Первинні бухгалтерські документи в системі облікового процесу

? контроль за виконанням планів поточного і капітального ремонтів основних засобів, за дотриманням кошторисів витрат на ремонти та їх відображення в обліку;

? контроль за ефективним використанням приміщень, машин, обладнання, транспортних засобів, інвентаря, тощо; своєчасне виявлення надлишкових та непотрібних митній установі необоротних активів з метою їх реалізації або передачі іншим організаціям;

? правильне оформлення і відображення в обліку вибуття основних засобів та інших необоротних активів, визначення результатів їх списання (реалізації), повне оприбуткування одержаних від ліквідації цих активів матеріалів та грошових коштів і їх віднесення за призначенням [49].

Для раціональної організації обліку основних засобів та інших необоротних активів перш за все необхідно забезпечити своєчасне і правильне оформлення первинних документів на всі операції їх надходження в митну установу, використання, внутрішнього переміщення, ремонт, знос, вибуття або списання. Вимоги до документального оформлення господарських операцій на Дніпропетровській митниці регламентуються “Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку”, затвердженим Міністерством фінансів України 24 травня 1995р. № 88 з подальшими змінами і допов-неннями [29].

Первинні документи повинні складатися у момент здійснення операції, а якщо таке неможливе, то негайно після її завершення. За достовірність даних, що становлять зміст документа, та якість його складання відповідальність покладається на посадових осіб, які підписали документ. Складені документи необхідно своєчасно (відповідно до графіка документообігу) передавати до бухгалтерії для їх опрацювання, використання в оперативному управлінні та поточному обліку і для складання звітності. Опрацьовані документи підлягають зберіганню в поточному архів бухгалтерії не менше трьох років, після чого можуть бути ліквідовані (з дотриманням установлених вимог).

З первинних документів, що застосовуються Дніпропетровською митницею для обліку основних засобів, найбільш поширені такі:

? ф. № ОЗ-1 (бюджет) “Акт приймання-передавання основних засобів” складається на кожний окремий об'єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що раніше був у використанні, робиться запис про суму зносу. Акт складається у двох примірниках (один - для установи, яка здає; другий - для установи, яка приймає засоби) комісією створеною за наказом керівника установи. Акт затверджує керівник установи;

? ф. № ОЗ-2 (бюджет) “Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів” застосовується для приймання-здавання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації. Складається у двох примірниках і підписується представником митної установи, уповноваженим на приймання основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію;

? ф. № ОЗ-3 (бюджет) “Акт про списання основних засобів” застосовують для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником митної установи, і затверджується у встановленому порядку. Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий - залишається у матеріально відповідальної особи і є підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які одержані при ліквідації об'єкта основних засобів;

? ф. № ОЗ-4 (бюджет) “Акт про списання автотранспортних транспортів” застосовують для оформлення вибуття транспортних засобів внаслідок їх зносу, морального старіння, знищення в результаті аварії, стихійного лиха тощо. Акт складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках. В акті вказують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, термін фактичного використання, кількість і вартість капітальних ремонтів, пов'язані з його ліквідацією витрати й отримані матеріальні цінності;

Типова форма № ОЗ-10 (бюджет) “Опис інвентарних карток з обліку основних засобів” застосовується для реєстрації інвентарних карток, які
відкриваються при здійсненні аналітичного обліку основних засобів.

Типова форма № ОЗ-12 (бюджет) “Відомість нарахування зносу на основні засоби” застосовується для обрахування суми зносу основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або ліквідовані) за нормами зносу, визначеними відповідно до діючого законодавства [47].

Крім перелічених типових форм первинних документів, у практиці облікової роботи Дніпропетровській митниці можуть застосовуватися й документи довільної форми, але вони повинні відповідати вимогам, що ставляться до бухгалтерських документів.

Для обліку малоцінних необоротних матеріальних активів, форменого одягу та взуття застосовують ті ж форми первинних документів, що й для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Документами, що є підставою для оприбуткування нематеріальних активів, можуть бути: рахунки-фактури, платіжні доручення, акти, довідки, посвідчення, угоди тощо. Для списання нематеріальних активів, що вибувають з експлуатації за непридатністю, складають акт довільної форми.

На Дніпропетровській митниці у відділі бухгалтерського обліку та звітності облік основних засобів здійснює сектор обліку матеріальних цінностей. Цей сектор виконує наступні функції:

? проводить облік та контроль руху основних засобів, необоротних матеріальних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів;

? проводить облік та контроль за витратами на транспортні засоби;

? проводить облік та контроль руху форменого одягу та спецодягу;

? проводить розгляд матеріалів і готує пропозиції керівництву Дніпропетровській митниці щодо необхідності й можливості безоплатного передання обладнання, транспортних засобів та іншого майна, подальше використання якого в митниці с неефективним, економічно недоцільним;

? приймає участь в оцінці майна при прийняті рішення щодо розпорядження ним.

? забезпечує дотримання порядку та організацію проведення інвентаризації матеріальних цінностей.

Облік основних засобів за місцем їх зберігання ведеться матеріально відповідальними особами у розрізі інвентарних об'єктів. Інвентарний номер є одночасно кодом інвентарного об'єкта при веденні обліку з використанням обчислювальної техніки.

