Для удобства просмотра данных в подчиненной форме «Содержимое накладной» столбцы «Наименование», «Ед. изм.», «Цена» и «Кол-во» зафиксируем. Для этого выделим необходимые столбцы в форме «Содержимое накладной» и выберем пункты меню: «Формат - Закрепить столбцы». В результате при прокручивании данных в подчиненной форме эти столбцы останутся на месте, а остальные будут двигаться.

При нажатии на кнопку «Обновить» автоматически обновляются измененные данные в базе данных. Кнопка «Номенклатурный справочник» необходимо при добавлении новой продукции либо для исправлений данных о готовой продукции. Нажатие на кнопку «Выход из приложения» автоматически закрывает данную БД.

3.1.1 Приходный ордер

При поступлении готовой продукции на склад от организаций накладная на бумажном носителе должна предоставляться от поставщика. На ее основе мы должны сформировать эту накладную в электронном виде. При формировании накладной на приход от организаций, первоначально указывается наименование требуемой организации, ее адрес, ИНН, КПП и телефон. Затем в подчиненной форме «Накладные» указывается номер, дата и вид накладной. Из поля «Вид накладной» следует выбрать вид документа «Накладная на приход от организаций».

Далее заполняем подчиненную форму «Содержимое накладной». В этой форме необходимо выбрать наименование готовой продукции и поставить её количество.

Далее на основе этой накладной формируем приходный ордер. Для того, чтобы посмотреть этот документ нажмем на кнопку «Приходный ордер», расположенной вверху главной формы. В результате откроется документ, изображенный на рисунке 4.

В этом документе отображается следующая информация:

· наименование документа;

· номер и дата сформированного документа;

· наименование организации, которая поставляет готовую продукцию;

Рис.4. Приходный ордер

· коды по ОКУД и ОКПО;

· поставщик и его ИНН;

· грузоотправитель;

· наименование готовой продукции, которую необходимо оприходовать;

· номенклатурный номер готовой продукции;

· единица измерения;

· количество готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции без учета налога на добавленную стоимость;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

база данные учет движение готовая продукция

3.1.2 Документы, оформляемые на материально-ответственные лица

При формировании документа на материально-ответственное лицо первоначально указывается ФИО, должность сотрудника. Затем в подчиненной форме «Накладные» указывается номер, дата и вид накладной. Из поля «Вид накладной» для материально-ответственного лица следует выбрать необходимый вид документа: Накладная на отпуск МОЛ, или Возврат от МОЛ на склад, или Акт списания с МОЛ.

Далее заполняем подчиненную форму «Содержимое накладной». В этой форме необходимо выбрать наименование готовой продукции и поставить её количество.

После заполнения необходимых граф главной формы можно просмотреть сформированный документ. Для этого нажмем на кнопки «Накладная на отпуск МОЛ», или «Возврат от МОЛ на склад», или «Акт списания с МОЛ» в зависимости от типа сформированного документа.

3.1.2.1 Накладная на отпуск МОЛ

При выдаче работнику готовой продукции со склада необходимо составить накладную на отпуск материально-ответственному лицу. После формирования этой накладной ее можно посмотреть. Для этого нажмем на кнопку «Накладная на отпуск МОЛ», расположенной вверху главной формы. В результате откроется документ, изображенный на рисунке 5:

Рис.5. Накладная на отпуск МОЛ

В этом документе отображается следующая информация:

· наименование документа;

· номер и дата сформированной накладной;

· наименование организации, в которой составлен документ;

· коды по ОКУД и ОКПО;

· наименование выданной готовой продукции;

· номенклатурный номер выданной готовой продукции;

· единица измерения;

· количество выданной готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции, которая была выдана без учета налога на добавленную стоимость;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

3.1.2.2 Возврат от МОЛ на склад

Готовая продукция подлежит возврату при получении недоброкачественного товара либо если он не может быть реализован по какой-то другой причине. Для оформления необходимо составить накладную на возврат от материально-ответственного лица на склад. После формирования этой накладной ее можно посмотреть. Для этого нажмем на кнопку «Возврат от МОЛ на склад», расположенной вверху главной формы. В результате откроется документ, изображенный на рисунке 6.

