Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Сочинский государственный университет»

Экономико-технологический колледж

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Управление деятельностью функционального подразделения»

на тему «правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой»

Выполнил (а):

студент (ка) 3 курса

группы 11-КТ-1

Коробова А.А.

Руководитель:

Преподаватель Кобгунова Е.А.

Сочи, 2014



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ С ОРГТЕХНИКОЙ

1.1 Понятие и сущность делопроизводства

1.2 Задачи и принципы ведения работы с оргтехникой

1.3 Классификация офисной техники

ГЛАВА 2. ЗНАЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ОРАНЖ ТУР»

2.1 Характеристика турфирмы ООО «Оранж Тур»

2.2 Значение и функции работы оргтехники на предприятии ООО «Оранж Тур»

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ И РАБОТЫ ОРГТЕХНИКИ ТУРФИРМЫ ООО «ОРАНЖ ТУР»

3.1 Оснащение и документооборот турфирмы ООО «ОРАНЖ ТУР»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2



Введение

Качество и эффективность работы предприятия во многом определяется внедрением современных вещей, таких, как оргтехника, которая заметно упрощает и ускоряет работу персонала предприятия.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских структур, государственных предприятий и организаций без современных средств телекоммуникации и связи.

Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой на предприятии являются уже чем-то не просто новым, а необходимым, уже сложно представить какое-либо предприятие без компьютеров, принтеров, факсов и других технических обеспечений, благодаря которым осуществляется деятельность предприятия.

Цель данной работы - изучить правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой, основы делопроизводства и определить рекомендации по совершенствованию работы на данном предприятии.

1. Определить теоретические основы делопроизводства и работы с оргтехникой;

2. Рассмотреть значения управления делопроизводством на примере предприятия ООО «ОРАНЖ ТУР»;

3. Выразить предложения и рекомендации по совершенствованию и работы оргтехники турфирмы ООО «ОРАНЖ ТУР».

Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложений.



Глава 1. Теоритические основы делопроизводства и работы с оргтехникой

1.1 Понятие и сущность делопроизводства

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.

Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

1.2 Задачи и принципы ведения и работы с оргтехникой

делопроизводство оргтехника офисный работа

Сущность задач и принципов ведения и работы с оргтехникой, представляет собой понимание многих моментов, например , документы, которые являются ядром работы в любой организации , являются материальными носителями с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами. С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ "О подписании протоколов". В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг". Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов

- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)

- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел)

- создание условий для хранения документов

Вот что включают в себя задачи и принципы ведения и работы с оргтехникой.

1.3 Классификация офисной техники

Чтобы понять, какую технику можно относить к офисной, необходимо дать определение самому понятию «Офис». Офис - административный отдел предприятия, фирмы. Фактически, офис - это штаб предприятия, откуда осуществляется его руководство. Отсюда вывод, что офисная техника - это техника, используемая в офисе предприятия для организации управления производством или иной деятельностью предприятия. Следовательно, говоря об офисной технике, необходимо определить тот вид деятельности, которым занимается предприятие. К офисной технике относятся средства вычислительной техники и другая оргтехника. К средствам вычислительной техники (СВТ) сейчас в основном относят персональные компьютеры, сервера и т.д. Необходимо отметить, что некоторые не разделяют такие понятия, как оргтехника и СВТ, считая, что СВТ входят в состав оргтехники, но это спорный вопрос. По большому счёту, СВТ в конечном итоге должны заменить или замкнуть на себя все используемые в офисе приборы и оборудование. Действительно, уже сейчас нет необходимости держать отдельно печатную машинку, факс и даже телефон. Есть специальные программы, которые позволяют использовать компьютер и как факс, и как телефон, а используя специальную программу Word, можно создавать текстовые документы. Получается, что СВТ - это мозг офиса, на который должна замыкаться вся другая оргтехника для более полного её использования. Оргтехника (офисная организационная техника) включает в себя технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям. Необходимо понимать, что любой бизнес начинается с составления деловых бумаг. Это множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и др.

