Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

С 1963 по 1972 годы директором этого газетно-журнального издательства был назначен Долгов Михаил Филиппович. Осенью 1972 года директорскую эстафету он передает Гаврилову Владимиру Александровичу. В то время в типографии и в управлении ТГЖИ работали не более 200 человек. Только авторитет и большой практический опыт В.А. Гаврилова позволили убедить партруководство республики, что нужно произвести замену печатных машин. В результате в делах были установлены высокопроизводительные ротационные и офсетные рулонные многокрасочные машины. Затем был расширен парк листовых офсетных машин, внедрены цветодетали.

1983 году ТГЖИ вошло в десятку лучших партийных издательств страны. На сегодняшний день Владимир Александрович является исполнительным директором ГУП ПИК «Идел-Пресс», первым заместителем генерального директора предприятия.

В свое время, а именно с 1993 - по 1999 годы издательство возглавила - Дильбар Талиповна Хайруллина, так как В.А. Гаврилов был повышен в должности, а именно стал заместителем министра информации и печати РТ. За 7 лет директорства Д.Т. Хайруллиной в ТГЖИ были переоборудованы многие станки, а именно цветоделители, газетные, агрегатные и т.д. В газетном производстве был оснащен цех электронного набора. Это был резкий рывок вперед.

В настоящее время в ПИК «Идел-Пресс» трудятся более 6000 человек. Предприятие является активным спонсором и в масштабах республики, города, Московского района Казани. Немалые суммы и печатная продукция ежегодно перечисляются и передаются в дар организациям, к примеру, районному Фонду социальной защиты, детским учреждениям. О социальной защите полиграфистов в «Идел-Пресс» не забывали на протяжении его истории никогда. Ценные идеи в «Идел-Пресс» поддерживают и воплощают оперативно и на премии не скупятся.

«Идел-Пресс» - одно из крупнейших полиграфических предприятий страны. В своей деятельности оно многократно увеличивало объемы производства, освоило передовые технологии, добилось высокого качества печати. Сегодня потенциал ПИК «Идел-Пресс» позволяет обеспечивать полиграфическими услугами многие регионы Поволжья и Центральной России. Благодаря стараниям умелых руководителей, издательство постоянно расширяло свою деятельность и покоряло все новые вершины. На сегодняшний день, не ограничиваясь изданием периодической прессы, оно превратилось в мощное издательство «Идел-Пресс», выпускающее современные, разнообразные издания, востребованные читающей публикой. Неоценима велика роль «Идел-Пресс» в сфере татарской книги.

На сегодняшний день руководителем предприятия, а именно генеральным директором полиграфическо - издательского комплекса «Идел-Пресс» является кандидат исторических наук, заслуженный работник культуры РТ, член Союза журналистов РТ, Ахметзянов Ислам Галиахметович.

Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-прecc» (в дальнейшем именуемое Общество) является открытым акционированным обществом, созданным в соответствии с Федеральными законами «Об акционированных обществах» и «О приватизации государственного имущества». Общество создано в результате преобразования государственного унитарного предприятия «Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-Пресс».

Полное фирменное наименование Общества - Открытое акционерное общество «Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-Пресс». Сокращенное фирменное наименование общества - ОАО «ПИК «Идел-Пресс». Место нахождения общества - 420066, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Декабристов, Д. 2.

Общество филиалов и представительств не имеет.

Общество является юридическим лицом. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Учредительным документом Общества является его Устав.

Цели и предмет деятельности Общества - ОАО «ПИК «Идел-Пресс»:

Основной целью Общества является получение прибыли.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенное действующим законодательством.

Основными видами деятельности акционерного общества являются:

полиграфическая деятельность;

издательская деятельность;

-деятельность по производству и реализации продуктов интеллектуальной собственности, использование результатов интеллектуальной деятельности;

деятельность в области связи, оказание услуг местной телефонной связи;

осуществление внешнеэкономических операций;

эксплуатация пожароопасных производственных объектов;

транспортная деятельность;

деятельность по обеспечению устойчивого и всестороннего развития общества в условиях рыночной экономики, включая деятельность по внедрению прогрессивных форм организации и управления производственным процессом для обеспечения эффективного использования и развития производственного, научно-технического, кадрового и экономического потенциалов Общества;

- исследовательская, маркетинговая, финансовая, инновационная, производственная, строительная, информационная, рекламная, торговая, посредническая, медицинская и иные виды деятельности, необходимые для эффективного и рационального достижения целей, определенных настоящим Уставом.

