Первинні бухгалтерські документи в системі облікового процесу

Стосовно обсягу суми невикористаних асигнувань з боку Дніпропетровської митниці то у 2011 р. порівняно з 2010 р. спостерігається збільшення на 87,3%. Фінансування на одного працівника на 0,25%, а також середня заробітна плата зменшилася на 2,2%.

Отже, у 2010 р. відбувалось зростання витрат, а у 2011 р. - їх скорочення.

Спостерігається достатньо позитивна динаміка фінансування з Державного бюджету.

Динаміка витрат на утримання Дніпропетровської митниці з Державного бюджету за 2009-2011 рр. наведена на рис. 2.1.

Рис. 2.1 Динаміка витрат на утримання Дніпропетровської митниці з Державного бюджету за 2009-2011 рр.

Доходи Державного бюджету, отримані в результаті діяльності Дніпропетровської митниці у 2009-2011 рр., наведені в табл. 2.2.

Таблиця 2.2 Аналіз доходів Державного бюджету у 2009-2011 рр.

Показники	2009	2010	2011	Відхилення 2010/2009	Відхилення 2011/2010 роки
				Абсолютне	Відносне,%	Абсолютне	Відносне,%
Пер-но коштів до Держбюджету усього, тис.грн.	3607127	8315577	10043747	4708450	130,5	1728170	20,8
В розрахунку на 1 працівника, тис. грн.	9201,8	15779,1	19314,9	6577,3	71,5	3535,8	22,4
В розрахунку на 1 операвного працівника, тис. грн.	11826,6	19338,6	22930,9	7512	63,5	3592,3	18,6

Отже, за результатами аналізу спостерігаємо, що у 2010 р. порівняно з 2009 р. на Дніпропетровській митниці відбувалось збільшення перерахувань до Державного бюджету. У 2010 р. порівняно з 2009 р. перераховано до державного бюджету на 130,5% або на 4708450 тис. грн. більше. В розрахунку на одного працівника збільшення перерахувань складає 71,5%, або 6577,3 тис. грн. В розрахунку на одного оперативного працівника зменшення перерахувань складає 63,5%, або 7512 тис. грн.

У 2011 р. спостерігалась також тенденція зростання: відбулось зростання перерахування коштів до Державного бюджету на 20,8, або на 1728170 тис. грн. порівняно з 2010 р. В розрахунку на одного працівника зростання склало 22,4%, або 3535,8 млн. грн. В розрахунку на одного оперативного працівника зростання склало 18,6%, або 3592,3 тис. грн.

Отже, у 2010-2011 р. відбувалось зростання доходів. Така ситуація зумовлена зростанням обсягів зовнішньоекономічних операцій, які підлягають оподаткуванню та збільшенням платоспроможності суб'єктів ЗЕД та певним економічним піднесенням, що позитивно вплинуло на стан зовнішньої торгівлі України.

Динаміка доходів Дердавного бюджету за 2009-2011 рр. наведа на рисунку 2.2.



Рис. 2.2 Динаміка доходів Державного бюджету за 2009-2011 рр..

Аналіз показників діяльності Дніпропетровської митниці також дає змогу визначити її ефективність (табл. 2.3).

Таблиця 2.3 Аналіз ефективності роботи Дніпропетровської митниці у 2009-2011 рр.

Показники	2009	2010	2011	Відхилення 2010/2009	Відхилення 2011/2010 роки
				Абсолютне	Відносне,%	Абсолютне	Відносне,%
Доходи на гривню витрат, грн.	141,09	200,49	245,99	59,4	42,1	45,5	22,7
Окупність митниці, тис. грн.	3581562	8274099	10002917	4692537	131	1728818	20,9
Рентабельність, %	14009,41	19948,7	24498,9	5938,6	-	4550,2	-

За результатами аналізу можемо зробити висновок, що у 2010 р. порівняно з 2009 р. відбувалось зростання ефективності роботи Дніпропетровської митниці. Доходи на гривню витрат зросли на 59,4 грн., або на 42,1%. Окупність митниці збільшилась на 4692537 тис. грн., або на 131%. Рентабельність зросла на 5938,6%.

У 2011 р. порівняно з 2010 р. також відбулось зростання даних показників. Доходи на гривню витрат збільшились на 45,5 грн., або на 22,7%. Окупність митниці зросла на 1728818 тис. грн., або на 20,9%. Рентабельність збільшилась на 4550,2%.

Рис. 3.3 Аналіз ефективності роботи Дніпропетровської митниці за 2009-2011 рр.

Отже, спостерігаємо таку тенденцію: зростання доходів, витрат та ефективності роботи у 2010-2011 р., що пов'язано з динамікою зовнішньоекономічної діяльності України та станом платіжного балансу.

2.2 Організація та методологія первинного обліку у фінансово-господарській діяльності митних органів

Ведення бухгалтерського обліку в митних органах здійснюється відповідно до Наказу ДМСУ «Про організацію бухгалтерського обліку та облікової політики в митній службі України» від 28.11.2011 № 103 та інших законодавчих, нормативно-правових актів з питань ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності, вимог Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ від 10.12.99 № 114 (із змінами та доповненнями, останні з яких внесено наказом Державного казначейства України від 04.07.2007 року) [27].

