Автоматизированная система учета движения основных средств в интегрированной системе R/3 в ОАО "Сургутнефтегаз"

Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету основных фондов для крупного предприятия, работающего в нефтегазодобывающей отрасли.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами.

В настоящее время на рынке информационных технологий предлагается немало систем, которые, как утверждают производители, удовлетворяют всему комплексу требований к организации автоматизированных бизнес - процессов современного предприятия. Не проводя никаких параллелей с другими продуктами, рассмотрим одну из наиболее известных систем для автоматизации бизнес - процессов в различных областях человеческой деятельности - систему R/3 немецкой компании SAP.

SAP имеет более чем двадцатилетний опыт работы в области разработки приложений для базовых хозяйственных процессов. Девять из десяти фирм, лидирующих в группе 500 крупнейших предприятий, используют программное обеспечение SAP.

Система R/3 предназначена для работы в корпоративной сети и обеспечивает интеграцию распределенных прикладных подсистем. Она включает пакеты «стандартных» международных приложений в таких областях бизнеса, как финансовые расчеты и бухгалтерский учет, управление производством и учет затрат, логистика, управление персоналом, охрана окружающей среды, здраво хранение, безопасность и др.

Путем полной интеграции отдельных компонентов в систему R/3 возможен доступ ко всем данным, введенным в отдельные приложения системы. С помощью ориентированных на транзакции цепочек процессов осуществляется инициация соответствующих последующих операций. Таким образом, обеспечивается единообразный доступ к данным, гибкость и производительность.

Пользователям требуется не только стандартное программное обеспечение, но и стандартные хозяйственные процессы, а также поддержка при внедрении. Модульная структура системы R/3 способствует ее быстрому внедрению. Ввиду того, что при первом внедрении можно выбрать основные сферы системы и сократить настройку до минимума, пользователи системы R/3 могут быстрее и с меньшими затратами приступить к решению своих организационно-экономических задач с помощью этой системы.

В результате использования передовых методов разработки программ было создано семейство программных продуктов, характеризующихся:

-модульной структурой,

-высокой степенью надежности,

-возможностью любого расширения,

-переносимостью,

-минимальной степенью риска при внедрении,

-экономичностью ухода,

-высокой степенью интеграции.

Для внедрения системы требовалось разработать соответствующую технологию, дело в том, что фирма SAP представляет лишь универсальный инструмент для создания автоматизированной системы управления производством, а проектно-методическая группа разрабатывает технологию и настраивает систему в соответствии с требованиями конкретного предприятия. То есть, необходимо адаптировать систему к методологии учета основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз». Исходя из этого, была создана проектно-методическая группа. Одна из задач, решаемая автором и этой группой - «Учет движения основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз», и стала основной темой дипломной работы.

1. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ

В настоящий момент в России и странах ближнего зарубежья на разработке, распространении и внедрении систем автоматизации бухгалтерского учета специализируются несколько сотен, а то и тысяч небольших компьютерных фирм, большей частью расположенных в Москве и Санкт-Петербурге. Некоторые фирмы имеют широкую дилерскую сеть, охватывающую практически все регионы СНГ.

Представленное ими программное обеспечение различается по охвату реализуемых функций, принципам построения, по ориентации на определенную квалификацию бухгалтера как специалиста в своей области и как пользователя ЭВМ. Несмотря на существенные отличия, среди программ для бухгалтерии можно выделить несколько групп, объединенных общими признаками.

мини-бухгалтерия;

интегрированные системы бухгалтерского учета;

инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы);

комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ);

заказные системы;

программы для ведения отдельных участков учета.

В данный момент в структуре ОАО «Сургутнефтегаз» находится 58 структурных подразделений. 49 из них работают в программе, предоставленной Тюменской фирмой «Инфотех», в 9 организациях внедрена система R/3.

1.1 АРМ «Комплексный бухгалтерский учет» ЗАО «Инфотех»

Как уже говорилось выше в программе «Инфотех» возможно удаление проводок, исправление любой позиции проводки, возможны возвраты и повторы расчетов. Их можно производить за любой прошедший отчетный месяц,что иногда облегчает работу бухгалтера.

1.2 Интегрированная система R/3

Система R/3 относится к интегрированным системам, где автоматизированный учет строится на основе записей в той или иной степени интегрирующих учетную информацию различных разделов учета. Обычно программы такого типа оформляются в виде одного исполняемого модуля, являющегося ядром системы компьютерного учета. Единственный раздел, который, как правило, выделяется в отдельный модуль и может использоваться автономно, - раздел по учету труда и заработной платы - модуль НR «Учет персонала».

В интегрированных системах разработчики пытаются достичь полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а за счет усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые может включаться различная дополнительная информация, необходимая для отражения специфики количественно-суммового, инвентарного учета и пр. Здесь вводится как бы единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая тем или иным образом принцип двойной записи. Основу этой модели составляет проводка, дополненная разнообразной информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета.

Интегрированные системы управления производством - системы R/3 являются программным продуктом, разработанным немецкой компанией SAP AG. Программный продукт R/3 SAP AG на данный момент включает в себя 12 взаимосвязанных модулей (финансы, сбыт, закупка, контроллинг, финансовый менеджмент, планирование производства, управление персоналом, управление инвестициями, и т.д.). Система непрерывно развивается и совершенствуется.

