Формирование единого информационного пространства фирмы

Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации управленческой деятельности по сравнению с традиционными:

- обеспечивается высокая эффективность принятия решений;

- рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия;

- поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;

- устраняется дублирование функций;

- повышается эффективность работы в целом;

- снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.

Таблица 11 - Меры по совершенствованию информационного пространства в ООО «Миранта»

Улучшение отношений с клиентами произойдет автоматически при устранении указанных недостатков.

Экономические показатели

Затраты:

- установка программного обеспечения «1С: CRM ПРОФ» - 10 800 руб.

- дополнительная настройка «1 С-бухгалтерии 8» - 3 000 руб.

Итого затраты: 13 800 руб.

Экономические выгоды

- повышение производительности труда в среднем на 20%;

- качественное повышение эффективности коммуникаций (устранение потерь информации, информационная непрерывность, равномерность информационной загруженности и т.д.) определит количественное увеличение прибыли предприятия.

Затраты на з/п сотрудников составляют 950 000 руб. / мес.

Оборот компании - 15 млн. руб./мес.

Прибыль (за вычетом прямых производственных затрат) - 20% -

это 3 млн. руб.

Повышение производительности труда при сохранении объема работы повлечет за собой сокращение расходов на з/п на 20% - экономия составит 190 000 руб.ежемесячно

Повышение эффективности коммуникаций приведет к увеличению количества заказов примерно на 7%. Соответственно, оборот составит 16 млн. руб. Прибыль 20% - 3,2 млн. руб. Прибыль увеличится на 200 000 руб.

Соответственно, общие экономические выгоды - 390 000 руб. в месяц.

Обновление информационного пространства необходимо производить 1 раз в 1-2 года. Этот срок объясняется:

- ростом компании;

- изменением конъюнктуры рынка;

- изменением общей законодательной базы;

- научно-техническим прогрессом и появлением новых технологических и технических возможностей.

Все это влечет за собой необходимость совершенствования информационного пространства внутри компании.

Возьмем средний срок - 1,5 года (18 месяцев)

За 18 месяцев экономические выгоды составят 390 000 * 18 = 7 020 000.

Вычтем из этой суммы затраты на совершенствование информационного пространства в ООО «Миранта»:

7 020 000 - 13 800 = 7 006 200 руб.

Т.е. экономический эффект от совершенствования информационного пространства ООО «Миранта» составит 7 млн.руб.

Таким образом, принимаемые меры должны увеличить эффективность информационного пространства ООО «Миранта», а, следовательно, и эффективность бизнеса в целом.

Выводы по Главе 3

Для реализации целей ООО «Миранта» не выполняются следующие требования к информационной системе: электронная система расчетов; эффективное использование времени сотрудников; непрерывность информационных потоков.

Для повышения эффективности информационного пространства и возможности реализации целей ООО «Миранта» необходимо устранить недостатки информационных потоков.

Использование электронного документооборота даст возможность коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1; устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое.

Для устранения выявленных в работе информационного пространства ООО «Миранта» недостатков и возможности реализации целей необходимо: минимизировать личные коммуникации с целью более эффективного использования времени сотрудников; провести внедрение дополнительного программного обеспечения.

Техническое и организационное обеспечение соответствует потребностям компании и информационного пространства. Система работы в Интернет достаточна для достижения целей компании.

Минимизация личных коммуникаций произойдет автоматически при внедрении средств программного обеспечения.

Рекомендуется максимально использовать и настроить следующие возможности имеющейся программы 1С Бухгалтерия 8, внедрить программный продукт «1С: CRM ПРОФ».

Все это позволит увеличить эффективность информационного пространства ООО «Миранта».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проделанной работы можем сформулировать выводы.

Научного определения понятия «единое информационное пространство» еще не предложено, хотя словосочетание «информационное пространство» применяется чрезвычайно широко, но его содержание как научного понятия не достаточно разработано.

Основными компонентами информационного пространства являются: информационные ресурсы, средства информационного взаимодействия, информационная инфраструктура.

Деятельность по формированию единого информационного пространства предприятия имеет несколько этапов: анализ бизнес-процессов организации, анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов, формирование требований к информационной системе, проектирование, решение задач обеспечения работы сотрудников на автоматизированных рабочих местах, этап информатизации на предприятии.

