Теоретичні засади спеціального документознавства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Теоретичні засади спеціального документознавства

Вступ

Актуальність теми. Важливою проблемою документознавства на сучасному етапі є процес його становлення як наукової дисципліни. Фахівців і вчених з документознавства стає дедалі більше, що говорить про стрімкий розвиток даної науки. Проте погляди провідних вчених, що вивчають закономірності створення, функціонування документів, розробляють принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їх діяльності, суттєво відрізняються. Тому потрібен порівняльний аналіз різних підходів, щоб зрозуміти принципи і завдання документознавства як науки. Також для того, щоб тенденція розвитку продовжувалась потрібно визначити основні концепції розвитку.

Особливість і відмінність документознавства від інших наук документно-комунікаційного циклу полягає у тому, що воно вивчає документ як цілісну систему, його властивості, структуру, форму, мову, способи сприйняття та обробки інформації зафіксованої на будь-якому матеріальному носієві.

Н. М. Кушнаренко стверджує, що документознавство - це "метанаука для всіх наук документно-комунікативного циклу1". За її словами, "документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно пов'язане із справочинством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою тощо". Як саме пов'язане? В іншому параграфі виявляється, що всі зазначені дисципліни (замість "інформатики" - "інформацієзнавство") входять до складу "особливого документознавства2". Зауважено, що "за більш широкого підходу до складу документознавства входять історичне джерелознавство та музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія та інші науки3 ", але в "структурі документознавства" ці науки відсутні4.

Н. М. Кушнаренко поділяє документознавство на загальне та особливе. Загальне "складається з трьох розділів": теорії документа, історії документа, історії та теорії документно-комунікаційної діяльності. До теорії документа подано синонімічну назву - "документологія". Разом з тим сам підручник, який, вочевидь, відображає зміст загального документознавства, має розділи: "Теоретичні основи документознавства", "Характеристика окремих видів і типів документів", "Документи на новітніх носіях інформації". Отже, реально загальне документознавство тут складається з теоретичних основ і характеристики видів і типів документів.

"Особливе документознавство", за словами Н. М. Кушнаренко, складається зі спеціального та часткового документознавства. До "спеціального" належать дисципліни, що вивчають "особливості документів, що є об'єктами бібліотечної, архівної, музейної справи", але в переліку цих дисциплін ("бібліотекознавство, бібліографознавство, архівознавство, музеєзнавство, інформацієзнавство") названо не конкретні дисципліни, що вивчають "особливості документів", а галузі знань, які мають значно ширші об'єкти вивчення.

Мета роботи полягає у дослідженні процесу сучасного розвитку спеціального документознавства в Україні, його становлення як суспільної науки та визначенні концепцій для подальшого розвитку .

Завдання роботи обумовлені її метою:

1. Виявити та проаналізувати літературу з теми курсової роботи;

2. дослідити особливості спеціального документознавства як суспільної науки;

3. проаналізувати становлення документознавства як наукової дисципліни;

4. з'ясувати сучасний стан спеціального документознавства і його місце в системі наук;

5. узагальнити внесок вітчизняних науковців у розвиток документознавства;

6. окреслити перспективи та напрямки розвитку спеціального документознавства в Україні;

7. зробити відповідні висновки.

Об'єктом дослідження даної курсової роботи є спеціальне документознавство як суспільна наука.

Предметом дослідження даної курсової роботи є сучасний стан та напрямки розвитку спеціального документознавства в Україні.

Методи дослідження: обумовлені об'єктом і предметом курсової роботи, зокрема, застосовано методи аналізу та синтезу, порівняльний та понятійний методи.

У відповідності до поставлених мети та конкретних завдань дослідження, визначено структуру роботи. Вона складається зі вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури. 

Розділ 1. Теоретичні основи спеціального документознавства

1.1 Документознавство як наука

Документознавство - це інформація на різних носіях

Документи забезпечують закріплення, збір і обробку інформації, передачу й використання інформації, а також її збереження.

Документознавство - це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність

Об'єктом документознавства як науки є комплексне вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для збереження й поширення інформації в просторі й часі.

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ в єдності його інформаційної і матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

Документознавство вивчає документ як систему, його властивості, параметри, структуру, функції, методи й способи документування, класифікацію документів.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у документознавстві.

Міжнародна організація зі стандартизації подає таке визначення (ІСО):

- документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

Сфера діяльності ІСО стосується стандартизації у всіх галузях, крім електротехніки й електроніки, що відносяться до компетенції Міжнародної електротехнічної комісії (МЕК). В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення [2, с.122].

Для документознавства найбільш прийнятним є визначення Документа II: двостороння одиниця - об'єднання матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою способом, створеним людиною.Головною складовою документа виступає інформація, що має свою специфіку:

Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.

Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини.

Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень.

Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст.

Документ - це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.).

Документ має субстанціональність (речовинність - обов'язкову матеріальну складову).

Документ - складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речовинного) носія.

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відрізнювальних якостей). Найбільш істотні з них такі:

1. Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може.

2. Документ як цілісна система складається з двох основних складових - інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у недокумент (в усне мовлення).

3. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі.

4. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

5. Документ - носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.

6. Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації в просторі й часі.

7. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації в просторі й часі.

8. Завершеність повідомлення. Фрагментарне незакінчене повідомлення не може бути повноцінним документом [2, с.122]..

Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання.

Головна, найбільш узагальнююча функція документа - це зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства.

Спільні функції - інформаційна, комунікативна, кумулятивна - притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.

Інформаційна функція - це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.

Комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.

Кумулятивна функція - це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь [2, с.124]..

Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів. Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну (освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.

1.2 Спеціальне документознавство та його характеристика

Навчальне видання містить систематизовані відомості наукового чи прикладного характеру, висловлені у формі, зручній для вивчення і викладання, і розраховане на тих, хто навчається, різного віку і рівня навчання.

Цільове призначення навчальних видань -- забезпечення процесу навчання, сприяння засвоєнню знань в умовах певної системи освіти, підготовки і перепідготовки кадрів. Вони частково виконують також виховну функцію. Таке призначення обов'язково вказується на титульній сторінці навчального видання. Безумовно, для навчання можна використовувати й інші видання, однак якщо вони не мають відповідного позначення, вони не вважаються навчальними. Не завжди видання, що позначається як «книга для вчителя» чи «книга для учнів», є навчальним. Воно може бути науково-популярним, літературно-художнім, виробничо-практичним [2, с.127]..

За читацьким призначенням вони поділяються на три основні групи: для загальноосвітньої школи (початкової і старшої школи), вищої школи І-II (середні спеціальні заклади), III і IV рівнів акредитації (вищі навчальні заклади). Крім того, розрізняють навчальні видання для тих, хто навчається, і тих, хто навчає -- вихователів дитячих садочків, учителів шкіл, ліцеїв, викладачів коледжів, училищ, технікумів, вищих навчальних закладів, батьків. Усередині цих груп виокремлюються підгрупи за віком тих, хто навчається, залежно від особливостей навчання (денна форма, заочна, екстернат).

Особливість характеру інформації навчального видання -- широкий тематичний діапазон, обумовлений номенклатурою навчальних дисциплін, що вивчаються в усіх типах навчальних закладів. Предмети навчальних видань - це наукові і прикладні відомості, однак не в усьому обсязі, а у вигляді основних законів і висновків, які складають основу науки чи прикладних знань. Обсяг матеріалу визначається програмою навчання. Видаються навчальні видання, які повністю охоплюють курс, і навчальні посібники з окремих розділів [5, с.114]..

Загальнотипологічної класифікації навчальних видань не має.

За роллю в навчальному процесі виокремлюють такі підвиди навчальних видань:

1) підручники;

2) навчальні посібники;

3) практикуми;

4) програмно-методичні видання [2, с.122]..

Підручник -- видання, що містить систематизоване викладення навчальної дисципліни (її розділу, частини), відповідне навчальній програмі й офіційно затверджене як даний вид видання. Для нього характерна суворість і точність добору і викладення матеріалу, чітка структура, наступність, тематична і методична єдність. Підручники одночасно виконують функції навчальні, виховні і розвиваючі. В них передбачені компоненти, розраховані на закріплення пройденого матеріалу.

Навчальний посібник -- видання, що доповнює чи частково (повністю) замінює підручник, офіційно затверджене як даний вид видання. Різниця між підручником і навчальним посібником полягає в тому, що в підручнику теоретичні основи курсу викладаються в строгій відповідності з програмою, а в навчальному посібнику -- без урахування такої.

До навчальних посібників відносяться також хрестоматії, книги для читання, таблиці, атласи, окремо видані частини курсу, навчальні наочні посібники.

Зокрема, хрестоматія -- навчальний посібник, що містить літературно-художні, історичні й інші твори чи уривки з них, що є об'єктом вивчення навчальної дисципліни. Вона сприяє розвитку аналітичних здібностей, набуттю навичок аналізу.

Навчальний наочний посібник -- образотворче видання, що містить матеріали на допомогу вивченню, викладанню і вихованню. Він допомагає наочно представити об'єкти і явища, що вивчаються, краще зрозуміти їх суть.

Практикум -- навчальне видання, що містить практичні завдання і вправи, що сприяють засвоєнню теоретичних знань. Він сприяє набуттю навичок, умінню використовувати знання для розв'язання практичних завдань, закріпленню пройденого матеріалу (збірка завдань, вправ, практичних завдань, лабораторний практикум).

До програмно-методичних видань відносяться: навчальна програма, навчально-методичний посібник, методичні рекомендації.

Навчальна програма -- це навчальне видання, що визначає зміст, обсяг, а також порядок вивчення і викладання якої-небудь навчальної дисципліни (її розділу, частини). Вона допомагає управляти навчальним процесом, упорядкувати його.

Навчально-методичний посібник -- видання, що містить матеріали з методики викладання навчальної дисципліни (її розділу, частини) чи методики виховання. Він допомагає навчитися працювати самостійно. Відображає твори, в яких подається методика засвоєння всього курсу, окремих його розділів, частин, тем чи виконання практичних завдань.

Методичні рекомендації (вказівки) -- видання, що містить роз'яснення з певної теми, розділу чи питання навчальної дисципліни, визначає методику виконання певних завдань, певного виду занять (семінарських, практичних).

За характером інформації, структурою і конструкцією розрізняють такі різновиди навчальних видань, як курс лекцій, текст лекцій, конспект лекцій, задачник, зошит і т. Д . [7, с.144].

