Компьютерные технологии в деятельности секретаря

- следует помнить, что написание письма прописными буквами может быть не правильно истолковано. Если вы желаете выделить какой-либо фрагмент теста письма, лучше обозначить его полужирным начертанием, курсивом или выделить другим цветом;

- не следует рассылать сообщения, не содержание никакой важной и полезной информации. Для этого на многих крупных и средних предприятиях устанавливаются специальные чат-программы, предназначенные для более быстрого и менее официального общения между сотрудниками.

Для большей уверенности многие почтовые клиенты предполагают уведомление отправителя о том, что получатель не только данное письмо получил, но также и ознакомился с ним. Данная функция называется «уведомление о прочтении». После того как письмо написано оно может быть либо отправлено, либо сохранено в черновиках данного почтового клиента.

Что касается входящих электронных сообщений, то его можно:

- прочитать;

- переслать;

- удалить,

- ответить;

- скачать или просмотреть вложенные файлы.

Для оптимизации работы с электронной почтой, следует соблюдать следующие рекомендации:

- следует читать сообщения по мере их поступления. Так вы не пропустите важную информацию;

- необходимо сразу же отвечать на письма. Это одно из правил сетевого этикета. Так вы сможете оставить положительное впечатление о себе своему собеседнику. Ведь чем скорее решается какой бы то ни было вопрос, тем лучше;

- ненужные сообщения необходимо сразу удалять. Так же если вы не желаете получать письма от конкретного адресата, вы можете добавить электронный адрес в черный список, либо отметить письмо как «спам». В данном случае подобные письма будут приходить в специальную папку.

- важные сообщения можно сохранить, поместить в отдельную папку или отметить как «важные».

Большая часть компаний хранит все данные на серверах, принадлежащих данной компании. Это обеспечивает их сохранность и ограниченный доступ к ним. Однако некоторые пользователи предпочитают использовать еще и онлайн-хранилища, называемые «облако». Благодаря данной функции вы будете иметь доступ к определенным файлам с любого устройства (даже телефона) в любое время.

Интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря, секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ. Сайт DOCFLOW (www.docflow.ru), выходящий под лозунгом "Все о мире электронного документооборота". По своей информационной насыщенности его можно отнести, скорее, даже к порталу.

Портал DOCFLOW представляет интерес как для организаций, только стоящих перед выбором системы комплексной автоматизации делопроизводства, так и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.

На первой же странице сайта можно прочитать о примерах внедрения автоматизированных технологий работы с документами в той или иной отрасли, в конкретной компании, учреждении, предприятии. Удобно построен раздел новостей, рубрицированный по месяцам. Почти каждый день появляется информация о фирме, которая только что внедрила то или иное решение для автоматизации работы с документами, ту или иную программу автоматизированного делопроизводства. Тут же появляются новости о выходе новых версий, как программ автоматизации делопроизводства, так и других автоматизированных систем, выполняющих вспомогательные функции в офисе, таких как системы ввода бумажных документов, словари, системы хранения.

В разделе "Аналитика" можно найти различные материалы, подготовленные журналистами и экспертами разных компаний. Материалы отсортированы по тематике и размешены в нескольких подразделах. Выбрав в правом меню интересующий вас подраздел, вы получите доступ к полному списку имеющихся по этой теме статей: это ERP (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) и CRM (Customer Relations Management - управление взаимоотношениями с клиентами). Системы ввода документов, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; автоматизация финансовой деятельности, вопросы информационной безопасности; федеральные целевые программы; технологии управления данными, а также отдельный раздел "Для начинающих".

Специальный раздел, содержащий структурированный глоссарий, поможет разобраться в многочисленных аббревиатурах, используемых в помешенных на сайте материалах.

Еще один раздел портала, который секретари, интересующиеся новостями в области ДОУ, не могут оставить без внимания, - это раздел, посвященный конференции DOCFLOW. Портал содержит информацию о конференции.

Кроме собственно календаря, подраздел содержит страницу с анонсами предстоящих мероприятий, отчетами об уже прошедших конференциях и семинарах. На отдельную страницу вынесена информация об учебных семинарах. Однако такое деление семинаров достаточно условно, и искать интересующее вас приходится по всем страницам данного раздела.

Наиболее важной для практиков является информация об уже реализованных проектах автоматизации ДОУ, которую можно найти в подразделе "Проекты". Здесь в одном месте собрана информация о проектах, уже внедренных разными компаниями.