Большинство деловой информации, не смотря на повсеместную информатизацию, хранится на бумажных носителях. Даже если предприятие использует для хранения и обработки информации компьютеры, всё равно оно дублирует эту информацию бумажными документами с подписями ответственных лиц, так как пока ещё электронный документ не имеет смыслового юридического содержания, которое имеет бумажный его аналог. Средства оргтехники могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др. Таким образом, средства офисной техники весьма разнообразны. Возможности современного персонального компьютера трудно себе представить. Его можно использовать практически в любой сфере человеческой деятельности для обработки информации и её предоставления в удобном виде. Например, наряду с использованием канона в качестве множительной техники, можно использовать сканер, который переносит изображение в компьютер, а затем это изображение можно распечатать на принтере. Компьютеры сейчас очень активно используются для транспортировки документов посредством так называемой электронной почты, причём, срок доставки этих документов исчисляется несколькими долями секунд, редко секундами

В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера. Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны. Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п. Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы. Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их.

Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме.

Широкое своё распространение в организациях, работающих с документацией, составляющей государственную тайну, получили машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения, которые снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты). В заключение необходимо отметить, что происходящие в мире процессы всеобщей компьютеризации накладывают свой отпечаток на используемую предприятием офисную технику. Уже сейчас достигнуты определённые результаты в разработке правовой основы для придания юридической силы некоторым электронным документам путём использования так называемой электронной подписи. Всё это в конечном итоге может привести к вытеснению компьютерами огромного разнообразия офисной техники.



ГЛАВА 2. Значение управления делопроизводством предприятия на примере ООО «Оранж Тур»

2.1 Характеристика турфирмы ООО «Оранж Тур»

Изучая характеристику предприятия можно отметить, что «Оранж тур» является одним из ведущих туроператоров города Сочи. По итогам маркетингового исследования, проведенного агентством Market Capital Solutions (MARCS), «Оранж тур» имеет наиболее значимые шансы стать одним из самых преуспевающих туристским предприятием в городе Сочи. На протяжении 2 лет «Оранж тур» остается верным традициям семейного отдыха. Развивая и совершенствуя отельную базу и предоставляемые услуги, создают конкурентоспособный продукт высокого качества, максимально удовлетворяющий потребностям наших туристов. Компания предлагает только тот отдых, в качестве которого уверены! На ключевых направлениях в Турции, Италии, Австрии и Индии наших туристов обслуживают собственные принимающие офисы «Оранж тур» с русско-говорящими сотрудниками и современным парком автотранспорта, что позволяет обеспечивать туристам на отдыхе высококлассный сервис, удобство и уникальную экскурсионную программу.

На курортах работают русскоговорящие гиды Компании «Оранж тур», которые владеют полной информацией об отеле, стране пребывания и эффективно решают все вопросы, которые могут возникнуть у клиента во время отпуска. Во всех местах, где туристу может понадобиться переводчик, помощь и поддержка, опытные гиды «Оранж тур» охотно придут на помощь.

Компания имеет множество наград от дипломов и сертификатов, до благодарностей от партнеров. В 2011 году «Оранж тур» стал номинантом международного профессионального конкурса «Моя планета», который отражает тенденции развития российского туризма и является индикатором для представителей Российской туристической индустрии. Компания была представлена в номинации «Лучшее туристическое агентство». Цель данного туристического агенства - создать качественный туристический продукт, который подарит радость семейных путешествий. Используя весь накопленный опыт, передовые технологии, знания и профессионализм команды,агенство с уверенностью принимает на себя ответственность за организацию Вашего семейного отдыха.

Таким образом, например, по странам Средиземноморья рассматриваются предложения компаний «Тез-Тур», «Нева», «Глобус», «Алеан» (Черноморское побережье Краснодарского края). Как правило, туристы не желают рисковать и омрачать свой отдых, поэтому готовы покупать более дорогие и гарантировано качественные пакеты. А агентство, в свою очередь, сотрудничая с одними и теми же операторами, накапливает комиссионный процент. Туры в Испанию предлагает компания «Альфа Лайн», Таиланд предлагают «Вест-Тревел», «Интер Гальф».

