Кажется очевидным, что прозрачность в ответственном деле, от которого зависят доходы не только фирмы и руководства, но и самого водителя, способна повысить заинтересованность в честном исполнении обязанностей. Во-первых, непродуктивные расходы резко упадут, и за счет этого доходы будут соответствовать расчетным величинам. Во-вторых, стабильность работы и высокий уровень ответственности со стороны фирмы и её водителей привлекательны для серьезных клиентов, которые рассчитывают на долгосрочную перспективу. В-третьих, экономия топлива и времени становится реально выполнимой, что также повышает уровень доходов всего предприятия [31].

Таким образом, кажется целесообразным внедрение системы спутниковой навигации в компании «Континент». Наша задача состоит в том, чтобы рассчитать ожидаемый экономический эффект от её внедрения и использования на практике.

2.3 Информационные технологии, применяемые на предприятии

На предприятии используются стандартные информационные технологии (ИТ), а именно: несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть; на сервере расположена общая база данных предприятия и аналитические программы, на рабочих станциях организованы АРМ специалистов.

Программное обеспечение представляет из себя сетевую и консольные версии Windows XP, офисные программы, антивирусы, архиваторы, 1С: Предприятие 8.0 и ряд дополнительных программ. Кроме того, различного рода аппаратура, средства связи, выход в интернет, оргтехника дают возможность эффективно работать.

Для осуществления экономической деятельности предприятие использует программный комплекс 1С. В области грузоперевозок используются 1С:Торговля и склад 7.7 и надстройка 1С:Автомобильные грузоперевозки 7.7. Ниже приведено описание данных ИТ.

2.3.1. 1С:Торговля и склад 7.7

1С:Торговля и склад 7.7 ? это не что иное как компонента платформы 1С:Предприятие - Оперативный учет, обладающая типовой конфигурацией, которая позволяет автоматизировать складской учет и торговлю. Программа позволяет учитывать наличие и движение денежных и материальных средств. Все виды торговых операций могут быть учтены. Абсолютно все функции учета, включающие в себя ведение справочников, ввод первичных документов, до получения всевозможных ведомостей и аналитических отчетов могут быть выполнены благодаря легкой настройке и гибкости. Компонента Оперативный учет предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами 1С:Предприятия. 1С:Торговля и склад предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов [33].

1С:Торговля и склад 7.7 обладает следующими сервисными и функциональными возможностями:

· механизм назначения цен значительно усовершенствован;

· включена операция «быстрой продажи», она позволит автоматически формировать и печатать выбранный пакет документов в случае продажи определенного числа товаров;

· включен учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД;

· включены групповые обработки документов и справочников;

· включено начальное заполнение документов в автоматическом режиме;

· включена возможность детального ведения взаимозачетов с контрагентами в разрезе договоров.

Автоматизация любых торговых и складских операций. 1С:Торговля и склад 7.7 позволяет автоматизировать работу на каждом этапе деятельности предприятия [33]. При использовании типовой конфигурации 1С:Торговля и склад возможно:

· ведение раздельного финансового и управленческого учета;

· ведение учета от имени нескольких юридических лиц;

· ведение партионного учета товарного запаса, при этом можно выбирать метод списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

· ведение раздельного учета собственных товаров и товаров, которые взяты на реализацию;

· оформление закупки и продажи товаров;

· проведение начального заполнения документов в автоматическом режиме на основе ранее введенных данных;

· ведение учета взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детальное ведение взаиморасчетов по отдельным договорам;

· формирование необходимых первичных документов;

· оформление счета-фактуры, автоматическое построение книги продаж и книги покупок, ведение количественного учета в разрезе номеров ГТД;

· выполнение резервирования товаров и контроля оплаты;

· ведение учета денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

· ведение учета товарных кредитов и контроля их погашения;

· ведение учета переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

Работа с распределенными информационными базами. Организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях является основным назначением средств работы с распределенными информационными базами. Такие системы обладают территориально удаленными объектами: пунктами приема заказов, магазинами, складами, филиалами и иными подобными подразделениями, не связанными локальной сетью:

· неограниченное количество автономно работающих информационных баз;

· синхронизация данных (выборочная и полная);

· настройка состава синхронизируемых данных;

· произвольный порядок и способ передачи изменений.

Не ограничиваются действия пользователей системы при использовании средств управления распределенными информационными базами. Система отслеживает все изменения данных в автоматическом режиме, а затем передает их, учитывая описанные правила синхронизации [33].

