Учет архивного фонда архива администрации города Пыть-Ях

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФИЛИАЛ В г. Сургут

НАПРАВЛЕНИЕ: ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЫТЬ-ЯХ

Научный руководитель:

к.и.н., доцент

О.П. Еланцева

Выполнила:

студентка 3 курса ОЗО

Строколист Е.М.

Сургут 2014

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава I.НОРМАТИВНО ПРАВОВОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ЗАПРОСРВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

1.1 ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

1.2 СПЕЦИФИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНФИДЕЦИАЛЬНЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Глава II.ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА РАБОТЫ

Глава III.УЧРЕЖДЕНИЕ И ЕГО СТРУКТУРА

3.1 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

3.2 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ГОРОДА ПЫТЬ-ЯХ

Глава IV.ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА

4.1 КОМПЛЕКТОВАНИЕ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

4.2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Одной из основных задач органов местного самоуправления в области архивного дела на современном этапе стала задача сохранения и использования документов по личному составу ликвидированных организаций в целях бесплатного предоставления архивных справок и копий документов, связанных с социальной защитой граждан.

Актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни данного общества.

Согласно Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени Конституция Российской Федерации 1993 г. Ст. 23,24,29.. Реализуя свои права, граждане обращаются с запросами в государственные архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально - правового обеспечения. На основании Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархив), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290, организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива Постановление Правительства Российской Федерации от 17.07.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» (с изменениями на 24.03.2011) //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 25. Ст. 2572; 2008.. №22.Ст. 2583),

Цель курсовой работы: исследовать методику подготовки исполнения социально правовых запросов.

Среди архивистов всегда существовало глубокое понимание ценности документов по личному составу как неизменно исторического источника, который не теряет свою практическую социальную ценность.

Массовое разгосударствление, непрерывные реорганизации управленческих и производственных структур, развал прежней системы кадрового делопроизводства и документирования трудовой деятельности привели к тому, что не только архивисты, но и управленцы утратили контроль над многими содержащими персональные данные массивами документации. При этом в связи с проведением пенсионной реформы, начиная с 2003 года, востребованность архивных документов по личному составу резко возросла.

Специалисты отдела по делам архивов администрации г.Пыть-Ях предоставляют данные услуги согласно Регламентов предоставления муниципальных услуг:

- «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»;

- «Организация исполнения запросов социально-правового характера, поступивших в муниципальный архив от российских граждан, оформления в установленном порядке архивных справок, по документам архивных фондов муниципального архива Администрации г.Пыть-Ях»;

- «Организация исполнения тематических запросов российских граждан и организаций, поступивших в отдел по делам архивов (муниципальных архив) Администрации г.Пыть-Ях» .

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

· Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

· Персональные, в том числе биографические и генеалогические;

· Социально-правовые.

· Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др.Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - с.181-182

В нашем архиве чаще других запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об имущественных правах на жилые и не жилые помещения, землю.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание точности информации, которую заявитель излагает в запросе. Для этого нами разработан бланк заявления-запроса, который утвержден как приложение к Регламенту предоставления муниципальных услуг. В процессе проверки заявления надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые помогут найти документы, необходимые для предоставления информации в архивной справке.

Муниципальный архив, как структурное подразделение Администрации не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

ГЛАВА I. НОРМАТИВНОЕ ПРАВОВОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

1.1 Основные нормативные правовые и методические документы

Основными нормативными правовыми и методическими документами архивной отрасли, регулирующими деятельность архивов, по исполнению запросов социально-правового характера, являются:

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», подтвердивший бесплатный порядок исполнения запросов социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, и впервые установивший возможность направления запросов заявителей в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (Ст.26.П.3).

2. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», установившие для работников государственных и муниципальных архивов, работающих с запросами социально-правового характера, положения, обязательные для исполнения, и являющиеся приоритетными в случае, когда положения других нормативных документов противоречат положениям, закрепленным в Правилах. Архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие исполнение запросов социально-правового характера, с учетом специфики состава и содержания документов архива, особенностей его работы. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.