Так, курс лекцій -- навчальне видання, що містить повне викладення тем навчальної дисципліни, визначених програмою.

Текст лекцій -- навчальне видання, що містить викладення матеріалів певних розділів навчальної дисципліни.

Конспект лекцій -- навчальне видання, що містить коротке викладення лекцій чи окремих розділів навчальної дисципліни.

Є також видання, що посідають проміжне місце між навчальними виданнями та іншими, наприклад, довідковими (навчальний довідник, навчальний тлумачний словник тощо).

Оглядове -- це інформаційне видання, що містить публікацію одного чи кількох оглядів, що включають результати аналізу й узагальнення представлених у первинних документах відомостей.

Огляд -- це текст, в якому викладено в стислій формі основний зміст первинних документів з певної теми, що з'явилися за певний період, чи узагальнено їх зміст.

Завдання оглядових видань -- збирання й аналіз великої кількості первинних документів, переробка їх в єдиний компактний та узагальнений документ. За характером інформації оглядове видання найповніше відображає зміст первинних документів, відрізняється щонайбільшою складністю і науковою глибиною їх переробки. Результатом переробки є висновки і практичні рекомендації, зроблені на основі аналізу змісту первинних документів, критичне оцінювання їх актуальності і перспективності. Огляди виявляють тенденції, головні напрями розвитку відповідних галузей науки і виробництва [9, с.17]..

За характером інформації (рівнем згортання первинної інформації, методами аналізу і характером узагальнення) оглядові видання поділяються на бібліографічні, реферативні, аналітичні і прогностичні.

Бібліографічний огляд є связним оповіданням про первинні документи. В завдання бібліографічного огляду входить добір певної кількості представлених первинних документів, їх бібліографічний опис і характеристика змісту. Бібліографічний огляд складається з двох частин: тексту, що містить порівняльний аналіз основних документів, і бібліографічного списку з теми. Бібліографічний огляд може бути науково-допоміжним (містить повне охоплення первинних документів з теми) чи рекомендаційним (містить характеристику найважливіших первинних документів з теми). Бібліографічний огляд -- перший рівень інформаційного узагальнення, він слугує основою для наукової інформаційної діяльності.

Реферативний огляд є зведеною характеристикою питань, що розглядаються в первинних документах, без їх критичного оцінювання. Його завдання -- адекватне відображення змісту первинних документів, хоча це не виключає виокремлення найважливіших і найактуальніших документів [2, с.122]..

Аналітичний огляд містить всебічний аналіз даних первинних документів, їх критичну аргументовану оцінку, обґрунтовані висновки і рекомендації по суті досліджуваних питань. Це вид оглядових видань, що знаходиться на межі вторинної і первинної інформації. Висновки тут є результатом змістовного, фактографічного аналізу й узагальнення великої кількості первинних документів і тому несуть в собі нові науково значущі факти та ідеї з даної проблеми. Аналітичний огляд буває великого обсягу, виходить у палітурці, ілюструється малюнками, графіками, таблицями, діаграмами і т. д.

Прогностичний огляд містить оцінку тенденцій розвитку науки, виробництва, суспільства, на основі якої компетентні органи можуть ухвалити рішення, розробити короткострокові і довгострокові плани розвитку тієї чи іншої галузі, території, наукових досліджень і т. д.

Оглядове видання - связне монографічне повідомлення (тобто певним чином взаємопов'язана сукупність фактографічної інформації), отримане в результаті аналізу, узагальнення певного масиву первинних документів і висновків (огляди). Структурно огляд складається з таких частин:

1) вступ;

2) основна частина;

3) висновки (висновок);

4) список літератури;

5) допоміжні покажчики (іменний, предметний, заголовків і т. д.).

Оглядове видання за конструкцією -- видання невеликого обсягу, в обкладинці, іноді з ілюстраціями.

Правова охорона винаходів (корисної моделі) здійснюється шляхом патентування. Під патентом розуміють охоронний документ, що засвідчує пріоритет, авторство і право власності на винахід (корисну модель). Розрізняють такі види патентів:

- патент на винахід - видається за результатами кваліфікаційної експертизи заявки на винахід;

- деклараційний патент на винахід - видається за результатами формальної експертизи заявки на винахід;

- деклараційний патент на корисну модель - видається за результатами формальної експертизи заявки на корисну модель;

- патент (деклараційний патент) на секретний винахід - видається на винахід, віднесений до державної таємниці;

- деклараційний патент на секретну корисну модель - видається на корисну модель, віднесену до державної таємниці [9, с.89]..

Форма патенту і зміст зазначених у ньому відомостей визначаються Державним департаментом інтелектуальної власності (орган виконавчої влади з питань правової охорони інтелектуальної власності в Україні).

Патент надає його власнику виняткове право використовувати винахід (корисну модель) за своїм розсудом, якщо таке використання не порушує прав інших власників патентів, а також забороняти іншим особам використовувати винахід (корисну модель) без його дозволу, за винятком випадків, коли таке використання не визначається, згідно з законодавством, порушенням прав, що надаються патентом.

Власник патенту має право дати будь-якій особі дозвіл (видати ліцензію) на використання винаходу (корисної моделі).