Каждый из модулей включает в себя, в соответствии с выполняемыми функциями, все необходимые компоненты, и, кроме этого, в каждом модуле предусмотрен специальный интерфейс для связи с другими модулями. Идея состоит в том, что в принципе каждый из модулей работоспособен сам по себе, но все свои функции может реализовать только при полной интеграции с другими модулями системы.

1.2.1 Недостатки

При использовании единых справочников возникают ситуации блокирования одним пользователем основной записи наименования (дебитора, кредитора, основного средства, материала и т.д.), при этом другие пользователи не могут использовать эту основную запись - она блокируется.

1.2.2 Достоинства

Использование системы R/3 в качестве одной из составляющих в автоматизации бухгалтерского учета было обосновано следующими её достоинствами:

Централизованное хранение и обработка информации.

Единая нормативно-справочная информация. (Значительно облегчается поиск информации, поскольку все исходные данные фиксируются в единой базе, чем обеспечивается быстрый и эффективный доступ к ним по запросам пользователя).

Централизованное ведение настроек для работы пользователей.

Строгое регламентирование доступа и сохранность информации.

Доступ к информации с любого рабочего места, подключенного к системе R/3.

Возможность работы удаленных пользователей по низкоскоростным каналам связи.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Необходимо разработать автоматизированную систему учета движения основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз», используя программные средства интегрированной системы R/3.

Характеристика задач

Основной целью создания автоматизированной системы является повышение эффективности работы бухгалтеров, инженеров по имуществу (оборудованию), материально-ответственных лиц и обеспечить достоверность вводимой информации. Для корректного отражения движения основных средств необходимо разработать также программу, связывающую изменения в основных средствах и принадлежащих им единицах оборудования.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности предприятий, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих организаций внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных подразделений по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений. Поэтому большое значение было придано правильности заполнений первичных документов.

Решая данные задачи, важно чтобы разрабатываемая система также отвечала следующим параметрам:

простота освоения программы и простота работы с ней;

стандартизация интерфейса, т.е. сходства с существующими стандартами фирмы SAP;

организация удобного диалога ЭВМ и пользователя;

открытость для модификаций и дополнений последующими версиями и разработками;

безопасность и надежное хранение данных.

Основными заказчиками данной системы учета движения основных средств являются, пользователи системы R/3, отвечающие за поступление основных средств их перемещение или списание. В основном данными задачами в подразделениях ОАО «Сургутнефтегаз» занимаются кладовщики, инженера по оборудованию и бухгалтера по основным средствам.

Поэтому и стало важным, чтобы вся информация корректно отражалась в модулях «Учет основных средств» и «Реестр имущества».

2.1 Алгоритм функционирования автоматизированной системы обработки информации или управления объектом

Для полного понимания функционирования системы необходимо хотя бы кратко описать модули интегрированной системы R/3 и принципы ее работы. Во введении были перечислены основные сферы экономики и организации производства, представленные в системе R/3. Произведем краткий обзор используемых модулей системы R/3 и их основное назначение в ОАО "Сургутнефтегаз".

2.1.1 Обзор модулей системы R/3

Модуль РР. Планирование и управление производством.

Предполагает планирование и управление производством, задача которого состоит из:

Управление основными данными:

основные данные о сырье и материалах/продукции;

оставщики;

система классификации материалов;

спецификации/рецептуры;

вариантные спецификации и рабочие планы;

рабочие планы;

управление рабочими местами;

Система планирования и контроля:

управление производственным планированием;

планирование групп продукции/конечных изделий;

детерминированное планирование потребностей;

предварительное установление сроков, сетевые графики

детализированное планирование сроков;

выравнивание ресурсов;

обработка производственных заданий;

ориентированная на загрузку выдача заданий;

Калькуляция:

калькуляционный банк данных;

анализ калькуляции издержек на отдельное изделие;

анализ контрольной калькуляции;

предварительная калькуляция;

счет прибылей и убытков, незавершенное производство;

Применение SAP:

определение плановых сроков выполнения работ;

генерирование рабочих планов;

Система обеспечения качества:

контрольные партии и суммарные результаты проверки;

планирование контроля, проведение контроля и архив данных контроля;

проведение контроля, ориентированного на отдельную партию;

контроль в ходе производственного процесса;

обслуживание, калибровка средств контроля;

сбор данных контроля в системе сервиса, в поле;

обеспечение качества в области исследований и разработок;

составление договоров с клиентами;

контроль за договорам;

производство продукции;

получение прямых материальных затрат на производство единицы продукции;

учет готовой продукции;

списание по нормам комплектующих материалов;

получение производственного отчета;

реализация готовой продукции заказчикам;

складские операции по перемещению материалов;

описание технологических процессов по операциям;

описание рабочих мест;

описание мощностей;

присвоение квалификаций операциям;

расчет операций (денежный и временной;

фактический расчет РР заказа.

Модуль ММ. Управление материальными потоками.

Модуль MM - Управление материальными потоками. Логистика.

MM базируется на общих требованиях материально-технического снабжения, планирования и управления производством, а также сферой текущего ремонта.

