Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1 СКЛАДАННЯ ТА АНЛІЗ УСТАНОВЧИХ ТА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА

1.1 Статут як установчі документи

1.2 Розроблення інструкції з діловодства

1.3 Розроблення інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю

1.4 Складання фірмового бланку підприємства

1.5 Розрахунок чисельності персоналу

РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ

2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства

2.2 Раціоналізація документообігу на підприємстві

2.3 Оформлення журналів реєстрації документів

2.4 Розроблення номенклатури справ

2.5 Формування справ

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ

ВСТУП

Актуальність курсової роботи. Людина, яка хоче відкрити нове підприємство, повинна знати особливості організації діловодства на новоствореному підприємстві. Цим обумовлена актуальність обраної теми курсової роботи «Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві».

Мета і завдання роботи. Мета - ознайомитися зі складом установчих та нормативно-методичних документів підприємства (статут, договір, інструкція, номенклатура справ), дізнатися про порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві.

Завдання курсової роботи:

ознайомитися з документами, на підставі яких створюється підприємство;

висвітлити методологію і методику раціоналізації діловодства;

описати прийоми раціоналізації документообігу на підприємстві, оформлення журналів реєстрації документів, розроблення інструкції з діловодства, розроблення номенклатури справ, формування справ.

Методи дослідження. При дослідженні теми курсової роботи були використані такі методи наукового дослідження:

аналіз і синтез літератури та законодавчих документів;

описовий метод;

метод узагальнення матеріалу;

метод спостереження за діяльністю працівників служби діловодства.

Практичне значення курсової роботи:

Розглянута тема курсової роботи може бути використана в майбутньому.

У роботі викладена докладно інформація про оформлення справ, розроблення номенклатури справ, розроблення інструкції з діловодства, складання фірмового бланку підприємства.

РОЗДІЛ 1. СКЛАДАННЯ УСТАНОВЧИХ ТА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА

1.1 Статут та договір як установчі документи

Нормативно-правовим актом, яким оформлюється створення нового підприємства будь-якої форми власності та визначаються її структура, функції, правовий статус, відносини з іншими підприємствами, є статут.

Статут підприємства затверджується організацією вищого рівня, як правило, - власником майна. Після затвердження Статут згідно із законодавством підлягає обов'язковій реєстрації у відповідному органі державної влади, де підприємству видається свідоцтво про державну реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Так, для товариств з обмеженою відповідальністю, приватних і малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, зазначеної у Статуті. Тільки після зареєстрування новоутворене підприємство може розпочинати свою діяльність.

Статути бувають типові та індивідуальні. Типовий статут розробляють для системи однотипних підприємств. Індивідуальний статут для конкретного підприємства складають, як правило, на основі типового.

Статут друкують на чистих аркушах паперу формату А4. Оформлення Статуту має певну специфіку.

На його титульній сторінці оформлюють такі реквізити:

запис про державну реєстрацію (у лівому верхньому куті);

гриф затвердження (у правому верхньому куті);

назва виду документа, до якої входить назва підприємства (у центрі сторінки);

місце та рік складання або видання (над межею нижнього берега, посередині).

На титульній сторінці Статуту ставлять відбитки печаток і штампів відповідних установ (місцевого органу державної влади, пенсійного фонду, податкової інспекції, управління статистики тощо).

На наступних аркушах оформлюють текст Статуту.

Зміст Статуту має бути викладено чітко і зрозуміло, його текст поділяють на розділи, які нумерують арабськими цифрами. За необхідності великі складні розділи поділяються на підрозділи, пункти, підпункти.

Текст Статуту може мати такі основні розділи:

Загальні положення.

Мета та предмет діяльності підприємства.

Юридичний статус підприємства.

Органи управління підприємства.

Трудовий колектив.

Майно підприємства.

Фонди підприємства.

Облік та фінансова звітність.

Розподіл прибутків і відшкодування збитків.

Зовнішньоекономічна діяльність.

Реорганізація та припинення діяльності підприємства.

Внесення змін та доповнень до Статуту.

Проект Статуту готує юридична служба, а не служба діловодства, тому ми не будемо детально зупинятися на складанні тексту. Після остаточного оформлення Статуту всі його аркуші прошивають і скріплюють печаткою. Один примірник Статуту разом з іншими установчими документами, згрупованими в окрему справу, зберігається в організаційному відділі підприємства.

1.2 Розроблення інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства - це правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльності підприємства (далі - Інструкція) [2; C.9].

Інструкція належить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Вона розробляється службою діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі - Примірна інструкція), примірних чи типових інструкціях для групи підприємств (наприклад, в одній галузі виробництва). ДСТУ на організаційно-розпорядчу документацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи з урахування специфіки діяльності конкретного підприємства.

