Учет и аудит товарно-материальных запасов (на примере Республиканского государственного казенного предприятия "Республиканский научно-практический центр медико-социальных проблем наркомании")

В РГКП РНПЦ МС проблем наркомании создан приказ № 5 от 15.01.08 года "О назначении комиссии по государственным закупкам". Государственные закупки осуществляются различными способами:

– приобретение товаров, работ, услуг путем изучения ценовых предложений;

– государственные закупки из одного источника;

– проведение открытого конкурса.

При использовании ценовых предложений предприятие изучает предложения двух, трех поставщиков и выбирает наиболее приемлемый для себя вариант (наиболее дешевый). Приобретая изделия медицинского назначения, проверяется наличие лицензии и разрешения на реализацию данных изделий у поставщика.

Через ценовые предложения РГКП РНПЦ МС проблем наркомании, приобретает бензин (ГСМ).

Поставщиками мягкого инвентаря являются - ТОО "Глория", химических реактивов медицинских препаратов - ТОО компания "Медиус".

Государственные закупки из одного источника. Департамент агентства по реализации естественных монополий предоставляет перечень предприятий монополистов и предприятий, занимающих доминирующее положение на рынке услуг. РГКП РНПЦ МС проблем наркомании, заключил договора на один год со следующими предприятиями монополистами: АО "Энергоцентр", "Казахтелеком", АО "Медтехника", АО "Павлодар-лифт".

Важную роль в организационной структуре занимает бухгалтерия. Структура бухгалтерской службы предприятия зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

Бухгалтерскую службу возглавляет главный бухгалтер, который организует бухгалтерский учет, руководит работой, в своем подчинении имеет двух бухгалтеров, выполняющих свои функции. Бухгалтерский учет на предприятии ведется в журнально-ордерной форме учета, текущая работа выполняется на компьютере.

Главный бухгалтер подчиняется директору и несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Подготавливает и сдает в банк банковские платежные документы, обрабатывает выписки банка. Осуществляет наличные расчеты в установленном порядке с организациями и отдельными лицами при оплате работ и услуг предприятия.

Главному бухгалтеру непосредственно подчиняются:

– бухгалтер материального стола;

– бухгалтер расчетного стола;

– заведующие складами.

Структура бухгалтерии представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Структура бухгалтерии

Экономист занимается разработкой проектов перспективных, годовых, квартальных планов по труду и заработной плате предприятия. Производит расчет фонда заработной платы, доводит плановые показатели до подразделений. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению контроля над использованием рабочего времени. В конце отчетного периода, то есть по итогам года, экономист больницы составляет и предоставляет в вышестоящий орган отчет об использовании средств, выделенных из бюджета на выполнения государственного заказа и отчет об использовании средств, полученных от реализации платных услуг.

Бухгалтер материального стола выполняет работы по учету товарно-материальных запасов, производит прием, выдачу и хранение денег, ведение кассовой книги.

Бухгалтер расчетного стола выполняет работы:

– по начислению в установленном порядке всех видов заработной платы;

– вводит данные для начисления заработной платы в компьютерные системы (оклады, премии, материальная помощь и так далее);

– выдает справки работникам предприятия по вопросам начисления заработной платы и других выплат, а также удержаний из них;

– обрабатывает первичные документы по соответствующим участкам учета (листы временной нетрудоспособности, премии);

– докладывает главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

Заведующий складом руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных запасов, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных запасов, контролирует соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходных и расходных документов.

РГКП РНПЦ МС проблем наркомании ведет оперативный бухгалтерский учет и статистический учет, составляет отчетность по утвержденным нормам и предоставляет ее в установленные сроки в вышестоящие организации.

Бухгалтерский учет в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании организован на основе журнально-ордерной формы, предусматривающей единую и стройную систему записей по всем синтетическим счетам. Основными регистрами являются журналы-ордера, а также ведомости, в которых ведется аналитический учет по счетам. Кроме журналов-ордеров и ведомостей используются разработочные таблицы, в которых производится группировка документов в необходимых разрезах, делается расчет амортизации, калькуляция себестоимости услуг и другие. Данные таблиц используются для записи в ведомости и журналы-ордера. Итоговые данные журналов-ордеров переносятся в Главную книгу.

В области учета товарно-материальных запасов больница строго руководствуется нормативными актами и придерживается общегосударственной учетной политики.

При разработке учетной политики в области учета товарно-материальных запасов руководство определяет перечень объектов учета.

Учетная политика в области товарно-материальных запасов на предприятии сформирована на базе НСФО №2 РАЗДЕЛ 12 "Запасы", исходя из условий деятельности предприятия.