Она располагает следующими функциями:

управление основными данными;

система классификации материалов;

управление спецификациями;

управление рабочими планами;

калькуляция издержек на отдельное изделие;

управление производственными планами;

учет внутризаводского движения сырья и материалов;

планирование потребностей в материале и производственных мощностях;

управление производственными заданиями, выдача заданий, квотирование и учет;

установление производственных сроков;

выравнивание производственных мощностей;

обработка закупок;

поступление товаров;

учет наличия и оценка остатков;

управление складскими местами;

контроль счетов;

планирование и проведение текущего ремонта;

оказание услуг на стадии подготовки;

обеспечение качества на стадии подготовки;

формирование потребности в централизованной поставке МТР структурным подразделениям с использованием компонента ППМ - «Планирование потребности в материалах;

централизованное распределение и перераспределение оборудования и материалов:

ведение распоряжений (нарядов, разнарядок) на отпуск МТР со складов. -контроль за запасами и неликвидами;

закупка материалов и оборудования от сторонних поставщиков;

внутреннее перемещение материалов между структурными подразделениями ОАО «СНГ»;

внутреннее перемещение внутри структурного подразделения;

cписание в производство;

прочее выбытие;

учет спецодежды в эксплуатации;

учет специнструмента;

учет, контроль и анализ договоров и заказов на поставку услуг от сторонних

поставщиков;

инвентаризация материалов;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль MM является ориентированным на диалог системой.

Модуль PM. Техническое обслуживание и ремонт оборудования (ТОРО).

Она располагает следующими функциями:

Основные данные:

детали, оборудование;

расчетные тарифы

управление мастерскими текущего ремонта;

Планирование/заявки на текущий ремонт:

уведомление о повреждении, прямая заявка;

планы технического обслуживания;

Обработка заданий:

заказ- наряд на текущий ремонт;

загрузка производственных мощностей;

фактические затраты времени;

ведение норм на выполнение работ и расход материалов;

ведение технологических карт и спецификаций по видам ремонта в разрезе моделей (типоразмеров) ремонтируемого оборудования;

ведение заявок и заказов на техническое обслуживание и ремонт оборудования;

подтверждение фактически выполненных работ и расхода материалов;

планирование, учет изготовления и ремонта (реставрации) нефтепромыслового оборудования и запасных частей к нему;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль SD. Сбыт.

Полностью учитывает потребности сферы материально-технического снабжения (модуль МM), управления складским хозяйством, финансовой бухгалтерии (модуль FI), учета издержек производства (модуль СО).

Система включает следующие основные компоненты:

управление основными данными;

обработка предложений;

обработка заказов;

обработка контрактов;

обработка плана поставок;

отгрузка;

учет наличия;

фактурирование;

статистика и плановые цифры;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль FI. Учет финансовых операций.

Модуль является независимым от счетного плана, предназначен для правильного ведения бухгалтерского учета и охватывающей бухгалтерию дебиторов, кредиторов и главную бухгалтерию. Сбор и накопление данных о хозяйственных операциях, осуществляемые в форме учетного документа, составляют основу для обработки информации, связанной с экономикой и организацией производства. Общая концепция поля позволяет расширение системы и ее настройку на любые организационные формы без изменения программной логики.

Общие функции бухгалтерского учета:

управление головными единицами, балансовыми единицами, подразделениями предприятия;

проводка по счетам бух. учета одновременно по нескольким отчетным периодам с автоматическим переносом сальдо на новый счет при свободно выбираемом определении финансового года и периодов;

валютный бухгалтерский учет;

ведение платежных документов;

обработка банковских выписок;

расчеты с поставщиками и подрядчиками;

расчеты с покупателями и заказчиками;

расчеты с персоналом;

расчеты с подотчетными лицами;

расчеты с разными дебиторами и кредиторами;

расчеты по прочим операциям;

ведение кассовых операций;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль CO. Контроллинг - Учет затрат на производство.

Модуль базируется на следующих функциях внутрипроизводственного управления:

планирование работ и тарифов;

учет затрат по элементам;

планирование и учет затрат по местам возникновения;

учет выполнения работ;

распределение затрат;

планирование и учет затрат по статьям калькуляции строительных (буровых работ);

планирование и учет накладных расходов в строительстве (бурении) по статьям

затрат;

планирование и учет затрат на разовые мероприятия;

планирование и учет затрат на строительство скважин;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Данная система является системой реального времени и входит в качестве составной части в общую модульную систему SAP. Допустимо также ее автономное применение.

Модуль PS. Управление проектами.

Модуль представляет широкие возможности для обработки и контроля за всеми видами проектов:

проекты расходов;

проекты капитальных вложений;

проекты клиентов.

PS поддерживает управление в реальном времени проектированием посредством разрешений (внутренние проекты) или выдачи заказов (проекты клиентов), реализации, расчета/фактурирования. При помощи ориентированного на определенные требования управления можно вывести на экран любую информацию, по желанию - подробную, начиная с программ и заканчивая проектами и их индивидуальным движением в режиме он-лайн.

Интеграция с FI-AA, FI, PM, MM, PP, SD, CO- места возникновения затрат, CO- заказы;

Условия:

внутрипроизводственное управление заказами;

компоненты расчета в зависимости от вида проекта.

Модуль HR. Управление персоналом предприятия.