Реєстрація патенту здійснюється на підставі рішення про видачу патенту, для чого вносяться відповідні відомості до Реєстру. Водночас з державною реєстрацією Державний департамент інтелектуальної власності публікує у своєму офіційному бюлетені визначені в установленому порядку відомості про видачу патенту (деклараційного патенту). Протягом трьох місяців від дати опублікування Державний департамент інтелектуальної власності публікує опис до патенту, що містить формулу та опис винаходу (корисної моделі), а також креслення, якщо на нього є посилання в описі. Лише після опублікування відомостей про видачу патенту будь-яка особа має право ознайомитися з матеріалами заявки в установленому порядку (за ознайомлення з матеріалами заявки сплачується збір) [12, с.187].

Сутність винаходу визначається його формулою, призначеною для визначення обсягу правової охорони, що надається патентом (деклараційним патентом). Формула містить сукупність суттєвих ознак винаходу (корисної моделі), достатню для досягнення зазначеного заявником технічного результату. Формула базується на описі й характеризує винахід (корисну модель) тими самими поняттями, що містить опис винаходу (корисної моделі).

Опис винаходу (корисної моделі) повинен розкрити його суть настільки ясно і повно, щоб його (її) міг здійснити фахівець у зазначеній галузі. Опис починають із зазначення індексу рубрики діючої редакції Міжнародної патентної класифікації, до якої належить винахід (корисна модель). Назва винаходу (корисної моделі) повинна відповідати суті винаходу (корисної моделі), і, як правило, характеризувати його (її) призначення.

Опис винаходу (корисної моделі) складається з таких розділів:

- „Галузь техніки”, де зазначають галузь техніки, до якої належить винахід (корисна модель), а також, за потреби, галузь застосування винаходу (корисної моделі);

-„Рівень техніки”, де наводять рівень техніки, відомий заявнику і який можна вважати корисним для розуміння винаходу (корисної моделі) та його (її) зв'язку з відомим рівнем;

-„Суть винаходу (корисної моделі)”, що розкриває технічне завдання, на вирішення якого спрямований винахід (корисна модель), а також технічний результат, якого можна досягти при здійсненні винаходу (корисної моделі);

-„Перелік фігур” креслення безпосередньо, де наводять перелік фігур та стислі пояснення того, що зображено на кожній з них;

- „Відомості”, що підтверджують можливість здійснення винаходу - розкривають можливість одержання зазначеного в розділі „Суть винаходу (корисної моделі)” технічного результату при здійсненні винаходу (корисної моделі).

Опис до патенту (деклараційного патенту) на винахід (корисну модель) є вичерпним джерелом інформації стосовно винаходу (корисної моделі); містить бібліографічні дані, власне опис, формулу винаходу (корисної моделі), а також креслення, на які є посилання в описі [2, с.122]. .

Патент також видається на промисловий зразок - результат творчої діяльності людини в галузі художнього конструювання. Об'єктом промислового зразка може бути форма, малюнок чи розфарбування або їх поєднання, які визначають зовнішній вигляд промислового виробу і призначені для задоволення естетичних та ергономічних потреб.

Одночасно з публікацією відомостей про видачу патенту Державний департамент інтелектуальної власності здійснює державну реєстрацію патенту на промисловий зразок.

Патент надає його власнику виключне право використовувати промисловий зразок за своїм розсудом, якщо таке використання не порушує прав інших власників патентів.

Свідоцтвом засвідчується право власності на знак для товарів і послуг. Знак - позначення, за яким товари і послуги одних осіб відрізняються від товарів і послуг інших осіб. Об'єктом знака може бути будь-яке позначення чи будь-яка комбінація позначень. Такими позначеннями можуть бути слова, (зокрема власні імена), літери, цифри, зображувальні елементи, кольори та комбінації кольорів, а також будь-яка комбінація таких позначень.

Форма свідоцтва і зміст зазначених у ньому відомостей визначаються Державним департаментом інтелектуальної власності.

Свідоцтво посвідчує також право на кваліфіковане зазначення походження товару чи право особи на використання зареєстрованої назви місця походження товару чи зареєстрованого географічного зазначення походження товару. Кваліфіковане зазначення походження товару передбачає визначення назви місця походження товару (назва географічного місця, яка вживається для позначення товару, що походить із зазначеного географічного місця та має особливі властивості, винятково чи головним чином зумовлені характерними для даного географічного місця природними умовами чи поєднанням цих природних умов з характерним для даного географічного місця людським фактором) та географічного зазначення походження товару (назва географічного місця, яка вживається для позначення товару, що походить із цього географічного місця та має певні якості, репутацію чи інші характеристики, в основному зумовлені характерними для даного географічного місця природними умовами чи людським фактором або поєднанням цих природних умов і людського фактора) [8, с.74]..

Використанням зареєстрованого кваліфікованого зазначення походження товару визнається нанесення його на товар або на етикетку чи упаковку товару, застосування у рекламі чи запис на бланках, рахунках та інших документах, що супроводжують товар.

Крім кваліфікованого, зазначення походження товару може бути й простим - будь-яке словесне чи зображувальне (графічне) позначення, що прямо чи опосередковано вказує на географічне місце походження товару. Ним може бути і назва географічного місця, яка вживається для позначення товару або як складова частина такого позначення. Просте зазначення походження товару передбачає недопущення використання зазначень, що є неправдивими (фальшивими) чи такими, що вводять споживачів в оману про дійсне географічне місце походження товару. Просте зазначення походження товару не підлягає реєстрації.