Эффективность формирования единой информационной системы оценивают несколькими способами: оценка непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта, смешанный подход , TCO.

Анализ информационного пространства в ООО «Миранта» включал в себя анализ информационных потоков, анализ компонентов информационного пространства, а также расчет эффективности информационного пространства ООО «Миранта».

Анализ информационных потоков в бизнес-процессах показал, что наиболее загруженным информационно является отдел продаж, на втором месте - производство. Это говорит о наличии лишних форм документов, которые необходимо пересмотреть, упростить или упразднить. При этом в техническом отделе практически отсутствует отчетность. В бухгалтерии также минимальное количество документов, что может быть связано с недостаточным контролем финансовой деятельности.

Показатель непрерывности информационных потоков по бизнес-процессам различен: сбыт продукции - 0,93, разработка нового товара - 0,85.

- планирование - 0,59. Показатель не соответствует норме ни в одном бизнес-процессе - это говорит о несовершенстве информационных отношений в компании.

Анализ входящих-исходящих документов показал потерю одного документа (входящих - 33, исходящих - 32) - информационные потери составляют около 3%. Следовательно, часть информации не доходит до своего адресата.

Для реализации целей ООО «Миранта» не выполняются следующие требования к информационной системе: электронная система расчетов проектов; эффективное использование времени сотрудников; непрерывность информационных потоков.

Для повышения эффективности информационного пространства и возможности реализации целей ООО «Миранта» необходимо устранить следующие недостатки информационных потоков:

- коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

- устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое;

- распределить информационную нагрузку по всем подразделениям равномерно.

Использование электронного документооборота даст возможность:

- коэффициент непрерывности информационных потоков довести до показателя 1;

- устранить потерю информации при передаче из одного подразделения в другое.

Для устранения выявленных в работе информационного пространства ООО «Миранта» недостатков и возможности реализации целей необходимо:

- минимизировать личные коммуникации с целью более эффективного использования времени сотрудников;

- провести внедрение дополнительного программного обеспечения.

Техническое и организационное обеспечение соответствует потребностям компании и информационного пространства. Система работы в Интернет достаточна для достижения целей компании.

Минимизация личных коммуникаций произойдет автоматически при внедрении средств программного обеспечения.

Рекомендуется максимально использовать и настроить следующие возможности имеющейся программы 1С Бухгалтерия 8, а также првести внедрение программного продукта «1С: CRM ПРОФ».

Ожидаемый экономический эффект составит около 7 млн. руб. за период эксплуатации обновленного информационного пространства.

Принимаемые меры должны увеличить эффективность информационного пространства ООО «Миранта», а, следовательно, и эффективность бизнеса в целом.

Таким образом, в процессе работы были решены поставленные задачи, посредством которых достигнута цель - оценка единого информационного пространства ООО «Миранта» г. Челябинска и выработка мероприятий по её совершенствованию, которые базируются на изучении и анализе применяемых компонентов информационного пространства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: ООО Управление персоналом. - 2005 г. - 189 с.

2. Ветлугина И.М. Теоретические основы информационного моделирования. Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во Дальневост. Ун-та, 2007. - 321с.

3. Информатика: учеб. пособие для студ. / сост.: А. В. Могилев, Н. И. Пак. - М.: Издательский центр «Академия», 2009. - 608 с.

4. Информатика Учебник. / Под ред Н.В. Макаровой. - 4-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 201 с.

5. Информационный менеджмент: краткий курс. Учебное пособие/ Васюхин О. В., Варзунов А. В. - СПб.: СПбГУ ИТМО, 2010. - 294 с.

6. Информационно-аналитические понятия: Учебно-метод. пособие / З.Н. Бетина, Д.А. Бетин. - Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. - 96 с.

7. Компьютерные технологии в жизненном цикле изделия: Учебное пособие / Яблочников Е.И. , Фомина Ю.Н., Саломатина А.А. - СПб: СПбГУ ИТМО, 2010. - 239 с.