2.2 Значение и функции работы оргтехники на предприятии ООО «Оранж Тур»

Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, планированием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных - внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель. К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники:

Оргтехника - это технические средства, используемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. К оргтехнике относятся любые приспособления, которые используются в офисе фирмы (ручки, карандаши, компьютеры, сложная электронная техника.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Классификация средств оргтехники по назначению:

· средства коммуникации и связи.

· средства оргтехники.

· копировально-множительные средства.

· средства сбора, хранения и обработки документов (компьютеры и вычислительные сети).

· сканеры.

· средства отображения информации.

· аппараты для уничтожения документов.

· для хранения и обработки документов используются, как правило, средства Microsoft Office.

Копировально-множительные средства.

Аппараты для копирования документов называются ксероксами, т.к. их первым производителем явилась фирма Rank Xerox. С середины 50-х годов XX века и до начала 70-х оставалась монополистом на рынке копировально-множительной техники. Основной лозунг фирмы «Мы научили мир копировать»



ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию и работы оргтехники турфирмы ООО «ОРАНЖ ТУР»

3.1 Оснащение и документооборот турфирмы ООО«ОРАНЖ ТУР»

В качестве рекомендаций по совершенствованию и работы оргтехники, хочется предложить систему корпоративного электронного архива. Внедрение мощных систем управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях.

Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.

В рамках отрасли или корпорации речь идет о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания, наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.

Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов - в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива - обеспечение полнотекстового поиска.

Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

3.1 Оснащение и документооборот турфирмы ООО«ОРАНЖ ТУР»

Техническое и технологическое оснащение ООО «ОРАНЖ ТУР». В офисе турфирмы установлены 5 персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть, копировальный аппарат, принтер, факс.

Программное обеспечение - Windows XP , сотрудники в своей деятельности пользуются пакетом MS Office: Microsoft Excel, Word, Outlook и др.

Специального программного обеспечения в турфирме нет. Сотрудники турфирмы в своей работе используют Интернет.

Документооборот в турфирме. Документы турфирмы «Спутник» можно классифицировать по ряду признаков:

- По кругу пользователей - для внутреннего пользования (например, приказы) и для пользования третьими лицами.

- По источнику информации - входящие и исходящие.

На основании этой классификации в турфирме «БММТ Спутник» можно выделить:

- Уставные документы (Устав, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, о госрегистрации)

- Бухгалтерские (счета, счет-фактуры, акты, ордера, ведомости)

- Документы внутреннего распорядка (штатное расписание, график рабочего дня, правила пожарной безопасности и др.)

- Документы, регламентирующие отношения с поставщиками (контракты)

- Документы, регламентирующие отношения с клиентами - туристами (договоры о предоставлении туруслуг, путевка, ваучер и др.).

Все документы хранятся в офисе турфирмы в соответствии с определенным сроком хранения. Входящие и исходящие документы регистрируются в журналах (соответственно, входящей и исходящей регистрации). Входящая документация передается на рассмотрение директора.



Заключение

Проанализирована деятельность предприятия "ОРАНЖ ТУР" и основные направления ее деятельности, описаны теоретические основы делопроизводства и работы с оргтехникой. Выявлены понятие, сущность делопроизводства ,задачи, принципы ведения работы с оргтехникой и многое другое.

Как результат внедрения кооперативного архива, предложенного в 3 главе в рекомендациях по совершенствованию работы, компания «ОРАНЖ ТУР» получает:

·Повышение производительности труда менеджеров - исключение выполнения рутинных операций, увеличение объемов продаж.

·Оперативное управление туристическим продуктом и историей взаимоотношений с клиентами.

·Повышение качества информационного обслуживания туристов.

·Четкая регламентация документооборота турфирмы, взаимодействия с туроператорами, туристами.

·Повышение оперативности реагирования на изменение рынка туризма.

·Усиление контроля за финансовой и хозяйственной деятельностью турфирмы.

·Возможность комплексного анализа показателей деятельности турфирмы.

·Снижение затрат на связь, интернет, производство печатной продукции.

