· Internet Protocol (IР) -- межсетевой протокол обмена данными.

· Transmission Control Protocol (ТСР) -- управление передачей сообщений по сети.

Компьютеры, непосредственно подключаемые к Интернету, называются хост-компьютерами. Они имеют уникальные адреса в двух системах обозначений:

· цифровой IР-адрес;

· доменный адрес, построен на основе иерархической классификации доменов, например:

1. географические домены: Россия -.ru,.su, США -.us, Германия -.de, Франция -.fr, Великобритания -.uk и т. д.

2. тематические домены: правительство -.gov, коммерческие организации -.com, учебные заведения -.edu, прочие организации -.org и др.

На основе протоколов ТСР/IР разработаны сервисные сетевые протоколы:

· Simple Main Transfer Protocol (SMTP) -- простой протокол электронной почты;

· Network News Transfer Protocol (NNTP) -- протокол телеконференций;

· File Transfer Protocol (FТР) -- протокол передачи файлов (архивов программ, баз данных);

· Telnet -- протокол удаленного доступа к компьютеру;

· Hyper Text Transfer Protocol (НТТР) -- протокол передачи гипертекста.

На базе перечисленных протоколов реализованы услуги, так называемые Интернет-технологии. Так, электронная почта позволяет готовить и передавать почтовые сообщения в специальном стандарте MIME (Multipurpose Internet Mail Extention), обеспечивающем вложение в сообщение любых двоичных файлов, вести электронную адресную книгу, списки рассылки и т. п. Основное достоинство электронной почты - скорость и низкая стоимость.

Дальнейшим развитием электронной почты стали системы телеконференций, которые могут объединять сообщества людей для контактов по тематическому принципу. Телеконференции проводятся в двух режимах:

· off-line (аналог электронной газеты, которую можно читать и туда же можно отсылать отклики на прочитанное или писать собственные статьи);

· on-line (телеконференции в реальном времени).

В сети Интернет существуют FТР-серверы, которые являются хранителями файлов программ и данных, передаваемых по сети с помощью протокола FТР. В ряде случаев это делается на платной основе.

Всемирная паутина WWW (World Wide Web) является самой революционной информационной технологией последнего десятилетия. В мире насчитываются сотни тысяч Web-узлов и миллионы страниц информационных ресурсов, к которым возможен доступ. Основу WWW составляет гипертекстовые ссылки, которые могут быть связаны в исходном документе с текстом, рисунком. Все информационные ресурсы Интернета имеют свои адреса в системе URL (Uniform resourse Locator). Общий формат доступа к ресурсу: http://имя_хост_компьютера/путь/файл.

Текст ресурса представлен на языке НТМL (Hyper Text Mark Language) и сохраняется как файл с расширением.htm (.html). НТМL-документы -- это обычные текстовые файлы, доступные для просмотра и редактирования в любом текстовом редакторе.

3.5 Электронная почта и сетевые новости

Электронная почта (Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat) - это электронный аналог обычной почты. С ее помощью вы можете посылать сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма ваших корреспондентов, автоматически используя почтовые адреса из их писем. Можете рассылать копии вашего письма сразу нескольким получателям, переправлять полученное письмо по другому адресу, создавать несколько подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции, включать в письма текстовые файлы и т. д.

Посылка письма по электронной почте обходится значительно дешевле посылки обычного письма. Кроме того, сообщение, посланное по электронной почте, дойдет до адресата за несколько минут, в то время как обычное письмо может добираться до адресата несколько дней, а то и недель. Электронная почта -- самая распространенная услуга Интернета.

Электронная почта позволяет пользоваться службой FTP в асинхронном режиме. Существует множество серверов, поддерживающих подобные услуги. При желании получить, например, листинг определенного каталога или нужный файл достаточно послать в адрес такой службы электронное письмо, содержащее команду этой службы, и автоматически придет ответ по электронной почте с запрошенным листингом или файлом.

Электронная почта дает возможность проводить телеконференции и дискуссии. Для этого используются установленные на некоторых узловых рабочих машинах рефлекторы почты. Послав на специальный адрес сообщение с указанием подписать вас на выбранный рефлектор (дискуссию, конференцию), вы начинаете получать копии сообщений, посылаемых на этот рефлектор участниками обсуждения.

Электронная почта также дает возможность в асинхронном режиме использования сетевых новостей.

Сетевые новости Usenet, или, как их принято называть в российских сетях, телеконференции, - это, пожалуй, вторая по распространенности услуга Интернета. Если электронная почта передает сообщения по принципу «от одного -- одному», то сетевые новости передают сообщения «от одного - многим».

Эта услуга дает возможность читать и посылать сообщения в общественные (открытые) дискуссионные группы. Они представляют собой сетевой вариант досок объявлений (Bulletin Board System, BBS), изначально работавших на машинах с модемным доступом. Электронные доски объявлений Сети формируются по темам. Можно подписаться на любые группы новостей.