8. Информационные технологии управления проектами: Учеб. пособие / Н.М. Светлов, Г.Н. Светлова Г.Н., ФГОУ ВПО РГАУ-МСХА им. К.А. Тимирязева, 2007. - 269 с.

9. Рагулин П.Г. Теоретические основы информационных технологий. Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во Дальневост. Ун-та, 2008. - 231с.

10. Советов Б.Я. Информационные технологии: Учеб. Для вузов. - М.: Высш. шк., 2009. - 134 с.

11. Алиев В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: учебное пособие. - М.: «ФОРУМ»: ИНФРА-М. 2007. - 253 с.

12. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. - 253 с.

13. Басаков М.И.Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - Ростов-на-Дону: Феникс. - 2007. - 177 с.

14. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводства и документооборот. - М.: Эксмо. - 2007. - 168 с.

15. Благовещенская М.М., Злобин Л.А. Информационные технологии систем управления технологическими процессами. - М.: Высшая школа, 2009. - 198 с.

16. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2010. - 420 с.

17. Деловая игра «Виртуальная фирма компьютерной техники»/ Афанасьева Т. В. - Ульяновск: УлГТУ, 2007. - 111 с.

18. Журавлева Т.Ю. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel. - М.: МГОУ, 2011. - 204 с.

19. Информационные системы в экономике/ И.В. Чернышев, А.Н. Никулин, Д. Н. Расторгуев. - Ульяновск: УлГТУ, 2009. - 154 с.

20. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике. - М.: Омега-Л, 2008. - 464 с.

21. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. документационное обеспечение управления. - Новосибирск: Новосибирский институт народного хозяйства. - 2008. - 307 с.

22. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М. - 2007. - 201 с.

23. Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. - М.: Дашков и Ко, 2009. - 230 с.

24. Климова, М.А. Документооборот как средство правового оформления хозяйственных операций. - М.: ФГУ"Редакция "Российской газеты". - 2008. - 356 с.

25. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 2007. - 153 с.

26. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009. - 149 с.

27. Милова В.М., Семенова, Е.Г., Виноградов, А.А и др. Документирование систем качества. - СПб.: ГУАП. - 2009. - 205 с.

28. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008. - 312 с.

29. Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009. - 297 с.

30. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. - М.: ИндексМедиа. - 2007 г. - 112 с.

31. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007. - 341 с.

32. Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практические упражнения. - М.: Академия, 2009. - 177 с.

33. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике. - М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2008. - 463 с.

34. Трахтенгерц Э.А. Компьютерные методы реализации экономических иинформационных управленческих решений: Методы и средства. - М.: СИНТЕГ, 2009. - 172 с.

35. Труханович, Л.В., Щур, Д.Л Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: Изд-во: Дело и сервис. - 2009. - 199 с.

36. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы. - М.: Форум, Инфра-М, 2009. - 221 с.

37. Филимонова Е.В, Информационные технологии в профессиональной деятельности. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. - 167 с.

38. Филимонова Е.В., Черненко Н.А., Шубин А.С. Информационные технологии в экономике. - М.: Феникс, 2008. - 448 с.

39. Хеннер Е.К. Информационное пространство. - М.: Издательский центр «Академия», 2009. - 608 с.

40. Информационная культура, информационная грамотность и компью-терная компетентность [Электронный ресурс]: http://www.ifap.ru

41. Информационная культура [Электронный ресурс]: http://www.fio.ru

42. Кравец В.А., Кухаренко В.Н. Вопросы формирования информационной культуры [Электронный ресурс]: http://www.e-joe.ru

43. Об информационной культуре [Электронный ресурс]: http://synopsis.kubsu.ru

44. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] // http://ru.wikipedia.org

45. [Электронный ресурс] //http://www.intalev.ru

46. [Электронный ресурс] // http://www.termika.ru.

47. Электронный документооборот [Электронный ресурс]// http://www.mdi.ru

48. Этот многообразный мир документооборота [Электронный ресурс]// http://www.iteam.ru

Приложение А

информационный пространство предприятие

Бизнес-процесс «Разработка нового товара»

Приложение Б

Бизнес-процесс «Сбыт продукции»

Приложение В

Бизнес-процесс «Планирование»

Размещено на Allbest.ru