В базу данных можно включить и те данные, которые можно предположить, что они понадобятся для дальнейшего совершенствования базы данных, хотя и на данном этапе не обязательных.

Проанализируем свойства и составим таблицу:

Свойство	Обозначение	Тип данных	Длина	Подпись	Формат
Номер	Number	Текстовый	10	Номер документа
Дата	Data	Дата/время		Дата	Средний формат даты
Товар	Goods	текстовый	20	Наименование товара
Цена	Pr	денежный		Цена товара	Денежный
Фирма производитель	Firma	тестовый	50	Фирма производитель
Страна производитель	Strana	текстовый	10	Страна
Имя группы товара	NameGR	текстовый	15	Имя группы
Имя менеджера	N_per	тестовый	20	Имя менеджера
День рождение менеджера	DenRo	Дата/время		День рождения	Краткий формат даты
Стаж работы	Stag	числовой	байт	Стаж
Должность	Dolg	Текстовый	20	Должность
Имя клиента	Post	текстовый	20	Имя клиента
ИНН	Inn	Тестовый	18	ИНН
Номер расчётного счёта	Schet	Текстовый	18	Счёт
Количество товара	Q		Длинное целое	количество
адресс	Adress	текстовый	50	Адрес

Из представленной таблицы видим, что отражению в базе данных подлежат 16 свойств.

2.4 Логическое построение базы данных

2.4.1 Поля уникальные и ключевые

Создание базы данных начинается с разработки структуры её таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в неё как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходиться повторять неоднократно. Базу данных делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно. [6]

Для того чтобы связи между таблицами работали надёжно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля. Уникальное поле- это поле, значение в котором не могут повторяться. [6]

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом. Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает. В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счётчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Структура связей между таблицами называется схемой данных. [6]

В зависимости от того, как определены поля связи основной и дополнительной таблиц (как относятся ключевые поля с полями связи), между двумя таблицами в общем случае могут устанавливаться следующие виды связи:

· Один-один (1:1);

· Один ко многим (1:М);

· Многие к одному (М:1);

· Многие ко многим (М:М);

Характеристика видов связей таблицы

Характеристика полей связи по видам	1:1	1:М	М:1	М:М
Поля связи основной таблицы	Является ключом	Является ключом	Не является ключом	Не является ключом
Поля связи дополнительной таблицы	Является ключом	Не является ключом	Является ключом	Не является ключом

Из перечисленных видов связи наиболее широко используется связь вида 1:М, когда одна запись главной таблицы (главная, родительская запись) оказывается связанной с несколькими записями дополнительной (дополнительные, подчиненные записи). Связь вида 1:1 можно считать частным случаем связи 1:М, когда одной записи главной таблицы соответствует одна запись вспомогательной таблицы. Связь М:1. по сути, является «зеркальным отображением» связи 1:М. Оставшийся вид связи М:М характеризуется как слабый вид связи или даже как отсутствие связи. [7]

2.4.2 Декомпозиция исходного отношения

Проанализировав свойства проектируемой базы данных рационально составить шесть отношений:

1. ряд атрибутов касающихся клиентов и поставщиков, с которыми сотрудничает фирма, выделить в отношение «Контрагенты»;

2. ряд атрибутов, касающихся документов, используемых в организации, в отношение «Документы»;

3. ряд атрибутов, касающихся ассортимента (товара) предприятия, в отношение «Товары»;

4. ряд атрибутов касающихся классификации товаров, в отношение «Группа товара»;

5. ряд атрибутов, касающихся содержимого товара по документам, в отношение «Количество»;

6. ряд атрибутов, касающихся персоналу фирмы, в отношение «Персонал».

Таблица «Контрагенты»

Свойство	Обозначение
Номер клиента по порядку	Post_id
Имя клиента	Post
ИНН	Inn
Расчётный счет клиента	schet
адрес	Adress

В отношение «Контрагенты» добавили новое свойство - «Код клиента», которое будет однозначно идентифицировать каждую запись, по этому свойству. Также оно будет внутренним ключом для связи с отношением «Документы».