Приобретение материалов. В эту статью включаются медикаменты и изделия медицинского назначения.

РГКП РНПЦ МС проблем наркомании в начале года заключает договора с предприятиями - поставщиками. После оплате выставленного счета-фактуры медикаменты и другие медицинские изделия поступают в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании. Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере 6, также прилагается расшифровка по видам приобретенных материалов. В течение месяца затраты собираются по поставщикам и затем отражаются в Главной книге.

Приобретение прочих товарно-материальных запасов. В эту статью входят расходы на приобретение:

– мягкого инвентаря;

– канцелярских товаров;

– хозяйственных товаров;

– бензина и горюче-смазочных материалов.

Согласно выставленных счетов-фактур РГКП производит оплату с расчетного счета или наличными из кассы.

Учет товарно-материальных запасов в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании ведется в соответствии МСФО 2 "Запасы" Организация имеет возможность выбора метода оценки запасов, и этот метод должен быть зафиксированным в учетной политике и использоваться из года в год. При наличии серьезных оснований РГКП РНПЦ МС проблем наркомании может изменить выбранный метод, изложив причины и последствия перехода в пояснительной записке об учетной политике, прилагаемой к годовому отчету.

Изменение оценки запасов по решению организации не допускается. Исключение сделано только в том случае если материальные ценности, на которые цена в течение года снизилась либо, которые морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на результаты хозяйственной деятельности.

В учетной политике предусмотрена оценка товарно-материальных запасов по средневзвешенной стоимости.

В зависимости от объема товарных запасов, ассортимента аналитический учет материалов ведется количественно-стоимостным или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом. Право выбора того или иного способа аналитического учета на складах предоставляется руководителю и главному бухгалтеру исходя из конкретных условий работы.

На РГКП РНПЦ МС проблем наркомании аналитический учет движения товарно-материальных запасов ведется по оперативно - бухгалтерскому (сальдовому) методу.

Оперативно - бухгалтерский (сальдовый) метод используется при наличии широкой номенклатуры материальных ценностей в условиях отсутствия эффективной автоматизации учета. Его основными принципами являются:

– оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами;

– систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов;

– предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

– осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения;

– систематическое подтверждение (взаимоувязка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Количественно-стоимостный метод предполагает организацию на складах и в бухгалтерии одновременного учета по номенклатурным номерам ценностей не только по количеству, но и в денежном выражении. Этот метод является более предпочтительным при необходимости строгого контроля над сохранностью и движением материальных ценностей, а также при сложности оперативного получения бухгалтерской информации со склада.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных) кладовщик обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции). Разноска лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее первого числа, следующего за отчетным месяцем. При этом порядке записей лимитные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.

На основе данных складского сортового учета материалов кладовщик обязан своевременно сообщать руководителю об отклонениях фактического остатка материалов, медицинских препаратов, продуктов питания от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения. Это делается путем выписки сигнальных справок. Для этой цели могут быть также использованы данные, полученные с помощью средств автоматизации.

Приемка - сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов раздельно по приходу и расходу.

Кладовщик обязан предоставлять в бухгалтерию, в установленный для этого срок, в двух экземплярах ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце. Эти ведомости должны быть подписаны также начальником (мастером) цеха, участка или производителем работ. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно в их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.

Согласно НСФО № 2, раздел 12 "Запасы", товарно-материальные запасы - это активы в виде:

– запасов сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары, и тарных материалов, запасных частей, прочих материалов, предназначенных для использования в производстве или при выполнении работ и услуг;

– незавершенного производства;

– готовой продукции;

– товаров, предназначенных для продажи и ходе деятельности субъекта.

Перед учетом материальных запасов стоят следующие основные задачи:

– контроль за своевременным и полным оприходованием запасов, и их сохранностью в местах хранения;

– своевременное и полное документирование всех операций по движению запасов;

– своевременное и правильное определение транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) и фактической себестоимости заготовительных запасов;

– контроль за равномерным и правильным списанием ТЗР на издержки производства;

– контроль над состоянием складских запасов;

– выявление и реализация ненужных субъекту материальных запасов с целью мобилизации внутренних ресурсов;

– получение точных сведений об остатках и движении запасов в местах их хранения.

ТМЗ оцениваются по наименьшей оценке из себестоимости и чистой стоимости реализации. Чистая стоимость реализации ТМЗ равна предполагаемой продажной цене в ходе обычной деятельности минус издержки на комплектацию и организацию продажи. Другими словами используется, когда себестоимость не может быть восстановлена по причине: данные ТМЗ были повреждены, или частично или полностью устарели, или их продажная цена снизилась.