Отдельный раздел портала "Каталог" содержит упорядоченную информацию о компаниях, работающих на российском рынке автоматизации ДОУ, предлагаемых ими продуктах, а также проектах по внедрению систем, осуществленных с их участием.

В целом, учитывая частоту обновления материалов на указанном сайте, его можно рекомендовать к регулярному посещению всем секретарям, интересующимся вопросами автоматизации делопроизводства и организации работы с документами.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно [11, С. 145].

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

- отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;

- получать подтверждения доставки документов по назначению;

- выводить на экран дисплея полученные документы;

- изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

- распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

- отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;

- расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

- составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Персональный компьютер предоставляет большие возможности для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для работы с документацией. От секретаря зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

ДОУ представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки данных и выдачи документов для приятия управленческих решений в интересах достижения поставленной перед организацией цели.

Техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль персонала, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. Компьютерное обеспечение, оснащенное специализированными программными средствами, является технической базой и инструментом для таких систем. Система ДОУ бессмысленна без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Современный электронный документ может включать в себя гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Он ограничен лишь параметрами содержания, структуры данных, форматов и стандартов передачи и характера использования [5, C.220]. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он становится открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ -- это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных технологий в рамках, так называемых систем управления электронными Документами (СУД) или electronic document management systems (EDMS).

Мощные системы класса СУД, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии СУД отмечено во многих отраслях: государственное управление, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, промышленное производство, образование и другие.

Работа руководителя напрямую зависит от коммуникации секретаря. Таким образом, рабочее место и технические средства во владении секретаря должны находиться на современном уровне. Чем быстрее секретарь обрабатывает информацию, тем быстрее руководитель сможет принять решение.

На сегодняшний день существует различное множество, как отдельных программ, так и пакетов программ, которые позволяют совершать секретарю различные манипуляции с информацией.

Развитие подобных программ, улучшение систем обработки данных и управления ими, безусловно, улучшит и упростит работу секретаря.

Рассмотрим отечественные системы автоматизации документооборота.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

- простота внесения изменений в документ;

- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

- возможность использовать заранее заготовленные формы;

- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

- высокая скорость поиска и извлечения информации;

- простота контроля информационных потоков;

- экономия бумаги;

- компактность архивов;

- возможность защиты документов от случайного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации [1, С.26].

Следует отметить, что внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

- прозрачность деятельности сотрудников и отделов;

- укрепление исполнительской дисциплины;

- снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;

- уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и прочих.);

- высокая скорость получения аналитических справок и отчетов [7, С.143].

На рис. 1 видно, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами на цифровом процессе при замене с бумажного. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более прогрессивным и простым в использовании. Качество принимаемых решений улучшается, контроль над исполнением управленческих решений ведётся эффективнее, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (данная функция поддерживается не всеми системами). С помощью корпоративного информационного портала обеспечивается обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними [4, С.21].

Многие из существующих САДД позволяют перейти на безбумажный документооборот, но даже при наличии САДД часто имеет смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и прочее), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Объясняется это несколькими причинами:

1. Законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы.

2. Сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами.

На практике в основном сейчас электронный документооборот охватывает документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) -- межкорпоративный.

Рис. 1. Преимущества электронного документооборота.

При использовании электронного документооборота возникает непростой технический вопрос, это перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы совместно с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде [13].

Главной тенденцией последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит о возросших требованиях заказчиков, о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Рынок систем автоматизации представлен достаточно широко российскими компаниями. Предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант документооборота: как для автоматизации функций делопроизводства, так для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.

Хранение данных и работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и другие; иногда системы поддерживают работу на платформах разработки или на нескольких системах управления базами данных (СУБД). По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они спецификой работы, максимально возможным объемом вводимых документов и стоимостью.

Обычно заказчики выбирают ту СУБД, которая в организации уже есть. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД. Собственная база данных существует у коробочного решения «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies, хотя в проектных решениях система может быть реализована на MS SQL и на Oracle.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные решения.

Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика.

Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, при кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы достаточно сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, при этом даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку, внедрение такой системы стоит значительно больше.

Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то без проектного решения ей не обойтись. В случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он будет неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации.

Компаниям с документооборотом и традиционным делопроизводством больше подойдет коробочное решение, так как такой продукт опробован многими заказчиками, что учитывает пожелания и замечания клиентов, где всегда имеется подробная документация и список типовых ошибок, несомненный плюс типового решения- уменьшенная цена. Из коробочных решений можно назвать: «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных -- почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».