Таблица «Документы»

Свойство	Обозначение
Код документа	Doc_id
Номер накладной	Number
Поставщик	Post_id
Дата	Data
Клиент	Cli_id
Номер персонала	Per_id

В отношение «Документы» добавили новое свойство «Код документа», оно будет однозначно идентифицировать каждую запись, по этому свойству. В отношении «Документы» свойство «Код документа» будет внутренним ключом для связи с отношением «Количество».

Таблица «Товары»

Свойство	Обозначение
Код товара	G_id
Наименование товара	Goods
Цена товара	Pr
Фирма производитель	Firma
Страна производитель	Strana
Группа товара	Gr_id

В отношение «Товары» добавили новое свойство «Код товара», оно будет однозначно идентифицировать каждую запись, по этому свойству. В отношении «Товары» свойство «Код товара» будет внутренним ключом для связи с отношением «Количество».

Таблица «Группа товара»

Свойство	Обозначение
Код группы	Gr_Id
Имя группы	Name Gr

В отношение «Группа товара» добавили новое свойство «Код группы», оно будет однозначно идентифицировать каждую запись, по этому свойству. В отношении «Группа товара» свойство «Код группы» будет внутренним ключом для связи с отношением «Товары».

Таблица «Количество»

Свойство	Обозначение
Код документа	Doc_id
Код товара	G_id
количество	Q

Таблица «Персонал»

Свойство	Обозначение
Код персонала	Per_id
Имя менеджера	N_per
Дата рождения	DenRo
Стаж	Stag
Должность	Dolg

В отношение «Персонал» добавили новое свойство - «Код персонала», которое будет однозначно идентифицировать каждую запись, по этому свойству. В отношении «Персонал» свойство «Код персонала» будет внутренним ключом для связи с отношением «Документы».

2.5 Схема данных

После создания таблиц их следует связать. Для начала необходимо связать между собой таблицу «Контрагенты» и таблицу «Документы». Они связываются следующим образом: поле Post_id в таблице «Контрагенты» связывается с полями Post_id и Cli_id в таблице «Документы». Для того, чтобы Access и не было ошибки в синхронизации данных необходимо в схеме данных сделать копию таблицы «Котрагенты» и соединить его с одним из полей названых выше. Связь между этими таблицами будет «один ко многим». Это значит, что одной записи в таблице «Контрагенты» будет соответствовать несколько записей из таблицы «Документы». Таким образом, мы допускаем возможность, что у одного клиента может быть несколько документов. При этом поле Post_id в таблице «Контрагенты» будет основным ключом, а поля Post_id и Cli_id в таблице «Документы» будут внешними ключами.

Таблица «Документы» и таблица «Количество» будут связаны аналогично через поле Cod_id. Таким образом, по одному документу можно проводить несколько товаров.

Таблица «Товары» будет связана с таблицей «Количество» по полям G_id в той и в другой таблице.

Таблица «Группа товара» будет связана аналогично с таблицей «Товары» по полю Gr_id, таким образом, предполагается, что одной группы может быть несколько товаров.

Таблица «Персонал» будет связана с таблицей «Документы» по полям Per_id в той и в другой таблице.

В таблице описаны связи между таблицами.

Описание связей между таблицами базы банных

Таблица	Внутренний ключ	Таблица	Внешний ключ	Тип связи
Контрагенты	Post_id	Документы	Post_id, Cli_id	1:М
Документы	Cod_id	Количество	Cod_id	1:М
Количество	G_id	Товары	G_id	1:М
Товары	Gr_id	Группа товара	Gr_id	1:М
персонал	Per_id	Документы	Per_id	1:М

Окно «схема данных» наглядно отображает связи между таблицами.

