Коммуникационное обеспечение в деловой сфере

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Организационные коммуникации и их сущность и значение

Глава 2 Факторы, влияющие на процессы коммуникаций в организации и управленческом труде

Глава 3. Влияние управленческих факторов на коммуникационные связи в организации

Заключение

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время каждый руководитель понимает, что работа, рабочее место для сотрудника - это не только место, где человек исполняет определенные обязанности, но это также и место, которое является неким «социальным постом», которое позволяет реализовывать социальный статус, находить социальные связи каждому человеку. Главная особенность делового общения и деловых отношений в целом - это вхождение в особую структуру и систему коммуникаций, которые направлены на достижение целей и задач организации в целом. Именно это и отличает коммуникации в организации, то есть в деловой сфере.

Организационная коммуникация является важным элементом работы организаций, поскольку информирует и направляет действия людей в организации. Организационная коммуникация часто выходит за рамки формальных правил, должностных инструкций, ее относят к чему-то скрытому - например, к слухам, «корпоративным мифам». Организационная коммуникация - это новая тема для российского делового мира. И сейчас важно на любом этапе понимать значение коммуникаций. Основная цель данной работы - это изучение современной теории организационных коммуникаций, их видов, каналов, их значения, а также изучение практического применения коммуникационных отношений на базе реально действующей организации.

Также мы изучим роль и значение нормального коммуникационного обеспечения в деловой сфере. Будет изучено информационное взаимодействие, которое всегда присутствует в организации.

В работе выделено 3 взаимосвязанных главы, которые направлены на теоретическое и прикладное изучение коммуникаций. В конце работы дано обобщающее заключение и приведен список литературы.

Глава 1. Организационные коммуникации и их сущность и значение

В любой организации исключительно важны связи между людьми в самых разных значениях этого слова. В конечном счете, организация именно тем и отличается от иерархической группы, что она пронизана «целевыми» коммуникациями - например, коммуникациями по передаче информации, управленческими коммуникациями и так далее. Для того, чтобы понять смысл и значение коммуникационных систем в организации, необходимо дать определение коммуникации. Оно чаще всего выглядит так:

КОММУНИКАЦИЯ (лат. communicatio, от communico -- делаю общим, связываю, общаюсь),

1) путь сообщения, связь одного места с другим.

2) Общение, передача информации от человека к человеку -- специфическая форма взаимодействия людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности, осуществляющаяся главным образом при помощи языка (реже при помощи др. знаковых систем). Коммуникацией называются также сигнальные способы связи у животных.

Кроме того, есть несколько иное определение коммуникации. Его можно также привести:

1) все многообразие информационно-коммуникационных взаимодействий организации, которые условно можно разделить на два типа - коммуникация внутри организации и коммуникация организации с ее внешней средой;

2) сравнительно молодая наука, предмет которой в узком смысле - взаимовлияние структуры организации и ее коммуникационных потоков, в широком смысле - коммуникационные потребности организации.

Это означает, что под коммуникациями все-таки лучше понимать не просто путь сообщения (скорее это будет относиться к организационной инфраструктуре), а именно «работу» всех связующих потоков. Именно это определение и предоставляет нам система менеджмента и маркетинга (в последнем случае система коммуникаций будет предполагать и движение информации о товаре или услуге, и реальное взаимодействие между отделами или людьми).

Коммуникации, в конечном счете, есть контакт, взаимодействие, взаимоотношение, взаимовлияние в организации. Организация сама по себе есть, бесспорно, целостный организм, но точно так же, как организм человека состоит из взаимосвязанных деталей, подчиненных определенным «рулевым» параметрам, так и организационная система состоит из «подсистем» и подчиняется определенным специфическим «управленческим органам». И если у живого организма произойдет «сбой», который может привести к коллапсу (особенно при нарушении этим «управленческих механизмов»), то и в организации это может произойти. Если проводить аналогию дальше, то можно выяснить также следующее: если в живом организме нарушаются системы связи (например, периферическая нервная система), то это чревато плохими последствиями (например, недостаточным функционированием того или иного органа). Точно также и в организации - если будет нарушена связь, то есть коммуникационный канал, то один из органов» (отделов) постепенно нарушит работу и слаженную деятельность всего организма.