Аналітичний облік основних засобів ведеться на інвентарних картках типових форм № ОЗ-6 (бюджет) (заводиться на кожний інвентарний об'єкт основних засобів), № ОЗ-8 (бюджет) (для обліку тварин ) і № ОЗ-9 (бюджет) (застосовується для обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне й теж призначення, однакову технічну характеристику і вартість) [6].

Синтетичний облік вибуття та переміщення основних засобів бюджетними установами здійснюється в накопичувальній відомості про вибуття та переміщення необоротних активів ф. 438 (бюджет) - меморіальний ордер 9.

Усі документи, якими оформляється рух необоротних активів, повинні складатися відповідно до вимог “Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку”, своєчасно затверджуватися керівником митної установи і передаватися до бухгалтерії для відображення в облікових регістрах і звітності [29].

2.2.6 Первинний облік запасів

Будь-яка установа, організація прагне до мінімізації загальної суми запасів, підтримання достатнього рівня запасів сировини і матеріалів для забезпечення своєї діяльності, скорочення матеріальних витрат в процесі здійснення своїх функцій і витрат у відходах.

При здійсненні закупівель (матеріальних запасів та МШП), які повністю або частково фінансуються за рахунок державних коштів, обов'язковими є попередні процедури тендерів. Тендер (торги) - це порядок здійснення конкурентного відбору виконавців щодо закупівлі товарів, виконання робіт, надання послуг за відповідними процедурами [23].

Надходження, переміщення і відпускання матеріалів оформляються первинними документами, правила застосування яких регламентуються Положенням про документальне забезпечення запасів в бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України 24.05.95 за № 88, Інструкцією про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 10 липня 2000 року № 61 та іншими нормативними актами [29].

Матеріали надходять до митних установ безпосередньо від постачальників, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, через підзвітних осіб.

Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали (дод. Ц). Документи надходять у відділ постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються до бухгалтерії. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю під час прийняття вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів. Вона зобов'язана встановити доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів (чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормових запасів) [38].

При прийманні на облік установи матеріальних запасів, за якими існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників, складається Акт про приймання матеріалів (форма № З-1), затверджений наказом Державного казначейства України від 18 грудня 2000 року № 130 “Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання”.

Акт складається приймальною комісією у двох примірниках у присутності завідуючого складом та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов'язковим, - представника незацікавленої організації.

Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження.

Після приймання матеріальних запасів акти з доданням документів (рахунків-фактур, накладних тощо) передаються до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а інший - для направлення претензії постачальнику. При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду програмної класифікації видатків та балансового рахунку, що кредитується. Зазначені шифри проставляються бухгалтерією митної установи або централізованою бухгалтерією. Кореспонденцію рахунків з обліку надходження запасів відображено в додатку Ж [17].

Матеріальні цінності, що надійшли до митної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов'язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії. При обліку запасів, що отримані як гуманітарна допомога, враховуються вимоги Закону України “Про гуманітарну допомогу”, затверджених постановами Кабінету Міністрів України, та Порядку бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 113 [38].

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів (прибуткових ордерів, накладних, актів) за тим числом, коли отримано цінності. В документах зазначаються такі дані: від кого надійшли матеріали, номенклатурний номер, найменування, ґатунок, кількість, вага, ціна, сума, дата надходження на склад і розписка матеріально відповідальної особи, яка приймала цінності.

Для списання запасів, що стали непридатними складається акт на списання. В акті докладно висвітлюються причини списання, а також спосіб знищення непридатних запасів в разі, якщо реалізація їх неможлива. Акт підписують члени постійно діючої комісії і затверджує керівник установи.

2.2.7 Документування первинного обліку доходів та видатків загального та спеціального фондів

Єдиним джерелом доходів загального фонду є асигнування з державного бюджету. Бюджетні асигнування надаються розпорядникам коштів, як правило, з бюджету залежно від підпорядкованості установи, її територіального розміщення, народногосподарського значення та доцільності віднесення видатків на цей бюджет відповідно до економічних і соціальних завдань держави.

Доходи Дніпропетровської митниці, як і більшості митниць поділяються на доходи загального фонду та доходи спеціального фонду. До доходів загального фонду належить фінансування з державного бюджету, до доходів спеціального фонду належать: власні надходження митної установи, які в свою чергу поділяються як плата за послуги , що надійшли митним установам, плата за послуги, що їх надають митні установи згідно з функціональними повноваженнями, кошти, що отримуються від реалізації майна , плата за оренду майна, благодійні внески, гранти та дарунки [21].

Фінансування Дніпропетровської митниці, як і всіх митних установ здійснюється через органи державного Казначейства. Єдиний казначейський рахунок - це система бюджетних рахунків органів Державного казначейства в установах банків, на які зараховуються податки, збори та інші обов'язкові платежі державного бюджету і з яких органами державного казначейства здійснюються платежі безпосередньо на користь суб'єктів господарської діяльності та оплачуються інші видатки бюджетних установ як у безготівковому порядку, так і готівкою.