В Правилах зафиксированы следующие основные положения, регулирующие исполнение запросов социально-правового характера:

- указан набор информации, достаточный для принятия запроса на исполнение (наименование юридического, физического лица, почтовый электронный адрес пользователя, формулировка темы, вопроса, хронологический период запрашиваемой информации) (п. 5.8);

- названы отдельные этапы работы с запросом (рассмотрение запроса руководством с целью определения исполнителя или направления поиска (если лицо, принимающее запрос, является и его исполнителем), определение тематической группы, к которой относится запрос, его повторяемости) (пп. 5.8, 5.8.3);

- определены сроки: ответа на непрофильный запрос, исполнения запросов по научно-справочному аппарату (НСА), по документам архива (пп. 5.8, 5.8.3).

- регламентированы основные подходы при составлении архивных справок, архивных выписок; подготовке архивных копий, (пп. 5.9, 5.10); подчеркнуто, что архивная справка является документом, обладающим юридической силой (п. 5.7.2).

3. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», посвященный исполнению Федеральным архивным агентством запросов: тематических и социально-правовых. Положения документа основываются на нормах Федерального закона «Об архивном деле в Российской федерации» и «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». В документе, в частности, определены:

- условия, необходимые для принятия архивом запроса к исполнению (основания для предоставления государственной услуги) (пп.1.6,1.7, 2.2);

- юридические и физические лица, имеющие право на получение архивной информации (п. 5);

- порядок исполнения запроса (кратко), этапы и сроки (раздел III);

- информационные документы архива, являющиеся ответами на запрос ( п. 4);

- контроль за исполнением государственной услуги (пп. 46 - 53);

- порядок обжалования действий архивного органа (архива) (пп. 54 - 64).

4. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», определивший:

- основание для предоставления государственной услуги (пп. 18 - 20);

- сроки ее предоставления (пп. 21 - 25);

- перечень оснований для отказа в выполнении данной услуги (пп. 26 - 29);

- условия и порядок проставления апостиля на информационных документах архива. В отличие от предыдущей редакции Административного регламента в принятой редакции упрощен порядок проставления апостиля, в частности, подпись и печать на апостиле не требуют заверения (пп. 49 - 55);

- требования к порядку и формам контроля за предоставления государственной услуги (раздел IV) и др.

5. Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации, содержащие обобщающую информацию по подготовке информационных документов архива. Их основой являются приложения, в которых даны примеры ответов на некоторые типовые запросы социально-правового характера.

1. 2. Специфика использования конфиденциальных персональных данных

1. Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа Федеральный закон от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями на 27.06.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. № 31. Ст. 1479. (Ст. 16) .. Согласно ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов» .После окончания 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169. (Ст. 25)., за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа Там же. Ст. 24; Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации /Росархив. ВНИИДАД.- М., 2009. С. 22..

2. Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации» и т.п.) Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации /Росархив. ВНИИДАД.- М., 2009. С. 22., после смерти субъекта персональных данных - его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации); доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников (при наличии нотариально заверенных доверенностей).

3. Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования (например, «информация будет использована для подготовки справочно-информационного издания в обезличенном виде» или «в связи с заведением уголовного дела…») обладают также сотрудники организаций-фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

ГЛАВА II. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА РАБОТЫ

Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг Федеральный закон от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями на 26.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. № 31. Ст. 1479. (Ст. 15); Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11.07.2011) //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169. (Ст. 26)., по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.

Заявителями могут быть Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 № 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный № 14676) //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 40, 05.10.2009. :

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество, число, месяц и год рождения;

- почтовый и/или электронный адреса заявителя;

- тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

Запрос может быть не принят к исполнению, если Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 № 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный № 14676) //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 40, 05.10.2009. :

- запрос не содержит наименования юридического лица, для гражданина - фамилии, имени, отчества; почтового и/или электронного адреса заявителя;

- запрос не поддается прочтению. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;

- ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;

- в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива или уполномоченное на это должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу.

- в нем содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и/или частного лица, а также членов его семьи. Руководитель архива или уполномоченное на это лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным в п. 2.4, готовится руководителем профильного структурного подразделения, или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.

Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.

Принятый к исполнению запрос выполняется бесплатно в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 № 9059 //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20, Российская газета, 2009, № 89.:

- исполнение запроса в архиве не должно превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен. В частности, основанием для перенесения срока исполнения запроса могут быть дополнительные сведения, полученные архивом от заявителя, большой объем просматриваемой информации, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, недостаточно развернутый научно-справочный аппарат, проходящая научно-техническая обработка документов, их реставрация и т.д

- исполнение запроса по научно-справочному аппарату архива не должно превышать 15 дней с момента его регистрации;

- запрос, требующий выявление информации, не содержащейся в документах архива, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителяПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 № 9059 //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20, Российская газета, 2009, № 89. П. 5.8..

