Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Курсовая работа

Систематизация контроля исполнения документов и поручений с использованием электронных технологий



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ, С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТРАДИЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1Законодательные и нормативно-методические документы в Российской Федерации, регулирующие организацию контроля над исполнением документов и поручений

1.2Технология контроля исполнения документов

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ В ПЕРМСКОМ КРАЕ

2.1 Нормативная база системы электронного документооборота в Пермском крае

2.2 Структура системы контроля исполнения документов и поручений в Пермском крае

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

Приложения: 1. Форма регистрационно-контрольной карточки

2. Заполненная форма регистрационно-контрольной карточки

3.Журнал регистрации внутренних документов

4. Журнал регистрации исходящих документов

исполнение поручение электронный документооборот



ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Система контроля нужна для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Организация контроля исполнения с использованием электронных технологий актуальная тема на данный момент, так как каждое предприятие, учреждение, организация, фирма заинтересовано в эффективном управлении своей деятельностью.

Предметом исследования курсовой работы является контроль исполнения документов и поручений.

Объект исследования является организация контроля исполнения документов и поручений при помощи информационных технологий.

В процессе написания курсовой работы были использованы следующие методы: анализа, систематизации, наблюдения, а также методы системного подхода, синтеза и классификации. Метод классификации применяется в контроле исполнения документов и поручений.

Целью данной работы является систематизация контроля исполнения документов и поручений с использованием электронных технологий.

Для реализации названной цели необходимо решить следующие задачи:

- дать классификацию видам контроля исполнения и поручений;

- дать характеристику традиционному и электронному контролю исполнения;

- проанализировать законодательные и нормативно-методические документы Российской Федерации, в которых отображаются контрольные функции;

- проанализировать сроки исполнения документов и поручений руководителя.

При написании курсовой работы были использованы такие источники, как Конституция Российской Федерации; Федеральные законы Российской Федерации «Об информации информационных технологиях и защите информации»; Постановление «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» регулирует порядок осуществления федеральным министерством координации и контроля; ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

В первой главе курсовой работы показана законодательные и нормативно-методические документы в Российской Федерации, регулирующие организацию контроля над исполнением документов и поручений, и технология контроля исполнения документов.

Во второй главе указаны законодательные и нормативно-методические документы в Пермском крае, регулирующие организацию контроля исполнения документов и поручений с помощью информационных технологий, а также описана структура органов исполнительной власти в Пермском крае. Представлена система контроля исполнения документов в Пермском крае.

В настоящей курсовой работе применяют следующие термины с соответствующими определениями:

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

Срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.



ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ, С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТРАДИЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1 Законодательные и нормативно-методические документы в Российской Федерации, регулирующие организацию контроля над исполнением документов и поручений

В настоящее время регламентация документирования информации в целом ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Контроль над исполнением документов также занимает определенное место и регламентируется нормативными актами. Конституция Российской Федерации является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории государства. Документы, издаваемые согласно Конституции, имеют государственное значение и требуют качественного и своевременного исполнения.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - законодательный акт, устанавливающий правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, поиска, хранения и распределения информации. Федеральный закон регулирует:

права на доступ к информации;

защиту информации;

виды информации;

документирование информации.

Данный закон влияет на контроль над исполнением документов так, что при ограниченном доступе к определенному виду документа, не каждый сотрудник может его исполнить.Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ(ред. от 19.07.2018)«Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - законодательный акт, устанавливающий порядок рассмотрения обращений граждан. Федеральный закон регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации:

- права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления;

- порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами;

Данный законвлияет на контроль исполнения документов так, что при обращении в государственные органы, органы местного самоуправления или к должностному лицу выполняется рассмотрение обращения гражданина. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ(ред. от 27.11.2017)«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Постановление «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» гласит: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Документы, требующие исполнения передаются службой делопроизводства исполнителям с установленными сроками.

Исполненные электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливают понятия контроля исполнения документов и сроков исполнения.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- Введ 17.10.2013 № 1185-ст: ИПК Изд-во стандартов, 2013.

Государственная система документационного обеспечения управления включает в себя единые требования к документам и организации работы с ними, а также контроль исполнения документов.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:

постановка документа на контроль;

проверка оперативного доведения документа до исполнителя; предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

учет и суммирование результатов контроля исполнения документов;

информирование руководителя.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специализированной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом.

Контроль исполнения документов других систем документации ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях, где и определяются сроки и организация контроля над исполнением документов.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33).