Основне завдання Примірної інструкції, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії підприємств (певного відомства, галузі), - дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства. Індивідуальна інструкція після підписання її першим керівником підприємства вважається локальним нормативно-правовим актом.

Основними розділами Інструкції можуть бути такі:

Загальні положення.

Склад документів організації.

Підготовка службових документів.

Загальні вимоги.

Бланки офіційних документів підприємства.

Вимоги до оформлення реквізитів.

Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.

Оформлення окремих видів документів.

Наказ.

Розпорядження.

Протокол засідання.

Службовий лист.

Акт (або інші документи залежно від специфіки діяльності підприємства).

Порядок погодження документів.

Порядок підписання документів.

Організація документообігу.

Приймання, обробка та обіг вхідних і внутрішніх документів.

Реєстрація й облік документів, створення інформаційно-пошукових систем.

Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

Організація контролю за виконанням документів.

Робота виконавців із документами.

Організація документів у діловодстві.

Порядок зберігання документів.

Складання і ведення номенклатур справ.

Формування справ.

Оформлення справ.

Оперативне зберігання документів.

Передання справ на зберігання в архів.

Ксерокопіювання і тиражування документів.

Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів.

Використання факсимільного зв`язку, електронної пошти та інших засобів електронного обміну інформацією.

Ця структура Інструкції має примірний характер. Її можна доповнювати й іншими розділами, наприклад: «Документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.)»; «Оформлення листування з іноземними партнерами, використання електронної пошти, електронного обміну інформацією спеціалізованими програмним забезпеченням» та ін. (залежно від специфіки діяльності підприємства, його структури, порядку обігу документів, наявності відокремлених ділянок роботи, застосованих технічних засобів тощо).

Інструкція може складається з таких розділів.

Розділ «Загальні положення» має важливе правове значення і у ньому встановлюють призначення інструкції; підстави її розроблення; відповідальність працівників за організацію діловодства; загальні принципи роботи з документами. У розділі «Загальні положення» також подають перелік чинних нормативно-методичних документів, на основі яких розроблено Інструкцію, на які системи документації вона поширюється, хто відповідає за стан та удосконалення діловодства в організації, здійснює організаційно-методичне керівництво і контролює роботу з документами. Також у цьому розділі визначають порядок упровадження Інструкції, внесення до неї змін і доповнень.

Розділом «Склад документів організації» фіксують системи, номінали, види номіналів документів, якими користуються в цій організації. Документування управлінської інформації є невід`ємною складовою процесів управління будь-якого підприємства.

Розділ «Підготовка службових документів» має базуватися на загальних засадах створювання уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів, зафіксованих ДСТУ 4163-2003, зокрема оформлення реквізитів документів, моделювання бланків підприємства, документів тощо з обов`язковим поданням конкретних прикладів, зразків бланків, визначенням порядку їх застосування.

Розділом «Організація документообігу» визначають загальні засади організації документообігу підприємства, констатують категорію підприємства залежно від обсягу документообігу, визначають форму організації діловодства (централізована, децентралізована, змішана), порядок реєстрації і обліку документів, створення інформаційно-пошукових систем. Для вихідних і внутрішніх документів визначають основні етапи руху документів, повноваження працівників організації з їх погодження і підписання, порядок доведення документів до виконавців, правила надсилання документів залежно від способу передавання каналами зв`язку: пошта, факс, телеграф, електронна пошта тощо.

Додатком до розділу «Організація документообігу» може бути графік документообігу підприємства. Він дасть змогу простежити «життєвий цикл» документа: від його створення чи одержання до виконання або надсилання.

У розділі Інструкції «Інформаційно-пошукові системи підприємства» повинні бути надані реєстраційні форми (книги, журнали, картки, автоматизований облік документів). Обумовлювати порядок реєстрації та індексації документів слід у межах їх груп. Можна в цьому розділі приділити особливу увагу особливостям реєстрації й пошуку вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

У розділі «Організація контролю за виконанням документів» закріплюють порядок взяття документа на контроль, організацію контролю, визначають порядок зняття документа з контролю, критерії та конкретні показники виконавчої дисципліни. Також у розділі можна встановити засоби впливу (або покарання) на осіб, що порушують терміни створення документа.

Розділ «Робота виконавців з документами» передбачає урегулювання питань роботи тих, хто створює (готує) документи, з цими паперами або їх електронними версіями. Зокрема, певного урегулювання потребує порядок передавання документів на виконання; система інформування про перебіг виконання документа (обов'язково слід унормовувати термін, упродовж якого виконавець зобов'язаний передати виконаний документ до місця формування справи).

Порядок зберігання документів, систематизації документів відповідно до створеної на підприємстві номенклатури справ, порядок формування документів у справи, правила формування заголовків (назв) справ, оформлення справ, оперативне зберігання документів у поточному діловодстві, умови й порядок вилучення, у разі потреби, окремих документів і справ, а також передавання справ на зберігання в архів можуть бути врегульовані в одному чи різних розділах.

