Понятие, признаки и виды архивных коллекций

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Состав Архивного фонда Российской Федерации

Образование архивных коллекций

Особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и архивных коллекций

Заключение

Список литературы

Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы  В тексте Правил термины «государственный архив», «архив», как правило, употребляются как объединяющее понятие по отношению к федеральным архивам и государственным архивам и центрам документации субъектов Российской Федерации. - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации - общенационального историко-культурного достояния, - государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене.

В своей деятельности государственные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, -- Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

Цель работы - рассмотреть понятие, признаки и виды архивных коллекций.

Задачи работы:

- изучить состав Архивного фонда Российской Федерации,

- описать образование архивных коллекций,

- рассмотреть особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

Обзор литературы:

Книга М.Ю.Рогожина «Делопроизводство. Организация архива предприятия» помогает правильно и быстро организовать делопроизводство и работу архива предприятия в свете положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

В книге Т.И.Хорхординой «Российская наука об архивах. История. Теория. Люди» впервые в истории отечественной науки анализируется целостный процесс возникновения, становления и развития архивоведения XVI - начала XX в. В научный оборот вводится обширный комплекс архивных документов и других источников, на основе которых воссоздается история развития архивоведческой мысли в России.

В книге Л.П.Сулимовой, Д.В.Осипова «Как создать архив с нуля на современном предприятии» говорится, что архив должен быть и на каждом предприятии, независимо от его формы собственности, размера и возраста. Сам факт наличия архива говорит о стабильности и устойчивости предприятия. Верно и обратное - создание архива помогает предприятию вырасти и стать стабильным.

В издании Б.В.Альбрехта «Архивы коммерческих организаций» рассмотрены правовые основы функционирования архивов, практические шаги по их созданию и организации деятельности, отражена специфика работы с архивными документами по личному составу, электронными документами и документами ограниченного доступа. Издание рассчитано на широкий круг специалистов делопроизводственных и архивных служб, работающих в коммерческих организациях.

В справочнике Л. В. Павлюка, Т. И. Киселевой, М. Ф. Ворониной, Н. И. Воробьева «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере» рассмотрены основные виды документов, принципы работы по их исполнению и подготовке для передачи на архивное хранение. Основы работы на компьютере дают представление о возможностях использования современных ПК в делопроизводстве.

Авторы Е.В.Старостин, Т.И.Хорхордина «Архивы и революция» поставили перед собою цель - сравнить историю зарождения и становления архивных служб двух стран в периоды крупнейших социальных революций во Франции в конце XVIII в. и России в 1917-1920 гг. Книга завершается рекомендациями, которые следует принять, чтобы обезопасить национальную документальную память от уничтожения. Издание предназначено для студентов Историко-архивного института РГГУ, исторического факультета МГУ, архивоведческих отделений региональных университетов, а также для историков и архивистов, желающих углубить знания по истории архивов Франции и России.

Книга «Архивное дело» Сборник федеральных норм представляет собой сборник нормативных актов, регулирующих формирование, организацию хранения, учет документов, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования.

Первый выпуск О.С. Шмидта «Каталог личных архивных фондов отечественных историков» -- научно-справочное издание, включающее описания личных архивов, биографические сведения, библиографии трудов, а также научной и справочной литературы о 75 российских историках XVIII века.

Учебник Е.В.Алексеева «Архивоведение» предназначен для изучения архивного дела, правил хранеия документов, выделения документов к уничтожению.

В пособии Е.В.Булюлина «Архивоведение: Учебно-методическое пособие» рассматриваются вопросы классификации документов Архивного фонда РФ, экспертизы ценности документов, комплектования архивов, научно-справочного аппарата, использования архивных документов и организации работы архивных учреждений.

Изучение и исследование научной организации формирования архивных коллекций, рассмотрение основных правил хранения документов можно найти в книге В.Д.Банасюкевич «Формирование Архивного фонда Российской Федерации».

Состав Архивного фонда Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и подлежащих постоянному (вечному) хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей. Архивный фонд Российской Федерации образован с целью централизованного учета и хранения документов, их всестороннего изучения и использования. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. № 1.1998. С. 23-25.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных учреждений Российской Федерации, находящиеся за границей.