Сейчас наблюдается нехватка статистических данных, с помощью которых можно было бы измерить действительный экономический эффект от использования информационных технологий.

Любой технологический прогресс приводит к сокращению рабочих мест и профессий, но на смену им появляется еще больше новых. Внедрение информационных технологий увеличивает спрос на специальности, требующие определенной квалификации и хорошего образования. Экономика все больше становится зависимой от знаний.

Компании, решившей автоматизировать свой бизнес, сегодня есть из чего выбирать. Рынок IT-решений предлагает туриндустрии специализированное программное обеспечение, охватывающее все участки работы.

На мой взгляд, основными тенденциями в турбизнесе будут:

-предоставление независимым агентствам новых технологических сервисов;

-укрупнение независимых турагентств и их автоматизация;

-создание стандартов обмена информацией между участниками туристического рынка.

Скорее всего, агентства будущего - это технически оснащенный офис, с минимальным количеством персонала, с использованием Интернет-технологий для привлечения клиентов, поиска, бронирования и оплаты туров и услуг. А в офисе работа с клиентами будет происходить исключительно в виде консультаций.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. А.Б. Косолапов. Технология и организация туроператорской и турагентской деятельности, 2011 280 с. /с. 66

2. Бланки документов/ http://www.vseblanki.ru/Автобиография

3. Все об учете/ http://www.uchet24.ru/ Бухгалтерская отчетность

4. Деловая переписка и образцы документов: более 400 документов / Ш. Тэйлор; пер. с англ. С. Л. Могилевского.--М.: Велби: Проспект: 2008.--384 с.

5. Документоведение и делопроизводство: основы документоведения, виды, функции документов, технологии делопроизводства: учебное пособие / А. В. Охотников, Е. А. Булавина.--М, Ростов н/Д: МарТ: 2011.--288 с.

6. Документы учебного характера/http://rudocs.exdat.com/Заявление

7. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФА - М, 2013.

8. Организация работы с документами: учебное пособие / М. В. Ватолина.--Ростов н/Д: Феникс: 2007.--320 с.

9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/ Учебное пособие. 2е изд. М.: Ростовн/Д.: Март, 2009. 304 с.

10. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. Саратов, 2009.

11. Свободный словарь терминов, понятий и определений по экономике, финансам и бизнесу/ http://termin.bposd.ru/

12. Электронная библиотеки нехудожественной литературы/ http://bibliotekar.ru/ Организация и технологии документационного обеспечения управления/Делопроизводство/ Указание.



ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Договор о реализации туристского продукта №_____

г. Сочи «12» декабря 2013г.

ООО «ОРАНЖ ТУРА», именуемое в дальнейшем «АГЕНТСТВО», в лице Рахимкуловой Альбины Фаритовны и_____________________________, именуемый в дальнейшем «КЛИЕНТ», заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1 КЛИЕНТ поручает, а АГЕНТСТВО принимает на себя обязательства по реализации Клиенту туристского продукта на условиях, изложенных в настоящем Договоре.

1.2. Туроператором по настоящему договору является ООО «Туристическое агентство «Де Визу».

1.3. Финансовым обеспечением Туроператора на момент заключения договора является «Договор страхования гражданской ответственности туроператора» № ОТА/5301-005134 на сумму 30 000 000 (тридцать миллионов) рублей, выданный ОАО "Страховая группа МСК" 17 января 2012 года", находящейся по адресу: 127006, г. Москва, ул. Долгоруковская, д. 40. Указанный договор действует по 31 мая 2013 года. Информация о номере в федеральном реестре и финансовом обеспечении Туроператора публикуется на сайте Туроператора в сети Интернет по адресу: http://www.devisu.ru в свободном общем доступе.

Данные о финансовом обеспечении и номере в федеральном реестре могут меняться в период действия договора в соответствии с действующим законом Российской Федерации.