Розділи Інструкції можуть мати додатки, в яких буде врегульовано технології тиражування та множення документів, зберігання, обліку і використання бланків, печаток, штампів. Обов'язково такий додаток повинен містити перелік документів, на яких ставиться відбиток гербової (прирівняної до гербової) печатки.

Локальні нормативно-методичні документи встановлюють єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання й зберігання документів. Основною вимогою, яка висувається до таких документів, є те, що вони не повинні суперечити чинним нормам стандартизації та уніфікації у сфері інформації та документації.

1.3 Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю

Конфіденційне діловодство - це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.

Конфіденційне діловодство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом та втратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сфери діяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального (відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.

До організаційно-технологіних особливостей конфіденційного діловодства належать:

жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;

облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;

реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;

фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;

проведення систематичних перевірок наявності документів;

дозвільна система допуску до документів і справ;

суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;

персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними [6; C. 9].

Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі - Інструкція).

Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі - КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.

При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року № 25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.

Усі працівники, які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені з правилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, а також у разі внесення до неї змін або доповнень.

Інструкція може складатися з таких розділів:

Загальні положення.

Перелік відомостей, що становлять КТ.

Підготовка службових документів, що містять КТ.

Порядок роботи з документами, що містять КТ, на електронних носіях.

Прийняття і облік документів, що містять КТ.

Розмноження і розсилання (відправлення) документів.

Формування справ виконаних документів.

Відбір документів для зберігання і знищення.

Забезпечення збереження документів. Перевірка їх наявності.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.

До Інструкції можуть додаватися численні додатки, як то:

Акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті);

Журнал обліку документів та видань з грифом «КТ»;

Картка обліку документів та видань з грифом «КТ»;

Журнал обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;

Картка обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;

Журнал обліку та розподіл видань з грифом «КТ»;

Картка обліку справ і видань, що містять гриф «КТ»;

Опис справ постійного зберігання;

Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню;

Акт перевірки наявності та стану документів і справ;

Журнал обліку бланків тощо.

Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом можуть урегульовуватися окремою інструкцією або ж долучатися до цієї. У такому разі окремими розділами Інструкції можуть бути:

Підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання;

Складання і оформлення описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

Оформлення справ з обмеженим доступом;

Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання;

Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах.

1.4 Складання фірмового бланку підприємства

Кожне нове підприємство прагне створити свій унікальний імідж, якимсь чином виділитися серед сотень конкурентів. Складові іміджу підприємства - логотип і девіз, дизайн реклами, фірмові ручки, пакети, теки і, звичайно ж, певний стиль оформлення ділової документації, так звані фірмові бланки, що надають вихідним документам презентабельний вигляду. Створити фірмовий бланк документа нескладно.

Зазвичай у фірмовий бланк підприємства, окрім елементів дизайну, додають ті реквізити, які зустрічаються в більшій частині однотипних документів. Це, в першу чергу, логотип (зображення емблеми організації або товарного знаку), назва компанії і додаткова інформація про неї (адреса, телефон, номер банківського рахунку та ін.).

Створимо фірмовий бланк вигаданої підприємства «Будсервіс». Цей бланк у верхній частині містить логотип, назву підприємства і додаткову інформацію про неї, а в нижній - девіз компанії.

При створень бланка виконаємо такі операції в Microsoft Word:

1. Створити новий шаблон документа:

Виконати команду Файл > Створити, потім:

на панелі управління Створення документа, що відкрилося в правій частині вікна Microsoft Word, вибираємо пункт Загальні шаблони;

у діалоговому вікні Шаблони на закладці Загальні виділяємо Новий документ;

у правій частині діалогового вікна вибираємо опцію Шаблон і натискаємо кнопку ОК.

2. Задати параметри сторінки:

Виконуємо команду Файл > Параметри сторінки і вибрати формат паперу А-4, потім на закладці Поля вибрати величину полів згідно ДСТУ 4361-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів верхнє, нижнє і ліве поля документа - 2 см, а праве - 1,5 см.

Універсальний фірмовий бланк можна використовувати як для односторінкових, так і для багатосторінкових документів. Докладну інформацію про підприємство (адреса, телефон і т. п.) розмістимо тільки на першій сторінці документа, а для всієї решти сторінок створимо спрощений варіант бланка, який міститиме тільки назву підприємства і логотип. Для цього необхідно перемкнутися на закладку Джерело паперу діалогового вікна Параметри сторінки (меню Файл) і включити опцію Розрізняти колонтитули першої сторінки, також перевірити відстані від колонтитулів до краю сторінки (не повинні перевищувати 1,25 см).

3. Додати в шаблон елементи фірмового бланка:

Зробимо доступними ділянки колонтитулів документа. Для цього необхідно виконати команди Вигляд > Колонтитули.

