Советы по экономии времени предпринимателей

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

Какова бы ни была сфера Вашей деятельности, если Вы занимаетесь бизнесом, то обязательно имеете дело с многообразием ресурсов. Люди, деньги, материалы - все важно, все существенно. В одном деле важнее кадры, в другом решающую роль играют деньги, но есть один ресурс, абсолютно важный для всех и всегда. Это - время.

Именно его всегда не хватает деловому человеку, - позвонить еще одному клиенту, составить еще один контракт, проработать еще одну сделку. И тут же мелькает мысль: "Вот если бы в сутках было 48 часов". А на самом деле смогли бы сутки из 48 часов действительно решить проблему? Не постигнет ли Вас в короткое время такое же разочарование, как и при 24 часах, которыми Вы располагаете?

Может быть, не стоит сетовать на законы Вселенной, а стоит научиться управлять тем временем, которое Вам дано? Ведь не случайно Управление временем (или Time Management) - самая популярная тема бизнес-семинаров и тренингов во всем мире за последние 10 лет!

Нужно ли Вам учиться управлять временем? Да, если Вы хотите:

иметь 2-3 “лишних” часа в сутки, работая с прежней интенсивностью

повысить эффективность работы при помощи самоменеджмента

научиться верно выделять главное

вести органайзер с легкостью и удовольствием

научиться эффективно справляться с неожиданными звонками, посетителями, срочными делами, затянувшимися встречами, перегрузками

овладеть механизмами эффективного делегирования

создавать оперативные и перспективные планы развития своей жизни

начать жить и работать, исходя из личной миссии, на основе своих ценностей и принципов

открыть себя в новых областях деятельности.

Обратитесь к наиболее важным для Вас темам:

1. Время - главный ресурс предпринимателя.

Что значит время для Вас?

Стратегия управления Вашим временем и самоменеджмент.

Как определить, на что Вы тратите время.

Как бороться с дефицитом времени: работа над ошибками.

2. Как научиться эффективно планировать время.

Умеете ли Вы планировать время?

Постановка целей.

Определение сроков выполнения работ. Планирование с помощью метода “Альпы”.

Планирование по системе Франклина.

“Прямое” планирование с помощью картотек и дневников времени.

Типичные ошибки при организации планирования времени.

3. Как научиться правильно принимать решения.

Умеете ли Вы принимать решения?

Анализ приоритетности по Эйзенхауэру.

Законы Парето.

Установление приоритетов с помощью “АБВ” анализа.

Техника делегирования полномочий.

Типичные ошибки при принятии решений.

4. “Пожиратели времени” и как с ними бороться.

“Пожиратели времени” - кто они?

Привычка откладывать дела.

“Любимая” и “нелюбимая” работа.

Неумение сказать “нет”.

Подчиненные и коллеги по работе и.

Непрошеные посетители.

Телефонные звонки.

Типичные ошибки.

5. Как грамотно организовать личную работу.

Как создать надлежащие условия работы?

Ваш индивидуальный рабочий стиль.

Ваш ежедневный план дел.

Ваш рабочий стол.

Ваш секретарь.

Типичные ошибки и самоконтроль.

6. Как научиться работать с документами.

Насколько продуктивна Ваша “бумажная работа”?

Ваша цель - минимум документов.

Краткость - сестра таланта.

Правила “парковки” документов.

Компьютер - друг или враг?

Типичные ошибки в работе с документами.

7. Как проводить собрания и совещания.

Зачем Вам нужны совещания и нужны ли Вы на совещании?

Правила проведения совещаний.

Повестка совещания.

Персональный состав присутствующих.

Время и место проведения совещания.

Продолжительность совещания.

Роль и функции председателя совещания.

Подведение итогов.

Типичные ошибки при проведении совещаний.

8. Практикум управления временем.

8.1. Материалы к разделу “Время - главный ресурс предпринимателя”:

Принципы организации времени.

Приемы организации времени.

Тест “Ваше отношение к управлению временем”.

Тест “Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем”.

Мини-тест “Стратегия “бегства””.

8.2. Материалы к разделу “Как научиться эффективно планировать время”:

Примерная схема журнала рабочих заданий.

Система учета времени А.Любищева.

Карточка ежедневного учета времени А.Гастева.

Ежедневный учет Вашего времени.

8.3. Материалы к разделу “Как научиться правильно принимать решения”:

Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра).

Тест “Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?”

8.4. Материалы к разделу “Пожиратели времени и как с ними бороться”:

Рациональные переговоры по телефону.

Образцы телефонных бланков

Ваш собственный телефонный формуляр.

8.5. Материалы к разделу “Как организовать личную работу”:

Ваши индивидуальные временные зоны - тест Филипа Зимбардо.

Ваш индивидуальный рабочий стиль - анализ матрицы Эйзенхауера.

Ваш естественный рабочий ритм - тест “Жаворонок или сова?”

Составление Вашего индивидуального рабочего графика.

8.6. Материалы к разделу “Как научиться работать с документами”:

Как быстрее читать газеты и журналы.

Как быстрее читать служебные записки.

Как быстрее читать служебные отчеты.

Как быстрее читать технические руководства.

Как быстрее читать и разбирать почту.

Как повысить свою обычную скорость чтения.

8.7. Материалы к разделу “Как проводить собрания и совещания”:

Пример повестки дня.

Образец приглашения на совещание

Образец протокола совещания.

Контрольный листок для подготовки и проведения совещания.

Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя. Гомер Время, в наиболее общем смысле этой категории, определяется как длительность, последовательность (от прошлого через настоящее к будущему) и смена существования всех вещей, явлений, процессов по отношению друг к другу (раньше, одновременно, позже).

Три наиболее важных особенности времени состоят в том, что оно неотвратимо, необратимо и неповторимо.

Необратимость и неповторимость времени делают особенно важным его экономичное и разумное использование, то есть управление временем.

ЧТО ЗНАЧИТ УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ?

Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь. Алан Лэйкен

Почему есть смысл задуматься об организации своего времени?