Рекомендуется в ускоренном порядке рассматривать социально-правовые запросы:

- граждан, достигших 80-летнего возраста;

- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;

- граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;

- граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;

- по медицинским показателям при наличии медицинского заключения;

- в связи с утратой кормильца;

- для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

Исполнение запроса включает следующие этапы работы:

- консультирование заявителя;

- регистрация запроса;

- рассмотрение запроса руководством архива для передачи на исполнение в профильное структурное подразделение или конкретному исполнителю;

- рассмотрение запроса руководством профильного структурного подразделения для передачи исполнителю, специализирующемуся на исполнении запросов данной тематики;

- проверка на повторяемость;

- сбор информации для ответа;

- подготовка ответа;

- направление ответа заявителю.

архивную справку.

Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю профильного структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и оформления, полноту. Документ возвращается исполнителю для доработки, если он не соответствует необходимым требованиям. руководству архива.

Исполненный запрос регистрируется в базе данных (см. п. 2.6.2.). Исполненные запросы и копии архивных справок с приложениями формируются в дела по годам, внутри года - в алфавитном порядке. Для удобства поиска на корешках папок указывается год, буква (ы) и номера справок (первой и последней). Возможно формирование дел в хронологической последовательности в пределах одного года по порядку номеров запросов. Исполненные запросы юридических и физических лиц могут формироваться в дела раздельно.

Эффективность исполнения запросов социально-правового характера во многом зависит от взаимодействия специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти (Росархива), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (органов управления архивным делом) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФ РФ) и его отделениями в субъектах РФ:

- проведение круглых столов, семинаров для сотрудников ПФ РФ с целью информирования об установленном порядке обращения граждан в архив для исполнения запросов социально-правового характера;

- предоставление в отделения ПФ РФ в качестве инициативного информирования: перечней документов по личному составу, которые поступают на государственное хранение в архивы данного субъекта РФ; сведений о переименовании действующих на данной территории организаций - источников комплектования; списков ликвидированных организаций, чьи документы по личному составу имеются на хранении в архивах;

- установление в архиве дня работы с сотрудниками ПФ РФ, в этот день прием граждан можно не проводить, вывесив объявление, объясняющее причину, например, «(дата) в архиве проводится обслуживание сотрудников ПФ РФ»;

- совместная разработка единых образцов бланков справок по заработной плате.

По мере разработки механизмов электронного взаимодействия между учреждениями данная работа будет развиваться и совершенствоваться.

ГЛАВА III . УЧРЕЖДЕНИЕ И ЕГО СТРУКТУРА

Отдел по делам архивов администрации города Пыть-Ях создан на основании Постановления главы администрации 9 марта 1992 года.

Первые единицы хранения архивного отдела были приняты от администрации города и хранились в сейфе, выделенном архивному отделу под хранение документов постоянного хранения.

Отдел по делам архивов муниципального образования города Пыть-Ях является структурным подразделением исполнительного органа местного самоуправления без права юридического лица. Отдел по делам архивов был создан для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти муниципального образования, действующий в соответствии с его Уставом, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.

Специалисты отдела занимались комплектованием и оформлением наблюдательных дел, предприятий ставших источниками комплектования отдела. До 1997 года утверждение описей дел постоянного хранения, номенклатуры дел, описи дел по личному составу источников комплектования согласовывались и утверждались в управлении по делам архивов Тюменской области. В 1997 году Постановлением Губернатора округа от 27.06.1997 №236 было создано Управление по делам архивов ХМАО, ставшее координирующим центром архивной службы округа.

Прием документов постоянного хранения начался с 1996 года. Так в 1996 году было принято 741 ед. хр., в 2000 году - 1408 ед. хр. C 1996 года по 2000 год основное направление работы архивистов отдела приходилось на упорядочение и оформление документов постоянного хранения и по личному составу. Историческая справка о создании и развитии отдела по делам архивов администрации города Пыть-Ях

В это время были переданы документы Мамонтовского и Пыть-Яхского поселковых Советов из архива города Нефтеюганска, так как до образования города Пыть-Ях документы поселковых Советов хранились в администрации Нефтеюганского района. Для города эти документы имеют огромную историческую и социально-культурную ценность. Они раскрывают первые шаги становления города, освоение Западной Сибири в Нефтеюганском регионе, превращение региона в часть топливно-энергетической базы страны.