З органом Державного казначейства розпорядник коштів в особі Дніпропетровської митниці укладає договір на відкриття та обслуговування реєстраційних рахунків. Дніпропетровська митниця періодично отримує виписки з реєстраційних рахунків, які бувають різними та до яких додаються відповідні первинні документи (меморіальні ордери, платіжні доручення тощо). Суми у виписках органу Державного казначейства наводяться в тому значенні, яке вони мають для відкритого в уповноваженому банку єдиного казначейства рахунка [44].

Перерахування коштів для здійснення видатків державного бюджету через систему органів Державного казначейства передбачає відкриття розпорядникам коштів І і II ступеня крім реєстраційних рахунків також зведених особових і особових рахунків.

Зведені особові рахунки - це рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів (крім розпорядників III ступеня) для зарахування коштів без зазначення кодів функціональної класифікації видатків, що підлягають подальшому перерахуванню на особові та реєстраційні рахунки.

Особові рахунки - це рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів для зарахування коштів, що підлягають подальшому розподілу та перерахуванню конкретному розпорядникові бюджетних коштів [48].

Організація роботи щодо перерахування Державним казначейством України коштів державного бюджету на здійснення видатків зводиться до таких заходів. На підставі ресурсного балансу на відповідний період і бюджетних призначень та з урахуванням зареєстрованих зобов'язань складаються пропозиції про виділення коштів із загального фонду державного бюджету за головними розпорядниками коштів загальною сумою, а за потреби - за кодами функціональної класифікації. На підставі затверджених Державним Казначейством України розпоряджень про виділення коштів головним розпорядникам ці кошти зараховуються на зведені особові чи особові рахунки Дніпропетровської митниці. При цьому кошти, зараховані на зведені особові рахунки на підставі розподілу головним розпорядникам коштів, зараховуються на особові рахунки, після чого, згідно з розподілом коштів розпорядника II ступеня [43].

Отже, даний Порядок, розширюючи права головних розпорядників коштів і розпорядників коштів II ступеня щодо розподілу й використання коштів загального фонду, забезпечує оперативний контроль з боку органів Державного казначейства на кожному рівні їх функціонування.

Що стосується обліку грошових коштів, доходів загального фонду то для обліку надходження бюджетних коштів загального фонду, і доходів цього фонду передбачено такі рахунки;

? рахунок № 32 “Рахунки в казначействі”;

? рахунок № 70 “Доходи загального фонду”.

Для обліку руху грошових коштів на рахунках, відкритих в органах Державного казначейства, використовується активний рахунок № 32 “Рахунки в казначейств”, до якого відкриваються два субрахунки - № 321 “Реєстраційні рахунки” і № 322 “Особові рахунки”. На субрахунку № 321 обліковується рух бюджетних коштів, виділених розпорядникові коштів на утримання установи та на централізовані заходи. На субрахунку № 322 обліковуються бюджетні кошти, виділені головними розпорядниками коштів та розпорядниками коштів II ступеня для подальшого їх розподілу та перерахування на реєстраційні рахунки.

Для обліку доходів за загальним фондом призначено пасивний рахунок № 70 “Доходи загального фонду” Рахунок № 70 має субрахунок - № 701 “Асигнування з державного бюджету на видатки установи та інші заходи”. До кредиту субрахунка № 701 записуються: суми бюджетних коштів, що надійшли на видатки Дніпропетровської митниці, передбачені кошторисом, згідно з затвердженим бюджетом; суми виявлених залишків матеріалів і грошей у касі.

До дебету цих субрахунків записуються: суми відкликаних коштів;суми асигнувань, що списуються наприкінці року на підставі річних звітів; суми списаних недостач матеріалів.

Наведені бухгалтерські записи відображаються в щомісячних накопичувальних відомостях ф. № 381 (бюджет), об'єднаних з меморіальним ордером № 2 “Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків”.

Накопичувальні відомості складаються окремо за кожним реєстраційним (особовим, поточним) рахунком установи, відкритим в органах Державного казначейства України (установах банків). Записи операцій у накопичувальні відомості здійснюються щоденно на підставі виписок із реєстраційних (особових, поточних) рахунків із доданням до них підтверджувальних документів) [19].

Аналітичний облік отриманих асигнувань ведеться в картці аналітичного обліку отриманих. Картка відкривається на рік і ведеться за кодами функціональної класифікації. Записи щодо отриманих асигнувань здійснюються на підставі виписок органів Державного казначейства (установи банків) з реєстраційних, особових (поточних) рахунків. Схема облікового процесу доходів загального фонду наведена в додатку Н, рис. Н.1.

Для аналітичного обліку асигнувань, перерахованих розпорядникам коштів нижчого рівня, використовується книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам. Книга відкривається на рік за кожним кодом функціональної класифікації. Записи до книги здійснюються на підставі виписок органу Державного казначейства з реєстраційних, рахунків [37]. Кореспонденцію рахунків з обліку асигнувань із загального фонду бюджету наведено в додатку И, таблиця И.1.

