Понятие "документ"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие «документ» и границы дисциплины «документоведение»

1.1 Признаки, свойства и функции документа

2. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий

2.1 Современные требования к документам

Заключение

Список использованных источников



Введение

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. В США принят и действует Закон о документе, а в нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации». В данном законе установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Так как документы используются в различных областях деятельности, то содержание понятия «документ» зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юриста документ - это способ доказательства или свидетельства чего-либо, а для историка - это исторический источник и т.д.

При написании данной работы мною были использованы источники разного рода: федеральные законы, монографии, периодические издания, а также ресурсы сети интернет. Чтобы найти точные определения используемых мною понятий и придать своей работе большую обоснованность я использовала правовые источники и Федеральные законы.

Также для написания данной курсовой я пользовалась научными работами таких ученых как: Н.А. Павленко, М.В. Андреевского и Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.П. Илюшенко, С.Н. Данилина, Ю.Н. Столярова. Кроме того, мною к работе были привлечены различные книги и справочники по общей тематике делопроизводства таких авторов как Н.С. Ларьков, Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и В.И. Андреева.

Цель курсовой работы: показать развитие понятия «документ».

Для выполнения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить происхождение понятия «документ»;

- рассмотреть правила составления и оформления документов;

- проанализировать понятия «документ» на современном этапе развития;

- исследовать современные требования к документам.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.



1. Понятие «документ» и границы дисциплины «документоведение»

Документоведение как теоретическая дисциплина структурно не оформлено, и многие проблемы не нашли своего окончательного решения. В частности, до сих пор дискутируется понятие «документ». С одной стороны, в широком смысле, данный термин обозначает любой текст, запечатленный на носителе; под такое определение попадает неограниченное число источников, в том числе книги, статьи и другие печатные и рукописные тексты. С другой стороны, документом признается лишь тот текст на носителе, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подтверждающие его юридическую силу.

Второй подход сужает сферу бытования документов и исключает из их числа разновидности, которые реквизитов не содержат и не обладают юридической силой, но, тем не менее, используются в социальной практике, поскольку другого обобщающего термина для них не придумано. Это создает противоречивую ситуацию, имеющую негативные последствия для определения границ, структуры, содержательного наполнения науки «Документоведение».

Сегодня сосуществуют несколько теоретических концепций, опирающихся на разное понимание документа. Разные концепции документоведения сходны в том, что основу документа составляет информация, которая путем преобразования выстраивается в текст. Можно сказать что документирование - это последовательность дискретных выразительных единиц, закрепляемых на стороннем материальном носителе.

Информация, «закрепленная», «привязанная к носителю», тем самым обособляется от своего создателя и отражаемого в тексте фрагмента реальности. Поскольку стабильность формы удерживает информацию, препятствует ее изменению, то в результате документированная информация выступает в единстве формы и содержания, что придает ей качественную определенность. Она становится самостоятельным объектом, который можно использовать в разных целях.

Объекты документирования качественно различаются. Так, например, в качестве объектов документирования Титунова И.Б. выделяет:

- время (ведется хронологическая запись событий);

- место (запечатлевается место произошедших событий);

- лица (предполагается описание либо запечатление другим технологическим способом характерных черт внешнего облика, позволяющих идентифицировать личность людей);

- действия (производится описание действий, операций, позволяющее воссоздать их последовательность, структуру, интенсивность, результативность, качественные особенности);

- предметы, строения, сооружения (фиксируются внешний облик, важнейшие их признаки, внутреннее строение, пространственное расположение, адресные данные - все то, что необходимо для идентификации);

- продукты интеллектуальной деятельности субъекта (документированию подлежат мысли, идеи, знания, извлекаемые как из природной реальности, так и путем сопоставления между собой, создаваемые творческими методами).

В результате документирования происходит удвоение фрагмента реальности (объект отображения и его модель). Модель компактнее объекта, это дает возможность осуществлять с ней различные действия, перемещать ее в пространстве, передавая на расстояние информацию об отображаемом объекте. Путем документирования производится статический срез с динамически развивающегося объекта. И этот срез запечатлевает технологически возможными способами то состояние объекта, в каком он был на момент осуществления действий по документированию. Далее объект документирования (фрагмент реальности) развивается, меняется как внешне, так и внутренне; а модель отображения реальности в виде текста остается стабильной. И с ее помощью можно детально восстановить прошлое.