Впервые Единый государственный архивный фонд РСФСР был образован в 1918 г. Он включил в свой состав документы архивов ликвидированных правительственных учреждений Российской империи и Российской республики (провозглашенной 01.09.1917 г.) и законченные делопроизводством дела советских правительственных учреждений после истечения срока их хранения в учреждениях.

Последующие декреты и постановления Советского правительства, изданные в развитие Декрета от 1 июня 1918 г., значительно расширили состав ЕГАФ.

Длительное время основы организации архивного дела и классификации документов Государственного архивного фонда СССР определяло «Положение о ГАФ СССР», утвержденное Постановлением Совета министров СССР от 13 августа 1958 г. Оно явилось результатом обобщения опыта развития дореволюционного и советского архивного дела. Данное положение действовало вплоть до распада Советского Союза в 1991 г.

В настоящее время состав и организация Архивного фонда Российской Федерации определяются в соответствии с положениями, содержащимися в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», вступивших в силу 7 июля 1993 г.

В ст. 5 «Основ законодательства» указывается, что в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России (Федеральным архивным агентством). Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две основные части - государственную и негосударственную.

Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.

К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Федеральные государственные архивы и центры хранения документации содержат в своем составе документы за досоветский период, а также документы, образованные в результате деятельности советских учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц; письменные памятники истории, права, искусства, литературы и быта народов бывшего СССР и современной России; научно-техническую документацию; кинофото- и фонодокументы (негативы и позитивы кинофильмов и фотоснимков, матрицы граммофонных пластинок и материалы звукозаписей); иллюстративные, рукописные, печатные и другие материалы, выпускавшиеся со специальной целью агитации и пропаганды (плакаты, листовки, воззвания, прокламации и т. п.); микрофотокопии документов, документы партийных организаций (прежде всего архивный фонд КПСС).

Кроме того, отечественные архивы активно формируют архивные фонды, содержащие документы постсоветского периода, датируемые временем после 1991 г.

В конце 1990-х гг. объем Архивного фонда Российской Федерации составлял свыше 460 млн единиц хранения на различных носителях.

Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью архивных учреждений, составляющих систему Росархива, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом более 39 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14-ти федеральных архивах.

Свыше 123 млн единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 30 млн единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

Около 2,5 млн единиц хранения сосредоточено в Архиве Российской академии наук, ее научных и научно-отраслевых архивах и свыше 7 млн единиц хранения-в музеях и библиотеках. Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.

Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях системы Росархива, увеличивается в среднем на 1,6 млн единиц хранения за счет приема из ведомств документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Образование архивных коллекций

Архивная коллекция - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. Георгиевская Л.С. Формирование и научное описание архивных коллекций.// «Отечественные архивы», научно-практический журнал. - 2006. - № 4  Например: «Документы участников Великой Отечественной войны 1941 -- 1945 гг.», «Воспоминания участников Отечественной войны 1812 г.».

В качестве признаков группировки документов обычно выступают:

- тематический;

- авторский;

- номинальный;

- хронологический и др.

Указанные признаки могут сочетаться между собой. Конкретный выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образования коллекции.

Для архивных коллекций, в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов, характерно преобладание не исторических, а логических связей.

Существование поступившей в архив коллекции документов должно быть научно обосновано, в противном случае она должна быть расформирована, а ее материалы присоединены к соответствующим архивным фондам.

Обычно коллекции создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды. В документальных фондах многих учреждений, сдающих свои материалы на государственное хранение, встречаются лишь отдельные ценные документы, из которых может быть сформирована архивная коллекция.

Разновидностью архивной коллекции является персональное собрание, т.е. коллекция, состоящая из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а также из материалов о нем, независимо от их происхождения.

Создание таких собраний связано с некоторым разрушением архивных фондов, поскольку из последних производится изъятие всех автографов и прочих материалов, касающихся лица, в память о котором создается персональное собрание. Поэтому организация документов в форме персонального собрания считается исключением, которое возможно только в отношении материалов особо выдающихся деятелей. Оно проводится с целью наиболее полного выявления, учета, глубокого и всестороннего изучения всех автографов и прочих материалов, касающихся данных людей.

