Организация документооборота с помощью "Visual Basic for Application"

Наиболее известными CASE-средствами для моделирования деловых процессов относятся ERwin, BPwin, Silverrun,

Oracle Designer, Rational Rose и др. Основы функциональной возможности инструментальных средств структурного

моделирования деловых процессов будут рассмотрены на примере CASE-средства BPwin.

Моделирование в BPwin.

BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя. При запуске BPwin по умолчанию

появляется основная панель инструментов, палитра инструментов (вид которой зависит от выбранной нотации).

Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных.

IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling)- на начальных этапах создания ИС необходимо понять как работает организация, которую собираются автоматизировать. С точки зрения функциональности систем наиболее удобным языком моделирования бизнесс-процессов (БП) является IDEF0, где БП представляется в виде набора взаимодействующих между собой функции-работ, обеспечиваемых информационными, людскими и производственными ресурсами, потребляемыми каждой функцией.

Процесс моделирования системы IDEFO начинается с создания контексной диаграммы - диаграммы наиболее абстрактного уровня описания системы в целом (рис.5.1).

DFD (Data Flow Diagraming)- движение потоков информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0 , поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит

обмен информации между функцими внутри системы.

IDEF3 - анализ БП с точки зрения последовательности выполнения работ. С помощью IDEF3 можно получить еще более точную картину ИС. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения событий. В IDEF3 вложены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса.

Моделирование данных

Успех любого приложения зависит от того, насколько хорошо смоделирована и разработана БД (Б1), что ставит эту разработку в центр внимания.

БД создается в несколько этапов, на каждом из которых необходимо согласовывать структуру данных с заказчиком и, что самое важное, подвергнуть созданную структуру данных экспертизе внутри группы, которая создает систему. Поэтому представление данных должно быть простым и понятным всем заинтересованным лицам.

Разработка БД выполняется с помощью моделирования данных. Цель моделирования данных состоит в обеспечении разработки ИС концептуальной схемы БД в форме одной модели или нескольких локальных моделей, которые относительно легко могут быть отражены в любую систему БД. Наиболее распространенным средством моделирования данных (представления БД) является диаграмма «сущность-связь» (Entity-Relationship), которая также известна как ER- диаграмма (или ERD).

ER- диаграммы был приняты в качестве основы для создания стандарта IDEFIX. Предварительный вариант этого стандарта был разработан в военно-воздушных силах США и предназначен для увеличения производительности при разработке компьютерных систем. В 1981 г. Этот стандарт был формализован и опубликован организацией ICAM (Integrated Computed Aided Manufacturing), и с тех пор является наиболее распространенным стандартом для создания моделей БД по всему миру.

Базовые понятия ERD

Сущность (Entity) - множество экземпляров реальных или абстрактных объектов (людей, событий, состояний, идей, предметов и др.), обладающих общими атрибутами или характеристиками. Любой объект системы может быть представлен только одной сущностью, которая должна быть уникально идентифицирована. При этом имя сущности должно отражать тип или класс объекта, а не его конкретный экземпляр (например, АЭРОПОРТ, а не ВНУКОВО).

Каждая сущность должна обладать уникальным идентификатором. Каждый экземпляр сущности должен однозначно идентифицироваться и отличаться от всех других экземпляров данного типа сущности. Каждая сущность должна обладать некоторыми свойствами:

- иметь уникальное имя; к одному и тому же имени должна всегда применятся одна и та же интерпретация; одна и та же интерпретация не может применяться к различным именам, если только они не являются псевдонимами;

- иметь один или несколько атрибутов, которые либо принадлежат сущности, либо наследуются через связь;

- иметь один или несколько атрибутов, которые однозначно идентифицируют каждый экземпляр сущности.

Каждая сущность может обладать любым количеством связей с другими сущности модели.

Связь (Relationship) - поименованная ассоциация между сущностями, значимая для рассматриваемой предметной области. Связь - это ассоциация между сущностями, при которой каждый экземпляр одной сущности ассоциирован с произвольным (в том числе нулевым) количеством экземпляров второй сущности, и наоборот.

Атрибут (Atribute) - любая характеристика сущности, значимая для рассматриваемой предметной области и предназначена для квалификации, идентификации, классификации, количественной характеристики или выражения состояния сущности. Атрибут представляет тип характеристик или свойств, ассоциированных с множеством реальных или абстрактных объектов (людей, мест, событий, состояний, идей, предметов и т.д.). Экземпляр атрибута - это определенная характеристика отдельного элемента множества. Экземпляр атрибута определяется типом характеристики и ее значением, называемым значением атрибута. На диаграмме «сущность-связь» атрибуты ассоциируются с конкретными сущностями. Таким образом, экземпляр сущности должен обладать единственным определенным значением для ассоциативного атрибута.

Проектирование БД при помощи Erwin

Наиболее распространенными методами для построения ERD является метод Баркера и мтод IDEF1.

Метод Баркера основан на нотации, предложенной автором, и используется в case- средства Oracle Designer.

Метод IDEF1 основан на подходе Чена и позволяет строить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. На основе совершенствования метода EDEF1 создана его новая версия -IDETIX, разработанная с учетом таких требований, как простота для изучения и возможность автоматизации.

IDEFIX -диаграммы используются в ряде распространенных case-средств, в частности Erwin, Design/IDEF/

Функциональная модель бизнес-процесса, представленная в BPwin, является основой для построения модели данных. Хорошим инструментом для такого построения является ErWin - средство разработки структуры БД. При этом функциональная ERWinмодель используется в качестве проектной документации.

ERWin имеет удобный графическтй Windows-интерфейс, инструменты для построения ER-диаграмм, редакторы для создания логического и физического описания модели данных, а также поддержку многих реляционных СУБД (в том числе и Access)/ ERWin поддерживает два уровня представления и моделирования - логический и физический. На логическом уровне модель БД описывается в терминах, наиболее приближенных к предметной области, не определяются типы данных, не подразумевается использование конкретной СУБД. Типы данных, целевая СУБД и т.д. определяются на физическом уровне.

