Организационные, правовые и технические аспекты режима хранения и использования конфиденциальных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Работа с конфиденциальными документами

1.1 Общая характеристика конфиденциальной документации. Нормативно-методическая база

1.2 Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов

1.3 Уничтожение конфиденциальных документов

Глава 2 Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей

2.1 Виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов

2.2 Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов

Заключение

Библиографический список

Приложение



Введение

По грифу ограничения доступа все документы делятся на открытые (не секретные документы) и с грифом ограничения доступа, которые в свою очередь делятся на Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник. - М.: Юнити-Дана, 2012.:

- Для служебного использования (информация, предназначенная только для работников данной организации);

- Коммерческая тайна (документы с информацией разглашения которой может нанести ущерб ее обладателю);

- Конфиденциально (документы доступ, к которым ограничен законодательством Российской Федерации);

- Секретно, совершенно секретно, особой важности (информация, составляющая государственную тайну).

Объект данной контрольной работы - конфиденциальные документы, предмет - специфика работы с конфиденциальными документами.

Тема «Организация работы с конфиденциальными документами» актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Цель контрольной работы состоит в том, чтобы изучить организационные, правовые и технические аспекты режима хранения и использования конфиденциальных документов.

Задачи работы:

1. Изучить работу с конфиденциальными документами, а именно:

- общую характеристику конфиденциальной документации. Нормативно-методическую базу;

- особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов;

- уничтожение конфиденциальных документов.

2. Проанализировать назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов, проверку правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, в частности:

- виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов;

- проверку правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов.

Методы исследования: анализ, синтез.

В работе использована специальная, научная и учебная литература, направленная на изучение хранения и использования конфиденциальных документов. А именно: Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А., Горбачев Н.Н. Документационное обеспечение управления: учебник. - М.: Юнити-Дана, 2012; Делопроизводство: Учебник / по д ред. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М.: МЦФЭР, 2012; Н.Н. Куняева, Г.В. Казанцева и другие.



Глава 1 Работа с конфиденциальными документами

1.1 Общая характеристика конфиденциальной документации. Нормативно-методическая база

В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам: трудовой договор, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д. Часть документов доступны только тем сотрудникам, которым они нужны для выполнения должностных обязанностей. Другие документы, например, персональные данные, в соответствии со ст. 89 Трудового кодекса РФ, должны быть предоставлены по требованию сотрудника (скопированы для него). Но в тоже время персональные данные должны быть защищены от неправомерного использования или утраты Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2012..

Под конфиденциальным документом понимают необходимым образом оформленный носитель информации, составляющий интеллектуальную собственность предприятия.

Под интеллектуальным продуктом понимается результат творческого труда руководителя коллектива сотрудников организации, имеющий конкретную ценность. Интеллектуальный продукт, как составной элемент интеллектуальной собственности, - это ценная идея, реализованная в информационном виде.

Ценность информации может быть стоимостной категорией и характеризовать конкретный размер прибыли при её использовании или размер убытков при её утрате. Информация становится часто ценной ввиду её правового знания для фирмы или развития бизнеса, например: учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может проявляться в её перспективном научном, техническом или технологическом значении.

Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя:

- техническая, технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химические формулы, рецептуры, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т.п.;

- деловая: управленческие решения, методы реализации функций, стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении фирмы, условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, системе безопасности фирмы. Больше всего конкурентов интересует информация о динамике сбыта продукции и эффективности предоставляемых фирмой услуг. В России сфера интересов конкурента обычно включает, в первую очередь, финансовую деятельность фирмы и направления обеспечения безопасности работы фирмы.

К разряду ценных, всегда подлежащих защите, относятся сведения, составляющие производственную или коммерческую тайну сотрудничающих с фирмой партнёров, заказчиков и клиентов.

В соответствии с основополагающими принципами обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы ведения могут быть: а) открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях, интервью и т.п. и б) ограниченного доступа и использования, т.е. содержащими тот или иной вид тайны и подлежащими защите, охране, наблюдению и контролю.

Под информационными ресурсами, отнесёнными к категории ограниченного доступа к ним персонала и иных лиц, подразумевается документированная на любом носителе (бумажном, магнитном, фотографическом и др.) ценная текстовая, изобразительная или электронная информация, отражающая приоритетные достижения в области государственной, экономической, предпринимательской и другой деятельности, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства или её собственника.

Законодательство Российской Федерации запрещает относить к информации ограниченного доступа Яковенко А.Ю. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: МЦФЭР, 2014.:

- законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населённых пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной и исполнительной власти и органов местного самоуправления об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, относящихся к государственной тайне;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод обязанностей граждан.

Ценная общедоступная информация охраняется нормами информационного права (патентного, авторского, смежных прав и др.). Ценная информация ограниченного доступа дополнительно сохраняется регламентацией сферы и специально установленного порядка её распространения, использования и обработки. В соответствии с этим документированная информация (документы) ограниченного доступа делится на секретную и несекретную.

Обязательным признаком (критерием, принадлежности) секретного документа является наличие в нём сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы и др.) или содержащие персональные данные, именуются конфиденциальными.

Под конфиденциальными (закрытыми, защищёнными) документами понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесённых к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

Конфиденциальные документы включают в себя Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела: Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (в ред. от 01.07.2014) // Собр. законодательства Рос. Федерации. 2005. № 23, ст. 2242:

- в государственных структурах - документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесённые к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию на открытой печати;

- в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности - документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;

- независимо от принадлежности - документы и базы данных, фиксирующие любые данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и других структур.

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность Делопроизводство: Учебник / под ред. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М.: МЦФЭР, 2012..

Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А., Горбачев Н.Н. Документационное обеспечение управления: учебник. - М.: Юнити-Дана, 2012:

- массовый носитель ценной, защищаемой информации;

- основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также её неправомерного разглашения или утечки;

- обязательный объект защиты.

Важно, что собственная ценная информация руководителя, подлежащая защите, не обязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно сохранить в целостности и сохранности, обезопасив от похитителя или стихийного бедствия. Защите подлежит любая официальная информация, непоправимое обращение с которой может нанести ущерб её собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.

учетный регистрационный конфиденциальный документация

1.2 Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов

Обработка конфиденциальных документов должна подчиняться ряду требований Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник. - М.: Логос, 2011:

- организация учёта;

- соблюдение порядка регистрации и выдачи сотрудникам;

- соблюдение порядка поступления и отправки.

Учёт конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания или получения, но и всех перемещений документа. Учёт конфиденциальных документов должен обеспечивать:

- фиксацию факта поступления или издания;

- отслеживание местонахождения документа;

- обеспечение справочно-информационной или контрольной работы по документам;

- предупреждение утраты.

Работа сотрудников с конфиденциальными документами включает несколько этапов, один из них - проставление грифа ограничения доступа к документу. Своевременное установление грифа конфиденциальности является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить безопасность служебной тайны.

Существует несколько уровней грифа ограничения доступа к документу, которые соответствуют различным степеням конфиденциальности информации. Данный элемент является реквизитом документа, который свидетельствует о «закрытости», содержащейся в документе информации.

Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к документу ставится на всех экземплярах документа, учётных и отчётных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Традиционно гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально» и др.) с указанием номера экземпляра ставится в левом верхнем углу ниже грифа «Контроль» Казанцева Г.В. Личные документы: требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие. - М.: ФЛИНТА, 2011.

Работа с такими документами должна производиться в отдельном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников, давших подписку о неразглашении служебной тайны. Хранение документов подчиняется определённым требованиям, часть которых применима при обработке обычных документов.

Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов зависит от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают значительно более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.



1.3 Уничтожение конфиденциальных документов

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов. Акт может иметь следующую форму (Приложение) Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Вальковой. - М.: ИНФРА-М, 2012..

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения и в описях документов дел произведены.

Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные), журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: "То же, т.____ ", с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается оставшееся в деле количество листов.

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц. После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители.

Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник.

Глава 2 Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей

2.1 Виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявление отсутствующих документов и принятия мер по их розыску. Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отравления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов.

Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет. 'Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник. - М.: Логос, 2011.

Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и следующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок об их регистрации и движении. Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

- проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек);

- сразу после регистрации;

- проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;

- сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок;

- по истечении каждого квартала;

- проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации;

- один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

- проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах;

- один раз в год по истечении года (годовая проверка).

Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов. Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки о их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.

Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: и др. Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок. Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

- охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;

- проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;

- фиксация конечных результатов проверок. Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.



2.2 Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов

Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Если бумажные носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета бумажных носителей, а в журнале учета документов выделенного хранения (рабочие тетради, калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2012..

Для проверки правильности проставления регистрационных данных машинных носителей должны использоваться журнал учета машинных носителей и носители. В журнале и носителе проверяется соответствие вида и типа носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, дате, виде и заголовке документа, фамилии исполнителя (на документе - в реквизите "Отметка об исполнителе"), количестве экземпляров (в документе -по их фактическому наличию и в реквизите "Отметка об исполнителе"), количестве листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа.

Наиболее сложной является проверка правильности проставления регистрационных данных поступивших документов, поскольку в их состав входят документы, зарегистрированные по журналу учета поступивших документов, журналу учета документов выделенного хранения, а также возвращенные документы, которые ранее были зарегистрированы по разным видам учета. Для проверки правильности проставления регистрационных данных документов, зарегистрированных по журналу учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и документы. В Журнале учета пакетов проверяется соответствие количества поступивших пакетов количеству зарегистрированных. Для проверки правильности проставления регистрационных данных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и на обложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется соответствие индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров статей по перечню. По учетным журналам, кроме того, проверяется соответствие количества листов. Отметка о проверке проставляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки.



Заключение

В заключение контрольной работы можно сделать ряд нижеследующих выводов.

Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения конфиденциальных сведений предприятия влекла за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. Данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать на рынке.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных -- начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие условия:

- работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;

- выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

- передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов -- в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией). По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение.

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами.

Соблюдение названных условий позволит организовать работу с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями, которые предъявляются к выполнению данной деятельности.



Библиографический список

Нормативно-правовые акты и судебная практика

1. О системе государственной службы Российской Федерации: Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ (в ред от 02.07.2013) // Собр. законодательства Рос. Федерации. 2003. № 22, ст. 2063

2. Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела: Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (в ред. от 01.07.2014) // Собр. законодательства Рос. Федерации. 2005. № 23, ст. 2242

3. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011) // Собр. законодательства Рос. Федерации. 2009. № 25, ст. 3060

Специальная, научная и учебная литература

4. Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А., Горбачев Н.Н. Документационное обеспечение управления: учебник. - М.: Юнити-Дана, 2012

5. Делопроизводство: Учебник / под ред. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М.: МЦФЭР, 2012.

6. Документоведение: учебник. / под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2012.

7. Казанцева Г.В. Личные документы: требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие. - М.: ФЛИНТА, 2011

8. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. - М.: ТЕРМИКА, 2014.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). // Управление персоналом. 2013. № 4.

10. Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник. - М.: Логос, 2011

11. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Вальковой. - М.: ИНФРА-М, 2012.

12. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2012.

13. Яковенко А.Ю. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: МЦФЭР, 2014.

14. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник. - М.: Юнити-Дана, 2012.



Приложение

Акт учета изданных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/