Інформація як продукт і предмет управління об'єктами

Усі процеси життєдіяльності людського суспільства відбуваються за допомогою інформації, яка є формою зв'язку між об'єктом, що передає повідомлення, і тим, який прийматиме його.

Інформація - сукупність відомостей (даних), які сприймають з навколишнього середовища (вхідна інформація), видають у навколишнє середовище (вихідна інформація) або зберігають всередині певної системи.

Інформація повинна відображати реальний світ, процеси, явища, використовувати при цьому зрозумілу користувачеві мову, бути своєчасною, корисною та необхідною йому.

У теорії автоматизованого оброблення інформації її розглядають як сукупність знань, що є об'єктом нагромадження, реєстрації, передачі, збереження, оброблення.

В економічному комплексі функціонують науково-технічна, економічна, правова, адміністративна та інші види інформації.

Економічна інформація - один з найбільш масових різновидів інформації, що відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ та послуг.

Вона чисельно характеризує стан виробничо-господарської та фінансової діяльності об'єкта через систему натуральних і вартісних показників, циркулюючи у виробничій та невиробничій сферах, органах управління. За допомогою економічної інформації можна простежити взаємозв'язки між ланками народного господарства, напрями його розвитку, налагодити ефективне управління ним. Ці особливості суттєво відрізняють її від економічних даних.

В об'єктивній економічній реальності постійно відбуваються події, що трактуються як будь-яка зміна стану економічного об'єкта. Ці події породжують повідомлення, що можуть бути відображені на будь-якому носію в будь-якій знаковій системі. Сукупність повідомлень про реальні економічні події, факти, не співвіднесену з можливостями їх використання, називають економічними даними.

Економічні дані - відображення економічних явищ, не пов 'язане з конкретним завданням управління і з певним споживачем.

Економічні дані стають інформацією, якщо їх споживач розв'язує певне завдання управління. Іншими словами, економічна інформація - це економічні дані, які використовуються в управлінні.

Економічна інформація розглядається в прагматичному, семантичному і синтаксичному аспектах. Прагматичний аспект пов'язаний із розглядом цінності, корисності використання економічної інформації для вироблення правильного управлінського рішення. Це дає змогу відокремити потрібну інформацію для кожного рівня управління. Семантичний аспект забезпечує вивчення значеннєвого змісту (чи змістового навантаження) інформації, визначення зв'язку між її складовими частинами. Синтаксичний аспект дає змогу встановити параметри інформаційних потоків, розглянути форми подання інформації, її носії, способи кодування.

Економічна інформація є предметом автоматизованого оброблення. Вона має ряд особливостей, що впливають на способи її збирання, реєстрації та використання. Ці особливості полягають у тому, що, будучи єдиною для всього народного господарства, вона:

має тенденцію до постійного збільшення обсягів даних;

відображає різнобічну діяльність підприємств, організацій через систему натуральних, вартісних та інших показників;

є цифровою, алфавітною та алфавітно-цифровою, має лінійну форму подання;

в основній своїй масі дискретна, фіксується на матеріальних носіях інформації;

характеризується масовістю та великими обсягами, тривалістю збереження і необхідністю накопичення, повторюваністю циклів виникнення й оброблення у встановлених часових межах;

має складну структуру.

2. Види економічної інформації

Економічна інформація (ЕІ) налічує багато різновидів, що виділяються на підставі відповідних класифікаційних схем. Вона може відбивати певні події, явища, процеси, що вже відбулися або мають відбутися.

Відповідно до виконуваних функцій управління виділяють такі види інформації: прогнозна, планово-договірна, облікова, нормативна, розцінкова, довідкова, таблична.

Прогнозна інформація пов'язана з функцією прогнозування, відображає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів із високим ступенем вірогідності. Наприклад, прогнозований розмір прибутку за рік.

Планово-договірна інформація пов'язана з функцією планування й описує господарські процеси, що мають відбутися в заданому часовому періоді. Наприклад, планований обсяг випуску продукції конкретного найменування за місяць, кількість матеріалів конкретного найменування, які постачаються за договором.

Облікова інформація пов'язана з функціями оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку і відбиває господарські процеси, що вже здійснилися, а також їхній фактичний стан. Наприклад, кількість відпущеного матеріалу конкретного найменування зі складу цеху за робочу добу.

