Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

1.5 Нормативно-методическая база делопроизводства

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

ѕ законов;

ѕ нормативных правовых актов;

ѕ методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

ѕ законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

ѕ указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

ѕ правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

ѕ правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

ѕ государственные стандарты на документацию;

ѕ унифицированные системы документации;

ѕ общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

ѕ технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

ѕ работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

ѕ управленческого труда и охране труда;

ѕ архивного хранения документов.

Для юридического оформления делопроизводства в организации должны быть следующие документы:

ѕ Инструкция по делопроизводству, построенная на основании государственного стандарта и соответствующих нормативов;

ѕ Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или отраслевой, построенный на основе типового);

ѕ Положение о службе делопроизводства;

ѕ Положение об архиве организации;

ѕ Должностные инструкции работников службы делопроизводства и архива;

ѕ Положение об экспертной комиссии организации;

ѕ Табель унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации;

ѕ Альбом унифицированных форм документов (на электронных носителях и эталонный массив на бумаге);

ѕ Номенклатура дел организации [9].

При наличии филиалов, территориальных органов, подведомственных организаций и предприятий все перечисленные документы разрабатываются как типовые или примерные.

В документационном обеспечении применяются следующие стандарты:

ѕ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ѕ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ѕ ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»;

ѕ ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»;

ѕ ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования».

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение терминов.

Терминологические стандарты обеспечивают правильность и стабильность терминоупотребления, устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют тем самым упорядочению терминологии. Термины, закрепляемые в стандартах, применяются во всех видах документации, в научной, учебной, справочной литературе.

Термины, включенные в ГОСТ Р 51141-98, распределены по трем разделам: общие понятия, делопроизводство (с двумя подразделами: документирование и организация работы с документами) и архивное дело (с тремя подразделами: организация документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечение сохранности документов, научно-информационная деятельность архивов). Стандарт содержит также алфавитный указатель терминов [4].

В стандарте даются определения ключевых понятий, используемых в сфере документационного обеспечения управления: делопроизводство, документ, документирование, внешние признаки документа, автор документа, реквизит документа, формуляр документа и др.

Каждая организация разрабатывает и применяет собственные нормативные документы по делопроизводству, к числу которых относятся положение о службе документационного обеспечения, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, табель и альбом форм документов, номенклатура дел и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов. В названии этого стандарта используется понятие «унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), которое нуждается в пояснении [5].

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» применяется штемпельно-граверными предприятиями, изготавливающими печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268. Согласно постановлению изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, которым законом предоставлено право использовать печати с изображением Государственного герба [6].

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Стандарт устанавливает форматы бумаги, используемые, в том числе и для изготовления документов. Стандартные форматы бумаги в нашей стране были приняты в 1934 г. на основе германского стандарта DIN (Deutsche Industrie Normen - Германские промышленные нормы).

Стандарт устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным рядом. Форматы этого ряда используются для изготовления документов. Исходным форматом является формат А0 (формат ватманского листа бумаги, площадь которого равна 1 м²). Следующие форматы являются производными от формата А0, они образуются делением предшествующего формата пополам, параллельно меньшей стороне листа; формат А4 имеет размеры 210х297 мм, формат А5 - 148х210 мм. Форматы ряда В применяется в случаях, когда необходимы форматы, по размерам занимающие промежуточное положение между двумя смежными форматами ряда А, а форматы ряда С применяются для конвертов, папок и других изделий [7].

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования». Стандарт содержит комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела [8].

1.6 Организация работы с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. Виды работ с документами представлены в соответствии с таблицей 2.

