Деловой этикет

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Сущность и понятие делового этикета

Слово этика - греческое, образованное от ethikos - касающийся нравственности, выражающий нравственные убеждения. Этика - учение о морали и, в частности, о правилах и нормах человеческого поведения, об обязанностях людей по отношению друг к другу.

Этикет (фр. Etiquette) в переводе на русский язык означает «ярлык», «этикетка». Этикет - это правила поведения и общения людей, принятые в данном обществе. Этикет подчинён сложившейся у данного народа системе ценностей. Выполнять предписания этикета означает принимать сложившуюся систему ценностей. С помощью этикета можно измерить отношения между людьми: отношения близкие или далёкие, тёплые или прохладные, дружеские или натянутые, равные или неравные. Общаясь с людьми, мы так или иначе оцениваем отношения с ними, подводим эти отношения под определённый тип, регулируем их, и помогают нам в этом средства этикета.

В деловом общении важную роль играют конкретные формы и методы взаимодействия людей при решении деловых вопросов, стереотипы в служебном, должностном поведении. Для того чтобы охарактеризовать весь комплекс взаимоотношений в сфере деятельности человека используется понятие «деловой этикет». Деловой этикет - установленный порядок поведения в сфере бизнеса и в сфере деловых контактов.

В цивилизованном мире деловой этикет считается экономической категорией. И это действительно так. Если все сотрудники соблюдают деловой этикет, придерживаются высоких стандартов поведения, то в коллективе создается позитивная атмосфера, улучшается микроклимат, меньше конфликтов и болезней на нервной почве, выше производительность труда, выше качество принимаемых решений, более рационально используется рабочее время.

2. История делового этикета

Историю развитию делового этикета и его трансформацию с течением времени можно проследить по памятникам литературы и культуры. Знание истории делового этикета важно и для нашего времени, поскольку многие современные правила поведения берут свое начало в далеком прошлом и зачастую первоначально имели совсем другой смысл. Некоторые этикетные нормы прошлого изменились почти до неузнаваемости, а другие просто исчезли вместе с породившими их условиями, но так или иначе все принятые ритуалы поведения наложили отпечаток на развитие западноевропейской культуры.

Слово «этикет» впервые было употреблено в современном его значении на приеме при дворе короля Франции Людовика ХIV (1638-1715), когда гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться, но само существование сводов определенного порядка поведения людей гораздо древнее.

Об этом говорят дошедшие до наших дней памятники культуры Древнего Египта с его сложной системой внутридворцовых отношений и обширными дипломатическими связями, и Шумерского царства с его многочисленными записями на глиняных табличках, в которых фиксировались все более-менее значимые события.

С давних времён летописцы, философы, писатели и поэты давали многочисленные рекомендации относительно поведения человека за столом. В Древнем Египте в III тысячелетии до н.э. одной из популярных рукописей был сборник добрых советов «Поучения Кочемни». В сборнике в виде рекомендаций отца сыновьям объяснялась необходимость практически обучать молодых людей правилам приличия и образцового поведения в обществе. Уже тогда у египтян считалось необходимым пользоваться столовыми приборами, также умение есть красиво, бесшумно. Такое поведение расценивалось как большое достоинство и необходимый компонент культуры.

Основы современного служебного этикета фактически были заложены «Генеральным регламентом» Петра 1, вобравшем в себя лучший отечественный и зарубежный опыт. «Генеральный регламент» вышел в 1720 году. А ещё в 1715 году Пётр1 послал своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения коллегиальной системы управления и возможности её использования в России. Посланники Петра 1 собрали материалы и представили доклады об устройстве коллегий в этих странах. Изучив материалы, за образец взяли шведские коллегии и решили вводить систему коллегиального управления постепенно, учитывая особенности российского государственного строя. В 1722 году был издан «Табель о рангах», положивший начало строгой системе чинов, званий, титулов, употребление которых было обязательно вплоть до 1917 года.

Современный деловой этикет - это глубокое знание приличий, умение держать себя в коллективе так, чтобы заслужить всеобщее уважение и не оскорбить при этом своим поведением другого. По культуре поведения сотрудника компании и по его умению общаться с клиентами, можно судить обо всем коллективе этой фирмы.