1.4. Агент на момент заключения настоящего договора имеет действующий агентский договор с туроператором

Де Визу № ______ от _________________________

1.5. По данному договору туристский продукт будет реализован следующим туристам:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

2.1. АГЕНТСТВО организует обслуживание КЛИЕНТА в соответствии с заказанными услугами, зафиксированными в Заказе, являющемся неотъемлемой частью настоящего договора (Приложение №1).

2.2 АГЕНТСТВО обязуется в срок_______ рабочих дней подтвердить Заказ КЛИЕНТА или уведомить КЛИЕНТА о невозможности выполнения Заказа. До окончательного подтверждения Агентством возможности выполнить заказ КЛИЕНТА в полном объеме. АГЕНТСТВО не несет перед КЛИЕНТОМ ответственности в случае, если частично или полностью не может выполнить условия Заказа. В случае невозможности выполнить условия Заказа, включая альтернативы, согласованные с клиентом, агентство возвращает КЛИЕНТУ все внесенные им по данному Заказу средства.

2.3. Заказ Клиента на турпродукт, сформированный Туроператором, является полным и безоговорочным акцептом оферты Туроператора, по сформированному им турпродукту. По отправленным туроператору заявкам, подтвержденным со стороны Туроператора, Клиент несет ответственность перед Агентством в соответствии с разделом 5 настоящего договора.

Заказ является для АГЕНТСТВА безусловным основанием для бронирования всех услуг, указанных в Заказе, без дополнительных согласований с КЛИЕНТОМ, включая бронирование, выписку и оплату авиабилета, оформление виз и др. Заказ считается окончательно подтвержденным в момент наступления фактической возможности выполнить все условия, оговоренные в Заказе.

2.4. КЛИЕНТ несет перед АГЕНТСТВОМ материальную ответственность в случае отказа от Заказа или любых его изменений до окончательного подтверждения Заказа в следующих размерах:

В случае изменения Заказа КЛИЕНТ оплачивает агентству компенсацию в размере

В случае отказа от Заказа, после подписания КЛИЕНТОМ настоящего Договора, КЛИЕНТ выплачивает неустойку АГЕНТСТВУ в следующем размере

Суммы компенсации и неустойки рассчитаны исходя из фактических затрат АГЕНТСТВА.

После окончательного подтверждения Заказа КЛИЕНТУ в случае изменения или аннуляции Заказа применяются штрафные санкции в соответствии с п.5 настоящего Договора.

2.5. После окончательного подтверждения Заказа КЛИЕНТУ АГЕНТСТВО несет ответственность перед ним согласно п.4 настоящего договора.

2.6. Заказ КЛИЕНТА считается принятым при внесении им оплаты стоимости заказанных услуг в соответствии с условиями договора и Заказа.

2.7. КЛИЕНТ обязуется оплатить Заказ полностью в момент заключения договора, если другие условия и сроки оплаты не установлены в письменной форме в виде дополнительного приложения к настоящему договору или в разделе условия оплаты в бланке Заказа. В случае непоступления оплаты в срок, установленный договором, заказ считается аннулированным, а к КЛИЕНТУ применяются штрафные санкции, которые могут составить до 100% от стоимости заказа. Штрафные санкции КЛИЕНТ обязуется выплатить АГЕНТСТВУ в безусловном порядке согласно договору.

2.8. КЛИЕНТ обязуется предоставить все документы, указанные АГЕНТСТВОМ (ксерокопии или оригинал загранпаспорта, фотографии, анкетные данные, документы, необходимые для поездки детей, и другие документы, необходимые для организации поездки), в срок, не позднее указанного в Заказе. В случае непредставления полного комплекта необходимых для организации туристической поездки документов в срок, установленный договором, заказ считается аннулированным, а к КЛИЕНТУ применяются штрафные санкции, которые КЛИЕНТ обязуется выплатить АГЕНТСТВУ в безусловном порядке согласно договору.

2.9. КЛИЕНТ по желанию приобретает медицинский страховой полис в одной из российских страховых фирм, действующий на протяжении всей поездки, самостоятельно или с помощью АГЕНТСТВА. В случае самостоятельного приобретения страхового полиса, КЛИЕНТ обязан предоставить ксерокопию полиса в АГЕНТСТВО в срок, не позднее, чем за 14 дней до начала поездки. В случае приобретения полиса в АГЕНТСТВЕ, КЛИЕНТ обязуется ознакомиться с условиями страхования до начала поездки. АГЕНТСТВО не является страховой компанией. Страховка является самостоятельным договором между КЛИЕНТОМ и страховой компанией.

