Первичный учёт и его значение в системе управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

"Комсомольский - на - Амуре государственный технический университет"

Факультет Компьютерных Технологий

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовому проекту

По дисциплине: "Бухгалтерский учёт"

Первичный учёт и его значение в системе управления организацией

Студентка группы 2-ЭБ-1

И.В.Бондаренко

2013



Содержание

• Глава 1. Теоретическое положение первичного учета
• 1.1 Первичный учет и его составляющие
• 1.2 Определение и классификация первичных документов
• 1.3 Формы первичных документов
• Глава 2. Осуществление документооборота в бухгалтерском учёте
• 2.1 Система документооброта в бухгалтерском учёте
• 2.2 Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности
• Глава 3. Рекомендации по автоматизации частных предприятий с ограниченной ответственностью
• 3.1 Организационно - экономическое устройство частных предприятий с ограниченной ответственностью
• 3.2 Анализ и оценка системы первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью.
• 3.3 Рекомендации по автоматизации и оптимизации первичного учета и документооборота частных предприятий с ограниченной ответственностью

Заключение

первичный учет документооборот автоматизация



Введение

Основой благополучия любого предприятия является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры и рода деятельности. Основной целью бухгалтерского учёта является обеспечение аналитиков и экономистов информацией необходимой для постановки нужной задачи и решения проблемы. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли и т.д. От распределения и использования этих ресурсов зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, уровень жизни, и то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Поэтому, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любого предприятия.

Первичный учет является базой бухгалтерского учета. Результаты анализа состояния первичного учета на 70-80 % можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

Необходимость планирования, надлежащего учета и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления.

Таким образом, организация первичного учета является в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения в любой организации.

Целью данной работы является отображение первичного учёта как самостоятельной, требующей исследования системы, а так же необходимость проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на примере частных предприятий с ограниченной ответственностью.

Основными задачами являются:

раскрытие структуры системы организации первичного учёта и цель её функционирования, а также функции и задачи входящих элементов;

рассмотрение понятий и классификаций документов, требований к их оформлению;

рассмотрение организации первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью;

систематизирование типичных ошибок, свойственных организации и ведению первичного учёта на различных участках хозяйственной деятельности предприятий;

предложение рекомендации по автоматизации частных предприятий с ограниченной ответственностью.



Глава 1. Теоретическое положение первичного учета

1.1 Первичный учет и его составляющие

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации.

Его объектами являются:

- заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов;

- затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства;

- объем выпуска продукции. То есть ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п. Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Документ - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Первичный бухгалтерский документ -- это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

- наименование -- финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;

- название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия, и соответствующих атрибутов, хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;

- дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;

- содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;

- измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;

подписи ответственных лиц -- директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники. Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки). В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно. В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

1.2 Определение и классификация первичных документов

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость. В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления. Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

- предварительная работа перед составлением первичных документов;

- составление первичных документов;

- утверждение первичных документов;

- работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь. После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей. Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет -- в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках -- картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

1.3 Формы первичных документов

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные. Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей. К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

- назначению;

- порядку формирования;

- способу использования;

- статусу в системе информационного обеспечения;

- месту составления;

- количеству учетных операций;

- оформлению однородных операций;

- способу заполнения.

Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

- наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной операции,

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

- личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных законодательных положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах"возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

По учету кадров. Например:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

N Т-2 "Личная карточка работника";

N Т-3 "Штатное расписание";

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

N Т-7 "График отпусков".

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени";

N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";

N Т-51 "Расчетная ведомость";

N Т-53 "Платежная ведомость";

N Т-54 "Лицевой счет";

N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Например:

N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ";

N КС-6а "Журнал учета выполненных работ".

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Например:

N МХ-1 "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение";

N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение".

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:

N КР-7 "Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию".

По учету операций в общественном питании. Например:

N ОП-1 "Калькуляционная карточка";

N ОП-2 "План-меню".

По учету кассовых операций. Например:

N КО-1 "Приходный кассовый ордер";

N КО-2 "Расходный кассовый ордер";

N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

N КО-4 "Кассовая книга".

По учету результатов инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов".