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях регулирует контроль исполнения документов и поручений, а также определены сроки исполнения документов и поручений.Примерная инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 N 51922).

Данные рекомендации описывают порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству, её структуру и содержание в которой должны быть отражены правила создания документов в Федеральных органах исполнительной власти, оформление реквизитов, организация документооборота, работа исполнителя с документами и другие.

Можно сделать вывод, что в настоящем законодательстве контроль над исполнением документов регламентируется в общих чертах. Слабая регламентация не позволяет осуществлять контроль на должном уровне. Для эффективного ведения контроля, необходимо внедрять автоматизированные системы и регламентировать контроль в правилах и инструкциях.

1.2 Технология контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и поручений ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Контроль исполнения документов и поручений ведется:

- руководителем или иным должностным лицом организации - исполнения документов и поручений по существу;

- службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях - сроков исполнения документов и поручений.

В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), а в структурных подразделениях организации - все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Контроль сроков исполнения документов и поручений включает в себя:

- постановку документов и поручений на контроль;

- проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

- снятие с контроля документов (поручений);

- учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

- информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (Приложение 1) или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» - в течение одного дня, «срочно» - в 3-дневный срок; «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 30 дней;

- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

- по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг - 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

- по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации.

Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

- документов (поручений) последующих лет - не реже одного раза в год;

- документов (поручений) последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- документов (поручений) текущего месяца - за 5 дней до истечения срока исполнения.

Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства. Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.

Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

- в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 - 5 дней до окончания срока исполнения документа);

- раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, - по отдельным исполнителям.

Данные о результатах контроля используются руководством для принятия решений, направленных на совершенствование деятельности организации. Службе ДОУ этот анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами.Примерная инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 N 51922).

Таким образом, для улучшения контроля исполнения документов и поручений используется система электронного документооборота (СЭД). Контроль исполнения документов и поручений рассмотрена на примере Пермского края.



ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ В ПЕРМСКОМ КРАЕ

2.1 Нормативная база системы электронногодокументооборота в Пермском крае

Вторая Всероссийская конференция, посвященная системе электронного документооборота (СЭД), прошла в Москве в стенах столичного правительства. В рамках конференции состоялось награждение лауреатов первого Всероссийского конкурса «Лучшие решения по созданию систем коллективной обработки информации».

В номинации «Лучшее решение по созданию систем коллективной обработки информации в организации на региональном уровне» награда досталась Аппарату Правительства Пермского края за создание интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ Правительства Пермского края.

Решение о необходимости перехода на электронный документооборот в Правительстве Пермского края было принято в 2005 году. Основной задачей, которую предстояло решить системе была прозрачность документационных процессов.

В качестве платформы для создания СЭД была выбрана платформа EMC Documentum. Система электронного документооборота должна была стать эффективным средством повышения исполнительской дисциплины и прозрачности. Сайт губернатора и Правительства Пермского края. Проект Пермского края по созданию системы электронного документооборота стал лауреатом Всероссийского конкурса решения по созданию систем коллективной обработки информации».[Электронный ресурс] -- Режим доступа: http://www.permkrai.ru/news/proekt_permskogo_kraya_po_sozdaniyu_sistemy_elektronnogo_dokumentooborota_stal_laureatom_vserossiysk/. -- (Дата обращения : 18.12.2018).

В 2005 г. было издано распоряжение губернатора Пермскогокрая «О внедрении системы электронного документооборота в администрации области» -- целью данного распоряжения является создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края.

Задачи, решаемые системой электронного документооборота:

- поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;

- выдача знаний, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;

- рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения;

- создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;

- поиск документов по содержанию и реквизитам;

- формирование отчетов по исполнительской дисциплине;

- ведение единой базы организаций и контактных лиц;

- обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах государственной власти.Распоряжение губернатора Пермскогокрая от 26.12.2005 № 39-р «О внедрении системы электронного документооборота в администрации области».

Распоряжение губернатора Пермского края «О вводе в опытную эксплуатацию интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ» -- происходит обследование, разработка регламентов процессов.