Для обліку операцій із доходами спеціального фонду Планом рахунків і змінами та доповненнями до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженими Наказом Державного казначейства України від 26.03.2002 р. № 54, передбачено наведені нижче рахунки й субрахунки. Облік доходів спеціального фонду на Дніпропетровській митниці ведеться на пасивному рахунку 71 “Доходи спеціального фонду”, який має такі субрахунки:

? № 711 “Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги”;

? № 713 “Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду”.

На субрахунку № 711 обліковуються надходження, отримані митницею згідно з кошторисом як плата за послуги, що надаються митниці відповідно до її повноважень; кошти, отримані від господарської чи і виробничої діяльності, інше.

Субрахунок № 713 призначений для обліку надходжень, які відносяться до інших надходжень спеціального фонду бюджету для витрат згідно з кошторисом [11].

Для зберігання коштів спеціального фонду і проведення операцій з ними митниця відкриває реєстраційні рахунки на єдиному казначейському рахунку відповідного органу Державного казначейства. Для їх відкриття вона подає до органів Державного казначейства такі документи:

? заяву на відкриття рахунка;

? копії нормативно-правових актів, що є підставою для зарахування коштів спеціального фонду;

? картку зі зразками підписів осіб і відбитком гербової печатки;

? звіт про надходження та використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються митниці (ф. № 4-1 кд);

? звіт про надходження та використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень (ф. № 4-2 кд);

? звіт про надходження та використання інших надходжень спеціального фонду (ф. № 4-3 кд);

? інші документи.

Для обліку операцій на реєстраційних рахунках за коштами спеціального фонду використовуються такі активні субрахунки, передбачені Планом рахунків з подальшими змінами га доповненнями:

? № 323 “Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, утриманих як плата за послуги”;

? № 324 “Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, утриманих за іншими джерелами власних надходжень”;

? № 326 “Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду”.

На субрахунках № 323 на підставі виписок банку (органу Державного казначейства) обліковуються кошти, що надійшли на Дніпропетровську митницю як плата за послуги, які надаються бюджетними установами відповідно до їхніх функціональних повноважень; кошти, які отримують бюджетні установи від господарської чи виробничої діяльності; плата за оренду майна бюджетних установ; кошти, що їх отримують бюджетні установи від реалізації майна. На субрахунках № 314, 324 обліковуються кошти, які надійшли на ім'я установи на виконання окремих доручень, а також гранти, подарунки, благодійні внески, інвестиції, які згідно з чинним законодавством отримують бюджетні установи.

На субрахунках № 326 на обліковуються кошти установ, які відносяться до інших надходжень спеціального фонду бюджету [11].

Для синтетичного обліку руху грошових коштів спеціального фонду на митниці призначено меморіальний ордер № 3 “Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України” (установах банків) - форма № 382 (бюджет) і форма №382 авт. (бюджет). Ордер використовується для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи доходів та здійснення касових видатків спеціального фонду. За наявності кількох спеціальних реєстраційних рахунків, відкритих на митниці, накопичувальні відомості ведуться окремо за кожним рахунком і нумеруються № 3-1, 3-2, 3-3. Операції з руху коштів спеціального фонду в іноземній валюті оформляються окремими меморіальними ордерами за видами валют. Схема документообороту обліку розрахунків з бюджетом наведено в дод. Н, рис. Н.2. Записи операцій у накопичувальні відомості здійснюються на підставі виписок із реєстраційних рахунків із доданими до них підтверджувальними документами. Кореспонденція рахунків з обліку доходів із спеціального фонду відображено в додатку И, таблиця И.2.

На Дніпропетровській митниці не передбачено окремих рахунків для обліку касових видатків, оскільки ці видатки збігаються з кредитом рахунка № 32 “Рахунки в казначействі”. За кредитом цього рахунку відображаються здійснені касові видатки, тобто суми, отримані з рахунків у банку чи казначействі готівкою або перераховані в безготівковому порядку. Одночасно робиться запис до дебету різних субрахунків залежно від напрямку видатків.

Бухгалтерські записи щодо збільшення чи відновлення касових видатків робляться на підставі виписок із реєстраційних рахунків і доданих до них документів у накопичувальних відомостях - меморіальних ордерах. Синтетичний облік касових видатків ведеться в тих самих регістрах , що й синтетичний облік руху грошових коштів на реєстраційних рахунках [45].

Аналітичний облік касових видатків ведеться за кожним поточним чи реєстраційним рахунком за кодами економічної класифікації. Регістрами аналітичного обліку є картка аналітичного обліку касових видатків.

За кожним кодом функціональної класифікації видатків за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом коштів спеціального фонду складаються окремі картки. У централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складають окремі картки за кожною установою згідно з зазначеними параметрами та загальну картку за всіма обслуговуючими установами. Картки відкриваються щомісячно та заповнюються щоденно на підставі виписок із рахунків. Суми відшкодованих касових видатків записуються на зворотному боці картки [47].

Що ж стосується обліку фактичних видатків на Дніпропетровській митниці, то він ведеться на двох активних синтетичних рахунках та їх субрахунках:

? № 80 “Видатки загального фонду”;

? № 81 “Видатки спеціального фонду”.

