Документні фонди мистецтва публічних бібліотек України виконують важливі соціальні функції акумулювання, зберігання та надання в користування документів мистецької тематики, забезпечуючи умови інтелектуальної еволюції людства. У сучасному процесі інформатизації суспільства саме документні фонди з мистецтва повинні бути гарантами реалізації прав громадян на вільний доступ до інформації, на духовний розвиток та прилучення їх до цінностей світової культури. Виконання цієї мети не можливе без створення належних умов для якісного документозабезпечення фондів публічних бібліотек виданнями з мистецтва.

Криза в економічній та соціокультурних сферах 1990-х р.р. призвела до дискретності та спонтанності процесу комплектування. Роздержавлення існуючих та виникнення близько тисячі дрібних приватних видавництв, розпад мережі книгорозповсюдження та централізованого розподілу видавничої продукції конче актуалізували проблему комплектування повноцінних бібліотечних фондів мистецтва.

Документозабезпечення документних фондів мистецтва є забезпеченням цього ж фонду необхідними документами даної тематики через систему джерел, способів та форм постачання.

Основною функцією системи документозабезпечення є процес систематичного та першочергового поповнення фондів мистецтва публічних бібліотек документами відповідно до завдань бібліотек та інформаційних потреб їх користувачів. Нова редакція Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», зі змінами і доповненнями, внесеними відповідним Законом України від 16.03.2000 р., підтвердила обов'язки держави щодо підтримки розвитку бібліотечної справи через гарантоване фінансування бібліотек, пільгову податкову, кредитну та цінову політику. Стосовно системи документопостачання бібліотек, нерозривно пов'язаної з функціонуванням видавничої галузі, то для її ефективного розвитку вкрай необхідними були також заходи щодо стимулювання видання та розповсюдження соціально значущих типів видань, створення інформаційних та телекомунікаційних мереж для забезпечення тіснішої інтеграції всіх учасників системи документальних комунікацій. Похідними функціями є гармонізація взаємодії бібліотек з суб'єктами документовиробництва-документорозповсюдження; структуризація документного потоку даної галузі та його систематизація.

Ознаками системи документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є різноманітність джерел, які можна розглядати у відносній самостійності, поза зв'язками з іншими процесами і явищами; наявність внутрішніх зв'язків між компонентами системи, що належать підсистемам документовиробництва або документорозповсюдження; взаємодія компонентів, завдяки чому система одержує інтегральний результат, забезпечуючи документопостачання публічних бібліотек країни.

Основними завданнями системи документозабезпечення фондів мистецтва є:

- своєчасне та оперативне поповнення фонду новими виданнями мистецької тематики;

- забезпечення якісного складу фонду мистецтва публічної бібліотеки шляхом відбору та включення у фонд найбільш цінних профілюючих документів відповідно до її завдань та інформаційних потреб користувачів.

Інфраструктура документозабезпечення документних фондів мистецтва розвивається під впливом зовнішнього середовища, яке потрібно постійно вивчати з метою оперативного та гнучкого реагування на безпосередні зміни, що відбуваються в ньому. Організаційна інфраструктура документопостачання документних фондів мистецтва складається з численних взаємодіючих об'єктів; має виробничі й невиробничі компоненти. До виробничих відносимо видавничу, поліграфічну, документо-торгівельну справу, засоби зв'язку Невиробничі - системи підготовки кадрів для організації створення, розповсюдження та комплектування документних ресурсів; адміністративного управління документними комунікаціями; законодавчого, наукового і технологічного забезпечення функціонування документованої інформації; а також установи, котрі здійснюють моніторинг документного потоку видань Відсутність або незбалансований розвиток будь-якої складової інфраструктури суттєво знижує якість комплектування документних фондів мистецтва, темпи доведення інформації до користувачів, що, в свою чергу, уповільнює розвиток культурно-мистецької сфери, духовний розвиток суспільства.

Найраціональніший шлях дослідження численних джерел та способів документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек - це системно-функціональний підхід, який дозволяє визначити зміст, характер та напрям зв'язків між документним фондом мистецтва та зовнішнім середовищем, визначити резерви підвищення якості комплектування фонду даної галузі.

