Подготовка к проведению приемов. Виды протокольных приемов

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОЧИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет туризма, сервиса и спорта

Кафедра управления и технологий в туризме и сервисе

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Тема: «Подготовка к проведению приемов. Виды протокольных приемов»

Сочи, 2014

• Оглавление
• Введение
• 1. Приёмы и их сущность
• 2. Назначение и подготовка проведения приёмов
• 3. Виды протокольных приемов
• 4. Дипломатические и деловые приемы. Протокольные мероприятия в мире бизнеса
• Заключение
• Список литературы

Введение

Данный реферат посвящен теме «Подготовка к проведению приемов. Виды протокольных приемов». Актуальность данной темы определяется тем, что с учетом современной международной практики можно с уверенностью сказать, что в настоящее время ежегодно по приглашению высших государственных органов, министерств и ведомств, предприятий и учреждений, различных общественных организаций и союзов многочисленные государства и страны посещают сотни зарубежных делегаций, а дипломатические приемы, в свою очередь, являются одной из общепринятых и распространенных форм международной и внешнеполитической деятельности, обеспечивающей встречу представителей иностранных государств по какому-либо поводу и имеющей в силу этого политический характер. Такие протокольные мероприятия являются важнейшим средством установления, расширения, развития, поддержания и углубления контактов между дипломатическими представительствами и официальными властями, средствами массовой информации, общественными, научно-культурными, деловыми и другими кругами стран пребывания, а также членами дипломатического корпуса.

Приемы проводятся в ознаменование крупнейших событий (национальных праздников, юбилейных дат, годовщин установления дипломатических отношений и подписания договоров), в связи с приездом официальных делегаций и отдельных высоких гостей, по случаю подписания крупных двусторонних или многосторонних документов, т.е. для оказания почести и гостеприимства отдельным лицам, а также в процессе повседневной работы министерств иностранных дел и дипмиссий. Именно они представляют собой удобную возможность и создают подходящую атмосферу для получения и обмена необходимой информацией и мнениями, разъяснения внешней и внутренней политики своей страны, практического продвижения тех или иных актуальных на данный момент вопросов.

Дипломаты часто используют приемы, чтобы выполнить поручение своего правительства и передать информацию официальному представителю страны пребывания.

Все приемы, независимо от их вида, строятся на общих принципах, традициях, проведения которых складывались и шлифовались столетиями. Приемы всегда красноречиво говорили о положении государства и его народа. Поэтому к их организации и проведению принято относиться с соответствующим пиететом.

Внешне главной задачей приема выглядит стремление доставить удовольствие и радость гостям. Однако дипломаты преследуют и другие цели: представить в наилучшем виде свою страну; выслушать мнения гостей и получить информацию от местных жителей и коллег; обзавестись друзьями и установить полезные контакты; предоставить женам возможность познакомиться и подружиться.

И еще одна важная деталь. Приемы позволяют главам миссий и высшим чиновникам «озвучить» в неформальной обстановке позицию своего министерства иностранных дел, правительства, политических кругов. Всегда есть соображения, которые они хотели бы выразить, но в письменном виде или в официальной обстановке это сделать невозможно.

В международной практике сложились определенные виды дипломатических приемов, технология их подготовки и дипломатический этикет, которого придерживаются все участники.

Следует также добавить, что данная работа содержит практические рекомендации по подготовке и организации приема зарубежных делегаций с учетом общепринятых международных норм протокольной практики и ее особенностей.

1. Приёмы и их сущность

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два века назад созерцал Байрон.

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке.

Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться.

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

2. Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б) по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приёмы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского «начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

- подходить к столу следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные присутствующие;

- гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону (чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

- неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой;

- некрасиво наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке;

- следует брать ровно столько, сколько можно съесть;

- закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;

- для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки;

- мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками (» на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

- первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

- женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;

- мужа не сажают рядом с женой;

- два иностранца из одной страны не сидят вместе;

- последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения (но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

3. Виды протокольных приемов

Слово "протокол" употребляется в значениях: "Документ, который и содержит запись всего, о чем шла речь на собрании, заседании, допросе и т др. Документ, удостоверяющий определенный факт, событие, в письменной форме на соглашение между государствами, одна из названий международного договора".

Важнейшие правила общения между представителями разных стран охвачены в деловом протоколе и этикете. В их основе лежат принципы дипломатического протокола и этикета.

