Характеристика санатория "Зеленый Берег"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Общая характеристика предприятия

Санаторий-профилакторий «Зеленый берег» расположен по адресу - Орловская область, Орловский район, д. Зеленый шум.

Санаторий-профилакторий создан в 2005 году. СП проводит лечение заболеваний и поддержание уровня здоровья у практически здоровых лиц. Лицензии на осуществление медицинской деятельности №ФС 57-01-000415 и ФС 57-01-000416 от 2010 г. Среднегодовая нагрузка 22500 койко-дней. Санаторий-профилакторий как многопрофильное медицинское подразделение проводит диагностику, осуществляет профилактику и лечение сердечно - сосудистой патологии, заболеваний нервной системы, болезней опорно-двигательного аппарата, патологии лёгких и желудочно-кишечного тракта, терапевтической патологии уха, горла и носа, гинекологической заболеваний; оказывает стоматологическую помощь. Помещения санатория рассчитаны на проживание 50 пациентов. Продолжительность курса по путёвке составляет 12 дней. Проживание в отдельных коттеджах со всеми удобствами. Организовано 4-х разовое питание; применяются индивидуальные диетические столы для различных групп заболеваний. Для проведения лечебно-оздоровительных мероприятий используется медицинский корпус, сауна, зал лечебной физкультуры. Пациенты санатория получают лечение под наблюдением терапевта, невролога, врача спортивной медицины. Назначаются различные формы лекарств, травяные сборы, микстуры, настойки, минеральная вода. Применяется витаминизация пищи. Используется физиотерапевтическое лечение: магнитно-лазерная терапия, электрофорез лекарств, ингаляции, ультразвуковая терапия, УВЧ, УФО, вытяжение позвоночника, медицинский массаж, финская сауна, солярий. При лечении отдельных заболеваний используются комплексы упражнений лечебной физкультуры. Пациенты получают кислородные коктейли или ингаляции чистого кислорода. Пребывание в санатории без отрыва от учёбы; организована доставка к месту учёбы и обратно трижды в течение дня. Для организации отдыха работают центр досуга, игротека, спортивные объекты: тренажерный зал, футбольное поле, теннисный корт, бильярд. Регулярно проводятся концерты участников самодеятельности, профессиональных коллективов; дискотеки. Организуются культурно-массовые мероприятия по поводу различных праздников. Лечебно-диагностическое подразделение санатория-профилактория осуществляет приём студентов и преподавателей с проведением диагностических и лечебных мероприятий.

Существуют два вида лечения: курсовое и амбулаторное. Курсовое лечение: амбулаторное посещение в течение 12 дней с комплексом лечебно-профилактических мероприятий и медикаментозным лечением в полном объёме, двухразовым питанием; проводится 900 студентам в год. Амбулаторное лечение проводится при возникновении острых или обострении хронических заболеваний в среднем 1500 студентам ежегодно. Лечение проводят терапевт, невролог, офтальмолог, отоларинголог, гинеколог, врач спортивной медицины, стоматолог. В корпусе работает процедурный кабинет, дневной стационар, сеансы внутривенного лазерного облучения крови, стоматологический кабинет с современной аппаратурой, кабинеты функциональной и ультразвуковой диагностики, кабинет физиотерапевтического лечения, кабинет позвоночных тренажеров, кабинет колоногидротерапии, кабинет медицинского массажа и мануальной терапии, инфракрасная сауна, водные процедуры со всеми видами лечебных душей.

Лечение преподавателей и сотрудников проводится с учетом профессиональных особенностей, в удобное время, что делает медицинскую помощь доступной без отрыва от работы. Работает клиническая лаборатория, позволяющая проводить исследования крови и мочи; лабораторная диагностика введена в программу профилактических медицинских осмотров. Создана врачебная комиссия для решения медико-социальных вопросов правом вынесения экспертных решений по вопросам временной нетрудоспособности студентов.

1.1 Цели и задачи производственной деятельности санатория-профилактория «Зеленый берег»

Целями санатория-профилактория «Зеленый берег» являются утверждение здорового образа жизни, профилактика заболеваний и вредных привычек.

Задачами санатория-профилактория «Зеленый берег» являются:

- оказание медицинских услуг в соответствии с имеющимися лицензиями и разрешениями;

- оздоровление студентов и сотрудников университета;

- проведение санаторно-профилакторного лечения;

- участие в реализации различных программ по вопросам оздоровления граждан;

- предоставление рационального и диетического питания.

Санаторий-профилакторий обеспечивает:

- квалифицированную лечебно-профилактическую помощь;

- проживание в помещениях, отвечающих требованиям санитарных норм и правил.

