Действие личностных факторов, проявляется в степени дисциплинированности работников, их отношении к труду и друг другу. Степень дисциплинированности работников означает не только четкое выполнение внутреннего распорядка, но и добросовестное, сознательное, подлинно хозяйское отношение к работе: выполнение ее с высоким качеством и в срок, активное участие в коллективной борьбе за выполнение производственных планов.

Наибольшее влияние личностные факторы оказывают на состояние трудовой дисциплины и заболеваемость работников.

Управление рабочим временем немыслимо без анализа его структуры затрат на протяжении рабочей смены или ее части.

Анализ затрат рабочего времени проводится с учетом того, что время, которое идет на выполнение элемента операции, определяется множеством организационно-технических и психофизиологических факторов, а они обычно не поддаются полному контролю.

Так, при изучении длительности одного и того же элемента операции в одних и тех же условиях может быть получен ряд величин, в большинстве случаев не совпадающих друг с другом. Поэтому результаты таких измерений будут составлять вариационный ряд. Для того чтобы получить достоверные данные и сделать аналитические выводы о длительности операции и структуре затрат рабочего времени, необходимо использовать такие методы организации и обработки наблюдений, которые позволяют учитывать вероятностный характер анализируемых процессов. С этой целью надо обосновать количество проводимых наблюдений.

Методы исследования трудовых процессов классифицируются по цели исследования, количеству наблюдений, способу их проведения, форме фиксации данных и т. д. В соответствии с целью исследования затрат рабочего времени выделяют: хронометраж, фотографию затрат рабочего времени и фотохронометраж.

Хронометраж - вид наблюдения за циклически повторяющимися элементами оперативной работы, а также отдельные элементы подготовительно-заключительной работы и работы по обслуживанию оборудования и рабочих мест. Его основное назначение состоит в определении продолжительности повторяющихся элементов производственных операций для разработки норм и нормативов по труду, проверки установленных норм, нахождения причин невыполнения норм отдельными работниками [13, с. 177]

Подготовка к хронометражу обычно включает выбор объектов наблюдения, расчленение операции на элементы, установление фиксажных точек, определение числа наблюдений, заполнение документации. Выбор объектов наблюдения определяется целью проведение хронометража.

Если цель хронометража -установление или уточнение нормы времени, то в качестве объектов наблюдения обычно рекомендуются рабочие или бригады, результаты, деятельности которых находятся на уровне между средней производительностью, достигнутой всеми рабочими, и производительностью передовых рабочих. Важно учитывать, что при обычной методике хронометража фиксируется фактически установившийся темп работы на данном участке, который может не соответствовать нормальной для данных условий интенсивности труда.

При проведении хронометража для разработки нормативов объектами наблюдения должны быть типовые исполнители данной работы, обладающие необходимыми психофизиологическими характеристиками, квалификацией и выполняющие операции в необходимом темпе.

Определив объект наблюдения, составляют подробной описание операции, которое вносят в специальный документ -хронокарту. На лицевой стороне хронокарты записываются все данные об операции, оборудовании, инструменте, материале, рабочем, указывается состояние организации и обслуживания рабочего места.

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию делят на элементы: комплексы приемов, приемы, действия, движения. Степень деления операции зависит в основном от типа производства. Наибольшая детализация элементов трудового процесса осуществляется при массовом выпуске продукции.

Для обеспечения сопоставимости замеров при подготовке к хронометражу наблюдатель устанавливает фиксажные точки - моменты включения и выключения секундомера, связанные с началом и окончанием выполнения наблюдаемого элемента операции [13, с. 178].

После получения необходимого количества замеров проводится обработка данных наблюдений. Для каждого элемента операции получают ряд значений его продолжительности, т. е. хронометражный ряд. Первым этапом его обработки является исключение дефектных замеров, которые выявляются, прежде всего, на основе записей в наблюдательном листе об отклонениях от нормального режима работы.

После получения необходимого количества замеров проводится обработка данных наблюдений. Для каждого элемента операции получают ряд значений его продолжительности, т. е. хронометражный ряд. Первым этапом его обработки является исключение дефектных замеров, которые выявляются, прежде всего, на основе записей в наблюдательном листе об отклонениях от нормального режима работы. Затем проводится анализ хроноряда.

После исключения дефектных замеров находится средняя продолжительности каждого элемента операции. Обычно эта величина определяется как средняя арифметическая значений хроноряда, соответствующих нормальным условиям работы. Последний этап хронометража - анализ результатов, который включает выявление лишних движений и действий, оценку возможности их совмещения и уменьшения длительности. По результатам анализа окончательно устанавливается необходимое время на выполнение операции.

Фотография рабочего времени применяется, когда необходимо изучить все без исключения затраты рабочего времени в течение рабочего дня или какой- то его части. Непосредственное наблюдение и измерение затрат рабочего времени ведутся по текущему времени обычно с точностью не более 0,5 мин, что позволяет пользоваться часами с секундной стрелкой. К фотографированию наблюдатель приступает в момент начала рабочего дня и заканчивает свои действия в момент его завершения, фиксируя все результаты наблюдения в специальном наблюдательном листе.

Фотография рабочего времени может использоваться с различными целями. Определение рациональности использования рабочего времени, выявление потерь рабочего времени по различным причинам и разработке организационно- технических мероприятий по устранению таких потерь, совершенствованию организации производства и труда [14, с.51]

Изучение и обобщение передового производственного опыта по распределению рабочего времени в течение смены и установление более рационального баланса рабочего времени. В данном случае целесообразно наблюдать за работой передовиков производства. Сопоставление фактической загруженности рабочего с его возможной загруженностью при условии проведения каких-либо организационно-технических мероприятий.