Свідоцтвом також засвідчується виняткове право на використання топографії інтегральних мікросхем - зафіксоване на матеріальному носії просторово-геометричне розміщення сукупності елементів інтегральної мікросхеми та з'єднань між ними.

Бюлетень (записка, лист, або документ з печаткою) -- вид періодичного і продовжуваного видання. Бюлетені виокремлюються в самостійний вид видань за двома ознаками: характером інформації та оперативністю виходу в світ. Цим вони відрізняються від журналів, періодичних і продовжуваних збірок [2, с.122].

Бюлетень випускається оперативно, містить короткі офіційні матеріали з питань, що входять до компетенції організації, що його випускає (наприклад, патентний бюлетень «Промислова власність»).

Періодичні бюлетені мають, як правило, постійну рубрикацію. В окремих випадках вони можуть випускатися протягом короткого часу, обмеженого певним заходом. Часто в таких виданнях публікується не лише інформація про законодавчі, нормативні чи інші офіційні документи, а й узагальнюючі, оглядові і роз'яснювальні статті.

Відмінність між журналом і бюлетенем полягає в характері основного тексту. В журналах друкуються різноманітні матеріали: постанови уряду, статті, хронікальні замітки, белетристичні твори, репродукції з творами образотворчого мистецтва і т. п. Бюлетені присвячені якому-небудь певному колу питань (наприклад, рішення Верховної Ради України, інформація про документи, що вийшли, і т. п.) [7, с.189]..

В завдання бюлетеня входить швидке і регулярне інформування зацікавлених осіб та організацій про те нове, що є в даній галузі чи сфері діяльності установи. Максимальна оперативність виходу в світ є важливою ознакою бюлетеня як виду видання, що відрізняє його від інших видів. Бюлетені включають поточну інформацію і видаються зазвичай не рідше одного разу на квартал. Вони містять переважно короткі офіційні матеріали, що використовуватимуться в наукових, практичних, довідкових чи рекламних цілях, з питань, що входять до компетенції організації, що його випускає.

Класифікація бюлетенів розроблена недостатньо. За сукупністю ознак виокремлюють сім груп бюлетенів, що мають різне функціональне призначення: нормативний, довідковий, рекламний, бюлетень-хроніка, бюлетень-таблиця, статистичний та інформаційний бюлетень.

До нормативного відносять бюлетень, що містить матеріали нормативного, директивного чи інструктивного характеру, що видається, як правило, яким-небудь державним органом. Будучи офіційним виданням, цей тип бюлетенів містить закони, укази, постанови, накази, правила і т. п.

Довідковий бюлетень містить довідкові матеріали, розташовані в порядку, зручному для їх швидкого відшукання. Він містить інформацію про заходи, що проводяться випускаючою організацією, наприклад, про репертуар театрів і т. п.

Рекламний бюлетень публікує викладені в привабливій формі відомості про вироби, послуги, заходи для створення попиту на них.

Бюлетень-хроніка містить повідомлення, які відображають діяльність видаючої його організації і доводять до зацікавлених осіб відомості про її роботу.

Бюлетень-таблиця публікує фактичні дані цифрового чи іншого характеру, розташовані у формі таблиці і слугує початковим матеріалом для наукових досліджень чи розв'язання практичних завдань.

Різновидом бюлетеня-таблиці є статистичний бюлетень. Він відображає оперативні статистичні дані, що характеризують певну сферу життя і діяльності суспільства.

Інформаційний бюлетень відноситься до інформаційних видань і в переважній більшості випускається органами інформації. В ньому містяться відомості про опубліковані і неопубліковані праці, розташовані у формі, зручній для швидкого ознайомлення з ними.

За оформленням бюлетені майже не відрізняються від журналів, хоча й є певна специфіка. Бюлетені різноманітні за форматом. Їх видають і в настільній, і в портативній формі. В них не буває ілюстрацій. Бюлетені різноманітні і за періодичністю виходу в світ: від 1 разу на тиждень до 1 разу на квартал.

1.3 Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві

Оглядаючи розвиток документознавства в Україні за останнє десятиліття, можна констатувати, що воно сформувалося в нашій країні як наукова дисципліна і має вже певні здобутки. Серед стимулів конституювання цієї наукової дисципліни основними, на мій погляд, були (і залишаються): необхідність нормативного та науково-методичного забезпечення організації документостворення та документообігу в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях (далі - установах) в нових умовах їхнього функціонування (тобто після набуття Україною незалежності); впровадження в установах систем електронного діловодства та документообігу (СЕДД); значна потреба у вузівській підготовці документознавців, які будуть спроможні вирішувати складні завдання, пов'язані з зазначеними вище інноваціями. Інституалізацію документознавства, підвищення його соціального статусу в нашій країні, зокрема засвідчили заснування та діяльність Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (зараз - Державний комітет архівів України), започаткування і проведення документознавчих досліджень в Інституті архівознавства та Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, відкриття вузівської спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" і, нарешті, серед останніх подій - затвердження ВАКом України наукової спеціальності 07.00.10 "Документознавство, архівознавство", що дає можливість захищати дисертації за результатами документознавчих досліджень [8, с.154].

