Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"

Рисунок 24 - Движение входящего документа после внедрения АСД

Таким образом, сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.

3.3 Оценка экономической эффективности

Данные, необходимые для расчета экономического эффекта от автоматизации системы документооборота приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Исходные данные

Показатели	Условн. обозначения	Единицы измерения	Базовый вариант	Проектируемый вариант
Месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.	О	Руб.	13000	13000
Количество дней за месяц, необходимых для выполнения поставленной задачи, ч.	Д	дн	22	20
Среднее количество рабочих дней в месяце	К	дн	22	22
Количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт	А	кВт	0,2	0,2
Количество энергии, необходимой для освещения в час	Н	кВт	0,04	0,04
Действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч	k	Руб./кВт*ч	1,89	1,89
Число дней в году, необходимое для работы на компьютере	В1	дн	264	240
Число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.	В2	дн	264	264
Время работы специалиста за компьютером в течение рабочего дня	Ч1	час	8	8
Количество часов использования освещения в течение рабочего дня, час	Ч2	час	4	4
Балансовая стоимость оборудования	Кб	руб	9500	9500
Число машин, шт.	n	шт	1	1
Норма отч. на аморт. комп.	а1	%	10	10
Норма отчислений на текущий ремонт	b1	%	3	3
Годовой полезный фонд времени работы оборудования	ПФвр	час	2400	2400

Экономия времени после проведения автоматизации одного документа составила 6,5 минуты. Количество входящих документов в декабре месяце 2008 года обрабатываемых на предприятии 90, всего экономии после автоматизации 588 минут (90*6,5) или 9,8 часа, что составляет примерно 2 дня (588/60/8). Основные показатели сравнительного анализа вариантов отражены в таблице 6.

Таблица 6 - Основные показатели сравнительного анализа вариантов

Показатели	Ед.измерения	Варианты	Результаты сравнения: повышение, понижение
		Базовый	Проектируемый
Срок решения поставленной задачи	Дн.	22	20	2

Так как проект осуществляется на основе существующей в филиале материальной базы, то принимаем сумму первоначальных вложений К=0

Расчет текущих затрат

В затраты на эксплуатацию входят следующие элементы:

ѕ заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

ѕ стоимость потребляемых энергоресурсов;

ѕ расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала воспользуемся формулой (1):

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Определим годовую заработную плату персонала, когда решение поставленной задачи требует месяца работы (Д = 22 дня) - базовый вариант:

ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 13000 *22/22) = 211536 руб.

Определим заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 20 дня) - проектируемый вариант:

ЗП = 1,365 * 12 * 13000 * 20/22 = 192305 руб.

Годовая экономия в заработной плате составит 19231 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B₁ * Ч₁ + H * B₂ * Ч₂), (2)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

Н - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В₁ - число дней в году, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В₂ - число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч₁ - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч₂ - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной специалист проводит 264 дня:

Э = 1,89 * (0,4 * 264 * 8 + 0,04 *264* 4) = 878 руб.

Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 264 дня работы, при этом работа непосредственно за компьютером составляет 240 дня:

Э = 1,89 * (0,4 * 240 * 8 + 0,04 *240* 4) = 798 руб.

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 80 руб.

Сумма расходов на амортизацию и износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (3):

С_АМ = , (3)

где К_б - балансовая стоимость машины;

a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

B₁ - число дней работы аппаратуры;

Ч₁ - количество часов работы оборудования;

ФР_ВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.

1 Амортизация в базисном варианте составит:

С_АМ = = 1087 руб.

2 Амортизация в проектируемом варианте составит:

С_АМ = = 988 руб.

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 99 руб.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:

С₁ = 211536+ 878+ 1087 = 213501 руб.

Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С₂ = 192305+ 798 + 988 = 194091 руб.

Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна:

С₁ - С₂ = 213501 - 194091 = 19410 руб.

Поскольку планируется установка данного программного средства на 50 компьютеров, в целом годовая экономия будет составлять:

ГЭ = 19410 * 50 = 970500 руб.

Оценка экономической эффективности

Данный проект экономически выгоден. Это выражается в следующем:

ѕ уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом;

ѕ снижаются текущие затраты, связанные с эксплуатацией единицы компьютерной техники на 19410 руб.

Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты.