До рахунка № 80 відкриваються такий субрахунок як: № 801 “Видатки із державного бюджету на утримання установи та інші заходи”. На цьому субрахунку протягом року обліковуються фактичні видатки на рахунок коштів державного бюджету на утримання установ та інші заходи. Після закінчення року субрахунок № 801 закривається списанням проведених протягом року видатків у дебет субрахунку № 431 “Результати виконання кошторису за загальним фондом”.

Після закінчення року видатки із субрахунку № 801 списуються в дебет субрахунку №431 “Результати виконання кошторису за загальним фондом”.

? № 811 “Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги”. На цьому субрахунку обліковуються фактичні видатки спеціального фонду, які здійснені за рахунок надходжень, отриманих Дніпропетровською митницею відповідно до кошторису як плата за послуги. Після закінчення року видатки із субрахунку № 811 списуються в дебет субрахунку № 432 “Результати виконання кошторису за спеціальним фондом”.

? № 813 “Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду”- обліковуються фактичні видатки спеціального фонду кошторису митниці в частині інших надходжень спеціального фонду. Після закінчення року видатки із субрахунку № 813 списуються в дебет субрахунку № 432 “Результати виконання кошторису за спеціальним фондом” [12].

На підставі проведенного дослідження можна зробити висновок, що ведення первинного обліку на Дніпропетровській митниці здійснюється відповідно до Наказу ДМСУ «Про організацію бухгалтерського обліку та облікової політики в митній службі України» від 28.11.2011 № 103 та інших законодавчих, нормативно-правових актів з питань ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності, вимог Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ від 10.12.99 № 114 із змінами та доповненнями.

РОЗДІЛ 3. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ ДАНИХ ПЕРВИННОГО ОБЛІКУ У ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ МИТНИХ ОРГАНІВ

3.1 Організація внутрішнього та зовнішнього контролю первинного документування на Дніпропетровській митниці

Контрольно-ревізійна робота відіграє важливу роль в господарському механізмі управління народним господарством, оскільки координує і погоджує ряд однорідних процесів, виконання яких здійснюється колективом працівників.

Під контрольно-ревізійною роботою розуміють сукупність трудових процесів, пов'язаних з виконанням контрольно-ревізійних процедур, а також із створенням необхідних умов для їх здійснення.

До контрольно-ревізійних процедур відносять організацію перевірки наявності та стану матеріальних цінностей, фінансових ресурсів, розрахункових операцій тощо.

Контрольно-ревізійна робота проводиться у формі ревізій і перевірок.

Ревізія - це метод документального контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального розкриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. За наслідками ревізії складається акт [13].

Фактично ревізія - це комплекс взаємопов'язаних перевірок питань фінансово-господарської діяльності підприємств, що здійснюється з допомогою прийомів документального та фактичного контролю, спрямований на виявлення обґрунтованості, доцільності і економічної ефективності здійснення господарських операцій, стану збереження майна.

Перевірка - це обстеження і визначення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підприємства або їх підрозділів. На відміну від ревізії перевірки оформляються довідкою або доповідною запискою.

Форми контрольно-ревізійної роботи можуть бути централізовані (зосереджені у вищих ланках управління) і децентралізовані (характеризується наявністю контрольно-ревізійного апарату на підвідомчих підприємствах).

За характером виконання контрольно-ревізійних процедур виділяють бригадну, індивідуальну та змішану форми організації контрольно-ревізійної роботи.

Ревізія або перевірка здійснюється на підставі розпорядчого документа, підписаного начальником контрольно-ревізійної служби, начальником управління, їх заступниками.

Відповідно до статті 11 Закону України «Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні» ревізія підприємств, установ та організацій за ініціативою контрольно-ревізійних органів може проводитись не частіше ніж один раз на рік [3]. За дорученням правоохоронних органів ревізія проводиться в будь-який час.

До завдань контрольно-ревізійної служби належать здійснення контролю за:

? використанням коштів бюджетів усіх рівнів, які входять до складу бюджетної системи України, та коштів державних цільових фондів;

? виконанням державних контрактів, проавансованих за рахунок бюджетних коштів;

? використанням матеріальних цінностей і нематеріальних активів, що перебувають у державній чи комунальній власності, бюджетних позик та кредитів, а також позик та кредитів, гарантованих коштами бюджетів;

? веденням бухгалтерського обліку і фінансової звітності на підприємствах, в установах та організаціях, що отримують кошти з бюджетів усіх рівнів та/або державних цільових фондів, в тому числі валютних.

Внутрішній фінансовий контроль здійснюється на всіх стадіях обліку. За організацію ефективної системи внутрішнього контролю відповідальність несе керівник установи як у своїх закладах, так і у підвідомчих бюджетних установах.

Необхідно, щоб процес контролю відбувався на всіх стадіях діяльності на постійній основі ще до проведення оплати та відображення операцій у звітності, тобто проводився системно і безперервно.

Метою здійснення внутрішнього фінансового контролю на митниці є:

? аналіз фінансово-господарської діяльності;

? цільового й економного використання бюджетних коштів;

? збереження державного майна;

? економного використання фінансових і матеріальних ресурсів;

? виконання планових завдань;

? достовірності даних бухгалтерського обліку й фінансової звітності та правильності ведення останніх;

? забезпечення усунення порушень фінансової дисципліни, відшкодування заподіяних збитків;

? ужиття заходів до запобігання фінансовим порушенням.