1.3.4 Реинженеринг бизнес-процессов и проектирование корпоративной ИС

Современные предприятия (компании, корпорации) имеют сложную структуру, обусловленную многоуровневностью подразделений, большим числом кооперативных связей с партнёрами. При этом возрастает динамичность деловых или бизнес-процессов. Связанная с постоянно изменяющимися потребностями рынка. В этих целях в менеджменте предприятий происходит смещение акцентов с управления отдельными ресурсами и соответственную функциональными подразделениями на управление сквозными бизнес-процессами, связывающим воедино деятельность взаимосвязанных подразделений предприятия.

Основы реинженеринга бизнес-процессов на основе корпоративной ИС

Под бизнес-процессом (БП) будем понимать совокупность взаимосвязанных операций (работ) по изготовлению готовой продукции или выполнению услуг на основе потребления ресурсов. При этом в ходе управления БП все материальные, финансовые и информационные потоки рассматриваются во взаимодействии (рис. 3).

Рис.3. Материальные, финансовые и информационные потоки бизнес-процесса

В совокупности АИС важное место занимают автоматизированные системы управления предприятиями, которые называют корпоративными ИС, подчёркивая их направленность на решение широкого круга информационно-управленческих задач.

Разработка корпоративных ИС, встраиваемых новых ИТ в бизнес-процессы организация, привело к возникновению так называемых киберкорпораций (рис. 3.1), постоянно и гибко реконструирующих свой бизнес.

Это встраивание является основанием для переосмысления и переконструктизации самих бизнес-процессов дают возможность поведения инженеринга и реинженеринга бизнес-процессов (РБП).

Организационный анализ компании (предприятия) на основе инженерингового подхода проводится по определённой схеме с помощью полной бизнес-модели компании. Последняя рассматривается как целевая, открытая, социально-экономическая система, принадлежащая иерархической совокупности внешних подсистем (рынок, государственные учереждения и пр.) и внутренних подсистем (отделы, цеха, бригады и пр.).

Возможности компании определяются характеристиками её структурных подразделений и организацией их взаимодействия, что приводит к построению бизнес-модели предприятия через описание моделей взаимодействия с внешней средой, т. е. к определению миссии компании.

Капитал корпорации

Бизнес-платформа

корпорации

ИС как

основная

действу

ющая

часть

киберкор

корпорации

Рис. 4. Трёхслойная схема современного предприятия - «киберкорпорации»

Миссия - это во-первых, деятельность, осуществляемая предприятием для того, чтобы выполнить функции, для которых оно было учреждено,- представление заказчикам продукта или услуг. Во-вторых, - механизм, с помощью которого предприятие реализует свои цели и задачи.

Определение миссии позволяет сформировать дерево целей компании - иерархические списки уточнения и детализации миссии.

При этом компания может занять в партнёрской цепочке создаваемых ценностей оптимальное место, где её возможности и потенциал будут использоваться наилучшим образом. Это даёт возможность сформировать бизнес-потенциал компании - набор видов коммерческой деятельности, направленной на удовлетворение потребностей сегментов рынка.

Бизнес-потенциал, в свою очередь, определяет функциональная компания - перечень бизнес-функций, функций менеджмента и функций обеспечения, требуемых для поддержания на регулярной основе указанных видов коммерческой деятельности.

Проектирование таких ИС (ранее определяемых в отечественной практике как АСУП или ОАСУ) всегда содержало декларации о включении человека в эти системы. Если для некоторой информационно-справочной системы общего назначения её пользователь мог (пусть с натяжкой) выступать как элемент, внешний по отношению к системе, то рассматриваемые ИС по своей сути - человеко-машинные информационно-управляющие системы.

Теперь, когда в центр бизнес-инженеринга ставится временная поддержка, усиление информационных и аналитических возможностей деятельности каждого работника, какое либо отделение ИС от функционирования предприятия в целом становится неприемлемым. В силу этого, в процессах проектирования целесообразно считать, сто корпоративная ИС составляет информационно-управляющую систему, включающую бизнес архитектуру предприятия, его персонал, используемую ИТ-архитектуру, и является действующей частью киберкорпорации.

Это положение позволяет точнее определить расширяющиеся границы корпоративной ИС. Следует исходить из того, что в виде ИС проектируется часть предприятия, которая непосредственно осуществляет «бизнес», т. е. организационно-производственную деятельность.

С учётом этого, в более широком смысле, новое системное проектирование (НСП) является методологией соединения постоянного бизнес-реинженеринга и новых информационных технологий (ИТ).

Согласно определению М. Хаммера и Д. Гемпи, внесли значительный вклад в НСП, реинженеринг бизнес-процессов (BPR- Business process reenginering) определяется как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование БП для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия».

Целью реинженеринга бизнес-процессов (РБП) является системная реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания.

Для компаний с высокой степенью диверсификации бизнеса, многообразием партнёрских связей реинженеринг бизнес-процессов обеспечивает решение следующих задач:

- определение оптимальной последовательности выполняемых функций, которое приводит к сокращению длительности цикла изготовления и продажи товаров и услуг, обслуживания клиентов, следствием чего служат повышение оборачиваемости капитала и рост всех экономических показателей фирмы;

- оптимизация использования ресурсов в различных бизнес-процессах, в результате которой минимизируются издержки и обеспечивается оптимальное сочетание различных видов деятельности;

- построение адаптивных бизнес-процессов, нацеленных на быструю адаптацию к изменениям потребностей конечных потребителей продукции, производственных технологий, поведение конкурентов на рынке и, следовательно, повышение качества обслуживания клиентов в условиях динамичности внешней среды;

- определение рациональных схем взаимодействия с партнёрами и клиентами и, как следствие, рост прибыли, оптимизация финансовых потоков.

Инжиниринг бизнес-процессов включает в себя реинженеринг бизнес-процессов, проводимый с определённой периодичностью, например один раз в 5-7 лет, и последующее непрерывное улучшение бизнес-процессов путём их адаптации к изменяющейся внешней среде.