Нормативна інформація пов'язана з функцією підготовки виробництва. Вона регламентує межі витрат матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів, встановлення складу та структури об'єктів виробництва, послідовність технологічних операцій та ін. Наприклад, норма витрати матеріалу на деталь.

Розцінкова інформація включає ціни, розцінки, тарифи, які встановлено на матеріали, продукцію, виконання роботи. Ціни можуть бути планові, фактичні, договірні, прейскурантні, відпускні, оптові, роздрібні. Наприклад, планова ціна на продукцію конкретного найменування.

Довідкова інформація призначена для деталізації господарських процесів, їх якісного розшифрування і доповнення різними відомостями. Наприклад, найменування та технічна характеристика виробу, найменування й адреса підприємства.

Таблична інформація містить коефіцієнтні величини або заздалегідь обчислені значення. Наприклад, розмір податку з оподатковуваної суми заробітку.

Нормативна, розцінкова, довідкова, таблична інформація є загально функціональною, призначена для прийняття всіх управлінських рішень. Ця інформація ведеться сумісно й утворює в умовах автоматизованого оброблення інформації фонд нормативно-довідкової інформації (НДІ).

Економічна інформація є не тільки інструментом, а й елементом управління. За технологічного підходу до управління, коли воно подається як інформаційний процес, інформація є об'єктом збирання, передачі, збереження, оброблення. При цьому "сира" (необроблена) інформація є предметом праці в інформаційному процесі управління, а "готова" (оброблена) - продуктом праці.

Людина створила природну ІС, оскільки існувала потреба постачати виробництву інформацію, необхідну для контролю та прийняття управлінських рішень, навчилася збирати цю інформацію, обробляти і передавати її за призначенням. Класифікацію економічної інформації щодо технології її оброблення, перетворення на інформацію для управління показано на рис. 1.

Рис. 1

За технологією оброблення та використання в управлінських рішеннях економічну інформацію поділяють на такі види:

Початкова - інформація, що надходить до об'єкта, який регулюється (вхід).

Внутрішня - інформація, що виникає в процесі виробничо-господарської діяльності об'єкта, який регулюється.

Зовнішня - інформація, що виникає за межами об'єкта, який регулюється.

Змінна - інформація, що характеризується зміною своїх значень при кожному її фіксуванні (реєстрації), відображає господарську діяльність і зміни, що в ній відбуваються. Використовується в одному циклі оброблення.

Умовно-стала - інформація, що зберігає свої значення протягом тривалого періоду. Термін її застосування великий і використовується в багатьох циклах оброблення.

Необроблена - інформація, що не підлягає ніяким перетворенням і в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну. Інша - оброблена.

Вхідна - інформація, що вводиться для оброблення.

Похідна - заново створена інформація.

Проміжна - інформація, що знову надходить для чергового оброблення.

Вихідна - видається системою наприкінці оброблення або після закінчення окремих її етапів. До її одержання задається мета функціонування ІС. Вихідна інформація може бути для зовнішнього використання в системах управління більш високого рангу або партнерів, а також для внутрішнього використання - це власне інформація для управління об'єктом.

3. Структура і властивості економічної інформації

Оброблення інформації на ЕОМ потребує структуризації та формалізованого опису окремих її сукупностей. Розглядаючи структуру економічної інформації, виділяють її окремі елементи - прості й складні інформаційні одиниці. Логічний підхід до структуризації дає змогу встановити структурні елементи залежно від функціонального призначення інформації та її особливостей: реквізит, показник, інформаційне повідомлення, інформаційний масив, інформаційний потік, інформаційну підсистему, ІС (див. рис. 2).

Рис. 2

Економічна інформація має певну структуру незалежно від застосовуваних технічних засобів для її оброблення. Структура розкриває побудову економічної інформації, відіграючи в ній ту саму роль, що і синтаксис у розмовній мові. З елементів інформації - одиниць нижчого рангу - утворюються складові сукупності - одиниці вищого рангу. Одиницями нижчого рангу є реквізити, а одиницею вищого рангу - ІС.

Реквізит - це логічно неподільний елемент. Такі елементи бувають двох видів: реквізити-основи та реквізити-ознаки.