Однако проблема не просто в том, чтобы восстановить прошлое, - важно это сделать как можно достовернее. Данное обстоятельство требует отделить документирование как метод, который имеет вездесущее проникновение, от документирования как вида деятельности (особенно в ее высшей фазе - профессиональной деятельности). Все это качественно разные процессы.

Подход к документированию как к методу и как к деятельности позволяет провести различие между так называемым «первичным» документированием и документированием «второго порядка». Есть документы, которые изначально создавались как таковые, а есть те, которые становятся документами по прошествии времени. Первые попадают под определение первичного документирования, а вторые служат свидетельствами эпохи (в качестве таковых могут рассматриваться любые тексты, а также рисунки, карты, даже фрагменты рукотворных предметов). Все это продукты ретродокументирования, документирования второго порядка. Они создавались методом документирования, но не профессионально, и если не задумывались как документ, то изначально не могли следовать правилам (принципам) документирования.

Что касается профессионального документирования, его продукт используется практически во всех областях жизнедеятельности человека, выполняет сложные социальные функции. Но выделить его непросто в силу существования форм отображения реальности, близких документированию до степени смешения. К ним относятся: литературное, художественно-изобразительное творчество, научно-исследовательская работа, публицистическая деятельность; деятельность средств массовой информации.

Любой текст, запечатленный на носителе, может рассматриваться в качестве документа, если он достоверно отображает реальность. Достоверность может быть подтверждена, а может подразумеваться (берется на веру). В круге «чистого» документирования повышенная строгость этого критерия становится главным требованием, предъявляемым к документу.

Требование это обеспечить довольно сложно. Во-первых, реальность динамична (на какой-то отрезок времени отображение адекватно, а впоследствии - нет). Поэтому достоверность обладает свойством историчности: всегда нужно делать поправку на время создания текста документа.

Во-вторых, возможности семиотических средств ограничены: допускаются некоторые интерпретации реальности, отступления от нее. Кроме того, передача информации предполагает перекодирование некой качественной определенности с одного носителя на другой, при такой трансляции вкрапливаются некие возмущения, обусловленные характером носителя, особенностью используемого языка выразительных средств. После каждого последующего перекодирования появляется нечто такое, чего не было в предыдущих фазах, и теряются некоторые элементы прежней качественной определенности. Информация также может менять содержание, смысл, ценность в зависимости от контекста (того семантического поля, в которое она попадает).

В-третьих, отображение реальности (создание текста) всегда осуществляет субъект - автор, который действует в пределах своих выразительных возможностей, предпочтений, настроений, пристрастий, поэтому в тексте нередко присутствует субъективизм. Когда в коммуникативных процессах участвуют лица, в силу многих личностных качеств (общее и профессиональное развитие и др.) неспособные адекватно воспринять / транслировать сообщение, информация вынуждено огрубляется и упрощается. Это приводит к ее искажению, неполноте, недостоверности.

В-четвертых, документ опосредован социальным заказом. В контексте той или иной идеологии в текст документа закладывается определенная задача, нередко - требующая некоторых отступлений от конкретной реальности. Да и правда многолика, она не укладывается в линейную форму текста. Однако отступления от достоверности часто допускают сознательно - с целью получения некоторых преимуществ (ведь владение информацией обеспечивает информационное преимущество, трансформируемое в другие виды преимуществ: экономические, политические, личностные).

Все изложенное нами показывает, что достоверность отображения реальности весьма проблемна. Выработанные в «чистом» документировании методы ее усиления, подтверждения придают большую достоверность документу (по сравнению с теми, достоверность которых не подтверждена). Эти методы, постепенно складывавшиеся в процессе эволюции способов документирования, включают применение специальных бланков, подписи, печати, регистрационных индексов и т. д.

По нашему мнению следует рассматривать понятие «документ» с той позиции, что документирование есть акт преобразования информации в стабильную форму. Объектом рассмотрения документоведения могут быть документы, входящие, согласно представленной схеме, во внутренний круг, при частичном включении продуктов родственных сфер деятельности.