Таблица 2 - Виды работ с документами

	Составные части делопроизводства	Операции делопроизводства	Группы документов
			внутренние	исходящие	входящие
Делопроизводство	Документирование	Составление проекта документа	обязательно	обязательно	не используется
		Согласование проекта со специалистами	возможно	возможно	не используется
		Проверка правильности оформления документа	обязательно	обязательно	не используется
		Подписание (утверждение) документа руководителем	обязательно	обязательно	не используется
		Регистрация	возможна	возможна; отправка	возможна, разметка
	Организация работы с документами	Контроль исполнения	возможно	возможно	возможно
		Исполнение документов	обязательно	возможно	обязательно
		Формирование дел	обязательно	обязательно	обязательно
		Текущее хранение и использование	обязательно	обязательно	обязательно
		Передача на архивное хранение	возможно	возможно	возможно
		Рассмотрение документов руководителем (резолюция)	возможно	не используется	возможно
		Уничтожение документов	возможно	возможно	возможно

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

ѕ административная;

ѕ статистическая;

ѕ коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

ѕ организационно-распределительную (ОРД): положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы;

ѕ справочно-информационную: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

ѕ по личному составу: приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.

Цель классификации документов:

ѕ повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации;

ѕ экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

ѕ обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

ѕ повышение оперативности работы с ними.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа.

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты - «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок [23].

1.7 Автоматизация делопроизводства

В восьмидесятые годы практически все союзные министерства, крупные заводы, организации имели свои вычислительные центры. Многочисленные группы программистов трудились над созданием для своих предприятий систем с загадочным именем АСКИД, которое расшифровывалось: Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов. Уже тогда все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства.

Деньги на разработку тратились, системы создавались, но как только дело доходило до эксплуатации, они тихо умирали по причине саботажа со стороны рядовых чиновников. Автоматизированная система отнимала чувство их значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять электронной канцелярии информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система оперативно оповещала о его нерасторопности как исполнителя.

Существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации - на магнитных носителях, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.

Сегодня любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку электронного документооборота. Но использование техники более чем для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет [10].

Пример с системами АСКИД свидетельствует о том, что наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненных Руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Любая хорошо спроектированная система автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет:

ѕ централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

ѕ при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению компании DELPHI (проводившую оценку эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами) - около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно;

ѕ повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения - еще несколько цифр: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, вывод первый - автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Главная особенность российского делопроизводства заключается в стремлении любого документа сначала лечь на стол руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускаться вниз - к непосредственному исполнителю. Чтобы потом, после того, как приказ исполнен проделать тот же путь в обратном направлении. Делопроизводство в России имеет строго вертикальное направление. На Западе он стремится к горизонтальному - документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.

Другой уникальной особенностью российского делопроизводства со времен Петра Великого является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами. Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения документ находится. И еще один довод в пользу отечественных систем. Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.

Итак, вывод второй - автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок.

В условиях развития экономики в стране, современным предприятиям необходимы верные и своевременные управленческие решения. Для принятия таких решений требуется оперативное обеспечение информацией руководства предприятия. Традиционная форма документооборота не справляется с существующими в настоящее время потоками информации, следовательно, невозможно говорить об эффективном качестве управления организацией.

Задачей автоматизации документационного обеспечения управления является повышение эффективности функционирования работы любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Способ решения данной задачи - внедрение информационной системы документационного обеспечения управления [22].

2. АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1 Общая характеристика

Страховая Группа «СОГАЗ» основана в 1993 году. СОГАЗ является одним из ведущих страховых объединений новой России, опирающимся на многолетнюю историю успешной деятельности на национальном финансовом рынке. Это крупнейший универсальный российский страховщик, представляющий самый широкий выбор страховых и сервисных услуг во всех регионах страны. Страховая Группа «СОГАЗ» объединяет универсальные страховые филиале ОАО «СОГАЗ» и ООО «СК «Нефтеполис», специализированные филиалы ОАО «Газпроммедстрах» и ООО «СК СОГАЗ-ЖИЗНЬ», управляющую компанию ЗАО «Лидер», а также сервисную медицинскую компанию ООО «Газпроммедсервис».