Себестоимость ТМЗ включает: затраты на их приобретение, транспортно-заготовительные расходы, затраты на переработку продукции (выполнение работ, услуг).

Затраты на приобретение ТМЗ включают цену покупки, пошлины на ввоз, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям, ТЗР и прочие расходы, прямо связанные с приобретением запасов. Торговые скидки, возвраты переплат и прочие подобные поправки вычитаются при определении затрат на приобретение.

Затраты на переработку ТМЗ включают стоимость используемых в процессе производства природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, трудовых ресурсов, а также другие затраты, прямо связанные с единицами производства продукции, обусловленные технологией и организацией производства, и признаются как производственная себестоимость продукции.

Материалы в момент приобретения отражаются по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам.

Фактическая себестоимость приобретения материалов складывается из цены приобретения и расходов по заготовке и доставке этих запасов.

При учете материалов по учетным ценам (средним покупным ценам) разница между стоимостью запасов по учетным ценам и фактической себестоимостью приобретения запасов выявляется расчетным путем на этом же счете.

Учет материалов в балансе показывается по фактической себестоимости, по этой же оценке они учитываются в синтетическом учете, а в аналитическом - по твердым учетным ценам.

Уровень учета товарно-материальных запасов неразрывно связан с состоянием и организацией складского и весоизмерительного хозяйства.

Единым правилом для всех хозяйствующих субъектов является правильная организация учета товарно-материальных ценностей раздельно по материально ответственным лицам, а в необходимых случаях и по местам хранения ценностей.

Материальная ответственность представляет собой правовые отношения между предприятием и его работником, которое обязывает их возмещать ущерб, возникающий вследствие недостачи, порчи, хищения ценностей в результате неправильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникновение ущерба.

В связи с тем, что работники складского хозяйства являются материально ответственными лицами, они обязаны обеспечить сохранность и предупреждать хищения, вверенных им товаров. На РГКП РНПЦ МС проблем наркомании с материально ответственными лицами заключается договор о материальной ответственности. Договор о материальной ответственности представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязательства, и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны - администрацией, с другой - материально ответственным лицом. Первый экземпляр хранится в отделе кадров, второй - у материально ответственного лица. Все изменения должны быть внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально ответственного лица.

Перемещение работников с материальной ответственностью (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска продолжительная болезнь) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей.

В случае не обеспечения сохранности ценностей материально ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд.

Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине хозяйствующему субъекту, в случаях когда:

– между работником и субъектом заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей;

– имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

– ущерб причинен действиями работников, содержащими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке;

– ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, товаров, полуфабрикатов, изделий (продукции).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйствующему субъекту.

У материально ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, имеются:

- инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные директором РГКП РНПЦ МС проблем наркомании;

- нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться главной медсестре;

- список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей;

- список материалов (товаров), которые должны приниматься при обязательном участии комиссии;

- сроки поверки весов и измерительных приборов.

В типовом плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов, утвержденном Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 23 мая 2007 года № 185 товарно-материальные ценности отражаются на счетах подраздела 1300 "Запасы" (счета 1311-1318):

- 1311 "Сырье и материалы" - учитывается наличие и движение сырья и основных материалов, принадлежащих РГКП РНПЦ МС проблем наркомании, Здесь же учитываются и вспомогательные материалы, которые предназначены для хозяйственных нужд, технических целей, сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки;

- 1312 "Медицинские препараты" - учитывается наличие и движение медицинских препаратов для лечения больных;

- 1313 "Топливо", на котором учитываются нефтепродукты, твердое и другие виды топлива;

- 1314 "Тара и тарные материалы" - учитывается наличие и движение всех видов тары;

- 1315 "Запасные части" - учитывается наличие и движение приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для проведения ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и других видов техники (детали, узлы, агрегаты, аккумуляторы, автомобильные шины);

- 1316 "Продукты питания" - учитывается наличие и движение продуктов питания для стационарных больных;

- 1317 "Прочие материалы" - учитывается наличие и движение прочих материалов;

- 1318 "Строительные материалы". На нем учитывается наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе ремонтных работ.

По дебету счетов подраздела 1310 "Запасы" показывают остаток на начало и конец месяца, поступление материалов, по кредиту - их расход. Материальные запасы учитываются в двух измерителях: натуральном и денежном.

Финансовая отчетность РГКП РНПЦ МС проблем наркомании включает в себя:

– баланс предприятия (форма № 1);

– отчет о прибылях и убытках (форма № 2);

– отчет о движении денежных средств (форма № 3);

– пояснительная записка.