Реквізити-основи кількісно характеризують конкретні об'єкти управління, реквізити-ознаки - якісно. Реквізити-основи можуть бути кількісні, трудові, грошові (вартісні), абсолютні, відносні. Реквізити-ознаки можуть бути довідкові, групувальні, спеціальні.

Реквізит має певну самостійність й особливі риси. Так, він може входити в найрізноманітніші складові одиниці інформації, що належать до різних сутностей і мають різну складність (як слово може входити до складу різних речень). Ця властивість реквізиту знаходить своє відображення у формі, що всебічно характеризує реквізит незалежно від його наявності у певній складовій одиниці інформації. Форма реквізиту включає найменування, структуру (формат), значення (сукупність значень). Найменування (ім'я) служить для звернення до нього і, як правило, подається словом або групою слів. Наприклад, "табельний номер робітника". Це може бути також назва графи документа. При алгоритмізації та програмуванні використовують скорочені імена - ідентифікатори, що мають обмежену довжину. Доцільно, щоб ідентифікатор реквізиту був закріплений за ним незалежно від того, чи використовується цей реквізит у тій або іншій складовій одиниці інформації, у тій або іншій підсистемі. Це особливо важливо при створенні БД і для сумісності різних ІС.

Структура реквізиту - це спосіб подання його значень. У структурі розрізняють довжину і тип. Довжина - кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Вона може бути сталою або змінною. Наприклад, "Код цеху" - 2 знаки, "Кількість зданих на склад деталей" - може займати від однієї до семи позицій, "Найменування і характеристика матеріалу" - до 120 позицій.

Типи реквізитів залежать від видів значень. Найпоширенішими є чисельний, текстовий, логічний типи.

Значеннями реквізитів є послідовності символів (літер, цифр, різних знаків і спеціальних позначень).

Під час оброблення інформації над реквізитами-основами виконують арифметичні операції, а за допомогою реквізитів-ознак здійснюють пошук інформації, її сортування, вибірку, порівняння (логічні операції).

Однорідні за формою реквізити-ознаки, які мають різні значення, об'єднують у номенклатури. Наприклад, номенклатура виробів (продукції) - це набір значень кодових позначень або найменувань виробів.

З реквізитів утворюється показник - структурна одиниця, що характеризує конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боків як сума реквізиту-основи і певної кількості реквізитів-ознак.

Показник - це мінімальна сукупність інформації, що має остаточний економічний зміст. Він характеризує певне економічне явище. На основі показників складають документи. В документі може бути кілька показників. У конкретній системі показників відбивається вся господарська діяльність об'єкта і на їх основі здійснюється управління цією діяльністю. Економічна інформація будь-якого об'єкта складається з інформаційних сукупностей - повного набору інформації, достатньої для всебічної характеристики об'єкта за певний проміжок часу.

Сукупність інформації, достатньої для вироблення судження про конкретний процес (явище, факт), називається повідомленням.

Вхідні дані надходять на оброблення сформованими у вигляді інформаційних повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на матеріальному носію відповідно до правил, які існують, та має юридичну силу, називається документом. Документ має самостійне змістове значення і характеризується повним набором реквізитів та показників.

Реквізити і показники можуть розглядатися в укрупнених сполученнях, що дає змогу виділяти інформаційну одиницю вищого рівня - інформаційний масив, який практично інтерпретує номенклатуру, об'єднує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційні повідомлення.

Масив як структурна одиниця інформації набув провідного значення за автоматизованого оброблення інформації. Сукупність масивів, що стосуються однієї ділянки управлінської роботи, називається інформаційним потоком, а сукупність інформаційних потоків, які характеризують управлінську роботу, пов'язану з виконанням певної функції, - інформаційною підсистемою. Сукупність інформаційних підсистем, що характеризують управління об'єктом загалом, утворює ІС. Вона є структурною одиницею вищого рівня і цілком охоплює всю інформацію об'єкта (цеху, підприємства, установи, організації, галузі).

Під час проектування ІС необхідно враховувати такі властивості економічної інформації:

вхідна інформація в основному фіксується в первинних документах, які не підходять для автоматичного введення в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

ті самі вхідні дані використовуються багаторазово для здобуття показників у різних економічних розрізах для всіх служб і видів господарської діяльності;

основна частина економічної інформації підлягає періодичному, регулярному обробленню;

здобута похідна інформація часто використовується як вхідна при наступних розрахунках;

економічна інформація характеризується тривалістю збереження.

