Рационализация труда секретаря на примере муниципального бюджетного образовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа № 35"

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОСССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КУРСКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (ФИЛИАЛ) РГСУ

Факультет социального управления и экономики

Кафедра документоведения, государственного и муниципального управления Специальность 350800 (032001.65) «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Выпускная квалификационная работа

«Рационализация труда секретаря (на примере муниципального бюджетного образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 35)

Выполнила ________________________

студентка 5 курса очной формы обучения

Кривошеева Надежда Сергеевна

Руководитель ____________________

доктор исторических наук, доцент Коротеева Н.Н.

Допустить к защите:

зав. кафедрой, профессор Свиридов В. И.

______________________

Рецензент _________________________

кандидат исторических наук, доцент

Немцев А.Д.

Курск 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Организация деятельности секретаря

1.1 Законодательная и нормативная база деятельности секретаря

1.2 Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя

ГЛАВА 2. Повышение эффективности секретарской деятельности

2.1 Рациональная организация рабочего места

2.2 Оптимизация документооборота

Глава 3. Направления совершенствования секретарской деятельности

3.1 Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня

3.2 Создание автоматизированного рабочего места секретаря

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена возрастающей ролью секретаря в деятельности организации любой формы собственности. В настоящее время в новых социально-экономических условиях кардинально изменились функции секретаря: от технического секретаря до секретаря-референта - помощника руководителя. Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками организации, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю поручается подготовка документов. В небольшой организации на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Но все чаще секретари являются помощниками руководителей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Следовательно, работа секретаря требует четкой организации, так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой. К тому же сегодня повсеместно в работе секретаря используются автоматизированные технологии. Их применение повышает требования к профессиональным знаниям и умениям секретаря. В образовательном учреждении секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы. Таким образом, от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря будет зависеть успешность управленческой деятельности. А для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию, как за счет внедрения новых технологий, так и за счет рационализации труда.

Объектом исследования является организация секретарской деятельности в муниципальном бюджетном образовательном учреждении «Средняя общеобразовательная школа № 35 им. К.Д. Вробьёва» города Курска (далее - МБОУ СОШ № 35).

Предмет исследования выступает деятельность аппарата управления МБОУ СОШ № 35 по рационализации и совершенствованию секретарской деятельности.

Цель исследования - изучить технологию секретарской деятельности, ее особенности в общеобразовательном учреждении, методы и способы ее рационализации и совершенствования.

Исходя из поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря;

- исследовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя;

- проанализировать возможности повышения эффективности секретарской деятельности, такие как рациональная организация рабочего места и оптимизация документооборота;

- разработать направления совершенствования секретарской деятельности.

Для решения поставленных выше задач нами были использованы следующие методы:

- системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);

- библиографический (при изучении литературы по теме исследования, документации, регламентирующей деятельность секретаря, системы управленческой документации);

- опроса (используется для изучения содержания деятельности секретаря);

- наблюдения (для определения содержания деятельности секретаря).

Степень изученности проблемы исследования. Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюковым, Ю.М. Деминым и другими исследователями. Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикациях С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко и другими.

Для рассмотрения степени изученности проблемы нами были проанализированы публикации в специализированных журналах «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство», «Кадровая служба и управлением персоналом предприятия».

Структура работы соответствует цели исследования и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

1.1 Законодательная и нормативная база деятельности секретаря

Законодательная и нормативно-методическая база секретарской деятельности - это совокупность законов, нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность секретаря в структуре организации, технологию создания документов и их использования в текущей деятельности. Секретарь, как любое должностное лицо, осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями субъектов Российской Федерации, а также локальными нормативными актами.

Поскольку одной из функций секретаря является осуществление процесса документирования и организации работы с документами, то в своей деятельности секретарь руководствуется следующими законодательными и нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».

5. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

6. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010).

8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

9. Основные правила работы архивов организаций (2002).

10. Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64.

11. Организационно-распорядительные документы, издаваемые руководством.

12. Инструкция по делопроизводству МБОУ СОШ № 35.

13. Устав МБОУ СОШ № 35.

14. Должностная инструкция секретаря.

15. Правила внутреннего трудового распорядка МБОУ СОШ № 35.