В этом случае фотография рабочего времени производится до внедрения запланированных мероприятий, но после того, как будут устранены потери рабочего времени. Данные, полученные в результате фотографирования рабочего времени, используются для определения возможного повышения производительности труда за счет улучшения организации труда и производства, а также для разработки нормативов подготовительно-заключительного времени, времени на обслуживание рабочего места, времени на отдых и личные надобности. В зависимости от наблюдаемого объекта фотография рабочего времени может быть трех видов:

- фотография использования рабочего времени работников (индивидуальная, групповая, маршрутная, самофотография);

- фотография времени использования оборудования;

- фотография производственного процесса [14, с. 51].

Очень часто всю работу по выявлению потерь рабочего времени называют диагностикой рабочего времени. В процессе диагностики выявляются те факторы, которые обусловливают наибольшие потери времени.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что рабочее время является важнейшем ресурсом в профессиональной деятельности. Уровень успешности в трудовой деятельности во многом зависит от того на сколько рационально человек использует свое рабочее время. На потерю рабочего времени влияние оказывают индивидуальные и психологические особенности работника. Для управления рабочим временем необходимо проводить анализ его затрат. Существует несколько методов исследования затрат рабочего времени, такие как хронометраж, фотография затрат рабочего времени и фотохронометраж.



Глава 2. Анализ затрат рабочего времени начальника отделения подготовки и призыва граждан на военную службу отдела Военного комиссариата Омской области по Кировскому административному округу

2.1 Общая характеристика отдела Военного комиссариата Омской области по Кировскому административному округу

Отдел Военного комиссариата Омской области по Кировскому административному округу (КАО) является структурным подразделение Военного комиссариата Омской области и осуществляет свою деятельность на территории КАО.

Военные комиссариаты являются территориальными органами Министерства обороны Российской Федерации и входят в состав военных округов.

В своей деятельности военкоматы руководствуются Указом Президента Российской Федерации от 07.12.2012 г. № 1609"Об утверждении Положения о военных комиссариатах".

Основные подразделения и центры (отделы) социального обеспечения осуществляют свою деятельность на основании положений о них, утверждаемых военными комиссарами. Начальникам отделов (муниципальных) военными комиссарами выдаются доверенности на осуществление служебной деятельности [2].

Отдел Военного комиссариата Омской области по КАО расположен по адресу: г. Омск, ул. Суворова 1.

В структуру отдела Военного комиссариата Омской области по КАО входят: начальник отдела, 2 основных подразделения (отделение подготовки и призыва граждан на военную службу и отделение предназначения, подготовки и учета мобилизационных ресурсов),юрисконсульт, подразделения обеспечения (отдел социального и пенсионного обеспечения, финансово-хозяйственный отдел), секретная часть.

Отделение подготовки и призыва граждан на военную службу возглавляет начальник отделения, в его подчинении находится медицинская комиссия, старшие помощники и помощники начальника отделения, выполняющие поставленные перед ними задачи.

Основные задачи отделения:

1. Организация и проведение первоначальной постановки граждан на воинский учет (ППГВУ). Разработка планирующих документов на ППГВУ.

2. Призыв граждан на военную службу. Планирование мероприятий по организации призыва. Разработка планирующей документации.

3. Проведение медицинского освидетельствования граждан

4. Организация и проведение профессионального психологического отбора.

5. Работа по розыску военнослужащих, самовольно оставивших войсковые части, а также граждан уклоняющихся от призыва на военную службу и ППГВУ.

6. Организация и проведение мероприятий при подготовке граждан к военной службе.

7. Подготовка граждан по военно-учетным специальностям.

8. Отбор кандидатов в военные образовательные учреждения профессионального образования и СВУ.

9. Формирование команд, планирование отправке граждан, доставка команд на областной сборный пункт.

Отделение предназначения, подготовки и учета мобилизационных ресурсов возглавляет начальник отделения, в его подчинении находится старшие помощники и помощники начальника отделения, выполняющие поставленные перед ними задачи.

Основные задачи отделения:

- разработка плана проведения мобилизации людских и транспортных ресурсов, предложений по вопросам удовлетворения мобилизационных потребностей для Вооруженных Сил РФ и других войск за счет местных ресурсов исходя из возможностей района, а также совершенствование базы мобилизационного развертывания;

- предназначение солдат, сержантов, прапорщиков запаса в комплектуемые соединения и воинские части, накопление и подготовка военнообученного резерва, а также учет и предназначение техники в комплектуемые соединения и воинские части;

- подготовка и проведение инструкторско-методических и показных занятий;

- осуществление взаимодействия с местными органами государственной власти по вопросам мобилизационной готовности;

- разработка плана оповещения о мобилизации людских и транспортных ресурсов военным комиссариатом;

- осуществление контроля за состоянием и готовностью к работе мобилизационных звеньев;

- организация взаимодействия с администрацией района, управлением внутренних дел, федеральной службой безопасности, штабом по делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций, комплектуемыми воинскими частями и учреждениями, другими органами по вопросам обеспечения оповещения людских и транспортных ресурсов при мобилизации;

- планирование проведения мобилизации людских и транспортных ресурсов военным комиссариатом, осуществление взаимодействия с администрацией района по вопросам обеспечения призыва и поставки мобилизационных ресурсов в войска;

- разработка плана комендантской службы (службы регулирования) военного комиссариата;

- подготовка расчетов и предложений для принятия военным комиссаром решения на проведение мобилизации;

- разработка плана управления мобилизацией, планирование использования личного состава военного комиссариата, в том числе и призываемого по мобилизации в ходе доукомплектования до штата военного времени;

- проведение анализа и оценка состояния документов группы обобщения и контроля, пункта управления военного комиссариата по вопросам проведения призыва и поставки людских и транспортных ресурсов при мобилизации;

- подготовка расчетов, необходимых для принятия решения на организацию территориальной обороны;

- планирование работы по проверке мобилизационной готовности предприятий, организаций и сельских (поселковых) администраций района;

- обобщение материалов проверок состояния мобилизационной готовности и определение путей и практических мер по устранению выявленных недостатков и д.р.

