Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [1.]

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам [3. С.92].

Документ - это результат документирования, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде [11. С.132]. Особенность носителя информации - это признак - мерность записи информации. Ею определяется место, занимаемое документом в пространстве.

По этому признаку различают одно-, двух - и трехмерные документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код)"в строчку" или в линейной последовательности.

Однако, большинство документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать. Выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе по материалу носителя информации.

Основные разновидности современных документов на искусственном носителе - это бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ - это документ, выполненный на бумаге, папирусе, пергамент или современные синтетические заменители бумаги. К бумажным документам относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии.

Пленочный документ - создан на пленочной основе. К нему относятся кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ.

Пластиночный документ - создан на пластмассовой основе. К нему относят грампластинки и диски. В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и др. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

В настоящее время наиболее распространенным является бумажный документ, но наряду с ним широко используются и электронный документ.

Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме документа отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т.п., имея при этом ввиду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и др.

По материальной конструкции носителя информации выделяют: листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный документы.

Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления. К ним можно отнести листовку, газету, плакат, географическую карту, афишу, этикетку. Листы, положенные один на другой, образуют стопу, например: колода карт, картотека, каталог.

фотодокумент кинодокументирование фотокамера информация

Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц. К нему относят книжный блок, альбом, атлас, журнал.

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата. Например: каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календари, открытка.

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.п.

Документы, имеющие форму ленты или нитки, хранятся в барабане, бобине, катушке или кассете.

Из-за большой длины (до сотни метров или даже километров) хранить ленту в развернутом виде непрактично, ее скручивают либо на плоскости (катушка, кассета, бобина), либо спирально по грани в виде диска.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).

Дискета - малоформатный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминальном оборудовании, обычно на гибкой подложке. Диски помещают в кассету либо дискассету - вид кассеты, содержащий носитель записи или сигналограмму в форме диска.

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.п.).

Фотоматериалы - это гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани. Они представляют собой по существу многослойные полимерные системы, состоящие, из: подложки, на которую наносится подслой, а также светочувствительный эмульсионный слой и противоореольный слой.

Цветные фотоматериалы имеют более сложное строение. Они содержат также сине-, жёлто-, зелёно-, красночувствительные слои. Разработка в 1950-е годы многослойных цветных материалов явилась одним из качественных скачков в истории фотографии, предопределив быстрое развитие и широкое распространение цветной фотографии.

К числу важнейших характеристик фотографических материалов относятся: светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность.

Киноплёнка - фотографический материал на гибкой прозрачной подложке, имеющей с одной или обоих краёв отверстия - перфорации. Исторически первые светочувствительные ленточные носители были на бумажной основе. Использовавшаяся на первых порах нитратцеллюлозная лента представляла собой очень горючий материал. Однако уже в 1897 г. немецким учёным Вебером была изготовлена плёнка с негорючей основой из триацетата целлюлозы, получившая широкое распространение, в том числе в отечественной киноиндустрии. Впоследствии подложка стала изготавливаться из полиэтилентерефталата и других эластичных полимерных материалов.

По сравнению с фотоплёнкой кинолента обычно состоит из большего количества слоёв. На подложку наносится подслой, который служит для закрепления светочувствительного слоя (или нескольких слоёв) на основе. Кроме того, киноплёнка обычно имеет противоореольный, противоскручивающий, а также защитный слой.

Киноплёнки бывают чёрно-белые и цветные. Чёрно-белая фотографическая плёнка шириной 16 и 35 мм представляет собой наиболее распространённый носитель для изготовления микрофильмов. Основными типами микрофильмов являются микрофильмы рулонные и в отрезке. Микрофильмы в отрезке - это часть рулонной плёнки длиной не менее 230 мм, на которой размещается до нескольких десятков кадров. Микрокарты, микрофиши и ультрамикрофиши являются фактически плоскими форматными микрофильмами. В частности, микрофиша - это лист фотоплёнки формата 105х148 мм.

1.2 Перспективные виды носителей информации

История появления DVD

До середины XIX века текстовое и техническое документирование были единственными способами закрепления информации. Но середина XIX века приносит человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности, вызвавший к жизни новый вид документов. Появляется фотография (от греческого foto - свет и grafo - пишу) - изобразительный документ, созданный фотографическим способом [12. С.13].

Первым научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры, французский изобретатель Жозеф Нисефор Ньепс, который в 1826 году сделал первый снимок из окна своей комнаты.

С появлением в ХХ в. новых специфических форм фотографии значительно расширился и набор ее социальных функций. Появляется такое понятие как фотодокументирование.

Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом. Появление фотодокументов относится к первой половине 19 века и связанно с изобретением фотографии.

Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий [12. С.14]. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т.д. Например: рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото - и микрофотокопирование для получения копий документов и т.д.

Фотографию получают на светочувствительных материалах, в которых под действием отраженных от предметов и сфокусированных объективом световых лучей образуется сначала скрытое, а после соответствующей химической обработки видимое черно-белое или цветное изображение предметов (снимок, карточка). Фотографическая запись осуществляется с помощью фотоаппарата (фотокамеры).

В зависимости от функционального назначения различают фотографии общего и специального назначения. К разряду фотографий общего назначения относят документальную, художественную, любительскую. К фотографиям специального назначения относят научно-техническую, аэро-, микрофотографию, рентгеновскую, инфракрасную, репродуцированную и др. фотографии.

В зависимости от светочувствительного материала фотографии бывают двух видов: галоген серебряные и бессеребряные. В галогенсеребряных фотографиях светочувствительным элементом является галогенид серебра. В бессеребряных несеребреные светочувствительные соединения. Более широкое распространение получили галогенсеребряные фотографии.

По цвету, изображения фотографии бывают черно-белые и цветные. До 1930-х годов фотография была в основном черно-белой, в которой изображение образовывало металлическое серебро высокой степени раздробления. В последние десятилетия получила широкое распространение цветная фотография, в которой изображение образуется тремя красителями. Такая фотография более полно передает все многообразие окружающих нас предметов присущими им цветами и цветовыми оттенками, что имеет большое значение как в художественной, так и в технической фотографии.

По виду подложки и материальной основе носителя различают фотографии на гибкой полимерной (фото - и кинопленка), жесткой (стеклянные пластинки, керамика, дерево, металл, пластмасса) и бумажной основе (фотобумага). Фотографии могут быть листовые (карточные) и рулонные (на катушках, сердечниках, бобинах) различной длины и ширины. Основными материальными носителями фотографии являются пленка и бумага.

По размерам пленки общего назначения фотографии выпускаются плоскими форматными, катушечными неперфорированными и катушечными перфорированными. Плоские форматные пленки имеют тот же формат, что и пластинки, их применяют в пластиночных фотоаппаратах. Катушечные неперфорированные пленки выпускают в виде ленты шириной 61,5 мм и длиной 81,5 см. Их наматывают на деревянные катушки вместе со светозащитной лентой - ракордом. Перфорированная фотопленка выпускается шириной 35 мм и длиной 65 см, включая зарядный и заправочный концы. На ней получается 36 снимков при размере кадра 24х36 мм. Она намотана на катушку и помещена в светонепроницаемую кассету.

Светочувствительный слой фотобумаги мелкозернистый, что дает возможность получить после проявления большую оптическую плотность при небольшом количестве образовавшегося металлического серебра. Фотобумага обладает высокой разрешающей способностью, за короткое время проявления (1-2 мин) на ней получается изображение высокого контраста. Фотобумага различается по величине светочувствительности, коэффициенту контрастности, плотности, цветности, характеру поверхности и т.д. По применению она делится на фотобумагу общего назначения, которая применяется в художественной и технической фотографии, и фотобумагу для технических целей, которая применяется только в технической фотографии.

Фотодокументы организуются в фототеку - систематизированное собрание фотографий, негативов или позитивов (диапозитивов) с целью их хранения и выдачи для пользователя.

Фотографии и диапозитивы (Диапозитив (греч. dia - через + лат. positivus положительный) (слайд) - позитивное фотографическое или рисованное изображение на прозрачном материале (пленке или стекле), предназначенное для проекции на экран) относятся к фотодокументам - одному из основных видов кинофотофонодокумента. Фотодокумент содержит одно или несколько изображений, полученных фотографическим способом. Он представляет собой результат документирования с помощью фотохимической записи явлений объективной действительности в виде изображений.

В зависимости от жанра и назначения различают: художественные, хроникально - документальные, научно-популярные, научные фотодокументы, а также полученные путем фотографии и киносъемки копии обычных документов.

В зависимости от прямой или обратной тональности фотодокументы делятся на негативы и позитивы (диапозитив). Негативными снимками называются фотографические изображения с обратной передачей тональности снимаемого объекта, т.е. такие, на которых в действительности светлые тона выглядят темными, а темные - светлыми. Позитивные снимки с прямой передачей яркости или цвета объекта съемки.

По материалу носителя информации различают фотодокументы на стекле или пленке, а позитивы - на бумаге, пленке или стекле (диапозитивы). Размер и другие показатели фотопластинок, фотопленок и фотобумаги стандартизированы.

Устойчивость фотопленок к внешним воздействиям определяется составом эмульсионного слоя. Наиболее надежны фотопленки с серебросодержащей эмульсией: при идеальных условиях они могут храниться до тысячи лет, черно-белые фотопленки с другими эмульсиями сохраняются от 10 до 140 лет, цветные - от 5 до 30 лет. Наиболее распространены галогенсеребряные светочувствительные носители информации, основные достоинства которых - аккумулирующая способность, спектральная универсальность, высокая информативная емкость, геометрическая точность и документальность изображения, простое и надежное аппаратурное сопровождение.

Существенной особенностью фотодокумента является то, что этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т.д. Например: рентгеновские снимки, фотографии в судебной практике, фото - и микрофотокопирование для получения копий документов и т.д.

Использование микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на пленочном или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники. К числу таких документов относятся:

микрокарта - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью.

микрофильм - микроформа на рулонной светочувствительной плёнке с последовательным расположение кадров в один или два ряда.

микрофиша - микроформа на прозрачной форматной пленке с последовательным расположение кадров в несколько рядов.

ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз. К примеру, емкость ультрамикрофиши размером 75x125 составляет 936 страниц книжного формата.

В последнее время в фотодокументирование стали применяться цифровой фотографический процесс. Он лишен многих недостатков обыкновенной фотографии. Одним из достоинств цифровой фотографии является то, что полученное изображение можно корректировать - изменять цвет, контраст, ретушировать и т.п. Кроме того, цифровой фотоаппарат можно подключать к компьютеру и его периферийным устройствам, передавать полученные снимки по системе "Интернет".

Дальнейшие тенденции сохранения и использования изображения развивались по нескольким направлениям. Это, во-первых, применение фотографии в качестве памятного исторического документа, во-вторых - включение ее в арсенал научного инструментария и доказательства. Но самым интенсивным образом светопись стала развиваться в области бытового и исторического портрета, а также, ввиду кажущейся прогрессивности по сравнению с живописью, как альтернатива произведениям изобразительного искусства. Эти направления фотографии особенно важно различать в начальный период ее истории, когда между некоторыми из них трудно было провести четкую границу. Например, видовая фотосъемка географов, этнографов, репортеров-путешественников нередко выполняла не только свои естественнонаучные функции, но и имела эстетический характер, а со временем становилась историческим документом. То же можно сказать об индивидуальных и групповых фотопортретах, снятых в частных, бытовых целях, но становящихся со временем научным и документальным свидетельством эпохи. [5. С.374]

2.2 Современные фотокамеры

Sony DSC-W17 - компактный аппарат (92х61х37 мм) с классическим дизайном. Вес - примерно 200 г. Примечательно, что в камере используется 1/1,8-дюймовая 7-мегапиксельная матрица (3072х2304). Корпус камеры надежный, аппарат работает быстро, все нужные режимы и настройки есть. Минусом является отсутствие возможности задать баланс белого. Ориентировочная стоимость - $350. [13. С.132]

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобретение кино.

