Применение методов управления запасами в целях повышения экономической эффективности системы материально-технического снабжения предприятия на примере ОАО "Амурский судостроительный завод"

При определении норм запасов МТР используют три группы методов:

- эвристические методы (опытно-статистические методы);

- методы технико-экономических расчетов;

- экономико-математические методы.

Управление запасами, наряду с нормированием, предусматривает организацию контроля их фактического состояния, т.е. изучения и регулирования уровня запасов МТР с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия, оперативных мер по их ликвидации. Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами. Контроль (мониторинг) за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей МТР, инвентаризации или по мере необходимости. На практике применяются различные методы контроля, но наиболее часто встречаются два метода, а остальные являются их вариантами:

- система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа;

- система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа.

После выбора системы пополнения запасов определяется величина заказываемой партии МТР, а также интервал времени, через который повторяется заказ. Для оценки процесса управления запасами используются следующие критерии:

- норма страхового запаса по объектам управления запасами;

- норма готовности к поставке по объектам управления запасами;

- совокупный объем запасов.

Для формализации функций и их ролей в процессе управления запасами и более полного их представления рассмотрим ключевые уровни управления процесса с их целями и функциями. Отметим, что на уровне предприятия запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. На каком уровне будет приниматься решение о создании (или не создании) запасов и кем будет осуществляться процесс управления запасами - основная задача, которую необходимо решать.

Управление запасами связано с рационализацией схем доставки МТР к месту потребления, к определению логистических каналов материалопотока. Выбор и организация материалопотоков являются существенным резервом для повышения эффективности логистических процессов. Организация оптимальной системы распределения МТР зависит от числа складов в логистическом канале и их специализации. Складская система оказывает существенное влияние на издержки в процессе доведения МТР до получателей, а через них - на конечную стоимость получаемых МТР.

Усиление централизации управления позволяет улучшить критериальные оценки системы складского хозяйства и является одним из существенных резервов повышения эффективности системы управления. Управление запасами также теснейшим образом связано с организацией транспортных перевозок. Для этого необходимо решить ряд задач, список которых в укрупненном виде приведен ниже:

- оптимизация транспортных систем, в том числе создание, оценка транспортных коридоров и цепей;

- планирование транспортных процессов на различных видах транспорта, выбор оптимального решения в случаях смешанных перевозок;

- выбор вида и типа транспортного средства;

- определение и согласование транспортных тарифов.

Кроме того, следует учитывать и то, что перевозка МТР является одним из ключевых элементов расходов в деятельности компании и ею необходимо управлять в целях минимизации издержек при сохранении необходимых параметров транспортных услуг. Основным фактором при определении выбора той или иной транспортной цепочки является необходимый срок поставки МТР, далее следуют транспортные расходы, надежность и качество обслуживания, размер поставки, время перевозки, тип перевозимых МТР, возможность порчи и набор предоставляемых услуг.

Для рационального управления запасами немаловажна и организация контроля их состояния. Получаемая информация должна отвечать следующим требованиям:

- своевременно отражать сведения о величине запасов и отклонений от норм;

- включать все необходимые данные о состоянии процесса движения каждого материала, входящего в МТР (поступление, расход);

- стоимость сбора и обработки необходимых сведений должна быть минимальной.

Подведем итог сказанному выше. Недостаток запасов часто приводит к нарушению ритмичности производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции, не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции (что соответственно уменьшает объемы ее реализации), снижает размер получаемой прибыли и приводит к потере потенциальных покупателей. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы, снижает темпы воспроизводства и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов. Функционирование предприятия при относительно высоком уровне у него запасов становится попросту неэффективным, ведь в этом случае растут дополнительные издержки по содержанию запасов, увеличивается себестоимость продукции и снижается ее конкурентоспособность. В условиях рыночной экономики вопросы рациональной и эффективной организации процессов управления и контроля движения МТР приобретают особую актуальность. Правильный подход к их решению необходим для оптимизации уровня и эффективного использования запасов, для минимизации вложенных в них оборотных средств, а следовательно, для повышения доходности функционирования любого предприятия.