Юрисконсульт - помощник начальника отдела, обеспечивающий соблюдение законодательства в процессе деятельности отдела военного комиссариата. Основные задачи - выдача заключений по частноправовым вопросам и преставление отдела в суде.

2.2 Анализ затрат рабочего времени начальника отделения подготовки и призыва граждан на военную службу. Метод исследования фотография затрат рабочего времени

Для анализа затрат рабочего времени начальника первого отделения был применен метод фотографии рабочего дня.

Фотография рабочего времени (ФРВ) - метод, позволяющий изучить все виды затрат рабочего времени сотрудников путем наблюдения и замеров длительности производимых операций в течение определенного периода работы. ФРВ активно используется при нормировании труда рабочих специальностей, однако его можно успешно применять и для оценки эффективности сотрудников других профессий, в том числе творческих работников, менеджеров и др.

Виды ФРВ различаются в зависимости от форм организации труда и изучаемых объектов. Выделяются индивидуальная (наблюдение проводится за деятельностью одного работника) и групповая, или бригадная, фотография (наблюдение за деятельностью нескольких работников, объединенных в бригаду или не связанных между собой производственным процессом).

Для получения объективных данных рекомендуется проводить наблюдение одного рабочего места в течение не менее чем пяти дней.

Для изучения затрат рабочего времени начальника первого отделения была использована карта индивидуальной фотографии рабочего времени. (Приложение 2).

Начальник первого отделения - Рушев Алексей Владимирович

Стаж работы в военном комиссариате - 7 лет

Составление фотографии рабочего дня производилось ежедневно в период с 15.02.2016 по 19.02.2016 года.

Время наблюдения с 8.15 до 17.30.

Данный период относится к межпризывному периоду, в связи с этим функциональная нагрузка снижена по сравнению с призывным периодом.

Данные о затратах рабочего времени, полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 15.02. 2016 г. приведены в таблице 1.

Таблица 1. Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника первого отделения 15.02.2016

Действия начальника отделения	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдения	08.15
Пришел на работу, разделся	08.30	10	ПР
Включил компьютер, достал ежедневник, просмотрел записи	08.40	15	ОМ
Пошел на совещание к начальнику отдела	08.55	35	ПЗ
Работа с полученной корреспонденцией, распределение между помощниками заданий, наложение резолюции	09.30	30	ОП
Оперативное совещание со старшими помощниками и помощниками по распределению задания	10.00	20	ОП
Отвечает на вопросы по зданиям	10.20	30	ОП
Разговор по телефону по личному вопросу	10.50	10	ПР
Отлучился по личным нуждам	11.00	10	ОЛН
Работа с отчетами помощников по проделанной работе	11.10	50	ОП
Телефонный разговор с Областным военным комиссариатом по вопросу предоставления отчетов	12.00	10	ПЗ
Доработка отчета (сводка отчетов в единый документ)	12.10	30	ОП
Поручение отправки отчета помощнику по АСУ	12.40	14	ОП
Одевается, уезжает на обед	12.54	6	ПР
ОБЕДЕННЫЙ ПЕРЕРЫВ	13.00	60	-
Вернулся с обеда, разделся	14.02	6	ПР
Планирование мероприятий по организации призыва	14.08	62	ОП
Ожидает, пока старший помощник ознакомится с планом	15.10	20	ПН
Обсуждение со старшим помощником плана мероприятий по организации призыва	15.30	110	ОП
Убирает рабочее место, одевается, уходит домой	17.20	10	ОМ

Данные о затратах рабочего времени, полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 16.02. 2016 г. приведены в таблице 2.

Таблица 2. Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника первого отделения 16.02.2016

Действия начальника отделения	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдения	08.15
Пришел на работу, разделся	08.25	10	ПР
Включил компьютер, достал ежедневник, просмотрел записи	08.35	15	ОМ
Контроль работы по выданным заданиям, работа с отчетами помощников.	08.50	30	ОП
Беседа с помощником о наличие в его работе ошибки и необходимости переделать задание	09.20	30	ОП
Ждет, пока помощник переделает и принесет	09.50	20	ПН
Проверяет, подписывает	10.10	10	ОП
Планирование мероприятий по розыску граждан уклоняющихся от призыва	10.20	70	ОП
Обсуждение с помощником по розыску плана мероприятий	11.30	80	ОП
Одевается, уезжает на обед	12.50	10	ПР
ОБЕДЕННЫЙ ПЕРЕРЫВ	13.00	60	-
Вернулся с обеда, разделся	14.00	10	ПР
Разговор по телефону по личному вопросу	14.10	7	ПР
Вызывают к начальнику отдела, уходит	14.17	45	ПЗ
Проводит оперативное совещание с помощниками по вопросу предстоящей проверки	15.02	58	ОП
Идет за документами в архив, приносит три папки	16.00	20	ПЗ
Ищет в папках документы	16.20	60	ПЗ
Убирает рабочее место, одевается, уходит домой	17.20	10	ОМ

Данные о затратах рабочего времени, полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 17.02. 2016 г. приведены в таблице 3.