Пояснительная записка должна содержать следующее:

- основные варианты организации учета, заложенные в учетную политику;

- должны быть раскрыты долгосрочные активы, текущие активы, собственный капитал и обязательства;

- факторы, повлиявшие на снижение дохода от всех видов деятельности

- общая оценка финансового положения и деятельности РГКП РНПЦ МС проблем наркомании.

2.2 Учет товарно-материальных запасов на складе и в бухгалтерии

РГКП РНПЦ МС проблем наркомании имеются специально оборудованные складские помещения. На складах материалы размещаются по секциям, а внутри секций по отдельным группам и видам товарно-материальным ценностям (медикаменты, белье и так далее). Места хранения медикаментов оснащены необходимыми весовыми средствами, измерительными приборами и мерной тарой. В РГКП РНПЦ МС проблем наркомании организованы следующие виды складов:

- специализированные - для хранения материальных ценностей строго определенной номенклатуры (например, медикаментов, медицинских препаратов, продуктов питания);

- универсальный или центральный склад, в котором объединяются различные группы и виды хранимых товарно-материальных ценностей (например, белье, спецодежда и так далее).

Складские помещения оснащены техническими средствами охраны, автоматизированной (стационарной) пожарной защитой и пожарной сигнализацией.

Размещение материальных ценностей по секциям складов, по отдельным группам и видам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и так далее.) обеспечивает быструю приемку, отпуск и проверку наличия. В местах хранения каждого вида материала (товара) прикрепляют ярлыки с указанием данных о находящемся здесь материале (товаре). На ярлыке указано название материала, номенклатурный номер, если имеется, производитель, единицы измерения, текущий остаток.

Склад хранения продуктов питания отвечает следующим требованиям:

- обеспечивают сохранность ценностей без изменения качества;

- удобен при укладке и выемке ценностей;

- позволяют максимально использовать полезный объем складских помещений;

Места хранения оснащены необходимыми весоизмерительными приборами и мерной тарой. Все измерительное оборудование, установлено в местах хранения товарно-материальных ценностей и подлежит проверке и тарированию в установленные сроки.

Единым правилом для всех хозяйствующих субъектов является правильная организация учета товарно-материальных ценностей раздельно по материально ответственным лицам, а в необходимых случаях и по местам хранения ценностей.

В связи с тем, что работники складского хозяйства являются материально ответственными лицами, они обязаны обеспечить сохранность и предупреждать хищения, вверенных им товаров. В РГКП РНПЦ МС проблем наркомании с материально ответственными лицами заключается договор о материальной ответственности.

Договор о материальной ответственности представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязательства, и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны - администрацией, с другой - материально ответственным лицом. Первый экземпляр хранится в отделе кадров, второй - у материально ответственного лица. Все изменения должны быть внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально ответственного лица.

У материально ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, имеются:

- инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные директором РГКП РНПЦ МС проблем наркомании;

- нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться отделу бухгалтеру материального стола;

- список должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей;

- список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей;

- список материалов (товаров), которые должны приниматься при обязательном участии комиссии;

- график работы склада;

- сроки поверки весов и измерительных приборов.

Выдача материалов со склада производится по документам, утвержденным директором РГКП РНПЦ МС проблем наркомании. Для выдачи материалов применяются следующие документы:

- накладная (требование) - форма 434 применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри государственного предприятия. Накладная (требование) выписывается, как правило, в одном экземпляре;

- меню-требование - форма 298 и форма 299 применяется для выдачи продуктов питания со склада. Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся.

Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерскую службу в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц.

Выдача продуктов питания в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании производится по документам, установленным инструкцией уполномоченного ведомства по согласованию с Министерством финансов Республики Казахстан:

- ведомость выдачи материалов на нужды РГКП РНПЦ МС проблем наркомании форма 410 применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для лечебных и других целей в течение месяца. При этом записи в ведомости производятся не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов необходимо оставлять определенное количество строк, чтобы в конце месяца по каждому виду материалов получают общий итог;

- заборная карта - форма 431 применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.

Заборная карта выписывается для каждого получателя по нескольким наименованиям материалов для расходования по прямому назначению. Эта карта выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом отпуске сроком на месяц.

Материалы выдаются в пределах установленного лимита по предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) - форма 434.

- путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей;

- товарно-транспортная накладная форма 1-т (типовая) междуведомственная применяется для перевозки грузов для нужд РГКП РНПЦ МС проблем наркомании.

