Отдельные вопросы использования служебных автомобилей в 2012 году

Размещено на http://www.allbest.ru/

Отдельные вопросы использования служебных автомобилей в 2012 году

организация автомобиль служебный арендованный

При осуществлении хозяйственной деятельности многие организации используют служебные легковые автомобили. В одних случаях это автомобили, не принадлежащие организации на праве собственности: арендуемые автомобили, автомобили, получаемые по договорам безвозмездного пользования, используемые в служебных целях личные автомобили работников. В других - собственные автомобили организаций: приобретаемые по договорам купли-продажи, получаемые безвозмездно.

В данной статье будут рассмотрены отдельные вопросы, часто возникающие у организаций в 2012 году при использовании в текущей деятельности в качестве служебных арендованных у работников автомобилей, а также использовании в служебных целях личных автомобилей работников (по автомобилям, полученным в безвозмездное пользование, подходы при бухгалтерском учете и налогообложении будут схожими, как при аренде), а именно вопросы:

- отражения автомобилей на счетах бухгалтерского учета;

- учета затрат на горюче-смазочные материалы (ГСМ);

- учета арендной платы и компенсации за износ (амортизацию) автомобилей;

- учета затрат на ремонт автомобилей.

В то же время отдельные вопросы, рассмотренные в данной статье, будут полезны и организациям, использующим собственные легковые автомобили.

Юридические вопросы

Для того чтобы правильно отражать хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете, в рассматриваемой ситуации организации необходимо правильно определить вид правоотношений: договор аренды или использование личного имущества в служебных целях. Как показывает практика, организации часто путают данные правоотношения.

Согласно ст. 577 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью.

Согласно ст. 585 ГК арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату).

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.

Так, согласно ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Важной особенностью является то, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем - работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

Отражение автомобилей в бухгалтерском учете

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства могут подразделяться на:

- объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления (в том числе сданные в аренду, лизинг или переданные в безвозмездное пользование);

- объекты основных средств, полученные организацией в аренду, лизинг, безвозмездное пользование (п. 12 Инструкции об отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций с основными средствами, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.12.2001 №127 (далее - Инструкция №127)).

Для правильного учета арендованных автомобилей необходимо учитывать следующее.

Согласно п. 79 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 №50 (далее - Инструкция №50), для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, предназначен забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договорах аренды.

Аналитический учет арендованных основных средств ведется по арендодателям и отдельным объектам основных средств.

Таким образом, в случае если легковые автомобили будут арендоваться, то их учет следует вести на счете 001 «Арендованные основные средства».

Согласно п. 7 Инструкции №127 полученные по договору аренды основные средства могут числиться у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем, и учитываться за балансом. Для осуществления забалансового учета указанных объектов в бухгалтерии арендатора могут открываться инвентарные карточки.

Следует отметить, что согласно п. 11 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 №37/18/6 (далее - Инструкция №37/18/6), объектами начисления амортизации являются числящиеся на бухгалтерском учете (кроме числящихся на забалансовых счетах) организации основные средства и нематериальные активы, как используемые, так и не используемые в предпринимательской деятельности, а также объекты, предоставленные организацией во временное владение и / или пользование с целью получения дохода, учитываемые в качестве доходных вложений.

Таким образом, начисление амортизационных отчислений по учитываемым за балансом арендованным основным средствам арендатором не производится.

Арендуемое имущество, учитываемое за балансом, подлежит инвентаризации.

Согласно п. 5 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 №180 (далее - Инструкция №180), инвентаризации подлежат активы и обязательства организации независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.).

На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.), составляются отдельные описи и сличительные ведомости (п. 24, 71 Инструкции №180).

Бухгалтерский учет личного имущества, используемого в служебных целях, не ведется, так как оно фактически не передается организации в собственность, во владение либо пользование.

Учет расходов на ГСМ

При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Письмом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 12.09.2011 №2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» (размещено на сайте Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь www.nalog.gov.by в разделе «Разъяснения и письма») (далее - Письмо №2-2-9/1632) разъяснено, что ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) определен состав затрат, не учитываемых при налогообложении, а статьей 129 НК - расходы, являющиеся внереализационными.

Следовательно, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в статье 131 НК и не являются внереализационными расходами, они могут включаться в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.

Таким образом, расходы организации на приобретение горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении следующих условий:

- соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в том числе порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

- документальное подтверждение факта использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;

- наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.

При этом следует учитывать, что согласно подп. 1.7 ст. 131 НК при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке.

Необходимо отметить, что расходы на ГСМ по всем единицам служебного легкового автотранспорта, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываются при налогообложении прибыли. Как показывает практика, некоторые организации до сих пор учитывают при налогообложении прибыли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов только по одному автомобилю. С 01.01.2010 ограничения на этот счет отсутствуют (Письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31.05.2010 №2-2-10/10249 «О расходах на содержание служебного легкового автотранспорта»).

В части документального подтверждения факта использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника следует отметить, что согласно п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 №114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ №114) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Таким документом будет являться путевой лист. Форма путевого листа может быть разработана организацией самостоятельно, в том числе и на основании ранее действовавших форм, а также с учетом Методических рекомендаций по учету и контролю работы пассажирских автомобильных транспортных средств (размещены по адресу: http://mintrans.gov.by/rus/activity/autoandroad/acts). При этом следует помнить, что согласно подп. 1.4 Указа №114 первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:

наименование документа, дату его составления;

наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Следует отметить, что бухгалтерский учет ГСМ ведется в соответствии с требованиями главы 4 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 №133 (далее - Инструкция №133).

В частности, согласно п. 83 Инструкции №133 основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка.

Расходы на ГСМ по служебному легковому автотранспорту отражаются в бухгалтерском учете в 2012 году на основании норм Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 №102 (далее - Инструкция №102), и Инструкции №50 следующим образом:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на реализацию» и др.

