Формирование единого информационного пространства фирмы

- расчет затрат - главный бухгалтер

- подбор ассортимента - управляющий делами

- заключение договоров с торговыми комплексами - управляющий делами

- расширение обслуживающей структуры

- подготовка маркетинговых мероприятий

- формирование складских запасов для новых торговых точек

№2 - Сбор информации и анализ по городам Уральского региона с целью открытия в них торговых точек:

- анализ численности населения города, покупательской способности жителей, их предпочтений, анализ конкурентов, анализ торговых комплексов, выбор места для торговой точки - маркетолог

- расчет затрат на открытие торговой точки - главный бухгалтер

- набор персонала, формирование обслуживающей структуры - менеджер по персоналу

- продвижение торговой точки - маркетолог

№3 - Поставщики:

- регулярный сбор информации по производителям - менеджер по закупу

- анализ новых товаров - маркетолог

- заключение договоров с новыми поставщиками, достижение договоренностей по ценам на товар - менеджер по закупу

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Начальник производства

Рук-ль технич. отдела

Начальник отдела продаж

Бухгалтер (2)

Менеджер по закупу (2)

Водитель (2)

Менеджер по продажам (3)

Менеджер по пер-соналу (1)

Специалист по работе с деревом (3)

Экспедитор (1)

Маркетолог (1)

Грузчик (2)

Менеджер по рекламе (1)

Специалист по работе с ДСП (9)

Кладовщик (1)

Маляр (1)

Сборщик (4)

Рисунок 4 - Структура управления ООО «Миранта»

№4 - Определение нового ассортимента для производства:

- предварительный анализ товара, планируемого для производства - маркетолог

- расчет затрат и прибылей - главный бухгалтер

№5 - Поиск возможностей расширения производственных площадей, закуп оборудования, найм сотрудников, поиск поставщиков по материалам, закуп сырья и материалов - директор.

2.2 Анализ информационных потоков в ООО «Миранта»

Анализ потоков информации - важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен, прежде всего, на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы обследования позволяют провести анализ системы планирования и управления как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов и показателей.

Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Поэтому проведем анализ движения документов между функциональными подразделениями предприятия для бизнес-процессов, а затем исследуем информационные потоки в отделах в рамках этого бизнес-процесса.

В самом начале определим общий перечень циркулирующих на предприятии документов. В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в подразделениях ООО «Миранта»» для бизнес-процесса циркулирует около 51 форма документов.

Количество форм документов, разрабатываемых и поступающих в подразделения, в сумме составляет значительно больше. Это объясняется наличием повторяемости одних и тех же форм документов, циркулирующих в подразделениях в процессе деятельности предприятия.

Так же можно выявить взаимосвязи подразделений и маршруты движения документов, что позволяет сделать вывод о наличии тесной связи между функциональными подразделениями.

Таблица 1 - Анализ входящей - исходящей документации ООО «Миранта»

Исходящая документация	Входящая документация	Итого исх. док
	Бухгалтерия	Производство	Технич. отдел	Отдел продаж
Бухгалтерия		1	1	3	5
Производство	3	2	1	5	11
Технич.отдел	1	1		5	2
Отдел продаж	2	7	1		14
Итого вход.док	6	11	3	13

Эта таблица построена в шахматной композиции, где по строкам дается распределение исходящих или создаваемых в подразделениях форм документов, а по строкам - распределение исходящих. Итоговая строка показывает общее количество форм документов, получаемых каждым подразделением. Итоговый столбец - общее количество форм документов, поставляемых другим подразделениям. Сопоставление данных итоговой строки с данными итогового столбца, отображающих «вход» и «выход», соответственно, показывает, что они различны. Это объясняется тем, что в подразделения могут поступать одинаковые формы документов. Так в Матрице движения документов в бизнес-процессе «Разработка нового товара» «входит» 10 форм документов, а «выходит» - 9. Здесь можно предположить, что некий документ остается в том подразделении, в которое его направили или несколько форм документов объединяют в одну общую форму.

Рассмотрим матрицы движения документов по бизнес-процессам:

1. Разработка нового товара

2 Сбыт продукции (включая процесс производства)

3. Планирование

На данной стадии анализа важно отметить, что создаваемые и циркулирующие внутри предприятия формы документов, могут быть подвергнуты изменениям по виду, содержанию и маршрутам движения. Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

1. Бизнес-процесс «Разработка нового товара».

Схема бизнес-процесса «Разработка нового товара» приведена в Приложении А.

Для данного бизнес-процесса информационная загруженность по подразделениям распределяется следующим образом:

Таблица 2 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям в бизнес-процессе «Разработка нового товара»

Подразделение	Входящих документов	Исходящих документов
Отдел продаж	7	7
Бухгалтерия	1	1
Производство	2	1
Технический отдел	0	0
Итого	10	9

Информационная загруженность отмечается у отдела продаж. На входе и на выходе в отделы информационные потоки загружены по-разному: входящих документов больше, чем исходящих. Это свидетельствует о том, что информация передается устно, следовательно, точность и обязательность передачи отсутствует.

Рассчитаем коэффициент непрерывности информационных потоков:

Кн = Тнорм / Тфакт,

где Тнорм, Тфакт, - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Период бинес-процесса «Сбыт продукции» должен быть 93 дня.