За счет автоматизации типовых рутинных операций (перевод документов из бумажного в электронный вид, регистрация, поиск и т.д.) происходит экономия время на всех этапах деятельности сотрудников, снижая издержки на работу с документами

Проанализировав возможности системы ОРД «Documentum», можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие задачи:

ѕ фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы; проводить движение документов по маршрутам;

ѕ создавать собственные виды движений;

ѕ передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат;

ѕ отслеживать историю движения документов;

ѕ группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили;

ѕ включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений;

ѕ списывать документы, помещать в архивы;

ѕ просматривать и редактировать журнал событий;

ѕ просматривать оповещения по документам на произвольную дату;

ѕ выполнять анализ документооборота по внешним связям с точностью до отдела и ответственного лица;

ѕ оперативно определять, где находится документ на произвольную дату;

ѕ вести календарь событий;

ѕ работать одновременно нескольким пользователям в сети [26].

Таким образом, за счет автоматизации большого числа рутинных операций система ОРД «Documentum» существенно сокращает время на подготовку документации, отчетов, согласования и прочих типов коллективных и индивидуальных работ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных условиях развития рыночной экономики важной областью стало информационное и документационное обеспечение управления, которое состоит в сборе, обработке и анализе информации, используемой для принятия обоснованных управленческих решений. При этом принятие решения зависит от уровня теоретических знаний и умения применить их на практике.

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия [11].

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:

ѕ получения информации,

ѕ ее переработки, анализа,

ѕ подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов [13].

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

ѕ сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

ѕ обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления с помощью информационных технологий, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений [17].

Технология информационной деятельности предполагает: создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники; использование форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ.

На основании всего, сказанного выше можно сделать такой вывод: поставленная проблема, то есть обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям - вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем [15].

В данной работе были рассмотрены теоретические основы построения документооборота, влияние современных информационных технологий на качество принимаемых решений, исследована организация всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в АФ ОАО «СОГАЗ».

В ходе анализа Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» были:

изучены история, предмет и направления деятельности, организационная структура;

изучены и проанализированы нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства в филиале;

изучены процессы документирования деятельности;

исследованы организация и технология работы с документами;

проанализировано сетевое, техническое и программное обеспечение.

В ходе изучения были выявлены следующие недостатки: должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует существующим должностным обязанностям; в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение; ослаблен контроль исполнительской дисциплины; не ведется учет объема документооборота; отсутствуют программы автоматизации работы с документами.

Для устранения существующих недостатков и повышения эффективности управления филиалом был разработан комплекс мероприятий: разработка проекта должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству; разработка предложений по автоматизации делопроизводства и хранению документов на базе системы ОРД «Documentum»; разработка пакета сопроводительных документов.

В результате была внесены предложения по формированию целесообразной системы информационного обеспечения, объективно отражающей сложившуюся экономическую ситуацию, что является залогом успеха и конкурентоспособности организации на рынке.

После перехода на систему ОРД «Documentum» в АФ ОАО «СОГАЗ» документооборот стал очевидны преимущества.

Для руководителей различных уровней:

ѕ быстрый поиск документов;

ѕ отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

ѕ эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

ѕ сокращение сроков подготовки и согласования документов;

ѕ удобная работа над проектами документов;

ѕ получение сводных отчетов и журналов;

ѕ возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников:

ѕ быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

ѕ отслеживание хода исполнения резолюций;

ѕ удобный и быстрый поиск по любым реквизитам, как документов, так и проектов;

ѕ журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

ѕ формирование отчетности.

Автоматизация системы документооборота позволяет решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

ѕ обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения,

ѕ прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

ѕ поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

ѕ поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

ѕ обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

ѕ протоколирование деятельности АФ ОАО «СОГАЗ» в целом;

ѕ оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

ѕ исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов;

ѕ экономии ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Гибкая, с широчайшим диапазоном возможностей, платформа Documentum, является основой для приложений по управлению содержанием и архивированию, предоставляя единые инструменты и сервисы для управления содержанием, процессами и хранилищами. Ключевые инновации Documentum включают:

ѕ упрощение разработки и интеграции приложений благодаря сервисно-ориентированному подходу к управлению содержанием;

ѕ ускорение разработки приложений благодаря новым средствам разработки, в которых применяется технология Eclipse;

ѕ расширение возможностей настройки, позволяющих ускорить разработку и многократно использовать имеющиеся результаты;

ѕ новые средства масштабирования, существенно повышающие производительность в распределенных конфигурациях [26].

