Информационная система предприятия - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели (в рамках деятельности компании). Это компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, которые служат технической базой и инструментом для информационных систем.

Информационное обеспечение автоматизированной системы управления представляет собой совокупность информации, необходимой для решения комплекса задач, входящих в подсистемы, то есть совокупность показателей, документов, классификаторов, словарей, массивов информации, языков записи данных, а также методов их организации, хранения и контроля, обеспечивающих взаимосвязанное решение задач подсистем управления. Основа автоматизированной системы управления - это интегрированная обработка производственно-экономической информации, охватывающая решение задач прогнозирования, планирования и управления производством с использованием современных средств.

Основными принципами построения информационного обеспечения являются:

1) Принцип единой информационной базы, состоящий в том, что на машинных носителях накапливается и постоянно обновляется информация, необходимая для решения различных комплексов задач.

2) Принцип одноразового ввода и накопления информации, заключающийся в том, что вся основная информация, с которой проводят работу в подсистеме, должна только один раз вводиться в подсистемы и храниться в памяти компьютера. Этот принцип является одним из основных, который и отличает автоматизированную систему управления от обычного решения отдельных задач на компьютерах. При этом в основных массивах исключается неоправданное дублирование информации, которое неизбежно возникает, если первичные информационные массивы создаются для каждой задачи отдельно.

3) Принцип минимизации ввода и вывода данных, дающий возможность осуществлять обмен информацией между различными комплексами задач подсистем; он имеет решающее значение для повышения эффективности использования компьютерных средств.

4) Принцип ввода изменений, заключающийся в том, что обновление информации в процессе регулярной работы ведется постепенно. Это сильно уменьшает нагрузку на вводные устройства, но в значительной степени увеличивает требования к достоверности вводимой информации.

5) Принципы централизации обработки информации, предусматривающие одноразовость формирования, регистрации и ввода в подсистемы первичных данных, а также единство классификации документов, задач, реквизитов и т.д.

6) Принцип гибкости информационной базы, заключающийся в том, что, помимо основных массивов, необходимо создавать и поддерживать любое количество постоянных или временных рабочих массивов. Это достигается специальным системным математическим обеспечением, позволяющим производить различные преобразования массивов. Необходимость рабочих массивов обусловливается тем, что основные массивы, будучи эталонами, не очень удобны для непосредственного использования при решении комплекса задач подсистем.

Для автоматизации системы управления на предприятии используются прикладные программные средства, при помощи которых решаются задачи по обмену и обработке информации. Как обычно, на предприятии используются программы автоматизации бухгалтерского учета, учета принимаемой и реализуемой продукции, в данном случае программного продукта. Автоматизирована система электронного документооборота как внутри организации, так и при взаимодействии с внешней средой фирмы. Автоматизированная система управления компании "Точные решения" создана решать круг задач:

учет движения товарно-материальных ценностей в компании;

проведение необходимых кассовых и банковских операций;

планирование целей и оперативное управление компанией;

учет заказов клиентов, мониторинг состояния заказа (исполнен, или находится в работе);

контроль и анализ выполнения каждой поставленной задачи;

детализированные отчеты как о работе каждого отдела, так и по сотруднику в частности.

Для автоматизации работы в организации используются 15 персональных компьютеров необходимой комплектации; 2 сервера, один из которых является сервером хранения баз данных, необходимых для деятельности организации, а другой - предоставляет возможность работы в Интернет всем сотрудникам фирмы.

На рисунке 4. Представлена схема расположения автоматизированных рабочих мест (АРМ) компании "Точные решения"

Рисунок 4. Расположение автоматизированных рабочих мест.

АРМ-1 - директор;

АРМ-2 - секретарь;

АРМ-3 - менеджер по закупкам;

АРМ-4 - руководитель отдела сопровождения ПО;

АРМ-5 - консультант;

АРМ-6 - консультант;

АРМ-7 - главный бухгалтер;

АРМ-8 - программист;

АРМ-9 - программист;

АРМ-10 - программист;

АРМ-11 - руководитель отдела разработки ПО;

АРМ-12 - программист;

АРМ-13 - руководитель технического отдела;

АРМ-14 - технический специалист;

АРМ-15 - технический специалист;

SERV-1 - сервер, на котором располагается База данных компании;

SERV-2 - DNS сервер;

SW-1 - коммутатор на 8 портов;

SW-2 - коммутатор на 8 портов;

SW-3 - коммутатор на 8 портов.

