившись с базовыми службами Интернета, любой пользователь может пойти дальше и принять самое активное участие в реализации среды Интернета, создав собственный web-сайт, интерактивный магазин или торговую систему.

Web-сайт предоставляет компании широкий ряд дополнительных возможностей, в добавление к доступным ранее коммуникационным службам. Главная их особенность состоит в том, что теперь компания может предоставлять пользователям дополнительный сервис: давать информацию, оказывать пред- и послепродажное обслуживание, продавать товары и услуги. При наличии собственного сайта возрастает эффективность проводимых в Сети рекламных мероприятий, поскольку любая реклама может содержать ссылку на сайт компании, где пользователю станет доступно значительно большее количество информации, и он составит более полное мнение о фирме и ее предложении. Кроме того, информация о поведении посетителей на сайте может сразу же попадать в информационную систему компании и служить для более качественного их обслуживания.

Таким образом, web-сайт является одним из главных элементов системы маркетинга в Интернете и требует наибольшего внимания со стороны маркетинговой службы предприятия.

С точки зрения маркетинга, web-сайт -- это набор информационных блоков и инструментов для взаимодействия с одним или несколькими сегментами целевой аудитории. Какая информация будет представлена на нем, какие инструменты будут задействованы, как они будут взаимодействовать между собой -- все это зависит от выбранной модели бизнеса, краткосрочных и долгосрочных задач, а также от типа сегментов целевой аудитории и возможности контактировать с ней тем, либо иным способом.

В основе существования и развития любого web-сайта, а точнее говоря использования Интернета в коммерческой деятельности, основой чего выступает web-сайт, должна лежать определенная модель бизнеса.

Как видно из проведенного анализа, несмотря на определенные попытки увеличения числа компонентов комплекса маркетинга, в конечном счете, оно остается неизменным. Однако, достаточно актуальным является проведение исследований в сфере взаимодействия комплекса мартинга и окружающей среды, ресурсов и инструментов маркетинга.

9. Использование систем управления базами данных

В данной работе было рассмотрено практическое применение приложений Microsoft Office: MS Excel и MS Access. Были решены поставленные задачи с использованием электронных таблиц MS Excel в которых проводились расчеты и были построенны графики, по которым было принято управленческое решение. Так же была спроектирована база данных «Обслуживание клиентов банка» на примере работы кредитного отдела.

MS Excel - это программный продукт, который относится к категории электронных таблиц и является частью пакета Microsoft Office. Одним из основных достоинств Excel является её универсальность. В Excel наиболее развиты средства для выполнения различных вычислений над числами. Но её можно применять и для решения множества других задач, не относящихся к числовым.

Приложение Access позволяет специалистам по работе с информацией отслеживать данные и составлять по ним отчеты и интерактивные возможности конструирования, не требующие глубоких знаний в области баз данных. Данные можно предоставлять в общий доступ, размещая их в Интернете.

Компьютеры произвели революцию в офисах. Ушли в прошлое времена арифмометров, пишущих машинок, бухгалтерских книг и настольных картотек.

В нынешнем офисе все эти знакомые вещи заменены текстовыми редакторами, электронными таблицами, компьютерными базами данных и электронными адресными книгами. Даже относительно недавно появившиеся ежедневники постепенно переселяются в компьютер.

Информация - это сила; однако слишком большое количество информации, не управляемое должным образом, может нанести вред. К счастью мы, имеем компьютеризированные базы данных, управляя тем самым необходимой информацией.

10. Экономическая эффективность ИС управления

Как показало исследование системы управления МУТП «РиО» в предыдущей главе курсовой работы основными факторами негативно влияющими на систему управления в МУТП «РиО» является:

недостаточный уровень информационного обеспечения в управлении оборотными активами;

отсутствие системности подхода в управлении оборотными активами;

недостаточное применение методов по управлению оборотными активами.

Последний фактор имеет особое значение, т.к. точность анализа строится на применение комплексного подхода.

В совокупности с методом «АВС» руководству МУТП «РиО» для анализа оборотных активов необходимо применять метод «XYZ» и расчет оборачиваемости каждой позиции товаров в днях.

Управление взаимоотношениями с клиентами позволяет решать следующие задачи:

хранение контактной информации о клиентах, автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах с клиентом;

обмен контактной информации с внешними почтовыми программами;

проведение анализа взаимоотношений с клиентами, автоматическое деление клиентов на различные категории (АВС и XYZ анализ контрагентов); представление пользователям информации об истории взаимоотношений с клиентами;

В качестве параметров контактной информации используются такие параметры, как адрес, телефон, адрес электронной почты, местный телефон, произвольная информация и т.д.

Контактная информация вводится в справочнике "Контрагенты" на закладке "Контактная информация". Для контрагента может быть зарегистрировано несколько контактных лиц, по каждому из которых можно ввести дополнительную контактную информацию.

 Информация о контактах с покупателем вводится с помощью документа «Контакт» В этом документе указывается информация о контрагенте и контактном лице, с которым предстоят или уже совершены переговоры, суть переговоров, а также время, затраченное на время проведения переговоров.