Робота відділу фінансів та бухгалтерського обліку на Дніпропетровській митниці ведеться згідно Наказу Дніпропетровської митниці. Відділ є самостійним структурним підрозділом Дніпропетровської митниці, який підпорядковується безпосередньо начальнику митниці.

Посадові особи Відділу у своїй діяльності керуються Конституцією, Митним кодексом України, іншими законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства фінансів України, Держмитслужби України, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують бюджетні відносини і фінансово-господарську діяльність митних органів, наказами митниці та цим Положенням.

На відділ покладаються такі завдання:

? ведення бухгалтерського обліку та складення звітності в установленому порядку, у тому числі з використанням автоматизованих систем бухгалтерського обліку та звітності.

? відображення у документах достовірної та у повному обсязі інформації про господарські операції i результати діяльності, необхідної для оперативного управління бюджетними асигнуваннями та фінансовими, матеріальними й нематеріальними ресурсами.

- планування видатків на утримання митниці.

- забезпечення дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов'язань, своєчасного подання на реєстрацію таких зобов'язань, здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов'язань, достовірного та у повному обсязі відображення операцій у бухгалтерському обліку та звітності.

? забезпечення контролю за наявністю i рухом майна, використанням фінансових, матеріальних та нематеріальних ресурсів відповідно до затверджених нормативів i кошторисів.

? облік майна, вилученого митницею відповідно до протоколу про порушення митних правил (у тому числі швидкопсувних товарів), конфіскованого за рішенням суду, прийнятого на зберігання, термін зберігання якого закінчився, власник якого невідомий (безхазяйне), майна, розміщеного в митному режимі відмови на користь держави, та контроль за розпорядженням ним у встановленому порядку.

? запобігання виникненню негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення i мобілізація внутрішньогосподарських резервів.

Як і кожний відділ цей також має свою структуру:

1. Відділ обліку банківських і касових операцій, ведення розрахунків з Державним бюджетом з податків і зборів.

2. Відділ фінансового планування, штатного регулювання та оплати праці.

3. Відділ ведення розрахунків та обліку матеріальних цінностей на балансових та позабалансових рахунках.

Відділ очолює головний бухгалтер, який призначається на посаду та звільняється з неї наказом ДМСУ. Він підпорядковується безпосередньо начальнику митниці, а з питань бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, формування та виконання кошторисів - начальнику Управління фінансів та бухгалтерського обліку - головному бухгалтеру ДМСУ.

В свою чергу він є розпорядником коштів, здійснює контроль за раціональним та економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, збереженням державної власності. Здійснює розподіл і перерозподіл функціональних обов'язків між працівниками відділу та контролює їх виконання; вносить пропозиції керівництву митниці про призначення на посади й звільнення з посад працівників відділу; здійснює постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці, конфіденційної інформації, що є власністю держави, а також службової інформації у відділі та займається ще багатьма справами.

Процес організації обліку Дніпропетровської митниці законодавчо закріплено Наказом ДМСУ «Про організацію бухгалтерського обліку та облікової політики в Дніпропетровській митниці у 2012 році» від 28.11.11 № 103.

Згідно нього:

1. Організація та методологія бухгалтерського обліку на митниці повинно здійснюватися відповідно до Конституції та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Мінфіну та інших нормативно-правових актів, що регламентують бюджетні відносини і фінансово-господарську діяльність бюджетної установи, вимог Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ від 10.12.99 № 114 [14], наказів начальника митниці.

2. Відображення операцій у бухгалтерському обліку повинно здійснюватися методом суцільного і безперервного документування, забезпечити достовірну оцінку активів та зобов'язань, застосовуючи меморіально-ордерну форму обліку відповідно до Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядку їх складання від 27.07.2000 № 68, з використанням автоматизованої системи бухгалтерського обліку [19].

3. Відповідальність за прийняття на склад, збереження та подальшу видачу підрозділам митниці матеріальних цінностей повинна бути покладена на посадових осіб, з якими укладено договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, із зазначенням цих обов'язків в їх посадових інструкціях та інші обов'язки передбачені цим наказом.

Отже, на Дніпропетровській митниці процес організації обліку закріплений законодавчо для усунення всіх непорозумінь та для повного розуміння працівниками митниці своєї праці, обов'язків та прав.

Рух документів на Дніпропетровській митниці відбувається відповідно до графіку документообігу, який складає головний бухгалтер та затверджує начальник митниці.

Графік документообігу регулюється згідно наказу ДМСУ від 28.11.2011 №1003 щодо затвердження графіку документообігу відділу фінансів та бухгалтерського обліку.

Персональна відповідальність покладається на посадових осіб за правильне оформлення первинної документації, особливо з обліку робочого часу. Графік документообігу на митниці встановлюється начальником, в якому вказується дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, перевірка документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. З метою такого графіка відбувається рух та своєчасність одержання первинних документів для запису у бухгалтерському обліку.