Кнур за 1 квартал = 93 дня/99дней = 0,93

Кнур за 2 квартал = 93 дня/99дней = 0,93

Кнур за 3 квартал = 93 дня/131дней = 0,7

Кнур за год 2011 = (0,93+0,93+0,7)/3=0.85.

Среднегодовой коэффициент непрерывности информационных потоков по бизнес-процесса «Разработка нового товара» равен 0,85 - низкий показатель. Невыполнение показателей нормы связано с невыполнением планов разработки при росте объемов продаж, т.к. возникает загруженность отдела продаж и процесс подготовки и оформления документов откладывается.

2. Бизнес-процесс «Сбыт продукции».

Бизнес-процесс «Сбыт продукции» приведен в Приложении Б.

Для данного бизнес-процесса информационная загруженность по подразделениям распределяется следующим образом:

Таблица 3 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям в бизнес-процессе «Сбыт продукции»

Подразделение	Входящих документов	Исходящих документов
Отдел продаж	4	5
Бухгалтерия	3	2
Производство	7	8
Технический отдел	1	0
Итого	15	15

Наибольшая информационная загруженность отмечается у производственного отдела. Таким образом, видно, что на входе и на выходе в отделы информационные потоки загружены по-разному. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее, либо, наоборот, усложняя. Отсутствие исходящей документации из технического отдела говорит о том, что информация передается устно, следовательно, точность и обязательность передачи отсутствует.

Рассчитаем коэффициент непрерывности информационных потоков:

Кн = Тнорм / Тфакт,

где Тнорм, Тфакт, - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая. Период прохождения быта продукции, начиная с заказа клиента и до отпуска товара должен быть 45 дней.

1-й квартал 2011 года:

Кнур на январь = 45дней/45дней=1,

Кнур на февраль = 45дней/45дней=1,

Кнур на март = 45дней/48дней=0,9,

Кнур на апрель = 45дней/48дней=0,9.

Кнур за I квартал=(1+1+0,9+0,9)/4=0.95.

2-й квартал 2011 года:

Кнур на май = 45дней/45дней=1,

Кнур на июнь = 45дней/45дней=1,

Кнур на июль = 45дней/48дней=0,9,

Кнур на август = 45дней/48дней=0,9.

Кнур за 2 квартал=(1+1+0,9+0,9)/4=0.95.

3-й квартал 2011 года:

Кнур на сентябрь = 45дней/45дней=1,

Кнур на октябрь = 45дней/48дней=0,9,

Кнур на ноябрь = 45дней/52дней=0,86,

Кнур на декабрь = 45дней/54дней=0,83.

Кнур за 3 квартал=(1+0,9+0,86+0,83)/4=0.89.

Кнур за год 2011 = (0,95+0,95+0,89)/3=0.93.

Среднегодовой коэффициент непрерывности информационных потоков по бизнес-процесса «Сбыт продукции» равен 0,93 - близок к норме. Невыполнение показателей нормы связано с задержкой документов в отделах и их несвоевременной передачей. Также причиной снижения коэффициента выступает сезонный рост объемов продаж и несвоевременное выполнение производственных обязательств. Задержка производства возникает по причине длительного формирования и несвоевременной передачи документов.

3. Бизнес-процесс «Планирование».

Схема бизнес-процесса «Планирование» приведена в Приложении В.

Для данного бизнес-процесса информационная загруженность по подразделениям распределяется следующим образом:

Таблица 4 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям в бизнес-процессе «Планирование»

Подразделение	Входящих документов	Исходящих документов
Отдел продаж	2	2
Бухгалтерия	2	2
Производство	2	2
Технический отдел	2	2
Итого	8	8

Информационная загруженность одинаковая у всех отделов. На входе и на выходе в отделы информационные потоки загружены идентично. Следовательно, бизнес-процесс «Планирование» достаточно сбалансированный.

Рассчитаем коэффициент непрерывности информационных потоков:

Кн = Тнорм / Тфакт,

где Тнорм, Тфакт, - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Период процесса планирования должен быть 32 дня. Разработка плана происходит в конце календарного года. Поэтому расчет производим только за третий квартал.

Кнур за 3 квартал = 32 дня/54дня = 0,59

Среднегодовой коэффициент непрерывности информационных потоков по бизнес-процесса «Планирование» равен 0,59 - низкий показатель. Невыполнение показателей нормы связано с задержкой сбора и анализа информации в отделах в связи с рабочей перегрузкой в конце года. Необходимо повышать эффективность получения информации.

Подведем итоги анализа бизнес-процессов.

1. Общая информационная загруженность подразделений:

Таблица 5 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям во всех бизнес-процессах

Подразделение	Входящих документов	Исходящих документов
Отдел продаж	13	14
Бухгалтерия	6	5
Производство	11	11
Технический отдел	3	2
Итого	33	32

Анализ таблицы показывает, что наиболее загруженным информационно является отдел продаж, на втором месте - производство. Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов, что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен:

- сбыт продукции - 0,93

- разработка нового товара - 0,85.

- планирование - 0,59.

Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%

2.3 Анализ основных компонентов информационного пространства в ООО «Миранта»

Компоненты:

1. Личные коммуникации.