Требования, предъявляемые к современным системам управления запасами.

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:

1. Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

2. Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса. Так как мнения специалистов отдела маркетинга или менеджеров управления запасами недостаточно, в системе управления запасами должна быть использована количественная расчетная методика, например, методика экспоненциального сглаживания. Мнение, тем не менее, может играть роль в модификации прогнозов при нестандартных обстоятельствах.

3. Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Система составляет заказы автоматически на основании принятых решений, используя выбранную политику (R или T).

4. Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.

5. Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям.

6. Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т.д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен, способов транспортировки и т.д.).

Три критерия оптимизации в управлении запасами

На практике, руководство зачастую бывает перегружено различными отчетами с показателями операционной и финансовой оценки. Отчеты представляют смесь различных взглядов на проблемы управления запасами вместо представления общих для фирмы оценок, т. к. задачи отделов могут конфликтовать, например финансовый отдел и отдел складирования в отличие от коммерческого отдела заинтересован в низких размерах запаса и т.д.

Наиболее часто на практике используются следующие показатели:

- коэффициент оборачиваемости

- уровень обслуживания покупателей

- рентабельность продаж

- показатель выполнения плана реализации

- оценка работы поставщиков (своевременность доставки, качество доставки)

- сокращение излишних запасов

- точность учетных записей

- процент рекламаций и др.

Перечисленные показатели позволяют оценить те или иные стороны управления запасами торгового предприятия. В то же время, эти показатели, являясь лишь проекцией системы управления запасами, односторонне отражают ее состояние и поэтому должны рассматриваться во взаимосвязи. Например, нужно учитывать, что сокращение запасов может привести к росту дефицита и т.п.

Требования к показателям эффективности

При разработке системы показателей руководствуются следующими критериями:

1. Необходимость и достаточность показателей для комплексной оценки.

2. Возможность руководства воздействовать на показатели.

3. Соответствие показателей целям фирмы, зависимость от них прибыли и рентабельности инвестиций.

4. Возможность простого расчета показателей.

5. Надежность расчета показателей.

Обобщающей показателем оценки управления запасами может служить показатель рентабельности запасов, который рассчитывается по формуле:

, (3.1)

Где R - рентабельность запаса,

РТН - реализованное торговое наложение,

ИЗ - издержки заказа,

О - средние остатки запасов.

Этот показатель является вариантом показателя рентабельности инвестиций, который используется при обобщающей оценке эффективности бизнеса и вложений в бизнес. Специфика логистики заключается в том, что рассматривается специальный вид рентабельности, и не рассматриваются издержки, которые не зависят от принимаемых логистами решений о закупках. (Речь идет о накладных расходах, основных средствах, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.)

Значение показателя рентабельности запасов зависит от трех видов издержек, рассматриваемых в управлении запасами: издержки заказа, издержки хранения и издержки дефицита.

Издержками заказа называют затраты, прямо зависящие о количества раз пополнения запасов (транспортные расходы от поставщика, расходы по оформлению, проверке качества и т.п.). Издержками дефицита является недополученная прибыль в результате дефицита товара на складе.

При формировании запасов мы должны учитывать, что при этом фирма терпит убыток. Издержками хранения является упущенная выгода или недополученная прибыль при отсутствии возможности использовать капитал в других целях. Другими словами стоимость омертвления капитала, или альтернативная стоимость, или базовая (нормальная, требуемая) доходность от вложений в запасы. Вложения в запасы выгодны, если приносят большую отдачу, чем альтернативное использование капитала, и мы должны понимать, что, вкладывая деньги в запасы, мы отказываемся от использования финансового ресурса для других целей (строительства нового склада, расширения ассортимента, закупки нового оборудования, транспортных средств, вложения денег в банк и покупки ценных бумаг).