В этом документе отображается следующая информация:

· наименование документа;

· номер и дата сформированной накладной;

· наименование организации, в которой составлен документ;

· коды по ОКУД и ОКПО;

· наименование возвращаемой готовой продукции на склад;

· номенклатурный номер возвращаемой готовой продукции на склад;

· единица измерения;

· количество возвращаемой готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

Рис.6. Возврат от МОЛ на склад

· стоимость всего количества готовой продукции, которая была возвращена на склад без учета налога на добавленную стоимость;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

3.1.2.3 Акт списания с МОЛ

Когда происходит порча готовой продукции инвентаризационная комиссия принимает решение о списании, составляется акт на списание готовой продукции. После формирования требуемого акта его можно посмотреть. Для этого нажмем на кнопку «Акт списания с МОЛ», расположенной вверху главной формы. В результате откроется документ, изображенный на рисунке 7:

Рис.7. Акт списания с МОЛ

В этом документе отображается следующая информация:

· наименование документа;

· номер и дата сформированного документа;

· наименование организации, в которой составлен документ;

· коды по ОКУД и ОКПО;

· наименование готовой продукции, которая подлежит списанию;

· номенклатурный номер готовой продукции, которая подлежит списанию;

· единица измерения;

· количество готовой продукции, которая подлежит списанию, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции, которая подлежит списанию без учета налога на добавленную стоимость;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

3.1.2.4 Личная карточка

При выдаче работникам готовой продукции, при ее возврате или списании делаются записи в личных карточках сотрудников. Для того, чтобы просмотреть личную карточку сотрудника необходимо выбрать этого сотрудника на главной форме и нажать на кнопку «Личная карточка», расположенной вверху главной формы. В результате откроется документ, изображенный на рисунке 8.

В карточке указываются:

· ФИО сотрудника, его должность;

· наименование выданной, возвращенной или списанной готовой продукции;

· единица измерения;

· количество выданной, возвращенной или списанной готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара;

· дата создания накладной;

· вид накладной;

· стоимость всего количества готовой продукции.

Рис.8. Личная карточка

3.1.3 Документы, оформляемые организациям

При формировании накладной на отпуск готовой продукции со склада организациям, первоначально указывается наименование требуемой организации, ее адрес, ИНН, КПП и телефон. Затем в подчиненной форме «Накладные» указывается номер, дата и вид накладной. Из поля «Вид накладной» следует выбрать вид документа «Накладная на возврат продукции».

Далее заполняем подчиненную форму «Содержимое накладной». В этой форме необходимо выбрать наименование готовой продукции и поставить ее количество.

После заполнения необходимых граф главной формы можно просмотреть сформированный документ, счет и счет-фактуру.

3.1.3.1 Накладная на возврат продукции

При возврате готовой продукции другим организациям составляется накладная на возврат. После формирования требуемого документа его можно посмотреть. Для этого нажмем на кнопку «Накладная на возврат продукции», расположенной вверху главной формы. В результате откроется документ, изображенный на рисунке 9:

Рис.9. Накладная на возврат продукции

В этом документе отображается следующая информация:

· наименование документа;

· номер и дата сформированного документа;

· наименование организации, которая возвращает готовую продукцию;

· коды по ОКУД и ОКПО;

· наименование организации и ИНН, которой поставляется готовая продукция;

· наименование готовой продукции;

· номенклатурный номер готовой продукции;

· единица измерения;

· количество готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции без учета налога на добавленную стоимость;

· цена товара за единицу измерения с учетом налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции с учетом налога на добавленную стоимость;

· примечание, если требуется;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

3.1.3.2 Счет и счет-фактура

При возврате готовой продукции другим организациям необходимо оформить счет и счет-фактуру. Для этого встанем на требуемую накладную и нажмем на кнопки «Счет» и «Счет-фактура», расположенные вверху главной формы. В результате откроются документы, изображенные на рисунке 10 и рисунке 11 соответственно.



Рис.10. Счет

В счете отображается следующая информация:

· наименование организации, которая возвращает готовую продукцию;

· адрес организации, которая отпускает готовую продукцию;

· идентификационный номер (ИНН) продавца;

· наименование документа;

· номер и дата сформированного документа;

· наименование организации, которой возвращается готовая продукция;

· адрес и телефон организации, которой возвращается готовая продукция;

· идентификационный номер (ИНН) покупателя;

· наименование готовой продукции, которая возвращается;

· единица измерения;

· количество готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции без учета налога на добавленную стоимость;

· налоговая ставка;

· сумма налога;

· стоимость всего количества готовой продукции с учетом налога на добавленную стоимость;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц;

· примечание.