2. Техническое обеспечение.

3. Организационное обеспечение.

4. Программное обеспечение.

5. Интернет.

1. Личные коммуникации

Виды личных коммуникаций, принятых в ООО «Миранта»:

- телефонный звонок;

- совещание;

- личное посещение;

Каждый вид коммуникации включает в себя:

- подготовительный этап (примеры: дойти до кабинета, где проводится совещание; дойти до человека, с которым необходимо обсудить какие-либо вопросы; снять телефонную трубку, набрать номер, подождать ответа)

- сам процесс коммуникации;

- резюме (выводы по результатам делового общения);

- запись задачи по результатам коммуникаций;

- обсуждение личных проблем (обязательно происходит во время личных коммуникаций);

- окончание коммуникации (возвращение на свое рабочее место).

Проанализируем временные затраты на личные коммуникации и высчитаем в процентном соотношении каждый этап коммуникаций.

Таблица 6 - Этапы коммуникаций

				Итого
Временные затраты на этапы	Телефонный звонок	Личное посещение	Совещание
Подготовительный, мин	1	5	20	26
% от общего времени	3,4%	11,6%	31,3%	19%
Процесс коммуникации, мин	10	15	30	55
% от общего времени	34%	34,9%	46,9%	40%
Резюме	5	5	5	15
% от общего времени	17	11,6%	7,8%	11%
Запись задачи	3	3	3	9
% от общего времени	9,9	7,1	4,6	6,6%
Обсуждение личных проблем	10	10	1	21
% от общего времени	34%	23,2%	1,6%	15,4%
Окончание коммуникации	0,5	5	5	10,5
% от общего времени	1,7%	11,6%	7,8%	8%
Итого, мин	29,5	43	64	136,5
Итого %	100	100	100	100

Из таблицы видим, что сам процесс коммуникаций занимает 40% от общего времени личных коммуникаций, резюме и запись задачи - 17,6% от общего времени, остальные временные затраты (подготовительный этап, обсуждение личных проблем, окончание коммуникаций) - 42,4% - бесполезная потеря времени. Следует учитывать, что при электронном деловом общении этап записи задачи отпадает, поскольку это происходит автоматически, т.е. экономия составит еще 6,6%

Возможные результаты коммуникаций:

- получение новой задачи;

- получение интересующей информации;

- отсутствие результата;

- принятие совместных решений.

Составим таблицу анализа личных коммуникаций - временной промежуток - 1 рабочий день - в расчет берем усредненные показатели.

Таблица 7 - Анализ личных коммуникаций в ООО «Миранта»

Отдел	С кем контакт	Тема контакта	Способ коммуни-кации	Результаты коммуни-кации	Время коммуникации, мин
					Общее	Полезное
Директор	Главный бухгалтер	Бух.учет	Личное посещение	Экономическая ситуация	30	10
	Начальник произв.	Произв. вопросы	Совещание	Сроки производства	30	14
	Рук-ль технич. отдела	Вопросы доставки товара	Тел. звонок	Задача по доставке товара	15	5
	Начальник отдела продаж	Увеличение продаж	Совещание	Задача по развитию продаж	40	18
Бухгалтерия	Директор	Финансовые отчеты	Личное посещение	Экономическая ситуация	30	10
	Начальник произв.	Производст. отчеты	Тел. звонок	Задача подготовки документов	15	5
	Рук-ль технич. отдела	Отчеты технич. отдела	Тел. звонок	Задача по подготовке документов	15	5
	Начальник отдела продаж	Прибыли от продаж	Совещание	Решения о максимально возможных скидках	40	18
Производство	Директор	Произв. вопросы	Совещание	Произв. информация	30	14
	Бухгалте-рия	Производст. отчеты	Тел. звонок	Производст. информация	15	5
	Рук-ль технич. отдела	Вопросы доставки товара	Тел. звонок	Задача по доставке товара	15	5
	Начальник отдела продаж	Готовность товара	Тел. звонок	Нет	5	1
Технический отдел	Директор	Вопросы доставки товара	Тел. звонок	Информация по доставке товара	15	5
	Бухгалте-рия	Отчеты технич. отдела	Тел. звонок	Решения по формам документов	15	5
	Начальник произв	Вопросы доставки товара	Тел. звонок	Решения по доставке товара	15	5
	Начальник отдела продаж	Вопросы доставки товара	Тел. звонок	Согласование времени доставки	15	5
Отдел продаж	Директор	Увеличение продаж	Совещание	Информация по продвижению товара	40	18
	Бухгалте-рия	Прибыли от продаж	Совещание	Требуемые скидки	40	18
	Начальник произв	Заказ	Тел. звонок	Задача на изготовление мебели	10	3
	Начальник технич. Отдела	Вопросы доставки товара	Тел. звонок	Задача по доставке товара	15	5
Итого					445	174

Полезное время высчитывается по результатам анализа предыдущей таблицы.

Итого:общее время коммуникаций в день - 445 мин.

Из них полезное время - 174 мин. - это 39 %

Бесполезное время - 271мин. - это 61 %

Полезным временем считаем сам процесс коммуникации.