Открытое акционерное общество «Страховое общество газовой промышленности» (Общество) создано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и договором по его созданию от 1 марта 1995 г. в результате преобразования акционерного общества закрытого типа «Европейско-азиатское страховое общество газовой промышленности». Действует на основании Устава, утвержденного 14.04.2006г. с изменениями от 25.06.2007г.

ОАО «СОГАЗ» традиционно ориентируется на предоставлении предприятиям и организациям комплексной страховой защиты, в том числе по страхованию имущества, ответственности и страхованию персонала, включая добровольное медицинское страхование.

Астраханский филиал ОАО «СОГАЗ» (далее филиал) создан на основании решения Совета директоров ОАО «СОГАЗ», зарегистрированного 22.03.1995г., внесен в Единый государственный реестр юридических лиц 18.12.2002г. Действует в соответствии с законодательством РФ, лицензиями, выданными Обществу, Уставом Общества, Положением об Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ» от 13.03.2008г., другими нормативными и распорядительными актами Общества.

Филиал является обособленным подразделением Общества и осуществляет все его функции, в том числе функции представительства. Место нахождения филиала: 414040, Астрахань, ул. Победы/ Красная Набережная, д. 27/29.

2.1.1 Предмет деятельности и функции

Предметом деятельности филиала является:

ѕ в соответствии с законодательством РФ и лицензиями Общества в установленном Обществе порядке совершение сделок по всем видам страхования, сделок по финансово-хозяйственной деятельности, представление интересов Общества и осуществление их защиты;

ѕ защита имущественных интересов физических и юридических лиц при наступлении определенных событий (страховых случаев) за счет денежных фондов, формируемых из уплачиваемых ими страховых премий (страховых взносов);

ѕ организация деятельности отделений и распространение информации о деятельности.

В соответствии с Положением об АФ ОАО «СОГАЗ» имеет право на выполнение следующих функций:

ѕ заключение в установленном Обществом порядке договоров страхования, с письменного разрешения - договоров соцстрахования и перестрахования, обеспечение поступления страховых премий, осуществление выплат страхового возмещения, страховых сумм, страхового обеспечения;

ѕ проведение инвестиционной деятельности в соответствии с письменным согласием Общества;

ѕ осуществление консультационной и маркетинговой деятельности в области страхования;

ѕ заключение в установленном Обществом порядке договоров со страховыми агентами и брокерами;

ѕ выдача страхователям страховых полюсов или иных документов, необходимых для осуществления филиалом страховой деятельности;

ѕ осмотр предлагаемого к страхованию и застрахованного имущества, оценка страховых рисков по заключаемым договорам страхования;

ѕ принятие страховых премий по заключенным договорам страхования и перечисление их Обществу;

ѕ на основании заключенных договоров страхования в установленном Обществом порядке производить страховые выплаты и принимать решение об отказе в страховых выплат;

ѕ рассмотрение требований потерпевших о страховых выплатах и осуществление страховых выплат по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

Страхование в АФ ОАО «СОГАЗ» в установленном Обществом порядке осуществляется по трем основным направлениям:

ѕ имущественное;

ѕ личное;

ѕ страхование ответственности.

2.1.2 Управление АФ ОАО «СОГАЗ»

Управлением филиалом осуществляется Обществом и директором филиала. В компетенцию Общества по управлению филиала входит:

ѕ определение основных направлений деятельности, утверждение планов и отчетов об их выполнении;

ѕ внесение изменений в нормативно-правовую и методическую базы филиала;

ѕ утверждение организационной структуры и внесение изменений в нее;

ѕ определение направлений инвестиционной политики и финансово-расчетных операций;

ѕ определение общих условий страхования и соцстрахования, установление конкретных лимитов ответственности (страховых сумм), типовых форм страховой документации по договорам страхования, заключаемых филиалом;

ѕ определение порядка и условий выплат страхового возмещения (страховых сумм) и страхового обеспечения по договорам страхования;

ѕ определение порядка делопроизводства и документооборота в филиале в соответствии с порядком, установленном в Обществе.