Охватывает классические области - расчет зарплаты, ведение личных дел, планирование персонала. Все три области оказывают влияние друг на друга и используют в основном одни и те же данные. HR управляет этими данными и посредством целого ряда функций поддерживает указанные области. Такой компонент HR, как расчет зарплаты, предлагается в версиях, ориентированных на специфические требования той или иной страны. Система содержит и такие компоненты, как `управление временными данными', ' командировочные расходы' и ` планирование персонала'.

В настоящее время в ОАО "Сургутнефтегаз" модуль внедрен и работает в следующем объеме:

ведение оргструктуры подразделения;

ведение штатной расстановки и штатного расписания;

прием и увольнение сотрудников;

персональные данные сотрудников.

Модуль FI-AA. Учет основных средств.

Модуль содержит все функции, которые необходимы для соблюдения законоположений и предписаний. Она включает предварительные расчеты, контроль за плановыми записями инвестиций и выбытия, а также контроль за бюджетом в диалоговом режиме при помощи списков. Подсистема предназначена для учета основных средств, нематериальных активов, объектов капстроительства Основные функции:

управление капиталовложениями всех видов;

особые амортизационные отчисления в рамках баланса предприятия;

учет амортизационных отчислений ОС и НМА (интеграция с подсистемой учета затрат (модуль СО R/3);

ведение основных средств в форме счетов;

учет переоценки объектов ОС, НМА;

закупка основных средств;

Учет поступления ОС, НМА;

внутреннее перемещение;

учет выбытия ОС, НМА;

амортизация основных средств;

планирование первичных затрат на амортизационные отчисления по ОС, НМА. Интеграция с подсистемой учета затрат (модуль СО R/3);

учет переоценки объектов ОС, НМА;

формирование оперативных отчетов по учету ОС, НМА;

формирование обязательной отчетности по учету ОС, НМА;

формирование вспомогательной книги по учету ОС, НМА;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модульная организация системы допускает постепенное внедрение и расширение последней.

2.1.2 Базовая система

Диалоговый процессор.

Все модули прикладных программ работают под управлением базовой системы программного обеспечения (DB/DC - база данных/управление данных). Различные операционные системы или методы доступа к данным, поддерживаемые данной системой, активизируются посредством генерации соответствующих системных компонентов. При этом модули прикладных программ в целом остаются незатронутыми.

Общие характеристики:

единый интерфейс с операционной системой и системным программным обеспечением;

нормированное программирование за счет разделения уровней;

программный код и области данных;

язык команд;

панельно-ориентированное управление потоком данных;

логика обработки;

централизованное выполнение служебных функций, таких как дата, валюта, редактирование панели, помощь, документация и т.д.;

диагностические функции для обслуживания системы;

Управление исполнением программы:

вызов транзакций и отчетов через меню или по имени;

отделение меню от применения;

обслуживание на выбор - посредством функциональных клавиш, позиционирования курсора, или ввода цифр;

работа с динамическим меню посредством свободно выбираемых термов;

каждый пользователь работает максимум в 9-ти областях, транзакции и отчеты могут свободно прерываться и вкладываться друг в друга;

параметрическая память запоминает важнейшие ключевые термы пользователя, а затем предлагает их в качестве входных значений по умолчанию на входной панели.

Функции помощи.

В режиме on-line (транзакции, отчеты, поля, содержимое полей, термы) функцию помощи выполняет руководство по обслуживанию.

Посредством составных кодов поиска осуществляется поиск по ключу.

В таблицах применяется функция выбора.

Центральная система таблиц осуществляет общее управление параметрами, текстами и основными данными с учетом специфических требований пользователя; перекрестные проверки взаимозависимых таблиц; документирование всех изменений.

Обработка текстов полностью интегрирована в прикладные транзакции системы R/3, содержит текстовые блоки, которые:

способны присваивать значения переменным символам из банка данных или введенных данных;

обладают буквенно-цифровым ключом, допускающим поиск текста по коду поиска (Matchcode);

допускают использование разных языков;

располагают каталогом текстов, выводимым на экран или принтер;

включает редактор текстов;

может быть подключена к печати в режиме on-line.

Сообщения поддерживают безбумажную коммуникацию между различными пользователями системы, выполняют функцию «почтового ящика».

Средство программирования АBAP/4 представляет собой язык программирования для интерактивной разработки диалоговых прикладных программ; поддерживает:

управляемые DYNPRO - динамическими экранными программами - ввод и

обработку данных (транзакции),

управляемую структурой данных систему сообщений в пакетном и диалоговом

режиме (отчеты),

интерактивный вывод отчетов при сцеплении анализа, ввода данных и обработки,

запросы конечных пользователей;

располагает комфортабельным редактором для генерации и ведения исходных кодов, синтаксического контроля и тестирования.

Наряду с элементами языка для управления исполнением программы и

манипулирования данными использует специальные элементы языка для:

обработки внутренних таблиц;

вычислений с указанием даты;

динамической связи отчетов и транзакций;

работы с курсором и функциональными клавишами.

Обработка отчетов в пакетном режиме охватывает одновременную обработку

нескольких отчетов и создание последовательных, иерархических банков данных.

ABAP/4 располагает:

стандартными меню выборки для всех логических банков данных в системе R/3

функциями передачи (submit) в режиме он-лайн и пересылки файла (File-Transfer)

на ПВМ;

прямой связью со словарем данных (Data Dictionary).

2.1.3 Дополнительные компоненты

Передача данных на ПЭВМ.