При установке программы-клиента на компьютере пользователь создает список дискуссионных кружков, в которых намерен участвовать и чьи объявления (бюллетени) хотел бы постоянно получать. Имеется семь основных категорий новостей:

· comp -- вычислительная техника и все с ней связанное;

· news -- разработчики системы новостей и новости в этих разработках;

· rеc -- хобби, отдых, развлечения и т. д.;

· sci -- наука;

· soc -- социальные темы;

· talk -- обо всем и ни о чем (здесь же о религии, об искусстве).

3.6 Протокол передачи файлов FTP

Протокол FTP (File Transfer Protocol) определяет правила передачи файлов с одного компьютера на другой и дает возможность абоненту обмениваться двоичными и текстовыми файлами с любым компьютером Сети. Установив связь с удаленным компьютером, пользователь может скопировать файл с удаленного компьютера на свой или со своего компьютера на удаленный. Ftp - также название прикладной программы, применяемой для пересылки файлов.

Применение программы Ftp во многом аналогично применению программы Telnet. Для работы с Ftp нужно иметь доступ на удаленную машину, то есть знать входное имя и соответствующий пароль. Доступ должен быть как минимум через подключение к Сети с помощью модема по телефонной линии связи. Для использования Ftp нужно ввести команду Ftp с указанием имени рабочей машины, на которой вы хотите провести сеанс. Программа Ftp, имея свой набор команд, позволяет производить поиск файла на удаленной машине, то есть переходить из каталога в каталог, просматривать содержимое каталогов и файлов. Можно пересылать как файлы, так и группы файлов, а также целиком каталоги, вместе со всеми вложенными на любую глубину подкаталогами. Имеется возможность сжимать данные при пересылке и после распаковывать их.

Существует подвид протокола FTP - анонимный FTP. Если для начала работы по протоколу FTP необходимо правильно идентифицировать себя - ввести входное имя и, возможно, пароль, - то на машинах, поддерживающих анонимный FTP, для входа в систему и начала работы этого не требуется. Такой сервер FTP допускает соединение с ним не только под именем пользователя, но и под условным именем anonymous. При этом становится доступна не вся файловая система компьютера, а ограниченный набор файлов на сервере, составляющих содержимое сервера anonymous FTP - общий архив файлов.

4. АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО СПЕЦИАЛИСТА

4.1 Понятие автоматизированного рабочего места, принципы организации

Появление и внедрение в сферу управления персональных компьютеров, технические и программные ресурсы которых максимально ориентированы на пользователя, позволило в значительной степени автоматизировать труд каждого специалиста.

С середины 80-х годов в системе управления начинают создаваться автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов.

Персональные компьютеры (ПК) создали предпосылки перехода от Централизованной обработки данных к обработке данных в режиме распределенных вычислений, то есть на компьютерах, установленных непосредственно на рабочих местах руководителей, специалистов, технических исполнителей. Появляется понятие "Автоматизированное рабочее место ".

Автоматизированное рабочее место можно определить как человеко-машинную, профессионально - ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для использования специалистом в своей деятельности.

Профессиональная ориентация предполагает организацию АРМ как системы технических средств (ПК и оргтехники) и комплекса моделей, алгоритмов и программ, формализующих элементы конкретной профессиональной деятельности руководителей и специалистов по выполнению учета, анализа, обеспечения принятия решений и т.п.

АРМ широко развиваются по многим направлениям экономики, активно используются в работе банков, бирж, предприятий производственной и непроизводственной сфер деятельности.

Каждая из составляющих должна обеспечивать работу АРМ как единой системы, обладающей гибкостью, устойчивостью, эффективностью.

Гибкость означает в данном случае адаптацию системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения АРМ.

Устойчивость применительно к АРМ заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть быстро устраняемы, а работоспособность системы - быстро восстанавливаема.

Являясь новым функциональным и структурным элементом автоматизированной информационной системы, АРМ должны способствовать повышению эффективности функционирования последней. Особую значимость приобретает в данном случае человеческий фактор. Жизнеспособность и эффективность АРМ зависит от того, как его примет человек, насколько АРМ будет необходимо человеку в профессиональной деятельности.

Этим во многом определяются основные направления развития концепции АРМ:

1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, будь то специалист, руководитель или технический исполнитель.

2. Простота и доступность АРМ для непрофессионала в области автоматизированной обработки информации повышает привлекательность и снимает психологический барьер у пользователя.

3. АРМ должны быть открытыми, адаптивными системами, легко приспосабливаться к требованиям и условиям работы пользователя, т.е. к проблемным областям.

4.2 Виды АРМ, структура, форма и уровни организации

АРМ внедряются в самые различные сферы управления, что, с одной стороны, свидетельствует о ранге уровня компьютерного потенциала предприятий, фирм, с другой стороны, о том, что сотрудники доверяют компьютеру, видя в нем надежного помощника в добывании необходимой информации, ее хранении и обработке.

Виды создаваемых АРМ зависят от направления деятельности того или иного предприятия, сложившейся структуры управления, технологии предметных областей, распределения обязанностей между сотрудниками.

Ниже приводятся виды АРМ в зависимости от направления деятельности предприятий.

Виды АРМ работников системы управления промышленным предприятием: «Бух. учет», «Маркетинг», «Финансы», «Кадры», «Планирование», «Делопроизводство», «Оперативное управление предприятием», «Склад».