Инжиниринг бизнес-процессов выполняется на основе применения инженерных методов и современных программных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов совместными командами специалистов компании и консалтинговой фирмы.

В соответствии с определением Е. Г. Ойхмена и Э. В. Попова:

«Реинженеринг бизнеса предусматривает новый способ мышления - взгляд на построение компании как на инженерную деятельность. Компания или бизнес рассматривается как нечто, что может быть построено, спроектировано или перепроектировано в соответствии с инженерными принципами».

Реинженеринг бизнес-процессов нельзя отождествлять с решением таких задач, как автоматизация процессов обработки информации, реинженеринг программного обеспечения, реорганизация организационной структуры, улучшение качества продукции и услуг, которые могут решаться самостоятельно и независимо друг от друга. Вместе с тем предполагается их обязательное комплексное решение при инжиниринге бизнес-процессов.

Реинженеринг бизнес-процессов возможен только на основе интегрированных корпоративных информационных систем, которые обеспечивают поддержку управлению деловыми процессами на всех уровнях. В отличие от канонического подхода к автоматизации отдельных функций управления в виде локальных АРМов, не изменяющих существующую технологию управления, использование корпоративных информационных систем предполагает трансформацию системы управления на основе концепции автоматизации управления сквозными бизнес-процессами. Причём адаптация структуры ИС к изменениям потребностей системы управления должна быть непрерывной.

В целом, для понимания взаимодействия бизнес-структур и ИТ В. Меллинг описал модель Дж. Хендерсона (рис.5). В этой модели определены:

- основная бизнес-платформа - это набор стратегий, рынков, предписаний, технологий продуктов и ресурсов, выбранных предприятием как соответствующий поставленным целям;

Дано

Приводится к

Рис.5. Модель Дж. Хендерсона (27)

- бизнес-архитектура - набор товаров и услуг, организационных структур, процессов управления, распределения ресурсов, ценностей и стимулов, который является необходимым для внедрения основной бизнес- платформы;

- основная ИТ- платформа - ряд адекватных компьютерных технологий, которые могут быть доступны предприятию, и способы, которыми эти технологии могут быть использованы для повышения конкурентоспособности;

- ИТ- архитектура - набор определённых архитектур и продуктов, выбранный для реализации основной ИТ- платформы, а также инфраструктуры поддержки, уровни квалификации, процессы принятия решений и административные механизмы, используемые для развёртывания этих архитектур.

Основываясь на этой модели, можно сделать следующие выводы.

1. Существует двунаправленное воздействие основных бизнес-процессов и ИТ-платформ.

2. Если основная бизнес- или ИТ- платформа меняется, то маловероятно, что соответствующая наследуемая ИТ- архитектура сохраниться.

3. Соответствие между бизнес- или ИТ- архитектурами является решающим фактором успеха, но на достижение этого успеха может уйти значительное время.

 2 ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1 Формулировка задачи

В этой главе мы рассмотрим достаточно интересную разработку, позволяющую автоматизировать процесс составления расписания занятий в учебном заведении (это может быть вуз, колледж, школа и др.). Фактически мы попробуем построить информационную систему для эффективного управления ресурсами. При этом основным ресурсом будет фонд аудиторий, где мы должны организовать учебный процесс, а в понятие управления вкладывается создание разнообразных сервисных функций для пользователя, необходимых ему при составлении расписания учебных занятий, например: создание интеллектуальных форм для ввода данных, представление имеющейся информации в виде разнообразных отчетов, удобные возможности корректирования уже имеющейся информации.

Как вы увидите, решение рассматриваемой задачи приводит к разработке сложного управления информационной базой. Целью управления является оптимизация расписания учебных занятий по группам учащихся, по фонду аудиторий и по преподавателям. В то же время в содержании главы приводится подробный комментарий всех основных программных конструкций.

Автоматизированная книга включает в себя множество листов, электронных форм ввода и разнообразных отчетов. Разработанные алгоритмы позволяют пользователю исключать ошибки и принимать правильные решения при составлении расписания занятий и подборе аудиторий.

Функциональные возможности книги рассчитаны на различные категории пользователей. В связи с тем, что все читатели книги знакомы с учебным процессом по школе, колледжу или вузу, перечисленные далее основные сервисные возможности разработки должны быть понятны:

1)ввод заявок на проведение учебных занятий с помощью электронной формы;

2)подбор свободных (близких по вместимости) аудиторий для занятий;

3)автоматический подбор аудитории при проведении занятий по одной дисциплине в нескольких группах (у одного преподавателя);

4)автоматическая подготовка печатной формы расписания по группам и потокам на базе введенных заявок;

5)контроль соответствия числа студентов и вместимости аудиторий с точки зрения более эффективного использования фонда аудиторий;

6)возможность быстрого получения информации о свободном фонде аудиторий;

7)удобная возможность корректировки расписания (в том числе перевод занятий из одних аудиторий в другие);

8)получение различных отчетов по информации, содержащейся в заявках

2.1.1 Входные данные

Ввод начальной информации

Понятно, что рассматриваемая разработка требует некоторой начальной информации -- о группах, фонде аудиторий и т. д. Фактически необходимы справочники по группам, аудиториям, преподавателям и т. д. Такие данные заносятся на второй лист книги; один из вариантов его заполнения представлен на рис. 6.1.

Здесь в столбцы А и В нужно ввести информацию об имеющихся аудиториях (при этом в первый столбец заносится номер аудитории, а во второй -- количество мест в ней). Важным моментом является то, что информация по аудиториям должна вводиться в порядке возрастания их вместимости. В дальнейшем это обеспечит подбор классов, максимально близких по числу мест к количеству студентов.

В столбец С следует занести номера учебных недель в семестре (нумерация недель достаточно широко распространена в учебных заведениях).