Одним из важных документов данного Общества является не только Устав, но и коллективный договор.

Сторонами настоящего коллективного договора являются: открытое акционерное общество «Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-Пресс» в лице генерального директора Ахметзянова Ислама Галиахметовича, действующего на основании Устава, именуемое далее «Работодатель», и работники предприятия в лице профсоюзного комитета ОАО «ПИК «Идел-Пресс», именуемого в дальнейшем «Представительный орган работников», уполномоченного собранием коллектива работников ОАО «ПИК «Идел-Пресс».

Коллективный договор разработан в соответствии с требованиями трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», законами

Республики Татарстан «О профессиональных союзах», «Об органах социального партнерства в Республики Татарстан», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан. Настоящий коллективный договор ОАО ПИК «Идел-Пресс» заключен в целях обеспечения соблюдения социальных и трудовых гарантий работников, создания благоприятных условий деятельности предприятия; направлен на повышения социальной защищенности работников, на обеспечении стабильности и эффективности предприятия, а также на повышение взаимной ответственности сторон, улучшение деятельности предприятия, выполнение требований законодательства о труде и настоящего договора.

Настоящий коллективный договор является правовым актом, регулирующим социально-трудовые, экономические и профессиональные отношения на предприятии и заключаемым работодателем и работниками в лице их представителей в целях обеспечения социальных и трудовых прав и гарантий работников, повышения жизненного уровня работников и членов их семей на основе согласования взаимных интересов сторон.

Настоящий коллективный договор распространяется:

на всех работников коллектива;

на членов семей работающих и неработающих пенсионеров, вышедших на пенсию с данной организации (в части социально оговоренных льгот).

Приложение к коллективному договору являются его неотъемлемой частью. Коллективный договор заключен сроком на три года и вступает в силу со дня подписания его сторонами, сохраняет свое действие в течение всего срока.

Работодатель и работники обеспечивают деятельность предприятия в соответствии с Уставом, должностными инструкциями, соблюдая нормы и правила внутреннего распорядка.

Работодатель обязуется:

- признавать Профсоюзный комитет единственным представителем трудового коллектива, ведущим коллективные переговоры при подготовке и заключении коллективного договора, предоставляющим интересы работников в области труда и связанных с трудом других социально-экономических отношений: вопросов оплаты труда, продолжительность рабочего времени, условий и охраны труда, предоставления отпусков, жилья, социально-бытовых льгот и гарантий членам коллектива, разрешения трудовых споров;

- соблюдать условия данного договора, выполнять его положения;

- знакомить с коллективным договором, другими нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с его полномочиями, всех работников организации, а также всех вновь поступающих работников при их приеме на работу.

Изменения и дополнение трудового коллективного договора в течение срока его действия производится в порядке, установленном сторонами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. Трудовые отношения между работником и Работодателем регулируется трудовым договором, заключенным в письменной форме, в соответствии с трудовым законодательством, и настоящим коллективным договором, (гл. гл. 10, 11, ст.ст. 303, 304 ТК РФ).

2.2 Законодательная и нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность секретаря ПИК «Идел-Пресс»

секретарь документационный управление референт

В ходе нашего дипломного проектного исследования нами была изучена деятельность секретарей ПИК «Идел-Пресс». Анализ деятельности секретарей показал, что сегодня они в своей деятельности как работники службы ДОУ при составлении и организации работы с документами руководствуются комплексом законодательных и нормативных актов в сфере информации и документации.

Законодательная и нормативно-методическая база секретарской деятельности - это совокупность законов, нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность ПИК «Идел-Пресс», технологию создания документов и их использования в текущей деятельности.

Секретари ПИК «Идел-Пресс» осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями и пр. субъектов Российской Федерации, а также другими нормативными актами (см. список литературы).