Передача данных осуществляется из транзакций, отчетов, SAP-Spool-системы. Защита данных производится посредством общей проверки полномочий. Используется упрощенный пользовательский интерфейс.

Прием данных с ПЭВМ.

Прием данных происходит с помощью интерфейса BDC/ODC, при этом полностью сохраняется целостность данных.

Связь с ПВМ:

Связь с ПВМ осуществляется за счет автоматического преобразования данных, полученных с ПВМ, в форматы многочисленных известных ПВМ-изделий.

Обслуживание - в режиме меню.

Master-Slave (система «ведущий-ведомый»)

Все изображения одного экрана (Master - ведущий) переносятся на некоторое число подчиненных экранов (Slave - ведомый). Эта система используется в учебных целях и для теледиагностики.

2.2 Логическая структура системы управления ОАО «Сургутнефтегаз» в концепции R/3

Взгляд на ОАО «Сургутнефтегаз», как на единый хозяйствующий субъект, требует централизации процессов планирования затрат, финансовых и материальных ресурсов. В этой связи, необходимо централизованно обеспечивать учет движения основных средств внутри предприятия.

Сквозная прозрачность всех хозяйственных процессов, единство нормативно-справочной информации - основа для централизации по ключевым направлениям деятельности. Приведение структуры предприятия в системе SAP R/3 к модели, характеризующейся логическим единством информационной базы данных, позволяет изменить подход к управлению предприятием с помощью интегрированной системы.

Таким образом, в системе R/3 настраивается модель ОАО «Сургутнефтегаз», т.е. с помощью организационных единиц R/3 описываются все структурные подразделения, в независимости от того, в каком объеме они работают на базе системы R/3.

Для обозначения сущностей на уровне ОАО предлагается использовать символьное обозначение SNG.

Балансовая единица.

Балансовая единица является независимой единицей составления баланса и ведения бухгалтерского учета. Предписанные законом балансы, а также учет прибыли и убытка создаются на уровне балансовой единицы.

При определении БЕ устанавливаются основные параметры для учета и отчетности предприятия:

План счетов;

Структура периода проводки;

Определение валюты;

Просмотр на экране для ввода документа (создание своего варианта);

Структура кредитного менеджмента (задается уровень кредитования).

Создание БЕ выполняется в два шага: Код БЕ

Имя

Местонахождение

Страна Код «страна» задает страну БЕ. Все остальные страны рассматриваются как заграница. Это является важным для хозяйственных и платежных операций.)

Валюта (можно ввести до 3-х внутренних валют)

Язык

Адрес (требуется для корреспонденции и задается в аналитических отчетах)

Бизнес-сфера.

Бизнес-сферы служат для составления балансов, а также отчетов о прибылях и убытках для внутренних целей.

Прежде всего, сначала необходимо присвоить предприятию свой код - бизнес-сферу. Бизнес-сферы их наименования и местонахождение описаны в справочнике кодов бизнес-сфер (см. рис. 1).

Рис. 1

Кроме этого определяются следующие поля:

Страна - RUS (Россия) - код страны, в которой находится предприятие.

Валюта - RUR (Рубль) - краткое обозначение валютной единицы, в которой в данной бизнес-сфере выполняются проводки.

Язык - R (Русский)- язык, на котором выводится вся информация на экран.

ВГ (варианты года) - 12 - вариант финансового года, 12 означает, что каждый месяц бывает отчетность, можно указать например, поквартально.

Настройка единой нормативно-справочной информации.

Реальное единство нормативно-справочной информации экономического характера - справочники балансовых счетов, материалов, дебиторов и кредиторов, банков, услуг постоянного характера, наименований налогов и т.д. для всех структурных подразделений.

Вся справочная информация в системе R/3 вводится один раз для всех структурных подразделений.

Защита данных.

Вопрос надежности и защиты данных в системе R/3 имеет основополагающее значение, особенно в области учета и отчетности. Это относится, прежде всего, к процедуре регистрации, паролю и концепции полномочий.

Каждый пользователь внутри SAP-системы должен пройти определенную процедуру регистрации. Эта процедура:

- выполняется независимо от различных операционных систем

- в зависимости от применения служит для осуществления далеко идущего контроля и обеспечения надежности.

Для идентификации себя пользователь в 12-разрядном поле "Пользователь" должен указать свое имя или особый идентификационный признак.

Кроме того, пользователю нужно определить специфичный пароль в основных данных пользователя, который вводится один раз при регистрации и дважды при изменении. Пароль должен отвечать следующим требованиям:

он должен быть длиной не менее 3 и не более 8 знаков,

он может содержать любые возможные знаки,

он не должен начинаться со знака (?) или (!),

он не должен содержать пробелы в первых трех знаках,

он не должен начинаться с трех одинаковых знаков,

он не должен начинаться с трех последовательных знаков из имени пользователя,

пользователь не должен вводить в качестве нового пароля ни один из пяти последних своих паролей.

С помощью системных параметров через n-е количество дней можно потребовать изменения пароля.

После 3 ошибочных регистраций пользователь блокируется.

При регистрации высвечивается дата и время последней регистрации. Если была задана стартовая транзакция, то сразу осуществляется переход в нее. Информация о последней регистрации не показывается.

В основных данных пользователя хранятся также данные о пользователе (адрес, телефон, должность, набор полномочий).