В столбце D располагаются учебные дни в течение недели, а столбец Е отводится для времени начала и окончания занятий. Так, во второй строке этого столбца отображается время начала первого занятия, в третьей строке -- начало второго занятия и т. д. Сами занятия могут быть часовыми или двухчасовыми (пары). Начиная с 21-й строки (того же столбца Е) размещается время окончания занятий (соответственно, время окончания первого занятия, затем второго и т. д.). Эта информация в дальнейшем потребуется для отчета по расписанию (в нем как раз указывается время начала и окончания занятий).

В следующих столбцах располагаются другие списки: заявители (это могут быть названия факультетов или фамилии руководителей учебных программ), затем -- преподаватели, группы и потоки (с указанием количества учащихся). Количество учащихся потребуется для подбора близкой по вместимости аудитории. В последнем столбце располагаются названия учебных дисциплин.

Примечание

Пустых ячеек внутри списков рассмотренных данных быть не должно. Пустая ячейка в столбце для всех приводимых далее процедур является индикатором того, что ниже этой ячейки данных уже нет.

Таким образом, второй лист книги представляет собой совокупность исходных данных для работы программы составления расписания и должен заполняться в первую очередь. Все рассматриваемые далее процедуры используют эту начальную информацию.

Традиционно в наших разработках на первом листе рабочей книги располагаются элементы управления, связанные с основными действиями пользователя, и здесь также не будет исключения.

Основное содержание первого листа -- регистрация заявок на проведение учебных занятий и аудиторий, которые для этих занятий выделяются. В верхней части листа располагаются элементы управления (эта область выделена чёрной заливкой). Об этих элементах мы поговорим позднее, но уже из названий, видимых на рис. 6.2, понятны их функции.

Посмотрим теперь на информацию, расположенную, начиная с четвертой строки листа (третья строка отводится для заголовков столбцов). Здесь каждая строка содержит заявку на проведение определенного занятия -- новая заявка вводится в очередную свободную строку на этом листе.

При этом информацию по заявке условно можно разделить на две категории:

1)начальная информация о занятиях (номер, заявитель, преподаватель, день, время, группа, количество студентов в группе, название дисциплины и номера учебных недель, когда занятия должны проводиться);

2)информация об обслуживании данной заявки (обслужена ли она и номер аудитории, выбранной для проведения занятий по заявке).

Алгоритм подбора аудитории составляет важную содержательную часть в полненной разработки. Здесь учитывается много факторов -- наличие групповых (для нескольких групп или потоков) лекций, наличие последовательных i времени занятий в группе (в этом случае подбирается одна аудитория -- исключения переходов из одной комнаты в другую) и ряд других факторов.

Так, в каждой строке столбцы G и Н отводятся для записи информации обслуживании заявки (подобранной для неё аудитории). И если аудитор подобрана, то в столбец G программно записывается слово "да", а в следующий столбец вписывается номер аудитории.

Фактически, информация на первом листе представляет собой некоторую базу данных. Столбец Номер позволяет ввести для каждой заявки поясняют числовой или текстовый номер. При этом для определенного блока заявок если потребуется, можно указать один и тот же номер. Номер заявки определяет ее уникальность, а принадлежность заявки к определенной группе или блоку. Уникальность записи о заявке -- это фактически уникальность каждой строки Microsoft Excel.

Следующие столбцы содержат информацию о заявителе, преподавателе, дне и времени проведения занятий. Эта информация не требует ручного заполнения, а извлекается из предварительно заполненного второго листа, как описано ранее. Непосредственно ввод данных будет выполняться с помощью специально разработанной формы ввода. Например, при вводе фамилии преподавателя мы будем выбирать ее из списка, предварительно заполненного на втором листе.

В столбце F для каждой заявки указывается количество студентов, которые учатся в данной группе. Эта информация вносится автоматически после выбора названия группы (вы уже видели, что на втором листе присутствуют два связанных столбца -- название группы и число студентов в ней). В столбцах, начиная с К, отмечаются недели, когда должны проводиться занятия по данной заявке. Звездочка в соответствующем столбце говорит о том, что на этой неделе занятие проводится (на рис. 6.2 для всех заявок звездочками отмечены занятия на первой и второй неделе).

Нумерация учебных недель является типичной для учебных заведений. Это связано с тем, что количество аудиторных часов для разных дисциплин по учебному плану неодинаково. В связи с этим какие-то дисциплины в семестре ограничены семью занятиями, а какие-то продолжаются в течение семнадцати недель. Что касается нулевой недели, то ее введение относится к ситуации, когда день начала семестра расположен в середине недели (подобную неделю иногда называют нулевой).

Рассмотрим элементы управления на рис. 6.2. Это три кнопки, которые на листе расположены в области первых двух строк. В табл. 6.1 приведены значения их свойств Name и Caption.

Понятно, что заполнение информации о заявке и тем более подбор для нее подходящей аудитории требуют некоторой интеллектуальности алгоритма.

Так, программа должна обнаруживать возможный ввод некорректных заявок. Например, при вводе очередной заявки преподаватель может быть в указанное время уже занят. Другая возможная ситуация -- для указанной в заявке группы уже зафиксировано другое занятие в это время. Все эти и другие подобные ситуации создаваемая разработка должна отслеживать. При этом автоматическая блокировка подобных накладок не требуется, т.к. возможно, они закладываются в расписание не случайно.

Для исключения ручного изменения информации на первом листе в книге предусматривается установка защиты этого листа от изменений. А такие технические действия, как формирование новых заявок и подбор аудитории для них, выполняются с помощью экранных форм. При этом программные процедуры этих форм самостоятельно снимают защиту с листа. В следующем разделе мы рассмотрим одну из экранных форм.

2.1.2 Выходные данные

Сводный отчет по загрузке. Фактически мы попробуем построить информационную систему для эффективного управления ресурсами. При этом основным ресурсом будет фонд аудиторий, где мы должны организовать учебный процесс, а в понятие управления вкладывается создание разнообразных сервисных функций для пользователя, необходимых ему при составлении расписания учебных занятий, например: создание интеллектуальных форм для ввода данных, представление имеющейся информации в виде разнообразных отчетов, удобные возможности корректирования уже имеющейся информации.