Надежность и безопасность. Средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации содержатся в 1С:Торговля и склад в полном объеме:

· запрещение пользователям "прямого" удаления информации;

· удаление данных с контролем перекрестных ссылок конфигурации 1С Торговля и склад осуществляется в специальном режиме;

· запрещение пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;

· установка запрета на редактирование печатных форм документов;

· система 1С Торговля и склад обладает возможностью ввода пароля пользователя при временном прекращении работы.

Гибкость и настраиваемость. 1С:Торговля и склад 7.7 легко адаптируется к любым особенностям учета на различных предприятиях. 1С:Торговля обладает Конфигуратором, с помощью которого при необходимости можно настроить все основные элементы системы:

· редактирование существующих и создание новых необходимых документов любой структуры 1С Торговля и склад;

· В 1С:Торговля и склад 7.7 вы можете задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен

· работать со взаимосвязанными документами

· выполнять автоматический расчет цен списания товаров

· быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов

· вести учет товаров в различных единицах измерения

· денежных средств - в различных валютах

· получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег

· автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии

· изменение печатных и экранных форм документов;

· создание журналов для работы с документами и произвольного перераспределения документов по журналам для эффективной работы с ними;

· редактирование существующих и создание новых справочников произвольной структуры;

· редактирование свойств справочников:

o диапазон проверки уникальности кода,

o тип кода,

o количество уровней,

o изменение состава реквизитов,

o и другое

· создание регистров 1С с целью учета средств в любых необходимых разрезах;

· создание любых дополнительных отчетов и процедур обработки информации;

· описание поведения элементов системы на встроенном языке 1С.

Современный интерфейс. 1С:Торговля и склад обладает пользовательским интерфейсом, отвечающим всем современным стандартам [33]:

· опциональная возможность «советы дня» подскажет эффективные приемы работы и удобные возможности системы программы;

· возможность «прикрепления» служебных окон к границам главного окна программы;

· главное меню системы поддерживает образы команд, кроме того, эти образы помещены на кнопках панелей инструментов;

· кнопки панелей инструментов обозначаются не только рисунками, но и текстом.

Открытость и доступность. 1С:Торговля и склад 7.7 поддерживает всевозможные средства для связи с другими программами. Возможен импорт и экспорт информации через текстовые файлы, что позволяет обмениваться данными практически с любой программой. Также имеется встроенный язык, который содержит средства работы с файлами формата DBF.

Дополнительно 1С:Торговля и склад позволяет использовать современные средства интеграции приложений: DDE, OLE Automation и OLE, что делает возможным:

· управление работой других программ, при этом используется встроенный язык 1С. Один из примеров это возможность формирования отчетов и графиков в Microsoft Excel;

· получение доступа к данным из других программ;

· возможность вводить в отчеты и документы объекты, которые были созданы другими программами. Самый яркий пример это помещение в первичные документы логотипа фирмы;

· размещение в отчетах и документах графиков и рисунков в 1С.

1С:Торговля и склад обладает поддержкой открытых стандартов: обмена платежными документами (1С:Предприятие - Клиент банка) и обмена коммерческой информацией (CommerceML). Подобная поддержка делает возможным:

· формирование и выгрузку коммерческих предложений на Web-витрины, которые поддерживают стандарт 1С;

· организацию электронного обмена документами, каталогами и прайс-листами с личными контрагентами;

· обмен платежными документами (выписками и платежными поручениями) с системами Клиент банка из других программ 1С.

Из 1С:Торговля и склад можно управлять собственной Web-витриной, размещенной на ресурсе.

1С:Торговля и склад позволяет управлять собственной Web-витриной, которая размещена на ресурсе. Программа обладает полной интеграцией с базой данных Ассоциации ЮНИСКАН/EAN Россия. Это позволяет считывать сканером с этикетки, размещенной на упаковке товара, штрих-код, после чего система в автоматическом режиме формирует запрос. Это дает возможность получить данные о товаре и записать их в информационную базу.

Работа с торговым оборудованием. Программа 1С:Торговля и склад позволяет работать с торговым оборудованием: дисплеями покупателя, чековыми принтерами, электронными весами, сканерами и принтерами штрих-кодов, терминалами сбора данных, контрольно-кассовыми машинами и другими видами оборудования. Взаимодействие с торговым оборудованием происходит с использованием искусственного интеллекта, это позволяет заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером и пр.