Виды АРМ работников системы управления коммерческим банком: «Операциониста», «Вклады населения», «Кредиты», «Ценные бумаги», «Дилинговые расчеты», «Ценные бумаги», «Операционный день банка», «Управление персоналом банка».

По каждому виду АРМ можно определить его составные части. Например, АРМ "Бухгалтерский учет" ориентирован на все участки бухгалтерского учета, но могут быть выделены АРМ "Учет труда и заработной платы", АРМ "Учет основных средств", АРМ "Учет затрат на производство" и т.д. Выделение составных АРМ зависит от применяемых в данной среде предметных технологий, распределения целей и функций между управленческими работниками.

Структура АРМ - это совокупность его подсистем и элементов. Подсистемы АРМ делятся на две группы: функциональные и обеспечивающие подсистемы.

Функциональные подсистемы моделируют процесс управления и отражают предметную область АРМ.

Например, одна из моделей бухгалтерского учета положена в основу создания такого мощного программного продукта, как "1C: Бухгалтерия". Представляя бухгалтерский учет предприятия как целостную систему, эта модель выделяет все основные его участки: учет основных средств, учет материалов, учет товаров и услуг производства продукции, учет валютных операций, учет расчетов по заработной плате и др.

Функциональная технология может быть реализована в АРМ целиком, либо частично. В последнем случае на пользователя АРМ возлагается определенный объем ручных операций, которые следует постепенно сводить к минимуму, заменяя автоматизированными операциями.

К обеспечивающим подсистемам относятся: техническая, программная, информационная, технологическая, правовая, эргономическая, организационная подсистемы. Обеспечивающие подсистемы обеспечивают реализацию решений и задач, смоделированных в функциональных подсистемах.

Уровень развития современных информационных технологий дает широкие возможности по организации АРМ. Они могут быть созданы:

· как автономная вычислительная система (локальное АРМ);

· в составе локальной вычислительной сети предприятия (сетевая форма организации АРМ);

· в качестве терминала вычислительного комплекса.

Автономный режим наиболее прост и доступен. Пользователь решает свои задачи на ПК, установленном на его рабочем месте, при этом персональный компьютер с другими электронными машинами не связан. Обмен информацией между автоматизированными рабочими местами осуществляется передачей дискет. Автономные АРМ имеют важное значение для массовой автоматизации обработки информации. В настоящее время имеется множество небольших учреждений, организаций, предприятий с низким уровнем оснащенности компьютерной техникой и другими техническими средствами. Для них создание компьютерных сетей пока не представляется возможным. В то же время локальная форма использования компьютеров в подобных случаях является достаточно эффективной.

Средние и крупные организации и предприятия стремятся создать АРМ сетевой конфигурации, перейти от автоматизации отдельных задач к комплексной автоматизации. В этих условиях возникает острая необходимость использования единой базы данных и необходимость связи всех персональных ЭВМ в локальную компьютерную сеть.

Если персональные компьютеры устанавливать на нижних уровнях оргструктуры в местах, где возникает информация (склад, цех), то первичные документы не нужно будет создавать вручную. Работник АРМ, используя электронную форму первичного документа, вводит необходимые данные с клавиатуры. При этом ему приходится данных вводить меньше, чем при ручном заполнении документа, так как многие из данных хранятся в памяти компьютера и выводятся на экран автоматически (наименование материала, Ф.И.О., № документа, дата и пр.).

На АРМ низового уровня возлагаются работы не только по оформлению первичных документов, но и по ведению локальных баз данных (оперативный ввод данных о выработке, движение деталей и полуфабрикатов, составление отчетов цехов), передаче первичных документов и отчетов по каналам компьютерной сети (или на дискетах) на общефункциональный уровень организационной структуры (в соответствующие отделы). АРМ низового уровня должны функционировать в режиме реального времени.

На среднем уровне управления основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами с целью вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На среднем уровне оргструктуры создаются общефункциональные АРМ: АРМ специалистов, руководителей, технических работников. На эти АРМ возлагаются функции ввода и контроля информации, полученной с низового уровня, обработка информации по заданным алгоритмам, составление сводных отчетов, их анализ, принятие соответствующих управленческих решений.

Высший уровень системы управления (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения.

Автоматизированные рабочие места систем принятия и поддержки решения (АРМ СППР) так же, как и система АРМ ЛПР, проектируется для руководителей высшего управленческого звена, однако они различаются между собой. Если система ЛПР является системой отслеживания ситуации, чтобы держать руководство на порядок впереди события, которое может произойти на всех важных участках деятельности как внутренних, так и внешних, то СППР дополняет этот процесс тогда, когда нужен более сложный, более глубокий анализ, позволяющий понять, почему данный процесс происходит. Можно сказать, что СППР есть разновидность экспертных систем, она предполагает широкое использование экономико-математических моделей и имеет банк этих моделей.

4.3 Технологический процесс обработки информации на АРМ

Технологический процесс должен создавать для пользователя "дружественный интерфейс".