2.1.3 Схема и описание схемы алгоритма решения задачи

Перейдем к рассмотрению первого листа

Традиционно в наших разработках на первом листе рабочей книги располагаются элементы управления, связанные с основными действиями пользователя, и здесь также не будет исключения.

Основное содержание первого листа -- регистрация заявок на проведение учебных занятий и аудиторий, которые для этих занятий выделяются. В верхней части листа располагаются элементы управления (эта область выделена серой заливкой).

Посмотрим теперь на информацию, расположенную, начиная с четвертой строки листа (третья строка отводится для заголовков столбцов). Здесь каждая строка содержит заявку на проведение определенного занятия -- новая заявка вводится в очередную свободную строку на этом листе.

При этом информацию по заявке условно можно разделить на две категории:

начальная информация о занятиях (номер, заявитель, преподаватель, день, время, группа, количество студентов в группе, название дисциплины и номера учебных недель, когда занятия должны проводиться);

информация об обслуживании данной заявки (обслужена ли она и номер аудитории, выбранной для проведения занятий по заявке).

Алгоритм подбора аудитории составляет важную содержательную часть выполненной разработки. Здесь учитывается много факторов - наличие групповых (для нескольких групп или потоков) лекций, наличие последовательных во времени занятий в группе (в этом случае подбирается одна аудитория - для исключения переходов из одной комнаты в другую) и ряд других факторов. Так, в каждой строке столбцы G и Н отводятся для записи информации об обслуживании заявки (подобранной для нее аудитории). И если аудитория подобрана, то в столбец G программно записывается слово "да", а в следующий столбец вписывается номер аудитории.

Фактически, информация на первом листе представляет собой некоторую базу данных. Столбец Номер позволяет ввести для каждой заявки поясняющий числовой или текстовый номер. При этом для определенного блока заявок, если потребуется, можно указать один и тот же номер. Номер заявки определяет не ее уникальность, а принадлежность заявки к определенной группе или блоку. Уникальность записи о заявке -- это фактически уникальность каждой строки Microsoft Excel.

Следующие столбцы содержат информацию о заявителе, преподавателе, дне и времени проведения занятий. Эта информация не требует ручного заполнения, а извлекается из предварительно заполненного второго листа, как описано ранее. Непосредственно ввод данных будет выполняться с помощью специально разработанной формы ввода. Например, при вводе фамилии преподавателя мы будем выбирать ее из списка, предварительно заполненного на втором листе.

В столбце F для каждой заявки указывается количество студентов, которые учатся в данной группе. Эта информация вносится автоматически после выбора названия группы (вы уже видели, что на втором листе присутствуют два связанных столбца -- название группы и число студентов в ней). В столбцах, начиная с К, отмечаются недели, когда должны проводиться занятия по данной заявке. Звездочка в соответствующем столбце говорит о том, что на этой неделе занятие.

Нумерация учебных недель является типичной для учебных заведений. Это связано с тем, что количество аудиторных часов для разных дисциплин по учебному плану неодинаково. В связи с этим какие-то дисциплины в семестре ограничены семью занятиями, а какие-то продолжаются в течение семнадцати недель. Что касается нулевой недели, то ее введение относится к ситуации, когда день начала семестра расположен в середине недели (подобную неделю иногда называют нулевой).

Рассмотрим элементы управления. Это три кнопки, которые на листе расположены в области первых двух строк. В табл. 7 приведены значения их свойств Name и Caption.

Таблица 7. Значения свойств кнопок

Name	Caption
Input_New	Ввод новой заявки
Input_auditoria	Подбор аудитории
De_lete	Снятие с обслуживания

Принято, что заполнение информации о заявке и тем более подбор для нее подходящей аудитории требуют некоторой интеллектуальности алгоритма.

Так, программа должна обнаруживать возможный ввод некорректных заявок. Например, при вводе очередной заявки преподаватель может быть в указанное время уже занят. Другая возможная ситуация -- для указанной в заявке группы уже зафиксировано другое занятие в это время. Все эти и другие подобные ситуации создаваемая разработка должна отслеживать. При этом автоматическая блокировка подобных накладок не требуется, т. к. возможно они закладываются в расписание не случайно.

Для исключения ручного изменения информации на первом листе в книге предусматривается установка защиты этого листа от изменений. А такие технические действия, как формирование новых заявок и подбор аудитории для них, выполняются с помощью экранных форм. При этом программные процедуры этих форм самостоятельно снимают защиту с листа. В следующем разделе мы рассмотрим одну из экранных форм.

Сводный отчет по загрузке

В этом разделе мы рассмотрим еще одну возможность работы с расписанием. Рассмотрим лист с названием Отчет 2. Фактически это отчет, который позволяет показать загруженность фонда аудиторий по заявителям (кто использует фонд аудиторий больше, а кто меньше).

Если фонд аудиторий ограничен и между разными факультетами возникают противоречия по поводу его загрузки, представляет интерес такой сводный отчет, в котором наглядно отражены занятия по различным факультетам. Эта ситуация вполне типична для сегодняшнего дня, когда в вузах, наряду с бюджетным обучением, есть и коммерческое. Многие возникающие вопросы по фонду аудиторий могут быть успешно решены с помощью предлагаемого в этом разделе отчета.

На листе по горизонтали в пятой и шестой строках выводятся дни и время начала занятий (фактически в этих строках перечислены все занятия в течение недели). В первом столбце указаны все аудитории, которыми располагает учебное заведение. И если в определенный день и конкретное время в аудитории по расписанию поставлено занятие, то в соответствующей ячейке это отмечается определенной заливкой (для каждого факультета свой цвет заливки) и отображается количество студентов..

Рассмотрим программный код, реализующий построение данного отчета, и в качестве первого шага прокомментируем элементы управления.

В левом верхнем углу находится поле со списком (Name = L1). Этот элемент при открытии книги автоматически заполняется информацией об учебных неделях (процедура workBook_open). Справа от поля со списком располагается кнопка Заполнить (Name = coml), позволяющая заполнить лист информацией. В результате щелчка по этой кнопке ячейки листа заполняются информацией (количество занимающихся студентов и заявитель).