Неотъемлемой частью Информационной системы любого современного предприятия является локальная вычислительная сеть. Для быстрого обмена данными внутри компании просто необходима компьютерная сеть. В зависимости от способа соединения компьютеров в сеть, типы локальных сетей подразделяются на проводные и беспроводные. Проводная сеть применяется на предприятиях, расположенных как в одном помещении, так и в нескольких зданиях и на нескольких этажах.

В компании организована локальная компьютерная сеть, в которую подключены все персональные компьютеры. Локальная вычислительная сеть - это совокупность аппаратного и программного обеспечения, позволяющего объединить компьютеры в единую распределенную систему сбора, обработки и хранения информации. Беспроводные сети строятся на основе оборудования Wi-Fi и так называемых точек доступа. Все подключаемые компьютеры должны находиться в радиусе действия такой точки. Как правило, действие такой сети ограничивается 100 метрами от точки доступа (при условии отсутствия помех - бетонных стен, зданий, перекрытий и т.д.). Улучшение качества передачи данных по сетям Wi-Fi обеспечивается увеличением количества точек доступа. Беспроводные сети выгодны небольшим предприятиям, которые арендуют офисы на непродолжительное время, так как настройка беспроводного подключения не требует прокладки кабеля, что требует дополнительных временных и материальных затрат. Такая сеть характеризуется мобильностью, высокой скоростью передачи и ограниченным радиусом действия. В нашем случае используется проводная сеть, потому что вся организация располагается в одном здании, и нет необходимости использовать беспроводные технологии.

Основные возможности локальных (компьютерных) сетей:

1) Передача файлов:

Во-первых, это помогает экономить бумагу и чернила принтера.

Во-вторых, электрический сигнал по кабелю из отдела в отдел движется гораздо быстрее, чем любой сотрудник с документом, что значительно упрощает документооборот внутри организации.

2) Разделение (совместное использование) файлов данных и программ: отпадает необходимость дублировать данные на каждом компьютере, т.к. в этом случае они находятся на сервере баз данных. Сеть позволяет сотрудникам работать в одной программе одновременно и видеть данные, вносимые друг другом (вход в программу под личной учетной записью, созданной для каждого сотрудника). Разделение доступа не позволяет получить доступ к информации того пользователя, у которого недостаточно для прав для чтения или изменения информации, что гарантирует сохранность данных.

3) Разделение (совместное использование) принтеров и другого оборудования:

устанавливается один сетевой принтер, доступ к которому имеет каждый работник и при необходимости может напечатать нужную ему информацию

4) Электронная почта: помимо экономии бумаги плюсом можно назвать и оперативности доставки. Почта используется как для внутреннего документооборота, так и для связи с внешними организациями (отправка и подтверждения заказов на продукцию поставщикам, договорные отношения с клиентами).

5) Координация совместной работы: при совместном решении задач, каждый может оставаться на рабочем месте, но выполнять общую задачу, которой может заниматься все подразделение. Для руководителя своего отдела значительно упрощается задача контроля и координирования действий сотрудников, т.к. сеть создает единое, легко наблюдаемое виртуальное пространство с большой скоростью взаимодействия территориально разнесенных участников.

6) Упорядочивание делопроизводства, контроль доступа к информации, защита информации: сеть также позволяет проводить единую политику безопасности на предприятии, всегда можно четко определить права доступа к документам и протоколировать все действия сотрудников. Запрет на доступ из внешней среды.

Локальная компьютерная сеть в компании организована на физической топологии "Звезда", которая представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Локальная компьютерная сеть, организованная в компании ООО "Точные решения"

Соединение типа "звезда". Каждый компьютер через специальный сетевой адаптер подключается отдельным кабелем к объединяющему устройству (коммутатор), который в свою очередь подсоединяется к серверу. При необходимости можно объединить вместе несколько сетей с топологией "звезда", при этом конфигурация сети получается разветвленной.

В нашем случае используется пассивная звезда - В центре сети с данной топологией содержится не компьютер, а концентратор, или коммутатор, что выполняет ту же функцию, что и повторитель. Он возобновляет сигналы, которые поступают, и пересылает их в другие линии связи.

Достоинства такой организации сети:

· выход из строя одной рабочей станции не отражается на работе всей сети в целом;

· хорошая масштабируемость (расширяемость) сети;

· лёгкий поиск неисправностей и обрывов в сети;

· высокая производительность сети (при условии правильного проектирования);

· гибкие возможности администрирования.