2.6 Выводы по главе «Проектирование модели»

Отображению в проектируемой БД подлежит шестнадцать свойств. В результате декомпозиции исходного отношения было получено шесть взаимосвязанных таблиц:

1. Контрагенты;

2. Документы;

3. Товары;

4. Количество;

5. Персонал;

6. Группа товара.

На основании полученных отношений созданы и соответствующим образом связаны таблицы БД. Взаимосвязанные таблицы отображены в схеме данных, а также описаны связи между таблицами.

Теоретический этап разработки баз данных очень важен и не так прост, как кажется на первый взгляд. Если будет допущена ошибка на этом этапе, то после неудачных попыток создать базу данных , по ошибочной схеме всё-таки придётся вернуться к этапу теоретической разработки.

При создании таблиц важно разбить имеющиеся данные на как можно более мелкие единицы, это позволит в последующем легче оперировать данными, делать более подробные выборки.

В созданных таблицах информация не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определённая информация хранится только в одной таблице, то и изменять её придётся только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. [2]

3 Разработка приложения

3.1 Таблицы приложения

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

В Access есть возможность создавать таблицы несколькими различными способами (режим таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц, связи с таблицами), но при каждом обязательно описание структуры, что значит ввод имен полей, типов данных для каждого поля и описаний полей. Эта операция заканчивается сохранением (записью) установленной структуры под определенным именем.

Следует отметить, что обязательной деталью структуры таблицы является первичный ключ, поле уникальной идентификации каждой записи. Access предлагает в качестве первичного ключа поле Код с типом данных Счётчик, в котором каждой записи присваивается номер, начиная с 1. Можно самостоятельно создать первичный ключ, выбрав 1 или 2 поля в этом качестве. Access автоматически индексирует поле первичного ключа. Это помогает программе определять местонахождение информации и, таким образом, ускоряет поиск. После этого можно начинать непосредственно ввод информации. В таблицах создаются при необходимости индексы, которые являются уникальными полями.

3.2 Создание запросов

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

К основным типам запросов относятся следующие запросы:

Запрос на выборку. Эти запросы позволяют извлечь информацию, рассчитать показатели и создать перекрестные ссылки, но не изменяют данные в таблицах;

Запрос на изменение. Запросы этого типа дают возможность корректировать информацию, которая содержится в таблицах. Существует четыре вида запросов на изменение:

· Запрос на создание таблиц - создает новую таблицу на основе данных, уже содержащихся в одной или нескольких таблицах;

· Запрос на удаление - удаляет все записи из одной или нескольких таблиц на основании критериев, задаваемых пользователем;

· Запрос на присоединение - добавляет целые записи или только указанные поля в таблице;

· Запрос на обновление - изменяет данные в существующих таблицах на основании информации в окне Конструктора.

Все запросы на изменение формируются в режиме Конструктора.

SQL-запрос. Эти запросы предназначены для решения более сложных задач. Они создаются с использованием операторов SQL.

Перечислим варианты SQL-запросов:

· Запрос на объединение - совмещает в одно поле поля, расположенные в одной или нескольких таблицах или запросах;

· Запрос к северу - позволяет обращаться к информации, содержащейся непосредственно в ODBC-таблицах (ODBC -- Open Database Connectivity, средства работы с открытыми базами данных).

· Запрос на определение данных -- вносит изменения в структуру таблицы, т. е. позволяет формировать и удалять таблицы, добавлять в них поля и создавать их индексы;

· Подзапрос -- создает операторы внутри существующего запроса на выборку или изменение. Подзапрос выбирает подмножество записей, уже извлеченных главным запросом.

Создание запроса начинают с того, что переходят на вкладку Запросы и кнопкой «Создать» вызывают окно выбора режима создания. После выбора режима Access предлагает выбрать источники информации и сформировать структуру запроса (поле, источники данных, сортировка по возрастанию, убыванию или её отсутствие, необходимость вывода на экран, условие поиска). Результаты запроса будут представлены в виде таблицы, схожей с исходной.