На этом листе мы легко можем посмотреть информацию о вместимости конкретной аудитории. Для этого нужно лишь щелкнуть по ячейке, содержащей номер аудитории.

Теперь прокомментируем некоторые программные конструкции, выполняемые по щелчку на кнопке Заполнить. Полный текст процедуры обработки щелчка по этой кнопке приведен в приложении 1. В начале процедуры в массиве colors устанавливаются цвета для заливки ячеек с заявками различных факультетов, что обеспечивает наглядность представления информации.

После установки заливки ячеек (определенный цвет связан с конкретным заявителем) сначала выполняется очистка области для вывода:

Range("a5:ZZ200").Select Selection.ClearContents

Также устанавливается белый цвет заливки для области, где будет присутствовать информация о занятиях:

Range("b7:ZZ200").Select

With Selection.Interior

.ColorIndex = 0

.Pattern = xlSolid

End With

После этого подсчитывается количество заявителей на втором листе:

N_Boss = О

While Worksheets(2).Cells(N_Boss + 2, 6).Value <> ""

N_Boss = N_Boss + 1

Wend

В качестве следующего действия на лист выводятся названия заявителей и соответствующие им цвета. Для вывода этой информации используются первая и вторая строки листа:

For i = 1 То N_Boss

Cells(2, 2 + i * 2).Select With Selection.Interior

.ColorIndex = colors (i)

.Pattern = xlSolid

End With

Cells (1, 2 + i * 2).Value = Worksheets(2).Cells(i + 1, 6).Value

Next

Следующий фрагмент позволяет установить в пятой и шестой строках подписи время начала занятий:

St = 1

For I = 1 To N_Day

For j = 1 To N_Times

St = St + 1

Cells (5, st).Value = Worksheets (2).Cells (i = 1, 4).Value

Cells (6, st).Value = Worksheets (2).Cells (i = 1, 5).Value

Next

Next

На этом подготовительная часть для формирования отчета завершена, и далее заполнения отчета в цикле просматриваются все заявки. Если заявка обслужена (для нее подобрана аудитория) и на указанной неделе занятие по заявке проводится, то далее она анализируется. В противном случае иного отчета она не рассматривается.

В следующем фрагменте производится вычисление номера строки, где она а быть отражена:

Stroke = 0

For I = 1 To nom

If N_Ayd = CStr(Cells(i + 6, 1).Value) Then

Stroke = i + 6

Exit For

End if

Next

Аналогично вычисляется значение столбца на листе АФ, где необходимо отобразить отданную заявку:

For m = 1 To DaysTimes

If CStr (Workssheets(1).Cells(i, 4).Value)_

= CStr (Cells(5, 1 + m). Value) Then

If CStr (Workssheets(1).Cells(i, 5).Value)_

= CStr (Cells(6, 1 + m). Value) Then

Stolbec = 1 + m

Exit For

End If

End If

Next

Таким образом, мы определили ячейку на листе, где следует отразить информацию по данной заявке.

Следующее действие -- закраска ячейки цветом того факультета, к которому данная заявка относится:

Name_Boss = CStr(Worksheets(1).Cells(i, 2).Value)

For nomer = 1 To N_Boss

If Name_Boss = CStr(Worksheets(2).Cells(nomer + 1, 6).Value) Then

Exit For

End If

Next

Cells(stroka, stolbec).Select With Selection.Interior

.ColorIndex = colors(nomer)

.Pattern = xlSolid End With

Теперь осталось в выбранной ячейке указать количество студентов, занимающихся в аудитории. Программно это реализуется с помощью одной строки:

Cells(stroka, stolbec).Value = Cells(stroka, stolbec).Value +

Worksheets(1).Cells(i, 6).Value

Мы говорили, что на этом листе можно посмотреть информацию о вместимости аудитории. Для этого разработана следующая предопределенная процедура, которая выполняется при выделении той или иной аудитории. В результате необходимая информация выводится в окно для сообщений (листинг 21).

Листинг 21. Предопределенная процедура selectionСhaтge

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

' Вычисление строки и столбца выделенной ячейки

Stroka = ActiveCell.Row

Stolbec = ActiveCell.Column

If Stolbec <> 1 Then

` Информационное окно видимо только при выделении первого столбца

Infl.Visible = False

Elself Stroka > 6 Then

Infl.Visible = True

Infl.Text = "Вместимость " + _

Str(Worksheets(2).Cells(Stroka - 5, 2)) + "чел"

End If

End Sub

Отчет по ресурсам фонда аудиторий

Важным представляется ответ на вопрос: каков свободный ресурс аудиторий в определенном интервале учебных недель? Ответ на него можно получить на девятом листе книги Microsoft Excel, который называется Отчет 3. По горизонтали на этом листе в пятой и шестой строках выводятся дни и время начала занятий (фактически в этих строках перечислены все занятия в течение недели), а в первом столбце указаны все аудитории, которыми располагает учебное заведение. В этом плане начало составления отчета ничем не отличается от предыдущего.

Однако теперь в сводной таблице выводится количество занятий в аудиториях в указанном интервале недель. При этом разная загруженность (различное количество занятий в выбранном интервале) дополнительно выделяется разными цветами. На листе реализованы градации цвета в зависимости от загруженности:

максимальная загруженность;

загруженность выше средней;

загруженность ниже средней;

в выбранном интервале недель нет занятий.

В этом случае пользователю часто достаточно взглянуть на отчет, чтобы определить, есть ли аудитории, скажем для организации дополнительной учебной программы.

Кроме цветовой и числовой информации в ячейках можно получить более детальную информацию. Например, чтобы уточнить, какими занятиями аудитория все-таки занята, потребуется всего лишь двойной щелчок на выбранной ячейке. На листе откроется текстовое окно, отображающее все занятия, соответствующие выбранной ячейке.