В менеджменте обычно под коммуникацией как таковой понимают процесс обмена информацией, а также линию связи как таковую. Иными словами, это обмен деловой информацией и деловые связи между людьми или отделами (службами), то есть это обмен кодированным (словесным, жестовым, цифровым) сообщением.

Если мы будем рассматривать организационную коммуникацию именно с этих позиций, то получится следующее: вся организация - это люди, которые не просто что-то делают, но вступают во взаимодействие с сотрудниками, руководством и так далее. Эти взаимодействия, естественно, носят характер речевого или иного знакового общения. И в результате получается мощная сеть передачи этих сообщений по разным направлениям и каналам. Это признак жизни организации, неизбежное ее проявление. С точки зрения менеджмента коммуникационные структуры надо понимать шире. Так, коммуникация в теории организации подразумевает, прежде всего, отношения между людьми, но эти отношения направлены на процесс обмена информацией и на передачу сведений между отдельными людьми или группами работников. Коммуникация, при достаточно широком подходе, есть взаимосвязь между персоналом, а также между организацией и внешней средой.

Использование коммуникационных систем реализуется через многие каналы. Так, это управленческие коммуникации, коммуникации, направленные на создание лица организации, коммуникации, направленные на внешнюю среду деятельности организаций и так далее.

Сам по себе комплекс коммуникаций представляет собой целостную совокупность управляемых коммуникационных элементов, манипулируя которыми, организация или ее руководитель имеет возможность представить организацию как «внутри» нее, так и вне нее в самом лучшем варианте. Также можно сказать, что все связи между отделами, людьми, руководством, потребителями есть суть коммуникации.

На уровне организации система коммуникаций представляет собой динамичный процесс, который включает в себя все информационные потоки и всю гамму психологического воздействия самого разного характера и разной структуры. Вызов в кабинет начальника, решение проблемы с поставками товара на уровне менеджеров, рассмотрение вопроса рабочего места у новичка, расчет заработной платы по определенным критериям - все это коммуникативные связи, которые могут носить и временный, и постоянный характер.

Коммуникации в организациях представлены обычно развитой сетью каналов, предназначенных для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а также обо всех процессах, происходящих в самой организации. Кроме того, система коммуникаций направлена на передачу подготовленных или переработанных информационных потоков обратно во внешнюю среду. Это очевидно, потому что ни одна организация не может носить замкнутого характера. Кроме того, коммуникация - это просто все виды отношений, которые, так или иначе, присутствуют организации.

Коммуникационные связи и отношения в области коммуникации исполняют всегда четыре функции, имеющие прямое отношение к работе руководителя:

· контроль (отдача приказов и распоряжений и отслеживание их исполнения, а также контроль за ситуацией на работе в целом),

· мотивация - это, во-первых, возможность наказания или поощрения работника, о котором все равно будет известно руководителю, но также это и стимулирование труда, например, благодаря передаче организационной культуры работнику. Вливанию его в коллектив способствуют и вертикальные, и горизонтальные коммуникационные структуры.

· эмоциональное выражение - оно исходит, прежде всего, не из информационных, а из связующих потоков. Дело в том, что работа - это чаще всего то место, где работники наиболее активно общаются (ведь семья имеет гораздо более «плотный» уровень, она небольшая). Там расстановка сил иная, и поэтому именно работа предоставляет возможность общения как такового. Пусть это выходит за рамки коммуникации как информационного потока, но межличностное взаимодействие отменять нельзя. Эмоциональное выражение наиболее часто представлено в вертикальных коммуникациях.

· передача информации - судя по всему, именно эта функция и является главной в системе рабочих коммуникаций. Во всяком случае, все приказы, отчеты, связи между коллективами, собрания и так далее в сути своей есть именно возможность передачи информации. Конечно, такой момент, как, например, передача готовых изделий продавцам тоже является коммуникацией, но все-таки это скорее процесс, а не коммуникативная связь. А вот возникающий при этом диалог, передача распоряжения - это уже коммуникация, потому что она выражена в словах. Именно словесное выражение и есть отличительная черта коммуникации от любого другого вида отношений.

Все это имеет значение для жизни организации и составляет принципиальную основу для работы руководителя.