Протоколом называют форму иерархического порядка, демонстрации хороших манер партнерами из разных стран. Это и совокупность правил поведения, норм и традиций на официальных и неофициальных встречах. Еще в стародавние времена говорили, что протокол - это фимиам дружбы Именно протокол определяет методы, рамки, поведение и этикете.

"Этикет - это правила игры, которая называется жизнь. И правила эти уровни для всех, независимо от возраста, пола, положения. Потому что они диктуют не то, что нужно делать, а то, как делать. Этикет издавна придавали большое значение Интересным представляется тот факт: какие когда впервые собрались в Вене представители европейских государств, разорены войсками Наполеона, то первой темой, которую они вынесли на обсуждение, была такая: \"Размещение за столом во время переговоров\" Конечно, этикетные правила со временем меняются, дополняются.

Опыт организации деловых мероприятий свидетельствует, что для успешных деловых контактов между партнерами, особенно представителями разных стран, очень важно придерживаться определенных протокольных обычаев и правил. Недаром говорят, что хорошо поставлен и соблюден протокол - это смазка, которая позволяет шестерням механизма плавно сходиться и работать без препятствий.

Слово "протокол" означает первую часть составного документа, в котором перечисляется состав участников встречи Протокол - это форма иерархического порядка, проявление хороших манер в отношениях между партнерами по р разных стран и, подобно вежливости, - одна из основных форм повседневной жизни. Протокол совокупность правил поведения, норм и традиций на официальных и неофициальных встречах.

Одним из основных принципов коммуникативных процессов является поддержание нормальных деловых отношений между людьми и стремление избежать движущих конфликтных ситуаций. Уважение и понимание партнера можно заслужить только проявляя вежливость и сдержанность. Протокол определяет границы, методы, поведение и этикет, устанавливает правила официального и личной переписки, есть все необходимое каждому участнику делового соглашения соответствии с его места и для выявления к нему уважения.

Правила протокола не являются священными, они основываются на уважении к национальным праздникам и местных обычаев, в них включается прежде всего то, что получило всеобщее одобрение общественности.

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. При этом необходимо подчеркнуть, что основным содержанием приемов является не прием пищи и не дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в не- говоры, зависит от уровня представительства иностранного партнера и от целей переговоров. Так, генеральный директор фирмы (президент) обычно ведет переговоры по стратегическим вопросам сотрудничества, подписывает самые важные соглашения и наиболее крупные контракты.

При обсуждении более узкого круга вопросов в качестве ведущего на переговорах может присутствовать заместитель генерального директора (вице-президент) либо директор фирмы (проекта). Если же предметом переговоров являются текущие вопросы, связанные с исполнением контрактных обязательств, то ведущим переговоры может быть ведущий специалист (эксперт).

Если содержание обсуждаемых вопросов не требует непосредственного участия в переговорах высшего руководства, допускается их приход на переговоры на короткий срок с протокольными целями -- поприветствовать представителей фирмы и пожелать успеха в переговорах. Однако если представитель руководства участвует в переговорах с самого начала, то покидать их до окончания не принято. Уход руководителя принимающей стороны возможен лишь тогда, когда решены все принципиальные вопросы и сторонам осталось только согласовать детали, но и в этом случае надо получить согласие второй стороны.

Переговоры должны проводиться в отдельном помещении, которое не является постоянным местом нахождения участников. Участники переговоров от принимающей стороны должны быть в комнате для переговоров до прихода туда представителей второй стороны.

Принимающая сторона радушно встречает своих гостей, глава делегации должен представить своих коллег -- участников переговоров по фамилиям и занимаемым ими должностям, включая приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих коллег руководитель второй стороны, после чего принимающий приглашает гостей занять место за столом переговоров. Традиционно гости занимают место лицом к окну, спиной к двери.

После того как участники займут места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что нежелательно. Если принимающий все же сочтет необходимым пригласить дополнительно своих коллег, он должен извиниться, прервать переговоры, представить вновь прибывших, кратко проинформировать их о содержании беседы и возобновить переговоры.

Переговоры ведет один работник, старший по должности. В случае необходимости он консультируется с другими участниками, занимающимися отдельными вопросами, и может предоставить им возможность высказать свою позицию. Нерегулируемое обсуждение вопросов на переговорах недопустимо.

Во время сложных переговоров иностранная сторона может изъявить желание сделать перерыв для обсуждения своей позиции. Принимающая сторона должна в таком случае предоставить гостям условия для конфиденциального обмена мнениями.