1.2 Углубленное изучение организационной структуры санатория-профилактория «Зеленый берег»

Рис. 1. Организационная структура управления санатория-профилактория «Зеленый берег»

Организационная структура санаторного комплекса является линейно-функциональной, т.к. все руководители (заведующие) всех подразделений управляют только своим отделом (или отделами) напрямую, т.е. линейно, и только заместитель генерального директора осуществляет руководство всеми подразделениями, находящимися на более низком уровне организационной структуры санатория, т.е. является функциональным руководителем. К высшему уровню управления в данной организационной структуре относятся: ген. директор, зам. ген. директора, заведующий финансовым отделом, также заведующие жилищным, лечебным комплексами и комплексом питания. К среднему уровню управления относятся: заведующий регистратурой, главврач, главный фармацевт, заведующий складами и заведующий материально-техническим отделом. К низшему уровню управления относятся: главный бухгалтер, старший архива, старший повар, старший столовой. И главные ответственные каждого из складов. Таким образом, мы видим, что организационная структура санаторного комплекса вполне позволяет разрабатывать и внедрять автоматизированную систему без кардинальных изменений внутренней структуры предприятия, так как все уровни управления приблизительно равноправны и соизмеримы по количеству сотрудников.

Рассмотрим каждое подразделение санаторного комплекса «Зеленый берег».

Подразделение «Администрация» состоит из 2-х человек - генерального директора и его заместителя. В их непосредственном подчинении находятся секретарь и юрист.

Подразделение «Регистратура» включает в себя два отдела:

- отдел регистратуры - занимается регистрацией поступающих и
выписывающихся пациентов (состоит из 6-ти человек);

- архивный отдел - занимается ведением архивов со сведениями о пациентах (личные данные, диагноз заболевания, назначенные системы лечения и питания).

В отделе работают 8 человек. Всего в составе регистратуры находятся
заведующий регистратуры и 6 сотрудников подразделения.

Финансовый отдел занимается ведением данных о финансах санатория;
состоит из 7 человек и непосредственно начальника финансового отдела.
Бухгалтерия осуществляет контроль за денежными потоками санаторного
комплекса; в составе отдела - главный бухгалтер и 4 штатных бухгалтеров.

Жилой комплекс санатория обеспечивает проживание пациентов в номерах санатория; он включает в себя:

- заведующий жилым комплексом - контролирует процесс размещения пациентов в номерах;

- отдел администраторов, которые непосредственно производят подбор номера для пациента и размещают его; отдел состоит из 9 человек;

- прачечная - осуществляет стирку и глажение белья; состоит из 10 человек;

- технический персонал - осуществляет уборку номеров; включает 15 человек.

Лечебный комплекс санатория проводит диагностику и лечение пациентов. В составе подразделения находятся:

- заведующий лечебным комплексом - контролирует процесс лечения пациентов;

- диагностическое отделение - проводит обследование пациента, ставит диагноз заболевания; отделение включает 12 человек;

- лечебное отделение - назначает систему лечения и проводит лечебные процедуры.

- Фармацевтическое отделение - проводит консультирование пациентов по лекарствам, назначает необходимый каждому набор лекарств и осуществляет заказы лекарственных препаратов со склада.

Комплекс питания занимается подбором системы питания для каждого
пациента в зависимости от его заболевания и диагноза, поставленного врачом-диетологом. В состав комплекса входят:

- заведующий комплексом питания - контролирует процесс выбора системы питания и непосредственно процессом питания пациентов;

- отделение врачей-диетологов - проводит обследование пациента, ставит диагноз, назначает систему питания; отделение включает 3 человек;

- кухня - осуществляет приготовление блюд в соответствии с системой и рационом питания каждого пациента; состоит из 12 человек;

- столовая - занимается кормлением пациентов в соответствии с системой и рационом питания каждого из них; состоит из 10 человек.

Спортивный комплекс предоставляет возможность пациентам посещать спортивный зал, бассейн и т.д. В состав комплекса входят:

- заведующий спортивным комплексом;

- спортивное отделение.

Культурно-развлекательный комплекс занимается культурно-развлекательными программами для пациентов санатория (вечера отдыха, праздничные программы и т.д.). В состав комплекса входят:

- заведующий культурно-развлекательным комплексом;

- культурно-развлекательное отделение.

Материально-технический отдел проводит небольшие ремонтные работы, а также осуществляет снабжение всех подразделений санатория хозяйственным инвентарем и хранение этого инвентаря. В состав отдела входят:

- заведующий материально-техническим отделом - контролирует работу своего отдела;

- материально-техническая часть - осуществляет снабжение всех подразделений санатория техническим инвентарем; в его составе 7 человек;

- отдел ремонта - проводит небольшие ремонтные работы;

Подразделение «Склады» занимается заказом продуктов питания, медикаментов и материальных средств, их хранением и доставкой в подразделения. В составе подразделения находятся:

- заведующий складами - контролирует работу складов;

- склад материальных средств;

- склад лекарственных препаратов;

- склад продуктов питания.