У цілому зміст документознавчих публікацій останніх років свідчить про чітку диференціацію документознавства на загальне та спеціальне. Якщо не брати до уваги вкрай актуальні статті щодо змісту документознавчої освіти у вищій школі , то серед небагаточисельних загальнодокументознавчих публікацій привертає увагу монографія Г. М. Швецової-Водки (в якій узагальнено результати десятилітніх досліджень автора з теорії документа), а також результати дискусії щодо структури документознавства та його меж як наукової дисципліни у зв'язку із прийняттям паспорта наукової спеціальності 07.00.10 "Документознавство, архівознавство". Порушується питання щодо "перейменування науки і відповідної навчальної дисципліни про документ у широкому його розумінні на документологію". Слід зауважити, що подібні пропозиції вже мали місце і раніше, вони варті уваги, однак, на мою думку, таке виокремлення доцільне тільки у межах комплексної наукової дисципліни "Документознавство" і як позначення її розділу "Загальне документознавство", зважаючи, що документологія структурно не відрізняється від напрямків спеціального документознавства. Разом з тим, досить сумнівною виглядає можливість створення у межах документології єдиних концепцій "життєвого циклу документа" або різних сукупностей документів - потоків чи фондів, враховуючи специфіку структури, функціонування чи організації сукупностей видань, службових та архівних документів. Ефективним може бути розроблення лише теоретичних засад створення спільних інформаційних ресурсів цих документів. Вирішення цієї нагальної проблеми знаходиться на межі з теорією та практикою організації інформаційної діяльності. Безперечно, спектр загальнольнодокументознавчої (документологічної) проблематики може бути значно ширшим6 і її дослідження значною мірою споріднені із напрямками спеціального документознавства. Зокрема, як і раніше, я вважаю, такі наукові розробки можуть бути пов'язані з вивченням різних видів документів, специфічних як за характером документної інформації (наприклад, картографічні), так і за способом її фіксування та відтворення (аудіовізуальні, електронні).

Полишаючи проблематику загального документознавства, стисло зупинюся на перспективних напрямках наукових досліджень зі спеціального документознавства. Одним з таких напрямків залишається опрацювання теоретичних питань. Поодинокі концептуальні публікації у спеціальному документознавстві пов'язані, як правило, з науковими напрямками чи проблемами споріднених галузей знань. Серед них відзначимо грунтовну статтю К. Є. Новохатського, в якій критично проаналізовано визначення поняття "документ" в законах України, публікацію Г. М. Швецової-Водки щодо визначень документа в архівознавстві, а також матеріали дискусії, ініційованої її статтею, присвяченої співвідношенню понять "документ" та "історичне джерело"[7, с.22]. Перспективним є розроблення питань теорії діловодства, як практичної сфери впровадження досліджень спеціального (у даному разі управлінського) документознавства та споріднених наукових дисциплін (джерелознавства, архівознавства). Деякі аспекти цієї проблеми порушені у статті О. М. Загорецької .

Вважаю, що помітним явищем в теорії спеціального документознавства, незважаючи на загальний архівознавчий контекст, є стаття Л. Драгомірової з методології визначення і технології створення оптимальної моделі організації документів Національного архівного фонду України*, де висловлені міркування щодо поняття "документ", сутності інформаційної складової документа, характеристики різних видів документів, побудови класифікацій документів, організації сукупностей документів як інформаційної системи та історичних джерел тощо . Виглядає перспективною декларована Л. А. Драгоміровою необхідність взаємопов'язаного дослідження, висловлюючись її термінологією, документальних комплексів (наприклад, організаційно-розпорядчий, плановий, обліково-бухгалтерський, звітний тощо) як елементів первісного фонду , що справедливо не тільки для архівних, але й для документаційних (документальних) фондів установ[2, с.122]..

Термінологічні проблеми спеціального документознавства можна віднести до ряду "вічних". Про це свідчить, зокрема, і зміст публікацій, про які йшлося вище, та й деяких інших, на які я не посилаюсь. Еволюція поглядів на визначення понять (та й взагалі на засоби вирішення конкретних наукових проблем) цілком закономірна. Вона відображає зрушення як в теоретичному базисі самої наукової дисципліни, так і у практиці відповідної цій дисципліні сфери практичної діяльності. Однак, підбиття певного підсумку, фіксація меж певного етапу розвитку науки так чи інакше є необхідними. Такий етап, зокрема, відбив зміст нової редакції ДСТУ 2732-2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" (розроблений УНДІАСД за замовленням Держкомархіву України), затвердженого наказом Держспоживстандарту України. Оскільки остаточна редакція стандарту рік була на затвердженні, а стандарт (за наказом) набуде чинності з 1 червня 2005 р., то можна передбачити, що він втратить частину своєї оперативної інформації. Залишає певну перспективу щодо наукового опрацювання визначень понять, пов'язаних з електронним документостворенням та документообігом, зміст законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис". Думаю, що документознавці та архівісти мають взяти участь також у розробленні проекту ДСТУ, гармонізованого з ІSО 5127-2001 "Інформація та документація. Словник" і щодо цього відповідні рекомендації направлені УНДІАСД до Технічного комітету стандартизації "Інформація та документація" (ТК-144) для включення їх до плану стандартизації.