3. Составляющие делового этикета

3.1 Стиль и имидж делового этикета

3.1.1 Деловой этикет - одежда

Самая распространенная и наиболее признанная на сегодня одежда бизнесменов костюм. Костюм - визитная карточка делового человека. Прежде всего, смотрят, как человек одет. Первое впечатление надолго остаётся в памяти людей, с которыми мы знакомимся. Поэтому пренебрегать своим внешним видом - непростительная ошибка.

Например, аккуратность и подтянутость в одежде часто ассоциируются с организованностью в работе, с умением ценить своё и чужое время. Расхлябанность - синоним суетливости, забывчивости.

Правила ношения костюма:

Правило 1.

Нельзя надевать одновременно костюм и спортивную обувь. Эти вещи несовместимые по своему предназначению.

Правило 2.

Надев костюм, не желательно брать сумку спортивного типа. Если же возникла необходимость, сумка должна быть однотонного цвета. Желательно носить бумаги и необходимые вещи в дипломате, портфеле или папке.

Правило 3.

Если надет костюм, всегда необходимо надеть галстук. Деловой костюм без галстука не носят. Исключения - пиджаки спортивного покроя, которые могут быть надеты даже на футболку. Но такие пиджаки не принадлежат к деловой одежде.

Правило 4.

Сорочка, надеваемая с костюмом, должна иметь длинные рукава. Считается элегантным, если манжеты сорочки видны из под рукавов пиджака примерно на 1,5 - 2 см.

Правило 5.

Нельзя допускать, чтобы затяжной конец галстука был на виду, выступал из-за его лицевой части. Галстук нужно выбирать неяркий и неброский. В завязанном состоянии он должен касаться пряжки ремня своим нижним краем. Цвет галстука необходимо выбирать темнее сорочки и светлее костюма.

Правило 6.

Нельзя выделяться своей одеждой в рабочее время. В повседневном общении неброский костюм считается хорошим тоном. Не нужно надевать сорочки с пестрой расцветкой или темного цвета, а также темные носки.

3.1.2 Деловой этикет - жесты и движения

Манера держаться - это такой же способ проявлять уважение к окружающим людям, как опрятная одежда, вежливое обращение в разговоре, тактичность. Жесты и движения являются частью имиджа. Очень часто случается так, что именно жест показывает настроение, лицо человека даже тогда, когда он сам этого не хочет.

Движения не должны быть резкими и быстрыми. Не нужно при разговоре опускать надолго глаза или сидеть в расслабленной позе. Можно расслабиться в часы досуга, но в рабочее время подтянутость - неотъемлемая черта бизнесмена.

Походка не должна быть вялой. Но и не стоит размахивать руками и делать широкие шаги. Наилучший вариант - размеренные движения, прямая осанка.

Сидя на стуле, не нужно раскачиваться, садиться на край, не рекомендуется облокачиваться на стол. Присаживаться и подниматься нужно, не производя шума. Стул не двигают по полу, а переставляют, взявшись за спинку.

Подпирать голову рукой при разговоре некрасиво. Это может означать скуку или усталость.

Скрещивание рук на груди в принципе допустимо, но этот жест воспринимается собеседником как недовольство или желание прекратить разговор.

Поднятые плечи или втянутая голова означают напряжённость, производят впечатление замкнутости.

Для расположения собеседника нужно склонить набок голову. Наклон головы создаёт впечатление, что человек внимательно слушает.

Не стоит делать то, что может быть рассужено как затягивание времени в разговоре (закуривание сигареты, протирание стекол очков). Это выглядит попыткой уйти от ответа

3.2 Этикет пользования визитными карточками

Деловое общение начинается с обмена визитными карточками.

До недавнего времени визитные карточки в нашей стране считались прерогативой дипломатов и высоких должностных лиц. Но в последнее время этот полезный обычай получает все более широкое распространение.

История использования визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения.

Основное назначение визитной карточки - представление официальных лиц, деловых партнеров, в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка оказывается незаменимой при знакомствах, общении на банкетах, приемах, конференциях, презентациях, выставках.