В перечень регламентов процессов прохождения и обработки электронных документов в системе электронного документооборота Пермском крае входит:

- Регламент процесса СПД19.1 «Подготовка правовых актов губернатора Пермского края»;

- Регламент процесса СПД19.2 «Подготовка правовых актов Правительства и председателя Правительства Пермского края»;

- Регламент процесса СПД19.5 «Подготовка приказа руководителя»;

- Регламент процесса СПД19.11 «Подготовка исходящего документа»;

- Регламент процесса СПД19.12 «Подготовка внутреннего документа»;

- Регламент процесса СПД19.16 «Регистрация входящего документа»;

- Регламент процесса СПД19.22 «Прикрепление приложения к входящему документу»;

- Регламент процесса СПД20.1 «Прямое поручение губернатора»;

- Регламент процесса СПД20.2 «Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов»;

- Регламент процесса СПД20.7 «Контроль планирования и исполнения работ»;

- Регламент процесса СПД20.11 «Исполнение документа, резолюции или поручения»;

- Регламент процесса СПД20.13 «Продление срока»;

- Регламент процесса СПД20.14 «Поручение»;

- Регламент процесса СПД21.1 «Подготовка договора»;

- Регламент процесса СПД22.1 «Работа с письменными и устными обращениями граждан»;

- Регламент процесса СПД22.5 «Обработка заявок с публичных порталов»;

- Регламент процесса СПД19.10 «Регистрация документов, подписанных в бумажном виде».Распоряжение губернатора Пермского края от 18 октября 2006 года № 342-р «О вводе в опытную эксплуатацию интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ».

Система электронного документооборота введена в промышленную эксплуатацию в середине 2007 года.Администрации Пермского края (EMC Documentum) // Государство. Бизнес. ИТ. [Электронный ресурс] -- Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%90%D0%B4%D0%BC%D0%B8%D0%BD%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8_%D0%9F%D0%B5%D1%80%D0%BC%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D0%BA%D1%80%D0%B0%D1%8F_(EMC_Documentum). (Дата обращения : 18.12.2018).

В связи с этим были введены распоряжения губернатора Пермского края:

- «О вводе второй очереди опытной эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ»;Распоряжение губернатора Пермского края от 5 июля 2007 года № 83-р «О вводе второй очереди опытной эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ».

- «О вводе в опытную эксплуатацию процессов «Подготовка приказа руководителя» и «Поручение» в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ»;Распоряжение губернатора Пермского края от 28 ноября 2007 года № 158-р «О вводе в опытную эксплуатацию процессов «Подготовка приказа руководителя» и «Поручение» в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ».

- «О вводе в опытную эксплуатацию процессов работы с документами в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ».Распоряжение губернатора Пермского края от 24 июля 2008 года № 77-р «О вводе в опытную эксплуатацию процессов работы с документами в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ».

Данные распоряжения регулировали эксплуатацию интегрированной системы электронного документооборота в Пермском крае.

Все распоряжения губернатора Пермского края вышестоящие в работе утратили силу.10 апреля 2009 г. указом губернатора Пермского края «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)» вступила в промышленную эксплуатацию.Указ Губернатора Пермского края от 10.04.2009 № 16 «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)».

В 2012 г. вступило в силу распоряжение Администрации г. Перми «Об утверждении Инструкции об организации контроля исполнения правовых актов и поручений в администрации города Перми» -- целью контроля исполнения правовых актов и поручений является обеспечение эффективной управленческой деятельности главы администрации города Перми по решению вопросов местного значения. Распоряжение Администрации г. Перми от 19.04.2012 № 37«Об утверждении Инструкции об организации контроля исполнения правовых актов и поручений в администрации города Перми»

Можно сделать вывод, что нормативная база системы электронного документооборота в Пермском крае регламентируется на государственном уровне. Регламентация позволяет осуществлять контроль исполнения документов и поручений на должном уровне. Для эффективного ведения контроля, внедрены автоматизированные системы и отрегулированы в правилах и инструкциях.

2.2 Структура системы контроля исполнения документов и поручений в Пермском крае

Контроль исполнения документов был нормативно закреплен в инструкции «Об организации контроля исполнения правовых актов и поручений в Администрации города Перми».В этом документе были установлены организационные основы и функции контрольных подразделений и разработана технология операций по контролю исполнения документов поручений.

Целью контроля исполнения правовых актов и поручений является обеспечение эффективной управленческой деятельности главы администрации города Перми по решению вопросов местного значения.

Организация общего контроля исполнения правовых актов и поручений в администрации города Перми возлагается на руководителя аппарата администрации города Перми.

Ответственность за контроль исполнения правовых актов и поручений возлагается на заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми.

Организацию контроля исполнения правовых актов и поручений обеспечивает управление организационно-методической работы администрации города Перми.

Организация контроля исполнения правовых актов и поручений включает следующие этапы:

- постановку на контроль;

- контроль исполнения;

- продление срока исполнения;

- снятие с контроля;

- анализ результатов исполнения.