В любой организации, в том числе в общеобразовательном учреждении, ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на заведующего канцелярией, секретаря, сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, которые должны обеспечить учет и прохождение документов в установленные сроки, информировать руководство о состоянии их исполнения, осуществлять ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Большое значение для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации имеют Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64. В них изложены сведения об особенностях документирования управленческой деятельности в общеобразовательном учреждении, а также такие вопросы как прием и регистрация документов, контроль за сроками исполнения документов, составление номенклатуры и формирование дел, подготовка документов к передаче в архив, обеспечение сохранности дел.

Большое значение для правильного оформления документов имеют наглядные приложения-образцы документов, имеющих место в делопроизводстве общеобразовательного учреждения: должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, приказ, протокол, протокол заседания педагогического совета, выписка из протокола заседания педагогического совета, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма. Помимо этого в приложении даны: образец регистрационного штампа, образец регистрационно-контрольной карточки, форма журнала регистрации поступающих документов, форма журнала регистрации отправляемых документов, форма журнала регистрации приказов, образец номенклатуры дел, образец примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, образец заверительной надписи, образец обложки дела, образец описи дел постоянного хранения, образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора (контракта) по инициативе администрации , образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работника, образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с дисциплиной труда и другими вопросами, регулирующими трудовые отношения работника с администрацией учреждения, организации, предприятия, образцы примерных формулировок приказов, связанных с вопросами предоставления отпусков, форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности, перечень документов, необходимых для кадрового делопроизводства, движения и учета кадров и требуемых органами надзора и контроля при проведении проверок соблюдения трудового законодательства РФ, а также типовая межотраслевая форма № T-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу».

Таким образом, методические рекомендации дают возможность работникам, поступающим на должность секретаря общеобразовательного учреждения, которые, в большинстве своем, не имеют базового профессионального образования по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», ознакомиться с порядком составления и оформления документов, а также организовать работу текущего делопроизводства. Недостатком данных методических рекомендаций является «устаревание» некоторых положений относительно развивающейся законодательной базы. Так, уже после разработки данных методических рекомендаций были приняты следующие нормативные акты, регулирующие делопроизводство: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г., Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Основные правила работы архивов организаций (2002), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов», Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010).

Следовательно, секретарю необходимо быть в курсе изменений законодательной базы в сфере делопроизводства, чтобы избежать ошибок в его ведении. Для этого можно порекомендовать регулярное повышение квалификации на курсах делопроизводства, которые ежегодно проводит ОКУ «Государственный архив Курской области».

Большое значение для организации работы секретаря играет должностная инструкция, в которой определены его основные права и обязанности (см. приложение 1).

Секретарь общеобразовательного учреждения подчиняется директору общеобразовательного учреждения. В своей деятельности руководствуется Уставом, приказами и указаниями общеобразовательного учреждения, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения; настоящей должностной инструкцией.

С целью улучшения документационного обеспечения общеобразовательного учреждения, секретарь выполняет следующие должностные обязанности: обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поручений руководства общеобразовательного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение; осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности общеобразовательного учреждения; организует подготовку необходимых документов для руководства; отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения; осуществляет контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства общеобразовательного учреждения, систематически докладывает руководителю о состоянии их исполнения; организует личный прием граждан, руководителей общеобразовательного учреждения, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

Секретарь общеобразовательного учреждения имеет право: запрашивать для руководителя общеобразовательного учреждения от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства общеобразовательного учреждения; требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов; визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью общеобразовательного учреждения; вносить на рассмотрение руководителя общеобразовательного учреждения предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники; требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки.

В своей профессиональной деятельности секретарь общеобразовательного учреждения взаимодействует с педагогическим, административным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов общеобразовательного учреждения, педагогических советов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства общеобразовательного учреждения; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.

Как видим, секретари при документационном обеспечении управленческой деятельности и организации бездокументного обслуживания руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари ведут делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.

1.2 Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организация работы с документами в МБОУ СОШ № 35 зависит от секретаря, который выступает координатором и организатором работы с документами в общеобразовательном учреждении.