Секретари ПИК «Идел-Пресс» при документировании и организации работы с документами руководствуются следующими законодательными и нормативными актами:

законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации (ФЗ Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ФЗ «Об участии в международном информационном обмене», называвшийся выше Закон Российской Федерации «О языках народов РФ» и др.);

указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации (Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве», Распоряжение Правительства Российской Федерации «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу» и т.д.);

нормативными документами федеральных органов исполнительной власти, регламентирующими вопросы документационного обеспечения управления («Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), типовые инструкции по делопроизводству, «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» и пр.);

государственными стандартами, связанными с делопроизводством и системой документации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”; ГОСТ 6.10-88. “Унифицированные системы документации. Основные положения”; Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»);

организационно-распорядительными документами (ОРД), издаваемые руководством ПИК (уставы, положения, должностные инструкции другие распорядительные документы и др.).

Кроме перечисленных документов для ПИК «Идел-Пресс» важными являются законодательные акты по издательской и книготорговой деятельности. Так как секретарями обследуемого нами общества при документировании руководствуются и этими правовыми актами.

Наряду, перечисленными выше правовыми актами в своей деятельности секретари «Идел-Прсс» руководствуются следующими документами:

- Инструкцией по делопроизводству ПИК «Идел-Пресс», которая способствует решению технологических задач документирования;

- ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- Уставом ПИК «Идел-Пресс»;

- распорядительными документами руководства и т.п.

Секретари ПИК осуществляют свою деятельность на основе Устава, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные обязанности работников фирмы и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Однако, оказалось, что должностной инструкции на секретаря в ПИК отсутствует.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари данной организации ведут полностью делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря ПИК характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций, об этом свидетельствует анализ должностных инструкций на секретарей.

Наличие должностной инструкции - важнейшая предпосылка рациональной организации документного и бездокументного обслуживания секретаря. Образец инструкции представлен в приложении 1.

Как видим, секретари ПИК при документационном обеспечении управленческой деятельности и организации бездокументного обслуживания руководствуются основными законодательными и нормативными документами.

2.3 Социальный портрет секретаря «Идел-Пресс»

Отечественный опыт подготовки секретарей на сегодняшний день не богат. Поскольку вплоть до 90-х годов к ним предъявлялись в основном требования как к техническим исполнителям, но в последнее время ситуация изменилась. Об этом свидетельствуют полученные нами результаты дипломного исследования.

В ходе работы над дипломным проектом были опрошены секретари всех структурных подразделений «Идел-Пресс». В обследуемую группу попали секретари всех структурных подразделений - 10 человек. Это заведующий секретариатом, помощник руководителя, секретари, секретари-машинисты, секретари-стенографистки.

Результаты исследования показали, что 80% респондентов, принявших участие в опросе, имеют высшее образование, а остальные 20% получают высшее образование в вузах г. Казани.

Высшее образование респонденты получали и получают в следующих вузах Казани:

- Казанский государственный университет;

- Институт экономики, управления и права;

- Казанский химико-технологический университет

- Российский государственный гуманитарный университет; и т.п.

В обследуемую группу попали следующие сотрудники секретариата ПИК «Идел-Пресс»:

- заведующая секретариатом организует и обеспечивает работу секретариата (осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения; разрабатывает инструкцию по делопроизводству; осуществляет методическое руководство делопроизводством в пределах данной организации и т.п.);

- помощник руководителя, который осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распоряди-тельной деятельности руководителя предприятия; принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; принимает документы на подпись руководителя и т.п.;

- секретари, которые выполняют технические функции по обеспечению работы руководителя организации или ее подразделений; получают для руководителя информацию от работников подразделений, вызывают их по его поручению, организуют телефонные переговоры руководителя; принимают и передают телефонограммы, осуществляют работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем, ведут и оформляют протоколы; передают и принимают информацию по приемно-переговорным устройствам; ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляют ее систематизацию в соответствии с принятыми в организации порядком и передают после ее рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования и т.п.;

- секретари-машинистки, которые выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений; получают для руководителя сведения от работников подразделений; вызывают их по его поручениям; организуют телефонные переговоры руководителя, принимают и передают телефонограммы, записывают в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводят их до его сведения; передают и принимают информацию по приемно-переговорным устройствам; печатают по указанию руководителя различные материалы; ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя руководителя корреспонденцию; организуют прием посетителей, содействуют оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формируют дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивают их сохранность и в установленные сроки сдают в архив; и т.п.