На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название вашей фирмы или организации и ваша должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на ней вполне уместно использование логотипа вашей фирмы или организации. У государственных чиновников, депутатов на визитной карточке может находиться изображение государственного флага или герба.

3.3 Этикет деловых телефонных разговоров

этикет имидж деловой костюм

Деловая беседа по телефону - самый быстрый деловой контакт, требующий особого умения. У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией независимо от расстояния.

Очень часто телефонный разговор становится первым шагом на пути к заключению делового договора.

Подготовка к деловой беседе по телефону означает, что необходимо:

· точно определить цель разговора и тактику его проведения;

· составить план беседы;

· продумать и четко сформулировать вопросы и порядок их предъявления;

· подготовить необходимые документы, имеющие отношение к делу, а также календарь и записную книжку.

Звонящий должен поздороваться и первым представиться.

Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что нужно, и получить ответ.

Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность. Важно, чтобы служебный телефонный разговор велся в спокойном, вежливом тоне и вызвал положительные эмоции у собеседника. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника, используя методы внушения и убеждения.

Если собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме упреки, если в его тоне звучит высокомерие и самомнение, то надо набраться терпения и не отвечать ему тем же, а при возможности перевести разговор на более спокойный тон, частично признать его правоту, постараться понять мотивы его поведения, кратко и ясно изложить свои аргументы. Разговор заканчивает звонящий.

3.4 Этикет приёма сотрудников, посетителей

Большим авторитетом пользуется тот начальник, который старается создать в коллективе такую обстановку, когда каждый работник чувствует себя непосредственным помощником «шефа». Это совсем не означает, что отношения между сотрудниками могут быть запанибратскими, однако и начальнический строгий окрик далеко не лучшее средство общения с подчинёнными. Хороший начальник помнит, как зовут его подчинённых по имени и отчеству; всегда здоровается со всеми; не срывает гнев на других, если виноват сам; не повышает голоса при разговоре; не напоминает подчинённому многократно о сделанных им ошибках и признаёт свои ошибки. Он умеет оценить хорошую шутку и посмеяться вместе со всеми, однако не над слабостями подчинённого; доверяет своим сотрудникам, дорожит их временем и не отвлекает от основных занятий непрерывными пустяковыми поручениями. Руководитель по мере возможности откликается на просьбы личного характера, не стараясь потом выставить своё участие как неоценимую услугу; обращаясь к подчинённому с деловым поручением, делает это в вежливой форме; достаточно терпим к отдельным недостаткам своих подчинённых и принимает их во внимание в повседневной работе.

Хотя воспитанные люди кланяются друг другу одновременно, входя в отдел, он здоровается первым. Сотрудники отвечают, но не встают. В своём кабинете руководитель может не вставать, если входит сотрудник. Если предстоит большой разговор, предлагает сесть. При беседе с сотрудником (посетителем) руководителю не стоит просматривать бумаги, не относящиеся к делу; долго говорить по телефону, проявлять различные признаки нетерпения, например, «барабанить» пальцами по столу.

Ведение беседы требует умения точно, кратко, в этичной форме выражать свои мысли и уметь слушать собеседника. Руководителю не следует перебивать подчиненного, проявлять так называемые барские манеры. Но и от подчиненного в свою очередь требуется вести беседу только по существу дела, не расходуя зря времени руководителя. Умение вести деловую беседу обязательно для каждого сотрудника, это является его прямой служебной обязанностью.

В том случае, если во время беседы руководителя с подчиненным по тем или иным причинам в кабинете находятся другие сотрудники, им рекомендуется воздерживаться от вмешательства в разговор. Если же эти сотрудники специально вызваны руководителем, чтобы дать объяснения какому-либо факту, им следует участвовать в разговоре лишь тогда, когда этого попросит руководитель.

Иногда руководитель хочет угостить посетителя. В качестве угощения используют чай, кофе, прохладительные напитки, но не более того, поскольку кабинет руководителя - не место для приема.

Если беседа затягивается, руководитель может сигнализировать её окончание, поднявшись со стула.

3.5 Этикет проведения деловых переговоров

Переговоры - это взаимозависимые процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов обещаний, которые удовлетворяют основные интересы договаривающихся сторон. При подготовке к переговорам следует:

· определить уровень притязаний;

· получить подробную информацию об участниках переговоров;

· проанализировать ресурсы, которые могут привлечь участники;

· детально ознакомиться с существующими в обществе юридическими и моральными нормами и правилами.