З метою належного дослідження об'єкта контролю слід здійснити ревізійні дії різними прийомами (методами) документального і фактичного контролю.

При документальному контролі застосовують такі прийоми: формальну перевірку, арифметичну перевірку, нормативно-правову перевірку, взаємний контроль документів, зустрічну перевірку.

Формальна перевірка - це перевірка правильності здійснюваних виправлень в документах. Сама наявність виправлень може бути сигналом недоброякісності того чи іншого документу: при його складанні була допущена помилка. Далі, це - перевірка наявності і достовірності тих реквізитів, які передбачені для даного типу документів.

При проведенні формальної перевірки досліджують документи, з метою виявлення фактів підробки та дописувань в них, виправлення цифрових даних та зміни реквізитів та пам'ятаючи про можливість навмисного порушення порядку запису в документах або спотворення реквізитів особою, яка його склала.

Арифметична перевірка здійснюється з метою визначення правильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями.

Нормативно-правова перевірка - це перевірка господарських операцій з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, діючим законам. Нормативною перевіркою встановлюються факти невиконання окремих вказівок вищестоящих органів, що відносяться до фінансово-господарської діяльності.

Зустрічна перевірка документів - це перевірка достовірності і правильності відображених в документах господарських операцій, здійснюється шляхом порівняння даних різних документів, що відносяться до однієї і тієї ж або різних, але взаємопов'язаних господарських операцій та знаходяться в різних підрозділах установи, що ревізується або в інших установах.

На відміну від зустрічної перевірки при застосуванні прийомів взаємного контролю порівнюються різні за своїм характером документи і облікові дані, в яких знайшли відображення господарські операції, що перевіряється. Отже, взаємна перевірка застосовується для порівняння різних документів, що відображають взаємопов'язані господарські операції.

Все вищеописане можна узагальнити схемою, наведеною на рисунку 3.1.



Рис. 3.1 Прийоми, що застосовуються при внутрішньому контролі первинного документування

Внутрівідомчий контроль на Дніпропетровській митниці здійснюється інспекторами - ревізорами із Державної митної служби України.

Ревізія проводиться на основі Інструкції про порядок проведення документальної ревізії фінансово-господарської діяльності митних установ та організацій митної системи від 06.06.1996 р № 242 [13].

Будь-яка внутрішня або зовнішня ревізія СФБО та З Дніпропетровської митниці проводиться на основі перевірки первинних документів.

Ревізія первинних документів на Дніпропетровській митниці проводиться по кожній ділянці обліку окремо. Перевіряють первинні документи для встановлення законності й доцільності господарських операцій і виявляють винних осіб, які допускають порушення і зловживання. Тобто, наприклад, за даними інвентарного списку основних засобів, описів інвентарних карток з обліку основних засобів і самих інвентарних карток обліку основних засобів ревізор встановлює, за ким числяться й де знаходяться основні засоби, час проведення інвентаризації і чи відображені в обліку її результати (дод. АА).

Також первинні документи є джерелами інформації для проведення контролю за виконанням кошторису доходів і видатків, а саме:

? накази на затвердження лімітів асигнувань;

? проект кошторису;

? кошторис та план асигнувань (дод.Ч);

? довідки про зміни кошторису та плану асигнувань;

? договори, угоди;

? рахунки, накладні та акти виконаних робіт;

? платіжні доручення.

Взагалі, контроль первинних документів Дніпропетровської митниці проводиться шляхом:

? перевірки наявності грошових коштів та цінних паперів у касі служби фінансів, бухгалтерського обліку і звітності, інших матеріально-відповідальних осіб, які здійснюють прийом грошових коштів, вивчення касових операцій та операцій за поточними рахунками, проведення інвентаризації матеріальних цінностей, порівняння її з даними бухгалтерського обліку;

? перевірки дотримання чинних законодавчих та інших нормативних актів з фінансово-бюджетних питань;

? всебічного вивчення бухгалтерських та інших документів з метою з'ясування правильності, ефективності витрачання коштів за цільовим призначенням, передбаченим кошторисом доходів та видатків, забезпечення збереження грошових коштів і матеріальних цінностей;

? перевірки правильності відображення в обліку операцій з грошовими коштами і матеріальними цінностями;

? проведення зустрічних перевірок в установах банків, юридичних і фізичних осіб, з якими митниця мала взаємозв'язки і здійснювала грошові та інші операції, з метою з'ясування достовірності цих операцій і бухгалтерських документів, що їх засвідчують.

Результати перевірки оформляються актом, який має юридичну силу і є джерелом доказів в слідчій та юридичній практиці. На основі цього акту вищестоящі органи дають оцінку роботи митниці, на якій проведена ревізія, роблять висновки про діяльність її відповідальних осіб і розробляють пропозиції щодо покращення фінансово-господарської діяльності митниці.