3. СТОИМОСТЬ ОБСЛУЖИВАНИЯ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Полная стоимость заказанных услуг указывается в ЗАКАЗЕ, Приложение 1 к настоящему договору.

3.2. Оплата тура производится в рублях в наличной или безналичной форме. При этом дополнительно учитываются затраты агентства на конвертацию, необходимую для оплаты услуг иностранных партнеров и их представительств, исходя из реальных экономических условий на день оплаты.

3.3. В ряде случаев стоимость услуг, указанных в ЗАКАЗЕ, может носить предварительный характер в связи с возможным увеличением (изменением) стоимости услуг до начала их предоставления вследствие изменения транспортных тарифов в одностороннем порядке транспортными компаниями, а также изменением стоимости других услуг, предоставляемых туроператору третьими сторонами, в целях осуществления целей настоящего договора или в случаях, когда стоимость каких-либо услуг, входящих в Турпродукт, не может быть определена точно в момент заключения договора.

В таких случаях в ЗАКАЗЕ делается специальная отметка в разделе ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ, а клиент своей подписью под ЗАКАЗОМ подтверждает согласие с применением пункта 3.3. настоящего договора.

Окончательная стоимость услуг в этом случае определяется после подписания настоящего договора в разумные сроки, но не позднее, чем за 9 дней до начала тура. Клиент принимает на себя обязательства полностью произвести оплату в соответствии с окончательной стоимостью услуг, определенной АГЕНТСТВОМ. В случае отказа Клиентом от заказанных услуг будет применяться пункт 5.2 настоящего договора, а пункт 5.1 в части увеличения общей стоимости заказанных услуг применяться не будет.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. АГЕНТСТВО несет ответственность перед КЛИЕНТОМ отдельно за невыполнение каждой услуги, указанной в заказе, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора, в размере стоимости непредоставленной услуги. В случае, если эта стоимость не отражена в заказе в явном виде, то она определяется на основе экспертных оценок.

4.2. АГЕНТСТВО не является транспортной компанией и не несет ответственности за действия перевозчика, как то: задержки рейсов, замена основных рейсов на дополнительные, изменения в расписании, отмену поездов и т.п. Перевозка осуществляется согласно правилам перевозчика, указанным в каждом билете. АГЕНТСТВО осуществляет своевременное бронирование, выкуп билета и передачу его КЛИЕНТУ. Билет является самостоятельным договором между клиентом и транспортной компанией, осуществляющей перевозку. Агентство не несет перед КЛИЕНТОМ ответственности за качество услуг, оказываемых транспортными компаниями. В случае отказа от поездки билет, приобретаемый АГЕНТСТВОМ в соответствии с Заказом, сдается со штрафами, применяемыми к соответствующим тарифам и видам перевозки транспортной компанией. Забастовки транспортных компаний являются обстоятельствами непреодолимой силы, в этом случае применяется статья 6 настоящего договора.

4.3. КЛИЕНТ берет на себя всю ответственность, включая финансовую, за любые совершенные им действия или решения, принимаемые самостоятельно в ходе поездки.

4.4. АГЕНТСТВО не несет ответственности в случае самостоятельного изменения КЛИЕНТОМ отдельных элементов программы (экскурсионной программы, трансферов, места класса проживания), вызывающих дополнительные затраты со стороны КЛИЕНТА.

4.5. АГЕНТСТВО не несет ответственности в случае отказа иностранного посольства КЛИЕНТУ во въездной визе вообще или в подтвержденные посольством сроки, а также за последствия, возникающие вследствие отказа. КЛИЕНТ и следующие с ним лица несут исключительную ответственность за прохождение паспортного и таможенного контроля при пересечении границы России и иностранных государств. КЛИЕНТ обязуется соблюдать законы и традиции страны посещения. АГЕНТСТВО не несет ответственности за возможные последствия нарушения КЛИЕНТОМ местного законодательства.