Самый простой ответ на вопрос "Зачем это нужно?", наверное, заключается в том, что Ваше время - это одна из важнейших необходимых составляющих Вашей жизни. Что значит "необходимых"? Скажем, без мармелада можно прожить, а без воды и воздуха - невозможно. Так вот время - как воздух. Пока его много, качество его расходования не замечаешь и не ценишь. А когда воздуха начинает не хватать - становится мучительно больно за то, что когда-то его бездумно тратил...

Что такое «управление временем»?

Управление временем (Time Management) - это система повышения личной эффективности путем рационального использования времени. Многие подумают: “Как это нудно - жить по системе, четкому расписанию”. Но ведь речь идет не только о повышении эффективности на работе; методика управления временем применима в любой сфере человеческой жизни.

Управление временем в действительности означает управление своей жизнью. У Вас всегда есть выбор - пустить все на самотек или взять управление в свои руки. Навык управления временем, возможно, станет для Вас инструментом для управления собой, окружением, условиями, обстоятельствами, деньгами.

Действительно ли временем можно управлять?

“Управление временем” - термин относительный. Время нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Время нельзя повернуть вспять, ускорить или замедлить его бег. Нам иногда кажется, что мы управляем самим временем, но это не так: время просто есть, как есть у нас те или иные задачи в жизни, и времени этого в сутках только 24 часа. Реально, чем мы можем управлять - это организация нашей собственной деятельности. Весь вопрос в том, чтобы научиться успевать сделать за короткий срок максимальное количество дел, успевать сделать так, чтобы за короткий промежуток времени ты успел все самое-самое важное для тебя в жизни, все, что продвигает тебя к твоим целям.

Мне кажется, что у нас в России практика управления временем не привьется. Представить себе не могу «нашего» человека, который живет по расписанию, да еще и записывает в таблицу, сколько времени потратил...

Попробуем взглянуть на ситуацию с другой стороны. Во сколько Вы оцениваете час своего времени? (в рублях, у.е., монгольских тугриках - неважно). Сколько процентов Вашего времени тратится, по Вашему мнению, эффективно, а сколько - так себе? А сколько вообще впустую?

Эти вопросы - далеко не плод праздного любопытства. Попытайтесь выразить в денежных единицах ущерб от такой ситуации: землекоп дядя Ваня по некоторым причинам личного характера потерял один час рабочего времени. Прикинули? Отлично. Движемся дальше: от часового простоя землекопа с лопатой перейдем к часовому простою экскаваторщика с экскаватором. Улавливаете разницу? Согласитесь, по карману владельца фирмы потеря одного часа во второй ситуации ударила значительно сильнее, чем в первой.

А теперь попробуйте оценить стоимость потерянного часа Вашего времени (не будем пока уточнять, по чьему карману ударит эта потеря). Учтем образование, опыт работы - это капитал, накопленный в прошлом, и чем его больше, тем Ваш час дороже. Учтем и перспективы: сколько Вы еще можете сделать для себя, для семьи, для всех, кто вам дорог. Чем больше этих возможностей, тем обиднее за каждый час, потраченный впустую. Между тем, часов этих не так уж много. Причем, что самое печальное, в отличие от денежных потерь потери времени не возобновляемы. Нам кажется, что над этим стоит задуматься.

Все-таки, что конкретно мне даст знание методик управления временем?

На первый взгляд, знание методик управления временем не даст Вам осязаемых дополнительных ресурсов - в сутках не появится лишний час, в кошельке не прибавится денег, непонятно откуда не возьмутся люди, готовые с радостью выполнить за Вас работу. И само по себе знание останется бесполезной информацией, если не применять его активно в реальной жизни. Однако использование системы рационального планирования времени, войдя в привычку, будет работать на Вас. И в Ваших силах будет организовать и себя, и людей рядом с вами, будь то коллеги по работе, друзья или родственники.

Многие люди, применяющие систему управления временем в повседневной практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт “инвентаризации” рабочего времени, так и за счёт планирования самой работы. Нельзя однозначно сказать, что даст эта система именно Вам но, возможно, Вы получите следующие результаты:

Вы научитесь понимать, что является важным для достижения поставленных целей.

Вы достигнете своих целей быстрее. Ваша жизнь наполнится новым смыслом и удовлетворением.

У Вас будет четкий и ясный план работы и не менее четкий график работы.

Вы станете более организованным, сократится расход времени на пустяки и отвлекающие дела.

Вы сможете лучше сосредоточиться на наиболее важных вопросах, повысится результативность принимаемых Вами решений.

Вы будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей.

Поскольку Вы сами будете хорошо организованы, Вам будет проще и приятнее работать с Вашим начальником и подчиненными.

У Вас появится больше простора для творчества, поскольку Вы высвободите для этого достаточно времени.

У Вас просто появится больше свободного времени для себя.

Лично я никогда не опаздываю, у меня хватает времени на большинство запланированных дел. Нужно ли мне тратить время на изучение тайм-менеджмента?

Если Вы уже умеете планировать свое время, то у Вас есть возможность упорядочить имеющиеся навыки, привести их в соответствие с системой, и открыть для себя новые интересные возможности самомотивации. Методика повышения личной эффективности путем оптимальной организации своего рабочего времени даст Вам возможность научиться находить время для важных дел, расставлять приоритеты, четко формулировать цели, ставить задачи, разрабатывать конкретные планы, как на сегодняшний день, так и на ближайшие месяцы и даже годы.

Сколько времени понадобится на овладение навыками тайм менеджмента?

Как правило, любая привычка вырабатывается в течение 21- 28 дней. Таким образом, первый месяц Вы просто привыкаете, доводите эту систему до автоматизма. Следующие 30 дней - это период, когда в системе начинают появляться разные подводные камни, которые раньше были незаметны: собственное поведение, привычки, лень - все, что может мешать планировать время. Главная задача на этом этапе - научиться определять эти помехи. На третьем месяце уже при помощи системы управления временем учишься бороться с проблемами, причем каждый раз с новыми. В этой системе можно найти очень много ответов, просто их нужно искать. Мы предлагаем пользоваться ею очень творчески, все время добавлять что-то свое.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Ознакомьтесь с некоторыми афористическими высказываниями известных американских теоретиков и практиков тайм-менеджмента -- Алана Лэйкена и Питера Друкера:

Время -- самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим”.