Основным режимом технологического процесса АРМ является диалог. Диалоговый режим означает возможность пользователя непосредственно взаимодействовать с вычислительной системой в темпе работы пользователя. Существует много подходов к решению проблемы диалога "человек - машина".

Диалоговый подход базируется на имитационном моделировании деятельности аппарата управления. На практике сложились и действуют следующие виды диалога: "меню", "работа по подсказке", "заполнение шаблона", "вопрос-ответ".

Диалог типа "меню" предполагает индикацию на экране дисплея перечня ключевых символов (буквенных или цифровых кодов). Ввод нужного ключевого символа переводит систему в требуемое состояние - создает нужную ситуацию: инициация модуля, выполнение режима, ввод первичного документа, отображение выходной формы. Действия пользователя в режиме диалога типа "меню" сводятся к элементарным манипуляциям за клавиатурой дисплея - набору и редактированию ключевых символов.

Диалог типа "работа по подсказке" рассчитан на необученного пользователя. Содержание подлежащего выполнению действия пользователю диктует система. Инициация требуемых действий обеспечивается высвечиванием "подсказок" - информационных сообщений.

Диалог типа "заполнение шаблона" используется для ввода форматированной информации, представленной, например, в табличной форме.

Диалог типа "вопрос-ответ" основывается на жестком разграничении действий пользователя и системы: система запрашивает пользователя относительно известной или неизвестной информации, а пользователь дает ответ.

Для технологического процесса АРМ характерен режим реального времени, означающий способность компьютера выполнять вычислительные действия в темпе протекания хозяйственной операции. Например, одновременно с отпуском материалов со склада кладовщик вводит информацию в компьютер, заполняя электронную форму документа «Накладная на отпуск материалов».

Интерактивный режим предполагает возможность двустороннего взаимодействия пользователя с вычислительной системой (поток данных может направляться к ЭВМ и обратно).

5. БУХГАЛТЕРСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

5.1 Особенности и задачи информационных систем

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам.

Особенности бухгалтерских информационных систем:

· разрабатываются применительно к малым, средним и большим предприятиям;

· бывают универсальными или специализированными;

· используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне;

· ориентируются на разный вид собственности;

· используют разный тип настройки.

Компоненты бухгалтерских информационных систем:

· информационная база объекта управления;

· программное обеспечение;

· вычислительная система;

· пользователи.

Основу бухгалтерских информационных систем составляет информация - совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа, и являющихся основой для принятия управленческих решений. На разных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному. На крупных предприятиях реализуются все виды учета - первичный, управленческий, финансовый учет, каждый из которых решает свои задачи:

· на уровне первичного учета осуществляется сбор, регистрация, частичная обработка информации;

· на уровне управленческого учета формируются результатные данные, отражающие совершаемые хозяйственные операции в стоимостной оценке в виде файлов бухгалтерских проводок;

· на уровне финансового учета реализуется сводный учет, формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются автоматизированные рабочие места специалистов-экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков, взаимодействующие между собой.

Задачи бухгалтерских информационных систем:

· автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

· получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений.

· интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

· автоматизация обработки информации на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

5.2 Структура бухгалтерских информационных систем

Обеспечивающая часть бухгалтерской информационной системы.

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании информационной системы, и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

5.3 Функциональная часть бухгалтерских информационных систем

Функциональные компоненты составляют содержательную основу информационной системы и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте бухгалтерские информационные системы должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов, подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую, накопление итогов, представление возможности обращения к данным и отчетам прошлых периодов.

В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, для которых характерны логически взаимосвязанные выходные документы, получаемые на основе единых исходных данных. Автоматизация выполнения функций управления требует их расчленения на более мелкие части - функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

Например, задачи, решаемые в комплексе «Учет труда и заработной платы», реализуют начисление прямой и сдельной заработной платы за первую половину месяца, расчет аванса, начисление заработной платы работникам предприятия за месяц, расчет удержаний из заработной платы, расчет причитающихся сумм заработной платы и составление сводных документов и др.



5.4 Системы классификации и классификаторы экономической информации

Названия объектов и понятий, с которыми сталкивается пользователь в работе, обычно складываются произвольно, они громоздки, различаются по длине и форме представления, не обеспечивают полной характеристики отражаемого объекта и поэтому не могут быть использованы при передаче и обработке данных. Для обеспечения автоматизированной обработки такие данные необходимо представить в формализованном виде, что обеспечивается классификацией и кодированием информации. Классификаторы и коды технико-экономической информации составляют основу информационной системы бухгалтерского учета.

Классификаторы информации. Локальные классификаторы информации имеют сферу действия, ограниченную рамками информационной системы, на специфику которой они ориентированы. Состав классификаторов и справочников определяется учетной политикой предприятия и требованиями организации аналитического учета. При их разработке большое внимание уделяется минимизации затрат на создание и ведение нормативно-справочной базы предприятия, обеспечение минимальной структуры кодов, ограничение номенклатуры значений. Обязательным условием использования таких систем является наличие специальных средств перехода от локальных классификаторов к общим, и наоборот.