Рабочие коммуникации, как правило, носят несколько формализировананый подход, например, они могут быть облачены в приказы, анализы собственной работы, проверки и так далее. Информационная единица в целом может быть любая, поскольку «обмен» происходит, например, на уровне предоставления цифрового отчета. В целом же при широком подходе единица информации - это также слово, жест, таблица, график или иная «единица связи». Иногда идет такое подразделение коммуникаций:

- несловесные персональные коммуникации,

- словесные устные коммуникации,

- письменные персональные,

- письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

Коммуникация как возможность передачи информации подчинена кибернетическим законам, например, в системе коммуникации присутствует всё требование к передаче информационных сигналов.

В коммуникационной системе на работе обязательно присутствуют:

· Передатчик информации, или коммуникатор, то есть лицо или группа, которая передает информацию. Эта сторона коммуникации обладает множеством возможностей, чтобы сообщение получилось доступным и четким, потому что размытая информация вряд ли поможет коммуникационной структуре.

· Источник информации. Им обычно в организации считают сотрудников с их идеями, намерениями, информацией. Очевидно, что источниками информации являются все средства связи

· Канал информации, то есть передаточный механизм, в том числе устное общение (как разговор, так и, к примеру, сообщение), а также групповые собрания и прочие формы передачи информации.

· Получатель информации, или коммуникант, то есть сторона. принимающая информацию. Во внешней среде это обычно целевая аудитория.

· Сама информационная единица, которая выражена как кодированная и затем раскодированная сигнальная информация.

В качестве основных функций коммуникации выступают такие:

- кодирование, которое предполагает некую символьную форму информации,

- декодирование, то есть перемена кодированной информации в «первичное состояние».

- обратная связь, то есть связь от коммуниканта к коммуникатору.

Пи этом абсолютно каждая такая «идея» имеет отражение и в системе управления, что будет рассмотрено ниже. Пока же можно сказать, что чем лучше развита коммуникация на работе, тем лучше для всей рабочей организации.

Глава 2. Факторы, влияющие на процессы коммуникаций в организации и управленческом труде

Поскольку организация - это фактически «живой механизм», и коммуникации е пронизывают примерно так, как коммуникационно - бытовые сети - город, то факторов, влияющих на качество коммуникативных связей, достаточно много. При этом факторы могут быть рассмотрены как в социологии, так и в менеджменте.

Для того, чтобы эти факторы исследовать, необходимо знать и понимать следующее: в организации коммуникации чаще всего характеризуются двумя основными параметрами: направлением коммуникационных потоков и статусом (официальным или неофициальным) основных каналов передачи информации. Систему коммуникаций понимают как хождение ценной информации, которая имеет воздействие на работу, и поэтому в основном коммуникации имеют движение «от руководителя к подчиненному», или движение «сверху вниз». Однако взаимосвязи между отделами, обеспечивающими различные функции организации, или же взаимосвязь с «внешним миром» есть также важная часть коммуникационных сетей и каналов. например, связь между тремя важными отделами - поставки, переработки, продажи - должна быть тесно координирована, чему и служат коммуникационные структуры.

Рассмотрим вертикальные и горизонтальные потоки «насыщения информацией».

Вертикальные потоки могут двигаться в нисходящем направлении - так передается информация по уровням формальной структуры от высшего руководителя до рядовых работников, и чаще всего это распоряжения или иные акты управления (хотя это может быть и обмен опытом, и представление информации о конкурентах, и так далее). Кроме того, это обычное желание руководителя наказать или поощрить сотрудника в сути своей есть коммуникационное общение. Но информационный коммуникационный поток может двигаться и в восходящем направлении. Такая коммуникативная связь используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Чем больше руководство склонно слышать подчиненных, тем лучше оно знает проблемы в работе и вообще «рабочее движение». Но такое положение существует далеко не везде.

В такого рода каналах обязательно существует «фильтрация» - всего знать невозможно и не нужно, поэтому в каждом коммуникационном потоке нужно выбирать главное. Руководителю (или, к примеру, к специалисту по кадрам) попадает самая разная информация, которую можно назвать информационной смесью. И ее надо так «переработать», чтобы оставить самое важное, лучше, если это произойдет «по дороге».