На сегодняшний день EMC Documentum является единственной на рынке унифицированной ECM-платформой корпоративного класса. Documentum предоставляет лучшую инфраструктуру для любых приложений по управлению содержанием в корпоративном масштабе и предоставляет самый широкий набор сервисов по управлению содержанием, который позволяет заказчикам работать с максимальной продуктивностью за счет оптимального использования информационных активов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

делопроизводство документооборот управление

1. Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации: [федер. закон: принят Гос. Думой 30 декабря 2001 г.] Основные кодексы и законы Российской Федерации. - СПб.: ИД «Весь», 2002 - 992 с.

2. Российская Федерация. Законы. «Об акционерных обществах» № 108-ФЗ от 8 [федер. закон принят 26 декабря 1995, в редакции от 27.07.2006 № 138-ФЗ, от 18.12.2006 № 231-ФЗ, от 05.02.2007 № 13-ФЗ, от 24.07.2007 № 220-ФЗ] февраля 1998 г., / Информационно-справочная система «Гарант»: Высшая школа, весна 2008г., обновление май 2009г.

3. Российская Федерация. Законы. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» N 149-ФЗ [федер. закон принят 27 июля 2006г.] / Информационно-справочная система «Гарант»: Высшая школа, весна 2008г., обновление май 2009г.

4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998г.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003г.

6. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»; - Введ. 2002-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2002г.

7. ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»; М.: Изд-во стандартов, 1990 г.

8. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования». М.: Изд-во стандартов, 1984г.

9. Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - 10-е изд., переработанное и дополненное. - М.: ООО «Управление персоналом», 2005. - 200 с.

10. Бессолицын, А.А. Экономическая история России: Очерки развития предпринимательства [Текст]: учеб. пособие для вузов / А.А. Бессолицын, А.Д. Кузьмычев; Гос ун-т - Высшая школа экономики. - М.: Изд. Дом ГУ ВШЭ. 2005. - 242 с.

11. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. -СПб.: Питер, 2004.-254 c.

12. Голенищев, Э.П., Клименко, И.В. «Информационное обеспечение систем управления».- Ростов-на-Дону: Феникс, 2003. - 356с.

13. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб.и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К Корнеева, А.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 456 с.

14. Демин, Ю.М. «Делопроизводство. Документационный менеджмент». М.: Финансы и статистика, 2004 - 242 с.

15. Мироедов, А.А. Информационное обеспечение механизмов управления регионом. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 205с.

16. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

17. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2004. - 320 с.

18. Сергазин, Ж.Н. «Основы обеспечения сохранности документов». - М., 2002 - 208 с.

19. Баласанян В.К. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы, 2003, № 11. с. 13-19.

20. Лукоев О.Н. Проблемы консалтинга в области документооборота // PC Week, 2005, №18. с. 48.

21. Фадеев А.Л. Роль документов в коммерческой организации: от делопроизводства к автоматизации процессов управления // Information Security (Информационная безопасность), 2007, №2. с. 17-24.

22. Энциклопедия делопроизводства и документооборота. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. Режим доступа: http://www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=639. Заглавие с экрана.

23. Делопроизводство, оформление документов. Режим доступа: http://www.opb.ru/deloproizvodstvo.html. Заглавие с экрана.

24. НТЦ ИРМ Автоматизация делопроизводства и документооборота. Режим доступа: http://www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=639. Заглавие с экрана.

25. Информационно-справочная система «Гарант». Режим доступа: http://www.garant.ru/. Заглавие с экрана.

26. Корпорация EMC Documentum. Режим доступа: http://www.documentum.ru. Заглавие с экрана.

Приложения

Приложение А

Организационная структура АФ ОАО «СОГАЗ»

Приложение Б

Пример исходящего документа (письмо)

ФГУП «ГТК Россия»

Начальнику Управления имущества

Д.И. Беляеву

ул. Пилотов, д.18, кор. 4,г. Санкт-Петербург, 196210

на № 1/25 от 01.02.2008

Уважаемый Дмитрий Игоревич!

В соответствии с Вашим запросом направляем котировки по страхованию воздушных судов и гражданской ответственности авиаперевозчика ФГУП «ГТК «Россия» на период с 01.03.2008 по 28.02.2009 гг.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Начальник Управления страхования авиационных и космических рисков Шутков В.В. Шутков

Иванов Иван Петрович

223-45-67

Приложение В

Фрагмент приказа «Об утверждении типовой формы агентского договора для физических лиц»

Приложение Г

Проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 № 00-00

г. Астрахань

Ведущего специалиста по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ

Директор Астраханского филиала

ОАО «СОГАЗ»

___________ Т.Н. Максимова

00.00.0000

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с ведущим специалистом по делопроизводству и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1.Общие положения

Ведущий специалист по делопроизводству (далее - ведущий специалист) состоит в штате филиала и подчиняется директору филиала.