Графік документообігу повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Отже, на Дніпропетровській митниці графік документообігу необхідно вдосконалювати та дороблювати, але незважаючи на це він виконується вчасно і без затримок.

2.2.1 Первинний облік грошових коштів

Для планомірної організації грошового обігу в народному господарстві бюджетні організації, до яких відносяться і митні установи, як і інші юридичні особи, зобов'язані зберігати свої вільні грошові кошти на рахунках у банку і витрачати їх, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Однак у своїй практичній діяльності кожна митна установа змушена використовувати і готівкові розрахунки.

Облік касових операцій в митних установах здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 [30].

На Дніпропетровській митниці облік та контроль касових операцій здійснює сектор обліку банківських та касових операцій відділу бухгалтерського обліку та звітності. Дніпропетровська митниця для здійснення розрахунків готівкою має касу. Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, або місце, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Для ведення касових операцій наказом керівника Дніпропетровській митниці призначається матеріально-відповідальна особа - касир, з яким укладається договір про його повну матеріальну відповідальність. Касир - це матеріально-відповідальна особа, на яку покладено повну матеріальну відповідальність за функції щодо видачі, приймання, зберігання готівки та складання касового звіту. Касирові забороняється передовіряти виконання своїх обов'язків іншим особам. Якщо постає потреба тимчасово замінити касира, виконання його функціональних обов'язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір на повну матеріальну відповідальність. Уся готівка, що надходить до кас митної установи, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися. Розмір суми грошових коштів у касі Дніпропетровській митниці на кінець дня лімітований.

Дніпропетровська митниця може тримати в поза робочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) в межах, що не перевищує установлений ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов'язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. Якщо готівка в якийсь день не перевищує встановленого ліміту, митна установа може її до банку не здавати. Видача готівкових коштів під звіт або на відрядження здійснюється відповідно до законодавства України. Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Касові операції оформляються касовими ордерами (дод. О, П), видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток тощо, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів. Приймання готівки в касу Дніпропетровської митниці проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером Дніпропетровській митниці . Прибутковий касовий ордер (дод. О) складається з двох частин: одна з яких сам ордер, а друга - розрахункова квитанція. Про приймання Дніпропетровською митницею готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки митної установи квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера [30].

Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер Дніпропетровської Дніпропетровській митниці. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Зазначимо, що видатковий касовий ордер складається не з двох частин, як прибутковий, а з однієї. Вимоги до його заповнення такі самі, як і до прибуткового касового ордера: записи здійснюються чорним чорнилом або кульковою ручкою, або на друкарській машинці чи на комп'ютері. Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості. Касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Форми ПКО та ВКО наведно в додатках О і П [35].

Приймання і видачу готівки за касовими ордерами можна проводити тільки в день їх складання. Якщо касові документи не були оплачені в цей день, їх анулюють, і наступного разу бухгалтер виписує вже новий документ. Усі надходження і видачу готівки в національній валюті митна установа відображають у касовій книзі. Дніпропетровська митниця веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки митної установи. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера Дніпропетровської Дніпропетровській митниці. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги - “Вкладні аркуші касової книги”, залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - “Звіт касира” (дод. C), є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери. Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитися. Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера [44].

Відповідно до Інструкції Держказначейства України від 27.07.2000 р. № 68 “Про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання” меморіальний ордер № 1 - “Накопичувальна відомість за касовими операціями (форма № 380 (бюджет)), що використовується для обліку грошових коштів у касі установи з метою систематизації оборотів у касі за поточний. Також меморіальний ордер застосовується при обробці звітів касирів з метою систематизації оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься до накопичувальної відомості за відповідними кореспондентськими субрахунками одним рядком, тобто записуються всі обороти в касі з надходження та витрачання коштів за дебетом чи кредитом відповідних субрахунків рахунку 30 “Каса” [19]. У сейфі каси митниці зберігаються бланки трудових книжок та вкладиші до них. Касир також несе відповідальність за збереження та належну видачу цих документів. Для цього касиром ведеться “Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них” (т. ф. № П-9). Бланки трудових книжок та вкладиші (якщо потрібно) видаються касиром до відділу кадрів за спеціальним наказом начальника митниці особисто начальнику відділу кадрів. Рух грошових коштів у касі бюджетної установи наведено в додатку К.

На Дніпропетровській митниці видаються з каси:

? знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками) - посадовим особам інших підрозділів митного органу, спеціалізованої митної установи або організації для використання в роботі й подальшого їх списання цими посадовими особами;

? бланки трудових книжок і вкладишів до них - посадовій особі відділу фінансів та бухгалтерського обліку, яка відповідно до функціональних обов'язків зберігає їх у касі митного органу, спеціалізованої митної установи або організації. При потребі бланки трудових книжок і вкладишів до них видаються під звіт посадовій особі відділу з роботи з особовим складом, яка здійснює їх оформлення та списання використаних бланків трудових книжок та вкладишів до них. Посадова особа відділу фінансів та бухгалтерського обліку веде Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, форму якої затверджено наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 р. № 277 “Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу”;

? оплачені талони на бензин, мазут та інше - посадовій особі господарсько-експлуатаційного відділу, відповідальній за їх видачу водіям і списання використаних.