Методологія системного аналізу дозволяє піднятися на вищий ієрархічний рівень розгляду об'єкта вивчення та отримати не завжди очевидні практично корисні результати.

Для отримання цілісного теоретичного знання про способи та джерела документопостачання документних фондів методологія системного підходу була вперше застосована в 1950-х рр. Ю.В. Григор'євим, а починаючи з 1980-х р.р. активно розвивається Ю.М. Столяровим. При застосуванні системно-функціонального підходу для фондів доцільно використовувати класифікацію спеціалізованих документних систем, запропоновану Ю.М. Столяровим, який поділяє їх на генеративні, транзитні, термінальні. Серед них чільне місце займають публічні бібліотеки. Вони перебувають в прямій залежності від можливостей масштабів інтенсивності функціонування генеративних і транзитних документальних підсистем, оскільки поповнюють свої документні фонди мистецтва переважно з документного потоку вітчизняної і зарубіжної продукції.

Між цими системами існують прямі та зворотні взаємозв'язки й взаємозалежність. Елементи системи - джерела документозабезпечення є і серед генеративних документних установ, і серед транзитних, і серед термінальних. Отже, джерелом може бути установа, організація, окрема особа. Кожному джерелу відповідає певний спосіб постачання - порядок послідовних дій щодо надходження документів з мистецтва до фонду бібліотеки. Метод - порядок послідовних дій по замовленню документів. Форма документозабезпечення - сукупність джерел, способів і методів поповнення фонду, об'єднаних загальною метою.

Ці поняття пов'язані між собою. Наприклад, джерелом виступає книжковий магазин, а спосіб отримання документів із нього - купівля. Особа, що безплатно передає документ у документний фонд - джерело, а вибраний спосіб документопостачання - дар.

Організаційною основою забезпечення функціонування системи є:

- розвиток книговидавничої діяльності;

- розвиток книжкової торгівлі;

- забезпечення книговидавничої і книготоргової бібліографії, що інформує про видання;

- забезпечення матеріальної бази поповнення фонду.

Вивчення прямих та зворотних зв'язків як основи саморегулювання системи сприяє оптимізації управління документозабезпечення. Виявленню внутрішніх та зовнішніх факторів, що впливають на розвиток документних фондів публічних бібліотек. Серед внутрішніх факторів важливими є не тільки рівень бюджетного та позабюджетного фінансування комплектування, технічна оснащеність бібліотеки, комфортність приміщення, але й її імідж для видавців та книгорозповсюджувачів, ініціативність та компетентність керівництва підрозділів, відповідальних за своєчасне та якісне оновлення документних фондів. Аналіз внутрішнього середовища документного фонду, його сильних та слабких сторін дозволяє визначити напрями роботи, що потребують неодмінного вдосконалення, привести внутрішні ресурси документного фонду у відповідність до зовнішніх факторів, наприклад, передбачити впровадження та розвиток нових технологій документозабезпечення, поліпшення кадрового складу відділу комплектування, оптимізацію видової структури фонду, розробку цільових програм і проектів та ін.

Зовнішні фактори впливу на документозабезпечення фонду є не менш важливими, оскільки саме із зовнішнього оточення документний фонд отримує знання про державну інформаційну політику та видавничий ринок, про імідж документного фонду серед партнерів і користувачів, про їхні інформаційні потреби та вимоги щодо рівня сервісу. Зовнішнє середовище рухливе, що зумовлено низкою обставин: зростанням та зміною суспільних відносин, інформаційних потреб та попиту, технологічним оновленням документування інформації, ускладненням засобів зв'язку та ін. Аналізуючи зовнішнє середовище, доцільно відокремлювати в його структурі мікро - та макрооточення документного фонду.

Макросередовище інфраструктури документного фонду мистецтва виявляється через сукупність та якість комплектування документних фондів даної галузі.