На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее средне-профессиональное образование.

Назначение на должность ведущего специалиста и освобождение от нее производится приказом директора филиала.

Основной задачей ведущего специалиста является организация, учет и контроль документооборота в филиале.

Ведущий специалист должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся делопроизводства и документооборота Общества.

Правила работы на компьютере в программах Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook и Microsoft Outlook Express на уровне пользователя;

Инструкции по делопроизводству, по конфиденциальному делопроизводству, порядок оформления документации, правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2. Функции

2.1 Осуществляет работы по документационному обеспечению деятельности Филиала.

Продолжение Приложения Г

2.2 Осуществляет бездокументное обслуживание деятельности Филиала.

2.3 Осуществляет работы по внедрению системы ОРД «Documentum».

3. Должностные обязанности

Ведущий специалист в соответствии с возложенной на него задачей выполняет следующие обязанности:

Ежегодно подготавливает номенклатуру дел филиала и контролирует ведение документооборота подразделениями и сотрудниками филиала, в соответствии с утвержденной номенклатурой филиала.

Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

Ведет регистрацию входящей и исходящей документации филиала, включая конфиденциальные документы;

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

Ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

Ведет подготовку, регистрацию и хранение приказов по основной деятельности;

Осуществляет контроль за своевременным исполнением вышеуказанных приказов;

Осуществляет работу с электронной почтой филиала и с отправкой простой и заказной корреспонденции филиала;

Ведет регистрацию и хранение приказов Головного офиса ОАО «СОГАЗ»;

Осуществляет работу по подписке филиала на печатные издания и контролирует их наличие и хранение в филиале.

Выполняет приказы и иные поручения директора, его заместителей.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

4. Права

Ведущий специалист имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства филиала, касающимися его деятельности;

Продолжение Приложения Г

По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение директору филиала предложения по улучшению своей деятельности, совершенствованию методов работы и начальнику административно-технического отдела предложения по материально-техническому обеспечению;

Запрашивать лично от подразделений и специалистов филиала информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

На специально оборудованное рабочее место, позволяющее качественно выполнять свои должностные обязанности;

На поощрение за эффективный добросовестный труд;

На защиту своих трудовых прав в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

Ведущий специалист несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, возложенных на него настоящей должностной Инструкцией, в пределах, определенных трудовым договором и законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и другие сведения конфиденциального характера - в пределах, определенных уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения по должности. Связи

6.1. Со структурными подразделениями Филиала по вопросам документационного обеспечения управления.

6.2. С административно-техническим отделом по вопросам обеспечения средствами организационной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания.

6.3. С администратором баз данных по вопросам сетевого и программного обеспечения.

Ведущий специалист

по делопроизводству О.В. Семина

«__»____________2009г.

Согласовано:

Зам. директора филиала

по защите информации и

экономических ресурсов В.Н. Давиденко

«__»___________2009г.

Начальник юридического отдела И.С. Иванов

«__»___________ 2009г.

Приложение Д

Проект приказа о внедрении системы ОРД «Documentum» в ОАО «СОГАЗ»

ПРИКАЗ

«__»_______________ ____________

(дата составления) (номер документа)

Москва

о внедрении автоматизированной системы

ОРД «Documentum» в Астраханский филиал

ОАО «СОГАЗ»

В целях совершенствования работы с документами в Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ» и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внедрить автоматизированную систему ОРД «Documentum» версии 1.1 на рабочие места сотрудников всех структурных подразделений Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» с ХХ.ХХ.200Х года. Ответственные - ведущий специалист по делопроизводству О.В Семина и заместитель директора филиала по защите экономических ресурсов и информации В.Н. Давиденко.

2. Всем сотрудникам структурных подразделений осуществлять операции с документами в установленной системе.

3. Ведущему специалисту по делопроизводству ознакомить всех работников структурных подразделений с руководством пользователя системы ОРД «Documentum» версии 1.1.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на ведущего специалиста по делопроизводству Семину О.В.