Недостатки:

· выход из строя центрального концентратора обернётся неработоспособностью сети (или сегмента сети) в целом;

· для прокладки сети зачастую требуется больше кабеля, чем для большинства других топологий;

· конечное число рабочих станций в сети (или сегменте сети) ограничено количеством портов в центральном концентраторе.

В целом, этот вариант подключения компьютеров позволяет обеспечить работоспособность всей сети.

В компании "Точные решения" программы работают с использованием операционной системы Windows Server 2003.

Технология Windows Server 2003 содержит все функции, ожидаемые пользователями от серверной ОС Windows, используемой для выполнения ответственных задач, такие как безопасность, надежность, доступность и масштабируемость.

Windows Server 2003 является многозадачной операционной системой, способной централизовано или распределено управлять различными наборами ролей, в зависимости от потребностей пользователей. Некоторые из ролей сервера:

· файловый сервер и сервер печати;

· веб-сервер и веб-сервер приложений;

· почтовый сервер;

· сервер терминалов;

· сервер удаленного доступа

Основные преимущества:

Надежность (безотказность в работе, доступность, масштабируемость и безопасность);

Производительность (возможности Windows Server 2003 применимы во множестве сфер деятельности и повышают производительность организации и ее сотрудников);

Экономичность (основанная на наиболее эффективной микропроцессорной платформе ПК, ОС Windows Server 2003 имеет существенные стимулы для внедрения).

Для организации работы с данными используется клиент-серверная модель базы данных, которая представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Клиент серверная модель базы данных предприятия.

Клиент - серверная база данных в современной организации разрабатывается и внедряется с целью снижения издержек на выполнение рабочих операций, снижения уровня рутинной работы, повышения производительности труда, повышения эффективности маркетинговых компаний и многого другого. Поскольку клиент серверная база данных является серьезным инструментом руководителя.

Качества клиент-серверной архитектуры:

1) Надежность.

Сервер баз данных осуществляет модификацию данных на основе механизма транзакций, который придает любой совокупности операций, объявленных как транзакция, следующие свойства:

- атомарность - при любых обстоятельствах будут либо выполнены все операции транзакции, либо не выполнена ни одна; целостность данных при завершении транзакции;

- независимость - транзакции, инициированные разными пользователями, не вмешиваются в дела друг друга;

- устойчивость к сбоям - после завершения транзакции, ее результаты уже не пропадут.

Механизм транзакций, поддерживаемый сервером баз данных, намного более эффективен, чем аналогичный механизм в настольных СУБД, т.к. сервер централизованно контролирует работу транзакций. Кроме того, в файл-серверной системе сбой на любой из рабочих станций может привести к потере данных и их недоступности для других рабочих станций, в то время, как в клиент-серверной системе сбой на клиенте, практически, никогда не сказывается на целостности данных и их доступности для других клиентов.

2) Масштабируемость.

Масштабируемость - способность системы адаптироваться к росту количества пользователей и объема базы данных при адекватном повышении производительности аппаратной платформы, без замены программного обеспечения.

Общеизвестно, что возможности настольных СУБД серьезно ограничены - это пять-семь пользователей и 30-50 Мб, соответственно. Цифры, разумеется, представляют собой некие средние значения, в конкретных случаях они могут отклоняться как в ту, так и в другую сторону. Что наиболее существенно, эти барьеры нельзя преодолеть за счет наращивания возможностей аппаратуры.

Системы же на основе серверов баз данных могут поддерживать тысячи пользователей и сотни ГБ информации - дайте им только соответствующую аппаратную платформу.

3) Безопасность.

Сервер баз данных предоставляет мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа, невозможные в настольных СУБД. При этом права доступа администрируются очень гибко - до уровня полей таблиц. Кроме того, можно вообще запретить прямое обращение к таблицам, осуществляя взаимодействие пользователя с данными через промежуточные объекты - представления и хранимые процедуры. Так что администратор может быть уверен - что никакой посторонний человек не сможет проникнуть в базу и внести какие-либо изменения или причинить вред.