Как видим, по данным опроса, очевидно, что в качестве респондентов выступили в основном специалисты, не имеющие специального образования в области документационного обеспечения управления.

Данные опроса показывают, что у специалистов-документоведов женское лицо. Все респонденты, участвующие в опросе, являются женщинами.

В ходе проведенного исследования мы выявили следующие факторы, повлиявшие на отношение секретарей к своей работе: изменение выполняемых функций; изменение условий труда; изменение содержания деятельности; изменение мнения общественности.

Основным фактором, изменившим отношение секретарей к своей работе, является, изменение содержания их деятельности. 50% опрошенных высоко оценили значение этого фактора. Если раньше секретари занимались большей частью организационно-техническим обслуживанием руководителя, то сегодня, как показывают результаты опроса, в их работе возросла роль информационно-документного обслуживания. Увеличение функций в области информационно-документального обслуживания связано с расширением содержания деятельности обследуемого предприятия, появлением новых структур, активное с издательствами г. Казани. Это изменение, в свою очередь, повлияло на расширение круга знаний и умений, необходимых секретарям в их профессиональной деятельности. Об этом говорят результаты проведенного опроса.

В опроснике респондентам был предложен перечень знаний и умений для оценки по степени важности их в работе. В оценке большинства респондентов необходимыми им являются знание:

§ основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами) (80%);

§ функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали (60%);

§ вычислительной и организационной техники (60%);

§ основ проведения различного рода мероприятий(60%);

§ основ культуры общения со студентами, профессорско-преподавательским составом (60%);

§ обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта) (70%);

§ обеспечение работы руководителя (70%);

§ составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК (70%);

§ работа с документами

§ организация приема посетителей (50%);

§ организация рабочего места руководителя (50%), и др.

Столь высокая оценка предложенных знаний и умений не дает основания полагать, что все респонденты ими владеют. Такая оценка скорее говорит о том, что субъекты опроса осознают значимость этих знаний и умений в своей работе, что уже можно оценить как положительный результат. К большому сожалению, фактическая практическая деятельность респондентов не совпадает с их собственной оценкой данных знаний.

Результаты исследования также показали, что в последние годы существенно изменились условия труда секретарей и мнение общественности об этой профессии. Сегодня невозможно представить, рабочее место секретаря как без новейших электронных приборов, так и без простых средств оргтехники. Изменение содержания деятельности и повышение ее эффективности повлияло на отношение опрошенных к своей работе. Для 50% опрошенных имело значение повышения общественного статуса данного вида деятельности.

Для обеспечения эффективности труда секретарей важное значение имеют мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и рационализацию рабочего места. Условия, в которых проходит трудовой день, оказывают непосредственное влияние на их состояние, настроение и работоспособность. Поэтому условия труда рассматриваются как совокупность элементов производственной среды, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье человека в процессе труда.

Не менее значимым в оценке секретарей оказался фактор изменения выполняемых функций. Так считают 40% опрошенных. Если раньше в их деятельности преобладали в основном технические функции, такие как телефонное обслуживание, стенографирование, материально-техническое обеспечение работы руководителя и т.д., то сегодня в качестве обязательных функций, которые должен выполнять секретарь рассматриваются:

- подготовка документов по различным вопросам;

- сбор информации по каким-либо актуальным темам по заданию руководителя;

- создание аналитических справок по плановой и отчетной документации для руководителя и т.д.

Для выполнения этих функций секретарям нужны глубокие знания основ аналитического свертывания информации - знания в области реферирования, аннотирования и обзорно-аналитической деятельности.

Все перечисленные выше факторы весьма благоприятно повлияли на отношение секретарей к своей работе. На сегодняшний день 60% опрошенных считают свою работу интересной, требующей творческого подхода.

Как видим, на изменение мнения общественности в оценке роли секретарей в различных профессиональных сферах деятельности повлияли следующие факторы: изменение образа секретаря в положительную сторону в связи с возросшими по отношению к ним требованиями; увеличение объема выполняемых функций и т.д. Требования к профессиональным знаниям, умениям, навыкам со стороны к секретарям за последние годы значительно расширились и увеличились.

2.4 Анализ деятельности секретаря ПИК «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслуживанию

В ходе проведенного нами опроса было изучено деятельность секретаря «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслужтванию.