Основные результаты коммуникаций:

- получение новой задачи - 7 - 43 % от общих результатов;

- получение интересующей информации - 7 - 43 % от общих результатов;

- отсутствие результата - 1 - 6 % от общих результатов;

- принятие совместных решений - 5 - 31 % от общих результатов.

2. Техническое обеспечение

Проведем анализ средств единого информационного пространства ООО «Миранта»

В комплекс технических средств входят:

- компьютеры различных моделей;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

- оргтехника и устройства автоматического съема информации;

эксплуатационные материалы и др.

Технические средства позволяют совершенствовать единое информационное пространство ООО «Миранта».

3. Организационное обеспечение

Организационное обеспечение информационного пространства - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, а также между собой в процессе эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение информационного пространства в ООО «Миранта» включает в себя следующие элементы:

1) Организационная структура - приведена в параграфе «2.1 Общая характеристика ООО «Миранта». Взаимодействие между отделами обусловлено функциональными связями между ними.

2) Документы - приказы, инструкции, обеспечивающие взаимодействие между отделами.

Организационное обеспечение в ООО «Миранта» не выполняет ряд необходимых функций, а именно:

- анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

- подготовка задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

- разработка управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

4. Программное обеспечение

На предприятии установлена 1 С бухгалтерия 8.

Программа позволяет совершать следующие операции.

Программный продукт «1С:Бухгалтерия 8» включает технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия». Правила ведения учета настроены именно в конфигурации.

«1С:Бухгалтерия 8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

«1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав «1С:Бухгалтерии 8» включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и методическим указаниям по его применению. Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:

- по средней себестоимости,

- по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ FIFO).

Для поддержки способов оценки FIFO на счетах учета материально-производственных запасов ведется партионный учет. Различные способы оценки могут применяться независимо для каждой организации. В бухгалтерском и налоговом учете организации способы оценки МПЗ совпадают.

По складам может вестись количественный или количественно-суммовой учет. В первом случае оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит от того, с какого склада они получены. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

В «1С:Бухгалтерии 8» регистрируются данные инвентаризации, которые автоматически сверяются с данными учета. На основании инвентаризации отражается выявление излишков и списание недостач.

Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Все операции по оптовой торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации.

Для розничной торговли поддерживается как оперативное отражение розничной реализации, так и отражение продаж по результатам инвентаризации. Товары в рознице могут учитываться по покупным или по продажным ценам. Для розничных продаж поддерживается оплата банковскими кредитами и использование платежных карт.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается использование нескольких типов цен, например: оптовая, мелкооптовая, розничная, закупочная и т. п. Это упрощает отражение операций поступления и реализации.

Реализован учет движения наличных и безналичных денежных средств и валютных операций. Поддерживается ввод и печать платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров. Автоматизированы операции по расчетам с поставщиками, покупателями и подотчетными лицами (включая перечисление денежных средств на банковские карты сотрудников или корпоративные банковские карты), внесение наличных на расчетный счет и получение наличных по денежному чеку, приобретение и продажа иностранной валюты. При отражении операций суммы платежей автоматически разбиваются на аванс и оплату. На основании кассовых документов формируется кассовая книга установленного образца.

Реализован механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка».

Учет расчетов с поставщиками и покупателями можно вести в рублях, условных единицах и иностранной валюте. Курсовые разницы по каждой операции рассчитываются автоматически. Расчеты с контрагентами в конфигурации всегда ведутся с точностью до документа расчетов. При оформлении документов поступления и реализации можно использовать как общие цены для всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.

Учет основных средств и нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов». Автоматизированы все основные операции по учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация. Возможно распределение сумм начисленной амортизации за месяц между несколькими счетами или объектами аналитического учета. Для основных средств, использующихся сезонно, возможно применение графиков начисления амортизации.

Автоматизирован расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и вспомогательным производством, учет переработки давальческого сырья, учет спецодежды, спецоснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей. В течение месяца учет выпущенной готовой продукции ведется по плановой себестоимости. В конце месяца рассчитывается фактическая себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг.

Для сложных технологических процессов, предполагающих промежуточные стадии с выпуском промежуточных изделий (мебель некрашеная, древесные щиты) поддерживается складской учет полуфабрикатов и автоматический расчет их себестоимости.

Для учета общехозяйственных расходов поддерживается применение метода «директ-костинг». Этот метод предусматривает, что общехозяйственные расходы списываются в месяце их возникновения и полностью относятся на расходы текущего периода.

Учет НДС реализован в соответствии с нормами гл. 21 НК РФ. Автоматизировано заполнение книги покупок и книги продаж. «Помощник по учету НДС» контролирует порядок выполнения регламентных операций.

В «1С:Бухгалтерии 8» ведется учет движения персонала, включая учет работников по основному месту работы и по совместительству, при этом внутреннее совместительство поддерживается опционально, то есть поддержку можно отключить, если на предприятии это не принято. Обеспечивается формирование унифицированных форм по трудовому законодательству.