При виявленні фактів порушень вимог нормативно-правових актів, фактів незаконного й нецільового витрачання бюджетних коштів, а також інших порушень фінансової дисципліни або зловживань члени комісії повинні відібрати письмові пояснення від посадових осіб об'єкта контролю (на ім'я керівника митного органу, наказом якого було призначене проведення контрольного заходу), винних у виявлених порушеннях і зловживаннях, а також установити відповідно до законодавства розмір заподіяних збитків, причини й обставини їх виникнення. Якщо на митниці, що ревізується, не забезпечується усунення виявлених порушень, керівник, який призначив ревізію, надсилає керівнику митниці пропозиції щодо повного відшкодування виявлених збитків і дає пропозиції, як запобігти фактам порушень або зловживань.

У системі економічного контролю державна митна служба України відноситься до контролюючих органів спеціального призначення, і від злагодженості та ефективності її роботи у значній мірі залежить економічна стабільність та розвиток країни в цілому.

Дійовим важелем в організації ефективної роботи регіональних митниць та митних постів є розробка та впровадження такої системи внутрішнього контролю, яка забезпечила б дотримання правил та норм внутрішнього розпорядку в кожному підрозділі служби та дотримання чинного законодавства в цілому в межах системи.

Таким чином, організація внутрішнього контролю в митній системі України повинна розглядатися на двох рівнях:

1) у цілому по системі - внутрішньовідомчий контроль, що є періодичним і здійснюється з ініціативи Державної митної служби України;

2) в окремих підрозділах служби - внутрішній контроль, що є постійним і здійснюється з ініціативи керівництва.

Зовнішній контроль у Дніпропетровській митниці здійснюється Рахункова палата, Державна фінансова інспекція України, Державне казначейство України, Державна податкова адміністрація України, Пенсійний фонд України в м. Дніпропетровськ. Митниця є неприбутковою установою. У зв'язку із цим контроль по загальноприйнятих податках і зборах (ПДВ, акциз, податок на прибуток, єдиний податок) не здійснюється, тому що цих відрахувань митниця не робить.

Методика проведення зовнішнього контролю господарської діяльності заснована на перевірці й оцінці адекватності, ефективності й достатності застосування механізмів системи внутрішнього контролю, стану управління ризиками, повноти, своєчасності й вірогідності звітності.

Методика проведення зовнішнього контролю може бути представлена в такий спосіб:

? перевірка попередження недоліків і порушень у ході виконання функцій, покладених на Дніпропетровську митницю;

? кількісна і якісна оцінка стану економічних, організаційних, інформаційних і інших характеристик роботи митниці;

? перевірка стану дотримання вимог Бюджетного кодексу України, Законів України, Указів Президента України, постанов і декретів Уряду України, наказів, вказівок Мінфіну України, Державного казначейства України, керування коштами спеціального й загального фондів місцевого бюджету;

? здійснення витрат місцевого бюджету, ведення обліку касового виконання місцевого бюджету й складання звітності;

? перевірка виконання кошторисів доходів і витрат митницею.

Всі перелічені вище перевірки проводяться за допомогою первинних документів. Зовнішні перевірки фіксуються в спеціальному журналі, в якому відображено перевіряючі органи та терміни.

У 2011 році на Дніпропетровській митниці проведена щорічна інвентаризація основних засобів за субрахунками бухгалтерського обліку й за матеріально відповідальними особами. Результати проведення інвентаризації наступні:

? нестач, виявлених у процесі інвентаризації не має;

? виявлені фізично зношені меблі у підрозділах та на складі митниці, в зв'язку з цим інвентаризаційною комісією складені акти про розукомплектування та переведення основних засобів в дошки і зроблено відповідні бухгалтерські записи;

? виявленні основні засоби, що непридатні для подальшого використання. Комп'ютерна техніка обліковується на балансі, але фактично не використовується - це , монітори у кількості 7 штук, які не підлягають ремонту.

В цілому, контроль на Дніпропетровській митниці проводиться згідно чинного законодавства, але є й недоліки: по-перше, затягування з прийняттям рішень за результатами інвентаризації, по-друге, недостатній поточний контроль за рухом основних засобів, не всі основні засоби передані на відповідальне збереження за місцем експлуатації. В 2012 р. більшу увагу було приділено обліку основних засобів та приведено у відповідність до інструкції облік по рахунках.

Слід зазначити, що в Дніпропетровській митниці протягом 2006-2008 рр. проводились перевірки, Пенсійним фондом, Фондом соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фондом соціального страхування на випадок безробіття та Рахунковою палатою.

В червні 2008 р. була здійснена планова виїзна ревізія КРУ в Дніпропетровській області за період з 01.01.2007 р. по 01.06.2008 р.. Результати ревізії фінансово-господарської діяльності в митниці оформлено актом перевірки. Затверджені заходи по усуненню недоліків. Направлений адміністративний позов до Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 12.08.2008 р. № 17-07-1/8057 по відновленню надбавок окремим підрозділам та оплаті комунальних послуг ВАТ «Дніпро-авіа». За результатами перевірки було направлено заперечення до КРУ області та Головного КРУ. В результаті проведення відповідних заходів, всі виявлені порушення за період, що аналізується були виправленні.

первинний бухгалтерський бюджетний митний

3.2 Автоматизація первинного обліку та використання його даних у фінансово-господарській діяльності митних органів

Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність.