По данным социологического опроса, основными задачами секретарей являются организационное и информационно-документное обеспечение руководителей структурных подразделений и сотрудников. Для решения этих задач секретари выполняют ряд функций, которые закреплены в должностных инструкциях.

По данным опроса также видно, что большинству секретарей приходилось посещать курсы повышения квалификаци, направленные на обучение искать, обрабатывать и хранить информацию в форме лекций (50%), семинаров (20%) и деловых игр (10 %).

В ходе опроса для оценки респондентам был предложен перечень функций из “Типового положения о канцелярии учреждения (ЕГСДОУ)” для выяснения, входят ли они в число их профессиональных обязанностей.

Результаты опроса показали, что все перечисленные в опроснике функции в работе секретарей получили распространение. Наиболее распространенным в работе опрошенных, по нашим данным, являются:

§ учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству (10 %);

§ телефонное обслуживание (90%);

§ организация приема работников и посетителей (70%);

§ прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы (70%);

§ оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п. (40%);

§ техническое обеспечение работы руководителя (90%);

§ оформление протоколов, рассылка выписок из них (60%);

§ подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам (30%);

§ введение табеля учета рабочего времени (90%);

§ стенографирование (90%).

Все оцененные выше профессиональные обязанности секретарей, по мнению специалистов-документоведов, условно можно разделить на работу по информационно - документному и организационному (бездокументному) обслуживанию.

К операциям по информационно-документному обслуживанию из перечисленных выше функций можно отнести следующие: учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; оформление (печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.; подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и др. документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам; оформление протоколов, рассылка выписок из них; контроль за исполнением решений дирекции; прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы; стенографирование; машинописные работы; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; введение табеля учета рабочего времени.

Такие функции, как организация приема посетителей и работников; техническое обеспечение работы руководителя; телефонное обслуживание; подготовка командировок; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами относятся к бездокументному обслуживанию.

Как видим, любая организационная работа всегда сопровождается созданием и ведением достаточно большого количества документов, так как устное слово может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания создается целый ряд документов (проект решения, приглашение, повестка дня и т.д.); записывается телефонограмма; ведется запись приема посетителей; документируется процесс подготовки командировок (приказ, командировочное удостоверение). Документы надо не только правильно составлять и оформлять, но и передавать, сохранять, быстро находить в случае необходимости. Поэтому в работе секретарей много места отводится так же умению работать с документами.

Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, секретари находят в:

§ общении с коллегами (90 %);

§ справочных изданиях:

справочниках (90 %);

словарях (60 %);

энциклопедиях (50 %).

§ средствах массовой информации (80 %);

§ периодических изданиях (80 %);

§ учебно-методических изданиях (70%).

При такой высокой оценке источников выявления специальной информации, лишь 50 % опрошенных заявили, что они часто испытывают необходимость в специальной литературе. Это говорит о том, что у большинства секретарей их трудовая и информационная активность находится на низком уровне.

По замечанию большинства опрошенных респондентов, им более всего приходится составлять документы информационно-справочной группы - протоколы, акты, заявки, письма. Среди опрошенных (60%) были и те, которые утверждали, что они готовят пакет документов для заключения договоров с юридическими органами (редакциями) и лицами. Все сказанное выше свидетельствует о том, что на содержание деятельности секретарей значительное влияние оказывает сфера и профиль деятельности.

Как видим, служба документационного обеспечения управления в «Идел-Пресс» представлена секретариатом, в которой практически присутствуют все специалисты, ответственнее за документационное обеспечение управления. Анализ содержания деятельности работников по должностным инструкциям свидетельствует о том, что организация документного и бездокументного обслуживания являются ключевыми в их профессиональной деятельности. Тому свидетельство перечень их профессиональных обязанностей.

Результаты проведенного исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.

Поэтому одним из направлений совершенствования деятельности секретаря является повышение квалификации секретаря, совершенствование условий труда (техническое оснащение рабочего стола, автоматизации ДОУ), и т.п.

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПИК «ИДЕЛ-ПРЕСС»

3.1 Повышение квалификации секретаря

Одно из перспективных направлений совершенствования деятельности секретаря - повышение уровня информационной культуры - повышение квалификации.