Это в значительной степени повлияет на содержательное наполнение дисциплины: необходимо будет перенести акцент с принципов отграничения документов от недокументов по видовому признаку на принцип отграничения по степени достоверности отображения реальности.

1.1 Признаки, свойства и функции документа

Сущность документа проявляется через его признаки и свойства.

В качестве отличительных признаков документа такие исследователи как Илюшенко М.П., Шепелев Л.Е., Лившиц Я.З., Швецова-Водка Г.Н., Столяров Ю.Н., Сколов А.В. и другие, называют такие признаки как: оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационную систему.

Ожегов С.И. в словаре русского языка дает следующее определение понятия признак: «Признак - это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия».

Отличительные признаки документа:

1) материальный носитель документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации). Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ - не просто документированная информация. Документ - форма объективации информации.

Прежде чем говорить о свойствах документа, определим понятие «свойство». Ивина А.А. в энциклопедическом словаре дает следующее определение понятию свойство: «Свойство - это, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами».

Если рассматривать документ как систему свойств, то следует обратить внимание на работу Митяева К.Г., он впервые представил систематизацию свойств документа при попытке определения понятия «документ».

Его последователями стали такие ученые как: Воробьев Г.Г., Мингалев В.С., Сокова А.Н., Савин В.А., они относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.

Необходимо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.

Учитывая все разнообразие носителей документированной информации и их свойств, за много лет практической работы с документами выработан ряд требований к ним, которые обусловлены задачей обеспечения сохранности документов. Считается что, идеальный материальный носитель документированной информации должен быть долговечным, водостойким, светостойким, экономичным, эргономичным, эстетичным. Однако нельзя забывать что материальные объекты быстро устаревают.

Другая неотъемлемая часть составляющая документ - это информация. Такие понятия как: «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», несмотря на то, что синонимичны, все-таки имеют разное значение.

В законодательстве определено следующее значение понятия информация: «Информация - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу». Документальная информация - это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу», то есть наиболее объективная и достоверная.

Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С. Ларьков.

Помимо выявленных ранее свойств документированной информации он назвал еще такие как: атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность).

Однако понятие инвариантности, транслируемости и рассеяния относятся по нашему мнению к общим свойствам информации.



2. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий

Внедрение вычислительной техники в систему управления породило понятие электронного документа, которое напрямую связано с термином «документ».

В Федеральном законе прописано следующее понятие электронного документа: «Электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

Электронные документы имеют не традиционную физическую и логическую структуру. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи в различных формах: текст, таблицы, графики, мультимедиа записи и т. п. Физическая структура электронных документов изменчива, и имеет тенденцию устаревать (изменяться), что приводит к утрате доступа к документам.

Из-за специфических особенностей электронных документов и массового применения новых информационных технологий появилось огромное количество определений понятия «электронный документ», выделим три группы основных определений: 1) электронный документ - машиночитаемый документ, документ на машинном носителе; 2) электронный документ - особый тип документа; 3) электронный документ - электронная форма документа.

Термин «машиночитаемый документ» появился в СССР в 1970-е гг. в связи с развертыванием работ по внедрению автоматизированных систем управления в народное хозяйство. На первом этапе своего существования машиночитаемые документы не наделялись какими-то особыми свойствами и характеристиками, обособляющими их от обычной документации, за исключением того, что по ГОСТ 6.10-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» они должны были быть пригодны для обработки на ЭВМ или созданы с помощью вычислительной техники. Но их реквизиты должны были оформляться в установленном для всех документов порядке. Кроме того, в тот период результатом документирования информации с помощью ЭВМ в подавляющем большинстве случаев являлся документ на бумажном носителе.

С появлением компьютеров, компьютерных сетей, более совершенных технологий и программного обеспечения возникло так называемое «безбумажное» делопроизводство. Появился термин «электронный документ» обозначающий документ, обладающий новыми, отличными от традиционных характеристиками. Переход к безбумажным технологиям потребовал создания законодательной и нормативно-методической базы. Первые шаги в этом направлении были предприняты уже с середины 1970-х гг., когда началась разработка и принятие нормативных актов, касающихся регулирования отношений в связи и по поводу электронных документов.