В его обязанности в плане работы с документами входит:

а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;

в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

г) оформление протоколов рассылок выписок из них;

д) анализ справок и докладов сотрудников с заключениями и предложениями по ним;

е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

ё) прием и регистрация заявлений от граждан;

ж) организация приемов посетителей;

з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

и) ведение, оформление и хранение специальной школьной документации: алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книга учета выдачи золотых и серебряных медалей; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов;

книги учета личного состава педагогических работников; журнал пропущенных и замещенных уроков.

В документационном обеспечении управления МБОУ СОШ № 35 можно выделить три группы документов:

а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) - распорядительная, справочно-информационная документация;

б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка.

Секретарь МБОУ СОШ № 35 принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляет в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на:

а) направляемые на рассмотрение руководителю;

б) направляемые непосредственно конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные конкретным лицам. Это позволяет освободить руководителя от рассмотрения мелких текущих вопросов.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности учреждения.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.

Как видим, информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.

Но профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

Секретарем МБОУ СОШ № 35 выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д.

Одним из важных моментов в деятельности секретаря являются взаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени. От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда, как секретаря, так и руководителя.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки. Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.

Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также вышестоящей организацией и организациями-партнерами.

Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции.

Особую группу функций секретаря МБОУ СОШ № 35 составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся: просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности организации; поиск и обработка необходимой руководителю информации; знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация. Объем референтских функций в МБОУ СОШ № 35 достаточно большой, следовательно секретарь должен обладать определенными навыками референтской работы. Секретарь должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках своей организации (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Таким образом, на первый взгляд скромная профессия секретаря требует не только профессиональных знаний, обеспечивающих качественную работу с документами, но и определенных психологических характеристик, которые помогут найти нужный контакт с руководителем, посетителями и сотрудниками организации. Только постоянное самосовершенствование деловых и личностных качеств поможет успешно справиться с задачами по обслуживанию руководителя.

ГЛАВА 2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1 Рациональная организация рабочего места

Для того чтобы секретарь мог быстро и эффективно выполнять свои функции, рационально использовать рабочее время, необходимо как можно лучше и эргономичней оборудовать его рабочее место. К тому же если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление об учреждении, то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Совершенно недопустимо, чтобы в помещении приемной курили, а из цветочниц торчали окурки.

Некоторые секретари считают, что освещение и поддержание порядка не их задача. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.

Само название помещения - ПРИЕМНАЯ - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.

Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.

Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Приемная секретаря МБОУ СОШ № 35 находится непосредственно перед кабинетом руководителя.

Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность МБОУ СОШ № 35. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых МБОУ СОШ № 35, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое - та информация, которая поможет посетителю составить представление о МБОУ СОШ № 35 и скоротать время ожидания.

Анализируя нормативные материалы, можно отметить, что расположение рабочего места секретаря не соответствует нормативам. В этой связи для рационализации рабочего места хотелось бы обратить внимание руководства МБОУ СОШ № 35 на следующие моменты.

Площадь рабочего места секретаря делится на три неравные зоны: собственно рабочее место секретаря, где располагаются стол с необходимой оргтехникой; зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы и «подсобное хозяйство» секретаря.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы: подходы к мебели и оборудованию; расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования; в отдельных случаях потребность в особых условиях; возможность установки дополнительного оборудования.

Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной. Наиболее рациональной считается П-образная форма расположения рабочего места секретаря (см. рис. 2,3).

Если в одном помещении находится несколько рабочих зон, то согласно ст. 3.1. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» минимальная площадь каждой зоны должна быть не менее 6 кв. м. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» // Ростепло [официальный сайт] / URL: http://www.rosteplo.ru (дата обращения 17 апреля 2013 г.).

Помещение, где располагается рабочая зона секретаря должно быть оборудовано защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.

В процессе работы секретаря могут возникать опасные и вредные факторы, влияющие на здоровье работника. Основными факторами вредного и опасного влияния компьютера и другой офисной техники на организм человека являются: ионизирующее излучение, электростатическое поле, воздействие электромагнитного поля.

Рассмотрим ионизирующее излучение. При эксплуатации монитор компьютера излучает мягкое рентгеновское излучение. Опасность этого вида излучения связана с его способностью проникать в тело человека на глубину 1-2 см и поражать поверхностный кожный покров. Для безопасной работы на компьютере работнику необходимо находиться на расстоянии не менее 30 см от экрана дисплея. Конструкция компьютера должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7.74*10 А/КГ мбер/час, 100 мкР/час Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2013. - №1. - С. 22..