Универсальных решений, учитывающих всю полноту специфических потребностей различных организаций не существует.

Рассмотрим более подробно самые распространенные отечественные продукты:

1. Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» -- это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.

Основные характеристики системы:

а) готовые решения для типовых задач делопроизводства - это каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: централизованного контроля распорядительных документов, регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля обращений граждан, поручений;

б) поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному;

в) модульность в сочетании с единой информационной логикой -- обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация обширного доступа к базам данных по технологии Интернет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;

г) экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, невысокими затратами на внедрение, прежде всего Microsoft.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

- «Кодекс: Служебная корреспонденция» -- регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения);

- организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения, формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;

- постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;

- «Кодекс: Контроль исполнения документов» -- регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;

- регистрация переносов сроков заданий;

- автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;

- формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;

- автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;

- «Кодекс: Письма и обращения граждан» -- ввод данных о заявителях;

- регистрация обращений и вопросов, поставленных в них;

- контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;

- «Кодекс: Система подготовки документов» -- создание электронного полнотекстового архива документов;

- «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» -- регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;

- «Кодекс: Справочная система документооборота» -- обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера;

- «Кодекс: Обмен документами» -- обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в файл-серверном и клиент-серверном вариантах.

2. CompanyMedia-Делопроизводство - система предназначена для автоматизации документооборота в настоящем времени с отслеживанием движения документов.

Функции системы:

- организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;

- прием, обработка и распределение входящей корреспонденции;

- подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;

- рассылка, регистрация, подготовка и подписание исходящей корреспонденции;

- поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

100% гарантия доставки информации.

а) неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;

б) сквозное делопроизводство;

в) механизм замещения - возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих») [18].

3. OfficeMedia -- Делопроизводство - предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Комплект «OfficeMedia -- Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:

- «Обращения граждан» -- для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

- «Организационно-распорядительные документы» -- для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения;

- «Регистрация документов» -- для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и прочее;

- «Библиотека рабочих документов» -- для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;

- «Согласование» -- для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;

- «Ознакомление» -- для автоматизации рассылки документов на ознакомление [19].

4. «ГРАН-ДОК» для Windows

«Гран-Док» -- специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления.

Функции системы:

- учет деловых документов, работа и хранение с текстами документов;

- контроль рассмотрения этапов и пути прохождения документа от поступления до списания в дело;

- получение справочной информации о документах;

- анализ документооборота.

«Гран-Док -- Lite» -- однопользовательская версия для учета и работы с документами на одном рабочем месте, предназначена для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Платформа -- Microsoft SQL.

«Гран-Док -- сетевая версия» -- адресована государственным и муниципальным структурам управления с объемом документооборота от 5 до 30 тыс. документов в год и с количеством пользователей от 20 до 150.

«Гран-Док -- корпоративная версия» (на основе «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») -- предназначена для ведения электронного документооборота и делопроизводства административного округа.

5. ДЕЛО -- это комплексное промышленное решение, позволяет автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Функции системы:

- работа над проектами документов;

- регистрация и ввод документов;

- исполнение документов;

- контроль исполнения;

- поиск документов;

- опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы -- «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».

6. «1С:Архив» - система управления документами, предназначенная для предприятий, служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы:

- организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;

- поиск по реквизитам учетно-регистрационной карточки, по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;

- управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей;

- установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;

- выбор исполнителей или группы исполнителей;

- выдача поручений;

- хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов.

7. Эффект Офис

«Эффект Офис» -- это серия программных продуктов для систематизации, эффективного поиска и безопасного хранения документов:

- «Эффект Офис -- система управления документами» -- предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Внедрены варианты: локальный и клиент-серверный.

- «Эффект Офис -- персональный архив» -- специальная версия системы для одного пользователя.

- «Эффект Графика», «Эффект Графика Плюс» -- для работы с графическими изображениями.

- «Эффект Секретарь» -- рабочее место секретаря.

- «Эффект Почта» -- система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.

8. «БОСС-Референт» -- программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями предприятия или организации. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и прочее.

Компоненты системы:

- средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети;

- встроенная электронная почта;

- корпоративная система электронного документооборота.

Функции системы:

- подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;

- планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;

- совместное обсуждение различных вопросов в группе, для чего используется режим конференции;

- контроль договоров;

- создание и контроль за исполнением поручений;

- работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями.