2.3 Состав автоматизируемых функций

Далее будут описаны функции выполняемые пользователями на рабочих местах. Функции перечислены по сферам деятельности и этапам их внедрения.

Реализация функций в системе R/3 должна соответствовать требованиям Российского законодательства, учетной политике ОАО «Сургутнефтегаз», стандартам системы R/3.

Перечень функций выполняемых пользователями:

оприходование основного средства;

создание актов на перемещение ОС (монтаж-демонтаж);

списание основного средства.

При оприходывании основных средств кладовщик или МОЛ формирует акт приемки-передачи ОС-1, в результате которого в системе R/3 должна создаться «пустышка». Данное основное средство будет храниться в системе с теми параметрами, которые были указаны вовремя формирования акта. Большое внимание отводиться правильному заполнению актов и так называемой защите от «дурака». Основное средство не будет создано, а акт сформирован, если не все обязательные поля заполнены или противоречат друг другу. Для облегчения заполнения акта были реализованы различные справочники или критерии поиска. Во избежание двусмысленных ситуаций был разработан справочник наименований основных средств. Выбрав наименование из СНОС система заполняет автоматически поля: техническая характеристика, ОКОФ, амортизационная группа.

Оприходование либо перемещение основного средства привело к необходимости отражения данных действий в «Реестре имущества» в связи, с чем была разработана программа (ZDVOS_TORO) автоматического создания единицы оборудования, данные берутся из основной записи основного средства.

При нескольких перемещениях основных средств с одного ИТК на другое МОЛ обязано предоставить накладные на демонтаж оборудования после чего инженер по имуществу (оборудованию) сделает перепривязку ОС с помощью программы ZDVOS_TORO и только тогда система позволит создать акт на монтаж оборудования на другое ИТК.

Формирование акта ликвидации ОС происходит только для основных средств со сто процентной амортизацией. Программа делает проверку на наличие балансовой стоимости.

При запуске программы ZDVOS_TORO за определенный период и бизнес-сфере также будет сформирован отчет о движении основных средств.

Входные данные:

платежное поручение;

транспортно-товарная накладная;

Выходные данные:

Акт приемки-передачи ОС-1(Приложение 1);

Накладная на внутреннее перемещение СНГ-1(Приложение 2);

Накладная на внутреннее перемещение ОС-3(Приложение 3);

Акт приемки передачи ОС-5(Приложение 4);

Акт ликвидации ОС-4;

Отчет о движении основных средств.

3. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

3.1 Установка рабочего места R/3

При подготовке компьютера к работе с программным обеспечением, необходимо первоначально установить одну из указанных операционных систем: Windows 95 (98), Windows NT или Windows 2000. После чего установите стандартный пакет программ MS Office, что даст вам возможность использовать дополнительные инструменты фирмы SAP. Далее переходите к установке самого программного обеспечения, рекомендации по установке описаны в пункте 3.2.

3.2 Установка SAPGUI v.610

Если на рабочей станции уже стоит SAPGUI, но старой версии, он должен быть деинсталлирован до установки новой версии. Для деинсталяции старых версий SAPGUI (например v.40B) запустить программу: SAPSetup/uninstall из старой версии, и только после нормальной деинсталяции начать установку новой версии. Установка новой версии поверх старой может привести к непредсказуемым ситуациям.

Варианты установки:

Установка стандартных пакетов.

Устанавливаются только компоненты включенные в пакет с минимальными действиями при установке (Рекомендуется). Пакет - “Standart local ” включает все основные компоненты, необходимые для работы в R/3. Если в наименовании пакета указан диск, то программное обеспечение будет устанавливаться на соответствующий диск Вашего компьютера, по умолчанию на диск С:. После установки можно добавить новые компоненты.

Выборочная установка.

Пользователь сам выбирает необходимые компоненты из списка и все параметры установки. Если у Вас нет опыта по установке SAPGUI рекомендуем пользоваться вариантом Установка стандартных пакетов.

Добавление компонент в SAPGUI.

В существующую установку необходимо добавить только те компоненты, которые не были включены при установке SAPGUI.

Действия при установке:

Рис. 2

Выбрать « Запустить программу с текущего места» и нажать ОК (см. рис. 2) если на рабочей станции существует копия установки данной версии, программа Setup обнаружит эту копию, но сама не будет удалять её. Если Вы решили переустановить SAPGUI необходимо деинсталировать существующую копию, выбрать строку c Current version и нажать клавишу Deinstall, а затем начать установку снова.

2) Если на рабочей станции нет текущей версии SAPGUI, все строки будут иметь пустые поля в колонке Version. Выбрать пакет для установки (Package name): Standard local 45B GUI и нажать Install. Необходимая дисковая память на рабочей станции:

Complete local 45B GUI - ~ 300 Mb Minimal local 45B GUI - ~ 40 Mb Standard local 45B GUI - ~ 85 Mb (рекомендуется) После завершения установки в меню Пуск-Программы появится группа SAP Frontend

3) Подключение к системе R/3 Production (R3R-производство).

Система R/3 Production обслуживается несколькими серверами приложений Распределение пользователей и задач по серверам выполняет сама система R/3. Для подключения к R/3 Production необходимо выполнить следующие действия:

а) в файл c:\windows\services  (для Win95,Win98); или в c:\winnt\system32\drivers\etc\services (для Windows NT) добавить строку: sapmsR3R 3600/tcp # R3R - обязательно прописными буквами.