Несмотря на наличие программных возможностей не автоматизированы:

- начисление зарплаты работникам предприятия по окладу с возможностью указать способ отражения в учете отдельно для каждого вида начисления;

- ведение взаиморасчетов с работниками вплоть до выплаты зарплаты и перечисления зарплаты на карточные счета работников;

- депонирование;

- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций;

- формирование соответствующих отчетов (по НДФЛ, ЕСН, взносам в ПФР), включая подготовку отчетности для системы персонифицированного учета ПФР.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживаются следующие системы налогообложения:

- общая система налогообложения (налог на прибыль для организаций в соответствии с гл. 25 НК РФ);

- упрощенная система налогообложения (гл. 26.2 НК РФ);

- система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (гл. 26.3 НК РФ).

«1С:Бухгалтерия 8» предоставляет пользователю набор стандартных отчетов, которые позволяют анализировать данные по остаткам, оборотам счетов и по проводкам в самых различных разрезах.

При формировании отчетов есть возможность настройки группировки, отбора и сортировки информации, выводимой в отчет, исходя из специфики деятельности организации и выполняемых пользователем функций. Но эти функции не настроены.

В «1С:Бухгалтерию 8» включены обязательные (регламентированные) отчеты, предназначенные для представления собственникам организации и контролирующим государственным органам, включая формы бухгалтерской отчетности, налоговые декларации, отчеты для органов статистики и государственных фондов.

Сервисные возможности программы, которые не используются руководством ООО «Миранта»

1. «Центр антикризисного управления» создан специально для получения руководителем оперативной информации о финансовом состоянии и финансовых результатах деятельности организации.

2. «Монитор бухгалтера» позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, а также о сроках уплаты налогов.

3. «Календарь бухгалтера» заблаговременно оповещает о наступлении предусмотренных законодательством сроков уплаты налогов и представления отчетности.

4. Режим проверки соотношений показателей налоговых деклараций предназначен для выявления методических и арифметических ошибок, допущенных пользователем при составлении отчетов.

5. Интернет

1. Сайт. Бизнес в Интернете развивается через рекламу и продвижение сайта компании. Сайт выступает как дополнительный офис компании, который работает круглосуточно без обеда и выходных и расположен рядом с каждым вашим клиентом. В ООО «Миранта» проводится работа по продвижению сайта

2. Интернет-магазин. ООО «Миранта» осуществляет продажу и поставку товара через интернет-магазин как розничным покупателям, так и оптовикам.

3. Электронная почта. Посредством электронной почты происходит деловое общение сотрудников с партнерами компании, клиентами.

2.4 Анализ эффективности компонентов информационного пространства ООО «Миранта»

Анализ эффективности компонентов информационного пространства является одной из основных задач управления, поскольку от этого зависят результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Одной важной проблемой является обмен информацией внутри компании. «Информационные провалы» между сотрудниками и подразделениями значительно увеличивают издержки по операциям компании и приводят к сбоям в основных бизнес-процессах. Если на уровне сотрудник - сотрудник в рамках одного подразделения компании обмен информацией, как правило, налажен, то на уровне подразделение - подразделение проблема «информационных провалов» стоит более остро. Например, заявка или вопрос, переданный сотрудником в другое подразделение, часто не обрабатывается в указанные сроки или просто теряется. Регламенты работы других подразделений не прозрачны для сотрудника, передающего в них свое сообщение. Также сотруднику сложно отследить факт приема переданного сообщения коллегами и начало/окончание его обработки.

Анализ эффективности выполним в двух направлениях:

1. Экономическая целесообразность компонентов информационного пространства.

2. Взаимоотношения с клиентами как результат сформированной системы информационного пространства.

1. Проведем анализ экономической целесообразности компонентов информационного пространства.

Показатели для анализа:

- временные затраты сотрудников на информационный обмен;

- потери информации в процессе передачи;

- полезность информации - перечень лишних документов - их % от общего числа документов

1)По результатам анализа личных коммуникаций выявлено, что сам процесс коммуникаций занимает 40% от общего времени личных коммуникаций, резюме и запись задачи - 17,6% от общего времени, остальные временные затраты (подготовительный этап, обсуждение личных проблем, окончание коммуникаций) - 42,4% - бесполезная потеря времени. Следует учитывать, что при электронном деловом общении этап записи задачи отпадает, поскольку это происходит автоматически, т.е. экономия составит еще 6,6%

Эффективность личных коммуникаций составляет 57,6% (процесс коммуникаций, резюме, запись задачи).

2)Результаты личных коммуникаций присутствуют:

- получение новой задачи - 7 - 43 % от общих результатов;

- получение интересующей информации - 7 - 43 % от общих результатов;

- отсутствие результата - 1 - 6 % от общих результатов;

- принятие совместных решений - 5 - 31 % от общих результатов.

Следовательно, результативность личных коммуникаций составляет 94% (т.к. отсутствие результата в 6% случаев).

3)Равномерная информационная загруженность каждого подразделения должна составлять 25% от всех оформляемых в компании документов. Наиболее загруженным информационно является отдел продаж (41% документов оформляется там), на втором месте - производство (34% документов). Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов (7,7%), что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Рассчитаем коэффициент равномерности информационной загруженности по подразделениям следующим образом:

Отдел продаж - должно быть 25% документов, фактически - 41% документов, отклонение = (25 х 100) / 41 = 64%

- отдел продаж:отклонение от нормы - 64%

- производство:отклонение от нормы - 36%

- технический отдел:отклонение от нормы - 32%

- бухгалтерия:отклонение от нормы - 70%

Среднее по компании отклонение от нормы:

(64 + 36 + 32 + 70) / 4 = 50%

4)Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен:

- сбыт продукции - 0,93

- разработка нового товара - 0,85.