Таблица 3. Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника первого отделения 17.02.2016

Действия начальника отделения	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдения	08.15
Пришел на работу, разделся	08.35	10	ПР
Включил компьютер, достал ежедневник, просмотрел записи	08.45	5	ОМ
Продолжает искать в папках документы	08.50	70	ПЗ
Проводит оперативное совещание с помощниками	10.00	30	ОП
Уносит папки обратно в архив	10.30	5	ПЗ
Проверяет порядок в архиве	10.35	15	ОП
Идет в картотеку	10.50	5	ПЗ
Проверяет картотеку каждого из помощников	10.55	120	ОП
Одевается, уезжает на обед	12.55	5	ПР
ОБЕДЕННЫЙ ПЕРЕРЫВ	13.00	60	-
Вернулся с обеда, разделся	14.00	10	ПР
Принимает комиссию с областного комиссариата	14.10	60	ОП
Показывает комиссии картотеку	15.10	50	ОП
Показывает комиссии архив	16.00	30	ОП
Перерыв на чай	16.30	20	ПР
Отлучился по личным нуждам	16.50	10	ОЛН
Раскладывает и убирает документы, выключает компьютер	17.00	20	ОМ
Одевается, уходит домой	17.20	10	ПР

Данные о затратах рабочего времени, полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 18.02. 2016 г. приведены в таблице 4.

Таблица 4. Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника первого отделения 18.02.2016

Действия начальника отделения	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдения	08.15
Пришел на работу, разделся	08.25	10	ПР
Включил компьютер, достал ежедневник, просмотрел записи	08.35	15	ОМ
Пошел на совещание к начальнику отдела	08.50	25	ПЗ
Работа с полученной корреспонденцией, распределение между помощниками заданий, наложение резолюции	09.15	45	ПЗ
Оперативное совещание со старшими помощниками и помощниками по распределению задания	10.00	20	ОП
Отвечает на вопросы по зданиям	10.20	30	ОП
Разговор по телефону по личному вопросу	10.50	10	ПР
Отлучился по личным нуждам	11.00	10	ОЛН
Перерыв на чай	11.10	20	ПР
Организация мероприятия по вручению повесток, беседа с подчиненными	11.30	30	ПЗ
Распределение секторов вручений повесток	12.00	40	ОП
Одевается, уезжает на обед	12.40	10	ПР
ОБЕДЕННЫЙ ПЕРЕРЫВ	13.00	60	-
Поездка в Областной комиссариат на семинар по вопросу повышения качества и количества весеннего призыва	14.00	180	ОП
Одевается, уезжает домой	17.00	10	ПР

Данные о затратах рабочего времени, полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 19.02. 2016 г. приведены в таблице 5.

Таблица 5. Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника первого отделения 19.02.2016

Действия начальника отделения	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдения	08.15
Пришел на работу, разделся	08.35	10	ПР
Включил компьютер, достал ежедневник, просмотрел записи	08.45	5	ОМ
Совещание с подчиненными по контролю вручения повесток и по вопросам семинара, ставит задачи и отвечает на вопросы	08.50	90	ОП
Перерыв на чай	10.20	10	ПР
Отлучился по личным нуждам	10.30	10	ОЛН
Прием посетителей	10.40	120	ОП
Разговор по личным вопросам	12.40	12	ПР
Одевается, уезжает на обед	12.52	8	ПР
ОБЕДЕННЫЙ ПЕРЕРЫВ	13.00	60	-
Приехал, разделся	14.02	8	ПР
Составляет отчет по оповещению граждан о призыве (вручение повесток)	14.10	20	ОП
Отключили свет, ждет когда включат чтобы продолжить составлять отчет	14.30	40	ПН
Продолжает отчет	15.10	30	ОП
Идет с отчетом к начальнику отдела	15.40	45	ПЗ
Возвращается со срочным приказом с областного комиссариата, о необходимости срочно предоставить сведения по количеству отсрочек	16.25	10	ПЗ
Вызывает к себе помощника, дает задание	16.35	20	ОП
Разговор по телефону с областным комиссариатом	16.55	5	ОП
Отлучился по личным нуждам	17.00	10	ОЛН
Вернулся, убирает рабочее место	17.10	15	ОМ
Одевается, уезжает домой	17.25	5	ПР

Индексы затрат рабочего времени проставлены в соответствии с классификацией затрат рабочего времени по содержанию труда:

ПЗ - подготовительно-заключительное время - это время на действия, связанные с началом работы и ее завершением (например, получение задания на работу, получение и ознакомление с обрабатываемой документацией, составление отчета о выполненной работе, консультации при получении задания и т.д.).

ОП - время основной (или оперативной) работы - это время на выполнение тех функций и задач, ради которых введена должность (например, проведение совещаний, подготовка приказа, распоряжения, контроль выполнения принятого решения, анализ показателей, проектирование, прогнозирование, учет информации и т.д.).

ОМ - время обслуживания рабочего места - это время на обеспечение себя всем необходимым для выполнения работы (например, время на получение и доставку обрабатываемой документации, информационных средств труда, время на уборку рабочего места в процессе работы, раскладку в начале смены и уборку в конце смены предметов труда, средств и продуктов труда, ведение внутреннего учета, запись данных в журналы, смена информационных средств, консультации в процессе выполнения задания, подналадка технических средств, подготовка бланков и т.д.).

ПР - время перерывов, зависящих от рабочего

ПН - время перерывов, зависящих от неполадок на производстве, мин

ОЛН - нормативное время на отдых и личные надобности

ПРД - продолжительность рабочего дня

Для анализа затрат рабочего времени необходимо все элементы работы, имеющие одинаковый индекс, объединить в группы.

Для этого составим сводку одноименных затрат, характеризующую фактические затраты времени на выполнение работы, представленные в таблице 6.

Таблица 6. Сводная таблица затрат времени на выполненные работы

Вид работ по содержанию труда	Пн. 15.02.2016	Вт. 16.02.2016	Ср. 17.02.2016	Чт. 18.02.2016	Пт. 19.02.2016	Суммарная продолжительность затрат	Средняя продолжительность затрат
ПЗ	45	125	80	100	55	405	81
ОП	346	278	305	270	285	1484	296,8
ОМ	25	25	25	15	20	110	22
ПР	32	40	55	60	53	240	48
ПН	20	20	0	0	40	80	16
ОЛН	10	0	10	10	20	50	10
ПРД	480	480	480	480	480	2400	480

Анализ использования рабочего времени ставит своей целью выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда с тем, чтобы обосновать конкретные предложения по ее совершенствованию. Устранение потерь рабочего времени позволяет не только добиться сокращения затрат управленческого труда, но и повысить его эффективность, поскольку наличие потерь - это не просто незанятое работой время, это неосуществленные технические и экономические идеи и замыслы, которые могли бы повысить эффективность управленческого труда и всей системы управления.