Согласно Методическим рекомендациям "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности", утвержденным приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 года № 46, для получения материальных ценностей со складов поставщиков работнику складского хозяйства или снабженцу выдается доверенность. Ответственность за правильную выдачу доверенностей, их учет и контроль над выполнением поручений возлагается на главного бухгалтера.

Выданные доверенности строго учитываются. Для этого их регистрируют в специальном журнале, который прошнуровывается, пронумеровывается и скреплен печатью. В нем указывается номер доверенности, дата выдачи, срок действия (10 дней), должность и фамилия лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товара или документ, по которому должен быть получен товар. В этом журнале делают расписку в получении доверенности и отметку об ее использовании. Работник, получивший доверенность обязан отчитаться перед бухгалтерией предоставлением документов о выполнении поручения, а неиспользованные доверенности возвратить.

Доверенность выдают на определенный срок, но, как правило, не более чем на 10 дней.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, приняв и оприходовав товары не позднее следующего дня, независимо от того, получены товары полностью или частями, должен представить в бухгалтерию предприятия все оправдательные документы. В журнале учета выданных доверенностей делается соответствующая отметка, то есть указываются номер и дата сопроводительного товарного документа.

Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов. Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов - (расчетные) - предоставляется в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами являются счета-фактуры, накладные на отпуск материалов на сторону.

Учетной политикой РГКП РНПЦ МС проблем наркомании предусмотрен порядок отпуска материалов со склада, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получать материалы со складов. Товарно-материальные запасы отпускаются со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственной операции, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в реализации медицинских услуг, применяются следующие документы:

Накладная на внутреннее перемещение выписывается материально-ответственными лицами подразделений РГКП РНПЦ МС проблем наркомании на материалы.

В РГКП РНПЦ МС проблем наркомании товарно-материальные запасы учитываются как на местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных ценностей в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально ответственными лицами, в частности на складе - заведующим складом. Учет ведется в натуральном выражении (м, кг, шт., л., и так далее.) по наименованиям.

Складской учет осуществляется в карточках складского учета. Согласно характера организации складского учета в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании учет материалов в карточках ведут количественным методом. В карточках указывается наименование товарно-материальных запасов, вид товара, цена, по которой товар поступил на склад. Записи в карточках производят материально-ответственные лица на основании первичных документов: в приход материала, на основании приходного ордера, а в расход, на основании накладных на внутреннее перемещение либо накладных на отпуск материалов на сторону.

Учет медикаментов ведут партионным методом. При этом способе учета товары хранятся по наименованиям и партиям, на полках и стеллажах. В местах хранения для каждого вида товара, имеющего особую цену, открывается отдельная карточка, чтобы учитывать приход, расход, остаток данного товара по количеству. При этом способе учета вновь поступившие товары не выделяются в отдельные партии, а учитываются вместе с ранее поступившими товарами. Например, поступившие на склад медикаменты "Гемодез" - 200 грамм (Англия) в количестве 500 бутылок, складывается вместе с остатками ранее поступившего указанного медикамента этого же вида, артикля и производителя.

Общая структура документооборота в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании представлена на рисунке 8.



Рисунок 8 - Документальное оформление по учету ТМЗ в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании

Порядок учета лекарственных средств отписывается по оформленным в установленном порядке накладным (требованиям) форма 434 от материально-ответственного лица, на которого приказом по РГКП РНПЦ МС проблем наркомании возложены обязанности по ее получению, хранению и выдаче в отделения. Накладные с указанием в них фамилии, имени, отчества больного, номера истории болезни являются основанием для списания медикаментов в расход. Лекарственные средства отпускаются в отделениях РГКП РНПЦ МС проблем наркомании в расчете на фактическое количество больных, находящихся в них.

При поступлении ядовитых средств лицо, ответственное за их хранение, обязано лично проверить соответствие полученных ядовитых и наркотических средств сопроводительным документам.

Доступ в комнату, где хранятся запасы ядовитых средств, разрешается лицам, непосредственно работающим с ними, что оформляется приказом по РГКП РНПЦ МС проблем наркомании.

Отпуск ядовитых средств для текущей работы производится только по письменному разрешению руководителя РГКП РНПЦ МС проблем наркомании или его заместителя и лишь по требованию, подписанному заведующим отделения с указанием в нем фамилии лица, получающего это средство.

При этом на каждую упаковку наклеиваются этикетки:

- с обозначением наименования ядовитого средства;

- с изображением скрещенных костей и черепа с надписью "Яд" и "Обращаться осторожно".