- планирование - 0,59.

Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Средний показатель равен:

(0,93 + 0,85 + 0,59) / 3 = 0,79

5) Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%. Следовательно, сохранность информации составляет 97%.

Рассчитаем снижение эффективности деятельности компании с учетом указанных данных.

Таблица 8 - Анализ снижения эффективности деятельности компании

1	2	3	4
Показатель	Значение коэффициента, %	Вес коэффициента, %	Итог (1х2)
Эффективность личных коммуникаций	57,6	0,30	17,28
Результативность личных коммуникаций	94	0,15	14,1
Коэффициент равномерности информационной загруженности	50	0,10	5
Показатель непрерывности информационных потоков	79	0,30	23,7
Сохранность информации	97	0,15	14,55
ИТОГО		100	74,63

Таким образом, эффективность информационного пространства в ООО «Миранта» составляет 74,63%.

2. Взаимоотношения с клиентами как результат сформированной

системы информационного пространства.

На взаимоотношения с клиентами влияют следующие показатели информационного пространства:

- результативность личных коммуникаций - т.к. наличие результата в коммуникациях в первую очередь является обеспечением выполнения компанией обязательств, в том числе перед клиентами; коэффициент равен 94% - т.е. близок к норме

- сохранность информации - т.к. сохраненная и переданная по назначению информация является залогом качественного обслуживания клиентов; коэффициент равен 97% - т.е. близок к норме.

- показатель непрерывности информационных потоков - т.к. отражает соответствие скорости протекания бизнес-процессов заявленным параметрам; коэффициент равен 79% - не соответствует норме, возможны задержки поставки мебели - это может повлечь за собой нарушение отношений с клиентами.

Анализ информационных потоков в бизнес-процессах показал, что наиболее загруженным информационно является отдел продаж, на втором месте - производство. Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов, что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен: сбыт продукции - 0,93, разработка нового товара - 0,85; - планирование - 0,59. Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%. Следовательно, часть информации не доходит до своего адресата.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ООО «МИРАНТА»

3.1 Определение функций и задач информационного пространства ООО «Миранта»

Разработка единого информационного пространства в ООО «Миранта» подразумевает комплекс мероприятий, который включает в себя:

- организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);

- технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

- определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно- технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);

- обучение сотрудников организации;

- использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet;

- проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);

- обеспечение безопасности информации;

- работу службы эксплуатации и внедрения;

- наполнение базы данных;

Единое информационное пространство в ООО «Миранта» должно выполнять следующие функции:

1. не потерять информацию о клиентах, поставщиках, партнерах и конкурентах. Например, легко получить в нужный момент ФИО, телефон и должность необходимого контактного лица клиента, или узнать адрес удаленного склада поставщика и его режим работы;

2. собирать и анализировать историю общения разных подразделений и сотрудников компании с клиентами. Например, не допустить одновременного предложения клиенту одинаковых услуг или товаров разными сотрудниками компании или восстановить историю переговоров с партнером об условиях поставок в спорной ситуации;

3. сотрудник не унес с собой данные о контрагентах, и компания не потеряла их навсегда. Например, при увольнении менеджера все контакты и история работы с клиентами останется в компании, и возможно будет продолжать с ним работу;

4. во время болезни или отпуска сотрудника можно было не прерывать работу с его клиентами; сравнить клиентов между собой и выбрать лучших для работы с ними. Например, проанализировав клиентов по объему, стабильности и суммам продаж, а также их лояльности и перспективности, мы можно выделить, наиболее важных для компании клиентов и сконцентрировать усилия на работе с ними. Тем самым сэкономить ресурсы компании и использовать их наиболее эффективным способом;

5. выделять, в зависимости от текущей задачи, группы клиентов с общими характеристиками (сегменты). Например, для персонального предложения 1000 клиентам услуг потребовалось бы 1000 персональных коммерческих предложений, а в случае работы с группами клиентов достаточно 5-7 различных предложений, учитывающих характеристики каждого сегмента. Единое информационное пространство в ООО «Миранта» должно помочь:

- сократить временные затраты сотрудников на выполнение основной деятельности путем автоматизации делового общения;

- оптимизировать процесс документооборота;

- максимально использовать технические средства, организационное и программное обеспечение для повышения эффективности деятельности компании.

Для достижения стратегических целей информационное пространство должно отвечать следующим требованиям:

Таблица 9 - Соответствие информационного пространства ООО «Миранта» поставленным целям»

Цели	Требования к информационному пространству	Выполнение требований в ООО «Миранта»
1. Увеличение оборота	- сохранность информации, - непрерывность информационных потоков, - эффективное использование времени сотрудников	+ - -
2. Снижение или сохранение стоимости товара	- Интернет, - электронная система расчетов	+ -
3. Открытие торговых точек	- эффективное использование времени сотрудников	-
4. Проведение рекламных компаний	- оргтехника, - интернет	+ +
5. Получение доп.скидок от поставщиков	- электронная почта, - эффективное использование времени сотрудников	+ -
6. Поиск новых поставщиков	- электронная почта	+
7. Расширение производства	- электронная почта, - электронная система расчетов	+ -

Анализ таблицы показывает, что для реализации целей ООО «Миранта» не выполняются следующие требования к информационной системе:

- электронная система расчетов;

- эффективное использование времени сотрудников;

- непрерывность информационных потоков.