Вопросы, связанные с повышением квалификации секретарей, все чаще ставятся на повестку дня в связи с внедрением новых информационных технологий и, как следствие, с повышением требований к профессиональной квалификации.

В системе непрерывного профессионального образования важное место занимает повышение квалификации и переподготовка. Повышение квалификации выступает связующим звеном между теорией и практикой, а также целостной системой, которая поставляет специалистам необходимую им информацию в структурированном виде, с использованием различных форм и методов ее передачи. Повышение квалификации имеет целью расширение и углубление профессиональных знаний секретаря в соответствии с занимаемой им должностью и функциональными обязанностями. Переподготовка преследует цель освоения новых профессиональных знаний, в связи с внедрением новых автоматизированных технологий и т.п.

Важно также требование дифференцированного подхода к различным группам и категориям секретарей в зависимости от сферы деятельности, его образования, производственного стажа и опыта работы.

Требование систематичности и последовательности означает, что повышение квалификации осуществляется не эпизодически, а постоянно и должно быть направлено на систематическое расширение и углубление профессиональных знаний.

Выполнение этих требований тесно связано с разработкой учебных планов, программ и долгосрочных планов повышения квалификации, с переходом от более простых к более сложным формам обучения.

Наиболее глубокие и систематизированные знания дает обучение в учебных заведениях, занятых подготовкой секретарских работников. Поэтому для сотрудников секретарей, не имеющих специального образования, основным путем повышения их квалификации является учеба на заочных или вечерних отделениях учебных заведений, готовящих секретарей.

Систематические знания получают секретари и на различных курсах. В курсовой системе повышения квалификации велика роль методических служб. Именно они разрабатывают учебные планы и программы обучения и в основном обеспечивают их преподавателями по специальным дисциплинам.

Среди коллективных форм повышения квалификации и переподготовки секретарей наибольшее распространение получили совещания, семинары и "круглые столы" секретарей, которые имеют между собой много общего.

Более высокой формой повышения квалификации являются научно-практические конференции, цель которых - глубокое изучение опыта, его теоретическое осмысление и выработка практических рекомендаций.

Формами повышения квалификации являются также школы передового опыта - форма практического обучения секретарей.

Все эти формы имею много общего в использовании разнообразным методов теоретического и практического обучения. Их программы предусматривают лекции и доклады как по общеобразовательным, так и по специальным темам, выступления секретарей с обменом опыта работы, обзоры новой литературы по секретарскому делу, практические занятия, экскурсии в организации и т.п.

Так, в качестве темы семинаров, лекций можно использовать указанные секретарями «Идел-Пресс» в опросном листе темы («Компьютерное делопроизводство», «Методика составления организационно-распорядительных документов», «Создание автоматизированного рабочего места секретаря», «Интернет ресурсы в секретарской деятельности», «Современная оргтехника в деятельности секретаря», «Язык официально-деловых документов» и т.п.).

В последние годы в практике повышения квалификации и переподготовки секретарей все активнее используются методы ситуационного проблемного обучения: деловые и инновационные игры, тренинги, анализ конкретных ситуаций секретарской практики и т.п., направленные на моделирование конкретных производственных ситуаций. Также в числе новых форм сегодня предполагаются модульные формы повышения квалификации, дистанционное обучение.

Таким образом, широкий спектр существующих форм обучения призваны повысить уровень подготовки специалистов.

3.2 Совершенствование работы секретаря по бездокументному обслуживанию управленческой деятельности

Следующим не менее важным условие совершенствования деятельности секретарей является организация рабочего места.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Совершенно недопустимо, чтобы в помещении приемной курили, а из цветочниц торчали окурки.

Некоторые секретари считают, что освещение и поддержание порядка не их задача. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.

Само название помещения - приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.

Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.

Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.

Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Соблюдение всех перечисленных требований повысит эффективность работы как руководителя, так и самого секретаря.

3.3 Создание АРМ «Секретаря» в «Идел-Пресс». Автоматизация деятельности секретаря

Следующим важным условием совершенствования деятельности секретаря сегодня является создание автоматизированного рабочего места (АРМ).

Автоматизированное рабочее место секретаря можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно - технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

С помощью АРМ секретаря сможет обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, выполнять расчеты и т.д.

В основу конструирования АРМ могут быть положены следующие основные принципы:

1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации.