Все вышеизложенное описание подразделений санаторного комплекса и его состава в дальнейшем поможет конкретизировать процесс разработки автоматизированной системы управления санаторным комплексом.

2. Организация документационного оборота на предприятии

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

3. Исследование функциональных особенностей и качественных характеристик деятельности служб санатория-профилактория «Зеленый берег»

3.1 Служба приема и размещения

Служба приема и размещения является сердцем любого санатория. С этой службой отдыхающий контактирует чаще всего, обращаясь за информацией и советами. Работник службы приема и размещения первый человек, который встречает клиента и вступает с ним в тесный контакт.

Основные цели и стратегии службы приема и размещения санатория совпадают с главной задачей, - это предоставление гостям самого высокого качества услуг. Что касается стратегий для достижения поставленных целей, то это, например, улучшение рекламы представления санатория, уменьшение времени регистрации гостей. Сотрудники этой службы должны быть предельно внимательны и корректны.

Для прохождения курортно-санаторного лечения в санатории-профилактории «Зеленый берег» необходимо получить путевку - документ, удостоверяющий право студентов и сотрудников университета на получение комплекса услуг в данной организации. Для приобретения которой необходимо подать заявление в управление по социальным вопросам и воспитательной работе, предварительно заверив его у заместителя директора института (декана факультета) по воспитательной работе.

Во время заезда службой приема и размещения путевка проверяется, необходимые данные вносят в журнал, после чего путевку делят на две части. Одна часть - находится у администратора, а вторая, которая будет являться картой гостя - остается у гостя.

3.2 Служба эксплуатации номерного фонда

Служба эксплуатации номерного фонда предоставляет основные услуги санатория, а именно: обеспечивает комфорт проживания, сохранность жизни, здоровья, имущества проживающих и имущества санатория. Важнейшей функцией службы является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния коттеджей, а также помещений общественного пользования

В состав службы входят менеджер по содержанию номерного фонда, горничные, уборщицы. Служба тесно взаимодействует со службой главного инженера и службой приема и размещения.

К жилым помещениям относятся коттеджи, которых расположены номера. Номерной фонд санатория-профилактория состоит из 14 номеров и 50 мест.

Кроме этого, данная служба информирует службу приема и размещения об освобождении номеров и готовности их к заселению и службу главного инженера о необходимости устранения неисправностей в оборудовании номеров, аварий, проведения текущего ремонта. Рабочие, входящие в службу главного инженера, помогают переставлять мебель в номерах, переносить тяжести, участвуют в погрузочно-разгрузочных работах при транспортировке белья в прачечную и обратно и т.д.

3.3 Служба питания

Так как санаторий являются учреждениями здравоохранения, то и требования к организации питания в нем предъявляются достаточно высокие. Санаторий-профилакторий «Зеленый берег» имеют столовую, в которой расположено 80 посадочных мест.

Врач-диетолог осуществляет контроль за работой пищеблока. Он так же проверяет качество продуктов при их поступлении на склад и пищеблок, контролирует правильность хранения запаса продуктов питания, осуществляет контроль за правильностью закладки продуктов при приготовлении блюд.

Врач-диетолог обязан осуществлять контроль за качеством готовой пищи перед выдачей ее в отделения, путем снятия пробы в каждый прием пищи и контролировать своевременность проведения профилактических медицинских осмотров работников пищеблока и буфетных и не допускать к работе лиц, не прошедших профилактических медицинских осмотров, и больных гнойничковыми, кишечными заболеваниями, ангиной.

При назначении лечебного питания в принципе могут использоваться две системы: элементная и диетная. Элементная система предусматривает разработку для каждого больного индивидуальной диеты с конкретным перечислением показателей каждого из элементов суточного пищевого рациона. Диетная система характеризуется назначением в индивидуальном порядке той или иной диеты из числа заранее разработанных и апробированных.

В санатории-профилактории в основном применяется диетная система. Поскольку санатории являются лечебно-профилактическими учреждениями, основные положения диетического питания являются обязательными при организации питания отдыхающих в них людей. Одним из важнейших этапов профилактических, лечебных, оздоровительных программ является использование методов и средств лечебного питания, способствующих не только значительному (до 40%) повышению эффективности проводимой терапии, но и обеспечивающих самостоятельный корригирующий эффект при различных состояниях.

Организовано 4-х разовое питание; применяются индивидуальные диетические столы для различных групп заболеваний.

Для лечебно-профилактических учреждений Министерством здравоохранения в соответствии с общим режимом установлен, как минимальный, четырехразовый прием пищи. Четвертый прием пищи предусматривает прием кефира за один-два часа до отхода ко сну. Этот режим может изменяться в зависимости от профиля курорта и характера процедур. При многих заболеваниях (органов пищеварения, сердечнососудистой системы, инфекционных и др.) необходим более частый прием пищи (5 - 6 раз). При пятиразовом питании целесообразно вводить второй завтрак, а при шестиразовом - еще и полдник.