Постановка на контроль, продление срока исполнения, снятие с контроля правовых актов и поручений осуществляются в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ.

Правовые акты и поручения с резолюцией, содержащей указания «Для сведения», «В дело», а также без указания сроков их исполнения не подлежат постановке на контроль.

Сроком исполнения правового акта или поручения устанавливается дата, указанная в правовом акте или поручении.

Для правовых актов или поручений, поступивших в Управление со сроком исполнения менее трех дней, Контролером устанавливается в интегрированной системе электронного документооборота срок исполнения, превышающий дату поступления в Управление на пять рабочих дней. Увеличение срока исполнения правовых актов или поручений необходимо для технической возможности завершения всех этапов в рамках регламентов процессов интегрированной системы электронного документооборота.

Правовые акты и поручения с резолюцией «Заместителям главы администрации города» либо «Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми» направляются руководителю как ответственному исполнителю.

При подготовке письма об исполнении либо продлении срока исполнения правового акта или поручения по процессу СПД19.11 «Подготовка исходящего документа» или СПД19.12 «Подготовка внутреннего документа»Ответственный исполнитель обязан включить в список согласующих всех, кто был указан в качестве соисполнителей в резолюции верхнего уровня.

Постановка на контроль правовых актов губернатора Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края осуществляется контролером путем формирования поручений в соответствии с регламентом процесса СПД20.14 «Поручение» из учетной записи «Постановление - П» после поступления в Управление резолюции, подписанной главой администрации города Перми. Проекты резолюций главы администрации города Перми с указанием ответственного исполнителя и соисполнителей, срока исполнения подготавливает для подписания главой администрации города Перми управление.

Правовые акты губернатора Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края поступают на исполнение руководителям по интегрированной системе электронного документооборота в задаче «Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию» в рамках процесса СПД20.11 «Исполнение документа, резолюции или поручения».

Основанием для продления контролером срока исполнения правового акта губернатора Пермского края является мотивированное письмо губернатору Пермского края за подписью главы администрации города Перми с просьбой о продлении и указанием нового срока.

Постановка на контроль поручений губернатора Пермского края и руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края осуществляется контролером путем формирования поручений в соответствии с регламентом процесса СПД20.14 «Поручение» из учетной записи «Протокол-Пермь» после поступления в управление резолюции, подписанной главой администрации города Перми. Проекты резолюций главы администрации города Перми с указанием ответственного исполнителя и соисполнителей, срока исполнения подготавливает для подписания главой администрации города Перми управление.

Поручения губернатора Пермского края и руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края поступают на исполнение руководителям в задаче «Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию» в рамках процесса СПД20.11 «Исполнение документа, резолюции или поручения».

Продление срока исполнения поручений губернатора Пермского края и руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края:

- основанием для продления Контролером срока исполнения поручения губернатора Пермского края является мотивированное письмо губернатору Пермского края за подписью главы администрации города Перми с обоснованием продления и указанием нового срока;

- основанием продления контролером срока исполнения поручения руководителя исполнительного органа государственной власти Пермского края является мотивированное письмо руководителю исполнительного органа государственной власти Пермского края, выдавшему поручение, за подписью Руководителя с обоснованием продления и указанием нового срока;

- для подготовки указанного письма ответственный исполнитель не позднее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения из задачи «Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию» запускает связанный процесс СПД19.12 «Подготовка внутреннего документа»;

- после подготовки указанного письма ответственный исполнитель направляет запрос о продлении срока исполнения поручения. При этом в интегрированной системе электронного документооборота между поручением и подготовленным письмом должна быть установлена смысловая связь. На закладке «Комментарии» в задаче «Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию» ответственный исполнитель обязан указать, с кем согласовано продление срока, способ согласования и дату исполнения поручения.

Снятие с контроля исполнения поручений губернатора Пермского края и руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края:

- основанием для снятия с контроля исполнения поручения губернатора Пермского края Контролером является письмо губернатору Пермского края за подписью главы администрации города Перми с информацией об исполнении;

- основанием для снятия с контроля исполнения поручения руководителя исполнительного органа государственной власти Пермского края Контролером является письмо руководителю исполнительного органа государственной власти Пермского края, выдавшему поручение, за подписью руководителя с информацией об исполнении;

- для подготовки указанного письма ответственный исполнитель не позднее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения из задачи «Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию» запускает связанный процесс СПД19.12 «Подготовка внутреннего документа». После завершения процесса СПД19.12 2Подготовка внутреннего документа» Ответственный исполнитель на закладке «Комментарии» в задаче «Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию» вносит информацию о реквизитах письма и завершает данную задачу;

- если поручение главы администрации города Перми содержит резолюцию «Организовать совещание (рабочую встречу)...», или «Подготовить проект постановления (распоряжения, приказа)...», или «Направить предложения (проект ДРОНДа, ВЦП)...», Ответственный исполнитель на закладке «Комментарии» поручения вносит информацию об исполнении, добавляет во вложение копию протокола совещания (реквизиты правового акта) и завершает задачу «Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию».