По учету работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана";

N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины".

По учету работ в автомобильном транспорте: Например:

N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";

N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";

N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

По учету основных средств. Например:

N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";

N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств".

По учету материалов. Например:

N М-2 "Доверенность";

N М-4 "Приходный ордер";

N М-7 "Акт о приемке материалов";

N М-11 "Требование-накладная";

N М-17 "Карточка учета материалов".

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

N МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов".

По учету работ в капитальном строительстве. Например:

N КС-6 "Общий журнал работ".



Глава 2. Осуществление документооборота в бухгалтерском учёте

2.1 Система документооброта в бухгалтерском учёте

Документооборот - это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний.

Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя.

Второй состоит из исходящих документов -- в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2. 1). В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Рисунок. 2.1. Документооборот предприятия

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

- составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

- передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

- проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

- обработка документа в бухгалтерии:

* таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

* группировка -- подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

* котировка -- указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

- сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона "О бухгалтерском учёте" установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

2.2 Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности

Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

- все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;

- поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);

- первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);

- в зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету;

- за достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;

- в документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами;

- записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

- в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

- в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Согласно пункту 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. указания Банка России от 3 марта 2003 г. N 1256-У), в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

N 0401060 - платежное поручение;

N 0401063 - аккредитив;

N 0401061 - платежное требование;

N 0401071 - инкассовое поручение;

N 0401066 - платежный ордер;

N 0401065 - реестр счетов;

N 0401014 - реестр переданных на инкассо расчетных документов;

N 0401004 - заявление об акцепте, отказе от акцепта.



Глава 3. Рекомендации по автоматизации частных предприятий с ограниченной ответственностью

3.1 Организационно - экономическое устройство частных предприятий с ограниченной ответственностью

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) -- юридическое лицо, учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на определенные доли (размер которых устанавливается учредительными документами). Участники ООО несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов. После внесения существенных изменений в законодательство об обществах с ограниченной ответственностью, с 01 июля 2009 года единственным учредительным документом общества является его устав, в котором указываются размер уставного капитала, адрес и наименование общества, порядок перехода долей и другие обязательный условия. В настоящий момент времени, продажа доли в уставном капитале общества, в случае если в уставе уже отсутствуют сведения об участниках и их долях, не влечет необходимости регистрации изменений в уставе общества.

Предприятие с ограниченной ответственностью должно быть создано в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.1998 N 14-ФЗ. В своей деятельности предприятие должно руководствоваться Законами той страны, где оно создаётся, нормативными актами РФ, действующими только на территории РФ. Предприятия такого вида несет самостоятельную ответственность за нарушение законодательства по налогообложению, пенсионного, статистического и другого действующего законодательства РФ. Управление предприятием осуществляется в соответствии с Уставом на основе принципов самоуправления трудового коллектива генеральным директором, исполнительным директором, главным бухгалтером. Генеральный директор осуществляет руководство текущей деятельностью предприятия на основе компетенции и прав, определенных Уставом, решениями предприятия, совета директоров. Общество с ограниченной ответственностью создается с целью получения прибыли и может заниматься любой деятельностью. Предприятие имеет собственные ресурсы:

- трудовые (работники предприятия);

- капитал (уставной капитал, сформированный из взносов учредителей и основные фонды); - информацию о потребностях потребителей, конкуренции на рынке идентичных товаров.

Цели создания предприятия с ограниченной ответственностью можно условно разделить на внутренние и внешние.

К внутренним целям предприятия следует отнести:

- получение прибыли от осуществляемой предприятием деятельности (что в первую очередь подразумевает получение доходов учредителями предприятия);

- получение стабильного дохода в виде заработной платы наемным работникам предприятия.

Ко внешним целям относятся:

- занять нишу между производителями и потребителями;

- обеспечить потребителя качественной продукцией.

Сфера проводимых маркетинговых исследований:

- потребительский рынок производимой или продаваемой продукции.