“Удачливые руководители обладают разными чертами характера и качествами. Но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций для досуга”.

“Самое важное в вашей жизни -- это, в конечном счете. Ваше время”.

Эти высказывания в одном из американских руководств сопровождаются такими призывами:

Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!

Находите время для работы, это -- условие успеха.

Находите время для размышлений, это -- источник силы.

Находите время для игры, это -- секрет молодости.

Находите время для чтения, это -- основа знаний.

Находите время для дружбы, это -- условие счастья.

Находите время для мечты, это -- путь к звездам.

Находите время для любви, это -- истинная радость жизни.

Находите время для веселья -- это музыка души.

СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВАШИМ ВРЕМЕНЕМ И САМОМЕНЕДЖМЕНТ

Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе. Народная мудрость Наука управления рабочим временем основана на двух «китах» - умелом планировании времени и привычке в деталях исполнять запланированное. А над этими «китами» главная цель - получение конкретных результатов работы. Результаты - это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально потраченного времени.

«Стратегия управления временем» - что это такое?

Основными элементами стратегии управления временем являются:

а) Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь. Он включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, тестирования, сопоставление, консультации, непосредственно предшествующие планированию.

б) Планирование использования времени. Планирование предполагает постановку целей, разработку самого плана использования времени и доведение его до исполнителей.

в) Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи, условно говоря, разбиваются на две основные категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с Вашей относительной личной свободой. Разумеется, степень их сложности и срочности может быть разной. Одно дело - написать две строчки распоряжения, и совсем другое - подготовить доклад или статью для журнала. Вторая категория - это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Например, организация переезда офиса на другое место. В любом случае, задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

г) Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения планов. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения достижения оптимальных результатов. Получение запланированных результатов работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме - главная цель процесса управления временем. Ибо, что бы мы не говорили, без достойных результатов вся наша работа превращается в ббессмысленный набор действий.

Что такое «самоменеджмент» и какова его роль в реализации стратегии управления временем?

Лотар Зайверт, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Германия), определил самоменеджмент как последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и уметь преодолевать внешние обстоятельства.

Применительно к стратегии управления временем, самоменеджмент может быть представлен как своего рода “круг правил” или набор методик, позволяющих оптимально и со смыслом использовать свое время.

Какие конкретные приемы и методики управления временем используются в практике самоменеджмента?

Перечень основных принципов управления временем приведен в нашем ПРАКТИКУМЕ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ.

Наверняка, часть технических приемов и методов управления временем, которые используются в практике самоменеджмента, покажется Вам знакомой. Действительно, кто из нас не слышал о составлении распорядка дня, расстановке рабочих приоритетов, техниках делегирования полномочий и проведения совещаний? Новым для Вас будет понимание того, для решения каких конкретных задач используются те или иные приемы.

Ниже приведена систематизация рабочих приемов и методов самоменеджмента, используемых для достижения конкретных результатов. Вы можете ознакомиться с заинтересовавшими Вас техниками, обратившись к соответствующим разделам нашего модуля,

Техники самоменеджмента в управлении временем Функция, задача Рабочие приемы, методы Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...) 1. Постановка целей Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, сроков и ближайших шагов, фиксация 2. Планирование Стратегическое и оперативное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод "Альпы", система Франклина, "прямое" и "обратное" планирование, ведение "дневника времени" Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и планирование времени, сокращение сроков исполнения 3. Принятие решений Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение) Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности продуктивность трудовых затрат 4. Реализация и организация Распорядок дня, график продуктивности, дневной рабочий план Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля 5. Контроль Контролирование процесса работы, контролирование достижения поставленных целей, обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни 6. Информация и коммуникации Рациональные совещания, рациональное ведение переговоров, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше "бумажной войны"

Перечень методик впечатляет... Но с чего мне все-таки начать?

Действительно, прежде чем усовершенствовать что-то, надо посмотреть, а как обстоят дела сейчас, конкретно у меня, в эту минуту? Знание исходной ситуации - это точка отсчета, отталкиваясь от которой Вы начнете движение вперед. Начните с инвентаризации Вашего рабочего времени, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени. Подробнее об этом можно узнать в разделе «Как определить, на что Вы тратите время».

Существуют ли правила, позволяющие повысить эффективность самоменеджмента?

Да, такие правила существуют, и они достаточно просты. Мы постарались сформулировать их в виде практических рекомендаций:

НЕ БРАТЬСЯ ЗА МНОЖЕСТВО ДЕЛ В ТЕЧЕНИЕ ОДНОГО ДНЯ

НА ТЕКУЩИЙ ДЕНЬ ПЛАНИРОВАТЬ 2 - 3 ПЕРВООЧЕРЕДНЫХ И 4 - 5 МЕНЕЕ ВАЖНЫХ ДЕЛ

НАЧИНАТЬ ДЕНЬ С БОЛЕЕ СЛОЖНЫХ, ВАЖНЫХ И МЕНЕЕ ПРИЯТНЫХ, А ЗАКАНЧИВАТЬ - БОЛЕЕ ПРОСТЫМИ И ПРИЯТНЫМИ

ЕЖЕДНЕВНО ОСТАВЛЯТЬ ВРЕМЕННОЙ ЗАПАС 20 - 30% ДЛЯ НЕПРЕДВИДЕННЫХ ЗАРАНЕЕ ДЕЛ

НЕ ДЕЛАТЬ ЗАДАНИЕ САМОМУ, ЕСЛИ ЕГО МОЖНО КОМУ-ЛИБО ПОРУЧИТЬ

НЕ БРАТЬСЯ ЗА НОВОЕ ДЕЛО, НЕ ЗАВЕРШИВ РАНЕЕ НАЧАТОЕ

Какой общий вывод можно сделать из этих правил? Он достаточно прост: хорошая организация труда - залог успеха в борьбе за время. Необходимо подумать о том, как стать организованным и сохранить это качество навсегда.