Примечание

Чтобы убрать это текстовое окно с экрана, нужно сделать в нем двойной щелчок.

На листе для работы с отчетом заложена еще одна интересная возможность, связанная с двумя кнопками -- Подготовить к перемещению и Переместить. С помощью этих кнопок можно перемещать занятия из одних аудиторий в другие. Для этого нужно выделить исходную ячейку и щелкнуть на кнопке Подготовить к перемещению -- информация о заявке по указанной ячейке зафиксируется во внутренней структуре данных (буфере). После этого пользователю нужно лишь выделить ячейку, куда он намеревается перенести занятие, и щелкнуть на кнопке Переместить.

В результате таких простых действий в отчете произошли изменения на первом листе заявок. Исходная заявка удалена, но при этом появилась.

Заметим, что алгоритм переноса заявки в новую аудиторию характеризуется определенным "интеллектом". Перед переносом заявки сначала анализируется возможность переноса -- нет ли в этой аудитории занятий в рассматриваемые интервалы недель. Например, если мы переносим две заявки (в одной ячейке может быть несколько занятий, если они проводятся в разные недели) из одной аудитории в другую, то в случае невозможности переноса одной из них эта заявка остается без изменений.

Рассмотренный отчет, таким образом, кроме получения наглядной сводной информации по загрузке, позволяет оперативно менять аудитории в составленном расписании. Из отчета при необходимости можно быстро найти свободные классы для занятий и планировать циклы дисциплин на определенное время.

2.1.3.1 Блок - схема интерфейса

1

БД

2

таблица

3

связи

4

сервис

5

Справка 6

7

выход 8

2.1.3.2. Описание блок - схемы интерфейса

1. НАЧАЛО

2. Проверка условия, если условие истинно, то идем на блок _

3. Проверка условия, если условие истинно, то идем на блок _

3. Проверка условия, если условие истинно, то идем на блок _

4. Проверка условия, если условие истинно, то идем на блок _

5. Проверка условия, если условие истинно, то идем на блок

6. Проверка условия, если условие истинно, то идем на блок _

7. Проверка условия, если условие истинно, то идем на блок _

8. КОНЕЦ

2.2 Описание процесса отладки программы

Ошибки при работе над проектом, особенно сложным и большим, неизбежны. Поэтому при создании проекта важным этапом является отладка приложения. Отладка -- непременный этап работы над любым проектом. Как правило, это проверка функционирования проекта и исправление ошибок перед передачей его на тестирование. Для выполнения отладки в Visual Basic 6 существует набор специальных инструментов, который рассматривается в этой главе. Редактор кода.

Редактор кода программы Visual Basic 6 -- это достаточно мощный текстовый редактор с большим количеством возможностей и являющийся основным инструментом программиста для создания и отладки приложения. В окне редактора представлены следующие элементы управления:

раскрывающийся список Object (Объект) -- обеспечивает выбор объектов приложения. Этот список находится в левом верхнем углу окна редактора. При выборе объекта в этом списке синхронно изменяется содержимое списка Procedure;

раскрывающийся список Procedure (Процедура) дает возможность выбора членов объекта (событий) и автоматического вывода процедуры или шаблона для выбранного члена в окне редактора. Этот список находится справа от списка Object; кнопка Procedure View (Просмотр процедур) -- включает режим просмотра процедур для каждого объекта по отдельности. Располагается в левом, нижнем углу окна редактора;

кнопка Full Module View (Полный просмотр модулей) -- включает режим работы полного просмотра процедур, при котором в окне редактора показаны все процедуры, разделенные горизонтальной линией (если установлен соответствующий флаг настройки). Располагается в левом нижнем углу окна редактора;

горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки -- позволяют просмотреть текст, который не помещается в текущем окне редактора.

Как можно понять из списка элементов управления, редактор кода работает в двух режимах: в режиме просмотра всего текста приложения (полный просмотр процедур) и в режиме просмотра процедур по отдельности (просмотр отдельных процедур). Редактор кода вызывается автоматически при двойном щелчке мыши на форме проекта или командой Code (Код) меню View (Вид). Для каждого элемента проекта (формы или программного модуля) открывается отдельное окно редактора кода. Соответственно это окно появляется в списке окон меню Window (Окно). В большом проекте удобнее всего работать из Проводника проекта. В этом случае редактор кода вызывается кнопкой View Code (Просмотр кода) панели инструментов окна Проводника.

2.3 Характеристика программы

Данная программа написана на языке Visual Basic 6.0 и представляет собой 1 приложением, предназначенных выполнять все функции, которые требуются заданию. В конечный продукт входит 1 откомпилированное приложения, размер которого составляет соответственно 892 байт. Для работы необходимы следующие системные ресурсы: Прежде чем приступить к работе с данной системой, необходимо иметь: компьютер, совместимый с IBM PC с тактовой частотой процессора не менее 1500 MHz; оперативную память 256 Mb; жесткий диск объемом 40 Mb; видеоадаптер SVGA с объемом оперативной памяти 128 Mb.

2.4 Контрольный пример

2.5 Инструкция пользователя

Для запуска программы необходимо выполнить следующие действия. Нажать кнопку пуск в панели задач; И наитии программу Visual Basic 6.0.

После этого на экране программы появляется с краткой информацией о ней самой в данном режиме пользователю требуется открыть БД. Это можно сделать 2-мя способами: Через меню Файл- Открыть Базу Данных; щелкнуть в панели инструментов пиктограмму открытия БД.

В том и другом случае программа выведет окно в котором пользователь может выбрать или ввести имя и путь к БД. По нажатию кнопки «ОК» программа открывает БД после этого становится до этого не доступная пункт меню «База данных» и все остальные пиктограммы панели инструментов доступными. Программа готова к работе Строка меню состоит из следующих пунктов:

Файл - служит для работы с файлами за режимом закрепляются падающие меню: Открыть БД;

Закрыть БД - после выполнения этого пункта меню программа возвращается в исходное

положение;

Выход;

Таблица - служит для работы с БД. За режимом закрепляется падающие меню:

Таблица «спец меню»;

Таблица «дополнительная информация»;

Сервис служит для работы с запросами по БД. За режимом закрепляется падающие

меню:

Создание БД - после выполнения этого пункта меню запускается второе приложение генерации БД.