Отраслевые классификаторы действительны для информационных систем одной отрасли и учитывают особенности организации бухгалтерского учета в данной отрасли. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах (коды синтетических счетов бухгалтерского учета, коды видов оплат, коды норм амортизационных отчислений). Региональные классификаторы - это классификаторы республиканские, городские, областные, которые действительны для всех информационных систем одного региона.

Общероссийские классификаторы действительны для информационных систем, принадлежащих субъектам Российской Федерации. В настоящее время их разработано около четырех десятков и условно они отнесены к четырем группам:

· классификаторы трудовых и природных ресурсов (ОКПДТР);

· классификаторы структуры отраслей - отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), органов государственного управления (СООГУ), административно-территориального деления (САТО), предприятий и организаций (ОКПО), форм собственности (ОКФС);

· классификаторы продукции промышленной, сельскохозяйственной, строительной;

· классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД) и другие.

Разработка классификаторов обеспечивает устранение информационной несовместимости системы и в этом - положительная особенность классификаторов; однако длина кодового обозначения при этом становится очень большой, и в этом их отрицательная особенность.

Единая система классификации и кодирования (ЕСКК) включает комплекс нормативно-технических и методических материалов для обеспечения организационно - методологического единства всех выполняемых работ, а также комплекс взаимоувязанных классификаторов и автоматизированную систему их ведения.

Международные классификаторы разрабатываются для всех предприятий одной или нескольких стран и используются для обмена информацией между отдельными предприятиями.

Кодирование экономической информации. Кодирование представляет собой процесс образования и присвоения кодовых обозначений конкретным объектам классификации, замены общепринятых обозначений объектов цифровыми условными обозначениями. Системой кодирования называется совокупность правил, в соответствии с которыми разрабатываются и присваиваются условные обозначения. Такие системы могут носить самостоятельный характер или быть основанными на предварительной классификации.

Условное обозначение (код) может включать один знак или систему знаков, образованных по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или их сочетания. Например, в общероссийском классификаторе продукции код продукции содержит 6 цифровых знаков и 1 знак -- контрольное число. Вся продукция делится на классы, внутри класса -- на подклассы, далее -- на группы, подгруппы и виды продукции. Для расчета заработной платы используются классификаторы и коды, содержащие только цифровые знаки.

Кодирование товаров. Кодирование товаров производится на третьем уровне субконто (первый уровень -- название номенклатуры, второй уровень -- размерный ряд, третий уровень -- партия поставки) и состоит из 25 условных символов:

· первые два буквенных символа означают вид документа, сформировавшего проводки по поступлению данной партии товара. Возможные варианты: АИ -- акт инвентаризации, АН -- акт недостачи, ПН -- приходная накладная;

· следующие четыре числовых символа означают номер документа, сформировавшего проводки по поступлению партии товара;

· следующие пять числовых символов -- это код поставщика;

· следующие шесть числовых символов означают дату документа, сформировавшего проводки по поступлению партии товара;

· следующие три буквенных символа означают происхождение товара. Возможные варианты: РОС -- Россия, ИМП -- импорт и т.д.;

· последние два числовых символа означают раздел продукции в основном прайсе предприятия.

Код товара может, к примеру, выглядеть так: «ПН00328 от 00602/00129РОС05». Код позволяет отследить факт и проверить правильность поступления товара, быстро разобраться в поставках и ценах, поскольку цены на одну и ту же номенклатуру» в зависимости от сезона, условий рынка и поставщика могут быть разными.

5.5 Классификация программ автоматизации бухгалтерского учета

На предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Такие программы обычно включают средства, облегчающие ведение и других участков учета: учета заработной платы, материалов, основных средств и т.д. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1C:» -- «1C:Бухгалтерия», «1C:Предприятие», «1С:Торговля и склад», «1С:Зарплата и кадры», «1C:Документооборот», «1C:Электронный справочник бухгалтера», а также программы «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт», «Инфо-Бухгалтер» и др.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации можно использовать программы указанных выше видов, но значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы бухгалтерского учета, например, бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех» и другие.

Особенности систем автоматизации бухгалтерского учета:

· программные средства позволяют автоматизировать все участки бухгалтерского учета, могут использоваться на любых предприятиях, что характеризует их универсальность;

· программы предназначены для работы в различных операционных средах. В зависимости от этого они подразделяются на бухгалтерские программы под DOS, Windows 95, Windows 98, Windows NT, OS/2;

· пользователям предлагается стандартная настройка программ, включающая настройку плана счетов бухгалтерского учета, справочников аналитического учета, первичных документов и стандартных форм отчетности;

· учет в программах основан на регистрации бухгалтерских проводок, отражающих совершаемые хозяйственные операции;

· программы обеспечивают ведение синтетического и аналитического учета (в количественном и суммовом выражении);

· для организации аналитического учета предусмотрено использование любого количества справочников объектов аналитического учета;

· для работы с первичными документами предусмотрен большой набор стандартных первичных документов;

· имеется набор готовых к использованию стандартных форм бухгалтерской отчетности;

· программы располагают сервисными возможностями адаптации к изменяющемуся законодательству, структуре производства и другим изменениям.