Задача фотографирования состоит в том, чтобы ответить на вопросы: на что расходуется время; сколько его нужно для выполнения тех или иных конкретных операций; что помогает, а что мешает его эффективному использованию. В результате анализа фотографирования рассчитывается ряд коэффициентов:

1. Ки - коэффициент использования рабочего дня рассчитывается по формуле 1:

; (1)

Рассчитаем Ки при средней продолжительности затрат и 8 часовом рабочем дне:

Ки = (81+296,8+22+10)/480 = 0,85

Таким образом, в среднем начальник отделения использует свое рабочее время всего на 85%, потеря рабочего времени составляет 15%.

1. Кпр - коэффициент потерь рабочего времени по вине работника рассчитывается по формуле 2:

; (2)

Рассчитаем Кпр при средней продолжительности затрат и 8 часовом рабочем дне:

Кпр = (48 - 10)/480 = 0,08

Таким образом, в среднем потеря рабочего времени по вине начальника отделения составляет 8 %.

2. Кпн - коэффициент потерь рабочего времени независящих от работника рассчитывается по формуле 3:

; (3)

Рассчитаем Кпн при средней продолжительности затрат и 8 часовом рабочем дне:

Кпн = 16/480 = 0,03

Таким образом, в среднем потеря рабочего времени не по вине начальника отделения составляет 3 %.

3. КППТ - коэффициент повышения производительности труда за счет устранения потерь рабочего времени рассчитывается по формуле 4:

; (4)

Рассчитаем КППТ при средней продолжительности затрат:

КППТ = 48 - (10+16)/296,8 = 0,07

Таким образом, повышение производительности труда за счет устранения потерь рабочего времени составляет всего лишь 7%.

Проанализировав средний показатель использования рабочего времени начальником отделения можно сделать вывод о том, что потери рабочего времени являются незначительными, однако это не свидетельствует об эффективном использовании рабочего времени.

Если рассматривать показатели сводной таблицы по дням, то видно, что к концу рабочей недели перерывы, зависящие от начальника отделения увеличиваются, а время выполнения оперативной работы снижается. Данные изменения представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Динамика затрат рабочего времени в течение недели на основную работу и перерывы

Для понимания причин потери рабочего времени на основании данных таблицы 6 рассчитаем % соотношение каждого вида работ в структуру рабочего времени начальника отделения для каждого исследуемого дня и занесем их в таблицу 7. Рабочее время ежедневно составляет 480 минут.

Таблица 7. Процентное соотношение каждого вида работ в структуре рабочего времени в период с 15.02 по 19.02. 2016 г.

Вид работ	ПН	%	ВТ	%	СР	%	ЧТ	%	ПТ	%
ПЗ	45	9,4	125	26	80	16,6	100	20,8	55	11,4
ОП	346	72	278	57,9	305	63,5	270	56,25	285	59,4
ОМ	25	5,2	25	5,2	25	5,2	15	3,1	20	4,2
ПР	32	6,6	40	8,3	55	11,5	60	12,5	53	11
ПН	20	4,2	20	4,2	0	0	0	0	40	8,3
ОЛН	10	2	0	0	10	2	10	2	20	4,2

Из таблицы 7 видно, что структура рабочего времени для каждого вида работ в течение рабочей недели неоднородна. Структура рабочего времени выполненных работ в процентном соотношении представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Структура затрат рабочего времени по видам работ ежедневно в течение одной рабочей недели

Такая неоднородность в структуре затрат рабочего времени может служить одной из причин потери рабочего времени, снижение к концу недели времени основной работы свидетельствует о том, что руководитель устает.

Это является одной из самых распространенных проблем. Для ее решения требуется хорошо разработанное планирование рабочего дня, включающее в себя время на подготовку рабочего места, выполнение основной работы, на отдых, оставляя при этом 20% времени на решение непредвиденных задач и 20 % времени на творческую деятельность.

Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач.

Планирование рабочего времени руководителя значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделения.

2.3 Влияние затрат рабочего времени на эффективность стиля управления

Изучение стиля руководства и само возникновение этого понятия связаны, прежде всего, с именем выдающегося немецкого психолога К. Левина. В 30-е годы вместе с группой своих сотрудников он провел в США, куда вынужден был эмигрировать из фашистской Германии, серию экспериментов, в ходе которых выявил три ставших классическими стиля руководства [10].

Стиль руководства - это целостная, относительно устойчивая система методов, способов, приемов воздействия руководителя на коллектив для эффективной реализации управленческих функций [10].

Традиционной является классификация, в которой выделяются авторитарный (автократический или директивный), демократический (коллегиальный), либеральный (анархический) стили руководства.

В настоящее время демократический стиль управления характеризуется распределением полномочий, инициативы и ответственности между руководителем и заместителями, руководителем и подчиненными. Руководитель демократического стиля всегда выясняет мнение коллектива по важным производственным вопросам, принимает коллегиальные решения. Регулярно и своевременно проводится информирование членов коллектива по важным для них вопросам. Общение с подчиненными проходит в форме просьб, пожеланий, рекомендаций, советов, поощрений за качественную и оперативную работу, доброжелательно и вежливо; по необходимости применяются приказы. Руководитель стимулирует благоприятный психологический климат в коллективе, отстаивает интересы подчиненных.

Эффективность стилей управления нельзя оценивать вне конкретных ситуаций. При этом следует учитывать:

- личные качества (представления о ценностях, самосознание, основная позиция, отношение к риску, роль личных мотивов, авторитет, производственный и творческий потенциал, уровень образования);

- зависимость от предстоящих задач (содержат ли они творческие или новаторские элементы, степень сформулированности, наличие опыта их решения, решаются ли они планово или как внезапно возникающие, должны ли выполняться индивидуально или в группе, давление сроков);

- организационные условия (степень жесткости организационной структуры, централизованное и децентрализованное решение задач, количество инстанций принятия решения, четкость путей информации и связи, степень контроля);

- условия окружающей среды (степень стабильности, условия материального обеспечения, социальная безопасность, господствующие общественные ценности и структуры).

Учет различных ситуаций при выборе эффективного стиля управления помогает осознать необходимость гибкого подхода к руководству. Руководитель, который выбрал определенный стиль управления и строго его придерживается, поскольку этот стиль хорошо зарекомендовал себя в прошлом, может оказаться неспособным осуществить эффективное руководство в другой ситуации.

Начальник отделения Рушев А.В. придерживается демократического стиля управления. Это проявляется в общении с подчиненными. Всегда спокоен, вежлив и доброжелателен. Однако делегирование полномочий производится не в полном объеме. Это отражается на затратах рабочего времени.

В фотокартах пяти рабочих дней начальника отделения около 61,8 % затрат рабочего времени составляет основная/оперативная работа, она включает: проведение совещаний, распределение заданий между подчиненными, разработка мероприятий в соответствии с основными функциями отделения, составление отчетов по результатам работы отделения, осуществления контроля проделанной работы по выданным заданиям, проводит проверку рабочих мест подчиненных. Ни одна из этих работ не содержит творческую деятельность руководителя, разработку концепции стимулирования, планирование по оптимизации работы отделения в целом. Подчиненные самостоятельно не могут спланировать свой рабочий день, не могут определить приоритет поставленных задач, в этом им должен помочь руководитель.

Если рассматривать весь перечень выполняемых работ начальника отделения то можно сделать вывод о том, что большая часть затрат рабочего времени происходит в результате нескоординированной деятельности, как со стороны руководителя так и со стороны подчиненных.

Например, некоторое время начальник отделения вызывает к себе в кабинет подчиненного и ждет, пока старший помощник ознакомится с планом мероприятий, чтобы в дальнейшем его обсудить. Однако данные временные затраты легко решаемы, достаточно отправить подчиненному план для ознакомления и оповестить его о том, что через определенное время ему необходимо зайти к руководителю для обсуждения с конкретными предложениями и замечаниями.

Еще один, более лучший вариант заключается в том, что руководитель дает задание подчиненному подготовить план мероприятий в определенные сроки, после подчиненный отправляет план мероприятий руководителю для проверки, руководитель проверяет, вносит коррективы и вызывает подчиненного для обсуждения. Такое решение способно повысить авторитет руководителя и в то же время значимость подчиненного, что в свою очередь для последнего будет являться стимулом.

Работа руководителя заключается в достижении результатов руками своих подчиненных. В его работу входят следующие задачи:

- формулировать цель и задачи подразделения и персонально для каждого сотрудника, для последующего взаимодействия с подчинёнными или вышестоящим руководителем;

- принимать решения;

- планировать действия и необходимые ресурсы для достижения поставленных целей;

- мотивировать сотрудников на достижение целей;

- организовывать деятельность подчинённых;

- координировать деятельность своих сотрудников;

- согласовывать деятельность сотрудников своего подразделения с деятельностью сотрудников смежных подразделений;

- решать возникающие в процессе работы проблемы и исправлять ошибки;

- контролировать деятельность подчинённых сотрудников;

- давать обратную связь своим подчинённым о качестве и результатах их работы;

- оценивать полученные результаты деятельность подчинённых;

- обучать и развивать подчинённых;

- поощрять или наказывать подчинённых за результаты деятельности;

- анализировать и оценивать риски реализации планов;

- отчитываться перед вышестоящим руководством;

- общаться в профессиональных сообществах.

Однако фотография рабочего дня показала, что данным задачам уделяется недостаточно рабочего времени. Большая часть времени уходит на совершение операций, которые должны не совершаться руководителем, а только лишь контролироваться.

Данная ситуация негативно отражается на стиле управления и его эффективности. Подчиненные находятся в расслабленном состояние, это связано с низкой степенью ответственности подчиненных.

Начальнику отделения необходимо изменить свое отношение к подчиненным. Делегировать несвойственную руководителю работу подчиненным, с повышением ответственности за результаты своей деятельности. Применять поощрение либо наказание к подчиненным за результаты их деятельности.

Это позволит в корне изменить ситуацию с потерей рабочего времени и эффективности его использования.



Глава 3. Оптимизация рабочего времени начальника отделения подготовки и призыва граждан на военную службу

3.1 Мероприятия по оптимизации рабочего времени

Анализ затрат рабочего времени показал что одной из основных проблем, приводящих к значительным потерям во времени начальника отделения является то, что он зачастую занимается делами, которые с успехом могли бы выполнять его подчиненные. Это происходит из-за того, что он не уверен, что подчиненные справятся с такими серьезными обязанностями, боится возлагать на них столь большую ответственность. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться.

Выделим несколько дел, которые начальник отделения может поручить подчиненным:

1. Составление отчетов. Каждый старший помощник и помощник начальника отделения отчитывается о проделанной работе на совещании, начальник отделения это записывает и создает отчет, это является неэффективным использованием рабочего времени, что приводит к большой загруженности руководителя, вследствие усталости и потери производительности, а значит и потери рабочего времени.

Предложение по оптимизации заключается в следующем: каждый подчиненный впрограммеMicrosoftExcelсоставляет отчет о проделанной работе, скидывает его старшему помощнику по автоматизированной системе учета (АСУ), он сводит данные отчеты в единый отчет и отправляет начальнику отделения. Начальник отделения изучает, дает распоряжение на отправку, старший помощник по АСУ отправляет.