Використовуючи найзручніший спосіб розміщення реквізитів документа, які будуть включені у фірмовий бланк, - застосувати «приховану» таблицю. У ділянку верхнього колонтитулу вставити таблицю, що складається з трьох стовпців і двох рядків. Для цього виконаємо команди Таблиця > Вставити > Таблиця і задамо кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Об'єднаємо деякі ячейки, щоб надати таблиці потрібну форму для розміщення елементів бланка. Це можна зробити різними способами. Наприклад, натиснути на кнопку Об'єднати ячейки на панелі інструментів Таблиці і межі.

При роботі з таблицями дуже зручно використовувати цю панель інструментів. Щоб відобразити її на екрані, виконаємо команди меню Вигляд > Панелі інструментів > Таблиці і межі. А перш ніж об'єднувати ячейки, необхідно їх виділити.

У першому елементі таблиці розмістимо логотип підприємства. Для цього виконаємо команди меню Вставка > Малюнок > З файлу, відкрити диск і теку, в якій зберігається графічний файл з логотипом, виділимо його і натиснемо кнопку Вставити.

При необхідності можна зрадити розмір доданого малюнка. Для цього потрібно клацнути на ньому мишею і «перетягнути» один з кутових маркерів виділення на рамці навколо малюнка.

Змінимо розмір елементу таблиці, в якій знаходиться логотип, підігнавши його під розмір малюнка. Для цього потрібно «перетягнути» межу осередку за допомогою миші.

Тепер набираємо назву компанії, адресу і банківські реквізити в решті елементів таблиці, а також змінюємо шрифт і вирівнюємо текст. На панелі інструментів Таблиці і межі є група кнопок, що відповідають за вирівнювання даних усередині елементів таблиці, а також вид вирівнювання для виділених елементів таблиці.

Далі зробимо таблицю «невидимою», тобто відключимо в таблиці всі межі, окрім нижньої. Це створить враження візуальної межі між елементами бланка і основним документом. Для цього: виділимо всю таблицю і виконаємо команди меню Формат > Межі і заливка; на закладці Межа вибираємо потрібний тип лінії; клацнути мишею на зразку (у правій частині вікна Межі і заливка) на тих лініях, які хочемо прибрати, тим самим відключаючи їх; залишимо тільки нижню лінію.

З верхнім колонтитулом закінчили.

Тепер додамо текст у нижній колонтитул і відформатуємо його. Щоб зробити «наочною» лінію над нижнім колонтитулом, необхідно виділити текст у ньому, а потім ще раз виконати команди Формат > Межі і заливка. Повторимо ті самі дії, що і для таблиці, тільки тепер залишимо верхню межу.

Усі елементи додані для першої сторінки фірмового бланка. Щоб вийти з ділянки колонтитулу, необхідно двічі клацнути в порожньому місці документа поза колонтитулом. Ми побачимо, що всі додані елементи забарвилися в світло-сірий колір. Це свідчить про те, що елементи знаходяться у колонтитулах. Якщо виконати попередній перегляд перед друком (кнопка Попередній перегляд) на панелі інструментів Стандартна, побачимо, що створений бланк на папері виглядатиме нормально.

Перейдемо до створення бланка другої сторінки. По-перше, додамо ще одну порожню сторінку документа. Для цього поставимо курсор введення в порожній рядок документа і натиснемо комбінацію клавіш Ctrl+Enter. Оскільки при завданні параметрів сторінки ми включили опцію Розрізняти колонтитул першої сторінки, то ми побачимо, що на доданій сторінці колонтитули будуть порожні. Далі залишилося скопіювати зміст колонтитулів першої сторінки на другу і трохи відредагувати їх. Для цього:

дважди клацнемо мишью у ділянці верхнього колонтитулу на першій сторінці;

виділимо таблицю;

клацнемо на виділеній таблиці правою кнопкою миші і виберемо команду Копіювати;

клацнемо правою кнопкою миші у області верхнього колонтитулу на другій сторінці і виберемо команду Вставити;

виділимо елементи таблиці, що містять інформацію про компанію, і видалимо цей рядок таблиці: Таблиця > Видалити рядки;

аналогічним чином скопіюємо нижній колонтитул.

Ми закінчили роботу над шаблоном фірмового бланка.

4. Зберігаємо шаблон фірмового бланка

При збереженні шаблонів слід враховувати декілька особливостей.

Виконуємо команди Файл > Зберегти, Word зберігає файл не в папці Мої документи, як завжди, а в спеціальній папці Шаблони. Щоб дізнатися, де знаходиться ця папка у комп'ютері, натисніть кнопку списку в полі Папка діалогового вікна Збереження документа. Можна зберегти шаблон у будь-якій іншій папці, але при створенні документа він був показаний у вікні Створення документа, його потрібно зберегти саме у пропонованою програмою папці Шаблони.