б) из меню Пуск-Программы- SAP Frontend выбрать SAPlogon в окне SAP Logon нажать клавишу Groups;

в) в окне Group selection ввести имя системы-R3R, адрес Message Server - 10.130.1.68 и нажать клавишу Generate list. В окне Groups появится список групп известных в системе R/3. Выбрать необходимую группу (SPACE - по умолчанию) и нажать клавишу Add (Рис. 3)

Рис. 3

г) в окне New Entry нажать клавишу Advanced (Рис. 4);

Рис. 4

д) убрать флажок Default CodePage и выбрать Language RU (См. рис. 5)

Рис. 5

е) выйти из окон OK.

В окне SAP Logon появится строка R3R [SPACE]. Для подключения - выбери его и нажми клавишу Logon 4) Подключение к системам R/3 Dev.(R3D-разработка), R/3 Quality (R3Q-отладка)

Для подключения к конкретной системе R/3; для этого необходимо: а) из меню Пуск-Программы- SAP Frontend выбрать SAPlogon б) в окне SAP-logon нажать кнопку New и заполнить поля: Description: < R3 - production> - это поле произвольное, имя ярлыка Application server: Указать IP - адрес сервера или имя сервера, если оно описано в файле HOSTS на рабочей станции. IP адреса и системные номера для серверов приложений R/3 следующие (см. рис. 6).

10.130.1.68, 00- R3Production (Производство)

10.130.1.69, 10 - R3Development (Разработка)

10.130.1.69, 20 - R3Quality (Отладочная)

Рис. 6

в) Нажать кнопку Advanced…Убрать флажок Default Codepage, Установить: Language RU (см. рис. 7)

Рис. 7

г) Для подключения, выбрать из списка новый узел и нажать Logon.

При верных настройках, указанных выше, получим экран входа в R/3(См. рис. 8). Если надписи в нечитаемом виде, необходимо выполнить выбор шрифтов с кириллицей, для этого выбери трёхцветную картинку в правом верхнем углу экрана R/3, и нажмите на надпись Options…, после чего выберите другой шрифт (см. рис. 9).

Рис. 8

Рис. 9

Примечание: На мониторах с разрешением экрана меньше 800х600 необходимо использовать шрифты Courier Cyr с размером 8 (Size=8). Нажать ОК. После регистрации в системе R/3 необходимо проверить доступность ONLINE HELP. Нажать F1 для вызова справки. В появившемся окне помощи нажми на “ Подробная справка”. Доступ к справке обеспечивается с помощью Internet Explorer, который должен быть установлен до подключения к R/3. Если выдается сообщение,что файлы HELP не найдены, проверь файл SAPCDDOC.INI в каталоге Windows. Файл должен быть пустым или все строки закомментированы

5) Дополнительные настройки

Для использования SAP SCRIPTов SAPGUI, при формировании отчетов, необходимо выполнить дополнительные настройки Windows; внести изменения в системный реестр Windows NT или в файл Win.ini Windows 95 (98). Выполняется корректировка используемых шрифтов. Результат можете посмотреть в системном реестре или Win.ini Реестр NT: раздел HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\FontSubstitutes Windows 95, 98 файл Win.ini: [Arial,0=Arial,204 Courier,0=Courier New,204 Courier New,0=Courier New,204 Times,0=Times,204 Times New Roman,0=Times New Roman,204 MS Sans Serif,0=MS Sans serif,204FontSubstitutes]

Если в файле имеются строки с таким же значениями в левой части (до знака =), правая их часть должна быть такой как указано выше. Перезагрузить Windows.

бухгалтерский учет автоматизированный система

3.3 Запуск программы и её использование

Для запуска программы необходимо дважды щелкнуть по иконке «SAPLogon», появиться меню, в котором пользователь должен выбрать рабочий сервер. Затем необходимо нажать кнопку с надписью «Logon». Появиться экран на котором пользователь должен указать свое имя и пароль, под которым он зарегистрирован в системе R/3. В связи с многофункциональностью системы для определенных групп пользователей созданы так называемые меню, с определенным набором выполняемых только этой группой операций. Например, меню бухгалтера по основным средствам, меню материально-ответственного лица, и т.д. Рассмотрим работу подотчетника - материально-ответственного лица по основным средствам в системе R/3.

В окне команд набрать транзакцию Zam00007, которая запускает меню материально-ответственного лица, и нажать на Enter.На дисплее появиться экран с названием «Материально-ответственное лицо ОС, НМА».

3.3.1 Поступление основного средства от структурного подразделения

Для формирования первичного документа при оприходывании основного средства, поступившего от другого структурного подразделения, пользователю необходимо выбрать «Печать актов по ОС» и пункт «Акт приемки-передачи ОС-1для ЦБПО ЭПУ».

На первом селекционном экране необходимо заполнить пустые поля.

Бизнес-сфера - код бизнес-сферы (обязательное).

Номер ТТН+№позиции - номер товаро-транспортной накладной и номер позиции (строки).

Инвентарный номер - начальный инвентарный номер(обязательное).

Количество - количество вводимых инвентарных номеров (обязательное).