2.2 Анализ организационной структуры АФ ОАО «СОГАЗ»

В соответствии с Приложением А АФ ОАО «СОГАЗ» имеет линейно-функциональную структуру управления, в которой реализуется принцип единоначалия, линейного построения структурных подразделений и разделения функций управления между ними.

Линейно-функциональная система обеспечивает, начиная со второго уровня иерархии, деление задачи управления «по функциям». Данная структура управления характеризуется:

ѕ высокой централизацией стратегических решений и децентрализацией оперативных;

ѕ организацией директивных связей по однолинейному принципу;

ѕ преобладающим применением инструментов координации с технической поддержкой.

Структура имеет следующие преимущества: обеспечивает высокую профессиональную специализацию сотрудников; позволяет точно определить места принятия решений и необходимые ресурсы (кадровые); способствует стандартизации, формализации и программированию процессов управления.

Также существуют и недостатки: образование специфических для функциональных подразделений целей затрудняет горизонтальное согласование; структура жестка и с трудом реагирует на изменения [14].

Управление филиалом на месте осуществляет директор. Он является руководителем и представителем филиала и Общества. Директор осуществляет руководство текущей работой филиала, при этом он руководствуется действующим законодательством РФ, уставом Общества, Положением об АФ ОАО «СОГАЗ» и другими нормативными документами Общества. Свою деятельность генеральный директор осуществляет в соответствии с поставленной перед ним целью: обеспечивать прибыльность и конкурентоспособность филиала, способствовать его финансово-экономической устойчивости, организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, отделений, производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных, экономических и рыночных приоритетов.

Директору непосредственно подчиняются три заместителя: заместитель директора филиала по страхованию, в ведомстве которого находятся Управление имущественного страхования и страхования ответственности и Управление личного страхования; заместитель директора по общим вопросам, в ведомстве которого находится Управление развития продаж и отдел развития внутрирегиональной сети (ОРВС); заместитель директора филиала по защите информации и экономических ресурсов.

В ведомстве директора находятся юридический отдел, отдел планирования и анализа. Непосредственно директору подчиняются администратор баз данных, главный специалист по работе с персоналом. Главный специалист по работе с персоналом организует управление формированием, использованием и развитием персонала предприятия, возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений и мер по ее реализации; ведет кадровую документацию и др.

В организации существует архив. Архив возглавляет начальник, которому подчиняются архивариус и экспедитор. Основными задачами архива являются: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов.

Главный бухгалтер назначается и снимается с должности руководством Общества, согласует свою деятельность с директором филиала. В его ведомстве находится бухгалтерия. Бухгалтерия обеспечивает: упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах Филиале и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций; бухгалтерскую отчетность данных об имущественном и финансовом положении Филиале и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Особое значение для функционирования Филиала имеет деятельность ведущего специалиста по делопроизводству, который подчиняется непосредственно директору. Ведущий специалист по делопроизводству осуществляет документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание директора.

2.2.1 Анализ работы ведущего специалиста по делопроизводству

В соответствии с должностной инструкцией и трудовым договором основную часть работы по делопроизводству выполняет ведущий специалист по делопроизводству. Основной задачей ведущего специалиста является организация, учет и контроль документооборота в филиале.

В своей работе руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами и другими нормативными актами Общества, инструкциями по делопроизводству, по конфиденциальному делопроизводству, правилами оформления документации, правилами внутреннего трудового распорядка.

