Одним из важнейших условий бесперебойной работы кафе является правильная организация хранения и реализации продукции на складах - бар и кухня. От этого зависит рациональное использование продукции, повышение производительности труда, рентабельности производства и качество готовой продукции.

Основное назначение складов - хранение продукции, обработка и доставке их потребителям. Потери материалов при хранении и производстве влияние на увеличение себестоимости продукции, работ и услуг, а также создают условия для безнаказанного хищения имущества.

Перед руководством предприятия ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, а также по нахождению путей снижения товарных потерь при хранении и отпуске, предупреждение возникновения недостач, растрат, хищений и т.д. В обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии решающее значение имеет четкая организация материальной ответственности по каждому материально-ответственному лицу. Только в этом случае достигается практическая реализация принципа персональной ответственности каждого лица, а эта ответственность вытекает из договора о материальной ответственности. При нарушении этого принципа администрация предприятия не может предъявить обоснованный иск виновным.

Повара, бармены и официанты, виновные в причинении предприятию ущерба, несут материальную ответственность при наличии прямого действительного ущерба.

Так, полная материальная ответственность наступает, если между работником и предприятием заключен особый письменный договор, по которому работник принимает на себя полную материальную ответственность по сохранности ценностей, переданных ему на хранение (Приложение 28).

Бармен и повар, согласно подписанному договору несет ответственность за:

недостачи и пересортицы на вверенном ему участке во время его смены;

соответствие качества и количества приходуемых продуктов, качеству и количеству, указанному в накладных, как по пересортице, возникшей по его вине;

соответствие качества продуктов, требуемому согласно калькуляционных карт;

работоспособность техники, обеспечивающей производственный процесс.

В договоре о полной индивидуальной материальной ответственности содержатся следующие положения о том, что: работник должен своевременно сообщать администрации обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности ценностей, вести учет и представлять в установленном порядке соответствующие отчеты, участвовать в инвентаризации. А администрация, в свою очередь, обязуется знакомить работника с законодательными актами, устанавливающими правила работы с материальными ценностями, проводить в установленном порядке инвентаризацию.

При возложении материальной ответственности права и законные интересы работников гарантируются путем установления ответственности только за прямой действительный вред, в пределах и порядке, предусмотренном законодательством, и при условии, когда такой вред причинен предприятию, учреждению, организации противоправными действиями (бездействием) работника. Эта ответственность, как правило, ограничивается определенной частью заработка работника.

В конце дня бармен и повар составляют товарный отчет (Приложение 29). В приходной части товарного отчета указываются, остаток товаров на начало отчетного периода и поступление товаров за отчетный день. При этом указываются наименование документ, номер, дата и сумма поступившего товара. В расходной части товарного отчета отражается сумма выручки по кассе за день в целом по предприятию, сумма товаров отпущенных на сторону, сумма списания по акту, суммируется расход. Затем рассчитывается остаток на конец дня. Товарные отчеты составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление и выбытие товаров представляется бухгалтеру, а второй с распиской бухгалтера о приемки отчета остается у материально-ответственного лица кафе. Нумерация товарных отчетов последовательна с начала и до конца года с первого номера. Бухгалтер проверяет своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов. Если при проверке цен, таксировки или подсчете бухгалтер выявляет ошибки, их исправляет корректурным способом, исправление заверяет своей подписью, а об изменениях остатка товаров ставит в известность материально-ответственных лиц, которые в свою очередь, расписываются в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений. Бухгалтер контролирует своевременность сдачи торговой выручки барменом. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами подобраны по их порядковым номерам.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии проводят инвентаризацию материальных запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В ООО "Пилот-авто" инвентаризации материальных запасов проводят обязательно при смене материально-ответственных лиц, а так же перед составлением внутренней ежемесячной бухгалтерской отчетности ежемесячно (определение фактических остатков на первое число каждого месяца).

В состав инвентаризационной комиссии включаются: представитель администрации - администратор кафе, материально-ответственные лица (обычно два человека - сдающий и принимающий рабочую смену), а так же могут включаться и работники бухгалтерской службы.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по структурным подразделениям (бар или кухня), подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей".

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтер организации тщательно проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов.

Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей учитывается пересортица товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Производится списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение принимает руководитель организации.

Так как деятельность ООО "Пилот-авто" связана с продуктами, которые в процессе хранения под влиянием внешних факторов могут высыхать, испаряться, вымораживаться, высыхать, разбиваться и проливаться. Для таких материалов применяют нормы естественной убыли. При инвентаризации недостачи в пределах норм естественной убыли могут быть списаны на издержки производства, в этом случае в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дт 94 Кт 1030,50 - на сумму отраженной недостачи материальных ценностей;

Дт 20 Кт 9430,50 - на сумму списанной недостача в пределах норм естественной убыли.

На 01.02.2007 года в ООО "Пилот-авто" была проведена инвентаризация, в ходе которой была выявлена недостача на сумму 1650 рублей, это произошло в результате халатного отношения повара к хранению продуктов. Недостача была возмещена за счет материально-ответственного лица путем внесения средств в кассу предприятия. Отражение недостачи на счетах бухгалтерского учета будут иметь следующий вид:

Дт 94 Кт 101650,00 - на сумму выявленной недостачи по учетной стоимости материала;

Дт 73.2 Кт 941650,00 - на сумму недостачи, предъявленной к взысканию;

Дт 50 Кт 73.21650,00 - на сумму возмещения в кассу недостачи.

Оприходование запасов, оказавшихся в излишке, отражается в бухгалтерском учете организации по дебету счета 10 "Материалы" субсчет 10.01 "Сырье и материалы", в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91.1 "Прочие доходы". В этом случае в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дт 10 Кт 91.118,35 - на сумму оприходованных, выявленные по результатам инвентаризации излишки материалов.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

На предприятии ООО "Пилот-авто" предусмотрено обеспечение сотрудников спецодеждой, (согласно действующему трудовому законодательству). Работодатель осуществляет приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды работникам кафе.

В бухгалтерском учете приобретение спецодежды отражается на счете 10 (так же как и материально-производственные запасы) по фактической себестоимости. Планом счетов предусмотрено открытие к счету 10 специальных субсчетов: 10.10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе" и 10.11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации".

Для спецодежды в данной ситуации большую роль играет срок ее службы (эксплуатации). Так как срок эксплуатации спецодежды до одного года, то а бухгалтерском учете стоимость списывается сразу же на счета учета затрат (издержек обращения). В этом случае в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дт 10.10 Кт 601750,00 - на сумму оприходованной спецодежды принятой к учету в составе МПЗ;

Дт 60 Кт 511750,00 - на сумму оплаченную поставщику за спецодежду;

Д 10.11 Кт 10.101750,00 - на сумму переданной в эксплуатацию спецодежды;

Дт 20 Кт 10.111750,00 - на сумму списания стоимости спецодежды, переданной в эксплуатацию.

Глава 3. Анализ эффективности использования материальных ресурсов на предприятии ООО "ПИЛОТ-АВТО"

3.1 Расчет экономической эффективности использования материалов ООО "Пилот-авто"