Полезные советы

Чтобы организовать себя и успешно распоряжаться своим временем, необходимо знать три вещи:

ЦЕЛИ (ЛИЧНЫЕ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ), КОТОРЫХ ВЫ ХОТИТЕ ДОСТИЧЬ

КАК ВЫ СЕЙЧАС РАСХОДУЕТЕ СВОЕ ВРЕМЯ

КАК НЕОБХОДИМО РАСХОДОВАТЬ ВРЕМЯ, ЧТОБЫ ДОСТИЧЬ ВАШИХ ЦЕЛЕЙ

КАК ОПРЕДЕЛИТЬ НА ЧТО ВЫ ТРАТИТЕ СВОЕ ВРЕМЯ

Наибольшую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую - на безделье, и всю жизнь - не на те дела, что нужно. Укажешь ли ты мне такого, кто ценил бы время... Луций Сенека

Интересно, куда все-таки уходит мое время?

Чтобы ответить на этот вопрос, давайте попробуем объективно оценить Вашу собственную работу с точки зрения трудозатрат. Для этого постарайтесь заполнить приведенный ниже тест. Это перечень вопросов, ответив на которые, Вы сумеете нащупать «слабые места» и «горячие точки» в Вашем рабочем расписании. Постарайтесь ответить на них предельно честно, и Вы получите практическую объективную оценку своей работы.

Индивидуальный тест «Проблемы в управлении Вашим временем».

Заполните таблицу. Предлагается три варианта ответов на каждый из вопросов: «да», «нет», «не знаю».

N Вопрос Да Нет Не знаю 1 Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу 2 Я регулярно беру работу на дом 3 Я готовлю ежедневный перечень дел 4 На работе у меня практически не остается времени на себя 5 Мне часто приходится выполнять непредвиденную срочную работу 6 Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время 7 Я трачу много времени на совещания и встречи 8 Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта 9 Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения 10 Много времени у меня уходит на поездки 11 Я постоянно участвую в решении всех спорных вопросах в моем отделе (фирме) 12 Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель 13 Я самостоятельно разбираю свою почту 14 Мне часто бывает трудно довести до конца большое и сложное дело самостоятельно 15 Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию 16 Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать, что работа идет в правильном направлении 17 Я постоянно участвую во всякого рода совещаниях и собраниях 18 Я всегда пишу перечень заданий, которые нужно выполнить 19 Мне нравится обсуждать различные вопросы с коллегами по работе, хотя иногда на это уходит много времени 20 У меня есть должностная инструкция 21 Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок 22 Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности 23 Я трачу много времени на бумажную работу 24 У меня не остается времени на семью, отдых, друзей 25 У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном или большом деле 26 Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то 27 Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе 28 Меня постоянно отрывают от дел 29 Много времени я трачу на поиски нужной мне информации 30 Неприятные дела я всегда откладываю на потом 31 Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами 32 Нередко я просто забываю сделать то, что мне поручено 33 У меня бывает много посторонних посетителей во время работы 34 Я зарываюсь в мелочах, из-за этого у меня постоянные заторы в работе 35 У меня есть ощущение, что мои деловые совещания могли бы быть более эффективными 36 Я люблю работать допоздна 37 Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца 38 При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться 39 У меня есть специальный план обучения для себя и для своих подчиненных 40 Я постоянно встречаюсь с подчиненными, чтобы быть в курсе всех работ 41 После совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого 42 Я часто не обращаю внимания на очень важные детали 43 На выходные я часто беру работу домой 44 Многие дела занимают у меня больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно 45 Я часто не использую свой отпуск до конца 46 Мне нравится менять привычки и приобретать новые 47 Моим подчиненным приходится работать сверхурочно 48 Моя система работы с документами может быть улучшена 49 Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя 50 Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов 51 На моем рабочем месте постоянно звонит телефон 52 Мой секретарь всегда в курсе моих ежедневных планов 53 У меня есть четкий план работ на ближайшие полгода 54 Я поручаю подчиненным только те дела, на которые у меня не хватает времени 55 Я всегда контролирую результаты своей работы и работы своих подчиненных

Обработка результатов теста.

Как видно из таблицы, в ней нет “правильных” или “неправильных” ответов. Одни утверждения демонстрируют эффективность каждодневной работы, другие - упущения, недочеты в ее организации. Ниже приводится разбивка вопросов по группам, заслуживающим наиболее пристального внимания с точки зрения управления временем.

У Вас есть общие проблемы со стратегическим планированием работ, если Вы положительно ответили на вопросы 8, 14, 25, и отрицательно - на вопрос 53. Вопросы данной группы связаны с тем, планируете ли работу заранее, осуществляете поэтапное планирование, контролируете ли ход выполнения длительной работы.

У Вас есть проблемы с оперативным планированием работ, если Вы положительно ответили на вопросы 22, 24, 32, 43 и отрицательно - на вопросы 3, 18, 38, 55. Вопросы данной группы связаны с тем, как именно Вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов, фиксируете ли все происходящие события, контролируете ли оперативное использование рабочего времени.

У Вас есть проблемы в постановке целей и определении сроков выполнения работы, если вы ответили “да” на вопросы 1, 37, 41, 44, 45 и “нет” на вопросы 12, 20, 39, 49. Все эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли Вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач, и какими средствами Вы этого достигаете. Анализ ответов на эти вопросы поможет Вам прояснить ситуацию с результатами Ваших усилий.

Проблемы с определением рабочих приоритетов имеются у Вас, если Вы утвердительно ответили на вопросы 4, 9, 15, 34, 37, 42, 46, 50. Анализ ответов на эти вопросы поможет Вам выяснить, как именно используется Ваше рабочее время, не уходит ли оно целиком на “рутинные” дела, а также, есть ли разрывы между тем, что Вы хотели получить от работы и тем, что есть на самом деле.

Вы неправильно организовали свое взаимодействие с начальством и/или подчиненными, если утвердительно ответили на вопросы 5, 11, 16, 19, 26, 31, 40, 47, 54. Совместная работа - это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда и “на себя оборотиться”.