К-т 10 «Материалы» и др.

Аналогичные подходы следует применять и при учете расходов на ГСМ при использовании арендованных автомобилей.

Учет арендной платы

При отражении расходов в 2012 году в бухгалтерском учете следует учитывать нормы Инструкции №102, Инструкции №50.

Согласно п. 5 Инструкции №102 доходы и расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- доходы и расходы по текущей деятельности;

- доходы и расходы по инвестиционной деятельности;

- доходы и расходы по финансовой деятельности;

- иные доходы и расходы.

Текущая деятельность - основная приносящая доход деятельность организации и прочая деятельность, не относящаяся к финансовой и инвестиционной деятельности (п. 2 Инструкции №102).

Расходы по текущей деятельности представляют собой часть затрат организации, относящуюся к доходам по текущей деятельности, полученным организацией в отчетном периоде (п. 7 Инструкции №102).

Согласно п. 8 Инструкции №102 расходы по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие:

- себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг;

- управленческие расходы;

- расходы на реализацию;

- прочие расходы по текущей деятельности.

Согласно п. 10 Инструкции №102 к управленческим расходам относятся:

в организации, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность, - условно-постоянные косвенные затраты, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 26 «Общехозяйственные затраты» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-5 «Управленческие расходы»);

в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность, - расходы, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 44 «Расходы на реализацию» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-5 «Управленческие расходы»);

в организации - профессиональном участнике рынка ценных бумаг - расходы на осуществление текущей деятельности.

Согласно п. 28 Инструкции №50 счет 26 «Общехозяйственные затраты» предназначен для обобщения информации о затратах, связанных с управлением организацией. На этом счете отражаются начисленная амортизация и затраты на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения, затраты на содержание управленческого персонала, затраты на информационные, аудиторские и другие услуги, другие аналогичные по назначению затраты.

В соответствии с п. 57 Инструкции №50 счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами.

Согласно ст. 130 Особенной части НК затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета) и отражаются в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая).

Таким образом, если имущество, по которому уплачивается арендная плата, используется в деятельности организации по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, то арендную плату следует отразить:

Д-т 26 «Общехозяйственные затраты»,

44 «Расходы на реализацию»

К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

и учитывать при налогообложении прибыли.

Учет компенсации за износ (амортизацию) имущества

Как уже говорилось выше, согласно ст. 106 ТК работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

С учетом вышеприведенных норм законодательства (где мы рассматривали вопросы учета арендной платы) начисленную компенсацию за износ (амортизацию) имущества следует отразить:

Д-т 26 «Общехозяйственные затраты»,

44 «Расходы на реализацию»

К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

и учитывать при налогообложении прибыли.

Следует отметить, что при определении размера амортизации для начисления компенсации руководствоваться Нормативными сроками службы основных средств, утвержденными Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 30.09.2011 №161 (далее - Нормативные сроки службы), и Инструкцией №37/18/6 не обязательно.

Размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности работника и нанимателя. В действующем законодательстве отсутствуют указания на применение Нормативных сроков службы и Инструкции №37/18/6 при определении размера компенсации работнику за износ используемого личного автомобиля в служебных целях.

Ремонт арендованных автомобилей

Согласно ст. 587 ГК арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законодательством или договором аренды.

Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законодательством или договором аренды.

Согласно п. 37 Инструкции №127 затраты на ремонт арендованных (сданных в аренду) основных средств, производимые в соответствии с условиями договора за счет средств арендатора, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в соответствии с законодательством. С учетом норм Инструкции №50 в бухгалтерском учете организации следует отразить:

Д-т 26 «Общехозяйственные затраты»,

44 «Расходы на реализацию» и др.

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.

На основании норм ст. 130, 131 НК затраты на ремонт арендованных основных средств, производимые в соответствии с законодательством и условиями договора за счет арендатора, учитываются в составе затрат при налогообложении прибыли.

Ремонт личных автомобилей работников

Статьей 106 ТК не предусмотрено производить ремонт личных автомобилей работников, используемых для нужд нанимателя.

Следовательно, расходы по ремонту личных автомобилей работников не относятся на затраты либо внереализационные расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, так как автомобили фактически не передаются организации в собственность, во владение либо пользование.

Следует обратить внимание, что Письмом №2-2-9/1632 предусмотрено, что изложенный в нем порядок отнесения на затраты организации, учитываемые при налогообложении, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, может быть применен и в отношении расходов на техническое обслуживание и ремонт такого транспортного средства и только в той части, которая непосредственно связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией.

В то же время в подавляющем числе случаев применить на практике такой порядок в отношении расходов на ремонт транспортных средств работников не представляется возможным, поскольку при использовании работником своего транспортного средства для нужд нанимателя транспортное средство не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем - работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

По мнению автора, при отнесении расходов на ремонт такого транспортного средства в состав затрат для целей налогообложения прибыли существует большая вероятность их непринятия в качестве таковых контролирующими органами. В случае необходимости организация и ее работники могут пересматривать размер компенсации, установленный в соответствии со ст. 106 ТК.

При отражении данных расходов в 2012 году, если они имели место, в бухгалтерском учете следует учитывать нормы Инструкции №102, Инструкции №50.

Согласно п. 13 Инструкции №102 в состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-8 «Прочие расходы по текущей деятельности»), включаются:

- материальная помощь работникам организации;

- другие доходы и расходы по текущей деятельности.

Таким образом, в бухгалтерском учете организации расходы по ремонту будут отражаться:

Д-т 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» субсчет 90-8 «Прочие расходы по текущей деятельности»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.

Исчисление налогов и отчислений от доходов работников следует производить в установленном законодательством порядке.

Размещено на Allbest.ru