Облік бланків суворої звітності і документів суворого обліку вищезазначеними посадовими особами ведеться за картками-довідками про видані й використані бланки, форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 11.03.96 р. № 67 “Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності”, які заводяться на кожну матеріально відповідальну підзвітну особу й на кожний вид бланків окремо.

Для заведення картки-довідки потрібні такі первинні документи: прибутково-видаткові накладні, акти про перевірку наявності бланків і акти про списання використаних бланків суворої звітності. Каса митної установи відрізняється від каси будь-якого підприємства ще й таким первинним документом як МД-1 (уніфікована митна квитанція). Бланки МД-1 також зберігаються в сейфі каси митниці і видаються інспекторам митної служби особисто на руки під розпис. Всі треті екземпляри квитанцій після використання, тобто заповнені, разом із Повідомленнями про внесення готівки за певними видами платежів повертаються цими ж інспекторами до каси митної установи, де вони перевіряються, зшиваються та на звороті підшивки проставляються печатки. Таким чином касир звітує за видані квитанції та за гроші, що по ним були внесені на рахунок митниці [48].

Дніпропетровська митниця більшість грошових розрахунків здійснюють у безготівковій формі, а свої вільні кошти зобов'язані зберігати на поточних рахунках у банках або реєстраційних рахунках в органах Державного казначейства. На сьогодні на митниці готівкові операції майже не використовуються, більша кількість операцій здійснюються у безготівковій формі:

? приблизно 98% безготівка;

? приблизно 2% - готівка.

Кореспонденція рахунків за операціями обліку грошових коштів у касі в національній валюті на Дніпропетровській митниці наведена в дод. В.

Безготівкові розрахунки, яким надається перевага в розрахунках митних установ, здійснюються на певних принципах:

? перший принцип стосується обов'язкового зберігання установами грошових коштів на реєстраційних рахунках (за винятком перехідних залишків у касі);

? другий принцип полягає в тім, що бюджетні установи не мають права самостійного вибору установи банку для відкриття рахунка: перелік уповноважених банків обмежений постановою НБУ. Так, митні органи проводять розрахунки через АППБ “Аваль”. Реєстраційні рахунки відкриваються не в установах банків, а в органах Державного казначейства.

? третій принцип - принцип самостійного вибору установою форми безготівкових розрахунків і закріплення їх у своїх договорах та угодах. Установи банків можуть тільки пропонувати своїм клієнтам застосовувати ту чи іншу форми розрахунків, зважаючи на специфіку діяльності та конкретні умови, які можуть скластися в процесі розрахунків.

? четвертий принцип - кошти з рахунка установи списуються за розпорядженням його власника (за дозволом начальника Дніпропетровській митниці, його підписом та підписом головного бухгалтера).

? п'ятий принцип полягає у терміновому здійсненні платежів. Момент здійснення їх має бути максимально наближеним до часу надання послуг, виконання робіт тощо.

? шостий принцип - платежі здійснюються в межах залишків коштів на рахунках платника [49].

Безготівкові розрахунки здійснюються за різними формами, що зумовлює використання різних видів розрахункових документів. Відповідно до “Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні у національній валюті”, затвердженій 21.01.2004 р. № 22, безготівкові розрахунки здійснюються за такими формами розрахункових документів [5]:

? меморіальні ордери;

? платіжні доручення;

? платіжні вимоги-доручення;

? платіжні вимоги;

? розрахункові чеки;

? акредитиви;

? документи в електронному вигляді у системі “клієнт-банк”.

Платіжні вимоги застосовуються тільки у випадках, передбачених чинним законодавством і нормативними актами НБУ. Розрахунки платіжними вимогами-дорученнями, акредитивами і розрахунковими чеками на Дніпропетровській Дніпропетровській митниці практично не здійснюються.

Найбільшим поширеним у митній установі є розрахунки за допомогою платіжних доручень (переказ коштів підвідомчим установам, платежі до бюджету, органів соціального страхування тощо). Платіжне доручення - розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача. Платіжне доручення оформляється платником за встановленою формою, згідно з вимогами щодо заповнення реквізитів розрахункових документів та подається до банку, що обслуговує його, не менше ніж у двох примірниках [46].

Для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи асигнувань та здійснення касових видатків загального фонду, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів з реєстраційних (особових) рахунків в органах Державного казначейства України використовується меморіальний ордер № 2 - це накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства Україна (форма № 381 (бюджет)).

Меморіальний ордер № 3 - це накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (форма № 382 (бюджет)) використовується для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи доходів та здійснення касових видатків спеціального фонду, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків в органах Державного казначейства України (установах банків) [19].

Списання грошових коштів з рахунків здійснюється обліковим працівником відділу бухгалтерського обліку та звітності Дніпропетровської митниці на підставі довідки на перерахування коштів до Державного бюджету, що має бути підписана головним бухгалтером та начальником Дніпропетровській митниці. Всі операції по руху грошових коштів на Дніпропетровській митниці проводяться на підставі договору між АППБ “Аваль” та Дніпропетровською Дніпропетровською митницею [26].

Кореспонденція рахунків з обліку операцій, пов'язаних х використанням банківських пластикових карток наведена в додатку Г.

2.2.2 Первинний облік заробітної плати

Облік особового складу працівників є одним з інформаційних джерел збереження бухгалтерського обліку заробітн6ої плати та відповідних розрахунків. Зазначений вид обліку перебуває у віданні відділу кадрів митниці і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та надання відомостей щодо кадрових змін та пересувань безпосередньо впливає на якість обліку нарахування та розрахунків із заробітної плати. Водночас чіткість бухгалтерського обліку зазначеного напрямку є результатом продуманої класифікаційної системи обліку особового складу. Отже, варто говорити про організацію обліку особового складу працівників митної установи як складову організації бухгалтерського обліку заробітної плати [43].

Право на працю в митних установах громадяни реалізують укладанням трудового договору. Чисельність працівників Дніпропетровської митниці визначається штатним розписом. Штат митної установи - це перелік і кількість посад, затверджених Державною митною службою України. Загальна чисельність працівників митної установи називається обліковою чисельністю, або штатним (обліковим) складом. Прийом на роботу до митної установи здійснюється за наявністю вільних робочих місць. Зарахування працівника до штатів митниці супроводжується присвоюванням йому табельного номера, який являє собою кодифікований символ ідентифікації зазначеної особи, як працівника конкретної митниці. Табельні номери розробляє відділ кадрів митниці. Надалі табельний номер працівника митниці фіксується в усіх первинних і зведених документах з обліку особового складу, праці, заробітної плати. В разі звільнення чи переведення працівника до іншого підрозділу його номер залишається вільним три роки.

Основним джерелом інформації про використання робочого часу в митній установі є дані табельного номеру. Табельний облік має забезпечувати контроль за своєчасним виходом на роботу й часом залишення роботи, виявлення причин запізнення і невиходів на роботу, отримання даних про фактично відпрацьований час кожним працівником [43].

Табель використання робочого часу (форма № П-14) являє собою іменний список працівників підрозділу митної установи, призначений для фіксації інформації про використання робочого часу працівників в розрізі підрозділу, табельного номера посади за днями місяця. Табель відкривається за 2 - 3 дні до початку розрахункового періоду на підставі табелю минулого місяця. Записи в табель робляться на підставі належним чином оформленим документом обліку особового складу. В установлені строки працівники відповідних структурних підрозділів, на яких покладено виконання облікових функцій щодо виробітку та використання робочого часу, передають до бухгалтерії первинні документи. Бухгалтер розрахункового сектора приймає зазначені документи, перевіряє їх і комплектує у визначеному порядку. При прийняті до обробки зазначені документи разом з наказами, актами, тощо слугують основою для здійснення розрахунку заробітної плати [36].

Основою організації оплати праці є тарифна система, яка містить тарифні сітки, тарифні ставки, схеми посадових окладів і тарифно-кваліфікаційні характеристики. Схеми посадових окладів, розміри щомісячних надбавок за спеціальне звання та вислугу років посадових осіб митної служби зазначені в Постанові КМУ “Про умови оплати праці посадових осіб та працівників митної служби” № 767 від 31.05.2006 р.. На Дніпропетровській митниці застосовується почасова форма оплати праці, тобто оплата за кількість відпрацьованого часу з урахуванням кваліфікації працівника. На митниці застосовується штатно-окладна система оплати праці, яка передбачає встановлення кожному працівникові місячного окладу відповідно до посади, яку він обіймає, та інших факторів [35].

Грошове забезпечення посадових осіб Дніпропетровської митниці складається з грошового утримання, яке включає в себе посадовий оклад і щомісячні надбавки за спеціальне звання та вислугу років, та доплат і надбавок до грошового утримання, а також інших видів додаткових виплат. Приступаючи до нарахування заробітної плати, бухгалтер ретельно вивчає документи для запобігання спотворення реальних результатів праці. Після зазначеної процедури працівник бухгалтерії здійснює нарахування заробітної плати, фіксуючи інформацію у відповідних носіях (особових рахунках, розрахунково-платіжних відомостях, розрахункових відомостях).

На Дніпропетровській митниці застосовується форма розрахунків через установу банку. При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам митниці після укладання індивідуальних угод на відкриття карткового рахунка видається один примірник угоди, дебетна картка, цифровий код до неї та правила користування дебетною карткою. Відповідно до графіка руху носіїв інформації працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати [5].