Если все эти шаги будут проделаны, переговорная ситуация станет более понятной, а возможность ее прогнозирования - более реалистичной.

Важнейшие составляющие переговоров - место и план-регламент их проведения.

Идеальное место для переговоров - спокойное, комфортабельное и нейтральное пространство, никак не связанное с деятельностью и проблемами участников. Оно должно быть свободным от отвлекающих моментов; быть удобным, хорошо освещенным, оборудованным подходящей мебелью; соответствовать статусу участников переговоров; быть доступным для подъезда машин.

План-регламент переговоров готовится обычно в подкомиссиях, а затем утверждается на очной встрече или заочно руководителями делегаций, либо он выносится на общекомандное рассмотрение.

На переговорах возникает бесчисленное множество ситуаций. Практика показывает, что при всей их уникальности существуют совокупности технологических приемов, позволяющие эти ситуации оптимизировать.

3.6 Этикет рабочего места

Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов: зальная и кабинетная.

Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят лёгкие перегородки.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов. Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников; второй - помещение для одного лица - менеджера, стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трёх зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения.

В современном деловом мире принято стены служебных помещений разного назначения красить или оклеивать обоями светлых нейтральных тонов - светло-серым, бежевым и т.п.

Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки - в коридорах, холлах. Паркет - дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол - для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных помещений, в остальных случаях - стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, линолеум.

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень весьма ограничен - это эстампы, картины, гравюры. Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряжённость.

Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом необходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать «протокольные особенности» данного служебного места, выделенного для сотрудника данной должности.

3.7 Этикет делового письма

В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу. Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать. Наилучший вариант - когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Чтобы написать письмо своему деловому партнёру, желательно иметь:

1. Современную оргтехнику.

2. Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.

3. При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке.

4. Оставлять копии отправленных писем.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут дату отправления письма - день, месяц и год полностью.

Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют. После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Общее правило для любой корреспонденции - письмо должно свободно помещаться в конверт. На любой корреспонденции проставляют обратный адрес. Общее правило для любой корреспонденции - с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

3.8 Этикет беседы за столом

Наиболее общее правило - говорить за столом нужно о чём-либо спокойном, не следует затрагивать острых тем, предпочтительна остроумная и лёгкая беседа. За столом принято говорить на темы, повышающие аппетит.

Не стоит затрагивать вопрос о стоимости блюд и напитков.

За столом считается невежливым шептать на ухо вашему собеседнику.

Беседовать за столом желательно не только со своим партнёром, но и с ближайшими соседями. Любую беседу нужно вести так, чтобы не мешать еде.

Если необходимо что-либо сказать другому лицу, сидящему за вашим соседом, то говорят за его спиной. Разговор «через соседа» не должен быть долгим, он может состоять из реплики, шутки, небольшой фразы, но всё это в случае необходимости.

Если во время беседы захотелось чихнуть, нужно постараться сделать это негромко и извиниться перед своим собеседником. Если же чихнул кто-нибудь из присутствующих, оставить это без внимания, не нужно говорить: «Будьте здоровы!»

В беседе не стоит рассказывать о причинах, побуждающих не есть какое-либо блюдо - достаточно отказаться.

Самое подходящее время для того, чтобы произнести застольную речь или тост - перерыв или пауза между блюдами, когда присутствующие за столом не едят. Речь не должна быть долгой или слишком вычурной. Человек, который хочет взять слово, встаёт, слегка стучит по своей рюмке для того, чтобы привлечь внимание гостей и начинает говорить. Застольная речь заканчивается тостом.

Перед началом речи говорящий может попросить наполнить рюмки.

Невежливо продолжать есть или переговариваться со своими соседями в то время, как кто-нибудь говорит речь. Слушать надо молча.

3.9 Этикет деловых поездок

Находясь в деловой поездке, в командировке, работник должен правильно спланировать и провести время, причем как в пути, так и на месте прибытия. Нужно помнить, что командировка - не подходящее время для наслаждений жизнью и бездумных развлечений. Необходимо всегда соблюдать этикет и приличия.