Из выше изложенного следует что, в России существуют и используются более 16 основных систем автоматизации документооборота (нами была рассмотрена половина), каждая организация, компания и фирма в зависимости от своей структуры и деятельности может выбрать не только САДД, но и ее решение (коробочное и заказное). Для упрощения работы в ДОУ, основной объем документов переводят с бумажного на электронный.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе исследования, проведенного в рамках данной выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря», можно сделать следующие выводы:

В первой главе выпускной квалификационной работы были изучены история появления в России систем документационного обеспечения управления, их развитие, а также технические средства, обеспечивающие деятельность секретаря.

Широкое распространение персональных компьютеров сыграло огромную роль в развитии рынка труда. Автоматизация обработки информации позволяет в считанные секунды проделать работу, на которую раньше терялись недели, информирование руководителей о состоянии предприятий и рабочих мест происходит мгновенно.

Компьютерные технологии в России массово стали появляться только в 90-х годах. На предприятиях появление компьютерных технологий упростило множество задач: от составления графика работы сотрудников до выполнения сложных финансовых операций.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой печатную машинку, и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Так же техническим средствам, которыми чаще всего пользуется секретарь, относятся: телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер.

Во второй главе выпускной квалификационной работы были проанализированы и рассмотрены компьютерные средства подготовки документов, в том числе принцип работы с текстовыми документами и работа секретаря с сетевыми технологиями.

К первым относятся отдельные программные продукты, а так же пакеты программ, которые позволяют работать с текстовой и графической информацией. К последним относятся программы, работающие непосредственно через сеть Интернет. Такие программы позволяют координировать действия на расстоянии, что улучшает работоспособность секретаря.

В третьей главе рассматриваются отечественные системы автоматизации документооборота, а также возможные пути их совершенствования.

Сейчас в России существуют и используются более 16 основных систем автоматизации документооборота, каждая организация, компания и фирма в зависимости от своей структуры и деятельности может выбрать не только систему автоматизации делопроизводства и документооборота, но и ее решение (коробочное и заказное). Для упрощения работы в документообороте, основной объем документов переводят с бумажного на электронный

Работа руководителя напрямую зависит от коммуникации секретаря. Таким образом, рабочее место и технические средства во владении секретаря должны находиться на современном уровне. Чем быстрее секретарь обрабатывает информацию, тем быстрее руководитель сможет принять решение.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2010. - №7. - 119с

2. Басаков М.И. Азбука секретарского дела: практическое пособие / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2014. - 192 с.

3. Галахов В.В. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев. - М.: Проспект, 2012. - 608 с.

4. Гасов В.М. «Технические средства ввода-вывода графической информации» (серия в семи книгах «Организация взаимодействия человека с техническими средствами АСУ» под редакцией В. Н. Четверикова), 2011. -124с

5. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. Электронный учебник / А.С. Гринберг. - Юнити-Дана, 2011. 390 с.

6. Громов Е.С. Компьютерное делопроизводство: учебное пособие/ Е.С. Громов, М.В. Баканов, И.А. Печерских; Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. - Кемерово, 2010. - 236 с.

7. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник для вузов / - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2012 - с.359

8. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере / С.Л. Кузнецов. - М.: Бизнес-школа: Интел-Синтез, 2010. - 232 с.

9. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2010. - 576 с.

10. Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта / Ю.А. Петрова. - М.: Омега-Л, 2013. - 320 с.

11. Попов С.Л. Делопроизводство и секретарская работа на персональном компьютере / С.Л. Попов. - М.: Солон-пресс, 2013. - 424 с.

Интернет-источники

Официальный сайт Lotus Notes [Электронный ресурс]. - URL: http://www.lotusnotes.ru/ Российские системы автоматизации документооборота [Электронный ресурс]. - 2012. - Режим доступа: http://www.compress.ru/article.aspx

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Официальный сайт [Электронный ресурс]. - URL: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow». Официальный сайт [Электронный ресурс]. - URL: http://optima-workflow.ru/

Справочно-правовая система «Консультант Плюс» [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru/

Энговатова О.А. 500 советов секретарю / О.А. Энговатова. - М.: Альфа-Пресс, 2012. -- 224 с.

Company Media [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://www.interface.ru/products/companymedia/moduli-sistemy/deloproizvodstvo

OfficeMedia - [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа:

Размещено на Allbest.ru