К примеру, конструкция запроса «Накладная на приход» имеет следующий вид:

Как можно увидеть для создания этого запроса используются пять таблиц базы данных («Kontagents», «Documents», «Goods», «Gruppa Goods», «Кол-Во»), соединённых между собой по первому типу связи: Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают. Запрос «Накладная на приход» выглядит следующим образом:

Все остальные запросы выглядят аналогично, кроме перекрестных запросов, к примеру, запрос «Поставки_Фото» выглядит, так:

В данном дипломном проекте используется множество запросов различных видов. Все эти запросы в дальнейшем будут направлены на реализацию поставленных перед нами задач.

3.3 Создание форм

Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

В данном дипломном проекте созданы формы:

· Форма «Главная форма» является стартовой кнопочной формой с помощью которой осуществляется доступ к форме «Приход», «Расход», «Ассортимент», «Контрагенты» и к отчёту «Прайс».

Форма «Приход» представляет пользователю информацию о приходных накладных. Данная форма имеет режим «одиночная форма». На форме располагается подчиненная форма «Содержимое» соединённая с основной по полю номер документа (Doc_id), которая показывает содержимое приходного документа. На форме «Приход» имеется 8 кнопок, такие как:

Ш «Все накладные» - это отчёт показывающий все приходные накладные.

Ш «Текущая накладная» - это отчёт, показывающий накладную на которой сейчас находиться пользователь.

Ш Разделение по персоналу - это отчет, показывающий все накладные конкретного сотрудника.

Ш «Период документов» - это отчёт, показывающий приходные накладные по заданному периоду времени.

Ш «Реестр поставщиков» - отчёт, показывающий данные о всех поставщиках.

Ш «Поиск» - осуществляет поиск поставщика по фрагменту наименования.

Ш «Новый товар» - данная кнопка открывает форму «Ассортимент» для ввода нового товара.

Ш «Новый поставщик» - данная кнопка открывает форму «Контрагенты» для ввода нового поставщика.



Форма «Расход» предоставляет пользователю информацию о расходных накладных. Данная форма аналогична форме «Приход». На данной форме располагается пять кнопок, четыре из низ мы уже рассматривали выше, а кнопка «Товарный чек» позволяет пользователю распечатать товарный чек на отпускаемый товар.

Форма «Ассортимент» предоставляет возможность пользователю ввести новую единицу товара. Режим формы «одиночная форма». На форме располагается четыре кнопки, такие как:

Ш «Карточка товара» - это отчёт, показывающий движение всего товара.

Ш «Текущий товар» - это отчёт, показывающий движение только того товара, который просматривает пользователь.

Ш «Прейскурант цен» - это отчёт, формирующий Прайс на весь товар.

Ш «Поиск» - поиск по форме, по фрагменту наименования товара.

Форма «Контрагенты» предоставляет информацию о клиентах. Данная форма имеет режим «одиночной формы». Эта форма предоставляет нам переход к отчетам связанным с клиентами, на ней находятся кнопки, осуществляющие этот переход:

3.4 Создание отчетов

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

В данной курсовой работе строятся следующие основные отчеты:

· «Приходная и расходная накладная», в них просматриваются все сведения о товарах и клиентах продавших или купивших эти товары. Эти накладные имеют главный и подчиненный отчет, которые связываются по коду документа:

Подчиненный отчет, содержит сведения, о купленных ими товарах и о документах на эти товары:

· Отчёт «Товарная накладная» - распечатывается с формы «Расход» и представляет собой Унифицированную формы № ТОРГ№12 Утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

· Отчет «Товарная карточка» - предоставляет все сведения о товаре, показывает, по каким документам приходуется, по каким расходуется. Этот отчет строится на основе группировок:

Отчет «Карточка поставщиков» предоставляет все сведения о поставщиках, показывает, с какими документами и товарами он имел дело. Этот отчет, как и предыдущий, строится на основе группировок:

Все остальные отчеты, можно посмотреть в Приложениях к диплому.