Відрахування із заробітної плати працівників митної установи не мають якихось особливостей порівняно з відрахуваннями із зарплати працівників іншої сфери. Вони здійснюються на загальних підставах відповідно до чинного законодавства. До обов'язкових відрахувань належать:

? податок з доходу фізичних осіб - відраховується щомісячно із сукупного оподатковуваного доходу. Ставки податку у 2012 р. складає 15%, якщо доход на місяць ? 10730 грн., 17% від суми, що перевищує 10730 грн.;

? єдиний соціальний внесок для осіб, що працюють на державних посадах відповідно до ст.167 Податкового Кодексу України становить 6,1%, для не атестованих осіб - 3,6%;

? ЄСВ з лікарняних становить 2%.

? за виконавчими листами суду, приписами нотаріальних органів, рішеннями адміністративних органів про відрахування штрафів, повідомленнями контролюючих органів про накладені штрафи на посадових осіб, надлишково виплачені суми авансів тощо.

Заробітна плата на Дніпропетровській митниці виплачується два рази на місяць:

1. Аванс за першу половину місяця - 30 числа місяця, що передує.

2. Фактичний місячний заробіток з вирахуванням суми авансу та відрахувань - 10 числа наступного місяця [1].

На виплату авансу складають „Платіжну відомість”. За другу половину місяця розрахунок суми заробітку та відрахувань здійснюють у розрахунково-платіжній відомості.

На Дніпропетровській митниці питаннями з обліку та нарахування заробітної плати займаються працівники сектору планування та контролю штатно-кошторисної дисципліни відділу бухгалтерського обліку та звітності. Цей сектор забезпечує дотримання штатно-кошторисної дисципліни; оперативний аналіз та коригування (в разі необхідності) штатної чисельності, структури фонду оплати праці митниці; готує проекти нормативних актів, наказів митниці з питань господарської діяльності, а також поточного преміювання та встановлення надбавок працівникам митниці; забезпечує використання фонду оплати праці (в т.ч оклади, надбавки, премії, лікарняні, інше) з необхідними нарахуваннями па заробітну плату; забезпечує укладання договорів працівників митниці - власників карткових рахунків з банківською установою для здійснення операцій по оплаті праці. Нарахування ЄСВ на заробітної плату для бюджетних установ становить 36,3% визначеної бази нарахування [48].

2.2.3 Документування первинного обліку розрахунків з дебіторами та кредиторами

У розрахунках з організаціями на Дніпропетровській митниці використовуються такі види розрахунків:

? шляхом попередньої оплати;

? шляхом оплати після отримання ТМЦ чи послуг;

? в порядку планових платежів.

До обліку розрахунків за попередньою оплатою належать розрахунки з підприємствами, організаціями та фізичними особами шляхом попередньої оплати вартості товарів які установа отримає в майбутньому згідно умов договору. При такій формі розрахунків розрахунки за товари чи послуги з юридичними та фізичними особами (крім підзвітних осіб) здійснюються після їх отримання. Попередня оплата дозволяється у випадках, визначених законодавством. Так, на Дніпропетровській митниці, що утримується за рахунок бюджету, можуть здійснювати передоплату тільки при закупівлі окремих видів товарів, визначених Постановою № 1404 [37].

Для проведення попередньої оплати митниця надає до органів Держказначейства наступні документи:

? платіжні доручення;

? підтвердні документи (договори, накладні, акти, тощо);

? реєстр фінансових зобов'язань.

При проведенні авансових платежів наступний можливий тільки після подання до органів Держказначейства документів, що підтверджують отримання товарів за договором.

Для обліку розрахунків за попередньою оплатою призначений рахунок 364 “Розрахунки з іншими дебіторами”. По дебету його відображають перераховану попередню оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому (при цьому кредитуються субрахунки 31, 32), а по кредиту відображають отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в минулому шляхом попередньої оплати (при цьому дебетуються рахунки активів та видатків). Цей рахунок використовується також і при розрахунках за надані платні послуги (навчання, проживання в гуртожитках, здаванні в оренду майна, та інші). В цьому випадку по дебету відображається сума нарахування відповідної суми, а по кредиту - її погашення.

Так, відповідно до Інструкції № 242 на цьому рахунку відображаються операції з розрахунків:

? з підприємствами, установами, організаціями, яким установа реалізувала товари, роботи, послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;

? з нарахування орендної плати;

Залишок на рахунку може бути як дебетовим так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове - у складі оборотних активів, а кредитове - у складі зобов'язань [9].

На практиці бувають випадки, коли на початок нового бюджетного року на реєстраційний рахунок митниці повертається дебіторська заборгованість, що виникла в минулому році, наприклад, у зв'язку з неотриманням матеріалів, послуг тощо). Ця заборгованість відображається по дебету рахунків з обліку грошових коштів та кредиту обліку розрахунків з дебіторами.

Якщо такі суми заборгованості виникли по загальному фонду або спеціальному фонду бюджету (крім власних коштів), то Дніпропетровська митниця повинна перерахувати їх до відповідного (місцевого чи державного) бюджету. Адже кошти з бюджету виділяються на бюджетний календарний рік і ці надходження в межах календарного року відносяться на відновлення касових видатків, а повернені в наступному році митниці вже не належать і перераховуються до відповідного бюджету. При цьому митниця повинна списати цю заборгованість за минулий рік [44].