Управление запасами на практике ограничивается следующими директивами руководства

1. «Слишком много запасов на складе. Заканчиваем закупать запасы». В самом деле, на складе находится много излишних запасов. Однако, новая политика руководителя препятствует закупке любого товара, даже того, который продается регулярно. Результат следующий: склады полны запасов, но не имеется товаров, которые требует заказчик.

2. «Необходимо избавиться от этих запасов как можно скорее». Эта директива весьма предсказуема. К сожалению, она часто забывается через пять дней после окончания отчетного года. А спустя двенадцать месяцев склады завалены еще большим количеством излишних товаров.

Одновременная оптимизация издержек трудно достижима и предприятие продолжает испытывать дефицит при наличии излишних запасов. Т.е. снижение дефицита при той же частоте поставок трудно достижимы без роста запасов, попытки сократить запасы при том же уровне дефицита обеспечивается ростом частоты поставок и транспортных расходов, попытки снизить транспортные запасы при том же уровне дефицита обеспечивается высокими запасами.

3.2 Учет производственных запасов на ОАО «АСЗ»

3.2.1 Задачи учета производственных запасов и их классификация

Производственные запасы - часть имущества, используемая:

- при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, предназначенных для продажи;

- для управленческих нужд организации.

Основными задачами учета производственных запасов являются контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам, контроль за выполнением планов снабжения материалами, выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов, контроль за соблюдением норм производственного потребления, правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции, рациональная оценка производственных запасов.

Производственные запасы (сырье, материалы, топливо и др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс организации, в котором они используются однократно. Их себестоимость полностью передается на вновь созданный продукт, занимая при этом довольно высокий удельный вес.

В условиях рыночной экономики определяющее значение приобретают качественные показатели, например такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Этих показателей можно достигнуть, увеличив использование прогрессивных конструкционных материалов, заменив дорогостоящие материалы более дешевыми синтетическими без снижения качества, сократив отходы производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы, широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты.

Принято считать, что основной задачей учета производственных запасов является наиболее точное исчисление прибыли. Тем самым признается, что учет этого вида запасов должен быть подчинен достижению конечной цели деятельности предприятия.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по организации каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала целесообразно прикреплять ярлык, свидетельствующий о содержании этого вида ценностей. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

Руководитель организации должен также установить лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Всем службам организации следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено, право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материальных ценностей.

Производственные запасы на ОАО «АСЗ» классифицируются по техническим свойствам и подразделяются на группы: черные металлы, прокат, трубы, цветные металлы и т.д.

Каждому сорту, наименованию и т.д. приписывается номенклатурный номер, который заносят в номенклатурный справочник, представляющий собой систематизированный перечень материалов. В этом справочнике содержится полностью техническая характеристика каждого поименно в соответствии с действующими стандартами. Если в номенклатурном справочнике указана учетная цена за единицу каждого вида материалов, то его называют прайс - листом.

Аналитический учет производственных запасов организуется в соответствии с построением прайса, а зарезервированный номенклатурный номер обязательно проставляется во всех приходных и расходных документах по учету материальных ценностей. Использование в учете вычислительной техники позволяет ввести в прайс дополнительно такие показатели как норма запаса, естественная убыль, синтетический счет и т.д.

Вся информация, содержащаяся в прайсе, является условно постоянной и может храниться в памяти вычислительной техники.

3.2.2 Организация учета движения производственных запасов на ОАО «АСЗ»

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерией и других отделов производственных запасов, необходимо:

- иметь прайс-лист /см. Приложение Ж/;

- установить четкую систему документации и документооборота;

- проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов;

- своевременно отражать в учете их результаты;

- шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов в организации разрабатывается прайс-лист. Номенклатура - систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых в данной организации. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общими стандартами - ГОСТом), полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения, и пр.); номенклатурный номер - условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется прайс-листом.

Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материалов, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Для организации учета производственных запасов важна оценка. От выбора метода оценки производственных запасов в значительной мере зависит точность определения материальных затрат на производство, а также величина баланса и налогооблагаемой прибыли. все запасы в синтетическом учете и бухгалтерском балансе отражаются по фактической себестоимости их приобретения / заготовления и включают след. элементы:

- стоимость по счетам поставщиков (без налога по НДС),

- также включается оплата процентов за пользование кредитов,

- предоставляемых поставщиком наценки,

- комиссионное вознаграждение, уплачиваемое снабженческим или внешнеэкономическим организациям,

- стоимость услуг товарных бирж,

- таможенные пошлины,

- расходы на транспортировку, хранение и доставку материальных ценностей, осуществляемую сторонними организациями.

Другие расходы, связанные с приемкой / складированием также должны включаться в себестоимость запасов, но сложное распределение доходов по отдельным видам, обуславливает учет этих затрат в составе общехозяйственных расходов.

Исчисление фактической себестоимости каждого приобретенного вида ресурсов осуществляется в конце отчетного периода, т. к. не все слагаемые этой себестоимости могут быть известны в момент поставки производственных запасов предприятию. Одни и те же материалы в течение отчетного месяца могут приобретаться по разным ценам.

Расход материалов происходит ежедневно, поэтому определить их себестоимость в момент их отпуска невозможно. Технический учет производственных запасов, согласно действующему законодательству, разрешается вести по учетным ценам. В качестве учетных цен могут быть средненоменклатурные цены или плановая себестоимость приобретения / заготовления. Средненоменклатурные цены рассчитываются по сложным уровням цен на начало и конец отчетного месяца по конкретным наименованиям производственных запасов. План себестоимости определяется по сложному уровню покупных цен и расходов по заготовлению и доставке их на предприятие.

Оценка производственных запасов по учетным ценам предполагает обособленно учитывать разницу (отклонение) между фактической себестоимостью приобретенных различных видов производственных запасов и стоимостью по учетным ценам. Присоединение таких отклонений к учетным ценам даст факт себестоимости. Отклонение фактической себестоимости от учетных цен в аналитическом разрезе учитывается по видам / группам однородных материальных ценностей. В конце каждого отчетного периода установленную сумму отклонений распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материальных ценностей пропорционально их стоимости по учетным ценам.

Документация и документооборот по учету движения ПЗ

Согласно Постановления Госкомстата РФ от 30.10.1997 года №71а (ред. от 28.01.2002 года №5) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» с 01 ноября 1997 года по движению производственных запасов применяются следующие бланки первичных документов:

1) по учету материалов

- М-2 «Доверенность» /см. Приложение З/,

- М-2а «Доверенность» /см. Приложение И/,

- М-4 «Приходный ордер» /см. Приложение Е/,

- М-7 «Акт о приемке материалов»,

- М-8 «Материальная карта» /см. Приложение К/,

- М-10 «Требование-накладная» /см. Приложение Л/,

- М-14 «Накладная на отпуск материалов на сторону» /см. Приложение М/,

- М-50 «Карточка учета материалов» /см. Приложение Н/,

- М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений»;

2) по учету инвентаря и хозяйственных принадлежностей

- МБ-2 «Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей»,

- МБ-4 «Акт выбытия инвентаря и хозяйственных принадлежностей» /см. Приложение П/,

- МБ-7 «Инструментальная книжка выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»,

- МБ-8 «Акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей» /см. Приложение Р/.

Доверенность (формы №М-2 и №М-2а) - применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форму №М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Приходный ордер (форма №М-4) - применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Акт о приемке материалов (форма №М-7) - применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Материальная карта (форма №М-8) - применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Материальная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра материальной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В материальной карте расписывается кладовщик, а в материальной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма №М-50). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в материальной карте расписывается кладовщик.

По материальной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в материальной карте. Кладовщик отмечает в материальной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом материальных карт в бухгалтерию производится после использования лимита. Бланк материальной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

Требование - накладная (форма №М-10) - применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-14) - применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Карточка учета материалов (форма №М-50) - применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35) - форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма №МБ-2) - применяется для учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей, выданных под расписку работнику для длительного пользования. Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

Акт выбытия инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма №МБ-4) - применяется для оформления поломки и утери инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй - направляется в бухгалтерию.