Принципы построения систем автоматизации бухгалтерского учета:

· большая часть программ охватывает все участки учетной работы;

· в каждом из модулей собраны все функции по соответствующему участку учета. В результате каждый АРМ обеспечивает выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в другой АРМ. Во всех программах существует АРМ Главного бухгалтера;

· АРМ группируются по выполняемым действиям (формирование первичных документов, независимо от участка работы, формирование проводок, формирование отчетов);

· в программах реализован принцип привязки к журналу хозяйственных операций (программы фирмы «1С:», «Турбо-Бухгалтер»);

· имеются системы с гибким механизмом построения (система «Интегратор», содержащая средства создания новых АРМ).

5.6 Версии программ автоматизации бухгалтерского учета

Разработчики программного обеспечения постоянно совершенствуют свои разработки, внося в них необходимые изменения и дополнения, в результате чего появляются новые версии программ.

Версии программных продуктов фирмы «1C:». Разработанные версии программ системы программ «1C:Предприятие» могут использоваться в организациях с разными объемами обрабатываемой информации, разным количеством пользователей автоматизированной системы и разной интенсивностью их работы:

· базовые (однопользовательские) версии обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя в один момент времени и используются в основном на небольших предприятиях. Они не включают средств для изменения конфигурации, используются для ведения простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации;

· сетевые версии позволяют работать с информационной базой одновременно нескольким пользователям. Существуют версии, допускающие работу с ограничением числа пользователей и без ограничения числа пользователей;

· версии программ, учитывающих требования налогового кодекса. Такими разработками являются: типовая конфигурация «Бухгалтерский учет»; конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия»; комплексная конфигурация «Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры»; конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия»; типовая конфигурация «Торговля + Склад»; конфигурация «Зарплата + Кадры». Формы регламентированной отчетности для ведения бухгалтерского учета выпускаются фирмой в двух вариантах -- для старого и нового Плана счетов;

· версии для SQL обеспечивают возможность работы с информационной базой в режиме «клиент -- сервер», что делает систему устойчивой и надежной, увеличивает ее производительность, особенно при работе большого числа пользователей. Система содержит дополнительную компоненту «Управление распределенными информационными базами», которая обеспечивает полную или выборочную синхронизацию данных всех информационных баз, входящих в распределенную систему, поставляется отдельно и устанавливается только на одной (центральной) информационной базе;

· локализированные версии разрабатываются в целях расширения круга пользователей программ. К примеру, разработаны англоязычный и украинский интерфейсы программы «1C:Предприятие 7.7».

5.7 Понятия в программах автоматизации бухгалтерского учета

К базовым понятиям относятся константы, справочники, перечисления, документы, журналы, отчеты, обработки.

Константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и изменяемые данные.

К специализированным понятиям относятся бухгалтерские счета, операции, проводки, журнал операций, журнал проводок:

· бухгалтерские счета предназначены для хранения плана счетов бухгалтерского учета. Системы могут поддерживать одновременно несколько планов счетов, у каждого из которых может быть собственная длина кода счета, количество уровней субсчетов и количество знаков в субсчете каждого уровня;

· операции предназначены для отражения данных о хозяйственной деятельности. Механизм «типовые операции» позволяет автоматизировать ввод часто повторяющихся операций на основе шаблона типовой операции, содержащего составляющие ее бухгалтерские проводки. При вводе данных на основе типовой операции проводки с требуемой корреспонденцией счетов формируются автоматически на основе шаблона;

· проводки не существуют отдельно от операций, принадлежат только одной операции и состоят из одной (простая проводка) или нескольких (сложная проводка) корреспонденции. В сложной проводке дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот. Механизм «корректные проводки» предназначен для автоматического контроля вводимых операций. В качестве субконто выступают объекты, по которым ведется аналитический учет, каждому виду субконто соответствует один из существующих в системе типов данных -- обычно это справочник или перечисление;

· журнал операций предназначен для просмотра списка бухгалтерских операций. Каждая операция отражается в журнале одной строкой с указанием даты, номера, содержания, суммы;

· журнал проводок позволяет просмотреть проводки операций в виде общего списка.

5.8 Работа с объектами в программах автоматизации бухгалтерского учета

Настройка плана счетов. Работа с любой бухгалтерской программой начинается с анализа ее основного объекта -- Плана счетов бухгалтерского учета и принятия решения о целесообразности внесения в него изменений и дополнений. В типовых конфигурациях программ предлагается настройка на стандартный план счетов, разработанный в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету. При необходимости в него вносятся изменения, учитывающие специфику предприятия. В программе «1С:Бухгалтерия» для этого используется команда План счетов из меню Операции главного меню системы (или соответствующая кнопка на панели инструментов).