Серед них:

- економічні - обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, умови для розвитку ринкових сегментів у видавничій і книготорговельній справі, курс національної валюти, темпи інфляції, стан банківської системи, інвестиційна політика, рівень та структура доходів населення країни, безробіття та ін.;

- політико-правові - загальна політична ситуація в країні та світі, що впливає на стратегію бізнесу демократизація суспільства, наявність ефективних законів і ступінь їх виконання, податкова політика щодо видавничої, книготорговельної і бібліотечної справи і ін.;

- науково-технічні і технологічні - певний етап у розвитку науково-технічного прогресу, виробничі й інформаційні технології, які використовуються у видавничій і книготорговельній, бібліотечній справі, рівень розвитку транспортних та телекомунікацій, інформаційно-комп'ютерних систем та мереж, система підготовки кадрів тощо;

- соціокультурні - грамотність населення, звички, традиції читання, національна психологія, менталітет, вплив чинників міжнародного середовища, рівень інтеграції у світовий інформаційний простір.

Мікросередовище функціонування документного фонду охоплює реальних та потенційних користувачів, органи влади управління, установи культури, постачальників інформаційних ресурсів та послуг. Враховуючи вплив мікросередовища, необхідно зважати на те, що крім зв'язків взаємодії тут активно діють зв'язки протидії: конкурентна боротьба між видавничими, документоторговельними установами, низький рівень правової культури щодо знання та виконання закону про необхідність надсилання видавцями документних фондів ОП документів, численні бюрократичні перепони з боку чиновників владних структур, які обмежують можливості вибору фондоутримувачами оптимальних джерел документозабезпечення

З точки зору системно-функціонального підходу, нинішня нестабільність функціонування складових інфраструктури документозабезпечення має і свої позитивні сторони, бо протиріччя в системі сприяють виявленню та відбору кращого досвіду. Шляхом адаптації до умов, що стрімко змінюються, генеративні, транзитні та термінальні документальні системи шукають нові форми взаємодії, самовдосконалення, кооперації зусиль проти податкового тиску, диктату чиновників, порушень законодавства про авторське право, розквіту «піратства» на вітчизняному книжковому ринку та ін.

Система елементів документозабезпечення як і кожне системне утворення має свої елементи. Основними елементами системи документозабезпечення документних фондів мистецтва публічних бібліотек є джерела, способи, форми та методи.

Джерела документозабезпечення документних фондів мистецтва поділяються на дві групи:

- джерела спеціального призначення, орієнтовані виключно чи в значній мірі на постачання бібліотек документовиданнями;

- інші джерела, що використовуються широким колом споживачів, в т.ч. і публічними бібліотеками.

Вибору джерела і встановлення з ним ділових контактів, від правильності в значній мірі залежать повнота і оперативність формування документного фонду мистецтва

Бібліотечний колектор - це спеціалізована державна книготоргова установа, призначена для планомірного забезпечення бібліотек документовиданнями різних галузей в т.ч. і документами мистецької тематики. До 1990-х рр. він був основним джерелом документозабезпечення бібліотек, забезпечуючи 80% нових надходжень. Товарообіг бібколекторів становив близько 20% загального книготоргового обігу країни. Публічні бібліотеки укладали з колектором договір терміном на один рік, в якому вказувалися сума асигнувань на придбання літератури потрібної галузі, розподіл коштів по кварталах, приблизне відсоткове співвідношення галузей необхідної їм літератури і т.п. та зобов'язалося своєчасне перерахування коштів.

Публічні бібліотеки, що укладали з колекторами договір отримували Тематичний план-рубрикатор для комплектування фондів бібліотек в т.ч. фондів мистецтва по схемі обов'язкового платного примірника. По мірі надходження новинок, колектор формував замовлення для бібліотек на основі індивідуального Тематичного плану-рубрикатора.

Централізована система документозабезпечення бібліотек, яка ґрунтувалася на бібколекторах, мала свої переваги, забезпечуючи можливість замовлення та отримання більшої частини документовидань потрібної галузі через один канал, що спрощувало технологію комплектування фондів бібліотек. Але це була жорстка система, котра контролювала репертуар і обсяги надходжень до документних фондів, не завжди зважаючи на інтереси бібліотек. Часто книготорги збували через бібколектори нереалізовані залишки непотрібної їм літератури.

У ринкових умовах бібколектор уже не може існувати як установа, в основі діяльності якої не закладено раціонального економічного механізму. З виникненням конкуренції з боку посередницьких комерційних фірм та приватних бібколекторів, котрі гнучко реагують на потреби бібліотек, пропонуючи їм суттєвий перелік якісних послуг, державні бібколектори почали виходити з підпорядкування книготоргам, набуваючи юридичну самостійність та змогу перебудовувати свою роботу на засадах економічної зацікавленості.