3.2 Разработка информационных потоков в ООО «Миранта»

Для повышения эффективности информационного пространства и возможности реализации целей ООО «Миранта» необходимо устранить следующие недостатки информационных потоков:

- коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

- устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое;

- распределить информационную нагрузку по всем подразделениям равномерно.

Таблица 10 - Распределение документов по подразделениям

Подразделение	Виды документов	Итого документов
	Отчетные	Плановые	Исполнительные
Бухгалтерия	1. Отчет о прибылях убытках 2. Финансовая отчетность	1. План работы на месяц (инвентаризация и т.д.)	1. Счета-фактуры 2. Накладные 3. Платежные поручения 4. Нормативы 5. Тарифные ставки	8
Отдел продаж	1. Отчет по продажам 2. Отчет по эффективности рекламной акции 3. Портрет потребителя	1. План продаж 2. План продвижения товара	1. Договора с клиентами 2. Порядок заключения договоров 3. Должностные инструкции	8
Производство	1. Отчет по произведенной продукции 2. Отчет о техническом состоянии оборудова-ния	1. План закупа материалов 2. План производства 3. План разработки нового товара	1. Нормативы 2. Должностные инструкции 3. Техника безопасности	8
Технический отдел	1. Отчет о расходах ГСМ 2. Отчет о состоянии транспорта 3. Отчет о произведенных доставках 4. Отчет «характеристика потре бителей»	1. План доставки товара клиентам 2. План обслуживания клиентов	1. Должностные инструкции 2. Техника безопасности

Равномерное распределение количества форм документов по отделам позволит распределить информационную нагрузку.

Использование электронного документооборота даст возможность:

- коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

- устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое.

3.3 Формирование компонентов нового информационного пространства ООО «Миранта»

Для устранения выявленных в работе информационного пространства ООО «Миранта» недостатков и возможности реализации целей необходимо:

- минимизировать личные коммуникации с целью более эффективного использования времени сотрудников;

- провести внедрение дополнительного программного обеспечения.

Техническое и организационное обеспечение соответствует потребностям компании и информационного пространства. Система работы в Интернет достаточна для достижения целей компании.

Минимизация личных коммуникаций произойдет автоматически при внедрении средств программного обеспечения.

Рекомендуется максимально использовать и настроить следующие возможности имеющейся программы 1С Бухгалтерия 8:

- начисление зарплаты работникам предприятия по окладу с возможностью указать способ отражения в учете отдельно для каждого вида начисления;

- ведение взаиморасчетов с работниками вплоть до выплаты зарплаты и перечисления зарплаты на карточные счета работников;

- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций;

- формирование соответствующих отчетов (по НДФЛ, ЕСН, взносам в ПФР), включая подготовку отчетности для системы персонифицированного учета ПФР;

Также следует использовать сервисные возможности программы 1С Бухгалтерия 8, которые не используются руководством ООО «Миранта»

1. «Центр антикризисного управления» создан специально для получения руководителем оперативной информации о финансовом состоянии и финансовых результатах деятельности организации.

2. «Монитор бухгалтера» позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, а также о сроках уплаты налогов.

3. «Календарь бухгалтера» заблаговременно оповещает о наступлении предусмотренных законодательством сроков уплаты налогов и представления отчетности.

4. Режим проверки соотношений показателей налоговых деклараций предназначен для выявления методических и арифметических ошибок, допущенных пользователем при составлении отчетов.

Следующим этапом совершенствования информационного пространства ООО «Миранта» будет являться внедрение программного продукта «1С: CRM ПРОФ».

Вся информация о контрагентах переноситься из различных источников в единую базу «1С: CRM ПРОФ». Карточка контрагента и контактного лица позволяет классифицировать их по различным параметрам, влияющим, например, на продажи или перспективность сотрудничества и т.п. По всем типам данных возможен анализ в отчетах и составление выборок, например, для осуществления рассылки по e-mail или телемаркетинга. Документ «Событие» позволяет фиксировать историю взаимоотношений с контрагентами и контактными лицами.

Для решения проблемы «информационных провалов» существует несколько эффективных инструментов, таких как: передача в информационной системе сообщений между сотрудниками, поручения, и автоматическая маршрутизация задач бизнес-процессов внутри компании.

Передача сообщений между сотрудниками в информационной системе имеет ряд преимуществ. Например:

- устно переданная информация может быть забыта, а post-it, приклеенный на монитор, может отклеиться и быть выброшенным. Чтобы этого не случилось информацию лучше передавать в письменном виде через систему автоматизации;

- если сотрудник передает заявку в другое подразделение, он может через какое-то время видеть статус этой заявки, какие действия по ней были предприняты адресатом;

- если один сотрудник выполнил свою задачу бизнес-процесса, то система автоматически создает следующую задачу другому сотруднику, не теряя время на передачу информации;

- если руководителю необходимо поручить какое-либо задание конкретному сотруднику и назначить контролера его выполнения, то это можно сделать с помощью бизнес-процесса.