Ввод запроса - после выполнения этого пункта меню выводится окно с запросом для поиска.

Окно - служит для работы с окнами. ЗА режимом закрепляется падающие меню:

Закрыть все - позволяет закрыть все открытые окна. Каскад - позволяет расположить окна наложением ; Мозаика - равномерное деление окон на экране; Выстроить значки упорядочить свернутые окна. Панель инструментов состоит из следующих пентаграмм Открыть БД; Закрыть БД; Запрос; Выход;

В панели состояния высвечиваются текущие время и дата.

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном Курсовом проекте был разработан программный пакет, позволяющий автоматизировать процесс работы « разработка информационно-поисковой системы по подбору аудиторий.» Продукт был реализован на языке VBA в среде программирования MS Excel.

Для функционирования его на персональном компьютере не обязательно наличие программы Visual Basic 6.0, т.к. для начала работы программы необходимо лишь запустить файл проекта.

Программа достаточно проста в использовании, поэтому приемлема для любого пользователя.

Приложение 1

Процедуры листа отчет 2

Private Sub CommandButton1_Click()

Dim colors(10) As Integer

colors(1) = 4 ' Установка цветов

colors(2) = 22 ' для обозначения факультетов

colors(3) = 19

colors(4) = 24

colors(5) = 26

colors(6) = 40

colors(7) = 43

colors(8) = 44

colors(9) = 6

colors(10) = 28

If L1.ListIndex = -1 Then ' Выход, если не выбрана неделя

MsgBox (" Не выбрана неделя ")

Exit Sub

End If

Range("a5:AZ100").Select ' Очистка области данных

Selection.ClearContents

' Подсчет количества учебный дней в неделе

N_Day = 0

While Worksheets(2).Cells(N_Day + 2, 4).Value <> ""

N_Day = N_Day + 1

Wend

' Подсчет количества занятий в течение дня

N_Times = 0

While Worksheets(2).Cells(N_Times + 2, 5).Value <> ""

N_Times = N_Times + 1

Wend

' Подсчет количества аудиторий

N_Ayd = 0

While Worksheets(2).Cells(N_Ayd + 2, 1).Value <> ""

N_Ayd = N_Ayd + 1

Wend

DaysTimes = N_Day * N_Times

N_Boss = 0 ' Подсчет заявителей

While Worksheets(2).Cells(N_Boss + 2, 6).Value <> ""

N_Boss = N_Boss + 1

Wend

Range("b7:AZ100").Select

With Selection.Interior ' Заливка белым цветом области вывода

.ColorIndex = 0

.Pattern = xlSolid

End With

For i = 1 To N_Boss

Cells(2, 2 + i * 2).Select

With Selection.Interior ' Установка обозначений цветов

.ColorIndex = colors(i) ' заявителей

.Pattern = xlSolid

End With

' Установка подписей заявителей для соответствующих цветов

Cells(1, 2 + i * 2).Value = Worksheets(2).Cells(i + 1, 6).Value

Next

' Подсчет количества строк с завками на 1-м листе

N = 0

While Worksheets(1).Cells(N + 4, 1).Value <> ""

N = N + 1

Wend

stroka = 7 ' Данные на листе размещаются начиная с седьмой строки

For i = 1 To N_Ayd ' Установка подписей аудиторий

Cells(stroka, 1).Value = _

Worksheets(2).Cells(i + 1, 1).Value

stroka = stroka + 1

Next

St = 1

For i = 1 To N_Day ' Установка подписей занятий

For j = 1 To N_Times

St = St + 1

Cells(5, St).Value = Worksheets(2).Cells(i + 1, 4).Value

Cells(6, St).Value = Worksheets(2).Cells(j + 1, 5).Value

Next

Next

For i = 1 To DaysTimes

For j = 1 To N_Ayd

Cells(6 + j, i + 1) = 0 'Инициализация ячеек

Next

Next

For i = 4 To N + 3 ' Цикл по строкам заявок

If CStr(Worksheets(1).Cells(i, 7).Value) = "да" Then

' Выполнение условия по обслуживанию заявки

stroka = 0

For ia = 1 To N_Ayd

If CStr(Worksheets(1).Cells(i, 8).Value) = _

CStr(Cells(ia + 6, 1).Value) Then

stroka = ia + 6

Exit For

End If

Next

If stroka > 0 And _

CStr(Worksheets(1).Cells(i, CInt(L1.Text) + 11).Value) = _

"*" Then

' Если есть строка с указанной аудиторией

For m = 1 To DaysTimes

' Нахождение столбца на листе для помещения заявки

If CStr(Worksheets(1).Cells(i, 4).Value) = _

CStr(Cells(5, 1 + m).Value) Then

If CStr(Worksheets(1).Cells(i, 5).Value) = _

CStr(Cells(6, 1 + m).Value) Then

stolbec = 1 + m

Exit For

End If

End If

Next

nomer = 1

For iy = 1 To N_Boss 'Определение заявителя в заявке

If CStr(Worksheets(1).Cells(i, 2).Value) _

= CStr(Worksheets(2).Cells(iy + 1, 6).Value) Then

nomer = iy

Exit For

End If

Next

Cells(stroka, stolbec).Value = _

Cells(stroka, stolbec).Value + _

Worksheets(1).Cells(i, 6).Value

Cells(stroka, stolbec).Select

With Selection.Interior

.ColorIndex = colors(nomer) ' Установка заливки

.Pattern = xlSolid ' для ячейки

End With

End If

End If

Next

Range("a5").Select

End Sub

Private Sub Worksheet_Activate()

N_Ned = 0

While Worksheets(2).Cells(N_Ned + 2, 3).Value <> ""

N_Ned = N_Ned + 1

Wend

L1.Clear

For i = 1 To N_Ned