Пристосовуючись до умов жорсткої конкуренції, широкий спектр нових можливостей і послуг щодо комплектування публічних бібліотек і дистрибуції книжок українських видавництв надають нині приватні бібколектори, передплатні агентства, мережа дилерів і дистриб'юторів видавництв та оптових підприємств. Так, найміцнішим централізованим джерелом в Україні стає науково-виробниче підприємство «Ідея», яке крім вітчизняних видань, пропонує для передплати бібліотекам України 3500 найменувань неперіодичних та періодичних, аудіо-продуктів і CD-ROM. Ціни на основну частину передплатних видань у «Ідеї» від 5% до 70% нижчі, ніж в інших передплатних агентствах країни. Бібліотекам доставляються видання у найкоротший термін - не менше двох разів на тиждень. Це підприємство першим на території держави впровадило повний автоматизований контроль за виданнями від їх виходу в світ до доставки передплатникам. Нині на веб-сайті «Ідеї» можна дистанційно замовити та сплатити видання з такого асортименту: 36800 назв книг 720 провідних видавництв України, понад 97500 назв 2630 російських видавництв від 260 постачальників, 3200 назв періодичних українських видань, 6000 назв періодики Росії та країн СНД, 6300 назв газет та журналів далекого зарубіжжя. «Ідея» має свої регіональні представництва у 21 області України, її послугами користуються близько 1000 бібліотек, серед яких: дві національні, 18 обласних універсальних бібліотек, провідні вузівські, науково-дослідні, виробничі та публічні бібліотеки України.

Сьогодні відбувається зміна політики документозабезпечення документних фондів, спрямована на формування частини фонду електронними ресурсами. Вони не змінюють традиційні друковані видання, а розширяють можливості роботи користувачів з інформацією. При формуванні документних фондів різних галузей в т.ч. фонду мистецтва потрібне створення такого способу відбору, при якому повинно бути оптимальне співвідношення друкованих і електронних видань. Основні класи ресурсів по способу доступу - мережеві і локальні - надають різні нові функціональні можливості використання матеріалів. До позитивних якостей електронних видань можна віднести їх компактність, оперативність доступу до великих об'ємів інформації, можливість її отримання в машиночитаній формі. Проблемою відбору електронних видань є те, що представлені анотації до них, носять чисто рекламний характер, не дотримуються норми оформлення матеріалів.

Одним із основних принципів комплектування електронними виданнями є старанний відбір і придбання виключно ліцензованої продукції.

Важлива роль в документозабезпеченні фондів мистецтва належить книжковим магазинам універсального профілю. В універсальних книгарнях в асортименті бувають книги майже усіх галузей знання. Спеціалізовані створюються за різною ознакою. За змістом: мистецька література, художня тощо. Є магазини відповідного виду творів друку: ноти, образотворчі видання, фотоальбоми тощо. За засобами розповсюдження створюються магазини Книга - поштою; за мовною ознакою - Українська книга, Іноземна книга. Існують магазини, що продають як нову, так і ту, що була у вжитку літературу.

Перевагою книжкових магазинів є те, що документовидання потрапляють до них раніше, ніж в бібліотечні колектори. В магазинах легко купити місцеві видання з мистецтва.

Але продаж через магазин має недоліки. Магазини не гарантують планомірні поповнення фондів мистецтва, вимагають від комплектатора великих затрат часу. Серед книжкових магазинів у сучасних ринкових умовах успішно функціонують ті, що змогли за підтримки місцевої адміністрації налагодити прямий зв'язок з регіональними оптовими структурами або видавництвами, відмовитися від дорогих послуг дрібних посередників, утримати на мінімальному рівні накладні витрати, забезпечити доволі широкий асортимент, який відповідає кон'юнктурі регіонального ринку.