Развитые средства администрирования. Программа содержит средства, которые позволяют администратору системы:

· вводить список пользователей системы;

· назначать пользователям пароли на вход в систему;

· назначать пользователям права на доступ к информации, которая обрабатывается;

· формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включая панели и меню инструментов;

· просматривать список работающих пользователей;

· получать историю работы пользователей.

Масштабируемость. Программа обладает различными версиями для торговых предприятий с различным количеством совершаемых операций. Все введенные данные при переходе на другую версию автоматически сохраняются [33].

2.3.2 1С:Автотранспортные грузоперевозки 7.7

Конфигурация 1С:Автотранспортные грузоперевозки является "надстройкой", и предназначена для использования с компонентой 1С:Торговля и Склад 7.7. База содержит справочник Автомашины, в котором указываются используемые фирмой транспортные средства:

Справочник нормы списания подчинен справочнику Автомашины (рисунок 2.6.). Предназначен для расчета в путевом листе Горючего при возвращении. Кнопка Поиск справочника Маршруты предназначена для поиска города через который могут проходить маршруты. Кнопка Маршрут предназначена для просмотра и редактирования адресов через которые проходит маршрут. Добавление адреса в маршрут производится после нажатия кнопки Добавить и заполняется через стандартную форму ввода адреса (рисунок 2.7.). Для формирования обратного маршрута предназначена кнопка Обратный маршрут. Она создает маршрут, обратный выбранному, т.е. города в формируемом маршруте будут располагаться в обратном порядке относительно выбранного маршрута [32].

Рис. 2.6 1С Автотранспортные грузоперевозки 7.7

Первоначально для машины необходимо указать количество выданного топлива и показания спидометра - данные действия производятся через главное меню Документы, выбрав документ - Выдача топлива и Показания спидометра: начальные (рисунок 2.8.).

Бронь автомашины производится документом - Бронь машины (рисунок 2.9.). В данном документе указывается период бронирования автомашины, и предполагаемый маршрут. В документе можно бронировать сразу несколько автомобилей на одного контрагента. При выборе автомашины происходит проверка - забронирована данная машина, или уже оформлен путевой лист [32].

После нажатия кнопки Запрос - можно посмотреть отчет о том, какие автомашины забронированы, или оформлены путевым листом. В документе Снятие брони можно снять Бронь с ранее забронированной автомашины, для этого необходимо выбрать документ Бронь, и выбрать нужную автомашину.

Рис. 2.7 Ввод адресов

Рис. 2.8 Установка начальных данных по топливу и пробегу

Рис. 2.9 Бронь машины

Рис. 2.10 Открытие путевого листа

Оформление путевого листа производится выбором в меню Документы - Открытие путевого листа (рисунок 2.10.). Основание - выбираем документ Брони. Автомобиль - выбирается нужный автомобиль из документа основания. Контрагент, Маршрут - заполняются автоматически после выбора автомобиля. На закладке Работа Водителя и Авто указываются данные необходимые для внесения в путевой лист. Данные о показаниях спидометра закрыты от редактирования, и берутся из регистра. Возвращение в гараж - оформляется после закрытия путевого листа, при открытии эти данные не доступны. На закладке Движение горючего указываются данные о количестве выдаваемого горючего, коэффициенте нормы расхода для данной автомашины. Горючее остаток при выезде берется из регистра (в регистр данные попадают после оформления документов - Выдача топлива и закрытие путевого листа). На закладке Задание водителю - заполняются данные относительно груза, время прибытия. Данные об адресах разгрузки и погрузки берутся из маршрута. При нажатии кнопки Печать можно распечатать данные для путевого листа, предварительно в принтере должен быть незаполненный бланк путевого листа [32]. Так же можно распечатать доверенность и Договор на перевозку.

Окончательное заполнение путевого листа производится через документ Закрытие путевого листа (рисунок 2.11.)

Рис. 2.11 Закрытие путевого листа

После выбора путевого листа, происходит его закрытие, в котором мы указываем данные при возвращении. Так же становится доступной кнопка Проверка - она позволяет проверить остаток топлива относительно пройденного расстояния и коэффициента нормы расхода топлива для данной автомашины, и сообщить в случае не совпадения о расхождениях.

Получить отчет о забронированных автомашинах можно выбрать из меню Отчеты - Отчет о забронированных машинах (рисунок 2.12.). Так же можно выбрать маршрут и увидеть какие машины были забронированы в указанный период по маршруту. Отчет по путевым листам - показывает все машины на которые открыт путевой лист. Чтобы узнать остаток топлива в баках автомашин предназначен отчет - Остаток топлива. Для получения отчета о расходах топлива - можно воспользоваться отчетом Расход Топлива.