В счет-фактуре отображается следующая информация:

· наименование документа;

· номер и дата сформированного документа;

· наименование организации, которая возвращает готовую продукцию;

· адрес организации, которая возвращает готовую продукцию;

· идентификационный номер (ИНН) и код причины постановки на учет продавца;

· наименование организации, которой возвращается готовая продукция;

· адрес организации, которой возвращается готовая продукция;

· идентификационный номер (ИНН) и код причины постановки (КПП) на учет покупателя;

· наименование готовой продукции, которая возвращается;

· единица измерения;

Рис.11. Счет-фактура

· количество готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции без учета налога на добавленную стоимость;

· налоговая ставка;

· сумма налога;

· стоимость всего количества готовой продукции с учетом налога на добавленную стоимость;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

3.1.4 Акт списания со склада

Готовая продукция подлежит списанию со склада, когда на ней обнаруживаются дефекты, порча во время хранения. После формирования требуемого документа его можно посмотреть. Для этого нажмем на кнопку «Акт списания со склада», расположенной вверху главной формы. В результате откроется документ, изображенный на рисунке 12:

Рис.12. Акт списания со склада

В этом документе отображается следующая информация:

· наименование документа;

· номер и дата сформированного документа;

· наименование организации, которая списывает готовую продукцию;

· коды по ОКУД и ОКПО;

· ФИО материально-ответственного лица;

· наименование готовой продукции, которая подлежит списанию;

· номенклатурный номер готовой продукции;

· единица измерения;

· количество готовой продукции, исходя из принятых единиц измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;

· стоимость всего количества готовой продукции без учета налога на добавленную стоимость;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

Оставшиеся незаполненные графы заполняют вручную.

3.1.5 Товарная карточка

Товарная карточка формируется по каждому наименованию готовой продукции. Для того, чтобы ее просмотреть нажмем кнопку «Товарная карточка». В результате откроется документ, изображенный на рисунке 13.

В этом документе отображается следующая информация:

· наименование документа на текущую дату;

· наименование выбранной готовой продукции;

· единица измерения;

· цена товара за единицу измерения без учета налога на добавленную стоимость;



Рис.13. Товарная карточка

· остаток по выбранной готовой продукции и дата, на которую был этот остаток;

· номер накладной, по которой выдавалась готовая продукция;

· дата накладной, по которой выдавалась готовая продукция;

· ФИО материально-ответственного лица;

· количество готовой продукции поступившей на склад;

· общее количество готовой продукции поступившей на склад по всем накладным;

· количество готовой продукции выданной со склада;

· общее количество готовой продукции выданной на склад по всем накладным;

· текущий остаток.

При нажатии на кнопку «Товарные карточки» можно просмотреть информацию по всем наименованиям готовой продукции.

3.1.6 Статистика

При нажатии на кнопку «Статистика» открывается форма «Статистика» с двумя вкладками: поставка на склад (рис.14) и выдача со склада (рис.15).

Во вкладке «Поставка на склад» отображается информация о поставщиках на склад: МОЛ (возврат) и организации (приход), и на какую сумму эти поступления.

Рис.14. Поставка на склад

Во вкладке «Выдача со склада» отображается информация об отпуске со склада материально-ответственным лицам и организациям, и на какую сумму была выдача.



Рис.15. Выдача со склада

3.1.7 Поиск записи

Для того, чтобы найти необходимую запись нажмем на кнопку “Найти запись”. После нажатия на эту кнопку откроется окно MS Access, изображенное на рисунке 16, в которое заносятся параметры поиска.

Рис.16. Поиск записи

В поле «Образец» выберем из списка или запишем искомый параметр. В поле “Поиск в” выбирается то поле, по которому будет осуществляться поиск. В поле “Совпадение” выбирается условие поиска: “С любой частью поля”, “Поля целиком” или “С начала поля”. После заполнения этих полей нажмем на кнопку “Найти далее”. Если искомая запись найдена, то окно поиска можно закрыть, если же нет, то необходимо изменить условия поиска, либо продолжить поиск по заданным параметрам, нажатием на кнопку “Найти далее”.

3.2 Обеспечение безопасности и целостности базы данных

Обеспечение целостности информации и защита ее от несанкционированного доступа являются ключевыми задачами для базы данных. Базы данных зачастую содержат информацию, являющуюся коммерческой тайной, поэтому исключение возможности ее распространения может быть особенно важно для организации. Наиболее распространенные способы защиты следующие: кодирование и декодирование, отображение и скрытие объектов в окне базы данных, использование параметров запуска, пароля защиты на уровне пользователя.