Використання електронного документообігу і цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. № 851-IV [10], «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 р. № 852-IV [9]. Однак успішне функціонування системи електронного документообігу залежатиме від уряду та Національного банку України, які повинні розв'язати цілу низку невирішених питань.

Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бухгалтерський облік як функція управління включає в себе безперервне і взаємозв'язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстрацію, нагромадження і зберігання первинних фактів фінансово-господарської діяльності митниці з метою подальшої їх систематизації та обґрунтування у вигляді облікових показників, що відображують кількісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних процесів.

Первинний облік - це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, якими реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку та контролю слід додержувати таких умов:

- відображення первинної інформації на машиночитаному носії;

- надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа;

- забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації;

- забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи;

- використання сучасних засобів формування первинних даних.

Інформація, що формується у процесі первинного обліку господарських операцій, у бухгалтерському обліку систематизується й об'єднується за відповідними обліковими показниками. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.

Існують такі основні способи обробки облікової інформації:

- ручний без застосування обчислювальних машин;

- механізований із застосуванням клавішних обчислювальних машин з неавтоматизованим введенням даних;

- механізований із застосуванням електромеханічних обчислювальних машин з автоматизованим введенням даних;

- автоматизований із застосуванням електронних обчислювальних машин (персональних комп'ютерів) з автоматизованим введенням даних;

- комп'ютерний; автоматизоване документування.

Дніпропетровська митниця застосовує ручну та механізовану обробку облікової інформації, при якій дані сприймаються за безпосередньої участі людини. Тому первинна облікова інформація має бути підготовлена на людиночитаному носії, тобто зареєстрована в установленому порядку на паперових бланках у традиційних первинних документах. Завдяки цьому задовольняються вимоги до первинної інформації як щодо документування, так і стосовно її придатності для подальшої обробки. За таким способом обробки облікової інформації функції її первинного обліку та підготовки реалізуються як єдиний комплекс методів і засобів, а процес підготовки первинної інформації повністю збігається з процесом первинного обліку. Коли ж ідеться про організацію автоматизованого бухгалтерського обліку, розглянуті способи обробки облікової інформації непридатні.

Митниця використовує програмний проект по автоматизації бухгалтерського обліку. Проект складається з кількох програм, кожна з яких охоплює певний розділ бухгалтерського обліку і є автоматизованим робочим місцем працівника бухгалтерії. В проект входять:

- програма розрахунку заробітної плати «Zorro»;

- програма обліку матеріальних цінностей;

- програма обліку основних засобів;

- програма обліку фінансової діяльності «Фінанси»;

- програма «Мережа М»;

- програма «Інспектор-2006».

У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.

За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформації в режимі запиту формується макет необхідного первинного документа з описом показників обліку та контролю простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формуються в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх основі створюється первинний документ, який відображується чи передається для подальшої обробки й архівного зберігання.

Порядок оформлення машиночитаних первинних документів повинен їх задовольняти, а також забезпечувати вірогідність і точність облікової інформації. Зокрема, оформлення машиночитаних первинних документів має підпорядковуватися таким умовам:

- однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціоноване введення і реєстрацію відображених у документах господарських операцій;

- запобігати можливості неправильного оформлення документів, наприклад обмеженням доступу до технічних засобів реєстрації інформації;

- своєчасно, до відображення інформації документів у бухгалтерському обліку, виявляти незаконно здійснені і неправильно документовані господарські операції;

- контролювати правильність інформації документа у процесі його створення, виправляти виявлені помилки;

- у разі потреби відновлювати інформацію, відбиту в документах.

Машиночитаний первинний обліковий документ має містити відомості (найменування, номер і т. ін.), що дають змогу однозначно ідентифікувати його; умови (дату, місце тощо) його складання; зареєстровані в ньому господарські операції (їх зміст і основа, характеристики); осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію.

Найменування документа, умови його складання, зміст господарської операції та її основа в документі можуть бути зафіксовані у вигляді кодів. У такому разі потрібна довідкова інформація для розшифрування цих кодів. У машиночитаному документі допускається не фіксувати характеристики господарських операцій. Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів та за інформацію, що міститься в них, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем) або іншими засобами авторизації, що дають змогу однозначно і вірогідно ідентифікувати конкретну особу. Належність (або засіб присвоєння) коду (паролю) конкретній особі має бути зареєстрована в установленому порядку.

Єдиний спосіб ефективної організації діяльності митниці в сучасних умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп'ютерну систему організаційного управління.

Дніпропетровська митниця знаходиться на шляху використання сучасної комп'ютерної техніки у роботі інспекторів, використовує автоматизовані системи та прикладні програмні засоби збору та обробки інформації із застосуванням у межах Єдиної автоматизованої інформаційної системи Державної митної служби України. . Розроблені програми для автоматизації бухгалтерського обліку широко вживаються працівниками в процесі виконання покладених на них службових обов'язків.

ВИСНОВКИ

На Дніпролетровській митниці щодня здійснюються найрізноманітніші господарські операції. Для їх оформлення використовуються різні форми первинних документів. Питання, пов'язані з оформленням первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку, регулюються ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV із змінами та доповненнями від 16.10.2012 № 5463-VI.