Это позволит: сократить время совещания, где сотрудники отчитываются по проделанной работе, сократить затраты времени начальника отделения на запись отчетов и создание сводного отчета, сократить ненужные затраты помощника по АСУ на переход из одного кабинета в другой и обратно, убрать ненужный перерыв начальника отделения на время ожидания вызванного помощника.

2. Планирование мероприятий по призыву, розыску граждан и т.д. В целях повышения показателей отделения руководитель разрабатывает план мероприятий по определенному виду деятельности, затем вызывает к себе помощника занимающегося именно этим видом деятельности, передает прочесть, ждет, когда помощник ознакомится и затем все это обсуждается.

Предложение по оптимизации заключается в следующем: перед помощником ставится задача составить план мероприятий по своему виду деятельности и отводится на это определенное время, по истечению времени помощник скидывает начальнику отделения разработанный им план мероприятий для ознакомления, после него помощник и начальник отделения собираются для обсуждения и внесения коррективов.

Это позволит: повысить ответственность и значимость сотрудника, сократить время начальнику отделения на разработку плана мероприятия, исключить простой в работе начальника пока помощник знакомится с планом, уменьшить время обсуждения, так как обе стороны уже заранее подготовили коррективы, и самое главное повысить эффективность данного планирования, ведь сходу помощник не может реально оценить ситуацию, внести ценные замечания и коррективы.

3. Поиск информации в архиве. В ходе срочной проверки необходимо было найти в архиве определенные документы. Начальник отделения самостоятельно идет в архив, берет там три папки и начинает искать нужные ему документы.

Предложение по оптимизации заключается в следующем: необходимо начать вести электронный архив. Начальник отделения дает распоряжение о нахождение нужных ему документов, помощник, отвечающий за архив, входит в электронный архив с помощью поиска находит нужные документы и скидывает начальнику отделения, если нужны в печатном виде, смотрит по номеру регистрации в архиве, достает и приносит.

Это позволит: сократить потерю рабочего времени начальника отделения на поход в архив и обратно, сократить потерю рабочего времени на поиск нужной информации.

Для того чтобы вся информация передавалась быстро в электронном виде необходимо создать локальную сеть, это позволит общаться, не выходя из кабинетов. Использование интернета в отделе военного комиссариата запрещено в целях предотвращения утечки секретной информации, однако локальная сеть используется для коммуникации данных на небольших расстояниях для связи компьютеров и периферийных устройств между собой, при этом сеть Интернет не используется. Таким образом создание локальной сети не зависит от интернета и не приведет к утечке данных.

При делегировании данных задач у начальника отделения высвобождается время, чтобы эффективно его использовать необходимо, распланировать свой день.

Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

В планирование необходимо отразить нормы времени на выполнение определенных функций, чередование времени работы и времени отдыха и д.р., распределить дела по сложности их выполнения, ведь такие дела лучше решать в первой половине дня.



3.2 Оценка мероприятий по оптимизации рабочего времени

Применим планирование к рабочему дню начальника отделения, при условии выполнения предложенных мероприятий.

Рабочий день начальника отделения начинается в 8.30, однако это не говорит о том, что ровно в это время он должен только заходить в двери отдела, руководитель должен приходить на 10-15 минут раньше, это позволит ему привести себя и свое рабочее место в порядок без спешки до начала работы.

Время обслуживания рабочего места не должно превышать 6 % от рабочего времени.

В начале рабочего дня необходимо спланировать задачи своих подчиненных (не более 30 мин) и провести совещание, когда задачи четко обозначены, совещание займет не более 15 минут. Для возникнувших вопросов следует выделить после совещания 10 минут.

Далее контроль выполненных заданий по готовому отчету - на это отводится 30 минут. После проверки отчета необходимо проанализировать деятельность своих подчиненных - не более 30 минут.

Далее оценка предложенных подчиненными мероприятий по улучшению ситуации по призыву, розыску и т.д. - 30 минут. На беседу с подчиненными по рабочим вопросам не более - 40 минут.

Прием посетителей -40 минут. На работу с документами 20 минут (при их быстром поиске, предложенном в предыдущем параграфе). На предварительно заключительную работу не более 40 минут, необходимо три запланированных перерыва по 10 минут, два в первой половине дня и один во второй (сюда должны входить как личные нужды, так и личные переговоры),15 % рабочего времени необходимо оставлять на решение непредвиденных задач и 15 % рабочего времени на творческую работу.

Представим план рабочего времени начальника отделения в виде фотокарты рабочего дня в таблице 8.

Таблица 8

Оптимальные затраты времени рабочего дня начальника отделения

Действия начальника отделения	Текущее время	Продолжительность в минутах	Продолжительность в %	Индекс
Подготовка рабочего места (включение компьютера и т.д.)	8.30	10	2,1 %	ОМ
Совещание у начальника отдела	8.40	30	6,25 %	ПЗ
Планирование задач подчиненных	9.10	30	6,25%	ОП
Совещание с подчиненными	9.40	15	3,1%	ОП
Ответы на вопросы после совещания	9.55	10	2,1%	ОП
Плановый перерыв	10.05	10	2,1%	ОЛН
Работа с отчетом	10.15	30	6,25%	ОП
Анализ результатов деятельности по отчету	10.45	30	6,25%	ОП
Прием посетителей	11.15	40	8,3%	ОП
Плановый перерыв	11.55	10	2,1%	ОЛН
Изучение предложенных подчиненными мероприятий	12.05	30	6,25%	ОП
Работа с документами	12.35	20	4,2%	ПЗ
Обед
Беседа с подчиненными по рабочим вопросам	14.00	40	8,3%	ОП
Непредвиденные задачи	14.40	48	10%	ОП
Плановый перерыв	15.28	10	2,1%	ОЛН
Непредвиденные задачи	15.38	24	5%	ОП
Творческая работа	16.02	72	15%	ОП
Уборка рабочего места	17.14	16	3,4%	ОМ