3.4 Служба безопасности

Служба безопасности создается для защиты гостей, их имущества и имущества отеля от возможного вреда со стороны разного рода криминальных элементов. Причем в понятие имущество отеля включается и такой элемент, как его репутация. Главная задача службы безопасности - не расследование совершенных преступлений, а их предотвращение. Это особенно важно иметь в виду, учитывая то обстоятельство, что сотрудники службы безопасности в отличие от полиции сильно ограничены в правах при проведении расследования: они не имеют право допрашивать, обыскивать и проводить другие действия.

Для успешной работы службы безопасности очень важным является ее хорошее взаимоотношение с другими подразделениями гостиницы, прежде всего с финансовым департаментом и отделом персонала. Контроль службы безопасности должен сочетаться с финансовым контролем, а совместно с отделом персонала служба безопасности разрабатывает и осуществляет контроль поступающих на работу, чтобы исключить прием криминальных элементов. Служба безопасности должна иметь хорошие отношения с местным отделением полиции (милиции), от которой она может получать полезную информацию о возможном появления нежелательных гостей, ожидающихся демонстрациях, беспорядках и других явлениях, которые могут нарушить спокойный режим работы отеля. В то же время это сотрудничество не должно заходить слишком далеко: не следует передавать правоохранительным органам любую информацию о гостях отеля, за исключением случаев, предусмотренных законом. Не рекомендуется также предоставлять этим органам помещение отеля для проведения ими специальных операций, которые могут повредить репутации отеля.

Служба безопасности разрабатывает проект системы безопасности санатория который утверждается генеральным директором после обсуждения с руководителями других подразделений.

Функции службы безопасности многообразны. Наиболее трудоемкой функцией является патрулирование помещений. При патрулировании проверяются, заперты ли двери (до 10-20% дверей ночью в санатории могут оказаться незакрытыми), наличие в помещениях лиц, которых там не должно быть, нарушение правил безопасности служащими и т.д. Патрулирование помещений также имеет важное значение для предотвращения (или, по крайней мере, раннего обнаружения) пожара. Система пожарной безопасности включает в себя систему пожарной сигнализации во всех помещениях санатория, средства пожаротушения (пожарные рукава, огнетушители и т.д.), средства эвакуации (пожарные лестницы), а также регулярные мероприятия по обучению персонала. Все сотрудники отеля должны твердо знать свои действия в случае пожара. Первое, что должен делать любой сотрудник при обнаружении пожара - нажать кнопку пожарной сигнализации. Во всех случаях нужно сохранять спокойствие, не создавать панику, не бежать, а идти; если пути эвакуации отрезаны, закрыть дверь помещения, занавесить его мокрым одеялом и в окно подавать сигналы пожарным.

В последнее время в связи с участившимися угрозами террористических актов служба безопасности обязана ознакомить всех сотрудников с правилами поведения, в случае звонка с сообщением о заложенном на территории санатория-профилактория взрывном устройстве. Каждый сотрудник должен знать, кого извещать о звонке. Решение об эвакуации принимает генеральный директор. Он же решает, что сообщать постояльцам. Задача службы безопасности при эвакуации - обеспечить сохранность имущества и порядок при эвакуации (в том числе и при пожаре). Она участвует в поиске взрывного устройства, так как сотрудники службы лучше всех знают помещения отеля.

Высшему руководству санатория служба безопасности периодически предоставляет отчет с анализом происшествий (наиболее частые инциденты, где чаще всего они имеют место, в какое время, какие фамилии ассоциируются с этими инцидентами) в котором предлагаются меры по устранению повторения таких инцидентов. В службе ведется учет всех происшествий, жалоб и результатов расследований.

3.5 Инженерно-техническая служба

Санаторий-профилакторий «Зеленый берег» до предела насыщен сложным инженерным оборудованием (система кондиционирования, отопления, водоснабжения и канализации, электрическое (большой мощности) и газовое оборудование кухни, кабельное телевидение, компьютеры и т.д.). Естественно, санаторий не может позволить себе содержать полный штат инженерно-технических работников для обслуживания и ремонта всего оборудования. Санаторий «Зеленый берег» заключает договоры со специализированными фирмами, которые и осуществляют его обслуживание и ремонт. Служба главного инженера имеет относительно небольшой штат сотрудников, способных устранить несложные неисправности сантехнического и электрооборудования и осуществлять грамотную эксплуатацию всего оборудования. Инженерная служба также имеет в своем составе мастерскую по ремонту мебели, ковров, а также службу, проводящую ремонт номеров (малярные, сантехнические работы). Служба главного инженера также осуществляет контроль за расходованием воды, электроэнергии, газа. Все работы, выполняемые этой службой, регистрируются в специальном журнале.