Проблемы с делегированием полномочий имеются у Вас, если Вы утвердительно ответили на вопросы 2, 7, 11, 13, 26, 36, 40. Может быть, Вы просто боитесь передавать дела другим людям и чувствуете себя в боль шей безопасности, когда занимаетесь мелочами. Вы должны понять, что ничего не поручая, невозможно добиться того, чтобы что-то делали другие.

Вы любите долго “раскачиваться” и стараетесь отложить дела “на потом”, если Вы положительно ответили на вопросы 6, 8, 14, 25,27,30. Эти вопросы касаются Вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений. Несмотря на то, что большинство из нас любят начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

У Вас много времени отнимают внешние “пожиратели”(т.е. сотрудники, телефонные звонки и посетители, которые мешают Вам эффективно работать), если Вы положительно ответили на вопросы 10, 28, 33, 35, 51.“Пожиратели” нарушают наши планы, ломают распорядок рабочего дня, снижают эффективность и производительность нашего труда. Данная группа вопросов поможет Вам определить, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на то, что не имеет непосредственного отношения к работе.

У Вас есть проблемы с организацией и проведением совещаний, если Вы утвердительно ответили на вопросы 7, 17. 35, 41 и отрицательно - на вопрос 49. Данная группа вопросов позволяет определить, насколько эффективно Вы планируете и ведете различные мероприятия и сколько времени на них тратите.

У Вас есть проблемы в работе с документами, если Вы утвердительно ответили на вопросы 21, 23, 29, 48. В любой работе не обойтись без документов. Данная группа вопросов призвана помочь Вам прояснить, как именно Вы работаете с ними: долго ищете нужную информацию, долго знакомитесь с документами, не даете им хода, превращая свой стол в склад для бумаг.

Итак, вопросы поставлены, ответы получены и проанализированы. Вы получили общую картину Вашего отношения к работе, включая и некоторые из Ваших наиболее ярко выраженных проблем и привычек.

Если Вы хотите провести еще более подробную самодиагностику Ваших временных проблем, обратитесь к другим тестам, приведенным в разделе “ПРАКТИКУМ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ”.

КАК БОРОТЬСЯ С ДЕФИЦИТОМ ВРЕМЕНИ: РАБОТА НАД ОШИБКАМИ

Быть может, ты спросишь, как поступаю я, если смею тебя поучать? Признаюсь чистосердечно: как расточитель, тщательный в подсчетах, я знаю, сколько растратил. Не могу сказать, что не теряю ничего, но сколько теряю, и почему, и как, скажу и назову причины моей бедности. Сенека

В предыдущем разделе мы с Вами определили «болевые точки» Ваших временных проблем. Возникает закономерный вопрос: как с ними бороться?

Советуем Вам внимательно ознакомиться с материалами соответствующих разделов модуля «Управление временем». Краткие рекомендации и ссылки на нужные Вам разделы мы представили в виде таблицы.

Проблема Возможные причины Рекомендации Какие разделы модуля "Управление временем" стоит подробно изучить Отсутствие перспективного (стратегического) планирования Неумение увидеть выгоду перспективного планирования. Ориентация на текущие действия. Отсутствие долгосрочных целей. Страх перед будущим. Вы должны понять, что на стратегическое планирование понадобится время, но, в конце концов, оно экономит его. Думайте о результатах, а не об активности самой по себе. Смотрите на будущее позитивно. Сформулируйте долгосрочные цели и обсудите их с коллегами по работе. Не бойтесь масштабной работы. Глава 2 Отсутствие оперативного планирования. Отсутствие четких краткосрочных целей и задач. Неопределенные должностные полномочия. Слабый самоменеджмент. Сформулируйте краткосрочные цели. Обсудите со своими подчиненными круг должностных обязанностей. Готовьте ежедневный план дел. Глава 2, Глава 5 Проблемы в постановке целей и определении сроков выполнения работ. Неумение сконцентрироваться на конкретных работах. Слабое представление о масштабах и сложности работ. Неумение соотнести объем работы с трудозатратами. Постарайтесь определить, каких результатов Вы хотите достичь в итоге выполнения конкретной работы. Сколько времени Вам понадобится для достижения каждого конкретного результата? Кто еще будет выполнять эту работу? Как Вы ее можете разделить? Составьте план-график выполнения работ с указанием сроков и ответственных исполнителей. Контролируйте ход работ. Глава 2 Отсутствие рабочих приоритетов (порядка выполнения дел в зависимости от их важности и срочности). Широкие интересы. Путаница в порядке выполнения дел в зависимости от важности. Неумение устанавливать порядок дел в зависимости от их срочности. Различайте срочное и важное. Выберите время для ежедневного планирования. Это оплатится вам сторицей. Говорите "нет". Делайте первоочередные дела в первую очередь. Развивайте свою собственную философию времени. Соотносите выполнение дел в зависимости от их важности с теми событиями, которые происходят. Глава 3 Перегрузка из-за отсутствия делегирования полномочий. Желание сделать все самому. Опасение, что подчиненные не смогут с ними справиться. Неуверенность в компетентности подчиненных. Больше дел поручайте другим. Обучите подчиненных. Разрешайте им ошибаться. В случаях необходимости поменяйте их. Передавайте дела полностью. Сбалансируйте объем работ. Увеличьте штаты, перераспределите порядок выполнения дел в зависимости от их важности. Глава 3 Управление в условиях кризиса, спешка. Неправильная организация взаимодействия с руководством и подчиненными. Нереалистичная оценка времени. Неумение сказать "нет". Нечеткая постановка задач и слабый контроль за работой. Нетерпеливость в отношении деталей. Применяйте те же приемы, что и при отсутствии планирования. Планируйте время на возможные перерывы в работе. Ориентируйтесь на имеющиеся возможности. Учитесь говорить "нет" руководству, коллегам по работе и подчиненным. Не жалейте сил, чтобы сделать все, как следует. Это сэкономит время, которое вы потратите на переделку. Глава 2 Глава 4 "Раскачка" в выполнении дел, нерешительность Наличие "любимой" и "нелюбимой" работы. Неуверенность в точности фактов. Страх последствий возможной ошибки. Отсутствие умения принимать рациональные решения. Если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, то это парализует возможность анализа этих фактов. Улучшите систему сбора и уточнения фактов. Принимайте риск как неизбежность. Решайте, не имея перед собой всех фактов. С передачей дела другому человеку передайте ему и право на ошибку. Используйте ошибку как возможность извлечь из нее уроки. Соберите факты, поставьте цели, продумайте все возможные решения и нежелательные последствия, примите решение и выполняйте его. Глава 4 Неспособность сказать “нет” Боязнь обидеть кого- либо. Отсутствие готовых отговорок. Честный ответ не должен быть обидным. Пример: “Мне очень жаль, но я вынужден сделать Вам следующее предложение...”. Лучшим извинением служит честное признание, что у Вас нет времени. Предпосылка к тому, чтобы сказать “нет”, состоит в том, что Вы ежедневно планируете свою работу и знаете ограниченность своего времени. Глава 4 Постоянные посетители Удовольствие от общения. Неумение отказывать. Общайтесь в другом месте. Встречайте посетителей в дверях кабинета. Если необходимо, предложите вместе пообедать. Проводите «стоячие» заседания. Отсеивайте посетителей. Чаще говорите «нет». Будьте недоступны. Отмените политику открытых дверей. Глава 4 Частые или долгие телефонные разговоры Отсутствие самодисциплины. Стремление быть информированным и включенным во все дела. Отсеивайте и группируйте телефонные звонки. Подключите секретаря. Будьте кратким в разговоре. Не включайтесь ни в какие дела, кроме тех, которые имеют решающее значение. Вмешивайтесь только в исключительных случаях. Глава 4 Обычные дела и текучка Неумение организовать личную работу. Отсутствие порядка выполнения дел. Слишком большой контроль над деятельностью подчиненных. Чувствуете себя в большей безопасности, когда занимаетесь мелочами. Сформируйте свой индивидуальный рабочий стиль. Ставьте цели и концентрируйте усилия на их выполнении. Не бойтесь принимать решения. Четко придерживайтесь ежедневного плана дел. Наладьте взаимодействие секретарем и подчиненными. Смотрите на результаты, не вникайте ни в детали, ни в методы работы. Глава 5 Слабая организация работы с документами и информацией Информационный взрыв. Чрезмерное увлечение компьютером. Неумение свести к минимуму бумажную работу и отсеивать ненужное. Читайте выборочно. Обучайтесь скорочтению. Пользуйтесь данными компьютера только при необходимости. Помните принцип Парето. Поручайте работу с документами своим подчиненным. Глава 6 Неэффективные заседания и совещания Страх взять на себя ответственность за принятие решения. Нерешительность Слишком много связей. Плохое ведение заседания. Принимайте решения, не устраивая заседаний. Принимайте решения даже в том случае, если какими-то фактами Вы не располагаете. Не созывайте совещаний, в которых нет необходимости. Заранее составляйте повестку дня. Придерживайтесь темы заседания, как можно скорее готовьте короткие записи. Глава 7