3.5 Парольная защита

Парольная защита является простым и часто достаточным средством обеспечением защиты базы данных от несанкционированного использования. Используемый при этом пароль называется паролем базы данных. [4]

Парольная защита также может быть использована в дополнении к защите на уровне пользователя. В этом случае устанавливать парольную защиту может пользователь, обладающий правами администратора базы данных. Для установки обоих видов защиты, базу данных сначала защищают на уровне пользователя, и потом устанавливают пароль.

Если парольная защита действует наряду с защитой на уровне пользователя, то пользователю предоставляется возможность выполнять над объектами базы данных действия, предусмотренные правами доступа. [4]

Метод парольной защиты достаточно надёжен, так как пароль система Access шифрует, и к паролю нет прямого доступа. Он храниться вместе с защитой БД, а поэтому открыть БД не удается и на другом компьютере с установленной там системой.

При использовании парольной защиты от пользователя требуется подобрать удачный пароль и надёжно его сохранить от потери и от хищения.

Средства изменения пароля БД в Access нет, поэтому для изменения пароля следует удалить старый пароль, а затем определить новый. При использовании парольной защиты нужно иметь в виду, что парольная защита не защищает базу данных от удаления.

Если пароль утерян, то доступ к защищенной базе данных не получится. Попавшую в такую ситуацию базу данных придётся удалить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном дипломном проекте представлено решение задачи организации учёта товародвижения в магазинах розничной торговли на примере компании «Евросеть», при помощи создания базы данных в приложении MS Access. Решая поставленные задачи, в данной работе была изучена предметная область: история компании «Евросеть», система учёта в компании, правовые основы и необходимые документы.

На основе полученных знаний, была создана база данных. Были разработаны таблицы базы данных и связи между ними, создано удобное приложение, позволяющее вводить и просматривать необходимую информацию, выводить на печать необходимую для работы магазина отчёты и документы.

Данная база данных решает поставленные перед началом работы задачи, а именно:

Ш Учёт готовой продукции на складе;

Ш Возможность изменения номенклатуры товара;

Ш Отображение ассортимента товаров;

Ш Отображение контрагентов;

Ш Учёт операций с товарами по контрагентам;

Ш Печать необходимых отчётных документов.

Следовательно, цель дипломного проекта, которой является создание базы данных для ведения учёта товаров и услуг на предприятиях розничной торговли на примере компании «Евросеть СПБ», достигнута.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. «Информатика» 2-е изд., Гниденко И.Г., Соколовская С.А.. - СПб.: Издательский дом «Нева», 2005.-320с.

2. «Базы данных. Учебник для Высших учебных заведений» Хомоненко. СПб: Корона принт 2002

3. «Microsoft Office» Леонтьев Ю.2000: Краткий курс.- СПб: Питер, 2001

4. «Базы данных: Учебник для высших учебных заведений» издание третье, дополненное и переработанное, Хомоненко А.Д., Цыганкова В.М., Мальцев М.Г., - СПб.: Крона принт, 2003 - 672с.

5. «Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003» Леонтьев В.П., - М., «ОЛМА - ПРЕСС» 2003г.

6. «Специальная информатика: Учебное пособие», Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. - М.: АСТ-Пресс: Инфорком-Пресс, 2000.-480 с.

7. «Информатика. Базовый курс» Симонович С.В. и др. - СПб.: Питер,2000

8. Методические рекомендации по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждённые письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96г. №1-794/32-5.

9. «Учёт и отчётность в торговле» Начальное профессиональное образование. Издание второе., Микицей М.В., - Ростов - на - Дону: «Феникс» ОАО «Московские учебники», 2006. -378с.

10. «Основы предпринимательства», Пелиха А.С., - Ростов -на -Дону: Экспертное бюро, М.: Гардарика, 1996. -348с.

11. Правила продажи отдельных видов товаров. Утвержденные Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 1998г. №55.

Размещено на www.allbest.ru