Из этого отчета можно будет увидеть, какая машина, по какому маршруту израсходовала сколько топлива и сравнить с расходами, которые должны быть по норме для данной автомашины и расстояния маршрута [32].

Рис. 2.12 Отчеты

информационный технология автоматизированный управление

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ООО «КОНТИНЕНТ» С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

3.1 Направление совершенствования использования информационных технологий

В настоящее время нечасто, но бывают случаи выхода в нештатную ситуацию, что сильно ударяет по репутации Компании. Миссия Компании - доставлять грузы точно в срок и безопасно - требует гарантий того, чтобы все обязательства были Компанией выполнены. В этой связи требование повышения безопасности грузоперевозок достаточно очевидно [38,39].

Во-вторых, использование спутниковой навигационной системы позволит привлечь Компании новых клиентов, так как главным фактором, стимулирующим появление клиентов, будет повышенная гарантия сохранности ценных грузов. Следовательно, можно ожидать и увеличение прибыли за счет увеличения оборота.

В-третьих, ожидается уменьшение издержек на мобильную связь с водителями за счет экономии и эксплуатации системы, а также уменьшения количества обслуживающего персонала в офисах Компании, ответственных за контроль маршрутов.

Следовательно, нам нужно рассчитать стоимость внедрения системы в Компании, и ожидаемый эффект использования системы спутниковой навигации и расчетную экономию денежных средств.

Имеющиеся на рынке GPS/ГЛОНАСС системы мониторинга транспорта и учета расхода топлива [38] - это законченное комплексное решение, включающее в себя компактный прибор, устанавливаемый на автотранспортное средство и программу для мониторинга, контроля, управления и охраны автотранспортных средств, оборудованных прибором спутниковой навигации (грузового, строительного, легкового, морского и различных видов спецтехники).

Установка прибора на автотранспортное средство решает широкий круг задач и подходит:

· Для транспортных компаний. Логистика, контроль расходов ГСМ и пробега;

· Для контроля собственного автопарка подходит для компаний с любыми видами деятельности. Снижает издержки на ГСМ и ремонтно-восстановительные работы;

· Для фирм пассажироперевозок. Улучшает диспетчеризацию, контролирует пассажиропоток (при наличии датчиков пассажиропотока), контролирует расход ГСМ;

· Для фирм такси. Улучшает диспетчеризацию контролирует пассажиропоток (при наличии датчиков присутствия);

· Для охранно-мониторинговых целей;

· Для владельцев частных автомобилей (мониторинг и/или охрана);

· Противоугонные средства плюс снижение стоимости страховки (КАСКО) на 30%;

· Для контроля за работой торговых представителей;

· Для любых подвижных объектов.

Программа мониторинга автоматически создает отчеты о работе автопарка, что позволят оценить работу водителей, эффективность использования техники, исключить простои, контролировать расход топлива, перемещение грузов, предотвратить «левые рейсы» и угон, тем самым, сэкономив большое количество времени и денег. Окупаемость затрат на оборудование по различным оценкам составляет от 4-х до 7-ти месяцев.

Ряд предприятий, например, ООО «Азимут» [51], предлагает различные технические и организационные решения для создания систем мониторинга автотранспорта и любых других подвижных объектов. Два возможных варианта решения этой задачи, предлагаемые для реализации:

Вариант первый: создание у заказчика собственного системы GPS-ГЛОНАСС мониторинга, что предусматривает установку приборов (далее терминалов) на автотранспортные средства, установку и настройку сервера с программным обеспечением, обучение персонала, гарантийное сопровождение оборудования и ПО. Возможно послегарантийное обслуживание.

Вариант второй: отличается от первого в том, что заказчику не требуется сервер с выделенным подключением к Интернету, как в первом варианте, а терминалы подключены к серверу ООО «Азимут» где и хранится база данных о маршрутах. Заказчик в любое удобное время, с любого компьютера, подключенного к сети Интернет, получает необходимые ему данные о маршрутах и других параметрах своих автомобилей. Стоимость услуги в этом варианте составляет от 350 рублей в месяц за один терминал. При этом заказчик не заботится о балансе SIM карт в терминалах и выделенном подключении к Интернету. По внутренним оценкам разработчиков, если парк автотранспорта более 25 единиц (таблица 3.1), то предприятию будет экономически выгоднее первый вариант [50].

Таблица 3.1

Количество единиц техники по услугам

Для предприятия выгоден первый вариант. Следующие расчеты будут проводиться для первого варианта.

3.2 Техническое обеспечение