При предъявлении акта выбытия работнику взамен негодного или утерянного предмета выдается годный. Об этом делается соответствующая запись в карточке учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма №МБ-2). Акты выбытия впоследствии прикладываются к актам на списание (форма №МБ-8).

Инструментальная карточка выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма №МБ-7) - применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.). Заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика.

Акт на списание инструмента (форма №МБ-8) - применяется для оформления списания изношенного и непригодного для дальнейшего использования инструмента. Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

Для учета движения материалов бухгалтерией «Амурского Судостроительного Завода» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, при ручной обработке - не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они вовремя не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер форма М-4.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

Акт о приемке материалов форма М-7 применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчетах сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера. Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге.

Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью любых видов собственности.

Кроме перечисленных документов составляются накладные, документы на отпуск (внутреннее перемещение) материалов форма М-12 АСУ при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехам на склад неиспользованных, сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху - для списания материалов, другой складу - для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: материальные карты, требования.

Материальная карта формы М-8, М-9 выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца.

Выписываются материальные карты в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в материальной карте цеха, а представитель получателя - в материальной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца материальные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По материальной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества материальных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если материальные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование на замену (дополнительный отпуск) материалов форма М-10. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один - остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй - у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение государственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные на отпуск материалов на сторону форма М-14 применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта на основании нарядов или договоров.

3.2.3 Учет поступления производственных запасов и расчеты с поставщиками

Для обеспечения производства сырьем и материалами на предприятии осуществляется постоянное пополнение производственных запасов: за счет поставщиков, собственного производства, от ликвидации основных средств и т.д.

Основной источник - закупка у поставщиков. Предприятие заключает договоры с поставщиком, где указаны:

- номенклатура;

- качество;

- сроки и размер поставок;

- порядок расчетов;

- права и обязанности сторон и т.д.

Оперативный учет заключения договоров и контроль за из выполнением осуществляется отделом материально-технического снабжения. Поставщик высылает расчетные и сопроводительные документы: счета-фактуры, транспортные документы и другие документы.

Для контроля за поступлением материальных ценностей все расчетные и товарные документы регистрируются в отделе снабжения в журнале учета поступления грузов. Расчетные документы либо акцептуются, либо дается мотивированный отказ. После проверки и регистрации расчетные документы передаются в бухгалтерию. Дается распоряжение экспедитору на доставку материальных ценностей. На получение грузов у поставщика экспедитору выдается доверенность. Все данные о выдаче и расписке в получении доверенности фиксируются на корешке доверенности или в журнале.

Прибывшие грузы сверяются по весу и количеству в соответствии с документами. При обнаружении повреждений пломб, тары и т.д. составляется коммерческий акт, что является основой для претензий к поставщику. При приобретении производственных заказов возможны случаи неотфактурованных поставок, - по которым расчетные документы не выданы. Если документы акцептованы, а материалы не поступили, они считаются как «материалы в пути». Ошибочно привезенные материалы или материалы не по договору принимаются предприятием на ответное хранение.

Экспедиторы привозят материалы и сдают их заведующему складом, который проверяет соответствие товара сопроводительным документам и оформляет приемку выпиской приходных ордеров, где указывается наименование поставщика, № склада, наименование и номенклатура материалов, количество, цена, сумма.

В целях сокращения количества первичных документов разрешается оформлять приемку без выписки приходных ордеров при отсутствии расхождений. На документах поставщика проставляется штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Также может использоваться товарно-транспортная накладная как приходный документ.

Материальные ценности, имеющие количественные или качественные расхождения оформляются актом о приемке материалов, который составлен комиссией с участием зав. складом, поставщика или третьего лица. В акте указывается наименование поставщика, № склада, наименование материалов, их номера, количество, качество фактических материалов и материалов по сопроводительным документам. Расхождения показываются в этом же акте. Акт составляется в двух экземплярах: первый используется для оприходования фактически принятых материалов, второй передается отделу снабжения для оформления претензий поставщику. Этим же актом оформляются неотфактурованные материалы.