Горизонтальные потоки информации в организации имеют место чаще, чем вертикальные, и обмен информацией в них менее подвержен искажениям. Естественно, приходится учитывать тот момент, что такая информация часто неформальная, а иногда она совсем не предназначена для руководителя. Но она по-своему отражает и жизнь коллектива, и особенности работы «низов», поэтому коммуникацию на таком уровне можно считать истинной. Горизонтальные потоки коммуникации гораздо легче поддерживать. Ведь согласимся с тем, что человек склонен чаще обсудить решение или проблему в отделе, нежели зайти с ней в кабинет начальника. А значит, что информационный обмен на горизонтальном коммуникационном уровне может быть эффективнее. Однако все-таки надо, чтобы за свой «горизонт» все проблемы выходили. Всегда ли это возможно? Думается, нет.

И дело в том, что на коммуникационные потоки влияют многие факторы. Рассмотрим их отдельно. Мы уже немало говорили о коммуникациях как таковых и их значении. Типы коммуникаций:

1. Внутриличностная коммуникация - это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Возможно, сюда будут относиться внутренние посылы к исполнению или инициативе. Мозг здесь работает как канал для обработки своих же собственных приказов. Информация рождается, конечно, из прежнего опыта или из мотивационных компонентов. Но в целом такой канал не будет иметь никакого значения, если информация не будет иметь связь с внешними факторами - хотя бы в виде «деления» идеями.

2. Межличностная коммуникация - это коммуникация с другим человеком. Это самые распространенные коммуникационные структуры. В межличностной коммуникации действует и передающая, и принимающая информационная структура. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является звук или взгляд. Обратная связь - это устные ответы, которые не обязательно выражены в словах (иногда и в жестах).

3. Коммуникация в малой группе - эта коммуникация имеет ряд особенностей. Так, можно отметить, что каждый индивидуум в малой группе имеет приблизительно равные права на передачу информации и равное желание и возможности принять чужую информацию. Особенно это проявляется в действительно малой группе - в практике организации этот уровень не должен превышать 10 человек, если количество людей больше, то в организации обязательно образуются микрогруппы, и между ними общение и передача информации происходят уже по другим принципам и схемам. В истинно же малой группе каналы общения и передачи информации очень похожи на межличностные, но они иногда боле формализированы. Кроме того, в таких группах чаще всего видна иерархия. Например, по многим вопросам все участники группы слышат только одного лидера. Можно также отметить, что существование микрогрупп и команд не всегда является благом для организации. И дело здесь в том, что часто участники такой микрогрупы не желают слышать информацию, выходящую извне группы. Это затрудняет обмен информацией и иногда приводит к нездоровому климату в коллективе. Кроме того, иногда лидер настолько очевиден, что он ставит негласный информационный барьер со всеми другими участниками рабочего процесса - в том числе и с руководством. Это вредно для работы и не приводит ни к чему хорошему, поэтому такие лидеры оказываются в опале.

4. Общественная коммуникация - выступающий источник передает сообщение аудитории. Очевидно, что именно такой тип коммуникаций присутствует во многих системах связи. К примеру, это публичные выступления (не обязательно собрания, хотя и они тоже). Кроме того, общественная коммуникация возникает, когда группа очень большая, чтобы все ее члены могли одинаково успешно работать. Каналы могут быть такими же, как и в малой группе (слово, взгляд, жест…), но вполне возможно использование солидного багажа техники. К примеру, это может быть использование мультимедийных средств связи, а также радо, диапроектора, и иных наглядно-агитационных средств. Все это облегчает передачу информации от коммуникатора к коммуниканту. Но при этом возможности обратной связи или даже простой реакции на информационное сообщение существенно ограничены. Общественная коммуникативная связь обычно не может быть регулярной, хот такой ее вид, как пятиминутки, используются постоянно. Кроме того, данный вид связи используется на собраниях, презентациях, пресс-конференциях и так далее.

5. Внутренняя оперативная коммуникация - это особая коммуникации, которая направлена на достижение целей организации. В данном случае сама коммуникационная система является частью в работе организации. И при этом сами информационные потоки полностью отвечают задачам организации. Примеры таких коммуникативных отношений являются: связь между отделами предприятия, отчеты и их слияние в один «гроссбух», ведение совместных ведомостей дежурными лицами и так далее.