Економічна інформація має задовольняти такі вимоги:

точність - забезпечувати її однозначне сприйняття всіма споживачами;

вірогідність - визначати допустимий рівень спотворення як вхідної, так і результатної інформації, на якому зберігається ефективність функціонування системи;

оперативність - відображати старіння інформації з часом і втратою актуальності (цінності). Несвоєчасність надходження інформації зумовлює запізнення в прийнятті рішень.

4. Інформація як ресурс управління економікою

Ключовою ланкою в ринковій економіці є інформованість керівного й адміністративно-управлінського апарату, створення інформаційного сервісу для осіб, які приймають рішення (ОПР), збільшення інтелектуального продукту, виробленого суспільством. Інформація є продуктом творчих сил людства. Вміле використання її сприяє науково-технічному прогресу.

Інформаційна сфера діяльності людини давно стала визначальним фактором розвитку економіки, техніки, науки. За даними ЮНЕСКО, більше половини зайнятого населення розвинених країн бере особисту участь у процесах виробництва і поширення інформації (у США- 56% загальної кількості працюючих), до половини національного продукту цих країн пов'язано з інформаційною діяльністю суспільства.

Чисельність службовців, які займаються інформаційною діяльністю, є одним із показників рівня інформатизації суспільства. Це виробники, оброблювачі, розповсюджувачі інформації, персонал, який обслуговує ЕОМ. Інформатизація суспільства стає однією з визначальних сторін сучасного господарського життя. Інформація перетворилася на найважливіший ресурс суспільства, стала невід'ємною складовою господарської діяльності на всіх рівнях. Це такий самий принциповий фактор розвитку, як сировина й енергія. На рис. 3 показано перетворення вхідних ресурсів на товари, продукцію, послуги.

Рис. 3

У процесі господарської діяльності (виробництва) ресурси перетворюються на продукцію (послуги). Капітал використовується для закупівлі матеріалів, енергії, будівництва складальних ліній. Матеріали, енергія, праця використовуються в процесі виробництва продукції.

Ресурси інформації використовуються безупинно для зв'язку і координації кожної фази процесу перетворення.

Наявність великої кількості видів інформації, різноманітність її джерел потребують застосування нових ІТ (НІТ). ІТ, що поєднують у собі технічні можливості обчислювальної техніки, засобів зв'язку, інформатики, спрямовуються на збирання, накопичення, оброблення, аналіз, доставку інформації споживачам - ученим, інженерам, менеджерам, керівникам нижчої ланки управління. За допомогою ІТ здійснюють автоматизацію рутинних операцій управління, підготовку аналітичної інформації для прийняття управлінських рішень, а також забезпечують нові види інформаційного обслуговування.

З переходом від ручних способів збирання, реєстрації, оброблення, передачі інформації до автоматизованих принципово змінилося ставлення управлінського персоналу до інформації.

Необмежені можливості в оперуванні інформацією за допомогою ЕОМ дали змогу перетворити її на ресурс, від стану якого залежить розвиток економіки будь-якого об'єкта і країни загалом. Поряд з енерго- та фондоозброєністю потрібна інформаційна озброєність, що визначає ступінь застосування прогресивних технологій.

Інформаційні ресурси є продуктом інтелектуальної діяльності найбільш кваліфікованої і творчо активної частини працездатного населення. Надійність, своєчасність й ефективність інформації відіграють особливе значення. Інформаційне неуцтво призводить до банкрутства.

Перехід до безпаперової технології в управлінні дасть змогу на основі оброблення науково-технічних, патентних, кон'юнктурних, економічних відомостей одержати інформацію, яка може стати основою для вироблення розумної та ефективної стратегії управління.

З упровадженням HIT виникла інформаційна індустрія, а паралельно з нею почала розвиватися інформаційна економіка (бізнес), пов'язана з продажем інформації, програмного забезпечення (ПЗ), наданням обчислювальних послуг, передачею інформації.

Можливості освоєння інформаційних ресурсів, більш повного їх використання в інтересах управління залежать від застосування засобів інформатики, проникнення HIT в усі сфери та рівні управління.

Особливе значення має здатність інформації перетворитися в процесі оброблення на нові знання, які можуть бути використані для прийняття управлінських рішень і поповнення знань управлінського персоналу.