Ежегодно в архив города поступает до 1000 ед. постоянного хранения. Большая часть поступающих документов принадлежит администрация города, городской Думе и подразделения администрации с правом юридического лица. По документам этих фондов легко проследить изменения в обществе, которые происходили в перестроечный период.

В 2001 году появилась возможность уделить внимание совершенствованию научно-справочного аппарата, учета документов. Отдел по делам архивов был обеспечен компьютерной техникой. Началось создание учетной электронной базы «Архивный фонд».

Отделом по делам архивов был составлен справочник ликвидированных предприятий города, документы которых хранятся а архиве. Справочник дал возможность жителям города, филиалам Пенсионного фонда РФ получить информацию необходимую для начисления пенсий жителям города Пыть-Ях и гражданам, выехавшим из города. Данный справочник был опубликован в муниципальных средствах массовой информации. В составе архивного фонда города находится более 2000 ед хр., имеющих большое значение для подтверждения социальных прав и льгот граждан Историческая справка о создании и развитии отдела по делам архивов администрации города Пыть-Ях.

В целях сбора документов об истории города специалисты отдела по делам архивов занимаются сбором фотодокументов, оформлением коллекций документов личного происхождения ветеранов войны и труда, Почетных граждан города, ветеранов труда городских предприятий, имеющих правительственные награды за освоение недр Западной Сибири Историческая справка о создании и развитии отдела по делам архивов администрации города Пыть-Ях.

3.1 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

В Администрации функционируют следующие системы документации:

а) нормативно-методические ( штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников, инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р. 6.30.-2003. и т. д.);

б) распорядительные (постановления, распоряжения и т. д.);

в) информационно-справочные (протоколы, акты, деловая переписка, справки, справочные каталоги и т. д.)

г) документы по личному составу (кадровые документы) : приказы по личному составу:прием, увольнение, перемещение; личные карточки (формы Т-2), личные дела, лицевые счета на з/п т. д.).

д)управленческая документация (приказы по основной деятельности, бухгалтерские документы, статистические отчеты, положения о структурных подразделениях и т. д.)

3.2 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ) АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Пыть-Ях.

1.Общие положения.

1.1. Администрация муниципального образования город Пыть-Яха (далее -Администрация города) в целях реализации полномочий в области архивного дела образует в своем составе аппарата Администрации города архивный отдел (муниципальный архив), выполняющий функции муниципального архива.

1.2. Архивный отдел (муниципальный архив) (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата Администрации города. Для осуществления своей деятельности Отдел использует печать архивного отдела и бланк со своим наименованием.

1.3. Отдел осуществляет функции по комплектованию, обеспечению сохранности, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности Администрации города, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Федерального архивного агентства, законами Хантымансийского автономного округа, постановлениями и распоряжениями Губернатора автономного округа, Уставом муниципального образования город Пыть-Ях, нормативными правовыми актами Главы города и Администрации города Пыть-Ях, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и службы по делам архивов автономного округа, настоящим Положением.

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств местного бюджета муниципального образования Положение об отделе по делам архивов администрации города Пыть-Ях(муниципальный архив).

1.6. Администрация города обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям сохранности документов, его содержание, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам Отдела.

1.7. Отдел, при выполнении возложенных на него задач, взаимодействует со службой по делам архивов автономного округа по вопросам архивного дела, хозяйствующими субъектами, иными субъектами гражданского права.

2.Задачи и функции.

Отдел, в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании, осуществляет следующие полномочия:

2.1. Организует комплектование (формирование), хранение, учет и использование архивных документов, сформированных и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

2.2. Разрабатывает проекты нормативно-правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.3. Исполняет иные полномочия, предусмотренные правовыми актами Администрации города Положение об отделе по делам архивов администрации города Пыть-Ях(муниципальный архив).

2.4. В соответствии с возложенными на Отдел полномочиями, основными функциями Отдела являются:

2.4.1. Комплектование архивных фондов, определение состава документов, подлежащих приему в муниципальный архив, обеспечение соблюдения установленного порядка передачи архивных документов.

2.4.2. Хранение и учет документов архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, а также архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.4.3. Составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых распоряжением Администрации города.

2.4.4. Внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов, а также принимает меры по укреплению и развитию материально-технической базы Отдела.

2.4.5. Организация приема на хранение фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в деятельности негосударственных организаций и граждан, в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации города на основании доверенности.