Для осуществления контроля исполнения правовых актов и поручений управление формирует отчеты в интегрированной системе электронного документооборота.

Управление использует следующие виды контроля исполнения правовых актов и поручений:

- текущий контроль осуществляется путем еженедельного (по четвергам) формирования перечня неисполненных правовых актов (со сроком исполнения до конца месяца) и поручений (с опережением срока исполнения на 15 дней) и размещения на диске К/Файлы общие/Управление организационно-методической работы/Поручения к исполнению;

- выборочный контроль осуществляется в форме проверки исполнения отдельных правовых актов и поручений. Информация о результатах проверки представляется руководителю аппарата администрации города Перми;

- ежемесячный контроль осуществляется путем формирования сведений о неисполненных правовых актах и поручениях в разрезе функционально-целевых блоков администрации города Перми за истекший месяц для последующей подготовки сводной информации о состоянии исполнительской дисциплины.

Помощники руководителей и сотрудники, ответственные за делопроизводство и контроль исполнения правовых актов и поручений в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми, осуществляют текущий мониторинг находящихся на исполнении у руководителей правовых актов и поручений путем самостоятельного построения отчетов в интегрированной системе электронного документооборота.

С целью координации работы информация об исполнении правовых актов и поручений рассматривается на совещаниях у руководителей еженедельно.

Результаты работы за месяц (квартал, год) по исполнению правовых актов и поручений рассматриваются на совещаниях у главы администрации города Перми ежемесячно. Результаты работы по исполнению правовых актов и поручений учитываются при ежемесячной оценке состояния исполнительской дисциплины в администрации города Перми.

Методика оценки состояния исполнительской дисциплины определяется в соответствии с Регламентом оценки деятельности первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителя аппарата администрации города, руководителей функциональных органов и подразделений администрации города Перми и Регламентом оценки деятельности руководителей территориальных органов администрации города Перми, утвержденными в установленном порядке.Распоряжение Администрации г. Перми от 19.04.2012 N 37 «Об утверждении Инструкции об организации контроля исполнения правовых актов и поручений в администрации города Перми». Пермский край [Электронный ресурс] -- Режим доступа :http://permkrai.info/2012/04/19/p15456.htm. -- (Дата обращения : 18.12.2018).

В связи с этим хотелось бы подчеркнуть, что автоматизированные системы контроля, способствуют эффективному прохождению документов в организации, не затрудняя контроль над ними.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации.

Контроль исполнения документов -- одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Существует две формы контроля за исполнением документов:

- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

- электронные технологии контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документов устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Индивидуальный срок исполнения документа устанавливается руководителем организации (в резолюции), если срок не указан в тексте документа.

Контроль за сроками исполнения документов включает в себя несколько основных последовательных этапов.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Качество и эффективность работы аппарата управления также во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

В Пермском крае контроль исполнения документов всегда проводился руководителями структурных подразделений по направлению «снизу - вверх» (результаты передавались от руководителей небольших подразделений в крупные).

Создание системы электронного документооборота в Пермском крае была признана ускорить время прохождения документов и повысить прозрачность работы органов исполнительной власти.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

1. Нормативно-правовые документы:

1.1 Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) (Собрании законодательства РФ. 04.08.2014. № 31. -- 4398 С.

1.2 Российская Федерация. Законы. О порядке рассмотрения граждан Российской Федерации[Электронный ресурс]: федер. закон :[принят Гос. Думой 21 апреля 2006 г. :одобр. Советом Федерации 26 апреля 2006 г.] / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. - Режим доступа http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=283578&fld=134&dst=1000000001,0&rnd=0.7236096767995004#07415479402206837. -- (Дата обращения : 28.09.2018).

