Первичный учёт и его значение в системе управления организацией

Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. И лично ознакомить сотрудника с графиком. В самой выписке необходимо привести перечень документов, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки выполнения работы и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Можно реализовать идею другим способом - общий совокупный график документооборота разбить на несколько более узких, создав несколько локальных актов, регулирующих порядок и сроки представления документов.

Во-первых, это общее положение об организации документооборота на предприятии.

Во-вторых, положения по документообороту отдельных операций (сроки предоставления документов в бухгалтерию, положение по согласованию и подписанию договоров, положение по торговым сделкам, операциям, и т. д.).

В-третьих, необходимо регламентировать представления документов по прочим операциям. При этом для оперативности на предприятии желательно применить электронную систему документооборота. Например, можно поступить таким образом. Сначала, в централизованную бухгалтерию, из других подразделений документы бы передавались в электронном виде, затем бы проверялись и при необходимости в них вносились бы исправления. Окончательный вариант передается уже конечно же на бумаге. Но могут быть и исключения, например документы, поступающие на предприятие извне (накладные, счета-фактуры). Они должны сразу передаваться в бухгалтерию на бумажном носителе. При этом со всеми действующими на предприятии положениями при желании может ознакомиться любой сотрудник организации, заглянув на сетевой диск организации.

Но, тем не менее, важной задачей всё же является необходимость добиться от сотрудников четкого выполнения своих обязанностей, регламентированных графиком документооборота и должностными инструкциями. В таком случае, такую проблему, как вариант, можно решить таким образом:

- работать по принципу убеждения. На предприятии с небольшим документооборотом это вполне оправданно.

- за несвоевременное представление документов в бухгалтерию предусмотреть определенные штрафные санкции. Просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Однако администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников. Например, на основании служебной записки от уполномоченного работника подразделения на имя директора.

Еще как предложение график документооборота не нужно делать частью приказа об учетной политике. Лучше внести в него фразу: "Документирование хозяйственных операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который руководитель организации утверждает отдельным приказом". Тогда график можно править так часто, как понадобится. В отличие от учетной политики, любые изменения в которой можно применять только с начала очередного года.

"Массив первичной учетной документации". Совершенствование данной подсистемы подразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие:

- внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, использование которых обязательно для всех сотрудников участвующих в процессе первичного учета. Применение унифицированных форм предупреждает возможные ошибки и нарушения. Так как в основе всей системы бухгалтерского учета лежит документирование хозяйственных операций. Через документы, которыми оформляют каждую операцию, осуществляется сплошная и непрерывная регистрация хозяйственных операций для отражения в бухгалтерском учете. Поэтому особое значение приобретают рационализация и качество первичной документации, которые наиболее полно реализуются в унифицированных формах. Унифицированные формы предназначены для оформления операций однородных, типовых, применяемых в деятельности предприятий и организаций, независимо от их вида деятельности.

- предусматривается, что на основании унифицированных форм будут разрабатываться специализированные формы первичного учета, в которых должны учитываться особенности бухгалтерского учета различных видов деятельности в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997г. N 835 "О первичных учетных документах". Необходима разработка альбома форм внутренних первичных документов и измененных унифицированных документов, утверждение руководством ООО "ПОРТАЛ" и контроль за соблюдением данного утверждения;

- издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;

- контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления внутренней и внешней первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за ее несоблюдение);

- проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

- комплектность документации (правильность оформления документов);

- сроки предоставления документации;

- ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

На стадии регистрации документов в учетных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод "служебных записок" - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

- какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;

- какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;

- какую бухгалтерскую проводку, в каком ученом регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

При использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.

Данный подход, более перспективный, так как он подразумевает безопасное использование комплексного программного пакета первичного учета, интегрированного (на уровне экспорта/импорта данных) с бухгалтерской системой. Этот вариант, позволяет выстроить в компании единую систему первичного учета, где отражена специфика предприятия, и избежать при этом постоянных доработок, связанных с изменениями в бухгалтерском пакете и несанкционированным доступом.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. Для совершенствования системы первичного учета частных предприятий, можно предложить , как вариант, еще один подход к автоматизации, включающий как первичный учет, так и модели бухгалтерского, налогового и управленческого учета, настраивающийся на основе первичного учета и позволяющий получить полностью замкнутый контур автоматизации всего учета на предприятии и в компании со всеми преимуществами такого подхода. Это возможность реализации сквозного учета снизу до верху для любых, самых сложных бизнес-процессов, характерных для систем, оперативное получение себестоимости и прибыли по товарам, клиентам, контрактам и многое другое.

Заключение

В заключении следует отметить, что первичный учёт - это самостоятельная система, требующая надлежащей организации и имеющая свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние.

Независимо от размеров и получаемых доходов все организации должны документально оформлять хозяйственные и финансовые операции, а так же вести бухгалтерский учет. Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Основная цель системы первичного учёта - это обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Объектом исследования в данной работе являлись цастные предприятия с ограниченной ответственностью (ООО). Целью создания такого вида предприятия является - получение прибыли от осуществляемой им деятельности и получение стабильного дохода в виде заработной платы наемным работникам предприятия.

Как правило, на таких предприятиях содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту товаров, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии.

Налоговый учёт выдвигает определённые требования к организации первичного учёта. Не соблюдение этих требований ведет к штрафным санкциям и занижению прибыли.

В ходе данной работы было проанализировано экономическое устройство таких видов предприятий.

Организация работы с документами на предприятии - самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности организации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

Анализ типичных ошибок и нарушений, свойственных неэффективно функционирующей системе организации первичного учёта, позволяет сделать вывод о том, что большинство нарушений невозможно исправить "незаметно", и оптимальным способом их исправления является переоформление документации или внесение исправление в первичный документ.

Лучший способ избежания ошибок и нарушений - осуществление организационных мероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности системы первичного учета. Если говорить о рекомендациях по автоматизации и оптимизации первичного учета и документооборота частных предприятий с ограниченной ответственностью, то тут можно отметить необходимость:

- оптимизации документооборота между бухгалтерией и другими отделами организаций;

- фиксирования типовых (унифицированных) форм документов по отдельным разделам учета, которые соответствуют специфике деятельности организации;

Самым главным преобразованием в организации таких предприятий должно стать создание графика документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа. Необходим график документооборота, который предусматривал бы :

- оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизации учётных работ;

- издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;

- контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации;

проверку службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации;

- проверку службами внутреннего контроля правильности оформления внешней документации;

- комплектность документации (правильность оформления документов), точных сроков предоставления документации;

- ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации;

- организацию сетевого диска, на котором будут размещены выписки из графика документооборота и должностных инструкций, для постоянного ознакомления сотрудников организации.

В результате проведенной работы, следует отметить, что изначально поставленную цель можно считать достигнутой, то есть задачи, которые необходимо было решить в процессе выполнения данной работы , решены - на примере частных предприятий с ограниченной ответственностью. Изучен документооборот и система первичного бухгалтерского учета исследуемой организации, выявление недостатков и преимуществ данной системы, разработка практически применимых рекомендаций по совершенствованию системы первичного учета и документооборота.

- изучен процесс организации работы бухгалтерской службы на частных предприятиях с ограниченной ответственностью

- изучена методика организации документооборота частных предприятий;

-по результатам исследования системы первичного учета и документооборота и на основании полученных данных были даны рекомендации по исправлению выявленных несоответствий.

Размещено на Allbest.ru