Ведущий специалист в соответствии с возложенной на него задачей в должностной инструкции выполняет следующие обязанности:

ѕ ежегодно подготавливает номенклатуру дел филиала и контролирует ведение документооборота подразделениями и сотрудниками филиала, в соответствии с утвержденной номенклатурой филиала;

ѕ осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации филиала, включая конфиденциальные документы;

ѕ ведет подготовку, регистрацию и хранение приказов по основной деятельности филиала;

ѕ осуществляет контроль за своевременным исполнением вышеуказанных приказов;

ѕ осуществляет работу с электронной почтой филиала и с отправкой простой и заказной корреспонденции филиала;

ѕ осуществляет регистрацию и хранение приказов Головного офиса ОАО «СОГАЗ»;

ѕ осуществляет работу по подписке филиала на печатные издания и контролирует их наличие и хранение в филиале;

ѕ выполняет приказы и иные поручения директора, его заместителей;

ѕ во время отсутствия главного специалиста по работе с персоналом его обязанности исполняет ведущий специалист по делопроизводству с доплатой по согласованию с ОАО «СОГАЗ».

Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо перечисленных выше функций он выполняет следующие обязательства по документационному обеспечению управления:

ѕ принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

ѕ принимает документы и личные заявления на подпись директора;

ѕ подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

ѕ следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

ѕ ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Также выполняет ряд функций по бездокументному обслуживанию:

ѕ организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

ѕ выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

ѕ обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

ѕ организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Исходя из этого, можно сделать вывод о несоответствии выполняемых ведущим специалистом по делопроизводству функций тем, которые прописаны в должностной инструкции. Следовательно, должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в доработке.

2.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующие деятельность АФ ОАО «СОГАЗ»

Астраханский филиал ОАО «СОГАЗ» осуществляет свою деятельность в соответствии с:

ѕ Конституцией Российской Федерации,

ѕ Гражданским кодексом РФ (глава 48 «Страхование»),

ѕ Трудовым кодексом РФ;

ѕ Федеральным законом «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 года № 208-ФЗ;

ѕ Федеральным законом «Об организации страхового дела в Российской Федерации» № 4015-1 от 27 ноября 1992 г (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 21.06.2004 N 57-ФЗ);

ѕ Законом РФ «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации» № 1499-1 от 28 июня 1991 г.;

ѕ Законом РФ. «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» №125-ФЗ от 24 июля 1998 г.;

ѕ Федеральный законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (Закон об ОСАГО) №40-ФЗ от 5 апреля 2002 г.

ѕ Указами Президента РФ;

ѕ Постановлениями Правительства РФ;

ѕ нормативными правовыми актами федерального органа страхового регулирования;

ѕ Уставом ОАО «СОГАЗ»;

ѕ Положением об Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ»;

ѕ нормативными актами ОАО «СОГАЗ»;

ѕ Правилами страхования;

ѕ локальными нормативными актами [1, 2].

Управление в АФ ОАО «СОГАЗ» осуществляется на основе разработанных положений, регламентов, инструкций и процедур.

В соответствии с ними документационное обеспечение управления (ДОУ) в Обществе и филиале - вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

В АФ ОАО «СОГАЗ» реализована смешанная форма делопроизводства, в соответствии с которой основная часть делопроизводственных функций возложена на ведущего специалиста по делопроизводству, а остальная часть выполняется сотрудниками структурных подразделений, чьими функциональными обязанностями это определено в соответствии с приказом № 50 от 14.07.2007г. Копия приказа представлена в соответствии с Приложением К.

2.3.1 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы для работы с документами

Документационное обеспечение управления АФ ОАО «СОГАЗ» осуществляется на основе инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в ОАО «СОГАЗ» устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ОАО «СОГАЗ». Требования Инструкции направлены на повышение качества подготовки документов и совершенствование работы с ними, расширение применения современных информационных технологий в делопроизводстве, обеспечение четкости и оперативности управленческой деятельности Общества и филиалов.

Инструкция устанавливает правила работы с документами, содержащими общедоступную информацию. Этот документ регламентируют весь жизненный цикл документа - от момента его создания до момента его исполнения и передачи на хранение. Прописывает всю технологию создания документа, закрепляет фирменные бланки всех организационно-распорядительных документов, прописывает технологии согласования, утверждения документов и их движения до исполнителя, а после исполнения - на хранение.

Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, устанавливаются специальными локальными нормативными актами, в частности инструкцией по ведению конфиденциального делопроизводства.

Еще одним нормативно-правовым документом, используемым в работе с документами, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Но так как данный ГОСТ носит рекомендательный характер, в Филиале его требования применяются к документам частично (т.е. выполняются только по некоторым реквизитам). Определена частичная унификация документов. В соответствии с Приложением Б представлен пример оформления исходящего письма.

Должностные обязанности по организации и ведению делопроизводства закреплены в положениях о структурных подразделениях, а также должностных инструкциях сотрудников.

Должностные обязанности по организации и ведению делопроизводства филиала закреплены в должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству. В каждом структурном подразделении (отделе) есть специалист, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства внутри подразделения. Так, например, в отделе развития внутрирегиональной сети специалист, ответственный за делопроизводство, составляет номенклатуру дел для отдела, ведет учет агентских договоров, отвечает за переписку отдела с другими подразделениями филиала, обеспечивает формирование документов в дела и своевременную сдачу дел в архив.

Неотъемлемой частью работы с документами является процедуры подготовки документа к хранению и непосредственное физическое хранение, которые осуществляются в архиве филиала.

Подготовка документов к архивному хранению определяется номенклатурой дел филиала и номенклатурами дел структурных подразделений.

Порядок организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности несекретных документов, их отбору и подготовке к передаче на хранение в архив или на уничтожение закреплен в Положении об экспертной комиссии Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ»

Деятельность архива регламентирована Положением и планом работы архива, которые соответствуют «Основным правилам работы архивов организаций» от 06.02.2002. В ходе анализа была изучена номенклатура дел и документ, определяющий сроки архивного хранения документов.

2.4 Анализ систем документации АФ ОАО «СОГАЗ»

В процессе функционирования АФ ОАО «СОГАЗ» сложились определенные документные комплексы - системы документации, с помощью которых решаются задачи планирования, финансирования, страхования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового и информационного обеспечения деятельности.

Специфика организационно-правовой формы накладывает отпечаток на состав документов филиала. В частности, Инструкцией по делопроизводству определен состав организационно-распорядительной документации Общества, обязательный для исполнения в филиале:

ѕ документация по распорядительной деятельности: решения Совета директоров ОАО «СОГАЗ», приказы ОАО «СОГАЗ». Распорядительные документы содержат управленческие решения, являющиеся обязательными к исполнению, всеми работниками Общества и филиала;

ѕ документация по оперативно-информационному регулированию деятельности: акты, письма, служебные и объяснительные записки, справки и т.д. Информация, содержащаяся в них, может являться основанием для принятия руководителем управленческого решения, а может быть принята к сведению;

ѕ документация по личному составу (приему на работу, переводу на другую работу, увольнению, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и т.д.). Требования к подготовке, оформлению и обработке документов по личному составу устанавливаются Управлением по работе с персоналом в соответствии с действующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами;

ѕ протоколы, уставы, доверенности, договоры. Протоколы Общего собрания акционеров ОАО «СОГАЗ», заседаний Совета директоров ОАО «СОГАЗ», Ревизионной комиссии ОАО «СОГАЗ», Правления ОАО «СОГАЗ», а также уставы, доверенности, договоры подготавливаются, оформляются и обрабатываются в соответствии с требованиями специальных нормативных актов.