Электростатическое поле. Вследствие воздействия электронного пучка на слой люминофора поверхность экрана приобретает электростатический заряд. На расстоянии 50 см влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня. Применение специальных защитных фильтров позволяет свести его к нулю. Но при работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении. Причем приобретает он положительный заряд, а положительно наэлектризованные молекулы кислорода не воспринимается организмом как кислород и не только заставляют легкие работать впустую, но приносят в легкие микроскопические частицы пыли. Электростатическое поле способно даже вызвать катаракту глаз и помутнение хрусталика. Для защиты работающего можно применять внешний экран, с металлическим напылением, заземленный на общую шину, экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что исключает притягивание пыли, а также частое проветривание помещения или использование кондиционеров.

Воздействие электромагнитного поля. В отличие от рентгеновских лучей электромагнитные волны обладают необычным свойством - опасность их воздействия совсем необязательно уменьшается при снижении интенсивности облучения. Определенные ЭМП действуют на клетки лишь при малых интенсивностях излучения или на конкретных частотах, в так называемых «окнах прозрачности». Безопасные для пользователей компьютерные мониторы должны соответствовать требованиям указанным в ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности» ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности» // // Справочная правовая система «Гарант» [официальный сайт] / URL: http://www.garant.ru (дата обращения 17 апреля 2013 г.).. Минимальное расстояние от экрана до оператора должна быть около 50-70 см (длина вытянутой руки), а ближайших рабочих мест от боковой и задней стенок монитора - не менее 1,5 м. Клавиатура и руки оператора также должны быть расположены на максимально возможном расстоянии от монитора.

Плохой микроклимат помещения. Средняя температура воздуха в помещении офиса должна составлять +22°С, относительная влажность - 46%, атмосферное давление - 750 мм. рт.ст., содержание пыли - не более 10 мг/м воздуха рабочего места, максимальные размеры частиц - 2 мкм. Для поддержания микроклимата в помещении должны быть предусмотрены вентиляция и отопление в теплое и холодное время года. В теплое время года вентиляция в помещении осуществляется бытовыми кондиционерами. При полной загруженности оборудования температура воздуха в офисе не должна превышать +25°С. В холодный период помещение отапливается батареями радиаторов. Зимой температура воздуха в помещении офиса не должна опускаться ниже +19°С Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2013. - №1. - С. 22-23..

Неправильное освещение рабочего места, блики и мерцания. Это важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание. Самым здоровым светом является естественный дневной свет. Однако работа с дисплеем зачастую происходит в помещениях с искусственным освещением. В этом случае такое освещение должно обеспечивать правильную работу глаз и приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. Помещение офиса должно иметь естественное и искусственное освещение. Естественное освещение должно осуществляться через окна, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициенты естественной освещенности (КЕО) не ниже 1.2% в зонах с устойчивым снежным покровом и 1.5% на остальной территории. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300 - 500 лк. Допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов. Местное освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк. Коэффициент запаса для осветительных установок общего освещения должен приниматься равным 1.4%. Следует ограничивать прямую блесткость от источников освещения, при этом яркость светящихся поверхностей, находящихся в поле зрения, должна быть не более 200 кд/кв. м. Яркость бликов на экране монитора не должна превышать 40 кд/м2 и яркость потока, при изменении системы отраженного освещения, не должна превышать 200 кд/кв. м. Дизайн компьютера должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус компьютера, клавиатура и другие блоки и устройства должны иметь матовую поверхность одного цвета с коэффициентом отражения 0.4 - 0.6 и не иметь блестящих деталей, способных создавать блики. Для исключения бликов отражения на экранах от светильников общего освещения необходимо располагать источники света параллельно направлению взгляда на экран с обеих сторон. Не допускается расположение дисплеев экранами друг к другу Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2013. - №1. - С. 23..