Сьогодні формується нова система дистрибуції української видавничої продукції, яка поєднує книжкові магазини різних форм власності, як самостійні, так і при видавництвах, навчальних закладах, наукових та громадських організаціях. Разом з ними діють солідні книготорговельні фірми у вигляді холдингів, акціонерних товариств, об'єднань та мереж, дрібнооптові книготорговельні підприємства, лотки і кіоски, книгоноші. Ці традиційні канали книгорозповсюдження доповнюються електронними: у мережі Інтернет функціонують понад 100 сайтів українських електронних книжкових магазинів, які мають перевагу перед традиційними та мають можливість реалізації продукції цілодобово і без торгових залів, складів, посередників, підтримуючи «віртуальне підприємство» за допомогою веб-сайта; забезпечення оперативного надання покупцям інформації про зміни книжкового асортименту та наявність на ринку потрібних видань даної галузі, підтримка двостороннього зв'язку між продавцем та покупцем, економія їх часу завдяки налагодженню інтерактивного спілкування та електронної системи розрахунків та ін. Завдяки цим перевагам вітчизняні електронні книжкові магазини все впевненіше поширюються в мережі Інтернет і стають значущим сегментом українського книжкового ринку.

Однією з необхідних умов повноцінного документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є достатньо повна й оперативна інформація про видавничу продукцію. З цією метою систематично переглядаються плани вітчизняних видавництв та зарубіжжя: «Нові видання України», «Літописи книг», «Літописи образотворчих видань», «Літиписи нотних видань», «Літописи газетних статей», «Літиписи журнальних статей», газети «Книжное обозрение», «Ex libris», «Книжковий світ» та ін., вивчаються видавничі каталоги видавництв України.

Джерелом документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є поштові відділення в містах, районах, селах, що приймають заявки на періодичні та передплатні видання з мистецтва.

Великі бібліотеки мають можливість купувати документи у власників персональних бібліотек. Це джерело особливо важливе при ретроспективному комплектуванні фондів літературою з мистецької тематики.

Позитивним надбанням останнього часу став розвиток благодійної діяльності громадських організацій та фондів.

Виділяють кілька способів документозабезпечення. Одним з традиційних способів документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є документообмін. Його слід розглядати не лише як засіб комплектування, а й як взаємодопомогу при створенні повноцінних фондів мистецтва, що активно використовуються користувачами. Він дає змогу звільнити фонд мистецтва від зайвої, мало використовуваної літератури мистецької тематики і поповнити його виданнями, потрібними для користувачів.

У залежності від умов перерозподілу документів з мистецтва виділяють кілька форм обміну: обмін між документними фондами мистецтва власними виданнями; безплатне розповсюдження окремих документів мистецтва або перерозподіл тих, що не використовуються; обмін комплектами національних творів друку мистецької тематики; виконання замовлень на заповнення прогалин із дублетних та мало використовуваних фондів мистецтва.

Предметом документообміну можуть бути усі види документів мистецької тематики, головна вимога - наукова, історична, культурна цінність. Згідно з ГОСТом 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения» термін «Обмін документами» структурований внутрішній, що відповідає практиці діяльності бібліотек, який набув розповсюдження лише у 1990-х р.р., але тривалий час не відігравав необхідної ролі у документозабезпеченні фондів мистецтва.

Обмінно-резервні фонди - мережа фондів, яка поєднує два фонди з різним призначенням. Обмінні фонди мистецтва створюються для передачі їх до інших публічних бібліотек, резервні - для поновлення фонду мистецтва безпосередньо даної бібліотеки. Для передачі документів мистецтва з обмінного фону бібліотека складає акт в двох примірниках. Один разом з виданнями і списком надсилається в бібліотеку одержувачу, другий залишається в бібліотеці - фондоотримувачі. До акта додається доручення на одержання видань з мистецтва з обмінного фонду, або поштова квитанція, коли література відправляться поштою. Ці акти є супровідними документами для передачі і отримання обмінних видань мистецтва. На їх підставі здійснюється вилучення видань мистецтва з фонду однієї бібліотеки і прийому другій.

Сьогодні, за неповними даними, в Україні функціонують близько 250 ОРФ, в яких зосереджено майже 6 млн. Документів, в т.ч. з мистецтва. Характерною рисою цих фондів є їхній динамізм, великі показники обертаності. Тільки за останніх три роки через систему ОРФ було перерозподілено близько 5 млн. Примірників документів, і цей показник має стабільну тенденцію до зростання.

Отже, документообмін видань мистецтва дає змогу активізувати використання документних фондів мистецтва за допомогою перерозподілу маловикористовуваних документів.