Перед отпуском ядовитых средств лицо, ответственное за их хранение, обязано лично проверить обоснование для отпуска и правильность оформления сопроводительных документов и качество упаковки, после чего расписаться в копии требования.

Учет ядовитых лекарственных средств ведется в отдельных книгах, пронумерованных, прошнурованных и скрепленных печатью и подписью руководителя вышестоящей организации, по соответствующей форме.

Сильнодействующие средства должны храниться в отдельных шкафах, которые после окончания работы запираются на замок.

Для предупреждения возможных ошибок при отпуске товаров, при инвентаризации, а также при составлении отчетности на каждый вид материала выписывается отдельный складской ярлык. Ярлыки хранят вместе с товаром на видном месте, на ярлыках отмечают текущий остаток материала. Складской учет, который ведется только по количеству, называется оперативным, и поэтому он дополняется аналитическим учётом в бухгалтерии.

В РГКП РНПЦ МС проблем наркомании установлен следующий порядок учета, выписки, назначения, расходования и хранения наркотических лекарственных средств и специальных рецептурных бланков:

– на директора возложена персональная ответственность за учет, сохранность, отпуск, назначение и использование наркотических лекарственных средств и специальных рецептурных бланков;

– снабжение РГКП осуществляется специальными рецептурными бланками на наркотические средства через департамент здравоохранения. Запас специальных рецептурных бланков на наркотические средства в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании не превышает месячной потребности;

– хранение специальных рецептурных бланков на наркотические средства осуществляется только в сейфе, ключ от которого должен находиться у директора;

– систематический контроль за выписыванием рецептов на наркотические лекарственные средства лечащими врачами осуществляется только на специальных рецептурных бланках установленного образца, строго руководствуясь правилами выписывания рецептов на лекарства, утвержденными приказом Министерства здравоохранения; категорически запрещено врачам выписывать рецепты на наркотические средства наркоманам;

– лечащие врачи обязаны назначать и использовать наркотические лекарственные средства, оформляя записями в истории болезни с указанием наименования наркотического средства и его количества;

– применение наркотических средств по назначению врача производится процедурной или палатной сестрой в присутствии врача с отметкой о проведенной инъекции в истории болезни и листке назначения;

– использованные ампулы из-под наркотических средств лечащим или дежурным врачом сдаются в этот же день, за исключением выходных и праздничных дней, директору. Директор создает комиссию под своим председательством, которая один раз в десять дней уничтожает использованные ампулы с составлением соответствующего акта по соответствующей форме.

Первичные документы на поступление материалов из склада РГКП РНПЦ МС проблем наркомании ежедневно передаются в бухгалтерию. Первичные документы по расходу материала на производство, отпуск на сторону, внутреннее перемещение материалов передаются в бухгалтерию один раз в неделю вместе с материальным отчетом "Движение материалов на складе", которые составляет заведующий складом. Материальный отчет, сопровождают первичные приходные и расходные документы. В конце месяца заведующий складом делает сводный материальный отчет "Движение материалов на складе за отчетный месяц".

Увязка учета ценностей на складе и в бухгалтерии достигается составлением "Отчета о движении материалов на складе" в денежном выражении за отчетный период. По окончании каждого месяца бухгалтер сверяет со сводного материального отчета остатки материалов, приход и расход с данными в "Отчете о движении материалов".

Бухгалтерия РГКП РНПЦ МС проблем наркомании осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении. Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании приходных документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 3310 "Краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам", на котором осуществляется синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками.

Из склада в бухгалтерию поступают все приходные документы и все расходные документы. Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии совмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере №6.

Группировка документов по складам и материально-ответственным лицам, а также группам или видам материалов осуществляется составлением "Отчета о движении материалов", которые ведутся раздельно по приходу и расходу, отдельно для каждого склада.

Месячные итоги, выведенные по "Отчетам о движении товаров", сверяются с ведомостью по учету товарно-материальных запасов, а те в свою очередь сверяются с записями в регистрах синтетического учета (журнал-ордер №10). Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения исправляются.

Для того чтобы упростить поиск и облегчить исправление ошибок, первичные документы по движению материалов после их обработки хранят в папках по материально ответственным лицам и закрепленными за ними складами.

Протаксированные документы подвергаются раздельной группировке в трех направлениях, отраженных на рисунке 9.

Рисунок 9 - Группировка приходных и расходных документов

Учет товарно-материальных запасов в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании ведет на следующих счетах:

На счете 1311 учитываются медикаменты и продукты питания по их предметной характеристике:

- 1311/1 "Медикаменты и перевязочные средства";

- 1311/2 "Продукты питания";

- 1311/3 "Хозяйственные медикаменты и канцелярские принадлежности";

- 1311/4 "Прочие медикаменты";

- 1311/5 "Медикаменты в пути";

- На счете 1312 учитывается мягкий инвентарь:

- 1312/1 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе";

- 1312/2 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации".