3.6 Служба маркетинга и продаж

Отдел маркетинга и продаж сравнительно недавно появился в структуре санатория, но его роль стремительно возрастает. В задачи маркетингового отдела входят определение сегмента, на котором СП «Зеленый берег» сможет иметь наибольший успех, составление профиля клиента и определение методов привлечения клиента. Маркетинговая служба также проводит анализ степени удовлетворенности клиента услугами санатория. В отдел маркетинга также поступает вся статистическая и бухгалтерская информация от своих соответствующих служб. При этом целью изучения этих данных в отделе маркетинга является анализ состояния санатория, выявление неиспользованных возможностей с целью повышения загрузки и увеличения доходов от всех источников.

К деятельности службы маркетинга относится реклама и PR-деятельность. Для того чтобы турбазу узнали необходимо заявить о себе. Этого можно добиться с помощью рекламы. Но для того, чтобы при минимальных затратах средств получить максимально высокий результат, необходимо продумать каким образом рекламировать себя и свою продукцию.

Существуют различные виды рекламы:

- телевизионная реклама. Усвояемость телевизионной рекламы очень высока, о чем говорит широкая известность некоторых рекламных текстов. Диапазон ее распространения обеспечивает ее успешное доведение до всех заинтересованных потенциальных клиентов, проживающих в стране;

- наружная реклама. На щитах, плакатах по городу размещение рекламы санатория, как по городу так и в его окраинах;

- интернет реклама. Интересным web-сайтом рекламно-информационного плана должен обладать каждый санаторий высокой категории, что является самым современным и перспективным средством PR-деятельности;

- реклама по средствам печатных изданий (буклеты, визитки, календари).

Санаторий-профилакторий «Зеленый берег» использует несколько видов рекламы: наружная реклама, компьютерная реклама, печатная, реклама на радио.

3.7 Отдел закупок

Функция отдела - закупки нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в санатории, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при чрезмерно длительном хранении могут испортиться.

Приобретенные для нужд санатория товары делятся на следующие основные группы:

- продукты (свежие, мороженные, консервированные, сушеные);

- напитки;

- оборудование и мебель (по мере износа и выхода из строя), посуда, белье;

- расходные материалы (в основном используемые при уборке номеров и общественных помещений).

При выборе поставщиков менеджеры отдела закупок учитывают следующие факторы:

- репутацию поставщика;

- цены товара и его качество;

- объем партии (для небольших отелей даже минимальный объем партии может оказаться чрезмерным);

- условия оплаты (желательно без предоплаты, а еще лучше - в кредит);

- сервисное обслуживание приобретенного товара (для оборудования);

- стоимость доставки, расстояние до поставщика.

В практике работы отдела закупок в СП «Зеленый берег» используют как долгосрочные контракты с поставщиками (иногда устраивают тендер - конкурс поставщиков), так и разовые закупки. Долгосрочные контракты обычно позволяют получить скидку в цене и, главное, такой контракт значительно упрощает работу отдела. Однако этот метод закупок имеет и свои недостатки. Объем периодических поставок зафиксирован в контракте. Весьма нередки случаи, когда количество поставляемого товара перестает удовлетворять заказчика, а разорвать контракт - дело непростое. Далее, цена товара на рынке может упасть, а санаторий вынуждена платить по цене, зафиксированной в контракте. Целый ряд закупок ежедневно производится у разных поставщиков, стремясь минимизировать цену. Некоторые товары могут даже приобретаться в розничной торговле. Этот способ тоже имеет свои недостатки, так как определенный товар может отсутствовать на рынке.

Закупки в санатории-профилактории «Зеленый берег» производятся следующим образом:

- все службы санатория подают в отдел закупок заявки, формы которых могут быть различны, но все они достаточно детальны: оговариваются размер, вес, страна поставки, количество и, что особенно важно, дата поставки;

- менеджер отдела закупок, специализирующийся на заявленном товаре, рассматривает предложения поставщиков (цена, возможные скидки, формы оплаты и т.д.), выбирает лучшего и оформляет заказ;

- при поступлении товара с накладной его проверяют, регистрируют, оформляют возврат негодного товара.

3.8 Финансово-бухгалтерский отдел

Финансовая служба санатория управляет денежными потоками.

Одним из методов деятельности финансовой службы является бюджетирование, т.е. построение внутреннего экономического учета доходов и расходов по предприятию в целом и по подразделениям, что позволяет выявить реальный финансовый результат работы. На предприятии, кроме финансовой службы, работает бухгалтерское подразделение, которое структурно может входить в ее состав.

Все организации обязаны вести бухгалтерский учет. Ответственность за его ведение несет руководитель организации. За уклонение от бухгалтерского учета, искажение отчетности и несоблюдение сроков ее представления руководители и лица, отвечающие за постановку бухгалтерского учета, привлекаются к административной и уголовной ответственности.