4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Создание АРМ для систем организационного управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии проектирования.

Структуризация АРМ включает описание среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств информационного и программного обеспечения.

Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров, выделение и исследование параметров технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации.

Структурно АРМ включает функциональную и обеспечивающие части.

Функциональная часть определяет содержание конкретного АРМ и включает описание совокупности взаимосвязанных задач, отражающих особенности автоматизируемых функций деятельности пользователя. В основе разработки функционального обеспечения лежат требования пользователя к АРМ и его функциональная спецификация,

Обеспечивающая часть включает традиционные виды обеспечения: информационное, программное, техническое, технологическое, и другие.

Информационное обеспечение включает описание организации информационной базы, регламентирует информационные связи, предопределяет состав и содержание всей системы информационного отображения.

Программное обеспечение АРМ подразделяется на общее и функциональное.

Общее программное обеспечение поставляется в комплекте с ПЭВМ и включает операционные системы, прикладные программы, расширяющие возможности операционных систем, программные средства диалога и другие. Общее ПО предназначено для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным устройствам, запуска и управления процессором, выполнения прикладных программ, обеспечения выполнения программ на языках высокого уровня.

Функциональное программное обеспечение предназначено для автоматизации решения функциональных задач, включает универсальные программы и функциональные пакеты. При проектировании этих программных средств необходимо соблюдать принципы ориентации разработки на конкретного пользователя. Совокупность требований к программному и техническому обеспечению отображается на множестве функций пользователя, и это позволяет решать проблему профессиональной ориентации на пользователя.

Техническое обеспечение АРМ представляет собой комплекс технических средств обработки информации на базе ПЭВМ, предназначенный для автоматизации функций специалиста в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.

АРМ специалиста сферы организационного управления обычно базируется на ПЭВМ индивидуального или коллективного пользования.

Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста.

Технологический процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ.

В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку:

1. АРМ административно - управленческого персонала;

2.АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста в области экономики, математики, физики, и т.д.

4. АРМ производственно - технологического назначения.

Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.

При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети.

Секретарская деятельность по своей сути является сложной и многофункциональной. Она выполняет ключевую в организации документооборота.

Так как потоки документов ПИК «Идел-Пресс» огромны, необходимо создание автоматизированной системы (АС) делопроизводства. АРМ “Секретаря” - это составная часть делопроизводства общества и поэтому для ее полного функционирования необходимо создание ЛВС, которая позволила бы автоматизировать все подразделения обследуемой организации.

При создании АРМ «Секретаря» необходимо опираться на основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Автоматизация системы секретариата позволит сократить время обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов и избежать ошибок в процессе движения документов.

Процесс проектирования БД представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

1. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области;

2. Проектирование инфологической модели предметной области - частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели;

3. Выбор СУБД.

4. Даталогическое или логическое проектирование БД, то есть описание БД в терминах принятой даталогической модели данных;

5. Физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения.

Далее будет подробно рассмотрена организация логической модели данных.

Логическая модель данных

Логическая организация БД - это представление пользователя о той предметной области, информация о которой должна храниться в БД. Результатом логического проектирования является концептуальная (внешняя, информационно-логическая) схема базы данных - логическая модель предметной области. Такая модель отражает три вида информации:

сведения об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.

Такая модель не зависит от физической среды - типа ЭВМ, операционной системы и СУБД, т.е. абстрагируется от смыслового содержания данных, отражая формы представления информации и связи между данными.

В настоящее время известны три логические модели:

1. иерархическая;

2. сетевая;

3. реляционная.

Реляционные модели нашли наиболее широкое применение на персональных компьютерах.

Реляционная модель данных (РМД) строится на использовании табличных методов и средств представления данных и манипулирования ими. В РМД информация о предметной области отображается таблицей - отношением. Строка таблицы называется кортежем, столбец - атрибутом. Каждый атрибут может принимать некоторое подмножество значений из определённой области - домена. Домен, таким образом, является областью определения одного или нескольких атрибутов. Отношениям, атрибутам и доменам присваиваются имена.

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих правил, используемых при разработке структуры БД:

1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должно находиться повторяющегося поля.

2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.

3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы.

4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других полях.