Глаза человека меньше утомляются, если рабочее место освещено равномерно. Зрительный комфорт на компьютерном рабочем месте можно обеспечить с помощью отраженного света, который отражается от матовой белой поверхности потолка или при падении прямого света, который должен падать наклонно сбоку или отвесно сзади. Причем очень важным является равномерное распределение света на потолке при применении отраженного освещения. Оно обеспечивается только светильниками с широким светораспределением отраженного света. Мерцание распространенных ныне люминесцентных ламп, питающихся от дросселей, оказывает раздражающее действие на нервные клетки головного мозга, и, кроме того это мерцание складывается с мерцанием монитора на частоте обновления изображения, что приводит к сильной утомляемости глаз.

Большое значение в эргономике рабочего места имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.

Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на компьютере, позволять изменять позу с целью снятия статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Рабочий стул должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Правильная высота сиденья: площадь сиденья на 3 см ниже, чем подколенная впадина. Рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола должна быть в пределах 420-550 мм. Поверхность сиденья рекомендуется делать мягкой с закругленным передним концом. Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники не должны поднимать локти. Если они мешают, их лучше демонтировать. При регулировке стула необходимо учитывать высоту рабочей поверхности стола и клавиатуры компьютера.

Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть их площади оказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека, равную 35-40 см. Расположение клавиатуры на столе не должно приводить к напряжению рук. Уровень клавиатуры - чуть выше колен, таким образом, чтобы предплечья были параллельны полу. Правильная установка рабочего стола: при фиксированной высоте - лучшая высота - 72 см; рекомендуется возможность регулирования высоты рабочей поверхности в пределах 680-760 мм; стол должен обеспечиваться необходимый простор для рук по высоте, ширине и глубине; предпочтительно применение специализированного компьютерного стола; в области сиденья не должно быть ящиков стола.

Схемы размещения рабочих мест должны учитывать расстояния между рабочими столами с мониторами, которое должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов - не менее 1.2 м. Можно поставить 2 стола под прямым углом и сесть лицом к образованному ими углу - тогда локти стоят на столе, руки устают значительно меньше.

Для полноценной работы секретаря также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки и т.д., но важно не загромождать ими стол. Лучше использовать навесные полки или тумбочки на колесах. Такое расположение мебели позволяет экономить около 30% рабочего времени Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2013. - №1. - С. 24..

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1. Средства малой оргтехники - ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.

2. Средства составления и изготовления текстовых документов: компьютер, диктофон, принтер, сканер.

Компьютер удобнее разместить на специальном столе-приставке. Монитор должен находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 600-700 мм (длина вытянутой руки), но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Угол считывания, т.е. направление взгляда должно быть на 10-20 градусов ниже горизонтали к центру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению. Возможно нормальное падение взгляда на поверхность экрана. Положение экрана - на уровне глаз или немного ниже, таким образом, чтобы шейные мышцы не напрягались. Должна предусматриваться возможность регулирования экрана по высоте, по наклону и в левом и правом направлениях. Для монитора 15» оптимально разрешение 800*600, для 17» - 1024*768 при указанных выше расстояниях, для 19», 21» - 1280x1024 при 0,8-1,5 м до экрана. Не слишком большое разрешение обычно обеспечивает более высокую частоту регенерации Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2013. - №1. - С. 24..

Рядом с компьютером, или в пределах досягаемости располагаются принтер и сканер. Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации. Сканер применяется для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

3. Средства обработки бумажных документов - склеивающие и скрепляющие машины, конвертов скрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов.

4. Средства хранения и поиска документов - картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф. Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия - в специальных шкафах.

5. Средства связи - телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

6. Шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации.

На столе секретаря не должно быть лишних предметов. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Зона обслуживания посетителей. Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Мягкую мебель в приемную лучше не ставить, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Дизайн приемной руководителя должен смотреться солидно, так как он выполняет и представительские функции. Как бы великолепно не выглядел кабинет руководителя, все равно все посетители туда попадают через приемную, поэтому дизайн приемной директора должен соответствовать тому же стилю, в котором выполнен и его кабинет.

Существуют самые различные дизайн-проекты приемных, но при выборе стиля, нужно руководствоваться не только модными тенденциями, но и функциональными возможностями помещения. Очень важно, чтобы приемная была оборудована в соответствие со всеми потребностями секретаря, который там будет трудиться. Для этого важно продумать не только красивый интерьер, но составить проект, который бы отвечал всем требованиям эргономики и функциональности.