2.4.6. Осуществление организационно-методической помощи по вопросам архивного делопроизводства, ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования архивного отдела.

2.4.7. Оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в архивный отдел Положение об отделе по делам архивов администрации города Пыть-Ях(муниципальный архив).

2.4.8. Оказание методической помощи в составлении паспорта архивов организаций -источников комплектования архивного отдела, в проведении экспертизы ценности документов, разработке номенклатур дел и составлении описей дел постоянного срока хранения и по личному составу организаций.

2.4.9. Проведение семинаров и консультаций по вопросам организации и методики составления номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, формирования дел для передачи на муниципальное хранение организациями - источниками комплектования архивного отдела.

2.4.10. Предоставление в установленном порядке отчетов в службу по делам архивов Хантымансийского автономного округа.

2.4.11. Предоставление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) службы по делам архивов автономного округа полного комплекса документов посогласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, инструкций по делопроизводству и утверждению описей дел постоянного хранения.

2.4.12. Информирование органов местного самоуправления, организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике.

2.4.13. Организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, осуществление публикационной деятельности, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью Положение об отделе по делам архивов администрации города Пыть-Ях(муниципальный архив).

2.4.14. Организация работу пользователей документами, изготовление заверенных копий документов и выписок из документов по запросам, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, а также исполнение в установленном порядке социально-правовых запросов организаций и граждан.

2.4.15. Предоставление в установленном порядке информации пенсионным фондам, органам социального обеспечения, налоговым органам Российской Федерации, а также иностранным гражданам и органам социального обеспечения и пенсионным фондам иностранных государств.

2.4.16. Проведение работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда и другим архивным документам архивного отдела, банков и информационных баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.4.17. Прием на депозитарное хранение, по согласованию с Администрацией города, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документов действующих муниципальных и общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.4.18. Осуществление приема документов, являющихся частной собственностью, в порядке и на условиях договоров между собственниками, документов и Отделом, действующим от имени Администрации города.

2.4.19. Осуществление иных функций, отнесенных к ведению Отдела Положение об отделе по делам архивов администрации города Пыть-Ях(муниципальный архив).

4. Руководство и организация работы отдела.

4.1. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией города.

4.2. Отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города.При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителя Администрации города. Один экземпляр акта приема-передачи представляется в службу по делам архивов автономного округа.

ГЛАВА IV. ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА

4.1 КОМПЛЕКТОВАНИЕ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Комплектование архива включает: - определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:

- определение состава документов, подлежащих приёму в архив; - приём документов в архив. Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения и территориальной принадлежности документов; недробимости фондов. Государственные и муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов. Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов. Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".(в ред. Федеральных законов от 11.02.2002 N 19-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 03.06.2005 N 57-ФЗ, от 18.12.2006 N 231-ФЗ, от 26.03.2008 N 28-ФЗ, от 23.07.2008 N 160-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ) Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.А. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

4.2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности осуществляется только с согласия собственника. Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 2002. - 192 с. Порядок использования документов Архивного фонда установлен Федеральным архивным агентством в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом РФ „О государственной тайне“, другими федеральными законами и нормативными актами Президента и Правительства РФ, касающиеся информации, информационного обеспечения и обмена, а также законами и нормативными актами субъектов РФ. Основными формами использования документов являются: - информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений, граждан в соответствии с их запросами; - инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений; - исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

-предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- организация и проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях; - использование документов в средствах массовой информации; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование; - публикация документов в различных формах. Основными принципами использования документов Архивного фонда РФ являются общедоступность и открытость, обеспечение информационных потребностей государства, общества и личности, законность поиска, получения и использовании информации пользователем. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. В соответствии со ст. 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации Перечень сведений, отнесенный к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года № 1203. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 49, ст. 4775; 2006, № 8, ст. 892; 2007, № 53, ст. 6550; 2008, № 15, ст. 1525; № 18, ст. 2007; № 31, ст. 3702; № 37, ст. 4182; 2009, № 21, ст. 2547; № 24, ст. 2919; № 40, ст. 4684; 2010, № 50, ст. 6655; 2011, № 15, ст. 2083). Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством. Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Государственной Думы РФ по представлению Федеральным архивным агентством России. Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями Федерального архивного агентства России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений. Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75 лет со времени создания документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов. Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация работы архива / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. - Секретарское дело. - 2003. - № 8. - С.60-68.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

учет архив документ

Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней.