Організація обліково-операційної роботи банку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організація обліково-операційної роботи банку

1. Облікова політика банку

Облікова політика банку - це сукупність визначених у межах чинного законодавства принципів, методів і процедур, що використовуються установою банку для складання та подання фінансової звітності.

Положення про облікову політику банку затверджується наказом керівника до початку нового календарного року. Цим документом установлюється методологія обліку окремих операцій. Внесення змін до Положення про облікову політику банку протягом року не допускається (крім випадків істотних змін у діяльності установи або правовій базі).

Облікова політика банку базується на основних принципах бухгалтерського обліку, яких банки повинні дотримуватись у веденні обліку і складанні зовнішньої та внутрішньої звітності.

Банки висвітлюють обрану ними облікову політику описом:

* принципів обліку окремих статей звітності;

* методів оцінки певних об'єктів обліку;

* фактів, що стосуються змін в обліковій політиці. Обов'язково мають бути розроблені та затверджені основні складові облікової політики банку, до яких належать:

* характеристика аналітичних рахунків внутрішнього плану рахунків;

* додаткові регістри аналітичного обліку та форми первинних документів, в яких фіксуються банківські операції;

* правила документообігу й технології оброблення облікової інформації;

* перелік визначених прав працівників банку на підписування документів;

* перелік операцій, що потребують додаткового контролю;

* порядок проведення інвентаризації та методи оцінки активів і зобов'язань;

* порядок контролю за здійсненими внутрішніми банківськими операціями;

* порядок розрахунків між філіями та іншими структурними підрозділами банку;

* порядок застосування в обліку принципу нарахування доходів і витрат, створення й використання резервів;

* процедури вивірки та контролю;

* інші документи й рішення, необхідні для організації бухгалтерського обліку.

Активи і зобов'язання банку мають бути оцінені та відображені в обліку таким чином, щоб не переносити наявні ризики, які потенційно загрожують фінансовому становищу установи, на подальші звітні періоди.

Активи і зобов'язання обліковуються пріоритетно за вартістю їх придбання чи виникнення (за первісною або поточною вартістю).

В обліку за первісною (історичною) вартістю активи визнаються за сумою фактично сплачених за них коштів, зобов'язання - за сумою мобілізованих коштів в обмін на зобов'язання.

В обліку за поточною (ринковою) вартістю активи визнаються за тією сумою коштів, яку необхідно було б сплатити для придбання таких активів у поточний час, а зобов'язання - за тією сумою коштів, яка вимагалась би для проведення розрахунку в поточний час.

Приведення балансової вартості активів у відповідність із їхньою ринковою вартістю здійснюється переоцінюванням цих активів.

Зміни положень облікової політики протягом звітного року та причини цих змін мають бути відображені у пояснювальній записці до річного звіту банку.

2. Характеристика обліково-операційної роботи в банку

Базою бухгалтерського обліку в установах банків є обліково-операційна робота.

Сукупність процесів оформлення і здійснення розрахунково-грошових операцій, їх обліку і контролю протягом операційного дня та після його закінчення становить обліково-операційну роботу банку.

Банки самостійно обирають систему та підсистеми бухгалтерського обліку, виходячи з потреб управління банком, обсягу банківських операцій і кількості працюючих. Організація обліково-операційної роботи повинна забезпечити:

* дотримання принципів бухгалтерського обліку;

* єдину методологічну основу обліку;

* взаємозв'язок даних синтетичного та аналітичного обліку;

* хронологічне й систематичне відображення всіх операцій банку в регістрах бухгалтерського обліку на підставі первинних документів;

* накопичення й систематизацію даних обліку в розрізі показників, необхідних для управління банком, а також складання звітності.

Банк самостійно визначає права працівників на підписування документів, затверджує правила документообігу, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Для обмеження ризику під час виконання банківських операцій необхідно визначити такі процедури з організації обліково-операційної роботи банку:

1. Розподіл обов'язків і повноважень щодо здійснених операцій:

а) перелік операцій (готівкові, кредитні та ін.);

б) список осіб, уповноважених на підписання документів;

в) обмеження щодо розпорядження активами;

г) делегування повноважень;

2. Виконання операцій: технічне та бухгалтерське оброблення.

3. Контроль операцій.

У процесі здійснення обліково-операційної роботи необхідно дотримуватися таких вимог:

* усі розрахункові, касові та інші документи, що надійшли в операційний час, відображають у бухгалтерському обліку того ж дня. Документи, що надійшли після операційного часу, підлягають записам за рахунками клієнтів наступним днем. Це має бути передбачено угодами на обслуговування клієнтів;

* приймання і контроль документів, обслуговування клієнтів, введення інформації в персональний комп'ютер, а також перевірка вихідних форм, формування архівних папок документів здійснюють протягом операційного дня безпосередньо відповідальні виконавці;

* клієнт, виходячи зі своїх технічних можливостей, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і У вигляді електронних розрахункових документів. Спосіб подання клієнтами документів до банку передбачається угодою на розрахунково-касове обслуговування;

* у позаопераційний час документи можна здавати до банку відповідальному виконавцеві або через спеціальні пристрої (скриньки), звідки документи виймають принаймні раз на годину. Якщо документи з будь-якої причини не можуть бути прийняті до виконання, клієнта негайно про це повідомляють;

* оплату всіх розрахунково-грошових документів з поточних рахунків клієнтів проводять лише в межах коштів, наявних на цих рахунках, або якщо договором між банком та платником передбачено їх приймання та виконання в разі відсутності або недостатності коштів на вказаних рахунках;

* документи, підготовлені для передання системою електронних платежів, формують у порядку їх надходження. Передання інформації, що міститься в документах, системою електронних платежів здійснюють рівномірно протягом усього операційного дня. Завершують її за дві - три години до кінця робочого дня.

3. Побудова та функції обліково-операційного апарату

Працівників установи банку, які здійснюють оформлення і контроль грошово-розрахункових документів та забезпечують відображення операцій за рахунками бухгалтерського обліку, прийнято називати обліково-операційним апаратом банку.

Структура обліково-операційного апарату визначається банком самостійно. Бухгалтерські операції можуть виконувати працівники будь-якого структурного підрозділу банку, якщо це передбачено їхніми функціональними (посадовими) обов'язками.

На обліково-операційних працівників банку покладається виконання таких функцій:

* централізоване встановлення та підтримка єдиних правил ведення бухгалтерського обліку банківських операцій і розроблення правил для операцій, які планується здійснювати, на підставі нормативних актів Національного банку України;

* ведення регістрів бухгалтерського обліку відповідно до основних вимог Національного банку України та облікової політики банку;

* ведення та підтримка внутрішнього плану рахунків, складеного на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України;

* своєчасне підготування, перевірка і надання внутрішньої та зовнішньої фінансової звітності;

* встановлення централізованого бухгалтерського контролю за застосуванням правил облікової політики в різних підрозділах банку та достовірністю фінансової звітності.

На обліково-операційних працівників не маже покладатися відповідальність за зберігання і видання матеріалів та за інші господарські операції, які в подальшому відображаються ними у бухгалтерському обліку.

Обліково-операційний апарат установи банку очолює головний бухгалтер, який підпорядковується безпосередньо керівникові установи банку.

Головний бухгалтер установи банку виконує такі функції:

* забезпечує відповідність операцій, що їх здійснює банк, законодавству України, вказівкам Національного банку України;

* несе відповідальність за формування облікової політики, організацію та ведення бухгалтерського обліку, своєчасне надання повної та достовірної фінансової звітності;

* здійснює контроль за рухом майна і виконанням зобов'язань. Без підпису головного бухгалтера або уповноважених осіб грошово-розрахункові документи, фінансові та кредитні зобов'язання вважають недійсними, і їх не повинні приймати до виконання;

* забезпечує відображення за рахунками бухгалтерського обліку всіх операцій, що їх здійснює банк, і контроль за ними;

* надає керівництву банку оперативну інформацію, складає і подає в установлені терміни фінансову звітність, здійснює економічний аналіз діяльності банку для виявлення і мобілізації внут-рішньобанківських резервів;

* відповідає за правильне нарахування податків, зборів та інших обов'язкових платежів, які передбачені законодавством України.

Вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення операцій і подання в бухгалтерію необхідних документів обов'язкові для всіх працівників банку.

На головного бухгалтера, який виконує організаційні й контрольні функції, не можуть покладатися обов'язки керівника установи банку за тимчасової його відсутності, а також обов'язки щодо безпосереднього виконання бухгалтерських операцій.

Головному бухгалтерові заборонено приймати до виконання документи за операціями, що суперечать вимогам законодавчих актів Національного банку України, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, засновникам банку, іншим юридичним та фізичним особам - клієнтам банку. Про такі документи головний бухгалтер письмово повідомляє керівника установи банку і приймає їх до виконання та обліку тільки за письмовим його розпорядженням.

У разі тимчасової відсутності головного бухгалтера право підпису може бути надано за письмовим розпорядженням керівника банку заступникові головного бухгалтера. З головним бухгалтером погоджують призначення, переведення та звільнення матеріально відповідальних працівників.

Обліково-операційний апарат установи банку будується за принципом призначення відповідальних виконавців.

Відповідальний виконавець - довірений працівник банку, якому доручається одноосібне оформляти й підписувати грошово-розрахункові документи за визначеним колом операцій, ним виконуваних.

За відповідальним виконавцем закріплюють ведення відповідних рахунків або виконання окремих операцій.

Відповідальними виконавцями також вважають працівників, на яких покладено виконання операцій, пов'язаних із контролем, оформленням грошово-розрахункових документів і відображенням в обліку банківських операцій, зокрема контроль за станом кореспондентського рахунку банку.

Закріплення рахунків за окремими відповідальними виконавцями і подальший їх перерозподіл здійснює головний бухгалтер. Такий розподіл оформляється записом у спеціальній книзі обліку розподілу й перерозподілу обов'язків між обліково-операційними працівниками банку.

У кожній установі банку повинні бути розроблені й затверджені посадові інструкції, копії яких передають для керівництва в роботі обліково-операційним працівникам.

4. Банківська документація, її види

Операції комерційних банків здійснюються і відображаються в обліку на основі документів.

Банківський документ - письмове розпорядження господарської організації чи банку, що містить необхідну і достатню інформацію для здійснення банківських операцій, підтверджує їх законність і служить основою для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

Усі документи, на підставі яких здійснюються операції містять необхідні дані, що характеризують ці операції. Дані, які складають елементи документа, називаються реквізитами.

Обов'язковими реквізитами банківських документів є:

* назва документа;

* номер та дата складання документа;

* назва підприємства (банку), від імені якого складено документ;

* назва одержувача коштів;

* зміст операції;

* сума операцій (цифрами та прописом);

* номери рахунків за дебетом і кредитом;

* назви банків (одержувача та платника коштів), їхні номери за МФО;

* підписи осіб, відповідальних за здійснення операцій та відтиск печатки юридичної особи.

Реквізити в документах розміщено у відповідній послідовності: довідкові дані зліва, бухгалтерські й статистичні - справа. Таке розміщення реквізитів полегшує оброблення інформації.

Кількість примірників грошово-розрахункових документів^що подають до банку клієнти, і тих, що їх банк оформляє самостійно, повинна бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до витягів із особових рахунків.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які складали і підписували ці документи (регістри).

Банки самостійно визначають порядок формування і зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів, забезпечують їх сувору схоронність.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів і звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі банку.

У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи банку мають право зняти копії документів та зобов'язані скласти реєстр документів, які вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених документів та протоколів (актів) зберігаються в окремій справі.

У разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник банку письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і з'ясування причин їх зникнення або знищення.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником банку. Копія акта подається до територіальних управлінь НБУ в 10-денний термін від дати його підписання.

5. Документообіг за банківськими операціями

Щоб упорядкувати рух документів і своєчасно відобразити господарські операції у бухгалтерському обліку, банки розробляють графіки документообігу.

Документообіг за банківськими операціями - це послідовне переміщення грошово-розрахункових документів від моменту їх виписування або надходження ззовні до завершення операції за робочий день і передання у поточний архів.

Національний банк України надає комерційним банкам ліцензії на ведення банківських операцій лише тоді, коли в них є внутрішні документи, які регламентують діяльність, що за законом підлягає ліцензуванню.

Графіком документообігу визначено порядок переміщення документів між банком і клієнтами, між різними установами банків, кількість підрозділів, через які проходить кожен первинний документ, та виконавці, які беруть у цьому участь. Він регламентує максимальний час перебування документів у підрозділі, терміни, відведені для відображення інформації в обліку.

Рух документів залежить від специфіки тих або інших операцій, структури обліково-операційного апарату банку, автоматизації обліку тощо. Тому порядок проходження документів банк установлює самостійно з урахуванням вимог НБУ до окремих операцій. При цьому банки дотримуються таких основних правил:

* кожен документ підлягає попередньому контролю;

* документи щодо безготівкових розрахунків спершу проводять за дебетом рахунків платників і лише потім - за кредитом рахунків одержувачів;

* прибуткові касові документи служать підставою для відображення операцій в обліку тільки після того, як гроші отримано касою банку, а видаткові - направляють у касу для оплати тільки після відображення видаткових касових операцій за рахунками бухгалтерського обліку.

Документообіг за банківськими операціями проходить послідовні стадії.

На першій стадії перевіряють форму і сутність документів, що надійшли, а також оцінюють можливість здійснення операцій залежно від стану рахунків.

На другій стадії на основі документів операції відображають у бухгалтерських регістрах, і їх підписують відповідальні виконавці, а в необхідних випадках - контролюючі працівники.

На третій - документи групують і брошурують у папки для здання в поточний архів.

Графіки документообігу за різними операціями банку можуть набувати різних форм, їх оформляють у вигляді схем або переліку робіт зі створення, перевірки та оброблення документів. Графіки розробляє кожний підрозділ банку. В них указуються всі виконавці, взаємозв'язки між ними і терміни виконання робіт.

Графік документообігу в банку затверджує керівник установи.

Крім графіка документообігу, в кредитних установах складають графіки обслуговування клієнтів, у яких для кожного підприємства, організації чи установи встановлюють час, протягом якого операційний відділ банку приймає від представника організації або через систему «клієнт-банк» документи для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

банк фінансовий звітність обліковий операційний

6. Внутрішньобанківський контроль, його сутність і види

Внутрішньобанківський контроль - перевірка правильності виконання банківських операцій і облікових записів за допомоги конкретних засобів і способів.

Внутрішньобанківський контроль поєднує в собі бухгалтерський та адміністративний контролі.

Бухгалтерський контроль - це сукупність процедур, що дають змогу забезпечити збереження активів банку та достовірність звітності, що складається службою бухгалтерського обліку на основі даних, отриманих від операційних підрозділів.

Бухгалтерський контроль може бути попереднім та наступним.

Попередній контроль здійснюють до винесення управлінських рішень і виконання господарських операцій. У банках він передує виконанню банківських операцій. Залежно від характеру банківські операції підлягають лише первинному або первинному і додатковому контролю.

Первинний контроль здійснює працівник банку, який, виходячи зі змісту документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє правильність їх оформлення і наявність порушень процедур бухгалтерського обліку.

Після здійсненої перевірки документ підписується працівником банку. Працівники банку, які підписали будь-який грошово-розрахунковий документ, не маючи на те права, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України. У такому ж порядку несуть відповідальність працівники банку, які мають право підпису, у разі перевищення ними своїх повноважень.

Додатковому контролю підлягають операції, які мають важливе значення для забезпечення діяльності банку: операції з готівкою, іноземною валютою та ін. Банк самостійно встановлює перелік операцій, які вимагають додаткового контролю.

Наступний контроль починається після здійснення господарських операцій на основі даних, зафіксованих у первинних документах, бухгалтерських регістрах і звітності. Його мета - з'ясувати найважливіші фактори та причини, що позитивно чи негативно вплинули на раніше виконані банківські операції. Такий контроль допомагає виявити недоліки попереднього контролю, з'ясувати їх причини і визначити конкретні способи їх виправлення, а також забезпечує недопущення прорахунків у подальшому.

Наступні перевірки можуть мати тематичний і комплексний характер.

Тематичними перевірками контролюють стан справ окремих ділянок обліково-операційної роботи.

Під час комплексних перевірок вивчають роботу відповідальних виконавців за певний відтинок часу. Залежно від теми або ділянки обліково-операційної роботи наступні перевірки здійснюють у вибірковому або суцільному порядку. Суцільну перевірку здійснюють лише за найбільш важливими і складними операціями. В інших випадках застосовують вибіркову перевірку документів. Подальші перевірки проводять із таким розрахунком, щоби роботу кожного обліково-операційного працівника перевіряти не рідше одного разу на рік або щоквартально за рішенням головного бухгалтера банку. Склад працівників, які здійснюють наступні перевірки, визначає головний бухгалтер, виходячи з обсягу операцій банку. До проведення наступних перевірок, окрім спеціалістів, зайнятих контролем, можуть залучати заступника головного бухгалтера і начальників відділів.

Результати наступних перевірок записують у журнал, а в разі виявлення недоліків оформляють довідками. Керівники банку зобов'язані у п'ятиденний термін після одержання довідки про виявлення недоліків під час перевірки особисто розглянути її в присутності працівників обліково-операційного апарату та вжити заходів щодо усунення порушень. Головний бухгалтер зобов'язаний контролювати заходи з усунення недоліків і в разі потреби організувати повторну перевірку.

Адміністративний (внутрішній) контроль - це сукупність процедур, згідно з якими керівництво банку делегує свої повноваження, зокрема такі:

* збереження цінностей та активів;

* безпека працівників банку;

* ефективність, продуктивність та безпека процедур оброблення інформації.

Адміністративний (внутрішній) контроль передбачає перевірку правильності фінансової операції до та після її проведення з метою забезпечення її відповідності встановленим правилам.

Адміністративний (внутрішній) контроль дає змогу виявити ризики і вжити ефективних заходів щодо них.

До системи адміністративного контролю належать такі елементи:

* організаційна структура банку;

* методи закріплення повноважень та обов'язків;

* методи контролю, що застосовуються керівництвом для проведення моніторингу результатів роботи, зокрема внутрішнього аудиту;

* принципи та практика у сфері трудових ресурсів;

* система бухгалтерського обліку;

* принципи бухгалтерського обліку та процедури контролю. Адміністративний контроль передбачає розподіл повноважень між працівниками банку таким чином, щоби жоден працівник чи обмежена група працівників банку не змогли зосередити у своїх руках усі необхідні для здійснення повної операції повноваження (приймання, оплата, зберігання).

Створення ефективної системи внутрішньобанківського контролю досягається оптимізацією взаємовідносин та обміну інформацією між внутрішнім контролем, зовнішніми та внутрішніми аудиторами банку.

Внутрішній аудит - це незалежний підрозділ банку, який не бере участі у виконанні операцій, а періодично здійснює перевірки та оцінює:

* адекватність і ефективність заходів та системи внутрішнього контролю;

* управління ризиками;

* повноту, своєчасність і достовірність фінансової та іншої звітності;

* дотримання принципів і внутрішніх процедур обліку.

Размещено на Allbest.ru