6. внешняя оперативная коммуникация - это система информационных каналов, которые служат для достижения организацией своих целей во внешней среде. Например, это взаимоотношения (в том числе и на уровне передачи информации, а также иных коммуникационных моментов) между государственными органами, между организацией и общественностью, между органами управленческой структуры и так далее.

Кроме того, в анализе коммуникаций можно использовать иной подход. Так, при этом обычно исследуются уровни коммуникационной связи. И получается следующее их подразделение:

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

1. Межуровневые коммуникации -- перемещение информации (или просто общение) в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);

2. Коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Кроме того, нормальные отношения друг с другом между отделами или в целом между структурными звеньями - это координация всей работы в целом.

3. Коммуникации «руководитель -- подчиненный». Связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных; а также нацелены на координацию усилий всех сотрудников и создание нормального климата в работе.

4. Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;

5. Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций -- это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами». На наш взгляд, это ошибка, которая относится к категории профанации сообщений и работы руководителя в целом.

По своему статусу коммуникационные каналы, таким образом, делятся на формальные и неформальные.

Формальная коммуникация служит для передачи сообщений, признанных в организации в качестве официальных. Эти сообщения чаще всего носят письменную форму и передаются по вертикальным каналам. Неформальная коммуникация возникает в организации спонтанно, не контролируется руководителями и во многом порождается индивидуальными интересами. По сравнению с формальной, для неформальной коммуникации характерны относительно высокая скорость распространения информации и относительно высокий риск ее искажения. Формальные и неформальные каналы коммуникации в организации взаимозаменяемы и дополняют друг друга. Чем более обязательны и чем строже контролируются формальные каналы, тем интенсивней развиваются каналы неформальные.

Иногда можно отметить, что неформальные коммуникативные системы развиваются в единичных случаях - во всяком случае, на работе. но в большинстве своем коммуникации - это не только распространение приказов или семинарское обсуждение, но также и неформальная передача информации, которая на первый взгляд никакого отношения к работе не имеет. Но даже такая система помогает людям чувствовать себя комфортно, то есть служит общему делу, ведь понятно - если человеку хочется идти на работу (а от системы общения это зависит немало), то и работает он хорошо.

организационный коммуникация информационный деловой

Глава 3. Влияние управленческих факторов на коммуникационные связи в организации

Управленческий фактор (в силу заданной темы) мы рассмотрим первым.

Итак, первое - это должностное положение человека, чем выше должность, тем более человеку нужны связи с массами - в том числе и в пределах информационного насыщения - и тем менее «по доброй воле» ему эту информацию предоставляют. Вообще, у руководителя гораздо меньше возможностей получить неформальную информацию или вступить в горизонтальные коммуникационные связи. Но он волевым решением всю информацию все-таки может принять. И этим он должен пользоваться.

Необходимо отметить такой фактор, как стиль управления. Коммуникации между руководителем и подчиненным всегда будут двухканальными, но руководитель в рабочей организационной обстановке всегда влияет на поток нисходящей информации (распоряжения, нормирования и так далее). При этом любой руководитель видит, какие имеются помехи или искажения в системе передачи информации. К примеру, он может вести жесткий контроль над всеми информационными потоками. Но коммуникационная среда не может находиться во власти только одного человека, потому что все равно будут неформальные группы, будет межличностное общение и так далее. Эти группы частично рассеивают информационные потоки. Однако видно, что коммуникации зависят от стиля управления. Здесь все не так однозначно, как на первый взгляд. Конечно, демократический или либеральный управленческий стиль делают коммуникационную среду свободнее, информационные потоки - динамичнее и также свободнее. Но рассмотрим плюсы и минусы такого фактора через таблицу.

Таблица 1

Если организация претерпевает различные изменения - например, изменяет свой правовой статус, или структуру, или, к примеру, вводятся новые формы работы - то потребности в коммуникациях нарастают, в то же время сами коммуникации изменяются. Также важно отметить, что коммуникативные структуры и связи будут изменяться, если организация расширяет круг клиентов, вводит новую продукцию, расширяет рынок сбыта или организует какие-то отделы вне территории самой организации. Руководитель в данном случае обязан влиять на коммуникации и одновременно воспринимать их на самом «тщательном» уровне. Таким образом, налицо фактор организационных изменений и вообще изменений в организации и ее работе в целом.