Дебіторська заборгованість минулих років, перерахована раніше за рахунок коштів спецфонду бюджету (якщо в поточному році асигнування за відповідним джерелом не передбачені), підлягає перерахуванню в дохід загального фонду бюджету.

Якщо в поточному бюджетному році повертаються суми дебіторської заборгованості минулого року, що виникли по власних коштах, то такі суми зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки і не підлягають сплаті до бюджету. При необхідності на митниці вносяться зміни до кошторису спеціального фонду [31].

Аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами по рахунку 364 ведеться позиційним способом окремо по кожному дебітору в розрізі КЕКВ в меморіальному ордері № 4 “Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами” ф. № 408. Відомість відкривається окремо по спеціальному та загальному фонду. Записи здійснюються на підставі виписок казначейства чи установи банку та первинних документів про оприбуткування матеріальних цінностей чи актів виконаних робіт отриманих послуг. В кінці кожного місяця підраховується залишок по кожному дебітору та визначається залишок в цілому по установі. Цей же меморіальний ордер є і регістром синтетичного обліку. Сума оборотів по меморіальному ордеру заноситься в головну книгу [19]. Суми дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду за нарахованими але не отриманими доходами за надані платні послуги відображаються в формах звітності № ф. 7д, 7м “Звіт про заборгованість бюджетних установ”. Також в пояснювальній записці до квартального звіту вказуються причини виникнення заборгованості і додається “Довідка про дебіторську заборгованість за загальним і спеціальним фондом” та розшифровка простроченої дебіторської заборгованості. Схема документообороту обліку розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами наведена в додатку Л.

2.2.4 Документування первинного обліку розрахунків з підзвітними особами

Більшість розрахунків на Дніпропетровській митниці здійснюється в безготівковій формі, але частину розрахунків здійснюють готівкою через підзвітних осіб [5]. Суми під звіт видаються з каси установи або зараховуються на картковий рахунок на оплату видатків, які неможливо або недоцільно проводити шляхом безготівкових розрахунків, і тільки працівникам, що працюють у цій установі. Підзвітна особа - працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків. Підзвітні особи несуть повну відповідальність за збереження й використання підзвітних осіб. Підзвітна сума - кошти, видані працівникові установи на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати. Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися виключно з метою, на яку вони видані згідно з кодами бюджетної класифікації видатків.

Підзвітні суми на митниці виділяються на наступні цілі:

? на господарські видатки;

? на службові відрядження;

Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється та обмежується кошторисними призначеннями, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженим Постановою НБУ від 15.12.2004 року № 637 [46]. Видача сум під звіт працівникам, за якими є непогашена заборгованість за попередні суми, не дозволяється. Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії Дніпропетровської митниці звіт про витрачені суми (або з якихось причин повністю або частково не витрачені) не пізніше за:

? 10 робочих днів з дня видавання готівки під звіт - на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту;

? 2 робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт - на всі інші господарські потреби.

Основна маса авансових сум на митниці видається під звіт на службові відрядження. Службове відрядження - це поїздка працівника, який перебуває у трудових відносинах з бюджетною установою (штатний працівник), за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень установлено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 “Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон” [32]. Витрати Дніпропетровської митниці на відрядження мають плановий характер і включаються до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження із основною діяльністю установи.

Дніпропетровська митниця, коли відправляє працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, де зазначено мету поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. За відрядження за кордон вказують умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом), кошторис витрат. Потім працівникові оформлюють посвідчення про відрядження. Бланк посвідчення на відрядженя наведено в додатку Т [10].

На Дніпропетровській митниці відрядженому працівнику відшкодовують витрати за наявності підтверджувальних документів та добові, норми яких встановлені відповідно до Постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98 “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” [33].

З дозволу керівника Дніпропетровської митниці відрядженому відшкодовують витрати на проїзд відрядженого працівника у м'якому вагоні, на суднах морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення та на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту.

У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує затверджену суму добових витрат або дорівнює такій сумі, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

Для окремих категорій працівників встановлюється надбавка до затверджених сум добових витрат в іноземній валюті у наступних розмірах:

? членам Уряду, державним службовцям 1 рангу та дипломатичного рангу Надзвичайного і Повноважного посла - в розмірі 50% сум добових витрат;

? державним службовцям 2 і 3 рангу, дипломатичних рангів Надзвичайного і Повноважного посланника першого і другого класу - в розмірі 40 % сум добових витрат;

? державним службовцям 4 і 5 рангу, дипломатичних рангів радника першого і другого класу - в розмірі 30 %сум добових витрат;

? членам делегацій, що виїжджають за кордон на міжнародні переговори, наради та для підписання міжурядових угод, - в розмірі 25%, а керівникам цих делегацій - в розмірі 30 в сум добових витрат [33].

Зазначені працівники мають право на одержання тільки однієї надбавки.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт) (дод. Х). До Звіту обов'язково додаються підтверджувальні документи: посвідчення про відрядження; проїзні документи (транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи); документи про наймання житла; чеки, квитанції [43].