Генеральный директор

ОАО «СОГАЗ» __________________ ___________________

личная подпись расшифровка подписи

Директор Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» __________________ ___________________________

личная подпись расшифровка подписи

С приказом ознакомлены ______________«____» ____________ 20___г.

личная подпись

Приложение Ж

Фрагмент проекта «Руководства пользователя системы ОРД «Documentum»

УТВЕРЖДАЮ

Директор Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ»

________________ Т.Н. Максимова

«___» ____________________ 2009 г.

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ ОРД «Documentum»

г. Астрахань

1 ВВЕДЕНИЕ

1.1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМЫ

Система предназначена для использования в области управления организационно-распорядительной документацией (ОРД) с целью:

Ш повышения эффективности работы сотрудников организации за счет сокращения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов, повышения качества документов;

Ш повышения исполнительской дисциплины сотрудников за счет сокращения сроков доставки поручений до исполнителей и улучшения контроля их выполнения;

Ш повышение информационной безопасности за счет повышения надежности хранения и упорядочивания работы с ОРД;

Ш повышения эффективности управленческой деятельности руководства организации за счет повышения качества и своевременности предоставления исходной документации, необходимой для принятия управленческих решений.

Система обеспечивает автоматизацию всех деловых операций, связанных с созданием ОРД, движением между структурными подразделениями организации, учетом и хранением. Система облегчает и ускоряет доступ к информации, ее использование, изменение и распространение.

Система предназначена для использования всеми сотрудниками организации в процессе своей производственной деятельности. Основные категории пользователей системы:

руководители структурных подразделений и организации в целом - рассмотрение (подписание, утверждение) ОРД, принятие управленческих решений, формирование поручений подчиненным сотрудникам и контроль их исполнения;

сотрудники Департамента по управлению делами, ответственные за делопроизводство подразделений - учет (регистрация) и обработка входящей, исходящей и внутренней документации;

специалисты подразделений - подготовка проектов ОРД, исполнение поручений руководства.

1.2 УРОВЕНЬ НЕОБХОДИМОЙ ПОДГОТОВКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Пользователи системы должны обладать необходимой квалификацией для полнофункциональной и эффективной эксплуатации системы. Объем минимально необходимых знаний и навыков:

Ш навыки работы на компьютере с операционной системой Windows 2003/XP на уровне рядового пользователя;

Ш навыки работы с периферийным оборудованием, установленным на рабочем месте и необходимым для эксплуатации системы - принтер, сканер;

Ш навыки работы с пакетом офисных программ типа Microsoft Office и Web-браузером;

Ш знание нормативно-методической документации и корпоративных стандартов в области управления организационно-распорядительной документацией;

Ш знание организационной структуры организации;

Ш знание эксплуатационной документации на систему - настоящего «Руководства пользователя».

2.1 ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ФУНКЦИИ, ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КОТОРЫХ ПРЕДНАЗНАЧЕНА СИСТЕМА

Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:

Ш работа с организационно-распорядительными документами - создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД;

Ш делопроизводство - регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело;

Ш работа с поручениями (заданиями) - формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п.

2.2 НЕОБХОДИМАЯ КОНФИГУРАЦИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ НА РАБОЧИХ МЕСТАХ

а) Технические средства:

Ш ПК с CPU Intel от 700 MHz, оперативной памятью от 128 Mb и объемом дискового пространства от 40 Gb;

Ш принтер;

Ш сканер (только на рабочих местах ответственных за делопроизводство, выполняющих регистрацию документов).

б) Программное обеспечение:

Ш операционная система Windows 2000 / XP / XP Pro;

Ш пакет Microsoft Office 2000 / XP;

Приложение К

Приказ о назначении делопроизводителей отделов

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ

АСУ - автоматизированная система управления

АСД - автоматизированная система документооборота

АФ - Астраханский филиал

АСКИД - Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов

ДОУ - документационное обеспечение управления

ГОСТ - государственный стандарт

ГСДОУ - государственный стандарт документационного обеспечения управления

ЕГСД - единая государственная система делопроизводства

ИС - информационная система

ОАО - открытое акционерное общество

ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации

ОРВС - отдел развития внутрирегиональной сети

ОРД - организационно-распорядительные документы

РФ - Российская Федерация

СНГ - союз независимых государств

СУБД - система управления базами данных

УСД - унифицированная система документации

УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительной документации

УФД - унифицированные формы документов

ФЗ - федеральный закон

ЭЦП - электронно-цифровая подпись

Размещено на Allbest