У полі Ім'я документа надрукуємо назву фірмовий бланк. У полі Тип файлу вказаний рядок Шаблон документа (^*.dot). Усі шаблони мають розширення *.dot. Натискаємо кнопку Зберегти.

1.5 Розрахунок чисельності персон

На підставі пункту 3 статті 64 Господарського кодексу України (далі - ГК) підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.

При визначенні підприємством, яке створилося чисельності необхідних працівників або відповідних фахівців враховуються виробничий і технологічний цикли (де є виробництво), виконувані роботи або послуги, що надаються, з урахуванням перспектив розвитку підприємства, чисельність найнятих працівників, а також цілі і завдання, що стоять перед підприємством. Виходячи з цього, власник або уповноважений ним орган самостійно або спільно з відділом праці і заробітної платні (ВПіЗ), якщо такий є в організаційній структурі управління підприємством, розраховує необхідну кількість фахівців для ефективного і якісного виконання поставлених завдань. Багато підприємств, де немає ВПіЗ, досягають ефективної чисельності найнятих працівників шляхом проб і помилок.

В Україні діють Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів (далі - нормативи), затверджені наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 18 грудня 2003 року № 341 (далі - Наказ № 341). Дані нормативи передбачені для фахівців кадрової служби, які виконують роботи не тільки з обліку кадрів, але і зайняті підбором кадрів, розстановкою і підвищенням їх кваліфікації (перепідготовкою) працівників. Міжгалузеві нормативи передбачені для визначення чисельності працівників відділу кадрів або іншої кадрової служби, тому їх рекомендується враховувати при складанні штатного розпису підприємства.

Указані нормативи розрахунку чисельності містять підготовчо-завершальний час, час на обслуговування робочого місця, час відпочинку і на особисті потреби, включаючи фізичні паузи, в обсязі 10 % від оперативного часу. Наведені норми встановлені на виконання робіт одним працівником у людино-годинах для виконання одиниці об'єму робіт (один звіт, одна заявка, одна відомість, одна вакансія та ін.). Якщо на підприємстві необхідно провести розрахунок кількості працівників відділу кадрів, зайнятих тільки обліком кадрів, роботодавець може самостійно визначити чисельність працівників кадрової служби. Таке право йому дане пунктом 3 статті 64 ГК.

При визначенні кількості фахівців відділу кадрів (кадрової служби), слід також враховувати загальну чисельність працівників підприємства, кількість структурних підрозділів на підприємстві, обсяг робіт, що виконуються на персональних комп'ютерах (ПЕОМ), чисельність військовозобов'язаних і допризовної молоді, а також інтенсивність руху кадрів.

Функції, права і обов'язки структурних підрозділів відповідно до пункту 2 статті 64 ГК підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими засновницькими документами. Окрім структурних підрозділів, підприємство, згідно пункту 4 статті 64 ГК має право створювати філіали, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на підставі положення про них, затвердженого підприємством. Проте кадровий документообіг цих відокремлених підрозділів може здійснюватися через головний підрозділ, що оговорюється в положеннях про підрозділи.

При незначній чисельності найнятих працівників (а іноді і при їх значній чисельності) власник або уповноважений ним орган може покласти на секретаря з його згоди виконання обов'язків з кадрового обліку і діловодства. При цьому враховується фактор доцільності та ефективності виконання такої роботи.

Секретарю, що виконує роботу кадрової служби, необхідно знати наступне.

Основними обов'язками працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів, є:

- забезпечення підприємства кількісним і якісним складом керівників, фахівців, технічних службовців і працівників відповідних спеціальностей і кваліфікацій, їх ефективного використання;

- забезпечення перепідготовки і підвищення кваліфікації керівників, фахівців, технічних службовців і працівників;

- складання резерву кадрів;

- організація періодичної атестації працівників;

- оформлення прийому, переведення і звільнення працівників;

- ведення обліку особового складу підприємства;

- надання довідок про трудову діяльність, складання графіка і оформлення відпусток;

- оформлення листів тимчасової непрацездатності;

- збереження і заповнення трудових книжок працівників;

- підготовка документів для призначення пенсії працівникам;

- складання звітності з питань праці;

- розробка режиму праці і відпочинку;

- здійснення контролю за виконанням працівниками підрозділів наказів, розпоряджень з питань роботи з кадрами;

- організація контролю за станом трудової дисципліни, розробка заходів по зниженню втрат робочого часу та ін. [11; C. 17].

Відповідальність за організацію підбору, розстановки, підвищення кваліфікації (перепідготовку) і облік кадрів на підприємстві покладена на власника підприємства або уповноважений орган, який здійснює керівництво підприємством.