З 1 січня 2011 року Звіт має бути подано до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податків:

? закінчує відрядження;

? завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт.

Залишок невикористаних коштів, згідно зі Звітом, підлягає поверненню до каси установи в термін його здавання у тій валюті, в якій було видано аванс. У бухгалтерії установи здійснюють перевірку Звітів: перевіряють правильність оформлення первинних документів, здійснюють арифметичну перевірку, визначають законність зроблених витрат. Керівник установи зобов'язаний не пізніше п'ятьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених Звітів [50].

Суми надмірно витрачених грошових коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, та не повернених в установлений строк згідно з п. 170.9 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. підпадають під оподаткування:

? на відрядження - у сумі, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану згідно з розд. III ПКУ;

? під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податків на виконання таких дій.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, яка видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Таким чином, сума надмірно витрачених коштів, виданих на відрядження або під звіт, не здана у зазначений строк, підлягає оподаткуванню на доходи за ставкою 15% - із суми, що не перевищує 10-кратний розмір мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року, і 17% - із суми перевищення [1].

Облік розрахунків з підзвітними особами відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ здійснюється на активному субрахунку 362 “Розрахунки з підзвітними особами”. За дебетом субрахунку 362 фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, що їх відшкодовує підзвітна особа, за кредитом субрахунку - витрати суми авансу й повернені залишки підзвітних сум [14]. Кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами відображено в додатку Д.

Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться у меморіальному ордері 8 ф. 386 (бюджет) “Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами” за кодами економічної класифікації видатків.

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому меморіальному ордері за даною формою. Залишок на кінець місяця за субрахунком 362 обчислюють як загальний, так і за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетовий залишок указує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звітів, кредитовий відображає розмір перевитрат за Звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт. У балансі Дніпропетровської митниці дебетове сальдо показують у складі оборотних активів, кредитове - у складі зобов'язань установи [48]. Схему розрахунків з підзвітними особами за відрядження наведено в додатку М.

2.2.5 Первинний облік основних засобів та інших необоротних активів

Основні засоби митної установи - це матеріальні цінності, які використовуються у діяльності митної установи протягом періоду, що перевищує один рік, і вартість яких поступово зменшується у зв'язку з фізичним та моральним зносом. До основних засобів належать будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі машини та обладнання, вимірювальні та регулювальні прилади та пристрої, обчислювальна техніка, транспортні засоби, інвентар тощо.

Крім того, до основних засобів під загальною назвою “Інші необоротні матеріальні активи” віднесено формений одяг та взуття.

До основних засобів належать також (незалежно від вартості) службові собаки, навчальні кінофільми, магнітні диски, касети тощо.

Керівництво Дніпропетровської митниці має право самостійно вирішувати питання, які із засобів віднести до необоротних та щорічно нараховувати їх знос, а які - до малоцінних та швидкозношуваних предметів і списувати їх лише після закінчення терміну доцільного використання (враховуючи, звичайно, розрахунковий термін їх корисного використання). Але і в тому, і в іншому випадку забезпечується належний контроль за збереженням та раціональним використанням цих засобів.

Необоротні активи відображаються в бухгалтерському обліку та звітності за первинною (історичною) вартістю, тобто за фактичними витратами на їх придбання. Іншими словами, первинна вартість - це сума грошових коштів і їх еквівалентів та інших форм компенсації, наданих у момент одержання активу. Об'єкти (предмети), первинна вартість яких змінювалась внаслідок проведення переоцінок, індексацій тощо, обліковується за відновлювальною (поточною) вартістю. Під останньою розуміють суму грошових коштів і їх еквівалентів та інших компенсацій, яку необхідно було б надати для придбання такого ж або аналогічного активу на поточний момент (на дату проведення оцінки або складання звітності).

Основні засоби, отримані безоплатно у встановленому законом порядку, відображаються в обліку за балансовою вартістю. При цьому щодо основних засобів, які були у використанні, обов'язково зазначається сума нарахованого зносу. Основні засоби, отримані безоплатно як гуманітарна допомога, оцінюються за ринковими вільними цінами на аналогічні види. Одночасно визначається і вказується процент їх зносу.

Для того, щоб своєчасно і повністю мати правдиві дані про стан і ефективність використання основних засобів та інших активів, необхідно правильно організовувати їх облік. В Дніпропетровській митниці перед бухгалтерським обліком необоротних активів постають такі завдання:

? забезпечити контроль за наявністю і збереженням основних засобів та інших необоротних активів;

? правильно, повністю і своєчасно оформляти первинними документами та відображати в обліку операції руху необоротних активів, їх зносу, ремонту, реставрації і модернізації;

? забезпечити правильну, об'єктивну оцінку основних засобів та інших необоротних активів у поточному обліку, заключному балансі і звітності;

? своєчасне і якісне проведення інвентаризації необоротних активів, правильне оформлення її результатів та їх відображення в обліку і звітності;