В зависимости от организационно-правовой формы организации, объема учетной работы, степени механизации и автоматизации обработки экономической информации руководитель может:

- создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

- ввести в штат должность бухгалтера;

- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета Централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

- вести бухгалтерский учет лично.

Бухгалтерский учет - это пунктуальное и непрерывное отражение в установленных документах хозяйственной деятельности Предприятия, регистрации на основании документирования хозяйственных процессов в денежном выражении. Правовой статус главного бухгалтера определяется действующими нормативными актами, трудовым договором и должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором гостиницы. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется генеральному директору санатория, им же назначается и освобождается от должности. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению). В случае разногласий между директором санатория и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения директора гостиницы, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Главный бухгалтер отвечает за формирование всей учетной политики организации, выбор форм и методов бухгалтерского учета, организацию документооборота, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер контролирует исполнение законодательства по всем вопросам хозяйственной деятельности санатория, следит за движением и хранением имущества и выполнением обязательств. Назначение и увольнение материально-ответственных лип обязательно согласовывается с главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в аппарат бухгалтерии необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Главный бухгалтер визирует заключаемые хозяйственные договоры и приказы, связанные с финансово-производственной деятельностью. Кроме того, главный бухгалтер разрабатываем порядок оформления и график движения учетных и других документов, сроки и адреса их поступления для дальнейшей обработки и сдачи в архив.

4. Деятельность сотрудников отдела кадров и административного аппарата управления санаторием-профилакторием «Зеленый берег»

4.1 Деятельность сотрудников отдела кадров

Кадровая служба или служба развития персонала является функционально вспомогательным подразделением санатория-профилактория «Зеленый берег», потому что ее сотрудники участвуют в создании гостиничного продукта не прямо, а косвенно. Как правило, ее сотрудники выступают в роли экспертных советников линейных руководителей при решении кадровых вопросов. В последнее время расширяются функции кадровых служб, работники этих подразделений становятся ответственными не только за подбор и найм работников, но и за повышение эффективности работы и творческой отдачи от каждого из них.

Так основные функции работников службы развития персонала являются:

- формирование кадров организации (планирование, отбор и найм, анализ текучести);

- обучение работников (ориентация, переподготовка, аттестация, организация продвижения по службе);

- совершенствование организации труда, создание безопасных условий труда;

- стимулирование производственной, творческой отдачи, активности персонала;

- разработка и реализация программы развития кадров санатория.

Кадры организации находятся в постоянном движении вследствие приема на работу и увольнения. Процесс их обновления называется сменяемостью или оборотом. Он бывает необходимым и излишним. Излишний оборот называют текучестью кадров. Необходимый оборот связан с объективными причинами - состоянием здоровья, возрастом, личными обстоятельствами сотрудников. Считается, что нормальный оборот кадров в любой организации - 5% в год. Излишний оборот кадров или текучесть имеет множество причин связанных с плохой организацией, отсутствием мотивации работы, личными отношениями между работниками.

При изучении проблемы текучести кадров в индустрии гостеприимства эксперты выделяют следующие закономерности этого процесса:

- текучесть кадров выше среди руководителей высшего звена, управляющих, заместителей директоров, чем, у линейных руководителей;

- тенденция к смене работы больше наблюдается у одиноких людей, чем у семейных;

- мужчины меньше, подвержены этому явлению, чем женщины;

- хорошее отношение руководства, уменьшает этот процесс;

- текучесть кадров повышается в случае невозможности продвижения по службе;

- слабого внимания руководства к повышению квалификации персонала;

- отсутствия интерес к работе;

- отсутствия хороших условий работы;

- отсутствия условий безопасности работы;

- отсутствия персональной лояльности компании к сотруднику, не содействие в решении личных проблем;

- отсутствие хорошего коллектива;

- неудобное месторасположение и режим работы.

Эксперты служб развития персонала выделяют следующие условия, позволяющие контролировать и удерживать процесс текучести кадров в гостиницах.

- тщательный отбор персонала;

- внутрифирменная ориентация вновь прибывших работников;

- должностная стабильность (Принятый работник не может просить о перемещении на другую должность до завершения определенного срока работы на прежней.);

- постоянное обучение и повышение квалификации сотрудников.

Процесс отбора персонала имеет следующий алгоритм:

- выбор необходимых критериев оценки личности, претендующей на ту или иную должность;

- осуществление экспертной оценки, проведение тестирования,

ролевых игр, изучение документации претендентов;

- осуществление наблюдения за претендентами, проведение интервью; - писание полученных результатов и сравнение их с первоначальными критериями оценки;

- принятие решения о найме на работу.