Оказывает влияние и фактор разделения труда. Грамотное разделение труда обеспечивает очень хорошие коммуникативные взаимоотношения на каждом уровне. В этом случае работники хорошо понимают свою работу и у них всегда есть возможность пообщаться. Разделение между рабочими местами незначительно. Но между отделами взаимоотношения будут строиться в основном по формальному признаку. Это неизбежная «потеря». Но можно отметить также тот факт, что в старой организации, которая работает стабильно, и между отделами все взаимоотношения отлажены, но иногда организация нуждается в ротации кадров, которая может помочь наладить и обновить коммуникативную информационную систему.

Коммуникации и управление ими - это один из главных вопросов работы руководителя, который обязан наладить все «пути и средства сообщения» и довести их до идеального состояния.

Рассмотрим коммуникационные системы при организации управления.

Как правило, в организации выделяют несколько коммуникационных сетей. Среди них можно назвать:

1. КРУГ, когда общение носит замкнутый, к примеру, отделовский характер, информационное сообщение действительно передается по кругу, то есть из отдела в отдел, от сотрудника к сотруднику, но все отделы так связаны друг с другом, что цепочка замыкается - например, о том, что сообщение принято, докладывает последний отдел.

2. ЦЕПЬ - это система простой передачи сообщения по цепочке (например, среди инженеров или продавцов просто передается указание от ведущего специалиста к младшему сотруднику, но обратной связи такая цепь не предусматривает). Что касается расширенного понимания коммуникации как неформального общения, то такая цепочка там не работает.

3. система «ИГРЕК»- она действительно в своем графическом варианте напоминает букву Y. Например, это передача информации в отдел, откуда она распространяется между специалистами. Но чаще всего буква «ИГРЕК» в аппарате бывает не одна. Обратная связь в такой системе - не обязательное явление. В системе коммуникации такая форма носит официальный характер, реже - к примеру, характер обучения новичков.

4. система «КОЛЕСО» - предусматривает передачу информации от одного информанта к разным сотрудникам одновременно. К примеру, это может быть распоряжение на заседании между главами администрации. Кроме того, это нормальный вид коммуникации как таковой, то есть это замкнутая группа - как формальная, так и неформальная. Если колесо замкнуто слишком сильно, это может нарушить коммуникационные связи с «внешними факторами».

Каждая структура имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Попробуем их рассмотреть подробнее.

Таблица 2

В принципе можно заявить, что каждая система имеет и достоинства, и недостатки. Для маленькой организации не будет иметь значения, какой информационный обмен будет выбран. Для крупной организации важно учесть все, потому что в противном случае может получиться, что информация рассеется, не дойдет до коммуниканта и исказится, что в работе недопустимо.

Нельзя сужать коммуникационные системы организации только до уровня приказов или распоряжений и до методики их «донесения» до потребителей. И каналов, и средств для коммуникаций в целом очень много. И все они могут использоваться в организации. В то же время понятно, что маленькая организация почти не нуждается в значительной коммуникационной системе. Но даже организации, состоящие из трех сотрудников, нуждается в коммуникационных связях с внешней средой.

В системе управления обязательно будут некоторые искажения коммуникативных связей, которые исходят из различных проблем, в том числе это проблема разного статуса, вследствие чего усугубляется коммуникационный разрыв между ними (в целом это не статусная, а психологическая проблема, она может выражаться в различных формах и типах «коммуникационного сбоя). Задача руководителя - бороться с такими помехами.

Для руководителя самый стандартный набор в выстраивании коммуникаций подразумевает управленческие действия. Эти действия, в общем и целом типичны для любой организации. Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний, они обычно называются пятиминутками (но проходят по потребностям). Подчиненный в таких ситуациях на пятиминутках включает «систему обратной связи», например, говорит о своих проблемах или достижениях.

Управленческое планирование, реализация планов и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена и коммуникативных связей. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля -- все это повышает коммуникативный связи и делает информационный обмен качественным.