В официальной обстановке. К беседам на приеме надо тщательно готовиться: подумать, с кем и о чем поговорить, с кем познакомиться, кого представить, и т.д. Нужно быть готовым к ответам на возможные вопросы собеседников, которые также заинтересованы в получении информации.

Многолетняя международная практика установила виды приемов, методы их подготовки, этикет, которого придерживаются участники приемов, проводимых внешнеторговыми организациями и фирмами в честь коллег из других стран. Условно типы протокольных мероприятий в практике внешнеэкономической деятельности можно разделить на официальные и неофициальные.

Приемы можно также разделить на дневные и вечерние, коктейли и фуршеты.

К дневным относятся приемы “Бокал вина”, или “Бокал шампанского”, и “Завтрак”. Все остальные приемы относятся к вечерним. К приемам с рассадкой за столом можно отнести такие, как “Завтрак”, “Обед”, “Ужин”. Согласно международной практике наиболее почетными по своему характеру видами приемов являются приемы “Завтрак” и “Обед”.

Международная практика кроме организации торжественных приемов позволяет устраивать встречи и в менее официальной обстановке -- за чайным или кофейным столом. Такие маленькие приемы проводят с деловыми людьми.

Решая вопрос организации приема, необходимо принимать во внимание следующее:

-выбор вида приема;

-составление списка приглашаемых на прием (с учетом субординации, пола, языка, членов семьи и т.п.);

-способ рассылки приглашений, порядок рассадки за столом (почетный гость -- справа от хозяина, дама -- всегда справа);

-составление меню (с учетом национальных особенностей приглашенных), подготовку помещения для приема, цветов, обслуживания, тостов, разработку программы проведения приема.

Как правило, любое протокольное мероприятие начинается с получения (или направления) приглашения. В приглашении четко указывается, кто организует данное мероприятие (т.е. от чьего имени оно дается), в связи с чем, где и в какое время оно проводится, кто лично приглашается на мероприятие.

Не принято передавать приглашение другому лицу, но если это необходимо, то следует заранее оповестить об этом устроителей мероприятия.

На приемы типа “Обед” и “Завтрак” приглашения необходимо рассылать по крайней мере за полторы-две недели. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто- либо откажется, заменить его другим лицом. На приглашение правильнее ответить письмом или открыткой, а не визитной карточкой. В некоторых странах ответ визитной карточкой расценивается как бестактность.

Одежда участников. Требования к одежде участников внешнеэкономических приемов более демократичные, чем к одежде участников дипломатических приемов. Однако для любого приема необходимы однотонный костюм, однотонная рубашка и темные закрытые туфли. Галстук обязателен.

Визитные карточки. Коммерсанты всегда должны иметь при себе визитные карточки. На визитной карточке обязательно указываются: фамилия, имя, отчество; должность; наименование организации; ее адрес, телекс, телефакс; телефон, по которому действительно можно установить контакт с владельцем карточки; если у предприятия есть свой фирменный знак, то целесообразно дать его в визитной карточке; желательно иметь визитную карточку двустороннюю, т.е. одна сторона -- на русском языке, вторая -- на иностранном. Можно иметь карточки двух видов -- на родном языке, а также на английском или каком-либо другом в зависимости от необходимости. Тогда на другой, чистой стороне можно делать какие-либо записи; размер визитной карточки желательно иметь стандартный.

Визитные карточки никогда не подписываются и дата не проставляется. Они используются в следующих случаях: поздравление, выражение соболезнования, благодарность, отъезд из страны представления, при перемене адреса. Ими также обмениваются при знакомстве, с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, альбомы, книги, газеты журналы, билеты в театр, фотографии и т.д. Иногда их посылают вместо письма, выражающего благодарность за приглашение на какое-либо мероприятие.

Во время протокольных мероприятий надо использовать возможность ближе познакомиться с партнерами, выяснить их хобби, интересы, семейное положение, положение на фирме и др., что может оказаться впоследствии полезным на переговорах для создания непринужденной, дружественной атмосферы.

Рекомендуется к приему подготовиться заранее, продумать вопросы, которые следует обсудить, решить, какую информацию -- коммерческую или личную -- желательно получить. Если на прием приглашается группа сотрудников, можно предварительно распределить вопросы, которые необходимо выяснить в процессе общения каждому участнику.

Не стоит превращать прием только в переговоры, целесообразно помимо рабочих тем обсуждать и другие, нейтральные темы.