- 1314 "Тара".

На субсчете 1311/1 "Медикаменты и перевязочные средства" учитываются медикаменты, компоненты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства" где в плане финансирования предусмотрены ассигнования по соответствующей специфике экономической классификации расходов.

Аналитический учет лекарственных средств ведется в суммовом выражении на карточках формы 296-а без заполнения граф количественного учета в целом по государственному предприятию и по каждому отделению (кабинету) по следующим группам ценностей:

– медикаменты - лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и прочее;

– перевязочные средства - марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага и тому подобное;

– вспомогательные медикаменты - бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки, мешочки и так далее;

– тара - склянки и банки, емкости свыше 5000 мл., бутылки, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которых не включается в цену приобретенных медикаментов.

Отпуск медикаментов осуществляется по требованию, подписанным директором или его заместителем по лечебной работе в подотчет материально - ответственных лиц в количественно суммовом выражении. Списание стоимости осуществляется один раз в месяц.

Спирт, вата, марля списываются по отчету, предоставляемого в бухгалтерию по мере фактического использования.

Например, в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании поступила гуманитарная помощь медикаментов на сумму 38 тысяч тенге, что отражено в таблице 16.

Таблица 16 -Учет движения медикаментов РГКП РНПЦ МС проблем наркомании

Наименование хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Поступила гуманитарная помощь медикаментов	1311/1	6220
Поступили медикаменты от поставщиков	1311/1	3310
Списание стоимости медикаментов	8111/1	1311/1

Стоимость медикаментов списывается в момент отпуска со склада.

Гуманитарная помощь приходуется на склад в количественном выражении по акту составленному комиссионно. Отпуск со склада осуществляется по требованию в количественном выражении.

На счете 1311/2 "Продукты питания" учитываются поступившие и использованные продукты питания.

Продукты питания в учетные регистры по приходу записываются на основании первичных документов (счетов, актов и других) тем числом, когда получены ценности.

В первичных документах указаны следующие данные: от кого поступили материалы или продукты питания, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад и расписка материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

Учет поступления продуктов питания ведется в накопительной ведомости по приходу продуктов питания форма 300.

Ведомость составляется по каждому материально-ответственному лицу отдельно. Записи в ведомости производятся на основании первичных документов в количественном и суммовом выражении.

По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги. Основанием для составления журнал - ордера №6 является накопительная ведомость форма 300 или свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания форма 398. Учет расходов продуктов питания ведется в накопительной ведомости по расходу продуктов питания форма 399. Эта ведомость составляется по материально-ответственным лицам.

Записи в ней производятся на основании меню-требования форма 298 или форма 299 и других документов.

Учет продуктов питания по подотчетным лицам ведется по наименованиям и по количеству. Нормы питания представлены в таблице 17.

Таблица 17 - Нормы питания для одного пациента в день

Наименование	Норма на одного больного, граммов в день
1	2
Хлеб	750
Макаронные изделия	40
Мука пшеничная	10
Маргарин	20
Масло коровье	30
Крупа разная	120
Картофель и овощи всего	900
В том числе:
картофель	600
капуста	130
морковь	50
свекла	30
Лук	30
Огурцы, помидоры, соленья	40
Фрукты сушеные или	20
Концентрат киселя	30
Сахар	80
Молоко коровье	100
Томатная паста	6
Уксус	2
Чай	1,2
Мясо	200
перец	0,3
Рыба	120
Горчичный порошок	0,3
Соки плодовые и ягодные	50
Поливитамин. Препарат ветарон драже	0,6
Масло растительное	20
Лавровый лист	0,2
Соль	20
Яйцо куриное (штук в неделю)	4

На основании норм питания ежедневно составляется меню.

По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги, которые служат для определения стоимости израсходованных продуктов питания.

Оприходование продуктов питания оформляется накладными, счетами фактур, закупочных актов. В таблице 18 представлен учет движения продуктов питания. В свод форма 411, кроме данных накопительных ведомостей, записываются данные других расходных документов на продукты питания (актов на недостачу продуктов питания, возврата на базу и т.п.).

Таблица 18 - Учет движения продуктов питания в РГКП РНПЦ МС проблем наркомании

Наименование хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
В ККГП поступили продукты питания от поставщиков	1311/2	3310/2
Поступление продуктов питания от подотчетных лиц	1311/2	1250
Списание продуктов питания	8111/2	1311/2

На субсчете 1311/3 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд РГКП РНПЦ МС проблем наркомании (электрические лампочки, мыло, щетки и другое), строительные материалы, предназначенные для текущего и капитального ремонта.