После процедур отбора персонала выбирается один, получивший самую высокую оценку и согласие линейного руководителя быть принятым на работу. Особое значение имеет заключение контракта. Обычно термин «контракт» означает юридически оформленный договор между двумя сторонами. Любой контракт подразумевает, что кто-то делает предложение, а кто-то его принимает. Сотрудником является тот, кто заключил контракт о найме, а не тот, кто просто оказывает вам услуги.

4.2 Деятельность административного аппарата управления санаторием-профилакторием «Зеленый берег»

Руководитель предприятия - Коробов Александр Сергеевич, является первым лицом санатория-профилактория «Зеленый берег» и имеет все мыслимые полномочия, санатории е он играет роль капитана корабля. Руководитель предприятия или генеральный директор задает стиль санатория профилактория «Зеленый берег».

Руководитель предприятия осуществляет ежедневное оперативное руководство персоналом санатория, контролирует работу подчиненных и решает все возникающие проблемы. Вместе с этим он должен обеспечить и стратегические задачи управления. Именно генеральный директор представляет на совет директоров финансовый план санатория и отвечает за его выполнение. Помимо ежегодных планов генеральный директор отвечает за разработку долгосрочного (обычно пятилетнего) плана, в котором должны быть определены долгосрочные цели предприятия и разработаны стратегии достижения этих целей. Эти стратегии должны быть обеспечены соответствующими финансовыми, организационными и материальными ресурсами.

Каждый план обычно содержит следующие разделы. Во введении формируются главная задача санатория, набор услуг, предоставляемых клиенту, четко определяется сегмент рынка, на котором работает данный санатории. В первом разделе определяются долгосрочные цели предприятия, которые предполагается достичь с помощью плана. Во втором разделе описывается конкретная стратегия достижения сформированных целей. В третьем разделе подробно описывается то, что необходимо для осуществления стратегии (финансовые ресурсы, изменения в организационной структуре, материальные и людские ресурсы и т.п.). Важными задачами руководителя предприятия также являются разработка системы поощрений и взысканий для персонала и контроль за ее соблюдением. Руководитель предприятия должен обеспечить нормальные условия труда и отдыха персонала (своевременное обеспечение униформой, организация питания персонала, оборудование раздевалок, комнат отдыха и т.п.).

5. Работа персонала службы эксплуатации номерного фонда

Сотрудники службы эксплуатации номерного фонда имеют большую ценность для предприятия. У руководителя данной службы такой же высокий статус, как и руководителей других служб гостиницы. Работа в этом подразделении - хорошая стартовая площадка для продвижения по служебной лестнице.

Служба эксплуатации номерного фонда предоставляет важные услуги санатория, а именно: обеспечивает комфорт проживания, сохранность жизни, здоровья, имущества проживающих и имущества самого санатория. Важнейшей функцией службы является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния номеров, а также общественных помещений (мед. центра, столовой и т.д.).

В состав службы входят менеджер по содержанию номерного фонда, зав. этажом, старшие горничные, дежурные по этажу, горничные, уборщицы. Служба тесно взаимодействует со службой главного инженера и службой приема и размещения.

Кроме этого, данная служба информирует службу приема и размещения об освобождении номеров и готовности их к заселению и службу главного инженера о необходимости устранения неисправностей в оборудовании номеров, аварий, проведения текущего ремонта. Рабочие, входящие в службу главного инженера, помогают переставлять мебель в номерах, переносить тяжести, участвуют в погрузочно-разгрузочных работах при транспортировке белья в прачечную и обратно и т.д.

Уборочные работы в гостинице. Уборочные работы можно разделить по видам: сухая и влажная протирка, уборка с помощью пылесоса, мытье полов, дверей, окон, стен и т.д.; по назначению убираемых помещений: уборка мест общего пользования, служебных помещений, номеров. Последняя, в свою очередь, подразделяется на генеральную уборку, уборку после выезда, ежедневную текущую уборку, промежуточную уборку.

Генеральная уборка проводится один раз в 7-10 дней. Необходимо вымыть стены, отопительные приборы, двери, окна; тщательно обработать пылесосом мебель, пол, ковровые покрытия. После окончания уборки тщательно проверить исправность всех технических устройств.

Уборка после выезда проводится после освобождения номера с обязательной сменой постельного белья.

Ежедневная текущая уборка проводится в отсутствие гостя с обязательной заправкой кровати.

Уборку номеров в санатории-профилактории «Зеленый берег» осуществляют горничные, остальных помещений - уборщицы.

Уборка номеров предполагает наличие специального оборудования, уборочных материалов и инвентаря.

К уборочным материалам относятся чистящие и моющие средства; к уборочному инвентарю - ведра, щетки, совки для сбора мусора, тряпки; к уборочному оборудованию - пылесосы, поломоечные машины, тележки горничных.

На этаже должны быть специальные помещения для хранения средств уборки. В конце смены горничные должны привести все средства уборки в порядок и убрать в отведенное для их хранения место.