Деятельность же самого филиала осуществляется на основе:

ѕ организационно-правовой документации (устав Общества, Положение об АФ ОАО «СОГАЗ», лицензии, свидетельства, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции);

ѕ плановой документации (план работы отдела или службы, бизнес-план);

ѕ распорядительной документации (приказ, распоряжение, протокол);

ѕ информационно-справочной и справочно-аналитической документации (акты, справки, докладные и служебные записки, переписка, телеграммы, факсограммы, анкеты, жалобы);

ѕ отчетной документации (отчетные документы по различным направлениям деятельности филиала);

ѕ документация по агентам (договор, анкета, личные данные);

ѕ документации по обеспечению кадрами (по личному составу) (приказы по личному составу, заявление, личная карточка, трудовой договор, трудовая книжка, комплекс документов по личному делу);

ѕ финансовой документации (бухгалтерский учет и отчетность);

ѕ договорной документации (договоры, контракты, соглашения).

Таким образом, деятельность АФ ОАО «СОГАЗ» фиксируется в различных документах, объем которых увеличивается с каждым годом, технология работы с которыми четко определена и применяется сотрудниками.

2.5 Анализ документооборота АФ ОАО «СОГАЗ»

Организация документооборота -- это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее операции с документами, перемещения, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, оформления и отправки.

Исследование документооборота и документационных потоков в АФ ОАО «СОГАЗ» осуществлялось с использованием метода изучения документов. Изучение документов - один из основных методов, который используется при анализе объекта исследования.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии общего источника и приемника данных. Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки в соответствии с рисунком 2.

Рисунок 2 - Состав документопотоков

Поток входящей документации включает внешние нормативные документы и входящую корреспонденцию. Внешний нормативный документ филиала - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный внешними организациями и применяемый в деятельности ОАО «СОГАЗ». Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, который, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. Преимущественно в АФ ОАО «СОГАЗ» этот поток составляют такие документы как: различные письма, коммерческие предложения с рекламными материалами, договоры с различными организациями и физическими лицами.

Внутренняя документация. В филиале формируется из документов Головного офиса ОАО «СОГАЗ» внутренних нормативных документов Общества и филиала, поток внутренних документов по организации деятельности филиала. Внутренний нормативный документ - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный в Обществе или филиале и утвержденный руководством Общества или филиала. К этим документам относятся приказы, распоряжения, указания, служебные записки, справки, протоколы, акты, приказы по личному составу, планы, бухгалтерские, учетные документы и т.п.

В структурных подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. К этому потоку относятся инициативные и ответные письма, договоры, статистическая отчетность, а также БСО. Пример исходящего письма представлен в Приложении Б.

При количественном анализе документооборота АФ ОАО «СОГАЗ» были исследованы документы за последние три года (2006 -2008 гг.) в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3 - Анализ объема документооборота АФ ОАО «СОГАЗ» (исключая договоры страхования)

Вид документации	Количество документов, шт.	Темпы роста, %
	2006 год	2007 год	2008 год	2007 к 2006	2008 к 2007
Входящая	766	896	1078	116,9	120,3
Исходящая	995	1023	1165	102,8	113,8
Внутренняя	694	750	828	108,0	110,4
Итого в год:	2455	2669	3071	108,7	115,1

На основании данных, представленных в таблице, можно графически определить структурную характеристику документооборота в виде гистограммы. Справка об объеме документооборота за 2006-2008 гг. представлена в соответствии с рисунком 3.

Рисунок 3 - Объем документооборота АФ ОАО «СОГАЗ»

Таким образом, исходя из табличных и графических данных, можно сделать вывод о том, что количество документов с каждым годом увеличивается. Такая тенденция объясняется тем, что АФ ОАО «СОГАЗ» постоянно наращивает связи с партнерами и клиентами. Вследствие повышения интереса к страхованию среди организаций и частных лиц, в филиале с каждым годом увеличивается количество заключаемых договоров. Увеличение входящих и исходящих документов соответственно способствуют увеличению и внутренних документов.

При анализе документов, формируемых в структурных подразделениях, выяснилось, что наибольшее количество документов готовиться ведущим специалистом по делопроизводству, главным специалистом по работе с персоналом, отделом развития внутрирегиональной сети и бухгалтерией в соответствии с рисунком 4.