ПЗ всего = 50 мин. (10,45%)

ОП всего = 369мин. (76,87%)

ОМ всего = 26 мин. (5,5%)

ОЛН всего = 30 мин. (6,3%)

Ки - коэффициент использования рабочего дня рассчитывается по формуле 1:

; (1)

Рассчитаем коэффициент использования рабочего дня при оптимальных затратах и 8 часовом рабочем дне по формуле 1:

Ки = (50+369+26+30)/480 = 0,989

Значитпри оптимизации затрат рабочего времени начальник отделения будет использовать свое рабочее время на 98,9 %, потеря рабочего времени составит всего 1,1%.

Таким образом, использование рабочего времени начальником отделения увеличится на 13,9%.

Делая вывод по проведенной оптимизации можно сказать, что делегирование полномочий и использование в работе локальной сети ведет к следующим последствиям:

Введенные обязательные перерывы снизят усталость.

Использование локальной сети исключит потери времени.

Распределение нагрузок в течение рабочего дня повысит производительность.

У подчиненных вырастет уровень ответственности, а значит и значимости, что окажет позитивное влияние на деятельность сотрудников.

Больше остается времени на основную работу, включающую в себя творческую, следовательно, отделение будет работать эффективнее.

Такое сбалансированное время позволит снизить усталость, исключить нервное напряжение, всегда оставаться в хорошем настроении и уделять больше времени семье, что также позитивно скажется на работе.



Заключение

Специфика профессиональной деятельности государственного служащего определяется тем, что деятельность госслужащего является разновидностью управленческой деятельности, т. е. такой, которая направлена, с одной стороны на управление процессами в той или иной сфере, с другой - на руководство людьми, обеспечивающими функционирование данной сферы.

Госслужащий, как управленец, как субъект деятельности не столько отвечает за свою собственную работу, сколько обеспечивает условия для работы других, используя многообразные методы стимулирования их активности для достижения необходимого результата, профессиональной успешности и самореализации личности, что выражается и в удовлетворенности своим трудом.

Рабочее время для руководителя является ценным и не восполняемым ресурсом.

В данной расчетно - графической работе были рассмотренывопросы по взаимосвязи мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности и влияние фактора времени, так же была рассмотрена классификация методов и способов изучения затрат рабочего времени.

В результате чего на основе изученного теоретического материала была рассмотрена организационная структура отдела «Военного комиссариата Омской области по Кировскому округу», с помощью метода фотографии рабочего дня проведен анализ затрат рабочего начальника одного из основных подразделений отдела. Анализ применялся к начальнику отделения подготовки и призыва граждан на военную службуРушеву Алексею Владимировичу.

В ходе работы былирассчитаны коэффициент использования рабочего времени, и коэффициенты потерь рабочего времени, проанализирована структура рабочего времени.

Делая вывод по проделанной работе можно сказать, что начальник отделения использует свое рабочее время лишь на 85%, данная ситуация негативно отражается на стиле управления и его эффективности.

Планирование и наблюдение, анализ и попытки совершенствования рабочего дня позволит начальнику отделения повысить коэффициент использования рабочего времени практически до 99%.

Подводя итог работы можно говорить о том, что эффективная работа организации напрямую зависит от руководителя. Насколько руководитель может проанализировать, спланировать и организовать свое рабочее время, настолько эффективно будет использоваться рабочее время его подчиненными.

Постоянная усталость, слишком большая загруженность в работе может негативно сказываться на деятельности человека в целом, выражаться это может в чувстве неудовлетворенности, что приведет к снижению мотивации и работоспособности. Поэтому рабочее время необходимо балансировать, чередовать время труда и отдыха, более сложную работу выполнять в первой половине дня, оставлять время на незапланированную внезапную работу, и многое другое, на что необходимо обратить внимание каждому руководителю.



Библиографический список

1. Российская Федерация. Законы. Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "О государственной гражданской службе Российской Федерации" // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант плюс», - свободный (дата обращения 15.03.2016 г.).

2. Указ Президента РФ от 07.12.2012 N 1609 (ред. от 21.11.2015) "Об утверждении Положения о военных комиссариатах"// [Электронный ресурс]. Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант плюс», - свободный (дата обращения 16.03.2016 г.).

3. Бодров В.А. Психологические основы профессиональной деятельности: хрестоматия / В.А. Бодров. М.: Логос, 2007. - 855 с.ISBN978-5-98704-244-5

4. Ермаков В.П. Менеджмент для студентов вузов / В.П. Ермаков, З.Г. Макиев. - 4 изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 181 с. ISBN 978-5-222-12843-5

5. Ефремов Е.Г. Психология труда [Электронный ресурс] / Е. Г. Ефремов, Ю. Т. Новиков; ОмГТУ. - Электрон.текстовые дан. (1,01 Мб). - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2014. - 1 эл. опт.диск (CD-ROM)

6. Захарова Л.Н. Психология управления: учеб.пособие. - М.: Логос, 2012. - (Новая университетская библиотека) 376 с. - ISBN 978-5-98704-499-5

7. Зуб, А. Т. Психология управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / А. Т. Зуб. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2015. - 372 с. ISBN 978-5-9916-3752-7

8. Кибанов А.Я. Экономика и социология труда: учеб. Пособие / А.Я. Кибанов, Л.В. Ивановская, И.А. Баткаева. - М.: Инфра-М, 2014. - 584 с.

9. Коберник Е.Г. Психология менеджмента: учеб.пособие / Е. Г. Коберник, Д. Н. Лопатин. - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2013. - 79 с. - ISBN 978-5-8149-1454-5