В 1980 г. Государственный комитет СССР по делам изобретений и открытий Приказом № 158 (от 29.12.1980) утвердил Положение о всесоюзной магнитно-ленточной службе патентной информации. 20 апреля 1981 г. Государственный комитет по науке и технике СССР постановлением № 100 утвердил «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники».

9 октября 1984 г. государственный комитет СССР по стандартам ввел ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Данный стандарт определял требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы.

Массовое использование в отечественной и зарубежной литературе термина «электронный документ» не говорит о том, что его определение уже устоялось. Однако можно выделить обязательные признаки электронного документа, отличающие его от бумажного: 1) машинный носитель информации; 2) электронная форма представления информации; 3) способность храниться, обрабатываться и передаваться с помощью электронных средств (программных и технических средств).

Отечественные нормативные акты, касающиеся электронных документов, рассматривают электронный документ в одном ряду с традиционными документами, выдвигая те же требования: наличие обязательных реквизитов, соответствующих аналогичным реквизитам бумажного документа. Все нововведения в области работы с электронными документами сводятся к уравниванию в правовых актах юридической силы электронных и бумажных документов.

Развитие новых информационных технологий, рост объемов информации, циркулирующей в компьютерных системах и передаваемой по сетям, увеличивает число, как электронных документов, так и бумажных. Эта тенденция напрямую связана с одной из главных проблем электронных документов - проблемой юридической силы документа.

Юридическая сила электронного документа - это его свойство, позволяющее использовать документ отдельно или в сочетании с другими документами для совершения юридически значимых действий в соответствии с законодательством. Однако юридическую силу электронного документа, возможно, обеспечить только исполнением специальной юридической процедуры. Одна из таких процедур - это установление электронной подписи, используемой в качестве аналога собственноручной подписи. Правовой статус электронной цифровой подписи, общий порядок и условия ее применения, при которых электронный документ будет иметь юридическую силу, определил принятый в 2002 г. ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Также юридическая сила электронного документа зависит от необходимых реквизитов, компетентности источника документа и гарантии неизменности содержания документа.

Электронный документ только тогда можно считать «документом», если можно воспроизвести файл и воспринять информацию в форме, понятной человеку, то есть с экрана монитора.

Внедрение новых информационных технологий привело к возникновению новых форм записи информации, к новым типам носителей, новым приемам идентификации, появились электронные документы со своими формами и особенностями. Многообразие форм электронного документа («файл», «страница», «сайт», «сообщение», «база данных») влечет за собой проблемы их правового регулирования и отношений по поводу использования, а также возникают вопросы придания им юридической силы. Законодательное закрепление основных форм представления электронных материалов позволило бы четко определить электронный документ как объект права и предмет правового регулирования в деятельности, связанной с оборотом и использованием электронных документов.

2.1 Современные требования к документам

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, современные требования к их составлению и оформлению подчиняется общим требованиям (правилам), содержащимся в ГОСТах, приказах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования (правила) касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, картриджей, лент для пишущих машин и пр. Выделим основные требования к современным документам.



Рис. 1

Юридические требования обеспечивают юридическую силу документа. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, и должен быть написан понятным для адресата языком.

Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов (регистрация, отправка к месту их получения, обработка и т. д.), включает в себя время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов. Необходимо учитывать, что с документами работают многие сотрудники и каждому из них нужна различная информация, содержащаяся в документе.

Рассмотрим в виде схемы какую информацию содержит документ.



Рис. 2

Документирование информации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации. Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами.

Документы изготавливают на бланках (угловых или продольны, на белой бумаге или на бумаге светлых тонов). Устанавливают два стандартных формата бланков документов: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Нумерация страниц осуществляется посередине верхнего поля листа.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания зависят от характера и назначения документа. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером 13-15 через один-два интервала. Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние, между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Документы на бланках или листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1-2 межстрочных интервала, а формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.

Рассмотрим в виде таблицы реквизиты, используемые при подготовке и оформлении документов.

Реквизит	Размещение
Государственный герб Российской Федерации	на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021)
Герб субъекта Российской Федерации	на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации)
Код организации	по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа	по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер документа включает в себя порядковый номер (по усмотрению организации дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.). Если документ составлен совместно двумя и более организациями, то регистрационный номер документа составляется из регистрационных номеров документа каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ адресован должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты (наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту). Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., разрешается разбивать его на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИСМС считает возможным»).