Нормативи чисельності працівників кадрових служб згідно Наказу № 341 розроблені залежно від трудомісткості типового складу виконуваних робіт і розраховані залежно від факторів, що мають найбільший вплив на їх величину. Нормативна чисельність працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів, розраховується в такій послідовності:

- визначаються величини факторів, що впливають на чисельність працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів;

- визначаються величини поправочних коефіцієнтів, які застосовуються в розрахунку загальної нормативній чисельності;

- розраховується загальна нормативна чисельність працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів.

На підставі Нормативу (Додаток 1) при загальній чисельності найнятих працівників підприємства 100 людей і при кількості 20 структурних підрозділів чисельність кадрових працівників складає 0.9 осіб, якщо найнятих працівників 200 осіб - кадрових працівників - 1,3 осіб, при 500 - відповідно - 2,3. При чисельності найнятих працівників 1000 осіб і при кількості 20 структурних підрозділів підприємству необхідно 3,4 одиниці кадрових працівників.

Виходячи з вимог законодавства власнику або уповноваженому ним органу слід подумати про прийняття відповідних фахівців, ніж покладати дані функції на секретаря.

Чисельність працівників канцелярії підприємства визначається з урахуванням документообігу і завантаженості на одного виконавця, а також з урахуванням інтенсивності праці. На підставі пункту 3 статті 64 ГК підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.

На підставі статті 32 КЗпП України у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи по тій самі спеціальності, кваліфікації або на посаді. Про зміну істотних умов праці - систем і розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановленні або відміні неповного робочого часі, поєднанні професій, зміні розрядів і найменування посад та ін., - працівник повинен бути поінформований не пізніше, ніж за два місяці.

Згідно статті 105 КЗпП працівникам, що виконують на тому самому підприємстві, в установі, організації разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу по іншій професії (на посаді) або обов'язку тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, проводиться доплата за поєднання професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Розміри доплат за поєднання професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі. Тому, покладаючи на завідувача канцелярією виконання обов'язків секретаря, слід було змінити посадову інструкцію завідувача канцелярією, поставивши в його обов'язку виконання обов'язків секретаря. Якщо роботодавець не хоче з будь-яких причин брати у штат нового працівника - секретаря, то виконавець - завідувач канцелярією - при величезному фізичному на нього навантаженні протягом робочого дня має право відмовитися від виконання додатково покладених на нього обов'язків секретаря, при цьому доплата за поєднання професій не буде виплачуватися. Якщо адміністрація ухвалить рішення по прийому на підприємство секретаря, то із завідувача канцелярією слід зняти наказом виконання обов'язків секретаря і в цьому випадку за завідувачем канцелярією неможливо залишити доплату у розмірі 0,5 ставки, яку він одержує за додаткове виконання обов'язків відсутнього, нехай навіть тривалий час, секретаря.

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ

2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства

Правильна організація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливих критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система підприємства заслуговує чільного місця з-поміж життєво важливих інфраструктур; матеріальних, трудових, фінансових ресурсів тощо. Власне, йдеться про поступову трансформацію діловодства в керування документацією.

Цільові завдання інформаційної життєдіяльності підприємства формулюють у положенні про службу діловодства, інформаційного забезпечення, керування документацією. Зазвичай такий документ розробляється вищим керівним складом. Документ спрямовує дії, акумулює зусилля колективу, визначає пріоритетні напрями розвитку, які базуються на вимогах сьогодення - «задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі ділової діяльності і стосуються певних даний, звітування, інших відомостей».

Керівник служби діловодства, заручившись підтримкою керівництва, послуговуючись визначеними пріоритетними напрямами, ініціює впровадження політики на всіх рівнях управління. Передусім напрямок діяльності підприємства деталізують саме у проекті раціольної організації діловодства (далі - проект). 3 цією метою наказом керівника формують робочу групу, до якої залучають менеджерів інформаційної діяльності, спеціалістів із питань організації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представників користувачів.

Створена з кваліфікованих фахівців робоча група має спроектувати всі процедури та підходи, що відповідають потребам підприємства, враховуючи норми, закладені у його політику:

виокремити низку етапів, кожен з яких може розглядатися як індивідуальний проект (залежно від сутнісних характеристик проекту етап може набувати більшого або меншого значення);

спроектувати структуровану систему дій, що зводить до мінімуму ризик залишити поза увагою під чає розроблення системи вирішення певних важливих питань;

змоделювати окремі етапи та послідовність упровадження структурованої системи дій (може передбачатися впровадження поетапно, одночасно, з різним рівнем деталізації; проект може відповідати потребам як усього підприємства, так і окремих його структурних підрозділів);

підтримувати проект: його реалізація потребує постійного та тривалого процесу змін, еволюції та доопрацювання, адже зміна однієї системи дій ініціює внесення змін інших;

уніфікувати складові документної системи для можливості використання на різних етапах (іноді на різних етапах здійснюють однакові дії для досягнення різних цілей);

документувати кожну дію процесу впровадження проекту: ця документація слугує різним цілям, але вона дуже важлива - на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.