В организации и на предприятии обычно вводится система обратной связи для устранения коммуникационных помех. Такие системы представляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Опрос работников -- еще один вариант системы обратной связи.

Система сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Такая система может также реализоваться в варианте ящиков для предложений, брейн-шторминга и так далее. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации также могут быть хороши. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. Это хороший способ «рационального оповещения».

Использование современных информационных технологий дает шанс всем отдела и прежде всего руководителю работать действительно качественно. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Простой телефонный разговор отнимает больше времени, чем сообщение по почте. Интернет конференции - это великолепное средство расширения коммуникационных возможностей.

Иными словами, способов для улучшения коммуникаций в организации много, и всех их надо использовать, в том числе и в системе управления.

Их использование позволяет снизить коммуникационно-информационные потери. Так, предполагается, что, ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Поэтому использование новых технологий или личностного контакта необходимо. Это поможет сделать работу эффективнее.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, мы рассмотрели некоторые вопросы организационной коммуникации, которые связаны с управленческой деятельностью. Тем не менее, любая коммуникация есть не отношения «в системе», а отношения между людьми, одни из которых управляют, другие - подчиняются. Коммуникации на рабочем месте имеют деловую направленность - даже если мы говорим о неформальных коммуникациях. И главный элемент коммуникации - это информация, которая передается в самых различных вариантах. Информация - это и приказы, и информационная поддержка, и помощь, и новые данные, и бухгалтерские отчеты, и так далее. Информационные потоки безграничны, и только будучи вписанными в коммуникационные лини, они становятся оправданными. Иначе говоря, вся система связей должна служить:

- созданию благоприятного психологического климата,

- передаче важных данных и сведений для улучшения рабочего и организационного процесса,

- созданию особой информационной культуры,

- созданию хороших вертикальных и горизонтальных связей между людьми и между отделами.

К этому должен стремиться и руководитель, хотя он и не может повлиять на все коммуникационные процессы.

Талантливый менеджер может найти решение, когда коммуникативные связи будут служить работе и процветанию организации, и при этом не препятствовать неформальному общению сотрудников. Важно, чтобы каждый человек на работе чувствовал свою значимость. Для этого ни одна восходящая информация не должна упускаться. Также важно, чтобы горизонтальные связи - самые эффективные в рабочем лане - поддерживались руководством. Даже такие мероприятия, как корпоративные вечеринки, служат нормальным отношениям, в том числе помогают строить коммуникативные цепочки и передавать информацию.

Кроме того, нельзя забывать о том, что всякая система коммуникации не может быть замкнутой. Организация никогда не существует только для себя самой, ее цели чаще направлены на общество, и поэтому связи должны быть не только между директором и подчиненными, но и между аналогичными предприятиями, между сотрудниками различных корпораций, между организацией и центром занятости населения, к примеру.

Все вопросы, которые мы рассматривали в данной работе, подтверждают тот факт, что сейчас необходим новый взгляд и на организацию в целом, и на отношения между директором и персоналом, и на культуру в организации. Достичь всего этого очень сложно. Но на то и существуют менеджеры, директора, руководители различного звена. И еще раз подчеркнем - наличие грамотно выстроенных коммуникационных линий не просто облегчит передач деловой информации, но сделает общение на работе рациональным. Это и послужит процветанию организации или предприятия, какую бы функцию на рынке услуг они ни предлагали.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Информатика и информация // РЭЖ. - 2010. - № 13.

2. Информатика: учебник. - М.: Норма. - 2004. - 249 с.

3. Информационное обеспечение руководства. - М.: Экран. - 2001. - 151 с.

4. Мильнер, Б.З. Теория организации / Б.З. Мильнер. - М.: Инфра - М.- 2005. - 309 с.

5. Игумнов, В.Г. Основы организационной деятельности / В.Г. Игумнов.- М.: Высшая школа. - 1993. - 378 с.

6. Синяева, И.М. Маркетинговые коммуникации / И.М. Синяева. - М: Дашков и К. - 2006. - 259 с.

7. Социология: энциклопедический словарь. - М.: Эксмо-пресс. - 2003. - 452 с.

8. Мильнер, Б. Управление современной компанией / Б. Мильнер, Ф. Лис. - М.: Инфра - М, - 2001. - 344 с.

Размещено на Allbest.ru