Основные положения:

Багаж должен быть легким и компактным.

Принцип подбора гардероба: максимальное количество сочетаний при минимальном количестве одежды

Нельзя опаздывать к поезду или самолету.

Необходимо неукоснительно соблюдать правила в полете: не курить, пристегнуться ремнями.

Минимум спиртного и никаких наркотиков.

Не считается дурным тоном не разговаривать с соседями по салону, если вы незнакомы.

Необходимо планировать свой приезд за день до встречи, с тем, чтобы возможная задержка рейса не поломала ваши планы.

Рекомендуется вести ежедневные записи событий, имен, процедур - для того, чтобы в следующий приезд можно было бы воспользоваться этими сведениями.

Вечера будут свободны. Нужно помнить: вы остаетесь представителем своей организации или фирмы, а потому нельзя рисковать. Нельзя делать ничего такого, что могло бы доставить работнику или фирме неприятности.

Нельзя проводить вечеринки в своей комнате.

Если нет желания ни с кем общаться, нужно заказать еду в номер.

Нельзя никогда обсуждать дела в своей комнате.

Нужно пользоваться легкой пищей и хорошо высыпаться.

3.10 Сувениры и подарки в деловой сфере

Подарок - это то, что дарят, а цель сувенира - напомнить о какой-либо встрече или событии.

Подарки могут делать: сотрудник - сотруднику, коллеги - сотруднику, сотрудники - шефу (руководителю), руководитель - секретарю, фирма - сотрудникам, фирма - фирме.

В современной деловой практике принято дарить подарки по случаю:

юбилейной даты в деловой жизни сотрудника;

юбилейной и других значительных дат в жизни фирмы;

государственных праздников;

общемировых праздников;

личных праздников в жизни сотрудника (свадьба, новоселье, получение диплома);

деловой встречи с зарубежными партнерами.

В деловой сфере принято использовать в качестве подарков следующие вещи: записные книжки, ежедневники, деловые календари, авторучки, пепельницы, брелки для ключей, зажигалки и другие предметы, используемые в основном на рабочем месте.

Кроме того, хорошим подарком является гравюра, эстамп, особенно если их содержание напоминает о чём-либо, связанном с определённой датой, местностью, фирмой, страной.

Вполне приемлемым подарком может быть книга (подарочное издание), причём хорошо, если она имеет отношение к интересам того сотрудника, которому предназначен подарок: книги по вопросам охоты, рыболовства, книги с репродукциями картин известных художников и т.п.

Хороший подарок - коробка дорогих конфет.

Спиртные напитки дарить можно, однако необходимо помнить, что они должны быть в фирменной картонной коробке, кроме того, крепкие спиртные напитки не принято дарить женщине.

Цветы в качестве подарка уместны всегда.

Заключение

Изучив тему контрольной работы, можно сделать вывод, что современный этикет формировался тысячелетиями и вобрал в себя нормы, отобранные и проверенные временем. В деловом этикете нет ничего лишнего. Нет ничего такого, что затрудняло бы деловую коммуникацию и мешало вести дела. Напротив, деловой этикет - это инструмент, повышающий эффективность общения, дающий положительные эмоции и радость. Деловой этикет формирует лояльность внешних и внутренних клиентов. Многие преуспевающие компании, формируя свой фирменный стиль, сделали ставку на безупречные манеры сотрудников и таким образом создали себе конкурентное преимущество, выгодно отличающее их от конкурентов.

Список литературы

1. Афанасьев И. Деловой этикет. - М.: Альтерпресс, 2000

2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002.

3. Браин И.Н. Этика делового общения. - Минск. Жизнь, 1996

4. Гусейнов А.А. Краткая история этики. - М.: Мысль, 1987

5. Гусейнов А.А. Словарь по этике. - М.: Издательство политической литературы, 1989

6. Панкеев И.А. Энциклопедия этикета. - М.:Олма-Пресс, 2000

7. Петрунин Ю.Ю. Этика бизнеса. - М.:Дело, 2000

8. Смирнов И.Н., Титов В.Ф. Этика. - М.: Гардарики, 2005

Размещено на Allbest.ru