Бухгалтерский учет, а так же учёт движения товарно-материальных ценностей в организации ведется в программе 1С Предприятие: Бухгалтерия предприятия 8.2 Расчет заработной платы, учёт кадровых документов, ведётся с помощью конфигурации 1С Предприятие: Зарплата и управление персоналом. Помимо этих конфигураций для работы сотрудников имеется полный перечень конфигураций последних версий для платформ 1С: Предприятие 7.7., 1С: Предприятие 8.1., 1С: Предприятие 8.2 В компании используется 2 конфигурации специально разработанные сотрудниками фирмы ("Учет рабочего времени", "Биллинг").

Первая конфигурация предназначена для контроля опозданий сотрудников фирмы. У каждого сотрудника имеется в наличии именная карта доступа в систему, по которой работник обязан каждый день регистрироваться в момент своего прихода на рабочее место. В конце каждого месяца формируется отчет, по которому можно посмотреть суммарный итог всех опозданий за месяц. Таким образом, руководством поддерживается дисциплина в организации.

Вторая конфигурация предназначена для контроля за заказами клиентов, и содержит полную информацию обо всех сотрудниках фирмы, поставщиках, клиентах. Данная система автоматизирует процесс выполнения всех работ сотрудников организации. При поступлении заявок от клиентов (которые обычно сообщаются по телефону, но так же могут быть переданы с помощью факса либо по электронной почте), секретарь заносит их в "Биллинг", затем заказ устанавливается на нужный отдел и руководитель отдела распределяется поступившие заявки по своим сотрудникам. В результате чего заявка в считанные минуты попадает к сотруднику и встаёт в очередь на выполнение. Сотрудник же может вносить уточнения и корректировки в заказы клиентов, если это необходимо. Таким образом в конце месяца формируется статистика выполненных работ по контрагенту, на основе этой статистики выписывается счет клиенту на оплату услуг (стоимость оговаривается в договоре), а сотруднику начисляется зарплата в зависимости от выполненной им работы. Таким образом, конфигурация "Биллинг" автоматизирует весь рабочий процесс происходящий внутри компании.

3. Информационная среда предприятия.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и её объёмы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации.

На Рисунке 7. Представлена схема информационных потоков в организации.

Рисунок 7. - Диаграмма потоков данных.

На всех АРМ установлено программное обеспечение:

1) лицензионная ОС Windows;

2) пакет программ Microsoft Office 2007;

3) программы для удаленного управления ПК: Radmin 3.4, TeamViewer 6;

4) 1С Предприятие 7.7;

5) 1С Предприятие 8.1;

6) 1С Предприятие 8.2;

7) почтовые клиенты (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird).

Перечень используемого компьютерного оборудования установленного на автоматизированных рабочих местах представлен в таблице 1.

Таблица 1

На всех рабочих местах установлена стандартная комплектация компьютера.

4. Электронная коммерция на предприятии

Использование современных информационных технологий является необходимым для работы компании ООО "Точные решения".

Если изначально активно использовалась в деятельности только электронная почта, то сейчас у фирмы есть свой сайт в Интернете (рис 8). На сайте размещена вся информация которая может заинтересовать как потенциальных клиентов, так и организации, уже находящиеся на обслуживании компании ООО "Точные решения".

Рисунок.8 Главная страница сайта компании ООО "Точные решения".

На сайте представлена подробная информация о деятельности компании, о видах услуг, оказываемых компанией и их стоимости, информация о продаваемых программных продуктах и ценах на них. Размещена подробная контактная информация для связи с фирмой. Кроме того есть возможность просмотреть сертификаты компании и сотрудников организации (рис.9).

Рисунок 9. Сертификаты компании.

Глобальная сеть Интернет активно используется в процессе деятельности компании, используя Интернет легко отслеживать оплату клиентов, поступающую на расчетный счет фирмы в банке.

Постоянное развитие технологий в информационной сфере и Интернет позволяет одновременно обслуживать большое количество клиентов с помощью удаленного доступа к системе предприятия посредством сети Интернет. С помощью эксклюзивной технологии удаленной поддержки проводится все необходимые работы по настройке программного комплекса посредством интернета, не выезжая в офис клиента. Настройка удаленного доступ к компьютерной системы клиента осуществляется сотрудниками компании с помощью специализированных программных средств - Radmin и ТeamViewer. ООО "Точные решения" постоянно следит за изменениями и инновациями в сфере информационных технологий и старается их применять для улучшения качества обслуживания клиентов, для разработки новых и модернизации старых программных средств, а так же для лучшего и быстрого выполнения работ внутри компании.

Заключение