3.2.1 Использование параметров запуска

При помощи диалогового окна “Параметры запуска” скроем объекты БД от пользователей. Для этого выберем пункты меню: “Сервис - Параметры запуска”. В результате откроется диалоговое окно, в котором можно выключить показ окна базы данных, выбрать какая из форм будет отображаться при запуске базы, и задать ряд других параметров. Для созданной базы данных установим свойства, показанные на рисунке 17:



Рис.17. Параметры запуска

Однако данные настройки не являются полноценной защитой, но в некоторых случаях могут быть достаточно эффективны для ограничения внесения случайных изменений в базу.

4 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. На сегодняшний день реляционные базы данных остаются самыми распространенными, благодаря своей простоте и наглядности как в процессе создания так и на пользовательском уровне.

В результате выполнения дипломной работы было создано программное обеспечение учета движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток» в виде набора связанных форм и отчетов позволяющее вводить, редактировать, искать, просматривать документы о поступлениях, выдаче готовой продукции.

Были созданы следующие документы по учету движения готовой продукции:

ь Приходный ордер формируется на основе накладной на приход от организаций, которая предъявляется продавцом;

ь оформляемые на материально-ответственных лиц:

· Накладная на отпуск МОЛ;

· Возврат от МОЛ на склад;

· Акт списания с МОЛ;

· Личная карточка позволяет просматривать выданную, возвращенную на склад готовую продукцию каждого сотрудника.

ь оформляемые организациям:

· Накладная на возврат продукции;

· Счет и счет-фактура, формируется при отпуске готовой продукции при возврате.

ь Акт списания со склада составляется при дефектах или порче на складе;

ь Товарная карточка позволяет просматривать имеющуюся готовую продукцию на складе.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять документооборотом учета движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток». Удобный интерфейс программы позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами.

Описанная в этой дипломной работе база данных должна быть полезна и может быть использована при работе в данной области.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0. - «Microsoft Press», 1997.

2. Кириллов В.В. Основы проектирования реляционных баз данных. Учебное пособие. - СПб.: ИТМО, 1994.

3. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М.: Финансы и статистика, 2000.

4. Микицей М.В. Учет и отчетность в торговле: учебное пособие для учащихся профессиональных лицеев, училищ и учебно-курсовых комбинатов. - Изд. 2-е., доп. и перераб. - Ростов н/Д: Феникс, 2005.

5. Моркес Д. Эффективный самоучитель Microsoft Access 7.0. - «Computer Press», СПб.: Наука и техника, 2006.

6. Острейковский В.А. Информатика: Учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2001.

7. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000.

8. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. Издание третье, дополненное и переработанное. - СПб.: КОРОНА принт, 2003.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Устав общества с ограниченной ответственностью «Перекрёсток» от 03.08.2005 г.;

2. Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 г. № 1-794/32-5;

3. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001г. № 44н;

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 27 июля 1998 г. № 34н;

5. Правила продажи некоторых видов товаров, утвержденные Постановлением Правительства от 19.01.98 г. № 55;

6. Закон РФ от 07.02.92 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей».

СПИСОК ИЛЛЮСТРАЦИЙ

Рис.1.Схема организационной структуры ООО "Перекрёсток"

Рис.2.Схема данных

Рис.3.Учет движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток»

Рис.4.Приходный ордер

Рис.5.Накладная на отпуск МОЛ

Рис.6.Возврат от МОЛ на склад

Рис.7.Акт списания с МОЛ

Рис.8.Личная карточка

Рис.9.Накладная на возврат продукции

Рис.10.Счет

Рис.11.Счет-фактура

Рис.12.Акт списания со склада

Рис.13.Товарная карточка

Рис.14.Поставка на склад

Рис.15.Выдача со склада

Рис.16.Поиск записи

Рис.17.Параметры запуска

СПИСОК ТАБЛИЦ

Таблица 1.“Ненормализованная таблица проектируемой БД”

Таблица 2.«МОЛ/Организации»

Таблица 3.«Накладные»

Таблица 4.«Продукция»

Таблица 5.«Содержимое»

Таблица 6.«Описание связей между таблицами БД»

Размещено на Allbest.ru