При переходе к рыночным отношениям увеличился объем сделок, совершаемых между юридическими и физическими лицами по поводу приобретения материальных ценностей за наличный расчет. Материальные ценности, приобретенные за наличные деньги в магазинах и т.д., подотчетное лицо передает заведующему складом, который выписывает приходные ордера в общем порядке. При составлении авансового отчета должны быть приложены документы, подтверждающие покупку: чеки магазинов, торгово-закупочные акты при приобретении материалов и т.д.

Поступление материалов от собственных цехов, а также оприходование отходов производства, возврат неиспользованных материалов и поступление материалов от ликвидации основных средств оформляют накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах - первый остается в цехе, второй направляется на склад в качестве приходного документа.

После оприходования материальных ценностей все документы передаются заведующим складом в бухгалтерию. Данные приходных документов используются для формирования показателей по поступлению материалов и отражения их в бухгалтерском учете.

При журнально-ордерной форме учета при операциях по приобретению материальные ценности в зависимости от источников поступления применяют журнал-ордер №6 (от поставщиков), №7 (через подотчетных лиц) и №10/1 (собственное изготовление, отходы и т.д.).

В учетных регистрах от поставщиков записи ведут линейно-позиционным способом от каждого поставщика: наименование и номер счета поставщика, общая сумма по расчетному документу и дается разбивка этой суммы по дебетуемым счетам, в отдельной графе отражается сумма НДС, указанная в расчетных документах, стоимость материальных ценностей по учетным ценам, а на основании банковских выписок делается отметка об оплате счетов поставщиков.

Поступившие в отчетном месяце материальные ценности, по которым не предъявлены расчетные документы, отражаются по учетным ценам. Вместо номера счета проставляется буква «Н» - неотфактурованные поставки. При поступлении расчетных документов произведенные записи сторнируются и делаются новые записи в соответствии с полученными документами.

В учетных регистрах также отражаются материалы в пути. Их стоимость определяется на основании акцептованных и оплаченных документов поставщиков. В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а при поступлении груза производятся обычные бухгалтерские записи.

Могут быть выявлены излишки или недостачи. Излишки материалов приходуются по акту и показываются отдельными строками как неотфактурованные поставки. Суммы по недостачам грузов по предъявленным претензиям отражаются в отдельной графе.

Поступление производственных запасов на ОАО «АСЗ» и расчеты с поставщиками.

Производственные запасы материалов данной организации пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или снабженческо-сбытовыми организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цены, сроки поставки, порядок расчетов, способы транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.д. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета-фактуры, передают их банку для оплаты и пересылают почтой покупателю. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятиях осуществляет отдел снабжения или финансовый отдел, поэтому платежные требования и счета-фактуры в первую очередь поступают в отдел снабжения или в финансовый отдел. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов, делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

После регистрации платежное требование получает внутренний номер (регистрационный) и передается в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза. С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками.

По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному требованию. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика. Ведется учет с расчетов с поставщиками в журнале-ордере №6. Это комбинированный регистр, аналитический учет, в котором организуется в размере каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца:

- по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным - материалы поступили;

- по акцептованным платежным документам оплаченным - материалы не поступили (справочно «За неприбывший груз»);

- по акцептованным платежным документам неоплаченным - материалы не поступили (справочно «За неприбывший груз»);

- сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы на оплату их не поступили).

В течение отчетного месяца бухгалтерия предприятия получает платежные требования поставщиков, акцептованные отделом снабжения, принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетных и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

Журнал-ордер №6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале-ордере №6 записывается номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога с продаж, указанной в расчетном документе. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям поставщиков - в разбивке по группам поступивших материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и т.п.). Сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа. В случае, когда на предприятие приходит материал без платежного документа, ведется учет неотфактурованных поставок.