Удержишь в руках сегодняшний день - меньше будешь зависеть от завтрашнего... Все у нас чужое, одно лишь время наше. Луций Сенека Планирование означает подготовку к реализации целей. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда, т.е. если у Вас есть конкретный план использования времени

Умеете ли Вы планировать время?

Постановка целей.

Определение сроков выполнения работ.

Планирование с помощью метода «Альпы».

Планирование по системе Франклина.

«Прямое» планирование с помощью картотек и дневников учета времени.

Типичные ошибки при организации планирования времени.

УМЕЕТЕ ЛИ ВЫ ПЛАНИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ?

Истинно велик тот человек, который овладел своим временем. Гесиод

Как узнать, хорошо ли я планирую свое время?

Попробуйте честно ответить на следующие вопросы:

Есть ли у меня долгосрочные цели и план их реализации?

Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?

Знаю ли я примерное распределение времени, необходимое для выполнения предстоящих дел?

Составляю ли я четкое расписание работы на текущий день?

Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?

Продолжаю ли я работать дома по вечерам?

Бывает ли у меня ощущение, что я “тону в мелочах”?

Часто ли я спешу?

Если на большинство из предложенных вопросов Вы ответили утвердительно, скорее всего, у Вас есть проблемы в области планирования времени. Что делать? Следующий вопрос, который у Вас скорее всего возникнет:

Можно ли научиться планировать свое время более эффективно?

Научиться эффективно планировать время не так просто! Даже те, кто серьезно и обстоятельно занимаются этим, не могут дать стопроцентной гарантии, что у них все получилось. Тем не менее, научиться планировать время можно и нужно. Помните: Ваше время - в Ваших руках, а научившись планировать время, Вы сможете к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Как правильно составить план моих дел?

Хороший план должен соответствовать определенным требованиям. Вот они:

В перечне видов деятельности не должно быть места невыполнимым делам

Учитывайте сложность каждого конкретного задания, временные и прочие затраты на его выполнение

Предусмотрите поправки на непредвиденный случай, а также рассчитайте время на выполнение того или иного задания

Четко определите приоритеты как один из решающих факторов рационального использования времени (подробнее об этом мы поговорим в следующем разделе модуля).

Имеет ли смысл планировать не только работу, но и личную жизнь, отдых?

Мы часто думаем, что быть успешным в работе - это основная задача в жизни. Однако, ставя успех в работе на первое место, мы забываем про то, что если человек не развивается как творческая личность, не чувствует себя значимым, нужным, отдохнувшим, то очень скоро социальные успехи на работе будут или повторяться, или потихонечку сходить на нет, и работа станет казаться скучной. Вот чтобы этого не происходило как раз и нужно планировать личную жизнь, здоровье, межличностные отношения - все это просто делает Вашу жизнь гармоничной. Это как большой корабль, он должен быть без пробоин и трещин, иначе, в конце концов, рассыплется на мелкие части.

Каких только "штучек" не придумали, чтобы облегчить менеджеру процесс планирования времени: перекидные календари, ежедневники, бизнес блокноты, органайзеры, электронные записные книжки, "тайм менеджер". Что лучше использовать?