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копию документа можно заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Копия документа изготовляется и выдается (направляется) с разрешения руководителя организации или соответствующего ее структурного подразделения. Организация может изготовить и засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении.

При оформлении личных дел сотрудников организация может изготовлять копии их документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств об образовании, об изобретениях и рационализаторских предложениях, научных степенях и званиях и т. д.) для приобщения к личным делам.

Копия документа воспроизводится на бланке организации и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержанию. Если копия изготовляется не на бланке, с оригинала документа при снятии копии воспроизводится текст блан­ка подлинника. На первом листе копии документа в верхнем правом углу делается отметка «копия». Заверительная подпись составляется по форме: «верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личная подпись, инициалы и фамилия, дата заверения копии. При пересылке копий в другие организации или выдаче их на руки отдельным лицам на заверительной надписи проставляется печать организации, выдавшей копию.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

При направлении другим организациям подлинника документа (письма, телеграммы, протокола и т. п.) в организации остается копия документа, которая содержит визы должностных лиц, составлявших и согласовавших документ-подлинник. В него вносят все исправления, сделанные при подписании подлинника. Постоянные реквизиты бланка на копии не воспроизводятся. На нем проставляется дата подписания и регистрационный номер. Подпись удостоверяется по форме: «верно» или ПП («подлинник подписан»), подпись, инициалы и фамилия лица, заверяющего копию, дата заверения.

Проекты документов рекомендуется печатать через полтора интервала на обеих сторонах листа. На первой странице листа оставляется чистое поле с левой стороны, на второй странице - с правой стороны. Во избежание повторной перепечатки тексты проектов должны быть тщательно отредактированы с учетом требований, предъявляемых к управленческим документам.

Размножение подписанного документа тиражом до пяти экземпляров целесообразно выполнять на пишущей машинке или принтере. При большом тираже следует применять более производительную множительную технику: ксерокс, ротатор, ротапринт и т. д. До размножения подлинника документа он должен быть полностью оформлен, подписан и зарегистрирован в делопроизводственной службе организации.

Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей надписи, а также в случаях, если к высылаемому документу требуются пояснения.

Чаще всего составляют такие виды управленческих документов, как: приказ, положение, инструкция, протокол, служебное письмо, справка.

Кроме вышеуказанных видов документов, создаются и широко используются следующие их разновидности: акт, доверенность, договор (контракт), доклад, докладная записка, заключение, заявление, извещение, - инструкция должностная, личная карточка, объяснительная записка, отзыв, отчет, перечень, план, постановление, программа, предложение, протокол, распоряжение, решение, сводка, список, стенограмма, телеграмма, телетайпограмма, телефонограмма, трудовая книжка, удостоверение, - указание, устав, характеристика.

Перечисленные выше виды и разновидности управленческих документов входят в систему организационно-распорядительной документации, положения этой системы определены государственными стандартами Российской Федерации.

В текстах всех видов документов следует употреблять простые предложения, применять устойчивые словесные формулы и словосочетания, избегать использования слов, заимствованных из иностранных языков, если в русском языке имеется не менее точное слово.

Рекомендуется применять прямой порядок слов в предложениях, если логическое (смысловое) ударение приходится на объект действия, и обратный порядок в случаях, когда ударение падает на действие или субъект действия, использовать глаголы вместо отглагольных существительных и существительные вместо местоимений.

Текст документа должен быть оптимально кратким, применяемые формулировки не должны вызывать различное понимание и толкование.

Не допускается внесение в текст аббревиатур и сокращений слов, не принятых в служебных документах. Названия предприятий и организаций, полные и сокращенные, даются в точном соответствии с наименованиями, определенными уставами или положениями о них.

Тексты телеграмм составляются без союзов, предлогов и местоимений, если при этом не искажается смысл телеграммы, без пе­реноса слов, поправок и исправлений. В телефонограммах нужно избегать труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Итак, документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов. Важным назначением документа является фиксация и сохранение информации. Документы должны отвечать юридическим требованиям, требованиям информационной культуры документа, требованиям оперативности изготовления, оформления, обработки документа, технической эстетики.