Безперечно, що перспективними залишаються уніфікація та стандартизація не тільки діловодної термінології, а й технології діловодства, що є традиційним напрямком управлінського документознавства. Разом з тим, під час впровадження національних стандартів з діловодства та уніфікованих вимог до створення управлінських документів можливі труднощі, пов'язані з правовим статусом таких стандартів. Дана ситуація спричинена нормами Закону України "Про стандартизацію", зокрема абзацом першим ст.12, де сказано, що "стандарти застосовуються на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством". Наприклад, на цей час в Україні серед нормативних документів, що регулюють сферу діловодства, є "Примірна інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (далі - "Примірна інструкція з діловодства…"), та національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (підготовлений відділом УНДІАСД за замовленням Держакомархіву України), затверджений та набув чинності за наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. № 55. В них дещо по різному викладено вимоги до оформлювання організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Зрозуміло, що стандарт містить більше нових і, сподіваюсь - раціональних, підходів до змісту таких вимог, зумовлених потребами сьогодення. Однак, у працівників служб діловодства та державних архівів виникає питання: який документ у цьому разі застосовувати? Безперечно, що "Примірна інструкція…" за своїм правовим статусом тут має пріоритет і тоді постає завдання щодо її перероблення і внесення до неї відповідних змін (не тільки пов'язаних з оформлюванням ОРД). Перероблення "Примірної інструкції…" та її затвердження - процес довготривалий і на цей період буде залишатися зазначена правова невизначеність. Водночас за замовленням Держкомархіву України відділом документознавства УНДІАСД було розроблено і видано (на підставі схвалення методичною комісією комітету) методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-200313. Також УНДІАСД на основі цього стандарту планує завершити у 2005 році підготовку збірника форм ОРД. Потреба у такому збірнику вже давно є нагальною, зважаючи на значну поширеність в країні посібників з різними рекомендаціями щодо уніфікованих формулярів ОРД, причому часто копійованих з російських видань, які підготовлені, зрозуміло, на підставі інших нормативних документів [2, с.122]..

Низку проблем, пов'язаних з правовим регулюванням організації діловодства в Україні, має вирішити відповідний законодавчий акт. Починаючи з квітня 2002 р. працює створена Держкомархівом України робоча група з розроблення проекту Закону України "Про діловодство". Законопроект (після обговорення варіантів проекту із зацікавленими установами, його погодження співрозробниками, Міністерством юстиції України тощо) пройшов юридичну експертизу в Кабінеті Міністрів України, за результатами якої розробникам було рекомендовано доопрацювати його з метою розширення предмета правового регулювання. Зараз робочою групою здійснюється підготовка нової редакції законопроекту. Закон України "Про діловодство" (не виключно, що цю назву буде уточнено), на мою думку, повинен: визначити повноваження суб'єктів організації діловодства в країні; утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, стандартів на створення управлінських документів (між іншим, це надасть ДСТУ 4163-2003 статус підзаконного акта), інструкції з діловодства, номенклатури справ в установах незалежно від форми власності; здійснити законодавче регулювання питань організації електронного діловодства з метою уникнення втрат службових електронних документів, їх інформації, а також змін в цій інформації; забезпечити права власності установ на їх документаційні фонди; встановити відповідальність з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, зокрема під час ліквідації та реорганізації установ тощо. Прийняття цього закону дасть реальні підстави для перероблення "Примірної інструкції з діловодства…" та підготовки на її основі інструкцій з діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших установ. У найближчій перспективі передбачається також перевидання ДСТУ 4163-2003, в якому буде враховано пропозиції працівників служб діловодства установ, інших фахівців з питань підготовки службових документів щодо уточнення змісту формулювання окремих вимог до оформлювання ОРД, а також виправлено помилки, що виникли під час редакційного опрацювання тексту у видавництві.

Потреба у доопрацюванні "Примірної інструкції з діловодства..." виникне також в результаті прийняття нормативно-правових актів як підзаконних щодо законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис". Ці доповнення інструкції будуть пов'язані з організацією створення та обігу електронних документів (далі - ЕД) у діловодстві, впровадженням систем електронного діловодства. Слід зауважити, що представники архівних установ брали участь в обговоренні проекту "Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", що подано до Кабінету Міністрів України на затвердження. Взагалі, науковий напрямок, пов'язаний з організацією електронного діловодства, є одним з найперспективніших у спеціальному документознавстві. Найактуальнішими завданнями у межах цього напрямку слід вважати підготовку нормативних документів, спрямованих на вдосконалення діловодства із застосуванням електронного документообігу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, нормативного документа, що регламентує організацію зберігання ЕД у діловодстві та архівному підрозділі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Значною мірою створення цих документів буде пов'язано (оскільки вказані завдання з реалізації процесів електронного діловодства мають розглядатися у комплексі з проблемою організації електронних архівів) з розробленням експериментальної моделі архівного зберігання ЕД, підготовкою концепції створення архівів ЕД і сертифікатів постійного строку зберігання і відповідно нормативного документа, буде регламентувати постійне зберігання ЕД в архіві. Слід зауважити, що зазначені нормативні документи та перспективні розробки зафіксовані як заходи у проекті "Програми впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг", що буде наданий Верховній Раді України для затвердження Законом України. Є сподівання, що прийняття Верховною Радою України цієї Програми як законодавчого акта з відповідним фінансуванням її виконання, уможливить виконання передбачених в ній заходів, оскільки, зрозуміло, що для вирішення таких масштабних завдань необхідним є залучення, крім документознавців та архівознавців, творчих колективів низки науково-дослідних установ, які набули досвід вирішення питань організації створення та обігу електронної документації, розроблення носіїв для максимально тривалого збереження електронної документної інформації . [52, с.58]. спеціальний документознавство електронний документ