Получение итоговой информации. Формирование отчетности завершает процесс автоматизированной обработки. В программе «1C: Бухгалтерия» итоговая информация может выводиться через отчеты, формируемые из справочников «Анализ счета», «Карточка счета». Это - стандартные отчеты, позволяющие бухгалтеру анализировать правильность оформления хозяйственных операций за любой период. Отчеты можно формировать с помощью команды главного меню -- Отчеты (Дополнительные, Специализированные, Регламентированные). Отчеты, находящиеся в группе «Регламентированные», используются для формирования информации для налоговых органов и внебюджетных фондов и в зависимости от вида отчета формируются за квартал или месяц. Отчеты, находящиеся в группе «Специализированные», выводят более детализированную информацию -- отчеты по отчислениям с заработной платы в различные фонды, отчеты по налогам с фонда оплаты труда и другие по соответствующим участкам учета.

5.9 Принципы работы с аналитикой в программах автоматизации бухгалтерского учета

Аналитический учет на предприятиях ведется по основным статьям затрат, нематериальным активам, подотчетным лицам и другим счетам. Первичные аналитические признаки могут объединяться в подгруппы и группы, в результате учет становится многоуровневым. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, создавать отчеты по определенной группе аналитических признаков.

В программе «1C:» обеспечивается ведение до трех уровней аналитики.

Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список, уровень иерархии каждого справочника задается в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырех уровней. Выбрав необходимый справочник, например, «Сотрудники», можно просмотреть, а при необходимости сделать все необходимые корректировки по каждому сотруднику в диалоговом окне, содержащем вкладки: Общие, Начисление зарплаты, Дополнительные доходы, Паспортные данные.

Строки справочников разделяются на два вида: просто элементы справочника и группы справочника, позволяющие переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника. Каждому элементу справочника соответствует уникальный код. В большинстве справочников при вводе нового элемента ему автоматически присваивается код -- порядковый номер во внутренней классификации, который при необходимости можно изменить. Уникальность присваиваемых кодов контролируется программой.

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименования большинства справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто.

Все записи в справочниках имеют два обязательных поля: код записи и наименование. В справочнике сотрудников код сотрудника может соответствовать табельному номеру сотрудника, определенному отделом кадров.



6. СПРАВОЧНО-ПРАВОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

6.1 История создания справочно-правовых систем

Последние десятилетия характеризуются бурным ростом количества правовых актов. По экспертным оценкам в настоящее время они насчитывают от нескольких десятков тысяч до полутора миллионов, включая нормативные акты субъектов Федерации. Эффективно работать с таким массивом информации в традиционном варианте - на бумажных носителях - не представляется реальным. Выходом из этого положения является структуризация правовых актов по определенным классификационным признакам и их размещение в электронных базах данных.

В конце 80-х -- начале 90-х годов появились первые негосударственные системы («ЮСИС» - 1989 г., «Гарант» - 1991 г.). В настоящее время в России насчитывается около десятка справочно-правовых систем. Наиболее распространенными из них являются «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс».

Практически все системы содержат в полном объеме правовые акты и удобный информационно-поисковый аппарат. Различаются системы лишь техническими особенностями (например, технологией обновления информации - полной заменой информационного банка или «кусочным» пополнением) и сервисными возможностями.

6.2 Краткая характеристика справочно-правовых систем

В настоящее время справочно-правовые системы (СПС) стали удобным инструментом для работы бухгалтера с законодательством. СПС, помимо полного набора правовой информации, предлагают бухгалтеру разъяснения специалистов по правовым вопросам, так называемые системы поддержки принятия решений. Некоторые СПС помогают организовать свою работу с помощью «Электронного помощника бухгалтера», «Календаря бухгалтера» и т.п.

Все информационно-справочные системы реализуют набор сервисных функций, достаточный для любого пользователя. Они позволяют искать документы в информационных базах по различным критериям, просматривать найденные документы, а также печатать их при необходимости. Имеются дополнительные средства запоминания ранее найденной информации, а также возможность использования информации в собственных документах. Таким образом, функционально системы Консультант Плюс, Кодекс и Гарант мало различаются и полностью удовлетворяют самым высоким требованиям.

Кроме основных версий, включающих текущее федеральное законодательство, для всех рассматриваемых информационно-справочных систем предлагаются и сетевые версии. При использовании сетевой версии к информационным базам могут одновременно обращаться несколько пользователей, работающих на различных компьютерах, объединенных в вычислительную сеть.

Все рассматриваемые информационно-справочные системы позволяют проводить регулярное обновление информационных баз. Договор на обновление следует заключить одновременно с приобретением системы. Обновлением занимаются многочисленные партнеры организаций, разрабатывающих системы.

6.3 Состав и порядок работы с информационным банком

Основой любой СПС является ее информационный банк. В зависимости от его состава, структуры и объема определяются и процедуры его сопровождения, т.е. обновления, пополнения, поиска, выборки и т.д.

Информационный банк включает нормативные акты, охватывающие все разделы действующего законодательства, а также дополнительную информацию о документе. Поисковые реквизиты снабжены словарями, которые представляют собой все возможные способы заполнения поискового реквизита.

Первичным элементом информационного банка системы является документ - нормативный акт. Каждый нормативный акт помимо непосредственно текста имеет реквизиты (например, название, дата принятия и т.п.). Все реквизиты делятся на две группы: поисковые и справочные. Первые обеспечивают поиск документа в информационном банке, вторые содержат дополнительную информацию о документе. Поисковые реквизиты снабжены словарями, которые представляют собой все возможные способы заполнения поискового реквизита.