Экономист гостиницы устанавливает нормы расхода чистящих и моющих средств, которые поступают на этажи со склада, при этом руководитель службы выписывает требование на эти средства.

В санатории установлена следующая последовательность уборки номера. Начинается уборка с проветривания номера. Затем горничная приступает к уборке обеденного стола; моет посуду и столовые приборы, стряхивает скатерть, продукты складывает в холодильник. Следующее действие - уборка кровати. Одеяло, подушка кладутся на стул. Перина переворачивается. Простыня с внутренней стороны заправляется под перину, с внешней - под матрац. Одеяло заправляется в пододеяльник, подушка в наволочку. Подушка кладется на одеяло. Необходимо следить за тем, чтобы пододеяльник и наволочки были надеты на лицевую сторону. Одеяло в пододеяльнике встряхнуть так, чтобы оно приняло правильное положение, чтобы не было пустых углов и складок, заправить конвертом. Необходимо использовать покрывало, расстилая его таким образом, чтобы очертания одеяла не теряли своей формы.

При помощи пылесоса следует удалить пыль с поверхности той части стен, которая не может быть обработана влажным способом. Влажным способом с применением моющих средств обрабатывается площадь стен, покрытых масляными красками или моющими обоями; удаляется пыль с оборудования и осветительной арматуры (только снаружи), с мебели и пола.

Уборка санузла начинается со стен, затем чистятся полочка и раковина. Раковины необходимо мыть и с внутренней, и с внешней стороны, обращая внимание на чистоту сифона. Затем моют ванну. Следует следить за сливом воды из ванны, проверить целостность цепочки, к которой прикреплена пробка, проверить действие водоразборной арматуры. Все хромированные детали душа, а также трубы следует хорошо протереть сухой тряпкой. Стены, раковину, ванну промазывают дезинфицирующими растворами желательно жидкой консистенции, чтобы не поцарапать кафель, и вытирают насухо.

Унитазы моют сначала горячей, потом холодной водой с применением чистящих средств и дезинфицирующих веществ. Проверяется сливной бачок. Затем горничная моет пол в санузле. В последнюю очередь она убирает прихожую.

После уборки горничная должна проверить исправность оборудования коттеджа, а также наличие рекламных материалов и информации.

При выходе из коттеджа горничная обязана отключить электроприборы, выключить свет, закрыть коттедж на ключ. В летнее время можно оставить форточку или створку окна открытыми.

Номер должен отвечать требованиям СЭС по качеству уборки, освещенности, уровню шума. Все оборудование в нем должно быть исправным, состояние мебели, постельного белья отвечать необходимым требованиям. В номере должны быть в наличии необходимые информационные материалы.

Всё это входит в понятие «содержание номера». Контроль качества уборки и содержания жилых номеров осуществляется ежедневно.

Список источников

санаторий документационный служба сотрудник

1 Шматько, Л.П. Туризм и гостиничное хозяйство/ Л.П. Шматько, Л.В. Жалобова. - М:ИКЦ «МарТ», 2003 - 352 с.

2 Альбеков, Н.Т. Экономика коммерческого предприятия / Н.Т. Альбеков, С.К. Согомонян. СПб.: Питер, 2002 - 447 с.

3 Котлер, Ф. Маркетинг. Гостеприимство и туризм: учеб. для вузов: пер. с англ. / Ф. Котлер, Дж. Боун, Дж. Мейкенз; под ред. Р.Б. Ноздрёвой. - М.: ЮНИТИ, 1998 - 787 с.

4 Завьялов, П.С. Формула успеха. Маркетинг: 100 вопросов и ответов / Завьялов П.С., Демидов В.Е. - М.: М0, 2009 - 416 с.

5 Байлик, С.И. Гостиничное хозяйство: организация, управление, обслуживание./ Байлик С.И. - Киев: Альтерпресс, 2002 - 252 с.

6 Дурович, А.П. Маркетинг в туризме Учеб.пособие А.П. Дурович. Под общей ред. З.М. Горбылевой - Минск: Экономпресс 1998 - 400 с.

7 Жих, Е.М. Маркетинг: Как завоевать рынок? / Жих Е.М., Панкрухин А.П., Соловьев В.А. - Л.: Лениздат, 2010 - 136 с.

8 Гвозденко, А.А. Гостиничный и туристический бизнес, учебник / А.А. Гвозденко - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 2008 - 284 с.

9 Волков, Ю.Ф. Экономика гостиничного бизнеса. Учебник / Ю.Ф. Волков - Ростов - на - Дону, 2008 - 348 с.

10 Ляпина, И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания. И.Ю. Ляпина - М.: Издательский центр «Академия», 2002 - 208 с.

11 Исмаев, Д.К. Маркетинг гостиничных услуг в России / Исмаев Д.К. - М., 2009 - 265 с.

Размещено на Allbest.ru