Інформацію неможливо відокремити від використання, вона прагматична за своєю природою. Тому, щоб вона стала реальним засобом прискорення економічного розвитку, необхідно виходити не з виробництва, а зі споживання інформації. Можливості ефективного використання її значно підсилюють автоматизоване оброблення, збереження, пошук даних.

Управління господарською діяльністю взагалі потребує такої інформації:

прогнозування ринкових процесів;

відхилення від планових показників для прийняття оперативних рішень;

науково-технічної інформації, яка містить нові наукові знання, інформацію про винаходи, технічні новинки своєї фірми та фірм-конкурентів.

Процес управління у будь-якій організації полягає в реалізації функцій, які взаємодіють між собою та формують єдиний процес, тобто безупинний ланцюг взаємозалежних дій.

Обсяг управлінської роботи має бути розподіленим. Розподіл по горизонталі передбачає розміщення конкретних керівників на окремих посадах (на чолі окремих підрозділів). Наприклад, начальник фінансового відділу, начальник виробничого відділу, начальник служби маркетингу. Горизонтально розподілена управлінська робота має бути скоординована по вертикалі - за рівнями управління: низовий (операційних керуючих - майстри); керівників середньої ланки (начальник відділу, директор філії); керівників вищої ланки (президент, віце-президент, голова ради).

Кожному рівню управління необхідна інформація, яка здобувається і розповсюджується в процесі комунікацій (зв'язку), переміщується всередині організації з рівня на рівень: по спадній, тобто з вищих на нижчі рівні; по висхідній (від нижнього до вищого). Крім того, організація потребує горизонтальних комунікацій для координації завдань і дій.

У керівника кожного рівня існують свої потреби в інформації. Він повинен уміти оцінити якісний та кількісний аспекти своїх інформаційних потреб, знати інформаційні потреби своїх начальників, колег і підлеглих. Інформаційні потреби залежать від цілей керівника, прийнятих ним рішень, показників оцінки результатів своєї роботи (його відділу, підлеглих). У процесі інформаційного обміну він повинен визначити такі поняття, як "занадто багато" і "занадто мало" (збільшення кількості інформації не обов'язково підвищує якість рішень). Вхідні дані треба "фільтрувати", відкидати непридатну для справи і залишати тільки придатну (релевантну) інформацію - дані, що стосуються конкретних проблем, людини, мети та періоду часу, "просіяні" для конкретних моделей, цілей, проблем і ситуацій, періоду часу.

Розвиток товарно-грошових відносин в інформаційній діяльності в Україні передбачений законодавче. У Законі України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р. закріплено право громадян на інформацію, сформовано правові засади інформаційної діяльності. Відповідно до нього інформація є об'єктом права власності громадян, організацій та держави.

Основою інформаційного суверенітету України є національні інформаційні ресурси - вся інформація незалежно від змісту, форм, часу і місця створення. Головними напрямами та способами державної інформаційної політики є:

створення національних систем і мереж інформації;

забезпечення ефективного використання інформації;

сприяння постійному відновленню, збагаченню та збереженню національних інформаційних ресурсів;

міжнародне співробітництво у сфері інформації.

Закон України "Про захист інформації в автоматизованих системах" встановлює основи регулювання правових відносин стосовно захисту інформації в автоматизованих системах за умови дотримання права власності громадян та юридичних осіб на інформацію і права доступу до неї, права власника інформації на її захист й обмеження доступу до неї.

Контрольні запитання:

економічний інформація повідомлення документ

Що таке інформація?

Що таке економічна інформація?

Що таке економічні данні?

Які є особливості економічної інформації?

Які є види економічної інформації і які функції вони виконують?

Як поділяють інформацію для прийняття управлінських рішень?

Яку структуру повинна мати інформація для обробки її на ЕОМ?

Що таке реквізит і які вони бувають?

Що таке економічний показник і що він характеризує?

Яка різниця між економічним повідомленням та документом?

Які є інформаційні одиниці вищого рівня?

Що є вхідними даними автоматизованої інформаційної системи?

Яка різниця між автоматизованою і автоматичною ІС?

Які є властивості економічних ІС?

Яка інформація необхідна для господарчої діяльності?

Які існують напрямки державної інформаційної політики?

Размещено на Allbest.ru