1.3 Российская Федерация. Законы. О информации, информационных технологиях и о защите информации[Электронный ресурс]: федер. закон :[принят Гос. Думой 8июля 2006г. : одобр. Советом Федерации 14июля 2006 г.] / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. - Режим доступа http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&ts=105563156409010418579914785&cacheid=A6FBF2635CEDD31EBF8C40182B4AF19E&mode=splus&base=LAW&n=302975&rnd=0.041934792519643604#00018027650736494039.-- (Дата обращения : 28.09.2018).

1.4Российская Федерация. Законы. Об исполнительном производстве[Электронный ресурс]: федер. закон :[принят Гос. Думой 14 сентября 2007 г. :одобр. Советом Федерации 19 сентября 2007г.] / Российская Федерация. Законы // Консультант Плюс. - Режим доступа http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=299542&fld=134&dst=1000000001,0&rnd=0.8399616802027914#05515816888181415. -- (Дата обращения : 28.09.2018).

1.5Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

1.6 Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях / утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

1.7 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

1.8 Пермский край. Распоряжение. О внедрении системы электронного документооборота в администрации области [Электронный ресурс]: распоряжение : [принят администрацией города Перми 26 декабря 2005 г.] / Пермский край. Распоряжения // Пермский край. - Режим доступа http://permkrai.info/2012/04/19/p15456.htm. -- (Дата обращения : 25.12.2018).

1.9 Пермский край. Распоряжение. О вводе в опытную эксплуатацию интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ [Электронный ресурс]: распоряжение : [принят администрацией города Перми 28 ноября 2006 г.] / Пермский край. Распоряжения // Пермский край. - Режим доступа http://permkrai.info/2012/04/19/p15456.htm. -- (Дата обращения : 25.12.2018).

1.10 Пермский край. Распоряжение. О вводе второй очереди опытной эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ [Электронный ресурс]: распоряжение : [принят администрацией города Перми 5 июля 2007 г.] / Пермский край. Распоряжения // Пермский край. - Режим доступа http://permkrai.info/2012/04/19/p15456.htm. -- (Дата обращения : 25.12.2018).

1.11 Пермский край. Распоряжение. О вводе в опытную эксплуатацию процессов «Подготовка приказа руководителя» и «Поручение» в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ [Электронный ресурс]: распоряжение : [принят администрацией города Перми 28 ноября 2007 г.] / Пермский край. Распоряжения // Пермский край. - Режим доступа http://permkrai.info/2012/04/19/p15456.htm. -- (Дата обращения : 25.12.2018).

1.12 Пермский край. Распоряжение. О вводе в опытную эксплуатацию процессов работы с документами в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ [Электронный ресурс]: распоряжение : [принят администрацией города Перми 24 июля 2008 г.] / Пермский край. Распоряжения // Пермский край. - Режим доступа http://permkrai.info/2012/04/19/p15456.htm. -- (Дата обращения : 25.12.2018).

1.13Пермский край. Указ. Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)[Электронный ресурс]: указ :[принят губернатором 10 апреля 2009 г.] / Пермский край. Указы // Гарант. - Режим доступа http://base.garant.ru/32820383/. -- (Дата обращения : 28.11.2018).

1.14 Пермский край. Распоряжение. Об утверждении Инструкции об организации контроля исполнения правовых актов и поручений в администрации города Перми[Электронный ресурс]: распоряжение :[принят администрацией города Перми 19 апреля 2012 г.] / Пермский край. Распоряжения // Пермский край. - Режим доступа http://permkrai.info/2012/04/19/p15456.htm. -- (Дата обращения : 28.11.2018).

1.15ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- Введ 17.10.2013 № 1185-ст: ИПК Изд-во стандартов, 2013;



2. Литература:

2.1 Кожанова Е. Как секретарю выстроить систему исполнения поручений[Электронный ресурс] / Е. Кожанова // Справочник секретаря. -- Режим доступа :https://e.sekretaria.ru/default.aspx?mid=27668. -- (Дата обращения : 11.12.2018).

3. Другие источники (информационные агентства и интернет-сайты):

3.1Администрации Пермского края (EMC Documentum) // Государство. Бизнес. ИТ. [Электронный ресурс] -- Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%90%D0%B4%D0%BC%D0%B8%D0%BD%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8_%D0%9F%D0%B5%D1%80%D0%BC%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D0%BA%D1%80%D0%B0%D1%8F_(EMC_Documentum). (Дата обращения : 18.12.2018).



Приложения 1

Форма регистрационно-контрольной карточки



Приложение 2

Заполненная форма регистрационно-контрольной карточки



Приложение 3



Приложение 4

Журнал регистрации исходящих документов

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент (получатель)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8

Размещено на Allbest.ru