Рисунок 4 - Удельный вес документов, подготавливаемых в структурных элементах филиала

Как видно из круговой диаграммы, самая большая доля документов приходиться на отдел развития внутрирегиональной сети, так как он координирует заключение агентских договоров и выдачу бланков строгой отчетности (полисов).

Таблица 4 - Анализ объема договоров страхования (исключая договоры по обязательному медицинскому страхованию)

Вид договора страхования	Количество документов, шт.	Темпы роста, %
	2006 год	2007 год	2008 год	2007 к 2006	2008 к 2007
Заключение новых договоров	5257	10257	17593	195,11	171,5
Пролонгация договора	3546	8475	15879	239	113,8

Увеличение числа договоров страхования начиная с 2006 года объясняется тем, что в с этого периода началась более активная реклама страховых услуг, а в прессе стало появляться больше информации, касающейся страховых вопросов. Все эти факты вызвали интерес к страхованию у физических лиц, предпринимателей и юридических лиц. Объем страховых договоров АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в соответствии с рисунком 5.

Рисунок 5 - Объем страховых договоров АФ ОАО «СОГАЗ»

Проанализировав качественный состав документов, выяснила, что большая часть приходится на приказы. В соответствии с рисунком 6 циркулируют приказы Головного офиса, приказы филиала и приказы по личному составу.

Рисунок 6 - Долевое соотношение видов приказов в АФ ОАО «СОГАЗ»

2.5.1 Движение документов в АФ ОАО «СОГАЗ»

Хотя все документопотоки филиала тесно связаны между собой, каждый из них имеет свои правила обработки и направления движения.

Движение входящих документов в Филиале включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполненного документа в дело в соответствии с рисунком 7.

Ведущий специалист по делопроизводству принимает почту. Конверты (пакеты) с документами вскрываются, при этом проверяется правильность адресования и соответствие вложений, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах, проверяется комплектность вложений. Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступившим от граждан и государственных органов (правоохранительных, судебных, контрольных, надзорных, антимонопольных, таможенных, налоговых и др.). Конверты сохраняются и прилагаются к документам также в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя; когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. К корреспонденции, направленной в адрес юридического управления, конверты прилагаются в обязательном порядке. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Все поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации.

Документы рекламно-информационного характера, поступившие в филиал по факсу или электронной почте, направляются адресату без регистрации. Факсограммы и электронные сообщения, требующие решения, оформляются на бумажном носителе формата А4 и регистрируются.

Рисунок 7 - Схема прохождения входящей документации

Обязательным этапом обработки поступивших документов является их регистрация в журнале входящих документов. Отметка о поступлении документа в филиал является в верхней правой части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа с указанием регистрационного номера и даты регистрации документа. Входящий регистрационный номер филиала Общества состоит из буквенного индекса «Вф», косой черты, цифрового индекса филиала.

После регистрации документы направляются директору на рассмотрение. Это является недостатком в организации движения документов, так как директору приходится знакомиться со всеми поступившими документами, на что тратиться большое количество времени, исполнение документа затягивается. Оптимизировать движения документа можно было бы за счет изначального распределения документов на два потока: направляемые директору, направляемые в конкретное структурное подразделение.

После рассмотрения директором и наложения резолюции, документ забирается ведущим специалистом по делопроизводству для фиксации резолюции в журнале входящих документов и постановки на контроль посредством фиксации сведений в журнале контроля. Ход исполнения контролируется ведущим специалистом по делопроизводству.

Затем документ передается исполнителю в конкретное структурное подразделение. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, ведущий специалист по делопроизводству размножает его в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы передаются обратно ведущему специалисту по делопроизводству для снятия с контроля (с предварительным рассмотрением директором) и подшивки в дело.

Из оперограммы видно, что большое количество рабочего времени ведущего специалиста по делопроизводству тратится на регистрацию, передачу и возврат документа, что тормозит движение документа и его исполнение.

Работа с исходящими документами в филиале начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается директором, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.