При этом возможна как отправка информации клиенту по электронной почте, так и получение от клиента информации по электронной почте. При посылке и получении информации по электронной почте возможно также передача дополнительных файлов.

В конфигурации предусмотрена система оповещений по запланированным контактам. Система оповещений в указанное в документе «Контакт» время автоматически посылает пользователю, указанному в документе напоминание о предстоящем контакте с клиентом. Система оповещений доступна также и в документе «Заказ покупателя».

Анализ контактной информации производится в отчетах "Контактная информация контрагентов" и "Отчет по контактам.

Анализ эффективности контактов производится с помощью отчета "Анализ контактов и источников информации". Для оценки результативности можно применять различные параметры. Например, посмотреть, как выросли объемы продаж в компании после телефонного обзвона клиентов, или какую прибыль получила компания после проведения рекламной компании и реклама в каком издании принесла большую прибыль.

Анализ рекламной компании может быть представлен также в виде рейтинга лучших источников информации.

Проведение анализа взаимоотношений с покупателями, автоматическое деление покупателей на различные категории (АВС и XYZ классификация покупателей) Под АВС - классификацией контрагентов понимается визуальное представление данных по контрагентам в соответствии с правилом Парето (правило "20 на 80").

АВС-анализ позволяет определить относительную ценность (привлекательность) разных сегментов (в данном случае групп контрагентов) и правильно распределить свои усилия на работу с ними.

АВС-анализ в конфигурации проводится с помощью отчета «АВС-анализ покупателей» на основе данных, внесенных в информационную базу.

На основании данных отчета можно перераспределить списки контрагентов по группам важности клиентов. Для клиентов предусмотрены три группы важности:

Высокая (класс «А»).

Средняя (класс «В»).

Низкая (класс «С»).

Для автоматического перераспределения клиентов по группам важности предусмотрена обработка «АВС-классификация покупателей».

В дополнение к АВС-классификации контрагентов можно классифицировать по стадиям взаимоотношений, и хранить историю изменения текущих стадий для дальнейшего анализа развития взаимоотношений с ними. Переходы покупателей из одной стадии в другую можно представить в виде следующей схемы (Рис. 19).

Стадия взаимоотношений с покупателями может принимать одно из следующих значений:

Потенциальный покупатель

Разовый покупатель

Постоянный покупатель

Потерянный покупатель.

Для того чтобы понять тенденции склонения постоянного покупателя к максимальным или минимальным показателям, вводятся более детальные показатели для подкласса стадии «Постоянный покупатель»: X -класс , Y -класс , Z -класс.

Стрелками на схеме показаны возможные направления переходов из одного состояния в другое.

Рис. 19. АВС-классификация покупателей

В конфигурации предусмотрена возможность проведения XYZ -анализа покупателей с помощью отчета « XYZ -анализ покупателей»

С помощью обработки «XYZ-анализ покупателей» происходит автоматическое присвоение контрагентам определенного класса на основе полученных данных анализа.

Для решения данной проблемы предлагается менеджеру МУТП «РиО» перейти на новую версию программного обеспечения «1С» 8 версия.

Применение данных возможностей программы «1С» 8 версии поможет учитывать, такие негативные факторы, как сезонность продаж, в общем, по предприятию и в отдельности по каждой группе товаров.

В результате внедрения программы «1С» 8 версия планируется увеличить общий объем продаж на 15 % за счет формирования постоянного ассортимента востребованных товаров и выровнять сезонные спады продаж на 10%.

Финансирование приобретения программы «1С» можно осуществить за счет собственных средств.

Список используемых источников

Гончаров А. «Microsoft Excel в примерах» - С-Пб.: Питер, 2012. - 512 с.

Горев А.П., Рубен А.А., Макшарипов С.К. Эффективная работа с СУБД. СПб.: Питер, 2012. - 822 с.

Информатика для юристов и экономистов. / Под ред. Симоновича С.В. - С-Пб.: Питер, 2012. - 688 с.

Информационные системы в экономике/ Под ред. В.В.Дика. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 230 с

Калянов Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий. Подходы, методы, средства. - М.: Изд-во "Синтег", 2010. - 320 с.

Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 416 с.

Королев М.А., Клешко Г.Н., Мишенин А.И. Информационные системы и структуры данных. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 419 с.

Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 543 с.

Наумов А.Н., Вендров А.М., Иванов В.К. и др. Система управления базами данных и знаний. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 601 с.

Овчаренко Е.К., Ильина О.П., Балыбердин Е.В. Финансово-экономические расчеты в Exсel. - М.: 2013. - 649 с.

Петрик Дж. Бернс, Элисон Берроуз Секреты Excel 2010. - М.: Веста, 2011 - 753 с.

Рассел Борланд. Эффективная работа с Microsoft Word 2010. - С-Пб.: Питер, 2010. - 960 с.

Фpолов А.В., Фpолов Г.В. Пакет MS Excel и его возможности. - М.: Диалог, 2012. - 698 с.

Экономическая информатика и вычислительная техника: Учебник. /Под ред. В.П. Косарева и А.Ю. Королева. Изд.2-е. Перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2013. - 586 с.Размещено на Allbest.ru