Для выполнения возложенных задач и деятельности грамотно сложенные предприятия с ограниченной ответственностью:

- изучают и определяют на территории деятельности потребность потребителей в производимой или продаваемой продукции;

- составляют с посредническими организациями договора на поставку продукции;

- разрабатывают и осуществляют мероприятия по совершенствованию организации торговли продукцией;

- определяют ассортиментную политику на основании маркетинговых исследований;

- осуществляют бухгалтерский учет и статистическую отчетность, проводят мероприятия, направленные на дальнейшее упрощение и совершенствование учета с внедрением средств вычислительной техники;

- проводят работу по подбору, обучению и повышению квалификации работников и служащих;

- обеспечивают решение вопросов организации труда, режима труда и отдыха, питания на предприятии, социального развития коллектива.

3.2 Анализ и оценка системы первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью

В этом пункте я проанализирую политику ведения первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью, которая применяется большинством частных лиц, и сделаю вывод о полноценности и эффективности такой организации системы документооборота.

Для оформления фактов хозяйственной деятельности предприятие применяет типовые формы первичных учетных документов, установленные Государственным комитетом РФ по статистике, Минфином РФ и другими уполномоченными органами. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются предприятием самостоятельно с учетом требований ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные документы системы бухгалтерского учета, которые непосредственно связаны с деятельностью частной организации с ограниченной ответственностью, можно поделить на четыре группы:

- распорядительные (распоряжения руководителя предприятия

и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций);

- исполнительные (приходные ордера материалов; акты

приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции);

- комбинированные (приходные и расходные кассовые ордера;

расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др.);

- документы бухгалтерского оформления.

Если предприятие с ограниченной ответственностью получает товар от заводов-изготовителей по договорам поставки, то по результатам приемки товара на склад организации установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.)(Приложение 1) накладывается штамп предприятия. При оприходовании товара, имеющего количественные и качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, организация составляет акт "об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей", который является основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании. Акты о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41 "Товары".

Если организация получает товары по месту нахождения поставщика, делает возврат продукции из торговой точки или получает денежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет получать их выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работающим в организации, не допускается. Для доверенности предусмотрен типовой бланк по форме №М-2 (утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71а).

На предприятии отпуск (продажа) товаров должен отпускается по товарной накладной, которая составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, и является основанием для списания подотчета материально ответственного лица, а второй передается покупателю, возврат товара осуществляется путем оприходования возвратной товарной накладной.

Унифицированная форма № ТОРГ-16 в организации применяется как "Акт о списании товаров", применяющийся при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной директором предприятия.

Журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18) применяется для учета движения остатков товаров на складе, ведется менеджером по складам по наименованиям, сортам и количеству. Товарный отчет составляется в двух экземплярах на основании приходных и расходных документов.

Заказ (форма № ТОРГ-26) применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу на конкретное время и дату. Подписывается лицами, ответственными за прием, отбор, комплектацию, исполнение заказа. Для учета выполнения заказов покупателей организацией ведется Журнал учета выполнения заказов покупателей (форма № ТОРГ-27).

Сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31) применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию для внесения данных в программу "1С: Предприятие", а второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

На предприятии должно быть предусмотрено оформление первичных документов налогового учета, который предусматривает дополнительное к бухгалтерскому учету первичное документирование:

- счета-фактуры - как для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость;

- налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц - как для налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц);

- карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) - как для налогоплательщиков единого социального налога и плательщиков страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;

- справки бухгалтера - как для налогоплательщиков налога на прибыль организации.

Рассмотрим первичные учетные документы по расчетам с подотчетными лицами частного предприятия с ограниченной ответственностью.

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдаются денежные средства в бухгалтерии для покрытия предстоящих расходов. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет, который может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителе. Оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерией производится списание подотчетных сумм.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в бухгалтерию организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Существует перечень первичных документов используемых на предприятии при осуществлении хозяйственных и представительских расходов.

Путевой лист, который является основным первичным учетным документом, определяющим показатели для учета работы автомобиля и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности. Путевой лист выдается водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы.

Рассмотрим первичные учетные документы по возможным банковским операциям частного предприятия с ограниченной ответственностью.

Через расчетный счет в банке осуществляется абсолютное большинство расчетных операций предприятия. Безналичные денежные расчеты организация осуществляет в основном с помощью платежного поручения, платежного требования, чека. Предприятие ведет учет платежных поручений в журнале регистрации платежных поручений, разработанном самостоятельно. За каждый операционный день, в котором банком были произведены операции со счетом организации, банк выдает выписку с расчетного счета (Приложение 21), которая дает достоверную информацию о состоянии счета и движении средств на расчетном счете.

Кассовые операции предприятия производятся бухгалтером-кассиром, который использует унифицированные формы первичных документов, которые приведены в таблице 3.2 , утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88.



Таблица 3.2 Первичные документы по кассовым операциям частного предприятия с ограниченной ответственностью

Наименование формы	№ формы
Приходный кассовый ордер	КО-1
Расходный кассовый ордер	КО-2
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов	КО-3
Кассовая книга	КО-4
Книга учета принятых и выданных бухгалтером денежных средств	КО-5

При документальном оформлении кассовых операций бухгалтер-кассир организации придерживаться следующих требований:

- не допускает применение бланков по устаревшим и произвольным формам;

- производит записи в первичных документах чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;

- контролирует подчеркивание свободных строк в документах;

- контролирует присутствие даты записи на первичных документах, в учетном регистре прошедших обработку, и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;

- все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки "Получено" ("Оплачено") с указанием даты (число, месяц, год).

При поступлении денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером (унифицированная форма №КО-1), который выписывается в одном экземпляре бухгалтером-кассиром. Выдача денежных средств из кассы организации производится по расходному кассовому ордеру (форма №КО-2) Расходный кассовый ордер (РКО) выписывается в одном экземпляре бухгалтером-кассиром, подписывается руководитель организации и главным бухгалтером и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов, другая для расходных.

Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе организации применяется кассовая книга (формы №КО-4), которая ведется автоматизированным способом. Листы кассовой книги формируются параллельно "Отчету кассира", как - "Вкладной лист кассовой книги". Нумерация книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Во вкладном листе кассовой книги, последним, за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

В течение года листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителей и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

По полученным данным о проведения политики первичной документации на предприятиях с ограниченной ответственностью можно сделать вывод о том, что в подобных организациях функционирует система документооборота, в которой не организован порядок хранения документов. В основном все первичные документы имеют унифицированные формы. Самостоятельно разработанных форм большинство организаций практически не имеет. Кроме этого необходим графика документооборота и альбома форм первичных документов разработанных для внутренней отчетности. Тем не менее, все производимые операции на предприятии с политикой первичного учёта такого вида имеют документальную обоснованность.

Таким образом, система первичного учета и документооборот на таких предприятиях показывает, что постановка аналитической работы функционирования данной системы находится не на должном уровне, что позволило определить основные направления по оптимизации первичного учета и документооборота.

3.3 Рекомендации по автоматизации и оптимизации первичного учета и документооборота частных предприятий с ограниченной ответственностью

Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все операции предприятия были документально подтверждены. Между тем с подтверждением операций нередко возникают проблемы. Это происходит, потому что документы поступают в бухгалтерию с погрешностями, ошибками, составленными не по той форме, с опозданием или вообще не доходят до работников бухгалтерии.

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, на предприятиях с ограниченной ответственностью необходимо оптимизировать документооборот между бухгалтерией и другими отделами организации.

Выполняя курсовую работу, я пришла к выводу, что правильная организация документооборота является неотъемлемым условием успешной работы бухгалтерской службы. При плохо поставленном документообороте, а тем более отсутствии графика документооборота, теряется ответственность подотчетных работников, идет несвоевременное предоставление отчетных данных руководящему звену и, как следствие, руководство несвоевременно реагирует на происходящие изменения, а так же точное соблюдение графика документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

В случае, если единой схемы организации документооборота для предприятия не существует, необходимо её разработать.

На предприятии необходимо оптимизировать документооборот с составления графика, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации работ. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. Необходимо разработать примерный график документооборота. При этом работу по составлению графика документооборота должен организовать главный бухгалтер, а руководитель предприятия должен его утвердить своим приказом.

Разрабатывая структуру графика документооборота необходимо руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105, который действует по настоящее время.

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота, четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Кроме этого, должна быть возможность формирования этих документов в электронном виде, а также устанавливания общего порядка организации документооборота на предприятии.