Розробники проекту можуть скористатися міжнародною методикою DIRKS, унормованою ДСТУ 4423-1:2005 Інформація та документацій. Керування документацією. Частина І. Основні положення. Згідно з цією методикою можуть бути використані ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам підприємства. Етапами роботи проектного дослідження робочої групи є:

попереднє дослідження - полягає у визначенні та документальному фіксуванні ролі й мети підприємства, його структури, організаційно-правового та нормативно-методичного забезпечення;

аналіз напрямів ділової діяльності. На цьому етапі класифікують напрями діяльності, визначають і документально фіксують хід робочих процесів і дій;

встановлення вимог до службових документів. Етап передбачає окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Обирають ту структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії;

оцінка існуючих систем. Служить для визначення та аналізу існуючих на підприємстві документаційних та інших інформаційних систем, їх діяльність оцінюють з огляду на вимоги до документації;

визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації: прийняття політики, стандартів, процедур та методики розроблення нових систем і впровадження систем у спосіб, що відповідає вимогам до документації;

розроблення документної системи - унормування робочих процесів, створення методик раціоналізування і перепроектування;

упровадження документної системи - реалізація робочих процесів відповідно до проектного планування;

здійснення аналізу після впровадження системи: збір інформації про функціонування документних систем як постійного процесу. Для цього проводять анкетування керівного складу та провідних працівників, перевіряючи внутрішні нормативно-методичні документи щодо здійснення процедур, організовуючи вибіркові перевірки якості підготовки службових документів і методів обліку.

У разі потреби модифікують систему, запроваджують режим постійного моніторингу і регулярної експертизи системи.

Комплексний проект раціоналізації діловодства на підприємстві - опис організації діловодства, технології виконання робіт відповідно до нормативно-правових та нормативно-методичних документів у сфері діловодства й архівної справи, інформації та документації з урахуванням науково-технологічних досягнень.

Здійснення інформаційного аудиту документів у процесі попереднього дослідження засвідчує, що недоліки в організації діловодства зазвичай мають типовий характер і притаманні багатьом підприємствам. Зокрема, такими є: відсутність законодавчо-нормативних матеріалів, що регламентують організацію роботи з документами; різноманітність організаційних форм та методів у діяльності структурних підрозділів підприємства з питань діловодства; відсутність номенклатури справ; виконання творчими працівниками підприємства технічних, допоміжних операцій; недостатність організації інформаційно-довідкового апарату; формальний контроль за виконанням документів; низький рівень впровадження автоматизованих систем діловодства тощо; визначення недоліків організації діловодства дає змогу виокремити основні напрями його вдосконалення.

Етапи раціоналізації діловодства

Теоретико-практичний досвід, усталена практика свідчать, що проект має бути розроблений під триєдиним кутом зору і передбачає організацію системи і процесів керування документацією; повне і точне документування діяльності підприємств, упровадження уніфікованих систем управлінської документації; раціональної роботи з документами.

Організація системи та процесів керування документацією передбачає організаційно-правове обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формування штату працівників підприємства взагалі та служби діловодства зокрема. Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо).

Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі підприємства має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові. Функції та завдання служб діловодства, які повинні бути логічно підпорядковані цілям підприємства взагалі, фіксують у Положенні про неї. Відповідно до цього положення з урахуванням технології роботи здійснюють розрахунок кількості працівників служби діловодства і документують це у штатному розписі. При цьому враховують: обсяг робіт (визначається обсягом документообігу підприємства); норми виробітку на діловодні операції (якщо такі є); загальну кількість працівників; рівень автоматизації та механізації роботи з документами.

Не менш важливим є оцінювання працівників: з'ясування, чи відповідають вони вимогам. Оцінювання - це процедура, що здійснюється для виявлення ступеня відповідності професійних, ділових та особистісних якостей працівника, кількісних та якісних результатів його трудової діяльності. Кваліфікація працівника визначається сукупністю загальної або спеціальної освіти та професійного досвіду, набутого під час виконання посадових обов'язків. Оцінюватися повинні не просто потенційні можливості працівника, його професійна компетентність, а й реалізація цих можливостей у процесі виконання дорученої роботи, відповідність процесу виконання цієї роботи ідеальній моделі, конкретним умовам виробництва. Оцінювання доповнюється такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді і самостійно, здатність опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін. Утім, процес оцінювання персоналу має бути невід'ємним від його програми розвитку, що передбачає форми та методи підвищення кваліфікації. Компетенція працівника є інструментом менеджменту, орієнтованим на практичну діяльність в організації, а тому працівник мусить відповідати вимогам, що закріплені у кваліфікаційних характеристиках, посадових інструкціях тощо. Згідно з положенням про службу діловодства і штатним розписом складають посадові інструкції на кожного конкретного працівника, завдяки чому досягають рівномірного розподілу функцій та обов'язків між структурними підрозділами, працівниками служби діловодства. У ході проектного обстеження аналізують умови праці, режим роботи і відпочинку. Водночас оформлюють перелік необхідних канцелярських приладів, офісної техніки, програмного забезпечення.

Організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації у першу чергу передбачає аналіз сукупності, на яку має бути поширена дія. Це передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії. Заключний етап організації документування діяльності підприємства полягає у формуванні:

Класифікатора з питань діяльності підприємства;

Класифікатора видів документів;

Класифікатора кореспондентів;

Класифікатора резолюції;

Класифікатора виконавців;

Класифікатора результатів виконання документів (у т. ч. причин невиконання документів);

Класифікатора структурних підрозділів;

Класифікатора форм документів;

Переліку документів із зазначенням строків зберігання;

Номенклатури справ;

Зведеного переліку інформації, що становить КТ:

Класифікатора документів організації, що містять КТ.

Формування вихідного масиву документів здійснюють на основі документного обстеження архіву організації і документів поточного діловодства. На цьому етапі обстежують:

документи, які становлять правову основу діяльності підприємства: законодавчі й нормативно-правові акти вищих і галузевих органів державної влади і управління, які безпосередньо регламентують різні аспекти функціонування підприємства;

організаційну структуру функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій (зокрема, статут або положення про підприємство, положення про структурні підрозділи, колегіальний орган, штатний розпис, колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції);

розпорядчу документацію: накази, розпорядження, рішення колегіальних органів управління з основної діяльності тощо;

комплекс наявних на підприємстві нормативно-методичних документів з діловодства, які визначають склад та технологію обробки документів: інструкцію з діловодства, правила складання та оформлювання документів, інструкції (процедури) з виконання певних технологічних операцій організації роботи з документами, номенклатуру справ організації, індивідуальні номенклатури справ структурних підрозділів та описи справ за минулі роки, попередні класифікатори документів і кореспондентів тощо;

реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання;

документацію підприємства щонайменше за три останні роки діяльності;

перспективне планування підприємства на наступний рік.

Уніфікацію систем документів упроваджують згідно з накресленою Методичними рекомендаціями щодо застосування ДСТУ 4163-2003 програмою дій стосовно впровадження уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД):

розроблення чи перероблення інструкції (регламенту, правил) з оформлення документів на підприємстві;

розроблення бланків документів відповідно до вимог ДСТУ;

удосконалення організації виготовлення бланків та їх обліку;

проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси;

забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів підприємства;

вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів;

впровадження досвіду застосування стандарту.

Національна уніфікована система документації на рівні підприємств різних форм власності реалізується комплексом індивідуальної нормативно-методичної документації, а саме:

Інструкцією з діловодства;

Правилами підготовки й оформлення управлінських документів;

Класифікатором і Альбомом уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності підприємства, до якого долучають форми основних видів номіналів документів (наказ про розподіл повноважень, про режим роботи підприємства, про перенесення робочих днів, створення інвентаризаційної комісії, про затвердження штатного розпису, про внесення змін до штатного розпису тощо);

Збірником типових текстів та порядком їх створення:

Переліком документів, що підлягають затвердженню;

Переліком документів, що засвідчуються відбитком печатки підприємства;

Переліком документів, що не підлягають реєстрації у службі діловодства;

Інструкцією роботи з документами обмеженого доступу тощо.

Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів, групування їх на періодичні та постійні (умовно постійні) форми. Аналіз форм документів організовують у кожному структурному підрозділі з певного виду діяльності (за відсутності структурних підрозділів - з конкретних управлінських функцій: розпорядча, виробнича діяльність, збут і постачання тощо). Інформацію про вид номіналу документа фіксують у Карті документа.

Карти документів, сформовані у ході документного огляду, є основним робочим масивом, що застосовується у подальшому для формування структури Класифікатора типових текстів, Класифікатора форм та документного масиву форм, представленого в ньому.

2.2 Раціоналізація документообігу на підприємстві

Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять») [5; C. 21].

Характеристикою документообігу є його обсяг - кількість створюваних на підприємстві документів та їх копій упродовж року. Документообіг багатьох підприємств постійно зростає, сягаючи 100-200 тис., іноді 300-400 тис. і більше документів на рік.

Шляхи раціоналізації документообігу

Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття без зволікань щодо них відповідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці раціоналізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних підприємством. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою. Але перш ніж вдатися до «інквізиційних» методів боротьби з обсягом показників, звітності, першочергово визначити, чи потрібні ці документи організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Можна розраховувати на допомогу комп'ютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізованого контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаючи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівників у тиражуванні документів.