Слід також зауважити, що пункт третій Резолюції делегатських зборів національних архівістів і президентів національних професіональних асоціацій, членів Міжнародної ради архівів, з приводу ХХХV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів (СІТRА) (Рейк'явік, 13 жовтня 2001 р.) містив рекомендацію всім утворювачам документів, як публічним, так і приватним, щоб діловодство, включаючи й електронне, велося відповідно до умов зазначеного двочастинного стандарту ISO 15489-2001. Зважаючи на це, УНДІАСД, як член Технічного комітету стандартизації "Інформація і документація" (ТК-144), подав у 2003 р. до цього комітету пропозицію включити даний стандарт до плану розроблення ДСТУ, гармонізованого з ІSО 15489. Відповідно до цього плану Державне підприємство "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації та якості" замовило УНДІАСД підготовку ДСТУ, що буде відповідником зазначеного ІSО. На цей час в УНДІАСД вже було розроблено і опубліковано проект концепції впровадження норм міжнародного стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією в Україні" (відп. виконавець І. Є. Антоненко). На сьогодні робочою групою підготовлено першу редакцію проекту модифікованого стандар-ту-відповідника ІSО, тобто у цьому документі порівняно зі змістом ІSО є так звані технічні відхили - уточнення, зміни чи доповнення норм ІSО відповідно до вітчизняного законодавства або інших нормативно-правових актів, прийнятих в Україні. Проект стандарту вже погоджено Держкомархівом України та Технічним комітетом стандартизації "Інформація і документація" (ТК-144) [12, с.107]..

Впровадження норм роботи з ЕД та керування документацією є майбутніми інноваційними напрямками практичної діяльності служб діловодства в Україні. Разом з тим, безперечно, в управлінському документознавстві існує ще багато наукових проблем, пов'язаних з організацією традиційного діловодства. Зокрема, можна вказати на багатоаспектну проблему експертизи цінності документів, вирішення якої знаходиться на межі документознавства, архівознавства та історичного джерелознавства*. Українські документознавці та архівознавці в останній час посилили увагу до вирішення цієї проблеми, зокрема у контексті підготовки та впровадження нових "Основних правил роботи державних архівів України" (К., 2004), під час розроблення тематики дисертаційних досліджень. З даною проблематикою також пов'язані перспективні дослідження історії, теоретичних засад, методики підготовки та організації функціонування у діловодстві переліків документів зі строками зберігання19. Особлива актуальність цього дослідницького напрямку зумовлена вкрай низькими темпами підготовки відомчих переліків, відсутністю методологічної та методичної бази цього напрямку практичної діяльності. З іншого боку, збільшення частки економічного сектора з недержавною формою власності призвело до утворення значної кількості видів документів, що раніше в Україні не існували. Це зумовлює нагальність створення відповідного переліку таких документів та й у цілому дослідження видів документів "комерційної" документації.

Актуальним залишається також розроблення посібників, спрямованих на наукове та методичне забезпечення організації діловодства в різних типах установ. Провідну роль у реалізації даного напрямку діяльності, як і раніше, відіграють Держкомархів України, центральні та обласні державні архіви, УНДІАСД. Значна активізація цієї роботи зумовлена прийняттям другої редакції Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", впровадженням "Основних правил роботи державних архівів України" (в яких чітко визначено повноваження архівних установ щодо управління діловодством), а також більшою увагою, яка приділяється на засіданнях колегії Держкомархіву України питанням організації діловодства і, зокрема, електронного.

Перспективними залишаються історичні документознавчі дослідження, зокрема історії діловодства в Україні. Слід зауважити, що цьому напрямку, завдяки його спорідненості з іншими спеціальними історичними дисциплінами, присвячено значну кількість публікацій. Разом з тим, на сьогодні відсутня фундаментальна праця, в якій було б викладено всі етапи історії діловодства в Україні. Є також "прогалини" у дослідженні певних періодів і, як не дивно, це стосується також ХХ ст., тобто організації діловодства в УСРР, УРСР, у тих регіонах України, що знаходились у 1920-1930-х роках під владою Польщі, Чехословаччини, Румунії. Мало вивченими залишаються на сьогодні питання організації діловодства у часи УНР, Української Держави, правління Директорії УНР.

Розділ 2. Розвиток спеціального документознавства

2.1 Класифікації електронних документів

Підходи до класифікації електронних документів відрізняються методологічним, концептуальним поглядом на їх сутність: головне в них - технологічна чи змістовна компонента.

Найприйнятнішими є чотири види класифікації електронних документів:

- за носієм інформації (на гнучких магнітних дисках, магнітооптичних дисках, оптичний дисках та магнітних стрічках);

-за інформаційною технологією (різноманітні автоматизовані системи, банки і бази даних, інформаційно-пошукові та інформаційно-довідкові системи, текстові дані, програми та програмні засоби);

- в залежності від комплектності (лише файли на машинному носії, файли на машинному носії плюс документація на паперовому чи іншому носії);

- за видами діяльності організації (проектна, виробнича, комерційна, фінансова, управлінська тощо).

Крім того, серед електронних можна виокремити три групи документів:

- оцифровані електронні документи;

- сучасні електронні документи;