4.6. АГЕНТСТВО не оказывает услуг и не принимает на себя обязательств по экспертизе личных документов КЛИЕНТА и последствий, наступающих в связи с признанием их компетентными органами недействительными, как то: заграничный паспорт, внутренний паспорт, разрешение на поездку детей, документы, подтверждающие подлинность родства, свидетельствующие об изменении фамилии, справки на вывоз валюты и т.д.

4.7. АГЕНТСТВО оставляет за собой право, в исключительных случаях, заменить отель, оговоренный заранее, на аналогичный по качеству услуг или превосходящий первый, а также рейс и авиакомпанию- перевозчика.

4.8. АГЕНТСТВО гарантирует выполнение всех услуг, указанных в заказе, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора, но не несет ответственности за несоответствие предоставленных услуг ожиданиям КЛИЕНТА.

4.9. Минимальное количество туристов в группе, при организации групповых туров составляет 16 человек.

4.10. Если, в случае крайней необходимости, отменяется поездка по решению АГЕНТСТВА (не набрано необходимое число туристов, требуемое для проведения тура, или других причин, препятствующих проведению поездки), то КЛИЕНТУ полностью возмещаются все уплаченные им суммы. В случае, если группа по каким- либо причинам не сформировалась, АГЕНТСТВО не несет ответственности перед клиентом.

4.11. АГЕНТСТВО информирует КЛИЕНТА об отсутствии услуг по страхованию имущества, денежных средств и документов КЛИЕНТА на время тура и авиаперелета и о полезности страхования личного имущества на время поездки. АГЕНТСТВО не несет ответственности за сохранность имущества КЛИЕНТА.

4.12. Клиент обязан лично подписать настоящий договор. Туристы, перечисленные в пункте 1.5 настоящего договора, обязаны лично подписывать все документы, включая консульские анкеты, необходимые для оформления проездных документов и осуществления визовой поддержки. Туристы и Клиент обязаны сообщать о себе необходимые и достоверные требования и предоставлять подлинные документы, в соответствии с требованиями официальных властей в целях реализации им туристского продукта. Клиент и Туристы несут исключительную ответственность за все последствия, возникшие в результате нарушения требований пункта 4.12.

5. ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ

5.1. КЛИЕНТ может отказаться от поездки с возмещением ему АГЕНТСТВОМ полной стоимости заказанных услуг, указанных в заказе, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора, в случаях:

- увеличения общей стоимости оплаченных услуг;

- изменения сроков и программы поездки по инициативе АГЕНТСТВА, не связанных с наличием форс-мажорных обстоятельств.

Отказ от поездки подтверждается телеграммой или письменно в помещении АГЕНТСТВА.

5.2. В остальных случаях отказа КЛИЕНТА от поездки или невозможности совершить поездку, по какой-либо причине, не зависящей от Агентства, АГЕНТСТВО возвращает КЛИЕНТУ полученную от него в соответствии с пунктами 3.1. и 3.2. сумму за вычетом фактических расходов по организации поездки. Во всех случаях не возвращаются: штрафы за аннуляцию наземного обслуживания, штрафы авиакомпаний за отказ от перевозки, страховые сборы, издержки Агентства по оформлению тура.

5.3. Возврат денежных средств за авиаперелет, при условии включения в тур авиаперелета чартерным рейсом или перелета по специальным тарифам, включая блочные, не производится независимо от того, выписывался ли бланк авиабилета или нет.

6. ФОРС-МАЖОР И ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ

6.1. Если в результате обстоятельств непреодолимой силы или обстоятельств, возникновение которых нельзя было предвидеть , одна из сторон окажется неспособной продолжить выполнение своих обязательств по настоящему Договору, его действие приостанавливается до прекращения влияния указанных обстоятельств с сохранением взаимных обязательств сторон.