Многолетний опыт применения различных технических средств планирования показал, что дело не в конкретных "устройствах для планирования", а в системе планирования, которую вы применяете.

Т. Котарбинский, основатель праксеологии (науки об эффективной деятельности человека), полагал, что оптимальная система планирования должна:

обеспечить достижение цели;

не требовать слишком много времени на освоение;

быть удобной при использовании.

Эти моменты мы рекомендуем учитывать при выборе той или иной системы планирования.

Какие системы планирования времени Вы можете порекомендовать для практического применения?

На сегодня существует множество систем и методик планирования времени, в основном, принадлежащих зарубежным авторам. Выбрать из них «наилучшую» достаточно сложно, так как у каждой есть свои достоинства и недостатки. Кроме того, нельзя забывать, что любая подобная система создавалась автором с учетом его собственного рабочего стиля, конкретных задач и потребностей. С наиболее популярными системами и методами планирования времени Вы можете ознакомиться в данном разделе. Если какая-либо из предложенных систем Вам полностью подойдет - замечательно, если нет - попробуйте взять из каждой системы лучшее и создать что-то свое. Не получится сразу - пробуйте другое. Помните, что главное- это Ваше упорство и желание достигнуть поставленных целей.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Трудности с планированием времени, как правило, возникают не при изучении методов планирования, а при попытке внедрить их в практику Вашей собственной работы. Поэтому, переходя к практическому освоению планирования, постарайтесь последовательно придерживаться следующих рекомендаций.

ПО ПОВОДУ КАЖДОГО ИЗ ОСВАИВАЕМЫХ МЕТОДОВ, -- КАКИМИ БЫ БАНАЛЬНЫМИ ОНИ НИ КАЗАЛИСЬ, -- ЗАДУМАЙТЕСЬ: "А ЧТО, СОБСТВЕННО, МЕШАЕТ МНЕ ПОПРОБОВАТЬ ЭТО?" ИЛИ "А ПОЧЕМУ БЫ И НЕТ?".

НАЧИНАЙТЕ С ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЕ КОТОРОЙ ЯВЛЯЕТСЯ ДЛЯ ВАС ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ВАЖНЫМ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫМ. ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ НА ПРАКТИКЕ МЕТОДОВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА ДЕЙСТВУЙТЕ ПО ПРИНЦИПУ УСТАНОВЛЕНИЯ ПРИОРИТЕТОВ. ПОМЕСТИТЕ В ЦЕНТР ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ КАКУЮ-НИБУДЬ ВАЖНУЮ ЗАДАЧУ, НАПРАВИВ НА ЭТО БОЛЬШУЮ ЧАСТЬ СВОЕЙ ЭНЕРГИИ.

НЕ СТАРАЙТЕСЬ СРАЗУ СДЕЛАТЬ ВСЕ И В СОВЕРШЕНСТВЕ. ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛЬНЫЕ ШАГИ.

НЕ НАЧИНАЙТЕ С МЕР, КОТОРЫЕ ХОТЬ И ВЫГЛЯДЯТ ОЧЕВИДНЫМИ, НО ВСТРЕЧАЮТ ВНУТРЕННЕЕ ВАШЕ СОПРОТИВЛЕНИЕ. НАПРИМЕР, ОЧЕНЬ ПОЛЕЗНО ДЕЛАТЬ ПРОБЕЖКУ В 6 ЧАСОВ УТРА, НО ЕСЛИ ВЫ ЛЮБИТЕ ПОСПАТЬ, ТО У ЭТОЙ ЗАТЕИ ОЧЕНЬ МАЛО ШАНСОВ НА УСПЕХ.

КАЖДЫЙ НОВЫЙ МЕТОД НАЧИНАЙТЕ ОСВАИВАТЬ СРАЗУ КАК МОЖНО ИНТЕНСИВНЕЕ, СТАРАЯСЬ ИЗБЕГАТЬ СЛИШКОМ БОЛЬШИХ ПЕРЕРЫВОВ. КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ С ПОМОЩЬЮ ЛИСТКОВ-ПАМЯТОК НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ ИЛИ НЕДЕЛЮ. КРОМЕ ТОГО, ЧТО ЭТО САМОДИСЦИПЛИНИРУЕТ, ЕЩЕ ОДНИМ ПОЛЕЗНЫМ РЕЗУЛЬТАТОМ БУДЕТ РЕГУЛЯРНОЕ ОЩУЩЕНИЕ УСПЕХА.

ДЛЯ ПЕРВОГО ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ВЫБЕРИТЕ ИЗ НИХ ТОЛЬКО ОДНО ВАЖНОЕ И НЕСКОЛЬКО СРАВНИТЕЛЬНО ВТОРОСТЕПЕННЫХ. СНАЧАЛА РЕАЛИЗУЙТЕ ИХ, А УЖ ПОТОМ РАЗВИВАЙТЕ АКТИВНОСТЬ В НОВЫХ НАПРАВЛЕНИЯХ.

РЕШИТЕ, ХОТИТЕ ЛИ ВЫ ОТКРЫТО ЗАЯВИТЬ О СВОИХ ПЛАНАХ ДОБИТЬСЯ ПЕРЕМЕН В СТИЛЕ РАБОТЫ И ЖИЗНИ, А ТАКЖЕ, ВОЗМОЖНО, ПРИВЛЕЧЬ ОКРУЖАЮЩИХ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ВЕРОЯТНОСТИ УСПЕХА. А МОЖЕТ БЫТЬ, ВЫ ЗАХОТИТЕ ПОПРОБОВАТЬ СДЕЛАТЬ ЭТО САМОСТОЯТЕЛЬНО, -- СНАЧАЛА НЕЗАМЕТНО ДЛЯ ДРУГИХ СПРАВИТЬСЯ С НЕКОТОРЫМИ СВОИМИ ПРОБЛЕМАМИ.