В отечественных архивах на хранении содержатся персональные собрания документов К. Маркса, Ф. Энгельса, В. И. Ленина, А. С. Пушкина, Л. Н. Толстого, А. М. Горького, В. В. Маяковского и др.

архивный фонд коллекция документ

Особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и архивных коллекций

В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователей: личные документы, рукописи, письма, материалы, изобразительные материалы и прочее.

В силу этого при классификации документов личных фондов к ним не может быть применена единая система построения фонда, а также общие признаки группировки, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом.

В отличие от материалов учреждений, которые уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства, документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов на первой ступени классификации (т.е. при создании наиболее крупных групп) могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

В качестве основы первоначальной группировки документов личных фондов чаще всего применяются тематический и номинальный признаки.

Например:

1) личные документы (биографические материалы);

2) материалы служебной деятельности;

3) переписка;

4) материалы о фондообразователе;

5) изобразительные материалы;

6) материалы родственников;

7) коллекция, собранная фондообразователем.

Классификация документов в пределах семейных и родовых фондов также имеет свою специфику. Типовая схема организации материалов этих фондов может состоять из следующих разделов:

- документы по истории рода (семьи);

- личные фонды членов семьи или рода (в хронологической последовательности лиц);

- материалы, общие для всего фонда, - семейная переписка, изобразительные материалы, коллекции.

Порядок расположения архивных фондов в пределах объединенного фонда может быть различным, в зависимости от признаков, на основе которых был создан объединенный архивный фонд, от характера взаимосвязей и соподчиненности фондообразователей (по значимости фондообразователей, хронологии их создания и деятельности, алфавиту названий и т.п.).

Выбор схемы классификации документов в пределах каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд, зависит от особенностей фондообразователей, объема, состава и содержания их материалов. Если состав и содержание материалов фондов будут однотипными, то можно положить в основу организации всех фондов единые классификационные признаки. Если же документы фондов будут различны, то для каждого фонда должна быть принята своя схема.

Классификация материалов коллекции определяется ее составом. В ней могут находиться отдельные виды документов, различные документы, собранные по каким-либо темам, вопросам, периодам времени.

Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий авторов.

Коллекции, подобранные по разным темам, организуются в зависимости от состава документов по тематическому, хронологическому, географическому, авторскому или другим признакам, а иногда на основе сочетания ряда признаков.

Заключение

Архивная коллекция - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

В качестве признаков группировки документов обычно выступают: 

- тематический;

- авторский;

- номинальный; 

- хронологический и др. 

Указанные признаки могут сочетаться между собой. Конкретный выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образования коллекции. 

Для архивных коллекций, в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов, характерно преобладание не исторических, а логических связей. 

Существование поступившей в архив коллекции документов должно быть научно обосновано, в противном случае она должна быть расформирована, а ее материалы присоединены к соответствующим архивным фондам. 

Обычно коллекции создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды. В документальных фондах многих учреждений, сдающих свои материалы на государственное хранение, встречаются лишь отдельные ценные документы, из которых может быть сформирована архивная коллекция.

Разновидностью архивной коллекции является персональное собрание, т.е. коллекция, состоящая из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а также из материалов о нем, независимо от их происхождения. 

Создание таких собраний связано с некоторым разрушением архивных фондов, поскольку из последних производится изъятие всех автографов и прочих материалов, касающихся лица, в память о котором создается персональное собрание. Поэтому организация документов в форме персонального собрания считается исключением, которое возможно только в отношении материалов особо выдающихся деятелей. Оно проводится с целью наиболее полного выявления, учета, глубокого и всестороннего изучения всех автографов и прочих материалов, касающихся данных людей.

В отечественных архивах на хранении содержатся персональные собрания документов К. Маркса, Ф. Энгельса, В. И. Ленина, А. С. Пушкина, Л. Н. Толстого, А. М. Горького, В. В. Маяковского и др. 

Список литературы

Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. № 1.1998. С. 23-25.

Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ, 2003. 96с.

Георгиевская Л.С. Формирование и научное описание архивных коллекций.// «Отечественные архивы», научно-практический журнал. - 2006. - № 4 

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29декабря 1994г. № 77-ФЗ.

Размещено на Allbest.ru