Не принято в ходе протокольных мероприятий вести жесткие, решающие переговоры по цепам и условиям контракта, не согласованным ранее, в ходе переговоров. Совсем нетактично вести такие переговоры после употребления спиртных напитков.

Рекомендации, связанные с протоколом, касаются и отдельных моментов поведения коммерсанта по отношению к партнеру:

-на встречах, переговорах и приемах следует соблюдать правила, установленные организаторами встречи в отношении курения;

-приветствуя иностранного партнера, необходимо учитывать его национальные особенности;

-при знакомстве с партнером следует внимательно прочитать врученную им визитную карточку;

-не всегда следует преподносить партнерам-женшинам цветы; тщательно относитесь к преподнесению подарков, сувениров; на приемах гост произносится обычно только в начале, максимум еще один в конце мероприятия;

-организуя встречу с иностранными партнерами, следует продумать и культурную программу, при ее выборе нужно учитывать интересы прибывших коммерсантов.

4. Дипломатические и деловые приемы. Протокольные мероприятия в мире бизнеса

Важнейшей составной частью протокола любой страны является организация дипломатических приемов, их церемониал и этикет. В международной жизни дипломатические приемы -- одна из общепринятых и распространенных форм деятельности дипломатических представительств, законодательных и исполнительных органов власти, а также других министерств и ведомств, занимающихся внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности. Протокольные мероприятия играют весьма заметную роль и в международно-экономическом сотрудничестве.

В основу организации и порядка проведения деловых приемов положены правила и нормы дипломатического протокола. Приемы служат для установления и развития деловых и личных контактов, причем не только с партнерами по бизнесу, официальными лицами, но также с властями страны пребывания, членами дипломатического корпуса, представителями различных учреждений, корпораций и фирм.

Официальные приемы с приглашением на них членов дипломатического корпуса и представителей делового мира могут устраиваться главой государства, главой правительства, руководителями Министерства иностранных дел и внешнеэкономических ведомств в соответствии с основными правилами протокола, действующими в каждом государстве.

Приемы -- широко распространенная и принятая в международном общении форма организации официальных и рабочих встреч. Они дают возможность установления и закрепления деловых связей, получения информации, разъяснения политики своей страны и важных аспектов экономического сотрудничества. Наряду с этим, дипломатические и деловые приемы, при правильной их организации, позволяют в непринужденной обстановке зондировать или обсуждать темы, которые в силу тех или иных обстоятельств нежелательно затрагивать на официальном уровне.

Виды дипломатических и деловых приемов достаточно разнообразны, в основу их подготовки и проведения положены общепринятые правиле нормы протокола, основанные на принципах международной вежливости.

В зависимости от времени и способа проведения приемы подразделяют на дневные и вечерние, а также -- на приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Вид приема избирается в зависимости от повода, по которому он устраивается. С учетом норм дипломатического протокола и международной практики наиболее торжественными (и наиболее почетными) принято считать вечерние приемы. Разумеется, при выборе соответствующего вида приема следует учитывать протокольные правила, национальные обычаи и традиции соответствующей страны.

Выбор вида того или иного приема сопряжен также с необходимостью соблюдения ряда протокольных формальностей, связанных с его подготовкой и проведением (приглашение и ответ на него, форма одежды, порядок прихода и ухода, встречу и проводов гостей, составление меню, сервировка стола, тосты необходимость выполнять определенные требования этикета и т.п.).

К дневным приемам принято относить «бокал шампанского» (или «бокал вина») и «завтрак». К вечерним - «чай», «коктейль», «фуршет», «обед» (или «обед-буфет» и «ужин»).

Завтрак, обед и ужин проводятся со строгой рассадкой, когда каждом гостю с учетом протокольного старшинства отводится специальное место за столом. При организации обеда-буфета или чая рассадка достаточно свободна.

«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Во время приема гостям помимо шампанского могут быть предложены и другие напитки (вино, соки, минеральная вода). Прием проходит стоя. Форма одежды -- повседневный костюм (платье). С точки зрения организации это -- наиболее простая форма приема, не требующая сложной и длительной подготовки. Аналогичным является прием типа «Бокал вина». Название в данном случае подчеркивает характер приема.

«Завтрак» устраивается между 12 и 15 часами. Обычно начало завтрака планируется в 12.30-13.00. Продолжительность, как правило, час-полтора, из них около часа -- за столом и примерно 15-30 минут -- за кофе (чаем). Меню завтрака составляется с учетом национальных традиций. В меню могут быть включены одна-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо и десерт. Не исключается подача за завтраком первого блюда или горячей закуски.