Структура реляционной БД всегда разрабатывается таким образом, чтобы каждая таблица, которая в ней находится, не содержала избыточной информации. Например, в БД АРМ “Секретаря” необходимо хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации обследуемой организации. Как следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера. Поэтому информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны.

При создании БД АРМ “Секретаря» необходимо создать следующие таблицы:

§ Атрибуты входящих документов

§ Атрибуты исходящих документов

§ Индексы структурных подразделений

§ Название документов

§ Резолюция

§ Сроки исполнения исходящих документов

§ Сроки исполнения исходящих документов

§ Справочник по видам документов

Перед тем, как создавать таблицы, необходимо определить их структуру: набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля и после этого определить тип данных, которые будут в нем храниться. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле.

Для любой таблицы в реляционной БД должен быть задан так называемый первичный ключ, который позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Он необходим для уникальности имеющихся в таблице записей.

Логическая модель БД АРМ «Секретаря».

Атрибут	Тип	Размер	Примечание	Ключевые поля
Атрибуты входящих документов
Регистрационный номер	Числовой	8 байт
Источник	Текстовый	До 255 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Контрольный срок исполнения	Дата/время	8 байт
Контролирующее лицо	Текстовый	До 255 байт
Дата документа	Дата/время	8 байт
Код документа	Текстовый	До 255 байт	Поле со списком
Аннотация	Поле МЕМО	До 65535 байт
Контрольный срок ответа	Дата/время	8 байт
Атрибуты исходящих документов
Регистрационный номер	Числовой	8 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Контролирующее лицо	Текстовый	До 255 байт
Дата документа	Дата/время	8 байт
Вид документа	Текстовый	До 255 байт	Поле со списком
Аннотация	Поле МЕМО	До 65535 байт
Адресат	Текстовый	До 255 байт
Дата отправки	Текстовый	До 255 байт
Название документа
Регистрационный номер	Счетчик	4 байт		Уникальный первичный ключ
Название документа	текстовый	До 255 байт
Исходный номер документа	Текстовый	До 255 байт
Резолюция
Название документа	Текстовый	До 255 байт
Код документа	Текстовый	До 255 байт	Поле со списком
Дата документа	Дата/время	8 байт
Дата резолюции	Дата/время	8 байт
Автор резолюции	Текстовый	До 255 байт
Исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Резолюция	Текстовый	До 255 байт
Дата исполнения	Дата/время	8 байт
Дата продления исполнения	Дата/время	8 байт
Основание продления	Текстовый	До 255 байт
Регистрационный номер	числовой	8 байт
Сроки исполнения входящей корреспонденции
Название документа	Текстовый	До 255 байт
Дата поступления	Дата/время	8 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Контрольный срок исполнения	Дата/время	8 байт
Действие	Логический	1 бит
Регистрационный номер	Числовой	8 байт
Сроки исполнения исходящей корреспонденции
Название документа	Текстовый	До 255 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Действие	Логический	1 бит
Регистрационный номер	Числовой	8 байт
Дата исполнения	Дата/время	8 байт
Справочник видов документов
Вид документа	Текстовый	До 255 байт
Код документа	Текстовый	До 255 байт		Уникальный первичный ключ
Индексы структурных подразделений
Индекс подразделения	Текстовый	До 255 байт		Уникальный первичный ключ
Название подразделения	Поле МЕМО	До 65535 байт

Реляционную модель БД можно определить как набор отношений, связанных между собой.

Связь в данном случае - это ассоциирование двух или более отношений. БД, не имеющая связей между отношениями, имеет очень простую структуру и в полной мере реляционной называться не может. Однако одно из основных требований к организации реляционной БД - это обеспечение возможности поиска одних кортежей по значениям других, для чего необходимо установить между ними связи. Существуют следующие основные виды связей:

§ один к одному;

§ один ко многим;

§ многие к одному;

§ многие ко многим;

Связь «один к одному» предполагает, что в каждый момент времени каждому элементу А соответствует 0 или 1 элемент В.

Связь «один ко многим » состоит в том, что в каждый момент времени каждому элементу А соответствует несколько элементов В.

Связь «многие к одному» предполагает, что в каждый момент времени множеству элементов А соответствует 1 элемент В.

Связь «многие ко многим» состоит в том, что в каждый момент времени множеству элементов А соответствует множество элементов В.