Бланочная продукция, краска для принтера и ксерокса, ленты для печатных машин приходуются на склад и далее распределяются по требованиям, включенным в отчет склада. Корреспонденция счетов представлена в таблице 19.

Таблица 19 - Корреспонденция учета движения хозяйственных материалов

Наименование хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
На предприятие поступили моющие средства от ТОО "Алекс"	1311/3	3310/3
Списание моющих средств на нужды предприятия	8311/3	1311/3

Ответственность за соблюдение норм списания материалов несут материально ответственное лицо и бухгалтер материального стола.

Учет операций по расходу материалов, кроме продуктов питания, ведется в накопительной ведомости по расходу материалов форма 396.

На субсчете 1312/1 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе" учитываются указанные предметы РГКП РНПЦ МС проблем наркомании с выделением на отдельные группы по их наименованиям, количеству, материально ответственным лицам в книге складского учета материалов формы М-17:

– белье (рубашки, сорочки, халаты и тому подобное);

– постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные).

Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии заместителя директора и работника бухгалтерской службы специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования РГКП РНПЦ МС проблем наркомании, а при выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно обозначаются год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у директора. Срок эксплуатации постельного белья один месяц.

Порядок учета белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви устанавливается ведомственными инструкциями администраторов бюджетных программ по согласованию с Департаментом казначейства Министерства финансов Республики Казахстан.

Аналитический учет белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, находящихся в эксплуатации, ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально ответственным лицам в карточках форма 296-а (в книге форма 296) или на вкладных листах формы 402. Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, утвержденных администраторами бюджетных программ для своей системы на основании утвержденного главным врачом больницы акта на списание по форме 443 "Акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, одежды и спецобуви, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря".

Списание материалов и продуктов питания производится по методу средневзвешенной стоимости, если они приобретались по разным ценам.

На счете 1314 "Тара" учитывается возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями.

Аналитический учет по субсчету 1314 ведется по наименованиям, количеству, стоимости, группам и материально ответственным лицам на карточках формы 296 а (в книге форма 296) или вкладных листах формы 402.

Возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, бутылки) как свободная (порожняя), так и находящаяся под материальными ценностями, учитывается по соответствующим группам или видам по ценам, указанным в счетах поставщиков.

При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы.

2.3 Инвентаризация товарно-материальных запасов как один из приемов контроля

Инвентаризация товарно-материальных запасов - один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы.

По характеру проведения инвентаризации могут носить плановый и внезапный характер.

Плановые инвентаризации ТМЗ проводятся в жестко установленные сроки не менее одного раза в год перед составлением годовой финансовой отчетности (на 1 ноября отчетного года).

Внезапные инвентаризации проводятся по распоряжению руководителя, а также при смене материально - ответственных лиц или по требованию контролирующих (фискальных) органов независимо от графика проведения плановых инвентаризаций.

По степени охвата объектов учета и проверки различают инвентаризации полные и выборочные.

При полной инвентаризации проверке подвергаются все активы фирмы.

При выборочной (частичной) инвентаризации проверке подвергаются отдельные виды активов.

В обязательном порядке инвентаризация ценностей должна быть проведена в следующих случаях:

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи ТМЗ;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) предприятия, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Ответственность за проведение инвентаризации несет руководитель организации и постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководством.

Условия проведения инвентаризации товарно - материальных запасов, форма представления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете регламентируются "Правилами ведения бухгалтерского учета", утвержденными приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года № 221 Инвентаризацию активов следует проводить в местах их нахождения. Результаты инвентаризации рассматриваются постоянно действующей инвентаризационной комиссией в течение 10 дней после сличения результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета.

Обязательным условием проведения инвентаризации является присутствие материально-ответственного лица, в ведении которого находятся ценности, подлежащие инвентаризации. Недостача и хищение материальных запасов при установлении виновных лиц взыскивается с них по рыночным ценам, при отсутствии конкретных виновников - списывается на расходы.

При проведении инвентаризации комиссия, назначенная приказом руководителя, составляет инвентаризационную опись товарно-материальных запасов (форма № Инв-3)

Опись применяется для отражения фактического наличия ТМЗ. Инвентаризационная опись составляется в одном экземпляре комиссией на основании перерасчета, взвешивания, перемеривания запасов, отдельно по каждому местонахождению и материально-ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности. До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.