Заключение

документ письмо информация реквизит

Документы на земле существуют уже очень давно, раньше они имели другой вид и назывались по-другому, но все, же они существовали, и это нельзя отрицать. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, очень важно владеть информацией, а носителем информации выступает документ.

Долгая история «жизни» документов определила большое количество существующих на данный момент понятий определения «документ». Но даже сейчас нельзя сказать, что у нас есть точное и абсолютно правильное понимание документа. На данный момент мы пользуемся определением документа как информации, закрепленной на материальном носителе, однако в последнее время все чаще и чаще на слуху появляются электронные документы, которые по своему существу не имеют четко закрепленных носителей.

В понятие «документ» постоянно вкладывается новый смысл, более широкий, включающий в себя, как можно, более максимально уточняющий смысл, что же такое документ на самом деле. Сейчас происходит переход от «аналога - к цифре», от бумажного документа к электронному. В связи с этим появляются новые нормативные акты, федеральные законы, нормы.



Список использованных источников

1. Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. 31.07.2006. №31 (1 ч.). Ст. 3448.

2. Федеральный конституционный закон от 23.07.2013 N 4-ФКЗ «о внесении изменений в федеральный конституционный закон «о государственном гербе Российской Федерации» (одобрен СФ ФС РФ 10.07.2013)

3. Федеральный закон «О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы» // СЗ РФ. 2003. №2. Ст. 172.

4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. 2002. №2. Ст. 127.

5. 3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело : термины и определения - М.: Госстандарт России, 1998.

6. ГОСТ Р 7.83-2001. Электронные издания : основные виды и выходные сведения - М.: Госстандарт России, 2001.

7. ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело : термины и определения. - М.: Госстандарт, 1971.

8. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело : термины и определения. - М.: Госстандарт, 1984.

9. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

10. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

11. Андреева В.И. Делопроизводство/В.И. Андреева. - Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: Интел-Синтез, 2000. - 187 с.

12. Андреевский М.В. Источниковедение/М.В. Андриевский. - М.: Наука, 2004.-189 с.

13. Афанасьев В.Г. Социальная информация/В.Г. Афанасьев. - М.: Наука, 1994.-200 с.

14. Даль, В. И. Толковый словарь живого великорусского языка: в 4 т./В. И. Даль. - М.: Русский язык. Т. 1 : А-З. - 2000. - 699, [5] с.

15. Илюшенко М.П. К понятию «документ»: эволюция термина/М.П. Илюшенко//Советские архивы.-1986.-№11.-С. 26-31.

16. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа/М.П. Илюшенко// Делопроизводство.-2000.-№1.-С. 20-23.

17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/Т.В. Кузнецова. - М.: Интел-Синтез, 2000. - 818 с.

18. Ларин М.В. Развитие понятия «документ»/М.В. Ларин// Делопроизводство.-2003.-№1.-С. 5-9.

19. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/Н.С. Ларьков. - М.: АСТ, 2008. - 432с.

20. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. 1964. № 2. С. 28.

21. Ожегов С.И. Словарь русского языка / Под. общ. ред. проф. Л.И. Скворцова. 25-е изд., испр. и доп.. М.: ООО «Издательство Оникс», ООО «Издательство «Мир и Образование», 2007. С. 579.

22. Отле П. Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики/П. Отле.-М., 2004.-348с.

23. Павленко Н.А. История письма / Н.А. Павленко. - Минск: Знание, 2001. - 248 с.

24. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

25. Столяров Ю.Н. Онтологический и метонимический смыслы понятия информации/Ю.Н. Столяров//Научные и технические библиотеки.2005.- №3.- С.49-58.

26. Суханов А.П. Мир информации: история и перспектива/А.П. Суханов.-М.: Мысль, 2002.-65с.

27. Титунова И.Б. К вопросу об определении понятия «документ» // Делопроизводство. 2006. №3. С. 7-10.

28. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации // Электронная Россия. 2004. №2 (11). С. 17.

29. Философия: энциклопедический словарь / Под. ред. А.А. Ивина. М.: Гардарики, 2006. С. 756.

Размещено на Allbest.ru