Соответствие тех. условиям, Доделка, Заключение комиссии - текстовые поля.

Приказ/распоряжение - номер и дата приказа.

Председатель и члены комиссии - введите должность и ФИО членов комиссии.

Главный бухгалтер - ФИО главного бухгалтера структурного подразделения.

Основание перемещение - распоряжение на основании, которого происходит перемещение.

После заполнения всех необходимых полей нажать кнопку на панели инструментов или F8 на клавиатуре. Появится следующий селекционный экран (рис. 10) на котором необходимо заполнить следующие поля:

Наименование - наименование основного средства, выбирается из справочника наименований основных средств, при этом автоматически заполнятся поля Краткая характеристика, Подраздел ОКОФ, ОКОФ (ОКДП), Код амортизационной группы. Для этого необходимо поставить курсор в поле Наименование, после чего справа в этом поле появиться кнопка с изображением стрелочки с подчеркиванием, нажав на которую пользователь переходит к окну поиска наименования основного средства в СНОС. Для поиска необходимого наименования необходимо ввести в поле «Обозначение класса» полное наименование оприходываемого основного средства или часть наименования, после чего система выберет все наименования удовлетворяющие критериям выбора. После чего пользователь обязан выбрать подходящее наименование с соответствующими характеристиками, после чего нажать на кнопку или Enter;

Если наименование с соответствующими характеристиками отсутствует, то пользователю необходимо создать заявку на создание наименования в СНОС, а данное основное средство присвоить специальному временному наименованию.

Доп.наименование, Доп.краткая характеристика - необязательное для заполнения поля, в которых указываются характеристики для основного средства, пришедшие с транспортно-товарной накладной; Класс ОС - класс основных средств, обязательное для заполнения поле, привязан справочник; Балансовая стоимость - указать стоимость основного средства по платежному документу; Поставщик - номер структурного подразделения, которое передаёт основное средство, привязан справочник; Номер акта - номер транспортно-товарной накладной. После символа “/” указываете номер позиции в транспортно-товарной накладной; Дата акта - в этом поле нужно указать дату создания акта, указанную в ТТН; Табельный номер - в данном поле необходимо указать табельный номер материально - ответственного лица получающего в подотчет основное средство, привязан справочник; Код ИТК - укажите инженерно-технологический комплекс, на котором будет находиться данное основное средство, реализован справочник и критерии поиска; МВЗ Получателя - укажите МВЗ под отчетника; Завод - укажите завод расположения; Цех - укажите цех; Льгота по налогу на имущество - нужно указать льготу соответствующую данному основному средству; Вид оборудования - укажите соответствующий вид оборудования; Коэфф.Многосм. - коэффициент многосменности; Спец.классификация - выберите значение из справочника; Виды Использования - выберите вид использования из справочника; Подраздел ОКОФ - укажите первые две цифры ОКОФа для данного основного средства, ОКОФ(ОКДП) - выберите из правочника ОКОФ; Дата оприходывания - дата создания акта ОС-1;

Рис. 10

Код шифра нормы амортизации - укажите код шифра нормы амортизации для данного основного средства, с 01.01.2002 года вводить значения от 01 до 10, выбор только первых десяти значений в справочнике (рис. 11).

Рис. 11

После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку на панели инструментов. Появится третий экран (рис. 12), на котором по умолчанию заполнено поле Код амортизационной группы XLIN - линейное начисление от срока службы:

Рис. 12

При необходимости можно изменить: Срок эксплуатации в годах и месяцах, Начало Типовой Амортизации для области оценки 02 - Налоговый Учет; Поправочный коэффициент.

После чего нажмите - Enter.

Появится экран на котором вы можете указать заводские номера приходуемых основных средств и нажмите кнопку (рис. 13):

Рис. 13

В системе сформируется и выйдет на экран акт приемки-передачи ОС-1(рис. 14), нажмите кнопку для печати.

Рис. 14

Чтобы вернуться на первый экран нажмите на кнопку возврата .

В результате формирования акта, в системе создастся основная запись основного средства, на которое бухгалтер затем проведет стоимость на основании финансового документа, поступившего из банка. Таким образом в системе ведется первичный учет поступления основных средств на предприятии.

3.3.2 Заявка на создание наименования основного средства в СНОС

В системе R/3 для более совершенного учета все основные средства приведены к единому справочнику наименований ОС (СНОС), которым пользуются на всех подразделениях ОАО «СНГ». При поступлении нового наименования или наименования несколько отличающегося от существующих в системе какими-либо техническими характеристиками, в СНОС заносится запись этого основного средства со всеми присущими только ему характеристиками (ОКОФ, шифр норм амортизационных отчислений, срок полезного использования и т.д.).

Заявка на создание наименования основного средства в этом справочнике проходит несколько стадий - создания, подтверждения (на структурном предприятии-заявителе), утверждения (в аппарате ОАО «СНГ»), и наконец, ввода наименования в справочник.

Чтобы создать заявку, пользователю необходимо вернуться в основное меню с названием «Материально-ответственное лицо ОС, НМА и МБП в эксплуатации». После чего в поле находящемся в верхнем левом углу экрана необходимо ввести системное название программы ZAYV_ZNOS.

После чего нажать на кнопку или Enter.

На появившемся экране (рис. 15), в поле «Номер заявки» ничего не указывать и нажать на кнопку .