Во время сбора гостей им предлагается аперитив. В ходе завтрака возможна подача сухих виноградных вин, а в заключение -- шампанского, кофе, чая. Минеральная вода, соки подаются во время всего завтрака. Инициатива ухода -- за главным гостем. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если иная форма одежды специально не указана в приглашении.

«Коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Прием проходит стоя. На приглашении обозначается время начала и окончания приема (17.00-19.00, 18.00-20.00). Нормальным считается пребывание на приеме около одного часа. Приход на прием в начале и уход с него в конце принято считать выражением особого уважения к хозяевам.

Прием типа «Фуршет» проводится в те же часы, что и «Коктейль». Формальное отличие этого вида приема в том, что на приеме «Коктейль» обычно напитки и закуски разносятся, а на фуршетных приемах ассортимент, закусок представлен значительно шире. На фуршетном приеме могут накрываться столы с закусками, включая горячие блюда.

Форма одежды на коктейле и фуршете -- повседневный костюм. Иногда, в зависимости от конкретного случая, в приглашении может быть указан другой вид одежды.

«Обед» обычно начинается от 20 до 21 часа. Меню обеда включает одну-две холодные закуски, суп, горячие рыбное или мясное блюда, десерт. Во время обеда гостям подается аперитив. Продолжительность обеда -- от 2,5 до 3 часов. При этом за столом гости проводят чуть более часа, а остальное время -- в гостиных. В приглашении на обед протокольная практика рекомендует указывать форму одежды. Для мужчин это, как правило, вечерний костюм, а в торжественных случаях -- смокинг или даже фрак. Для женщин -- вечернее платье.

«Ужин» отличается от обеда только временем начала -- не позднее 21 часа.

В российской протокольной практике такой вид дипломатического приема как «Ужин» в настоящее время используется достаточно редко. Не столь строго, как прежде, выдерживается протокольное время начала официального обеда. Он может быть проведен, начиная с 19 часов.

В последние годы при организации протокольных мероприятий часто используется такая разновидность приема, как «обед-буфет», при котором гости сами выбирают блюда с общего стола, а затем свободно рассаживаются по своему выбору. Такого рода прием организуется после концерта, музыкального вечера или какого-либо торжественного акта.

В некоторых странах в связи с пребыванием в стране делегации во главе с государственным деятелем высокого уровня иногда сразу после официального обеда устраивается прием типа «коктейль» или «фуршет» для значительно более широкого круга участников.

«Чай» устраивается, как правило, между 16 и 18 часами. Продолжительность от одного до полутора часов. Форма одежды -- повседневный костюм (платье). Прием этого типа -- обычная составная часть так называемой «женской программы» гостя, когда он совершает зарубежную поездку в сопровождении супруги.

Официальным лицам рекомендуется не покидать прием раньше главного гостя.

При составлении плана рассадки гостей требуется соблюдать принцип протокольного старшинства и правила этикета, при этом учитывать, что супруга официального лица имеет протокольное старшинство мужа. Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора кладется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой или номерами столов.

Общепринятые правила, которым следуют при организации дипломатических приемов, полностью относятся и к приемам, которые проводятся внешнеэкономическими ведомствами, организациями и фирмами в честь своих зарубежных коллег.

Подготовка любого протокольного мероприятия -- будь то область политики, дипломатии, бизнеса -- дело весьма непростое и ответственное. Строгость, продуманность, доброжелательность и эффективность -- важнейшие характеристики любого дипломатического или делового приема.

Соблюдение норм протокола при этом не только создает благоприятную атмосферу для успешного развития эффективных связей с иностранными предпринимателями, но является в то же время и показателем высокой культуры делового отношения российских бизнесменов, занятых в сфере международно-экономического сотрудничества, обеспечивает им репутацию надежных партнеров.

приём фуршет протокол дипломатический

Заключение

В ходе проведенной работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к деловой встрече или приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

Деловые встречи и приемы необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов:

Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.

Список литературы

1) Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002.-с. 208.

2) Данкел. Деловой этикет - Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. - 370.

3) Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика. - М.: Дело, 2003.-с. 496.

4) Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера. - М.: Финансы и статистика, 2000.-с. 354.

5) Яшин В.В Деловая этика. - М.: Дело, 2002.-с. 342

Размещено на Allbest.ru