Обмен информацией в «1С: CRM ПРОФ» происходит в основном с помощью: документа «Событие», бизнес-процесса «Поручение» и задач основных бизнес-процессов компании. Механизм передачи «События» ответственному позволяет гарантированно доставить информацию сотруднику и проконтролировать статус ее обработки. Бизнес-процесс «Поручение» и «Отчет по бизнес-процессам» представляют собой подсистему выдачи и контроля исполнения поручений с автоматическими уведомлениями контролера о стадиях выполнения поручения. Основные бизнес-процессы компании позволяют автоматически создавать задачи для ответственных сотрудников, связывать цепочкой работ различные подразделения компании, задавать необходимые на данном этапе бизнес-процесса действия с помощью документов и инструкции, рассчитывать вероятность успешного окончания бизнес-процесса, контролировать ход бизнес-процессов с помощью отчета.

В программе «1С: CRM ПРОФ» возможно управление бизнес-процессами.

Реализация методики управления бизнес-процессами и административными регламентами (BPM, Business Process Management) позволяет задать единые стандарты работы компании.

Получаемые возможности:

- копирование опыта лучших сотрудников,

- четкие инструкции и правильная работа сотрудников в стандартных ситуациях;

- руководство получает мощный инструмент управления, позволяющий оперативно выявлять проблемы в рабочих процессах, совершенствовать и прогнозировать число успешно завершенных процессов;

- значительно повышается контроль над состоянием бизнеса.

Бизнес-процесс нужен внутри системы автоматизации, чтобы:

- задать правильную последовательность действий для достижения требуемого результата;

- компания работала в едином ритме. Можно проанализировать ход выполнения текущих бизнес-процессов и выявить стадии (задачи), на которых теряется время;

- прогнозировать продажи («Воронка продаж») и корректировать работу сотрудника/подразделения/компании. Каждый сотрудник видит прогноз его продаж на период, может планировать и правильно расставлять приоритеты своей работе. Руководство видит прогноз по компании в целом и при необходимости может принять корректирующие действия;

- контролировать процесс выполнения выданных поручений. Руководитель, перегруженный работой, выдает поручение сотруднику, а для того, чтобы не забыть проверить результаты работы, формирует отчет по выданным поручениям.

В программе «1С:CRM ПРОФ» создан полноценный механизм управления бизнес-процессами. Карта маршрута бизнес-процесса создается в режиме Конфигуратор, а остальная настройка происходит в режиме пользователя. Есть возможность создавать шаблоны бизнес-процессов, описывать их параметры, задавать необходимые на данном этапе бизнес-процесса действия (с помощью документов и инструкции), рассчитывать вероятность успешного окончания бизнес-процесса, контролировать его ход с помощью отчета, изменять параметры шаблона в процессе выполнения и досрочно завершать бизнес-процесс.

Основные бизнес-процессы компании позволяют автоматически создавать задачи для ответственных сотрудников, связывать цепочкой работ в единое целое различные подразделения компании.

В «1С:CRM ПРОФ» включены готовые универсальные бизнес-процессы: Продажа, Согласование коммерческого предложения, Согласование договора, Маркетинговое мероприятие, Сервис, Разбор жалобы, Поручение. Есть возможность быстро создать свои бизнес-процессы и связывать их с документами.

Программа имеет ряд дополнительных возможностей, полезных на предприятии по производству мебели.

1. Управление качеством. В деятельности практически любой компании бывают сбои. И эти сбои превращаются в конкретные жалобы клиентов, которые нужно обрабатывать. «1С:CRM ПРОФ» включает в себя подсистему фиксации, разбора и анализа поступающих от клиентов жалоб. Создан специальный типовой бизнес-процесс «Разбор жалобы», регламентирующий порядок работы.

2. Управление знаниями. В процессе работы компании у сотрудников накапливается опыт и специальные знания, которые необходимо аккумулировать. «1С:CRM ПРОФ» включает в себя подсистему «База знаний», которая позволяет собирать, систематизировать, хранить и получать быстрый доступ к информации. Примерами хранимой в «Базе знаний» компании информации являются внутренние регламенты, описание товаров и услуг компании, информация о конкурентах, ответы на часто задаваемые вопросы и т.п.

3. Интеграция с каналами коммуникаций. Консолидировав клиентскую базу в единой системе и проведя анализ клиентов, у компании часто возникает потребность в коммуникациях с определенным клиентским сегментом. Интеграция «1С:CRM ПРОФ» с каналами коммуникаций (офисная АТС, e-mail, подготовка почтовых отправлений, SMS и Факс) позволяет значительно снизить среднюю стоимость одного контакта с клиентом, связываться с клиентами удобным для них способом непосредственно из CRM-системы, используя нужную в данный момент выборку.

Проект внедрения CRM-системы обычно связан с глубокими организационными изменениями в компании. В первую очередь, компания должна принять идею клиентоориентированности, а затем уже выбрать себе инструмент и консультанта по внедрению.

3.4 Анализ эффективности новой системы единого информационного пространства ООО «Миранта»