СПОКОЙНО ВОСПРИНИМАЙТЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ ИЗВНЕ. НАПРИМЕР, ПОДКЛЮЧИТЕ СВОЕГО ПОМОЩНИКА ИЛИ СЕКРЕТАРЯ, -- ПУСТЬ ОНИ НАПОМИНАЮТ О ВАШИХ НАМЕРЕНИЯХ ПРИМЕНИТЬ НОВЫЙ МЕТОД И КОНТРОЛИРУЮТ ВАС.

ОБСУДИТЕ СВОИ НАМЕРЕНИЯ И ПЛАНЫ С ПОДЧИНЕННЫМИ, ПОПРОБУЙТЕ И ИХ ВОВЛЕЧЬ В РЕАЛИЗАЦИЮ ЗАДУМАННОГО.

НЕ БЕРИТЕ НА СЕБЯ СЛИШКОМ МНОГО. ОПРЕДЕЛЯЙТЕ РЕАЛЬНЫЕ СРОКИ И РАЗДЕЛЯЙТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ СВОЕЙ ЗАДАЧИ НА ЭТАПЫ.

ПЕРИОДИЧЕСКИ КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ. ПРОВЕРЯЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ОТДАЧУ ОТ ПРИМЕНЕНИЯ НОВОГО ДЛЯ ВАС МЕТОДА САМОМЕНЕДЖМЕНТА. В КОНЦЕ КОНЦОВ, ВАЖНО НЕ ТО, ЧТО ВЫ НАЧАЛИ ДЕЛАТЬ, А ТО, ЧТО ВАМ УДАЛОСЬ УСПЕШНО ЗАВЕРШИТЬ.

НЕ ЗАПАЗДЫВАЙТЕ С КОНТРОЛЕМ И ПРОВЕРКОЙ ВЫПОЛНЕНИЯ ТЕКУЩИХ МЕРОПРИЯТИЙ, ЧТОБЫ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ МОЖНО БЫЛО ВНЕСТИ СВОЕВРЕМЕННЫЕ КОРРЕКТИВЫ.

ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия. Марк Твен Цели являются представлениями о будущем, для реализации которых Вы хотите что-либо сделать. «Мыслить целями» -- значит поставить частное на службу большому целому. После этого появляется понимание того, в каком направлении идти и какого конечного результата надо достичь.

Зачем нужно ставить себе цели?

Определяя цели, Вы невольно концентрируетесь не на том, что Вы делаете, а на том, для чего Вы это делаете. Это побуждает Вас конкретизировать конечный результат Вашей деятельности. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсутствует критерий оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того, чтобы понапрасну тратить свои силы.

Могут ли мои цели меняться с течением времени?

Постановка целей -- перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией намеченного плана действий выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными. Важно постоянно помнить, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие в соответствии со своими целями.

Как правильно ставить цели?

Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому. Становится ясно, в каком направлении двигаться, и каким должен быть конечный результат.

Существует пять основных принципов постановки целей: точность определения, измеримость, достижимость, реалистичность, определенность во времени.

Процесс постановки целей охватывает три фазы:

нахождение цели: чего я хочу?

ситуационный анализ: что я могу?

формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?

С чего следует начать?

Постарайтесь как можно более конкретно ответить на следующие вопросы:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли Вы, какими необходимыми для достижения цели качествами Вы уже обладаете (Ваши сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (Ваши слабые стороны)?

Самое главное - старайтесь добиться ясности цели. Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия. Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в работе и в жизни!

Пример:

Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни. Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.

Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно планировать, например, фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовывать по этапам. Точно опишите то, чего Вы конкретно хотите достичь!

Обязательно ли формулировать свои цели в письменном виде?

В письменном виде цели визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к систематическому анализу, перепроверке и ревизии. Письменная регистрация также способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом, Вы приучитесь постоянно помнить о своих целях и уточнять их.

Нужно ли стремиться к тому, чтобы все мои цели были реалистичными?

На этапе определения своих целей несущественно окажутся ли Ваши представления реалистическими или утопическими. Значительно важнее выяснить, что представляют собой Ваши «жизненные линии», определяющие Ваше существование, а также каковы Ваши желания, к исполнению которых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни!

Как правильно определить мои личные цели?

Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней:

(1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.

(2) Распределение жизненных целей во времени.

(3) Конкретизация представлений о развитии профессиональной карьеры.

(4) Инвентаризация целей.

Для уточнения представлений о своих жизненных устремлениях попробуйте представить себе возможную картину Вашей будущей жизни. Проанализируйте, как протекала до сих пор Ваша жизнь, в чем состояли Ваши крупнейшие успехи, как Вы представляете себе свое будущее, чего еще Вы хотели бы достичь. Назовите пять важнейших целей, которые Вы хотели бы достичь до конца своей жизни.

Теперь попытайтесь уточнить характер Ваших целей. Какие из них являются долгосрочными (чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни), среднесрочными (чего Вы хотите достичь в ближайшие 5 лет) и краткосрочными (чего Вы хотите добиться в ближайшие 12 месяцев)?

Теперь определите свои долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные профессиональные цели. Подумайте, чем бы Вы охотнее всего занимались, если бы могли свободно выбирать служебное положение, функции, организацию и т.п. (пример: стать членом правления фирмы Х или У, укрепить свое положение и занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и т.д.).

И, наконец, составьте полный список Ваших целей:

Личные цели (цели жизни)

Профессиональные цели (цели карьеры)

Опыт, который Вы еще хотели бы приобрести (личный и профессиональный)

То, что Вы еще хотели бы совершить в личной жизни и в профессиональной сфере.

Что делать после того, как список целей составлен?

После того, как Вы прояснили для себя вопрос о личных и профессиональных целях, следует заняться анализом имеющихся в Вашем распоряжении ресурсов, т. е. средств для достижения целей. Определив, «куда я хочу?», следует продумать ответ на вопрос «где я нахожусь и почему?».

Постарайтесь вспомнить все свои наиболее заметные успехи в работе и в личной жизни. Подумайте, какие способности, знания и опыт были необходимы, чтобы достичь этих успехов? Благодаря каким способностям Вы достигли желаемых результатов? Что Вы вообще можете совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей Вы располагаете?