6.2. Если приостановка действия Договора в соответствии с п. 6.1. продлится более двух месяцев, любая из сторон имеет право отказаться от выполнения своих обязательств по данному Договору, в этом случае обе стороны не имеют права на предъявление взаимных претензий друг другу о возмещении возможных убытков.

6.3. АГЕНТСТВО не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по Договору, если докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы.

7. ПРАВА КЛИЕНТА

7.1. АГЕНТСТВО обеспечивает права КЛИЕНТА в соответствии с нормами Закона «Об основах туристской деятельности Российской Федерации».

7.2. КЛИЕНТ имеет право на достоверную информацию. АГЕНТСТВО обеспечивает КЛИЕНТА информацией об условиях туристической поездки в соответствии с п. 10.

7.3. КЛИЕНТ имеет право требовать от АГЕНТСТВА оказания всех услуг, входящих в тур, вне зависимости от того, кем эти услуги оказываются, за исключением случаев, когда оказание услуги оговорено самостоятельным договором между КЛИЕНТОМ и третьей стороной, как, например, договоры с транспортными компаниями, авиакомпаниями, страховыми компаниями и другими. В случае невыполнения АГЕНТСТВОМ тех или иных условий договора предъявлять АГЕНТСТВУ обоснованные и документально подтвержденные претензии и требовать их рассмотрения в установленном Законом порядке.

8. СПОРЫ, ПРЕТЕНЗИИ И ПОРЯДОК ИХ РАССМОТРЕНИЯ

8.1. В случае невыполнения тех или иных условий тура АГЕНТСТВОМ, во избежание дальнейшего невыполнения этих обязательств, КЛИЕНТ обязан незамедлительно при первой возможности сообщить об этом представителю Туроператора на маршруте, а в случае отсутствия такового, сообщить в офис АГЕНТСТВА в письменном виде по факсу или по телефону. Если КЛИЕНТ не сообщил о недостатках в обслуживании тут же на месте, по возвращении из поездки АГЕНТСТВО вправе дополнительно потребовать от КЛИЕНТА доказательства и обоснования претензии.

8.2. В случае, если причины и последствия невыполнения тех или иных условий тура не были устранены во время поездки, КЛИЕНТ имеет право предоставить письменные претензии о несоблюдении условий тура АГЕНТСТВУ в срок не позднее чем 20 дней после окончания поездки.

8.3. АГЕНТСТВО обязано рассмотреть претензию в течении 10 дней со дня ее предъявления.

8.4. В случае недостижения согласия, стороны вправе передать рассмотрение споров в суд, в соответствии с действующим законодательством РФ.

8.5. В случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения Туроператором своих обязательств, приведшее к существенным нарушениям условий настоящего Договора (неисполнение обязательств по оказанию туристам Агента входящих в туристский продукт услуг по перевозке и/или размещению, а также наличие в туристском продукте существенных недостатков, включая существенные нарушения требований к качеству и безопасности туристского продукта), при наличии вступившего в законную силу судебного решения о возмещении Туроператором реального ущерба или документа, подтверждающего отказ Туроператора возместить реальный ущерб, туристы Агента вправе в пределах суммы финансового обеспечения предъявить письменное требование об уплате денежной суммы непосредственно гаранту - ОАО "Страховая группа МСК", находящейся по адресу: 127006, г. Москва, ул. Долгоруковская, д. 40. К письменному требованию обязательно прилагаются: копия паспорта или иной документ, удостоверяющий личность; копия настоящего Договора (с предъявлением оригинала); документы, подтверждающие реальный ущерб; копия документа, свидетельствующего об отказе Туроператора в добровольном порядке возместить реальный ущерб; копию вступившего в законную силу судебного решения о возмещении Туроператором реального ущерба по иску.

9. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

9.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой стороны, причем оба текста имеют одинаковую юридическую силу.

9.2. Договор вступает в действие со дня подписания обеими сторонами и будет действовать в течение 20 дней после завершения поездки.

9.3. Во всем, что не предусмотрено настоящим Договором, применяются положения Международной конвенции по контрактам на путешествия, подписанной в Брюсселе 23 апреля 1970 г., и действующего законодательства РФ.