Первые попытки получить на экране движущиеся изображения предметов относятся к 1870 г. Техника этого "кино" была очень примитивна: фотографировали несколько положений движущегося предмета, изготовляли диапозитивы из этих фотографий и вставляли в одну общую рамку, которую рывками быстро протягивали через проекционный фонарь. Быстрая смена на экране фотоснимков, отличавшихся друг от друга незначительными изменениями положений движущегося предмета, создавала впечатление движения.

Кинодокументы были изобретены одновременно в нескольких странах. В США первые "живые картинки" начал демонстрировать в 1894 г. Т.А. Эдисон. В Англии это были аппараты Р.У. Пола. Но братья Люмьер во Франции впервые соединили пленку с проекционным фонарем и в 1894 г. организовали первый киносеанс. [5. С.372]

Основоположником кино считается французский изобретатель Луи Жан Люмьер, который в 1895 г. при участии брата Огюста создал аппарат для проецирования "движущихся фотографий" - первый пригодный к практическому использованию киноаппарат, получивший название кинематографа. Первый сеанс фильма братьев Люмьер состоялся 28 декабря 1895 г. в подвале "Гран-кафе" на бульваре Капуцинов в Париже. Первые фильмы были документальными, представляли собой хроникальный репортаж, запечатлевший прибытие поезда, выход рабочих с фабрики и т.д. Именно 1895 г. считается временем рождения кино. [5. С.372]

В 1889 г. появился первый звуковой фильм, изобретенный Диксоном, помощником Т.А. Эдисона. Но между демонстрацией первого экспериментального ролика и моментом возникновения звуковой кинопромышленности пролегла дистанция почти в сорок лет. Она вместила в себя целую историю немого фильма. Сейчас выпуск немых фильмов практически прекращен. [6. С.120]

В 1931 г. началась разработка методов получения цветных кинофильмов при помощи непосредственной съемки. Видеозапись появилась одновременно с телевидением. Первая попытка записать телевизионное изображение механическим способом на диск относится к концу 1920-х годов. В 1927 г. англичанин Бэрд попытался записать видеосигнал с помощью частот 375-7550 Гц на диск.

Современная видеозапись возникла в 1960-е годы (США, Германия, Япония), когда появились первые бытовые катушечные аппараты магнитной записи изображения с наклонно-строчной записью. Вскоре подобные устройства были созданы в нашей стране. В 1963 г. фирма Philips (Голландия) разработала кассету для звукового магнитофона.

В 1970-е годы был изобретен бытовой кассетный видеомагнитофон-приставка к телевизору, позволяющий записать на кассету и воспроизвести в удобное для телезрителя время любую зрительно-звуковую (аудиовизуальную) информацию.

В 1971 г. японская фирма Sony поставила на международный рынок первый вариант бытового кассетного видеомагнитофона, в котором использовалась лента шириной 3/4 дюйма (19,5 мм). В 1972 г. фирма Philips, а в 1973 г. фирма Sony начали массовое производство видеомагнитофонов и кассет, информация на которых записывалась на ленте 0,5 дюйма (12,7 мм). [5. С.373]

В 1975 г. была изобретена система записи информации с помощью двух головочного видеомагнитофона. На кассете, рассчитанной на запись сигнала изображения в течение 60 мин., невозможно было воспроизвести полнометражный художественный фильм. Поэтому в середине 1970-х годов проведены исследования, имеющие целью повысить плотность записываемой информации.

Первые голографические киносъемки были выполнены американским изобретателем М. Леманом в 1966 г. В нашей стране голографические кинофильмы появились в 1984 г., когда был снят короткий (около 5 мин) цветной (красно-зеленый) голографический фильм. Все эти достижения в области кино привели к созданию кинодокументов, которые стали широко применяться в документировании информации. [10. C.249]

3.2 Кинодокумент и его классификация