Принципы деловой беседы

Деловая беседа - это специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, деловая беседа не предлагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений и чаще происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияния на другого, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказывании сотрудников.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

Быстротой реагирования на высказывания собеседников;

Повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей;

Возможностью более гибкого подхода к предмету обсуждения;

Беседа не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.

Принято выделять в качестве самостоятельных видов следующие деловые беседы: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при приеме на работу носит характер "приемного" интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может меняться, но их содержание можно сгруппировать в следующие блоки:

Что представляет собой человек;

Почему он ищет работу;

Каковы его сильные и слабые стороны;

Каково его представление о хорошем начальнике;

Какие свои достижения он считает наиболее весомыми;

На какую зарплату он рассчитывает;

В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. Поступающим на работу рекомендуется выяснить следующее:

Является ли рабочее место новым или вакантным?

Почему возникла необходимость кадрового обновления?

Причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?

Кто принимает решение о назначении на должность?

Как примерно будет выглядеть рабочий день?

В чем конкретно будут заключаться обязанности?

Как и кем будет оцениваться работа?

Возможности для обучения, роста, продвижения?

Дополнительные компенсации (обеды, транспорт).

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: по собственному желанию, и когда работника приходится увольнять или сокращать.

В первом случае необходимо выяснить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием, обидой или какими-либо другими причинами. Проведение беседы в этом случае обусловлено заботой руководителя об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях производства. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение.

По-другому протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владении техникой его проведения. Если руководителю предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или говорить о других нарушениях, то он должен быть точным и корректным в изложении фактов и не дать увольняемому оснований сомневаться в справедливости высказанных упреков.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны либо возникновением сбоев в деятельности сотрудника, либо фактами нарушения дисциплины. При этом существуют некоторые правила, позволяющие провести их с конструктивными результатами. Для этого следует:

Получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;

Построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера;

Быть конкретным и избегать неясностей;

Критиковать выполнение задания, а не личность;

Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника. При проведении проблемной беседы важно выяснить: не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? Не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)? Не связна ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть работнику нужна большая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые могут стать программой по преодолению возникшей ситуации.

Если в ходе проблемной беседы нужно сообщить работнику о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося.

Например: "Выговора вам не избежать. Понимаю, что это наказание радости вам не прибавит, но иначе поступить не могу".

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждение интереса к разговору.

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

В деловом русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятии решения. Приведу примеры:

Уточнение темы, цели, предмета разговора:

Давайте уточним детали

Если я вас правильно поняла….

Введите меня в курс дела

Есть ли у вас конкретные предложения?

Убеждение партнера:

Я в этом совершенно уверен

Нет причин для опасений

Вы, конечно, согласитесь, что….

Вне всякого сомнения…

Неполное согласие:

Это требует дополнительного обсуждения

Вряд ли мы можем игнорировать то, что...

По мере возможности мы постараемся...

Может быть рассмотрим иные условия?

4) Несогласие:

К сожалению...

Было бы нежелательно...

Вряд ли это возможно...

Я понимаю вас. Однако...

5) Оценка ситуации:

Я разделяю вашу точку зрения

К сожалению, приходится возразить

На самом деле...

Вызывает определенные сомнения...

6) Вывод:

Вывод состоит в том, что...

Отсюда следует, что...

Очевидно, можно утверждать, что...

Как было доказано...

Заключительная часть беседы служит своеобразной общей ее оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей.

Важно отделить завершение беседы от других фаз; для этого используются выражения типа "Давайте подведем итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы".

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде.

Вопрос 2. Аттестационная работа по русскому языку и культуре речи

Отметьте номера слов, в которых ударение падает на первый слог:

1) красивее 6) щавель

2) феномен 7) положить

3) цемент 8) уведомить

4) эксперт 9) звонит

5) аналог 10) двоюродный

2. Значение какого слова определено неверно?

Сувенир - подарок, изделие на память о городе, стране

Торец - боковая сторона дома

Уникальный - единственный в своем роде

Заурядный - обращающий на себя внимание.

3. Укажите примеры с ошибками в образовании форм слова:

1) свыше четыре тысячи двести метров