Одной из основных процедур сопровождения информационного банка СПС является процедура поиска информации. Поэтому каждая новая версия СПС оснащена более совершенным поисковым механизмом.

В словарь каждого поля (реквизита) включены все возможные варианты заполнения этого поля. Словарь может быть представлен списком выражений, дат, номеров. Помимо традиционных способов работы со списками (стрелки, клавиши, линейки прокрутки) во всех словарях системы предусмотрен быстрый поиск -- набор первых букв или цифр.

В словаре некоторых полей (реквизитов) может встречаться символ «*». Выбор слова с этим символом задает системе команду поиска выражений, совпадающих с выбранным только до символа «*».

Если в процессе поиска необходимо выбрать несколько выражений из одного словаря, то система предложит связать несколько выбранных выражений логическими условиями (например, «ИЛИ», «И», «КРОМЕ» и т.д.).

Логические условия в полях типа «Дата» позволяют связать две выбранные из словаря даты условиями «ДИАПАЗОН» (промежуток между двумя датами включительно) и «ИЛИ» (либо первая, либо вторая дата). После выбора обычным способом одной даты в словаре система предложит уточнить: «ТОЧНО», «РАНЬШЕ» или «ПОЗЖЕ» этой даты производить поиск.

После заполнения карточки реквизитов переходят к сформированному списку документов, удовлетворяющему сделанному запросу.

В нижнем левом углу рамки окна указаны: номер текущего документа в списке, их общее количество и число выделенных документов. Перемещение по списку производится в обычном порядке.

Сформированный список документов полностью или частично может быть записан в файл или выведен на печать. При этом следует обратить внимание на емкость каждого из документов в Кб, выведенную на экран.

Список документов полностью или частично может быть сохранен в папке или кармане. Документы в них сохраняются при выходе из системы. Карман -- особая папка документов с фиксированным названием. Документ, помещенный в карман, получает признак «Карман», видимый как в списке, так и в тексте документа.

Многие СПС имеют дополнительные сервисные возможности, заключающиеся в:

· создании постоянных подборок документов по какой-либо проблеме;

· установке закладок в тексте;

· наличии гипертекстовых связей между документами;

· экспорте документов в другие программные пакеты, например Microsoft Word и Excel.

Любая СПС охватывает лишь часть всего массива правовой информации. Например, информационный банк системы Гарант включает в себя:

· нормативные документы;

· разъяснения, комментарии, схемы;

· судебную и арбитражную практику;

· формы документов;

· международные договоры;

· словари;

· нормативно-технические справочники;

· проекты.

7. ТЕХНОЛОГИИ МОДЕЛИРОВАНИЯ И ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

7.1 Моделирование как метод познания

В любой сфере деятельности человек постоянно сталкивается с решением задач. Задачи по своему назначению можно разделить на две категории [4]: вычислительные задачи, целью которых является определение некоторой величины, и функциональные задачи, предназначенные для создания некого устройства, выполняющего определенные функции.

С точки зрения информатики, решение любой задачи представляет замкнутую технологическую последовательность, изображенную на рис. 7.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Под объектами понимаются предметы и явления, как доступные, так и недоступные чувственному восприятию человека, но имеющие видимое влияние на другие объекты (например, гравитация, инфразвук или электромагнитные волны).

Любой аналог какого-либо объекта, процесса или явления, используемый в качестве заменителя оригинала, называется моделью (от лат. modulus -- образец).

Исследование объектов, процессов или явлений путем построения и изучения их моделей для определения или уточнения характеристик оригинала называется моделированием. Если результаты моделирования подтверждаются и могут служить основой для прогнозирования поведения исследуемых объектов, то говорят, что модель адекватна объекту. Степень адекватности зависит от цели и критериев моделирования. Все многообразие способов моделирования, рассматриваемого теорией моделирования, можно условно разделить на две группы: аналитическое и имитационное моделирование.

Аналитическое моделирование заключается в построении модели, основанной на описании поведения объекта или системы объектов в виде аналитических выражений - формул. При таком моделировании объект описывается системой линейных или нелинейных алгебраических или дифференциальных уравнений, решение которых аналитическими или приближенными численными методами может дать представление о свойствах объекта. Реализация численных методов обычно возлагается на вычислительные машины.

Имитационное моделирование предполагает построение модели с характеристиками, адекватными оригиналу, на основе информации о его свойствах и внешних воздействиях. Это означает, что внешние воздействия на модель и объект вызывают идентичные изменения свойств оригинала и модели. Задавая внешние воздействия, можно получить характеристики системы и провести их анализ.

В зависимости от характера изучаемых процессов в системе и цели моделирования существует множество типов моделей и способов их классификации, например, по цели использования, характеру воздействий, отношению ко времени, возможности реализации, области применения и др. (см. табл. 1).

По цели использования модели классифицируются как предназначенные для научного эксперимента, в котором осуществляется исследование модели с применением различных средств получения данных об объекте, или производственного эксперимента, использующего натурное испытание физического объекта для получения высокой достоверности о его характеристиках.