Бланки документов, протоколы, экспертиза ценности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Бланки документов: понятие, виды, варианты и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру делопроизводства.

Бланк документа по определению ГОСТ Р 51141-98 - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он представляет собой стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и оставлено место для переменной. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех последующих страниц используются стандартные листы бумаги. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, определенное пространство между краем листа и текстом, необходимое для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. ГОСТ Р 6.30-2003 установил следующие размеры полей не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» и знаков препинания.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков - типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в положениях, инструкциях, актах), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Реквизиты бланков могут располагаться одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты печатают на двух языках: русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами.

Не допускается: размещение на бланке только сокращенного наименования организации; «украшение» бланка рисунком, который можно принять за эмблему; размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации; произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующее требованиям государственного стандарта; размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

2. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды согласования и правила оформления

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

Главный бухгалтер

(подпись) Л.И. Иванова

23.11.2010

или

Юрисконсульт Зав. Бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2010 26.06.2010

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются…….

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата бланк документ протокол экспертиза

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

СОГЛАСОВАНО

Директор школы №583

Подпись В.В. Соколова

09.08.2010

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2010 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2010 № 65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

3. Протоколы, их виды, состав реквизитов и правила оформления

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационно-справочным документам, так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то вопросов, а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады, и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания, он содержит подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Стенографический протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А-4. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не дата окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания. Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например: протокол - заседания комиссии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.

В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания, и становятся одним из приложений к протоколу. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.

4. Экспертиза ценности документов: понятие, критерии оценки документов, порядок проведения

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, отдельных граждан необходимой информацией.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания - значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа - это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Список литературы:

1. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. - 58 с.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 7 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 16 с.

4. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002. - 152 с.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.

6. Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

7. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 08.11.2005 № 536.

8. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под редакцией Кузнецовой Т.В. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с.

9. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004. - 256 с. - (Серия «Высшее образование»).

10. http://www.grandars.ru/college/

Размещено на Allbest.ru